TEBEOS Kullanıcılarımızın Dikkatine

Transkript

1 Konu : TEBEOS GÜNCELLEMELERİ HAKKINDA Tarih : Sayı : 0006/ TEBEOS Kullanıcılarımızın Dikkatine Sayın Meslektaşlarımızdan gelen öneriler doğrultusunda düzenlenmiş TEBEOS Programınızın versiyonu bilgisayarlarınıza yüklenmiş olup, yapılan değişiklik ve düzenlemelere ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır. İTS Stok Kontrol Modülü Yeni Stok Sayım Modülü Stok Raf Modülünün Eklenmesi Silinmiş Alış Faturaları Modülü E-fatura Modülünün Revizyonu Takibi Zorunlu İlaç Raporu Ürün Seçme Ekranının Revizyonu Medula Reçete İşlemleri Revizyonu E-fatura Modülünde Yeni Depoların Eklenmesi Ürün İşlemleri --> İTS Stok Kontrol ve Güncelleme Modülü Not : Tüm stok işlemlerinizin öncesinde TEBEOS' dan Sistem Yönetimi->Yedek Al menüsünden bilgilerinizin yedeğini almanızı şiddetle öneririz. TİTCK tarafından, Eczanelerin fiili stokları ile İTS' de kayıtlı stoklarınızın karşılaştırılması için "Stok İndir" isimli bir menü açılmıştır. Bu menü için, TEBEOS içinde Ürün İşlemleri --> İTS Stok Kontrol ve Güncelleme Modülü hazırlanmıştır. Yeni hazırlanan bu uygulamaların kullanımı şöyledir; İTS --> Stok İndir 1.)Menü içinde "Talepte Bulun" butonuna tıklanır. Resim-1 2.)İTS eczaneniz adına İTS' de kayıtlı olan ilaçların listesini hazırlar. Resim-2 3.)Bu liste hazırlandığında listeyi bilgisayarınıza indirilebilirsiniz.indireceğiniz dosya.zip formatında sıkıştırılmış dosyadır. Bu dosyayı açıp içindeki.csv veya.xls dosyasını bilgisayarınıza çıkartmanız gerekmektedir. Not: Listede bulunan karekodlar, hazırlandığı tarihten 1 gün önceyi kapsamaktadır. Örn: 16 Mart 2015 tarihinde hazırlanan liste 15 Mart 2015 tarihine kadar olan İTS işlemlerinizi kapsar. 16 Mart 2015 tarihinde yapılan alışlar veya satışlar İTS listenizde görünmez. TEBEOS --> Ürün İşlemleri --> İTS Stok Kontrol ve Güncelleme

