EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Transkript

1

2 EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi 2 Kurumların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü dijital ya da taranmış kağıt dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar akıllı süreç yönetimini ve yasal geçerli arşivlenmesini sağlayan sistemdir.

3 EDM EBYS 3 Sadece bir süreç ya da arşiv yazılımı değildir. İhtiyaca göre şekillendirilebilen son teknoloji bir YAPAY İŞ ZEKASI dır.

4 YASAL FIRSAT Başbakanlık Elektronik Belge Genelgesi ve Devlet Arşiv Yönetmeliğinde (ilgili kurumların web sitelerinden erişilebilir), tüm kamu kurumlarına, kamu iktisadi teşekküllerine, belediyelere, üniversitelere ve ticaret sanayi odalarına kendi iç yazışmalarında ve dış yazışmalarda YASAL GEÇERLİ DOKÜMAN İLETİMİ & YASAL GEÇERLİ ARŞİVLEME imkanı veriyor. Bu niteliklere haiz bir EBYS sürecinde dolaşan her evrak süreçteki her gönderici tarafından paraflanmış sayılır, eğer doküman e-imza ile imzalanırsa ıslak imza ile imzalanmış olarak kabul edilir, eğer doküman KEP ile gönderilirse noter marifetiyle gönderilmiş sayılır. EBYS sistemindeki her doküman, bir daha orijinal kağıt haline ihtiyaç olmayacak şekilde yasal geçerli arşivlenmiş kabul edilir. Yani, artık elden ele kağıt dolaştırma yok, kopyalama yok, kaybolma yok, yanlış dosyalama yok ve dokümanları bulmak için zaman kaybı yok. Bu imkanlar nedeniyle, İller Bankası, Kalkınma Ajansları, Bakanlıklar, Büyükşehir Belediyeleri, ve Devletin başkaca bütçe kaynakları EBYS projelerini destekliyor ve kredilendiriyor. Bu imkanlardan faydalanmak için gerekli olan TS 13298, ISO 27001, ISO 22301, ISO 20000, ISO 9001 ve TÜBİTAK E-İmza uyum Değerlendirme sertifikalarına sahip bir EBYS sağlayıcısından EBYS etmektir. 4

5 NEDEN EDM EBYS 5 Taranmış kağıt dokümanlar, fakslar, mailler, web mesajları, sosyal medya mesajları, JPAG dahil her formatta dijital dosyalar, tekst haline dönüşür, sonra okunabilir ve üzerine yazılabilir formatta, görevli kişiler arasında süreçlerde dolaşır, yorum ya da başka dokümanlar eklenebilir, paraflanır, imzalanır ve muhatabına gönderilir. Sürecin her aşmasında basılabilir ve ayrı versiyon olarak arşivlenir. Sürecin her aşamasının ne kadar sürdüğü ve ne kaliteyle tamamlandığı raporlanarak analiz ve performans yönetimi sağlanır. Mesela Belediye Başkanı, vatandaşların çağrı merkezi, mail, web, beyaz masa ve sosyal medyadan ilettiği her istek ve şikayetin cevabının ve yerine getirilmesinin süreçlerini kişi bazında izler, birikme yapanların ve gecikenlerin raporunu miktar ve gecikme süreleriyle alır. Süreçteki hiçbir görevli kişi dokümanı almadım ya da okumadım diyemez. EBYS sisteminde yasal olarak süreçte bir kişinin kendisine gelen her doküman sonucunda, «aldı ve okudu» hükmü gerçekleşir. Böylece mesela, Belediye meclis üyeleriyle yazışmalar hızlanır.

