BİRİNCİ BÖLÜM İNCELEMEYE İLİŞKİN GENEL BİLGİLER

Transkript

1 BİRİNCİ BÖLÜM İNCELEMEYE İLİŞKİN GENEL BİLGİLER 1. Konu Bakanlık merkez ve ek hizmet binalarında sunulan yemekhane hizmetlerinin mevzuata uygunluk ve kaynakların yönetimi bakımından irdelenmesine yönelik danışmanlık faaliyetidir. 2. Amaç Bu inceleme faaliyetiyle, yemekhane hizmetlerinin yürütülmesinde yaşanan ve ileride ortaya çıkması muhtemel sorunların, sistem açıklarının ve kontrol zayıflıklarının tespiti ile bunlara çözüm önerisi geliştirilmesi, sistemin daha etkili, ekonomik ve verimli işleyişi sağlanarak kaynak israfının önüne geçilmesi amaçlanmıştır. 3. Metodoloji İncelemeye istinaden; tarihli ve 86/11220 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliği ne istinaden çıkarılan Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesi ile konuya ilişkin personelden alınacak katkı payının asgari tutarlarını gösteren Maliye Bakanlığı Tebliğleri, Yemekhane personel listeleri, 2010, 2011, 2012 yıllarına ait gelir-gider durumuna ilişkin manuel cetveller, 2007 yılından bu yana kart basımına ilişkin veriler ile kart ve fiş teslimat ve hatalı olduğuna dair bir kısım kartların tutanakları, belirlenen 2010 yılı Ocak, Şubat, Mart, Nisan, 2011 senesi Mayıs, Haziran, Temmuz, Ağustos aylarında iade edilen kartların sayısal listesi, Bakanlığımız hizmet binalarında görev yapan personel sayısına ilişkin evrak, 2010 ve 2011 yılı malzeme alımına ilişkin kalemler ve alım usulü ile 2011 yılına özgü malzeme kalemleri itibari ile alım tutarları, 2011 yılı Kasım ayı alımlarına ilişkin belgeler, otomosyon için yapılan piyasa araştırması dosya fotokopisi, TSE standartları, Temin ile tetkik edilmiş,

2 Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı, yemek hizmetleri yetkili ve görevlileri, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanı ile görüşülmüş, Bakanlığımız ana mutfak ve ambarının bulunduğu HSYK binası ile diğer hizmet binalarındaki yemekhanelerde inceleme, görüşme ve gözlemlerde bulunulmuş, Yapılan gözlem ve istişare neticesinde elde edilen bilgi, belge ve doküman ile çalışma kâğıtları hep birlikte değerlendirilerek ulaşılan bulgular doğrultusunda sistemin barındırdığı riskler belirlenerek iyileştirmeye yönelik öneriler geliştirilmiştir. İKİNCİ BÖLÜM YEMEKHANE HİZMETLERİNİN MEVCUT İŞLEYİŞİ A) Mevzuat Halen Bakanlığımızda yemekhane hizmetlerinin, tarihli ve 86/11220 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliği ne istinaden çıkarılan Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesi ile öğle yemeği servisinden faydalanacak olan memurlardan alınacak asgari günlük yemek bedeli tutarlarının belirlendiği ve her yıl yayınlanan Maliye Bakanlığı Tebliğine istinaden bir başkan, bir tetkik hâkimi ile üç personelden müteşekkil yönetim kurulu tarafından yürütülmekte olduğu, Yönergenin öngördüğü görevlerin sorumlularının belirlendiği ilaveten uygulamada muayene ve kabul komiyonunun da oluşturulduğu, Yemek hizmetlerinin yürütümünde uygulanan mevzuatın anılanlardan ibaret bulunduğu, Öğrenilmiştir. B) İnsan Kaynakları ve Mâli Tablo Yemekhane hizmetlerinin; aynı zamanda üçü yönetim kurulu üyesi olan 5 muhasebe görevlisinin dışında; Ana Binada ikisi mutfak çalışanı 8, İstinaf Binasında 1 i yemek karşılığı gelen ikisi mutfak çalışanı 11, ASİGM nde 2 si yemek karşılığı çalışan 3, Şaşmaz da biri mutfak çalışanı 4, Balgat ta 2, HSYK da (19 u aynı zamanda ana mutfakta görevli) 1 i yemek karşılığı çalışan 22 kişi olmak üzere toplam 50 personel ile yürütüldüğü, 1 i aşçıbaşı olmak üzere 13 aşçıdan 2 sinin ATGV dan gelen, 1 inin kadrolu, 2 sinin hizmetli kadrosunda aşçı, diğerlerinin ise şirket personeli olduğu, biri yemek karşılığı olmak üzere 11 hizmetlinin garson, bulaşıkçı ve dağıtıcı olarak görev yaptığı, Yukarıda anılanların dışında, yine yemek karşılığı, Ana Binada 3, istinaf ta 2, ASİGM nde 1, Şaşmaz da 2, HSYK nda 2 olmak üzere toplam 10 memur kadrosundan görevlinin çalıştığı, 2/15