2 Önerimiz, bu modülü kullanmadan önce Stok Sayımı yapmanız veya TEBEOS' u karekod stok takibi modunda kullanıyor olmanızdır. 4.)Ürün İşlemleri --> İTS Stok Kontrol ve Güncelleme modülü açılır. Açılan pencerenin altında bulunan "İTS Dosyası Yükle" butonuna tıklanır, İTS' den indirilen ve 3. adımda işlem yaptığımız.csv veya.xls formatındaki dosya seçilir. TEBEOS, İTS dosyanızda bulunan tüm karekodların kontrolüne başlar ve TEBEOS veritabanına kaydeder. Resim-3 Resim-4 İşlem bitiminde, Resim-4 de görüntülendiği gibi birebir eşleşen karekodların ilaç isimlerinin üzeri yeşil renk ile gösterilir. Bu ilaçların üzerine tıklandığında pencerenin sağ tarafında bulunan karekod listesinin tamamıda yeşil renkte gösterilir. 5.)Yeşil satır ile gösterilmeyen ilaç isimleri birebir karekod eşleşmesi gerçekleşmeyen satırlardır.bu satırlar ilaç listesinde herhangi bir renklendirme bulunmaz. Bu ilaçların üzerine tıklandığında Resim-5' de görüntülendiği gibi ekranın sağ tarafında karekodlar listelenir. Listelenen karekodlar için pencerenin altında bulunan renklendirmeler sizlere açıklayıcı olacaktır. Bu renklendirmeler sırasıyla; Yeşil Renkli Satırlar : Birebir eşleşen kayıtlar Kırmızı Renkli Satırlar : Sadece İTS' de bulunan TEBEOS' da bulunmayan kayıtlar Mavi Renkli Satırlar : Sadece TEBEOS' da bulunan İTS' de bulunmayan kayıtlar Sadece İTS' de bulunan TEBEOS' da bulunmayan karekodlarla yapılacak işlemler İlaç Bazlı İşlem : İlaç isimlerinin üzerinde sağ tuşla tıklandığında "Sadece İTS' de Bulunan Ürünler" menüsü altında 4 alt menü vardır. a.) Karekodları Alış Faturası İle Stoklara Ekle:Sağ tuş ile tıklanan ilacın TEBEOS' da olmayan karekodlarının Alış Faturası girilerek stoklara aktarılabilir. Bu durumda karekodlar hangi depodan aldığınızı bilmeniz gerekmektedir. b.) Karekodları Alış Faturası Olmadan Stoklara Ekle:Sağ tuş ile tıklanan ilacın TEBEOS' da olmayan karekodlarının alış faturası ve cari hareket olmadan stoklara eklenmesini sağlar. c.) Karekodları Zayi Olarak İTS' ye Bildir:Sağ tuş ile tıklanan ilacın karekodları TEBEOS' da olmadığı için Zayi bildirimi olarak İTS' ye bildirilebilir. d.) Karekodları İTS' ye Nakit Satış Olarak Bildir:Sağ tuş ile tıklanan ilacın karekodları TEBEOS' da ve raflarda yok ise Nakit Satış olarak İTS' ye bildirimi gerçekleştirilebilir.

3 Resim-5 Karekod Bazlı İşlem : İlaç isimlerinin üzerine tıklandığında yan tarafında karekod listesi gelir. Bu karekodlar arasında kırmızı renkte olan karekodlar üzerinde Sağ Tuş tıklandığında Resim-6 da görüldüğü gibi 4 alt menü vardır. a.) Karekodu Kopyala:Karekod ile ilgili herhangi bir işlem yapabilmesi için karekodu kopyalayabilir. b.) Karekodu Stoğa Ekle:Alış faturası olmadan karekod stoğa direk eklemeyi sağlar. c.) Karekodu İTS'ye Zayi Bildir:Karekod TEBEOS' da ve rafınızda yok ise İTS' ye zayi bildirimi yapılabilir. d.) Karekodu İTS'ye Satış Bildir:Karekod TEBEOS' da ve rafınızda yok ise İTS' ye nakit satış bildirimi yapılabilir. Resim-6 Sadece TEBEOS' da bulunan İTS' de bulunmayan karekodlarla yapılacak işlemler İlaç Bazlı İşlem : İlaç isimlerinin üzerinde sağ tuşla tıklandığında "Sadece İTS' de Bulunan Ürünler" menüsü altında 2 alt menü vardır. a.) Karekodları Stoktan Düş:Sadece TEBEOS' da olup İTS' de olmayan karekodlar rafınızdada yok ise stoktan düşülebilir. b.) İTS Alış Bildirimi Yap:Sadece TEBEOS' da olup İTS' de olmayan karekodlar rafınızda var ise ve İTS' ye bildirilmemiş ise tek tuk ile bu karekodların alış bildirimini yapapılabilir. Resim-7 Karekod Bazlı İşlem : İlaç isimlerinin üzerine tıklandığında yan tarafında karekod listesi gelir. Bu karekodlar arasında mavi renkte olan karekodlar üzerinde Sağ Tuş tıklandığında Resim-8 de görüldüğü gibi 3 alt menü vardır. a.) Karekodu Kopyala:Karekod ile ilgili herhangi bir işlem yapabilmesi için karekodu kopyalayabilir. b.) Karekodu Stoktan Düşür:Karekod sadece TEBEOS' da var ise, İTS' de ve rafta yok ise karekodu stoklardan düşürebilmenizi sağlar. c.) İTS Alış Bildirimi Yap:Karekod TEBEOS' da ve rafınızda var ise İTS' de yok ise karekodu üzerinize almanızı ve stoklara dahil etmenizi sağlar. Resim-8 Toplu İşlem Yap Bu modül, kalem-kalem veya karekod karekod çalıştırmanın dışında, tüm İTS listesi üzerinden tek komutla işlem yapmanızı sağlar. Ekranın altında bulunan butonuna tıklandığında karşımıza İTS listesindeki tüm karekodlar için uygulayabileceğimiz 2 menüden ve 5 alt menüden oluşan Resim-9 da gösterilen ekran çıkar.