6 NEDEN EDM EBYS -2 6 EBYS sistemiyle yıllar öncesine ait dokümanlar; tarih, konu, gönderen, alan, sayı vb kriterlerle saniyeler içinde bulunabildiği gibi, doküman içinde geçen birkaç kelimenin sırasız yazılmasıyla da bulunabilir. EBYS sistemiyle, kişiler sadece yetkili tanımlandıkları dokümanlara erişebilirler. EBYS sisteminde bahsi geçen tüm işlevler mobil ortamda, android, IOS ve Microsoft gibi yazılımlarla da çalışmaktadır. Mesela Başkan yurtdışından ya da arazideyken tüm dokümanları onaylayabilir, imzalayabilir, vatandaşların taleplerine personellerinin performansını izleyebilir. Özetle, işler hızlanır, performans yönetimi kolaylaşır, her mekan ofis olur, karışıklık, kağıt kullanımı ve iletim masraf ve zaman kayıpları yok olur. Kamu kurumlarının hizmet gücü, şirketlerin rekabet gücü katlanarak artar, yenilikçi ve hayatı kolaylaştıran herkesin çalışmak istediği kurum imajı ortaya çıkar.

7 TEMEL İŞ SÜREÇLERİ 7 Satın Alma Süreçleri Kredi/Risk Güncelleme Beyaz Masa Süreçleri Gider Bildirim Öneri Sistemi (Inovasyon, akıl küpü vs) Numune Talep/Onay Süreçleri İşe Giriş / İşten Çıkış Süreçleri E-Fatura (Gelen / giden fatura süreçleri) Personel Talep Süreçleri BT Yardım Masası İç Yazışma Dış Yazışma Dava Takip Sistemi

8 TEMEL İŞ SÜREÇLERİ Sözleşme Takip Süreçleri Marka Tescil Süreçleri Yasal Gereklilik / Değişimin Yönetimi Müşteri Ana Veri Yönetimi (Müşteri yaratma, Bilgi Güncelleme) Uygunsuzluk Bildirim Kredi Değerlendirme / Onay Süreci Eğitim Etkinlik Değerlendirme Süreci Ekspertiz Süreci Bayilik Süreçleri (Bayi limit değiştirme, bayi ödeme talimatı vb.) Toplantı Yönetimi (Toplantı talep, planlama, aksiyon takip vb.) Meclis ve Yönetim Kurulu Süreçleri

9 ÖZELLİKLER 9 Temel Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekandan sisteme erişebilme HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı Yetkilendirme alt yapısı ile sistem ve bilgi güvenliği koruması Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme Dokümanlar arasında ilişki tanımlayabilme Doküman görüntüleyiciler Chek-in / Check-out mekanizması ÖZELLİKLER İndeksleme: Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indeksleme Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme Resimleri OCR ile otomatik indeksleme Image PDF leri indeksleme

10 ÖZELLİKLER Ölçeklenebilirlik: Dokümanları ister dosya sisteminde ister veri tabanında saklayabilme Sınırsız kütüphane oluşturabilme Her bir dijital kütüphaneyi farklı depolama alanlarında saklayabilme Birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme Milyonlarca doküman ve tera byte lar seviyesinde depolama kapasitesi sunabilme Dağıtık Çalışma ve Cache Desteği: Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme. İşlenen tüm veriler tek bir merkeze, veri havuzunda toplama. Şube yapısı olan yapılarda local cache leme yapılabilir. Local cache ler belirli aralıklarla merkezle senkronizasyon sağlanarak toplanabilir. Düşük veri hızlarında da yüksek performanslı çalışabilme.

11 ÖZELLİKLER E-İmza Uyumlu Yapı: Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Sayısallaştırma Yönetimi: Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma Dokümanları kolayca sınıflandırma Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon Personel verimliliğini arttırır, performansını ölçer Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller Hızlı tarayıcılarla entegrasyon Görüntü iyileştirme özelliği OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği Form işleme özellikleri

12 ÖZELLİKLER E-İmza Uyumlu Yapı: Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Sayısallaştırma Yönetimi: Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma Dokümanları kolayca sınıflandırma Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon Personel verimliliğini arttırır, performansını ölçer Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller Hızlı tarayıcılarla entegrasyon Görüntü iyileştirme özelliği OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği Form işleme özellikleri