3 bu şekliyle yemekhanelerde çalışan 14 kişi ile birlikte 24 kadrolu personelin anılan hizmetlerde istihdam edildiği, Gözlenmiş, İş yerinde verilen hizmetin gerektirdiği işlerden sorumlu bir yönetici ve yeterli sayıda diğer personel istihdam edilmesi yönündeki genel kural dışında bir standart tespit edilememekle birlikte bu alanda tecrübe sahibi olanlarla yapılan görüşmelerden edinilen kanaate göre; hizmetin verildiği kişi sayısı, sunumun yapılacağı mekanın konumu, sayısı ve sunumun şekli gibi hususların çalıştırılacak personel sayısının belirlenmesinde etkili olacağı, bu bağlamda 10 noktada dağıtım yapılan Bakanlığımızda her nokta da 2 dağıtıcı/toplayıcı, 2 bulaşıkçı, 1 kepçeci olmak üzere asgari 5 personel dolayısıyla minimum 50 görevli olması gerektiği, Buna mukabil sunum yapılan nokta sayısının azalması halinde personel sayısında da ciddi azalma olacağı, tek mekanda 1900 kişiye 17 personel ile yemek verilmesinin de mümkün olduğu, Personelin sağlık (portör) muayenelerinin en son 2010 yılında kısmen yaptırıldığı, doktor kontrollerinin yapılmadığı, denetim sırasında 2012 yılı gereğine tevessül edildiği, diyetisyen bulunmadığı, Öğrenilmiştir. İdari ve Mâli İşler Dairesi Başkanlığı tarafından sunulan verilere göre; 2012 yılı Mayıs ayı itibari ile yemekhanenelerin bulunduğu 6 binada görev yapan toplam personel sayısının 2898, Mart ayında yemek satış sayısının 1780 olduğu, bu rakamlara göre yaklaşık 1118 kişinin yemek hizmetlerinden yararlanmadığı, Muhasebe bürosu tarafından ibraz edilen 2009, 2010, 2011 ve 2012 yılları gelir-gider tablosu icmalleri ile eklerinin tetkikinde; YIL Gelir Toplamı Gider Toplamı Bütçe Katkısı Bütçe Katkı Oranı Kâr/Zarar , , ,38 (% 37) , , ,45 (% 36) , , , ,38 (% 41) , (Nisan) , , ,48 (% 41) ,03 Şeklinde gerçekleştiği, Yemek ücretlerine bütçeden yapılan katkıda nispi bir artış yaşanırken, işletmenin sağlanan kâr itibari ile çok az bir katkı ile giderek kendini idame ettirecek bir seviyeye doğru ilerlediği, Alımlar ciheti ile (yaklaşık maliyetlere göre) 2010 ve 2011 yıllarına bakıldığında; 3/15

4 YIL Toplam Alım Miktarı (TL) 4734/22-d Kapsamındaki Alım Miktarı (TL) Bütçe Katkısı (TL) 4734/3-e Kapsamındaki Alım Miktarı (TL) , , , , , , , ,06 Büyük ölçüde doğrudan temin yönteminin (22-d) tercih edildiği, bütçe katkısının altında kalmakla birlikte 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3-e maddesi çerçevesinde de alımlar yapıldığı, bu alımlarda 2011 yılında kısmen göreceli bir artış olsa da bütçeden yapılan destek seviyesinin çok altında kaldığı, diğer yandan 4734 sayılı Yasa nın 22-d maddesi kapsamında doğrudan temin yoluyla alınan ürünlerden 2011 yılında ekmeğe ,03 TL, hazır çiğ döner için ,00 TL, mısır konservesine ,00 TL ödeme yapıldığı, Müşahede edilmiş, Sebze ve meyvenin, hal borsasında fiyatların taban-tavan fiyat aralığı belirlenmesi sebebi ile ihtiyaç duyulduğunda satın alma komisyonu tarafından ürünler bizzat beğenilerek pazarlık ile alımının gerçekleştirildiği, bu şekilde yapılacak alımlar toplamının yaklaşık maliyet cetvellerine göre, 2010 yılında ,05 TL, 2011 senesinde ,89 TL olduğu öğrenilmiş, 2011 yılı Kasım ayı mal alım onay ve ekleri incelendiğinde ise gerek sebze/meyve gerekse sair ürünlerin istem ve kabullerinde ürün kalitesine yönelik vasıflandırmanın yer almadığı, yemekhane hesabından amortisman kabilinden bir kısım malzeme alımı yapıldığı görülmüş, örnek kabilinden evrak fotokopileri evrak arasına alınmıştır. İlgililerce hesabat işlemlerinin denetimine ilişkin bir belge ibraz edilememiştir. C) Fiziki Durum Bakanlığımıza ait bir merkez, beş ek bina olmak üzere toplam altı binada, 10 noktada yemek hizmetlerinin yürütüldüğü, HSYK ek binasında bulunan mutfakta üretimin yapıldığı ve buradan diğer binalara da sevk edildiği, Bu bağlamda; 1) İstinaf Mahkemeleri Binasında, Hâkimler, şube müdürleri ve şefler ile personele ayrılmış iki ayrı yemek salonunda 8 çalışan tarafından yaklaşık 460 kişiye hizmet verildiği, sunum için yemekle birlikte ayrıca 2 ya da 3 kişinin geldiği, özellikle çok tercih edilen yemeklerin dağıtıldığı günlerde memur yemekhanesinde dakikayı bulan kuyruk oluştuğu, hâkim yemekhanesinde dahi servis yapan personelin yoğun çalışmasına rağmen yetiştirmekte zorlandığı, 4/15