4 Resim-9 Sadece TEBEOS' da olan ve İTS' de olmayan ilaçlar için a.) Karekodları Toplu Stoktan Düş:Sadece TEBEOS' da olup İTS' de olmayan tüm ilaçlarınızın karekodlarını tek tuşla stoklarınızdan düşmesini sağlar. b.) İTS Alış Bildirimi Yap:Sadece TEBEOS' da olup İTS' de olmayan karekodlar rafınızda var ise tek tuş ile bu karekodların alış bildirimi yapapılabilir. Sadece İTS' de olan ve TEBEOS' da olmayan ilaçlar için a.) Karekodları Toplu Şekilde Stoklara Ekle:Sadece İTS' de olan TEBEOS' da olmayan tüm karekodların stoklara eklenmesini sağlar. Bu bölümde tüm karekodların raflarınızda olduğunu kabul etmiş olursunuz. b.) Karekodları Toplu Nakit Satış Bildir:Sadece İTS' de olan TEBEOS' da olmayan tüm karekodların nakit satış olarak İTS' den düşmesini sağlar. Bu durum TEBEOS' da görünmeyen karekodların raflarınızda da olmadığı durumlarda gerçekleşebilir. c.) Karekodları Toplu Zayi Bildir:Sadece İTS' de olan TEBEOS' da olmayan tüm karekodları zayi bildirim yoluyla İTS' den düşmesini sağlar. Zayi bildirimin geri dönüşü yoktur. Kırmızı Renkli Satırlar : Sadece İTS' de bulunan TEBEOS' da bulunmayan kayıtlar Mavi Renkli Satırlar : Sadece TEBEOS' da bulunan İTS' de bulunmayan kayıtlar Toplu İşlem seçenekleri arasında çalışmanıza uygun olarak yaptığınız işlemlerden sonra ekranınız Resim-10' da görüntülendiği gibi görünmelidir. Bu görünüm TEBEOS ile İTS kayıtlarınızın tercihiniz doğrultusunda eşitlendiğini gösterir. Bu aşamadan sonra ekranın altında bulunan stoklarınızı güncelleyebilirsiniz. butonu vasıtasıyla tüm Resim-10 Hariç Tutulanlar Resim-11 de görüntülendiği gibi, İTS' de hazırlanan stok dosyası hazırlanan günden 1 gün önceki güne kadar olan İTS bildirimlerinizi kapsamaktadır. Bu

