ÜNİVERSİTELİLER ADA YÖNETİM KURULU Haziran 2013 / Nisan Dönem Faaliyet Raporu

Transkript

1 ÜNİVERSİTELİLER ADA YÖNETİM KURULU Haziran 2013 / Nisan Dönem Faaliyet Raporu YÖNETİM KURULU ÜYELERİ A1 Blok Yöneticisi Zafer YILDIRIM A2 Blok Yöneticisi Ayla OKUMUŞ A3 Blok Yöneticisi Oya ÖZKAN A4 Blok Yöneticisi Alper BÜYÜKAKKUŞ A5 Blok Yöneticisi Şefika AKSOY A) BANKA HESABININ AÇILMASI Vakıflar Bankası Ankara Caddesi Şubesi ne Hesab açılmış, İşletme Projesinde sunulmuş olan aylık işletim giderleri, imalat, demirbaş satın alma gibi işler için belirlenen 150 TL Aidat ve 2013 te 2 taksit olarak 100 TL Ek Ödeme,2014 te 3 taksit olarak 150 tl ek ödeme ve su, doğalgaz ödemelerinin tahsilatına başlanmıştır. B) ELEKTRİK, SU ve DOĞALGAZ ÖDEMELERİ 1) Ortak alan TEDAŞ Elektrik Faturası Ödemesi Temmuz, Ağustos, Eylül, Ekim, Kasım, Aralık, Ocak, Şubat, Mart,Nisan Aylarına ait Toplam ,30 TL Ortak alan TEDAŞ Faturası ada kasasından ödenmiştir. 2) İZSU ve İZMİRGAZ Faturalarının Ödenmesi ve Kat Maliklerinden Tahsilatı Haziran,Temmuz, Ağustos, Eylül, Ekim, Kasım, Aralık, Ocak, Şubat, Mart,Nisan Aylarına ait Toplam ,82 TL İZSU Faturası ada kasasından ödenmiştir. Bu toplam fatura tutarlarının kat maliklerine düşen kısmının tahsilatı devam etmektedir. Temmuz, Ağustos, Eylül, Ekim, Kasım, Aralık, Ocak, Şubat, Mart,Nisan Aylarına ait Toplam ,05 TL İZMİRGAZ Faturası ada kasasından ödenmiştir. Bu toplam fatura tutarlarının kat maliklerine düşen kısmının tahsilatı devam etmektedir. C) HİZMET ve PERSONEL ALIMI 1) Özel Güvenlik Firması'ndan Hizmet Alımı Temmuz ayı itibariyle Ege Özel Grup firması ile hizmet alımı sözleşmemiz imzalanmıştır. 2) Site Koordinatörü Site Koordinatörlüğü pozisyonunda istihdam etmek üzere İlknur RUDARLI ile çalışılmasına karar verilmiştir. Kendisi Süleyman Demirel Üniversitesi İ.İ.B.F. İşletme Bölümü mezunudur. Nisan 2014 itibariyle sitemizde görevine başlamıştır. 3) Teknik Servis Personeli (Sıhhi Tesisat) Ortak alanların ve demirbaşların sorunlarının giderilmesi ve takibi için sıhhi tesisat alanında teknik servis personel istihdam edilmiştir. Daire içinde çıkabilecek küçük sıhhi tesisat problemleri onarımlar ve müdahaleler için de hizmet vermektedir. Daire içi malzeme ihtiyaçlarını kat malikleri kendileri karşılamaktadır, site yönetiminin malzeme temini yönünde bir hizmeti yoktur. Personel işçilik anlamında yardımcı olmaktadır.