5 Mutfakta bina demirbaşından olan yemek dağıtımına ilişkin kıyma, patates soyma, salata doğrama, ekmek kesme, sıcaklık koruma, ısıtma ve taşıma makinelerinin (iki takım) atıl vaziyette beklediği, 2) Şaşmaz Ek Binasında, Hâkimler ve personel için tek bir yemekhanede ortalama 220 kişiye 4 kişi ile hizmet verildiği, ayrıca yemek ile birlikte gelen 2 dağıtıcının vazife yaptığı, özellikle çok tercih edilen yemeklerin dağıtıldığı günlerde yemekleri kendileri alan memurların dakikayı bulan sürelerle beklediği, yemek dağıtımında personelin yetersiz kaldığı, ikinci bir benvari ihtiyacı bulunduğu, 3) Balgat Ek Binasında, Tek bir yemek salonundan oluştuğu, günlük ortalama 70 civarında yemek satışının olduğu, 2 personel ile hizmet verildiği, inceleme sırasında gözlendiği gibi sıkça arıza yapan eski bir endüstriyel bulaşık makinesinin bulunduğu, altta bulunan su deposu nedeniyle kısmen rutubetlenme yaşandığı, 4) Merkez Binada, İki ayrı yemek salonunda hâkimler, müdür/şefler ile personele yönelik ortalama kişiye 7 çalışan ile hizmet verildiği, 5) Sakarya Caddesi Ek Binada, Tek bir yemek salonunda günlük ortalama kişiye 1 şirket personeli ve yemek kartı karşılığı 3 memurun da hizmetinden faydalanmak suretiyle 4 kişi ile hizmet verildiği, 6) Gazi Ek Binasında, Hâkim, müdür/şef ve personel için 2 ayrı yemek salonu dışında ayrıca Hâkimler ve Savcılar Yüksek Kurulu Daire Başkanı ve Üyeleri için de bir yemek salonu bulunduğu, günlük ortalama 460 kişiye 14 kişiyle sunum yapıldığı, Üretimin yapıldığı ana mutfakta sunumda da görev alan 14 kişi ile birlikte 24 kişinin çalıştığı, Diğer mutfaklarda bulunan hijyen sorunlarının, daha fazla itina gerektiren üretimin yapıldığı ana mutfakta da fazlası ile bulunduğu, gerek hazırlık sırasında kullanılan malzemenin gerekse personelin kişisel hijyenini sağlamak üzere yeterli önlemlerin alınmadığı, örneğin dezenfekte havuzunun bulunmadığı gibi maske kullanımının da olmadığı, etlerin kesim masasında üzeri bezle örtülerek bekletildiği, hijyene ilişkin hiçbir bilgilendirme talimatının asılı bulunmadığı, yemekhane girişinde hijyene uygun fiziksel alan düzenlemesi bulunmadığı, bina koridorundan açılan kapıdan doğrudan üretim alanına girilebildiği, personelin dışarıda ve yemek salonlarında giydikleri terlikler ile burada da dolaştıkları, muslukların el değmeden açılır türden olmadığı, hijyen konusunda personele eğitim verilmediği, portör muayenelerinin en son 2010 yılında sadece şirket elemanları yönünden yaptırıldığı, mutfağın sağlık koşulları yönünden Bakanlık Doktoru tarafından yapılması gereken denetimine ilişkin bir belge ibraz edilemediği, 5/15

