AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş. 2017

Transkript

1 AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş. 2017

2 AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI GİRİŞ

3 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı-Giriş Axa Hayat ve Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranını « Adresine bağlanarak kullanabilirsiniz Şirket yetkilisi değişikliği taleplerinizi yetkilendirme yazısı ve yetkilinin kimlik fotokopisini Adresine iletebilirsiniz Ekran kullanım kılavuzuna bu linki tıklayarak ulaşabilir, adresine mail gönderebilir yada numaralı telefonumuzdan önce 3 daha sonra tekrar 3 ü tuşlayarak yetkili kişiler ile görüşebilirsiniz.

4 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı-Giriş Şirket yetkilisiyseniz, şirketin vergi kimlik numarasını, kendi TC Kimlik numaranızı, cep telefonunuzu ve güvenlik kodunu girerek sisteme giriş işlemini başlatabilirsiniz

5 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı - Giriş Şirket yetkilisinin cep telefonunuza gelen şifreyi ilgili alana girerek sisteme bağlanabilirsiniz.

6 AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş GÖRÜNTÜLEME VE LİSTELEME İŞLEMLERİ

7 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri -Kişisel Bilgilerim Kişisel Bilgilerim ekranından, şirket yetkilisinin bilgileri görüntüleyebilirsiniz.

8 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı - Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri -Sözleşmelerim Sözleşmelerim ekranından, çalışanların sözleşmelerini görüntüleyerek, durumlarını görüntüleyebilirsiniz. Arama ekranını kullanarak, sertifika numarası, çalışan adı, çalışan TC kimlik numarası, sözleşme durumu gibi tabloda yer alan bilgileri kullanarak arama yapabilirsiniz. Örneğin; «Cayma» yazarak cayma durumundaki sözleşmeleri görüntüleyebilirsiniz. Sözleşme No alanında listelenecek sözleşme numarasına tıklayarak ilgili çalışanın sözleşmesi ile ilgili genel bilgilere ulaşabilirsiniz. Sütun başlıklarının yanındaki simgeyi tıklayarak sıralama yapabilirsiniz. «Excel» butonu ile tabloda görüntülenen değerleri Excel dosyasına aktarabilirsiniz.

9 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Sözleşmelerim Sözleşme numarasını tıklandığında çalışanın sözleşmesi ve kişisel bilgilere ulaşabilirsiniz.

10 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Sözleşmelerim Sözleşmenin fon dağılım bilgisini bu alandan görüntüleyebilirsiniz.

11 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Sözleşmelerim Sözleşme ile ilgili Birikim ve Devlet Katkısı bilgisini bu alandan görüntüleyebilirsiniz.

12 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Fon Bilgileri Fon Bilgileri ekranından AXA fonlarının fiyatlarını görüntüleyebilirsiniz. Seçilen tarihteki AXA fonlarının fiyatlarını bu alandan görüntüleyebilirsiniz.

13 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Fon Bilgileri Seçilen tarih aralığındaki AXA fon getirilerini bu alandan görüntüleyebilirsiniz.

14 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Fon Bilgileri Seçilen tarih aralığındaki AXA fon gelişim grafiğini bu alandan görüntüleyebilirsiniz.

15 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Görüntüleme ve Listeleme İşlemleri - Fon Bilgileri Seçilen fonların AXA portföy dağılımlarını bu alandan görüntüleyebilirsiniz.

16 AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş YÜKLEME İŞLEMLERİ

17 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Yükleme İşlemleri Genel Bilgiler İşlemler adımını tıklayarak dosya yükleme alanına ulaşabilirsiniz Sisteme aktarılması gereken dosyalar için bu sekme kullanılmalıdır. sisteme aktarılmış dosyalara ulaşmak için bu sekme kullanılmalıdır.

18 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Yükleme İşlemleri Genel Bilgiler Yeni işe giren, işten ayrılan vb. çalışanların statü güncellemeleri bu alandan yapılmalıdır. Mevcut çalışanlardan yapılan kesintilere ilişkin yüklemeler bu alan kullanılarak yapılmalıdır. Yüklenecek dosya bu alan kullanılarak yüklenebilmektedir. Yüklenecek dosya formatlarına bu linkleri kullanarak ulaşabilirsiniz

19 AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş SÖZLEŞME OLUŞTURMA VE ÇALIŞAN STATÜ GÜNCELLEME DOSYA AKTARIM İŞLEMLERİ

20 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Yeni işe giren, işten ayrılan vb. çalışanların statü güncellemeleri bu alandan yapılmalıdır. Kayıtlı excel dosya bu alan kullanılarak yüklenebilmektedir. Yükleme sırasında güvenlik kodu girilerek yükle butonu tıklanmalıdır. Üretim dosya formatına bu linki kullanarak ulaşabilirsiniz. Bu alanda yer alan başlıkların değiştirilmemesi gerekmektedir. Excel dosya doldurulduktan sonra kaydedilmelidir.