2 4) Apartman Görevlisi 2 personelimiz Soner CİN, Ramazan FURUNCU iş başı yapmıştır. Temizlik, çöp toplama, sabah servis hizmeti, bahçe bakımı gibi işler düzenli hale gelmiştir. (Net Maaşları : Asgari Ücrettir. + Dairelerinde kullandıkları soğuk su, sıcak su, elektrik, ısınma giderleri site yönetimi bütçesinden karşılanmaktadır.) 5) Maaş Ödemeleri, SGK Prim Ödemeleri Tüm personelimizin maaş ödemeleri, SGK pirim ödemeleri düzenli olarak yapılmıştır. Çalışmaları talep edilmiş olan resmi tatil günleri için mesai bedelleri ödenmiştir. D) YÖNETSEL FAALİYETLER 1) Site Yönetimi Yazılım Programının Satın Alınması EKOM Yazılım dan Site Muhasebe Yazılım Programı satın alınmıştır. Bu program sayesinde kat maliklerimizin cari hesapları, bütçe, gelir, gider vs. tüm kalemler detaylı ve profesyonel şekilde takip edilmektedir. Site Koordinatörü tarafından düzenli olarak hesap hareketleri muhasebe programımıza işlenmekte aynı zamanda Mayıs ayında açılacak olan web sayfamıza aktarılacaktır. 2) Web Sitemizi Açtık ada.com adıyla web sayfamızı açtık. Burada tüm kat maliklerimiz; alınan kararları, yeni uygulamaları, faaliyet raporlarını, etkinlik ve haberleri takip edebilmekte, hesap hareketleri, borç-alacak bilgisi, aylık izsuizmirgaz tabloları gibi kişisel bilgilerine ulaşabilmektedirler. Kişiye özel bilgiler kısmı için site koordinatöründen kullanıcı konu ve şifre bilgileri alınmalıdır. ** Site Yazılım Programı + Web Sayfası + Eğitim Programı Toplam Maliyet = TL (KDV Dahil) 3) Toplu SMS Programının Satın Alınması Özellikle sitede ikamet etmeyen komşularımıza ulaşabilmek adına Turkcell operatörüne ait Toplu SMS Programı Yazılım Programımızla entegre çalışacak şekilde yönetim odası bilgisayarımıza kurulmuştur. Her ay Site Koordinatörü tarafından cep telefonlarına aidat, su, doğalgaz, diğer ödemeler, borç bakiye, duyurular vs. konular ile ilgili kısa mesajlar gönderilmektedir. Mesajlarınız ADA YÖNETİMİ gönderici adıyla gelmektedir. ( adet SMS Maliyeti = 110 TL - KDV dahil) 4) Hane Bilgi Kartı Formu Kat Malikleri ve kiracıları ile sağlıklı bir bilgi ağının kurulup, aynı zamanda istatistiki anlamda bilgi veri tabanı oluşturulabilmesi için Hane Bilgi Kartı formu hazırlanmış, kat maliklerine elden ulaştırılarak ve mail grubunda paylaşılarak Site Yönetimi ne büyük oranda ulaştırılması sağlanmıştır. 5) İcra Takibi için Avukat ile Anlaşılması Aidat, yedek akçe, izsu, izmirgaz ödemelerini yapmamış olan kat maliklerinin icra takiplerini yürütmek için Av. Gonca RONA'ya vekaletname verilmiştir. 6) Risk Değerlendirme Analizi Raporunun ISG Uzmanı Tarafından Hazırlanması İş Güvenliği ve Sağlığı Risk Değerlendirme Analizi Raporu muzu İş Güvenliği Uzmanına hazırlatılmıştır. 7) İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı & İş Yeri Hekimi İstihdamı 1 Ocak 2014 itibariyle sitemizin "Tehlikeli İş Yeri" sınıfına girmesi sebebiyle "İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı" ve "İş Yeri Hekimi" çalıştırma yasal zorunluluğu doğmuştur. Bu hizmet için sitemizin geçtiğimiz yıl "Risk Değerlendirme Analizi Raporu" nu hazırlamış olan A Sınıfı ISG Uzmanı Mücahit ÖZER ile "İş Yeri Hekimliği" için ise Dr.Levent AKBULUT ile hizmet sözleşmesi imzalanmıştır. Her iki uzman da aylık birer saat sitemize gelerek personelimize hizmet vereceklerdir. ISG Uzmanı için aylık 50 TL, İş Yeri Hekimi için aylık 100 TL ödeme yapılacaktır. E) DEMİRBAŞ ALIMI 1) Ada Yönetim Odası (Site Koordinatörü Odası) A2 Blok -1. Katta yer alan Yönetim Odasının demirbaş ve sarf malzeme ihtiyaçları satın alınmıştır. Bilgisayar, yazıcı, kartuş, yedek hard disk, ms office, uzatma kablosu, büro mobilya nakliyesi, ilk toptan kırtasiye malzemeleri satın alma, çay makinası, malzeme kutuları vs. ihtiyaçlar -Toplam Maliyet : 2.904,64 TL