6 7) Ambar ve Depoda, Deponun fiziki ve saklama koşulları ile ilgili herhangi bir olumsuzluğa rastlanılmamakla birlikte, ambar işlemlerinin tamamen güvene dayalı yürütüldüğü, depo görevlisinin muayene/kabul komisyonu tarafından kabulü yapılan malzemeyi fatura üzerinden sayıp tartarak teslim aldığı, bunları manuel oluşturduğu mevcut listesine eklediği, Ambardan diğer yemekhanelerin imza içermeyen malzeme talepleri, teslime ilişkin bir belge de imzalatılmaksızın yerine getirildiği gibi ana mutfağa yapılacak malzeme transferinde aşçıbaşının herhangi bir imzası olmaksızın yemek üretiminde kullanılacak malzemeye ilişkin sözlü talebinin ambar görevlisince niteliksiz bir talep formuna yazılarak yerine getirildiği, bilahare ay sonunda listeler tutanağa geçirilerek aşçıbaşı ile müştereken imzalandığı, ambar giriş ve çıkışlarının usulünce ifa edilmediği, aylık depo sayım cetvellerini bile görevlinin tek başına ve kendi imzası ile yaptığı, 27/04/2012 tarihli sayım cetveli ve ay sonu itibari ile aşçıbaşı ile müşterek imzalanan istem takip çizelgesinin fiili mevcutla sondaj usulü karşılaştırılmasında diğer kalemlerde bir olumsuzluk saptanmazken 51 koli kola-fantadan sayımda olmayan 6 kolisinin aynı gün sayım cetvelinin tanziminden sonra mutfağa teslim edildiğinin ifade edilmesi ve bu tarihte 16 koli kola/16 koli fanta tesliminin yer almasının talep ve teslim tutanağının toplu olarak tutulması bakımından sakıncaya ilişkin kötü bir örnek oluşturduğu, 2010 yılı Mayıs ve Haziran aylarında kısa bir süreliğine günlük ambar çıkış kaydı ve stok kartı uygulamasının düzenli olarak yapıldığı, ambar işlemlerinin manuel oluşturulmuş bahsi geçen üç belge üzerinden güven ve iyi niyete dayalı olarak yürütülmeye çalışıldığı, Yemek üretiminde standart reçeteler oluşturulmadığı, uygulamada gelişen tecrübeye istinaden kullanılacak malzeme miktarının belirlendiği, Beyan ile gözlenmiştir. D) Yemek Kartı ve Misafir Fişleri Maliye Bakanlığı Tebliğine istinaden yönetim kurulu tarafından personelden alınması kararlaştırılan katkı payı bedellerinin tahsili için halen 6 çeşit kart (göstergesiz/beyaz, Ek Göstergeli/Mavi, Ek Göstergeli/Kırmızı, Ek Göstergeli/Beyaz Kırmızı, 15 Günlük/Sarı, Güvenlik/Yeşil Yemek Kartları) ile misafir fişlerinin kullanılmakta olduğu, Yemek kartı veya misafir fişi ihtiyacı olduğunda yemekhane yönetim kurulunun İMİD Başkanlığı İdari İşler Şube Müdürlüğüne hangi seri numarasından başlayarak hangi türden kaç adet kart veya fiş bastırılacağına ilişkin örnek de ekleyerek yazı yazdığı, anılan birim tarafından alınan tekliflerden sonra ekonomik açıdan en uygun teklifi veren matbaaya basımın yaptırıldığı, 2008 yılından bu yana da Özer Matbaacılık Yayıncılık San. Tic. Ltd. Şti nin bu işin yüklenicisi olduğu, bu yöndeki imzalı beyanın ekinde bulunan teklif mektupları fotokopilerinin hiç birinde tarih bulunmadığı, basılıp dönen kart ve fişlerin yemekhane muhasebe böro görevlilerince tutanakla teslim alındığı, sonrasında tespit edilen hatalı 6/15

7 kartlarla ilgili seri numaraları yazılmak suretiyle tutanak tutularak muhasebe sisteminden düşümünün yapıldığı, Muhasebe görevlisinin, kart satışını merkezde kendisinden başka bir, bölgelerde iki kişi daha olmak üzere dört kişi ile yürüttüğü, anılan 4 kişinin UYAP taki yemek kartı satış ekranına giriş yetkisinin bulunduğu, bir önceki ayda hangi bölgede ne kadar kart satıldığına bakarak kasada bulunan kartları tasnifine göre çıkarttığı, vermesi gereken kartların seri noları ve adedini kendi ajandasına not edip aynı notu ve kartları bölgelerde satacak olan diğer iki görevlilere de herhangi bir imza almaksızın teslim ettiği, kimin ne kadar sattığını görebilmek için farklı tarihler girmelerini istediği, bu şekilde göstergeli memur kartlarındaki ücret kontrolü ve para iadesini de denetleyebildiği, Her yemekhane için ayrı fiş takip dosyası açtığı, burada her görevliye teslim edilen fiş sayısının belli olduğu, 1 den başlayarak numara verdiği 50 li koçanlardan fiş memurlarına ne kadar teslim ettiğinin belli olduğu, günlük olarak satış adedi bildirilerek paranın gönderildiği, oluşturduğu Excel dosyası üzerinden takip ve kontrolünü yaptığı, Her ayın 1-15 i arası 15 günlük, u arasında aylık kart satışı yapıldığı, kart almak isteyen kişinin müracaatı üzerine sicili UYAP a girildikten sonra birçok bilginin otomatik geldiği, kartın 15 günlük-aylık olması, rengi, seri nosu dışında hiçbir bilgi girilemediği, 2 gün boyunca satış yapmaya devam edildiği, BİDB, ASİGM, TİDB nın kart alacaklarla ilgili liste gönderdiği, kartların fiş memurlarına ulaştırıldığı, onlar tarafından ücreti alınarak muhasebe görevlisine gönderildiği, bölgeden dönen kişilerin hesaplarını görmek için UYAP ekranından tarih bazlı sorgulama ve karşılaştırma ile satılanların parasını, kalanların iadesini sağladığını, iade edilen kartları bir sonraki ay satmak üzere kasaya aldığı, yemek sırasında işaretlemenin fiş satış görevlilerince yapıldığı, her ayın 15 inci gününde yemek yiyenlerin kullanılmış kartlarını iade etmek durumunda oldukları, bu güne kadar aylık ne kadar kart iade edildiğine ilişkin bir tasnif ve tespitleri bulunmamakla birlikte iade oranının % 80 civarında olduğunun tahmin edildiği, Kartını kaybettiği ya da unuttuğu beyanıyla gelen görevliye UYAP tan yapılan sorgulamada evvelce kart satışının yapıldığının görülmesi halinde yenisinin verildiği, İfade edilmiş, Kartların belirgin bir baskı özelliğinin bulunmadığı ve kolay taklit edilebilir nitelikte olduğu hususları, 2008 yılından bu yana kart ve fişlerin basımını gerçekleştiren firma yetkilisince bizzat ifade edilmiştir. Kart ve fişler ile ilgili olarak muhasebe görevlisinin çalışmaya başladığı söylenen 2009 yılı Mart ayından itibaren manuel hazırlayıp tarafımıza da sunduğu belgeler üzerinden yapılan incelemede, bu tarihten sonra yukarıda yer verilen gelir-gider tablolarıyla da uyumlu olduğu gözlenen verilerden yola çıkıldığında fikir verebileceği düşünülen seçilen aylar itibari ile iade edilen kartların satışı yapılanlara nispetinin; 7/15