5 Resim-11 de görüntülendiği gibi, İTS' de hazırlanan stok dosyası hazırlanan günden 1 gün önceki güne kadar olan İTS bildirimlerinizi kapsamaktadır. Bu sebeple İTS' den indirdiğiniz dosyayı TEBEOS' da işleme aldığınızda gün farkından dolayı TEBEOS içinde hariç tutulması gereken kayıtlar oluşmaktadır. Örneğin: Dosyanızı tarihinde İTS' de oluşturup indirdiniz. Bu dosya sizin İTS' ye tarihine kadar olan bildirimlerinizi kapsamaktadır. İşleminizi en yakın tarih olan 16 Martta yapabileceğinizden dolayı İTS Listenizde işlem görmemiş 1 günlük kaydınız vardır. Bu kayıtlar "Hariç Tutulanlar" sekmesinde görüntülenir. "Açıklama" başlığının altında karekodun neden hariç tutulduğuna dair açıklamasını bulabilirsiniz. Resim-11 Muhasebe ve Stok İşlemleri --> Stok Sayım Yeni Stok Sayım modülünde yapılan değişiklikler, Stok Sayımı 2 adım yerine 1 adımda tamamlanmaktadır. Stok Sayım Kesinleştir işlemi kaldırılmıştır. Stok Sayımı sırasında terminallerden sayım yapıldığı takdirde anlık takip yapılabilmektedir. Stok Sayımı sırasında terminallerden stok sayımı yapılmıyorsa 10 saniyelik aralıkta stok sayımı takip edilmektedir. Stok Sayımı sırasında yapılacak satış işlemleri stok sayım listesinden düşmektedir. Stok Sayımı sırasında yapılacak alış işlemleri stok sayım listesine eklenir. Stok Sayımı sırasında anlık envanter alma seçeneği eklendi. Resim-13 de görüntülendiği sayımızın herhangi bir aşamasında envanterinizi alabilirsiniz. Envanterinizin excel formatında veya yazıcı formatında çıktısını alabilirsiniz. Sayım İptal seçeneği eklenmiştir. Yaptığınız stok sayımını kaydetmeden önce iptal etmek isterseniz "Stok Sayımı İptal" seçeneği kulllanılabilir. Yeni Stok Sayım modülünde Karekodlu ilaçların barkodla sayımı pasif edilmiştir. Karekodlu tüm ilaçlar birer birer karekodları okutularak sayımı gerçekleşebilir. Yeni Stok Sayım modülünde Karekodsuz ilaçlar ve ilaç dışı ürünlere "Ürün Adı" başlığından ilk 3 harfini yazarak ulaşabilirsiniz. Bu ürünü stok sayım listesine ekler miktar bölümünde stok adedini girebilirsiniz. Stok Sayımının tamamlanması 2 seçenekte gerçekleşebilir. Tüm Stoğu Sıfırla Yeni Stok Sayımını Kaydet : Yaptığınız sayım tüm eczanenisi kapsıyor ise bu seçimi kullanabilirsiniz. Bu seçim, tüm stoklarınız sıfırlar yeni sayımınızı eczaneninizin yeni envanteri olarak kaydeder. Sadece Sayılan Ürünlerin Stoklarını Güncelle: Yaptığınız sayım tüm eczanenizi kapsamıyorsa bu seçeneği kullanabilirsiniz. Bu seçim sayım yaptığınız kalemleri kapsar, sayımını yapmadığınız ürünlerin stokları etkilenmez.

6 Resim-12 Resim-13 Muhasebe ve Stok İşlemleri --> Stok Raf Modülü Stok Raf Modülü Modülü, bir ilaca ait stoklarınızda bulunan karekodlar ile rafınızda bulunan karekodların karşılaştırılmasını sağlamakta, listelenen karekodların toplu bir şekilde İTS sorgulamasının yapmaktadır. Listelenen karekodların excel çıktısı alınabilmektedir. Modülün ekran görüntüsü Resim-14' de gösterildiği gibidir.

7 Resim-14 Alış İşlemleri --> Silinen Alış Faturaları Modülü Yeni hazırladığımız bu modülde sileceğiniz faturalara bu modülden ulaşabilirsiniz

8 Resim-15 Raporlar ve İstatistikler-->Kontrole Tabi İlaç Raporu Sadece Kontrole Tabi İlaçların raporlandığı, iki tarih aralığında Alış,Satış, Stok bilgilerinin listelendiği modüldür. Resim-16 E-fatura Modülünde Yeni Depoların Eklenmesi Cevelan Itriyat Deposu Galenos Ecza Deposu Yeni E-fatura Servisi Yaset Ecza Deposu Yeni E-fatura Servisi Avantaj Ecza Deposu E-fatura Servisi Elif Itriyat Deposu E-fatura Servisi Gempa Itriyat Deposu E-fatura Servisi Upron Itriyat Deposu E-fatura Servisi Güney Itriyat Deposu E-fatura Servisi Oda Sağlık Itriyat Deposu E-fatura Servisi Not: Herhangi bir problemle karşılaşmanız halinde (ECZ) numaralı çağrı merkezimizden, adresindeki web sitemizden veya tebeos@teb.org.tr e-posta adresimizden bizimle iletişeme geçebilirsiniz.

9 e-posta adresimizden bizimle iletişeme geçebilirsiniz.