3 2) Bahçe Bakımı Demirbaş Alımı Peyzaj bakımı için gerekli olan oldukça geniş bir liste demirbaşlarımızı KDV dahil 2.853,57 TL bedelle ilk satın alımı gerçekleştirilmiş, personelimize teslim edilmiş ve bahçe bakım işleri başlamıştır. Ağustos ayı içerisinde tüm bahçenin çimleri biçilmiş, diğer aylarda devam etmiş. Sarf malzeme ihtiyaçları ise düzenli olarak temin edilmektedir. (Benzin, bozulan parçalar, biten misine vs.) 3) Özel Güvenlik Firması nın İhtiyaç Duyduğu Demirbaşların Satın Alınması İletişim masrafları (kontör yükleme) site yönetimi bütçesinden karşılanmaktadır. 4) Apartman Görevlisi Konutundaki Eksiklerinin Tamamlanması Blok görevlilerinin ocak doğalgaz abonelik masrafları ada bütçesinden karşılanmıştır. F) GÜVENLİĞİ SAĞLAMAYA YÖNELİK İCRAATLAR 1)Ada Giriş Kapıları 5 Bloktan oluşan adamızda güvenliğin, sağlanması için çeşitli faaliyetler yürüttük.bunlardan birisi de alanında İzmir in en iyi firması kabul edilen Ege Teta firmasına 4 adet kapı yaptırmak oldu.araçlar ve yayalar için iki ayrı girişe sahip ferforje kapılar güvenlikle birlikte çevre estetiğine de katkı sağladı. Elektrik kesintilerinde mağduriyet yaşanmaması için de otomatik kapıların ve yaya girişlerinin elektronik işleyişi jenaratör sistemine bağlanmıştır. Güvenliğin daha iyi sağlanabilmesi amacı ile A1 ve A5 arasındaki kapı giriş çıkışlara kapatılmıştır. 4 adet Ferforje Kapı + 4 adet Motor + Zemin Tefsiye İşçilik + Zemin Tefsiye Malzeme = TL 2)Görüntülü Diafon (İNTERKOM) Sistemi Blok girişlerindeki Görüntülü Diafon (interkom) Sisteminin aktarımı Ada yaya giriş kapılarına jeneratör destekli olarak yapılacaktır. Mayıs sonu itibarı ile teslim edilecektir. Görüntülü diafon (interkom) sistemi+jeneratöre bağlama işçiliği = TL 3)Merkezi Güvenlik Kameralarının Aktarımı A2 Blokta bulunan merkez güvenlik odasındaki kamera sistemi ada dışında ki büyük güvenlik mobuna taşınmıştır. Ayrıca bu sistemin taşınması ile dairelerin ve asansörlerin güvenlik mobuyla direk iletişime geçmesi sağlanmıştır. Maliyet : 2.501,16 TL 4)Güvenlik Mobunun Arttırılması Güvenliğin ada içerisinde arttılması amacı ile mob sayısı ikiye çıkartılıp A5 girişine yerleştirilmiştir. G) DEVREYE ALINAN SİSTEMLER PERİYODİK BAKIM ANLAŞMALARI 1) Jeneratörler Her blok için 100 er litreden toplam 500 litre mazot satın alınmış ve jeneratörlerimiz aktif hale getirilmiştir. Elektrik kesintisinde 1 asansör, görüntülü diafon sistemi, blok içi aydınlatma çalışır halde olacaktır. (Satın Alma Bedeli: TL)