8 YIL AY SATIŞ SAYISI İADE SAYISI ORAN (%) Ocak , Şubat ,4 Mart ,8 Nisan ,5 Mayıs , Haziran ,3 Temmuz ,9 Ağustos ,5 Tabloda görüldüğü üzere % 80 civarında olduğu yönündeki tahminin aksine iade oranının ortalama % 60 dolayında bulunduğu, Kart basımına ilişkin talep yazılarıyla teyit edilen diğer yandan kart ve fiş icmalleriyle gelir tablolarıyla da uyumlu olduğu gözlenen 2009 ve sonrasına ait bilgilerden yola çıkıldığında en fazla basımın ( adet) beyaz renkli göstergesiz memur kartları ile ( adet) misafir fişlerinde yapıldığı, Belirlenmiş, Otomasyon sistemine geçişle ilgili olarak Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 2011 yılı sonunda alınan tekliflerde 6 binada kurulacak sistem için firmaların birbirine yakın bir şekilde TL aralığında fiyat verdikleri, öte yandan Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanından alınan bilgide, sistemin 3 binada TL civarında bir maliyetle kurdurulduğu ancak RFID adı verilen radio frekansı ile çalışan bir yazılım ile bütün otamasyonu yenilemeyi düşündükleri, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığımızdan ise yazılımı kendilerinin yapabilmeleri için mühendis kadrosu istihdamının gerektiği bilgisine ulaşılmıştır. Tespit ve kanaatinde bulunulmuştur. 8/15

9 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM TESPİT EDİLEN SORUNLAR VE GELİŞTİRİLEN LER Yukarıda arz ve izah edilen tetkik, tespit, gözlem ve incelemeler neticesinde ulaşılan kanaat çerçevesinde yemekhane hizmetlerinin yürütülmesinde yaşanan ve karşılaşılması muhtemel aksaklıklar, sistem açıkları ve kontrol zayıflıkları belirlenerek sistemin daha etkili, ekonomik ve verimli işleyişi ile kaynak israfının önlenmesine katkıda bulunmak maksadına matuf olmak üzere tespit ve çözüm önerilerine aşağıda yer verilmiştir. Öncelikle belirtmek gerekir ki, Bakanlığımız yemekhane hizmetlerinin yürütüldüğü mekan sayısı, bu işle görevlendirilen çalışan mevcudu ve hizmet kalitesi göz önünde tutulduğunda, hizmetin, çoğu Bakanlıkla kıyas kabul etmeyecek derecede sistemli, disiplinli ve kaliteli şekilde sürdürüldüğü, küçük eksiklik ve aksaklıkların tolere edilebilir düzeyde bulunduğu, bu seviyenin yakalanmasında Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı, hâkim ve ilgili personelin konuya yakından alaka göstermelerinin önemli bir etken olduğu gözlenmiş, kendileri, inceleme sırasında sergiledikleri iş birliği ve destekten dolayı içten teşekkürü haketmişlerdir. TESPİT 1 Yemek sunumu yapılan bina ve mekanların fazlalığı sebebi ile mevcut personel sayısı asgari düzeyde olmakla birlikte hizmetin etkin ve hızlı yürütümü için yetersiz kaldığı, özellikle çok tercih edilen yemek türünün çıktığı günlerde personelin hizmet alabilmek için dakika sıra beklemek durumunda kaldıkları izlenmiştir. Yemek almak için uzun süre sırada beklenilmesinin önüne geçilebilmesi bakımından özellikle yemek dağıtım işini de yapabilecek personel istihdamı tercih edilmeli ve gereken (Şaşmaz Ek Bina) yerlerde ikinci benvari kurulmak sureti ile hizmetin sunumuna hız kazandırılmalıdır. TESPİT yılında ekmek, hazır çiğ döner, mısır konservesi ve kuru gıda alımlarının yıllık tutarı doğrudan temin için belirlenen parasal sınırın (38.144,00 TL) üzerinde olduğu halde açık ihale yönteminin uygulanmadığı, alımların tamamının doğrudan temin yöntemiyle yapıldığı, 2010 ve 2011 yıllarında toplamları doğrudan temin sınırını aştığı halde hal borsasında taban-tavan fiyat aralığı belirlenmesi sebebi ile kaliteli ve ekonomik alım yapabilmek için açık ihale yapılmadığı belirtilen sebze ve meyvenin istem ve kabullerinde ürün kalitesine yönelik 9/15