13 REKABET ÜSTÜNLÜKLERİ 1 3 Aşağıda belirtilenler TÜM RAKİPLERİ karşısında EDM EBYS sisteminin üstünlüklerini göstermektedir. Sanal şifreli diskte dosyaların saklanması. Uygulama harici dosyalara ulaşımının engellenmesi Hem masa üstü Windows uygulaması hem de Web uygulaması şeklinde iki ayrı uygulama entegre edilmesi KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) entegrasyonu (PTTKEP de tek entegrasyon sahibi ürünüz). Mobil imza entegrasyonu (TURKCELL, AVEA) Sanal yazıcı entegrasyonu ile EBYS'ye direk evrak oluşturma Image PDF leri indeksleme 3DS güvenlik sistemi ile koruma Depository arşiv ile %95 oranında sıkıştırabilme

14 REKABET ÜSTÜNLÜKLERİ 1 4 Aşağıda belirtilenler BİR ÇOK RAKİBİ karşısında EDM EBYS sisteminin üstünlüklerini göstermektedir. SMS entegrasyonu ile bilgilendirme Tek bir platform ve tek bir portal üzerinden birlikte çalışma bütünlüğü Multi-user platform. Sistemde sınırsız kullanıcı tanımlanabilir ve anlık olarak sınırsız sayıda kullanıcı erişim sağlayabilir. Limitsiz dosya depolama adedi ve kapasitesi Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekandan sisteme erişebilme (IOS, android, Windows gibi) IP erişim yönetimi Dil seçeneği (Türkçe-İngilizce) Değiştirilebilir arayüz mimarisi. Log kayıtları takip imkanı. Timeout durumunda güvenli logout özelliği OCR (Optik karakter tanıma) desteği Gelişmiş metin editörü. Full-text indeksleme ve arama. Doküman imha imkanı.

15 REKABET ÜSTÜNLÜKLERİ 1 5 Aşağıda belirtilenler de BİR ÇOK RAKİBİ karşısında EDM EBYS sisteminin üstünlüklerini göstermektedir. Gelen evrak ilişkilendirme, YANİ SİSTEMDE KAYITLI BİR EVRAĞI başka bir evrak ile ilişkilendirme. Taslak iş akışları tutulabilir. HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon Chek-in / Check-out mekanizması Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indeksleme Sınırsız kütüphane oluşturabilme Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme. Şube yapısı olan yapılarda local cache leme yapılabilir. SMS entegrasyonu ile bilgilendirme Günlük minimum kullanıcı (terminal) başı evrak işleme yoğunluğu kapasitesi. Sınırsız kullanıcı tanımlama.

16 REKABET ÜSTÜNLÜKLERİ 1 6 Aşağıda belirtilenler BAZI RAKİPLERİ karşısında EDM EBYS sisteminin benzer özelliklerini göstermektedir. İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı Sürükle bırak ile yeni süreçlerin kullanıcı tarafından oluşturulabilmesi entegrasyonu ile bilgilendirme E-imza entegrasyonu (E-GÜVEN, TÜBİTAK, TÜRKTRUST) Yürürlükte olan geçerli mevzuatlara uyumluluk ve eş zamanlı güncelleme takibi Intranet bağlantı özelliği.

17 ARAYÜZ 1 7

18 ARAYÜZ 1 8

19 ARAYÜZ 1 9

20 ARAYÜZ 2 0

21 FİYATLANDIRMA İstenilen özelliklere paralel değişmekle birlikte TS ve DMO standartlarına uygun temel EBYS fiyatlandırması şu aralıklarda gerçekleşmektedir TL TL Fiyat Aralığı: Küçük İlçe + Belde Belediyeleri Küçük OSB (organize san. Bölgesi) ve STO (sanayi ve ticaret odası) lar TL TL Fiyat Aralığı: Merkez İlçe + İl Belediyeleri Orta OSB ve STO lar Ön analizle fiyat belirleme: Büyükşehir Belediyeleri Büyük OSB, STO lar, Üniversiteler, Kamu Kurumları ve Büyük Firmalar

22 Sertifikalarımız

25

26 Referanslarımız 26

30

31 Bilişim Teşekkürler