4 2) Mutfak Duman Dedektörleri Mutfaklarımızda yer alan duman dedektörlerine ait alarm sistemi aktif hale getirilmiştir. Sistemin evinizde çalışır halde olabilmesi için mutfak dedektörlerinizin üzerinde yar alan yeşil kapakçık çıkartılmalıdır. Duman dedektörünün toza karşı duyarlı olması sebebiyle dairenin ince temizlik işi bitmiş olmalıdır. 3) Merkezi Isınma Sistemimiz için Periyodik Bakım Anlaşması ECA Yetkili Teknik Servisi EMAR A.Ş ile blok başı 650 TL bedelle 1 yıllık Periyodik Bakım Anlaşması yapılmıştır. Ekim ayı itibariyle ilk büyük bakım yapılmıştır. 4) Merkezi Isınma Sistemimizin Devreye Alınması İZMİRGAZ Fatura Paylaşım Sistemi 21 Ekim 2013 tarihi itibariyle ısınma sistemimiz kış için devreye alınmıştır. Fatura Paylaşım Sistemi tamamen yönetmeliklere uygun olarak hesaplanır. 5) Güneş Enerjisi Sisteminin Antifiriz Dolumu Güneş Enerjisi Sistemimizin kışa hazırlık amaçlı(antifriz+solar sıvı doldurulması) için blok başı KDV dahil 600 TL, toplam TL bedel ile yaptırılmıştır. 6) Havuzun Devreye Alınması Havuz imalatının Ege Koop. tarafından tamamlanması ve ruhsatının alınmasının ardından Site Yönetimi tarafından elektrik ve su abonelikleri yaptırılmıştır.(tedaş Abonelik Harcı: 1.354,36 TL - İZSU Abonelik Harcı: 305 TL) Su ile doldurularak çalışma testi yaptırılmış ve teslim alınmıştır. Havuzun kullanılmadığı dönemde de kimyasal madde ihtiyacı olduğundan, temini sağlanmaktadır. Havuzun ilk dolum(kullanılmayan dönemde doldurulmasının sebebi yer altı basıçlarından dolayı çatlamalar oluşabileceğinden havuz boş bırakılmıyor) İZSU Faturası 2.715,7 TL gelmiştir, bütçede ciddi bir sapmaya yol açacağı için 160 daireye eşit olarak bölünmesine karar verilmiş, daire başına 16,97 TL borç yansıtılmıştır. 7) Asansörlerin Periyodik Bakımı LÖHER Asansörleri Yetkili Teknik Servisine asansörlerin aylık periyodik bakımları yaptırılmakta, ayrıca çıkan arızalarda teknik servisin çağırılması ile sorunlar giderilmektedir. Mart sonuna kadar ücretsiz olan bu işlem, Nisan 2014 itibariyle anlaşılacak bedel üzerinden ile yaptırılacaktır. LÖHER ve diğer asansör firmalarından teklifler alınarak seçim yapılacaktır. H) SİTE ORTAK ALAN DÜZENLEMELERİ - ÇEVRESEL & SOSYAL FALİYETLER 1)Çocuk Parkının Sayısının Arttırılması A1 ile A5 blok arasındaki boş alanı daha verimli kullanmak için bir bölümü çocuk parkı olarak düzenlenmiştir. 2) Çok Amaçlı Spor Alanları Havuz altındaki spor aletlerinin tl değerindeki taşıma bedeli Bayraklı Belediyesi ile görüşülerek ücretsiz yaptırılmıştır. 3) İstinat Duvarlarımızın Yol Açtığı Yoğun Beton Görünümü Kapatmak Amaçlı Düzenlemeler İstinat duvarlarımızın yaratmış olduğu yoğun beton görüntüsünden kurtarabilmek için, yaz-kış yeşil kalan bir(hedera) sarmaşık bitkisi ekimi yapılmıştır. Bu çalışma zaman içerisinde istinat duvarlarının sarmaşıklar ile kaplanarak güzel bir görünüme bürünmesi amaçlanmıştır. 4) Peyzaj Alanlarımızın Zenginleştirilmesi Karınca Peyzaj dan satın aldığımız ağaç ve fidanlarımızı adamızın peyzaj alanlarına ekimini yaptık, mevsimine göre ekim için satın almamız devam ediyor. Maliyet TL

5 5) Otopark Alanlarımızın Düzenlenmesi Yanlış araç parklarını önlemek ve kısıtlı otopark alanlarımızı optimum kullanabilmek için sarı renkte otopark çizgileri dış alana çizilmiştir. Blok girişlerine ambulans, itfaiye veya diğer acil girişler için 3 adet otopark bariyeri alınmıştır. Maliyet 570 TL 6) Otopark Alanının Aydınlatılması A5 iniş merdiveninin aydınlatılması amaçlı ekstra elektrik hattı çekilmiştir. 7) Ortak Alanlara Çöp Kutuları Koyulması Adanın muhtelif ortak alanlarına mini çöp kutuları montajı yapılmıştır. 