10 vasıflandırmanın yer almadığı, bu durumun sair mal alımlarında da benzer şekilde olduğu, Anlaşılmıştır. 22/08/2009 tarihinde yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliği nin nci maddesinde yer alan 4734 sayılı Kanun un 19 uncu maddesine göre açık ihale usulü ile temini gereken ihtiyacın, Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendi için öngörülen parasal sınırların altında kalacak şekilde, adet bazında veya aynı ihale konusu içinde yer alabilecek nitelikteki mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin, kalemlere veya gruplara bölünmek suretiyle aynı Kanun un 22 nci maddesinin (d) bendine göre temini, 4734 sayılı Kanun un temel ilkelerine aykırılık teşkil ettiğinden, bu yönde uygulamaların sorumluluk doğuracağı hususuna dikkat edilmesi gereklidir. şeklindeki düzenleme ile 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun temel amaçlarından birisinin de kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılması olduğu gözetilerek ekmek, döner ve mısır konservesi gibi ürünler başta olmak üzere yıl bazında yemekhane ihtiyaçları sağlıklı bir şekilde tespit edilmeli, ölçek ekonomisi ile ihtiyaçların en uygun şartlarda temin edilmesi amacını gerçekleştirmeye dolayısıyla kamu kaynağının en etkin şekilde kullanılmasını sağlamaya yönelik bir satın alma politikası çerçevesinde 4734 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine riayette azami hassasiyet gösterilmeli, alınacak malzemenin vasıflandırması yapılarak kabul sırasındaki kontrol de buna göre yapılmalıdır. TESPİT 3 Muhasebe görevlisince bilgisayarda manuel hazırlanan Excel tabloları üzerinden yürütülen yemekhane hesaplarının denetimine ilişkin herhangi bir rapor ibraz edilememiştir. Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesinin 6/g maddesinde yönetim kurulunun görevleri arasında yemek hizmetleri hesaplarının denetlenmesini sağlamak hükmüne yer verilirken aynı Yönergenin 14 üncü maddesinde Yönetim Kurulu hesapların yıl içinde denetlenmesini ister bu tür denetimlerin yapılması yıl sonu genel denetimi ortadan kaldırmaz. Düzenlenen raporlar İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına gönderilir. şeklinde düzenleme bulunduğu gözetilerek muhasebe hesapları periyodik ve belirsiz aralıklarla mutlaka denetlenmeli ve denetim raporları özel bir dosyada muhafaza edilmelidir. TESPİT 4 10/15

11 Bakanlığımız birimlerinde son dönemde toplam 2898 hâkim ve personel çalıştığı halde yemek hizmetlerinden faydalananların sayısının ortalama 1900 civarında olduğu, bu güne kadar personelin yemeklerden memnuniyet durumunu tespit etmek amacıyla bir anket çalışması yapılmadığı keza diyetisen istihdam edilmediği öğrenilmiştir. Yemek hizmetinden faydalanmadığı anlaşılan civarındaki personeli farklı seçeneklere iten nedenlerin tespiti bakımından bir anket çalışması yapılmalı, diyetisyen istihdamı da düşünülmelidir. TESPİT 5 Ambar işlemlerinin, görevlinin iyi niyetine tevdi edilmiş ve tamamen güvene dayalı sürdürüldüğü izlenimi uyandırdığı, özellikle malzeme giriş, çıkış ve transferinin Yönerge de öngörülen usule uygun olmadığı, Bu bağlamda; Malzeme istek fişi tanzim edilip imzalanmadığı, aşçıbaşının herhangi bir imzası olmaksızın yemek üretiminde kullanılacak malzemeye ilişkin sözlü talebinin ambar görevlisince niteliksiz bir talep formuna yazılarak yerine getirildiği, bilahare ay sonunda listeler tutanağa geçirilerek aşçıbaşı ile müştereken imzalandığı, Hangi yemek için ne miktar malzeme kullanılacağını gösteren standart reçetelerin oluşturulmadığı, malzeme talebinin aşçıbaşının uygulama tecrübesine göre belirlendiği, Ambar giriş ve çıkış fişlerinin keza ambar defterinin tutulmadığı, Sorumlu ve saymanın iştirak ettiği usulüne uygun ambar mevcudu sayımı yapılmayıp ambar görevlisinin tek başına imzaladığı aylık depo sayım ve mevcuduna ilişkin cetvel ile yetinildiği, 2010 yılı Mayıs ve Haziran aylarında kısa bir süreliğine başlatılan günlük ambar çıkış kaydı ve stok kartı uygulamasının sürdürülemediği, Beyan ve müşahede edilmiştir. Ambar işlemlerinin yürütülme usulü Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesinin 22 nci maddesinde; Ambar işlemleri aşağıdaki şekilde yürütülür, a) Satınalınan malzemeler ambar memuru tarafından sayılarak ve tartılarak teslim alınır. Düzenlenecek ambar giriş fişi ilgili faturaya eklenir, b) Ambardan malzemeler ambar çıkış fişi düzenlenerek mutfağa teslim edilir. 11/15