8) Ortak Alanlara Banklar Koyulması Adanın ortak alanlarına banklar koyularak, oturma, dinlenme alanları oluşturulmuştur. 9) Ada Kapılarına Uyarı Tabelaları Asılması 4 adet ada giriş kapısına güvenlik amaçlı uyarı tabelaları firmaya astırtılmıştır. 10) Kızılay Giyim Bağış Kutusu A4 Bloğa KIZILAY dan talep ettiğimiz Giyim Bağış Kutusu konulmuştur. 11) EGE KOOP. Hatıra Ormanı na Sahip Çıkılması Sitemizin kuzey noktasında yer alan ve çok bakımsız kalmış olan Ege Koop. Hatıra Ormanı nda Atamızı da andığımız 10 Kasım 2013 Pazar günü bir etkinlik düzenlenmiş, yabani bitkilerin temizlenerek yeni fidanların dikilmesi sağlanmıştır. 12) Fare Yakalama İstasyonlarının Kurulması Bloklara ve adanın muhtelif yerlerine fare yakalama istasyonları kurdurulmuştur. I) BÖLGESEL FAALİYETLER 1) Bayraklı Belediye sine Sorun ve Taleplerimizin Aktarılması ve Alınan Sonuçlar Belediye ile ilgili birçok hizmetin alımı noktasında ilerlemeler kaydedilmiştir. Hayata geçen uygulamalar : a) A3-A4-A5 Bloklara gidilen yokuş yolun çökmeleri tamir ettirilmiş, Körfez Evleri nden 25. Yıl a bağlanan yol yaptırılmıştır. b) Ege Koop. şantiye alanına Park yapılması ile ilgili bütçenin meclisten geçmesi sağlanmıştır. 2) ESHOT Genel Müdürlüğü'ne Taleplerimizin İletilmesi Sitemize yakın noktada olup daha sonra yeri değiştirilmiş olan ve kat maliklerimizin mağdur olmasına yol açan otobüs durağı yerinin eski yerine alınması ile ilgili talebimizi ileterek olumlu sonuç aldık. Ayrıca Bornova'ya ve Konak'a direkt ulaşımı sağlayacak seferlerin koyulması için de İzmir Büyükşehir Belediyesi Ulaşım Planlama Daire Başkanlığına talebimizi ilettik takibini sürdürmekteyiz. 3) Mahalle Olma Talebi Bölgemizde eksik olan okul,sağlık ocağı ve cami yapımının hız kazanması için mahalle olma talebimizi imza kampanyasıyla başlatarak, Bayraklı Belediyesine dilekçe ile başvurulmuştur.takibi yönetim tarafından yapılmaktadır.

6 J) SİTE RUTİN İHTİYAÇLARI ve SARF MALZEME TEMİNİ 1) Temizlik için Sarf Malzeme İhtiyaçları Blok temizliği için gerekli kimyasallar ve ayrıca diğer ihtiyaçlar (çöp torbası, çöp toplama eldiveni, süpürge vs.) düzenli olarak temin edilmektedir. 2) Personel İçme Suyu İhtiyacı 2 Güvenlik kulübesi ve yönetim odası için damacana içme suyu ihtiyacı için Billur Su ile anlaşılmış, belli periyodlar ile fatura karşılığı ödemeleri düzenli yapılmaktadır. 3) Personel Kişisel İhtiyaçları Güvenlik, teknik servis ve site koordinatörümüzün ihtiyaçları için düzenli olarak sarf malzeme ihtiyacı sağlanmıştır. 4) Kırtasiye Malzemesi İhtiyaçları İlk büyük satın alma kırtasiye toptancı firmasından toplu olarak yapılmıştır. Biten malzemeler temin edilmektedir. 5) Yönetim - GSM Telefon ve İnternet Hattı Site Koordinatörümüzün kullandığı cep telefonun aylık fatura ödemesi ve yönetim odası internet hattı fatura ödemesi düzenli olarak yapılmaktadır. K) TEKNİK PROBLEMLER, DİĞER İHTİYAÇLAR ve BEKLENMEYEN GİDERLER 1) A1 A3 Blok Sıcak Su Pompası Tamiri A1 Blok Sıcak su pompasında elektriksel arıza olduğu tespit edilmiş,365,80 TL+KDV bedelle yetkili teknik servis firmasına yaptırılmıştır. 2) Sitede Yapılması Gereken İnşaat İşleri için Gerekli İhtiyaçlar Kum, çakıl, yapıştırıcı, çimento, kilit taş, derz, malzeme taşıma çuvalı gibi malzemelerin temini yapılmıştır. 3) Diğer İhtiyaçlar Ampul, sensör aydınlatma, uzatma kabloları vs.