12 Ambar mevcutları yılda iki kezden az olmamak üzere yönetim kurulunca uygun görülecek sürelerde sorumlu ve sayman tarafından sayılır ve kayıtlara uygun olup olmadığına bakılır. Şeklinde çok açık bir şekilde düzenlenirken, aynı Yönergenin 11 inci maddesinde ambar memurunun görev ve sorumlulukları arasında Satınalınan malzemeyi faturasına göre sayarak veya tartarak kontrol edip ambara almak, ambar giriş defterine işlemek, günlük malzeme istek fişinde yazılı malzemeyi sayarak veya tartarak imza karşılığında aşçıbaşına vermek ve ambar çıkış kaydını işlemek hususları sayılmış, diğer yandan 23 üncü maddenin 4 üncü fıkrasında ambar işlemlerinde kullanılacak fişlerin tanım, muhteva ve içeriklerine yer verilmiştir. Bundan böyle işlemlerin anılan mevzuat çerçevesinde yürütülmesine azami özen gösterilmeli bu bağlamda ambar giriş, kayıt ve çıkış işlemlerinin mutlaka anlık ve güncel olarak yapılması, sayımların ise mutlaka hakim gözetiminde gerçekleştirilmesi sağlanmalı, Ankara Hâkimevi örneğinden de faydalanılarak sarf düzeyinin kontrol edilebilirliğinin de sağlanması bakımından standart reçeteler oluşturulup Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile irtibat kurularak mutfak ile entegre bir ambar proğramı kullanılması düşünülmelidir. TESPİT 6 Hijyene ilişkin standartlara özellikle yemek üretiminin yapıldığı ana mutfakta yeterince riayet edilmediği, örneğin; Mutfak çalışanlarının bulaşıcı ve salgın hastalıklardan salim olduklarına ve portör (taşıyıcı) olmadıklarına dair sağlık raporu alınması ve 6 ayda bir tekrarlanmasına yönelik iş ve işlemlerin en son 2010 yılında kısmen yapıldığı, (İnceleme sırasında çalışanların sağlık kontrollerinin yaptırılmasına yönelik yazı yazılmıştır.) Dışarıdan gelen kişilerin gıda maddeleri ile temasını önleyici tedbirler alınmadığı, (koruyucu giysiler, önlük, bone, galoş, gereken durumlarda maske bulundurulmadığı.) Temizlik ve/veya dezenfeksiyon işlemlerinin ne zaman, nerede, nasıl ve kim tarafından yapılacağını gösteren temizlik planları hazırlanmadığı, kişisel hijyen, gıda güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği önlemleri alınmadığı, bu hususlara ilişkin olarak tüm personelin kolaylıkla görebileceği yerlere uyarı yazıları, ikaz levhaları ve işaretleri konulmadığı, Temiz ve kirli alanlarda çalışan personel belirlenerek geçişlerde hijyen alanları oluşturulmadığı, Üretimde kullanılan ekipmanların (kesme, soyma bıçakları vb.) dezenfeksiyonu için ekipman sterilizatörü bulunmadığı, Muslukların el değmeden açılır türden olmadığı, Mutfak kapısı doğrudan iş yeri koridoruna açılmasına rağmen her türlü bulaşma (fiziksel, biyolojik vb.) riskini önlemek için giriş bölümünde dezenfektanlı geçiş alanları 12/15

13 oluşturulmadığı, İlgili bölümde istihdam kaynakları belirtilen personele hijyen hususunda hiç bir eğitim verilmediği, Mutfak ve yemek salonlarının sağlık koşullarına uygunluğu yönünden Bakanlık doktoru tarafından denetim yapılmadığı, İfade ile gözlemlenmiştir. Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesinin 24 üncü maddesi ilk fıkrasında mutfak ve lokantanın sağlık koşullarına uygunluğu yönünden Bakanlık doktoru tarafından denetleneceği belirtilirken Sağlık Bakanlığınca yayınlanan Gıda Üretim ve Satış Yerleri Hakkında Yönetmelik in 17/h. maddesinde; Mikrobiyolojik bulaşmanın önem taşıdığı işyerlerinde üretim yeri girişinde içinde dezenfektan bulanan küvet veya paspas bulunmalıdır. Aynı Yönetmeliğin 20 nci maddesinde; İşyeri sahibi/yöneticisi, gıda maddeleri ile temas halinde olan personelin, üretimin hijyen kurallarına uygun biçimde yapılması ve kişisel hijyen konusunda sürekli eğitimini sağlamalıdır. hükümleri ile hijyen hususunda ayrıntılı düzenleme içeren TS 8985 ve TS 7036 sayılı Standartlar da gözetilerek fiziki/kişisel hijyen kuralları ve personelin bu husustaki eğitimine önem atfedilmelidir. TESPİT 7 Yemek kartları ile misafir fişlerinin basılması, satılması, sonrasında kartların işaretlenmesi, iadelerin sağlanıp kontrol edilmesine ilişkin mevcut uygulama süreci tümüyle risklere açık bir alan olup belirtilen manada; 2008 yılından bu yana Bakanlığımız yemekhanesinin kart ve fiş basım işini yapan matbaa yetkilisinin samimi bir şekilde ifade ettiği üzere mevcut kart ve fişlerin, herhangi bir standardı ve özelliği olmayan kartondan yapıldığı, taklit edilebilirliğinin çok kolay olduğu, nitekim Bakanlığımız yemekhanesinde 2010 yılında gerçekleşen ve hâlen Teftiş Kurulu tarafından soruşturması yürütülmekte olan müşahhas kart yolsuzluğunun esasen sahte kartlar bastırılarak sisteme enjekte edilmesi şeklinde gerçekleştiği, Daha nitelikli detay içeren kart basılabileceği ancak bunun da maliyeti arttıracağı, Halen kartların bölgelerde satışının sağlanması için görevlilere teslim ve satış sonrasında iadesinde dahi herhangi bir tutanak tanzim edilip imza altına alınmadığı, işlerin muhasebe görevlisinin manuel oluşturduğu Excel tabloları ile ajandasına aldığı notlar üzerinden yürütüldüğü, güven unsurunun ön plânda tutulduğu, Bölgelerde satışları kimin yaptığının belirlenebilmesi bakımından UYAP a girişler için her görevliye farklı tarihler verilse de girişi yapılan kart numaralarının doğruluğunun da kontrole muhtaç olduğu keza güncel kayıtların ayrılanlara ilişkin geçmişe dönük bilgi 13/15

14 içermediği, ( de satılan karttaolduğu gibi) Kart satışını yapan görevlilerin kart üzerine yazılması gereken bilgileri yazmadan UYAP a girişle yetinebildikleri, Kontrol görevlilerinin sadece ibraz edilen kartın şekli unsurlarına baktıkları ve işaretledikleri, bazen soruşturmaya konu sahtecilik olayında olduğu gibi isim, soy isim ve tarih bulunmayan kartları bile atlayabildikleri, Kartını kaybettiğini ya da unuttuğunu beyanla başvuruda bulunan kişinin sistemde kaydı varsa yeni kart verildiği, Kontrol sağlayabilmek için biten kartların iadesinin sağlanma düzeyinin % 60 civarında olduğu, sisteme enjekte edilecek sahte kartların iade edilmemesi durumunda tespitinin de mümkün olmadığı, İade kartlara ilişkin denetim ve kontrolün yetersiz olduğu, Belirlenmiştir. Yemek kartı basımı, satışı, işaretlenmesi, iadesi ve kontrolüne ilişkin mevcut uygulamanın tümüyle insan ve güven odaklı olması sebebi ile sahte kart basımı ve sisteme enjekte edilmesine müsait bulunması nedeniyle maliyeti arttıracak fakat tam anlamıyla güvenliği sağlayacağı düşünülmediğinden maliyeti yüksek olan detay baskı yerine 2011 yılında teklifleri alınmış olan ve civarındaki maliyeti bulunduğu öğrenilen otomasyon sistemine geçilmesi sağlanmalıdır. TESPİT 8 Yemek hizmetlerinin yürütülmesinin yasal dayanağını oluşturan tarihli Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesinin eski ve ihtiyaca cevap vermekte yetersiz olduğu belirlenmiştir. Başlatıldığı öğrenilen ve ham şekli tarafımızca da görülen Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesinin güncellenmesi çalışmalarında; Denetim başlıklı 14 üncü maddede, denetim kurulu teşekkülü, görevleri, çalışma usul ve esaslarına ilişkin hükümlere muhasebe hesapları ve ambar işlemleri denetimini de kapsayacak, etkin bir denetim sağlayacak şekilde yer verilmesi, Yönetim kurulunun görevlerini düzenleyen 6/g maddesi Yemek hizmetlerinin hesaplarının kontrolünü sağlamak, şeklinde değiştirilmesi, Hususları değerlendirilmelidir. 14/15

15 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SONUÇ VE KANAAT Bakanlığımızda Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Kuruluşları Yemek Hizmetleri Yönergesine istinaden yürütülmekte olan yemek hizmetlerinde en belirgin sistem açığının ambar, muhasebe, kart ve fiş işlemlerinin personele güven esasına dayalı olarak yürütülmesi ve denetim eksikliği olduğu, Yemek kartı ve misafir fişlerindeki riskler etkin bir denetimle azaltılabilirse de mevcut işleyişin doğası gereği asgari seviyeye çekilmesinin de mümkün olmadığı, nitekim 2010 yılında gerçekleşen sahtecilik olayının daha organize ve kartlar iade edilmeden yapılması halinde ortaya çıkarılmasının da mümkün olmadığı, halen satışı yapılan % 40 dolayında kartın iade edilmediği düşünüldüğünde sistem açığının daha belirgin bir hal aldığı, Tüm kartların iade edilmesi halinde dahi geri verilmeyecek sahte üretilmiş kartların tespit edilemeyeceği, Detay baskı içeren (resim vs) kartların maliyeti yüksek olacağı gibi inisiyatifin yine fiş memurlarında olacağı, itinalı bir kontrolün hizmetin sunum hızını yavaşlatacağı ve haklı sızlanmalara yol açacağı, Anılan nedenlerle yemek hizmetlerinin yürütülmesi sırasında en belirgin riskleri barındıran yemek kartı, misafir fişi uygulamasından vazgeçilerek yemek satışının personel kartlarına kontör yüklenerek ve kartın okuyucudan geçirilmesi suretiyle yapıldığı, muhasebe ve ambar işlemlerini de içeren mutfak ile entegre olmuş bir otomasyon sistemine Bakanlığımız Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının tecrübesinden de istifade ile geçilmesinin, bu alanda iyi uygulama örneğine sahip kurum ve kuruluşlardan faydalanılmasının uygun olacağı sonuç ve kanaatine varılmıştır. İnceleme raporu yüksek tetkik ve tasviplerine saygı ile arz olunur. Ankara Selim AKER Hâkim Bakanlık İç Denetçisi 15/15