21 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Dosya yüklemesi başarılı bir şekilde yapıldıysa, ilgili mesajı alınacaktır. Dosya yüklemesi başarılı bir şekilde yapıldıysa, Şirkete Gönder butonu ile aktarım süreci tamamlanabilecektir.

22 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Yüklenen dosyada yeralan kayıtlarda hata var ise, Uyarı, Kişi listenizde hatalar mevcut mesajı alınacaktır. Hatalı girilen kayıtlar Excel dosyasında toplu bir şekilde düzeltilebilir. Dosyadaki bilgiler düzeltildikten sonra «Yeni Dosya Yükle» butonuna basıldığında toplu şekilde yeniden sisteme aktarılabilir. Hatalı girilen kayıtların listesi excel formatında alınabilir. İlgili link tıklanarak hata detayına erişilebilir. Hatalı girilen kayıt direkt üzerinden düzeltilebilir. Düzeltme yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basıldığında kayıt başarılı bir şekilde yüklenebilecektir.

23 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Hatalar giderildikten sonra «İşlem Başarılı» mesajı alınacaktır. Şirkete Gönder butonu ile aktarım süreci tamamlanabilecektir

24 Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Hata Açıklamaları Sıra Hata Mesajı Kontrol Detayı 1 TC Kimlik numarası boş olamaz. T.C. Kimlik numarası alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır, boş geçilemez. 2 Tckn için girilen değer [ ] hatalıdır.tckn 11 hane olmadır. T.C. Kimlik numarası alanından girilen bilgi 11 haneden büyük olamaz. 3 T.C. Kimlik numarası doğru değildir.lütfen numarayı kontrol ediniz. T.C. Kimlik numarası alanından girilen kimlik numarası doğru olmalıdır. 4 İşverenin OKS ye girdiği tarihte yaşı 45 üstü olan katılımcılar sisteme dahil olamaz! T.C. Kimlik numarasına sahip katılımcı, işveren OKS sistemine dâhil olduğunda 45 yaşından büyük olmamalıdır. 5 SGK İş Yeri numarası boş olamaz SGK iş yeri sicil numarası alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır, boş geçilemez. 6 SGK İş Yeri numarası sadece nümerik değer içermeli ve 26 karakter uzunluğunda olmalıdır SGK iş yeri sicil numarası alanından girilen bilgi numerik, bitişik ve 26 haneden az olmamalıdır. 7 Sgk Üye İş yeri no için girilen değer [ ] hatalıdır.sgk Üye İş yeri no 26 hane olmaldır. SGK iş yeri sicil numarası alanından girilen bilgi 26 haneden fazla olmamalıdır. 8 Cep telefonu bilgisinin formatı yanlıştır. Ceptel alanından girilen bilgi numerik ve bitişik olmalıdır. 9 Cep telefon numarası boş olamaz. Ceptel alanı girilmesi zorunlu bir alandır 10 Aynı Cep telefonu numarası birden çok kişide kullanılamaz! Bir cep tel aynı grup altında birden farklı katılımcıda olamaz

25 Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Hata Açıklamaları Sıra Hata Mesajı Kontrol Detayı 11 bilgisinin formatı yanlıştır. alanından girilen mailin formatı doğru olmalıdır 12 Fon tercihi alanındaki olabilecek değerler : FAİZLİ,FAİZSİZ Fon Tercih alanından girilen bilgi sadece FAİZLİ veya FAİZSİZ olmalıdır. 13 Fon tercihi girilmelidir Fon Tercih alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır, boş geçilemez. 14 IBAN bilgisi zorunludur. IBAN alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır 15 IBAN bilgisi hatalı kontrol ediniz. IBAN alanından girilen bilgi doğru ve boşluksuz olmalıdır 16 IBAN için girilen değer [TR ] hatalıdır.maksimum 26 karakter olmaldır. IBAN bilgisi 26 haneden fazla olamaz 17 Aynı IBAN numarası birden çok kişide kullanılamaz! Bir IBAN aynı grup altında birden farklı katılımcıda olamaz 18 İşe giriş tarihi formatı GÜN/AY/YIL şeklinde olmalıdır İşe giriş tarihi alanından girilen bilgi tarih formatında ve boşluksuz olmalıdır 19 İşe Giriş tarihi girilmelidir İşe giriş tarihi alanından bilgi girişi zorunludur 20 İşe giriş tarihi, sistem tarihinden ileride olamaz! İşe giriş tarihi işlem yapılan günün tarihinden ileri bir tarih olamaz

26 Sözleşme Oluşturma ve Çalışan Statü Güncelleme Dosya Aktarım İşlemleri Hata Açıklamaları Sıra Hata Mesajı Kontrol Detayı 21 İşten ayrılma tarihi formatı GÜN/AY/YIL şeklinde olmalıdır İşten çıkış tarihi alanından girilen bilgi tarih formatında ve boşluksuz olmalıdır 22 İşten çıkış tarihi, işe giriş tarihinden daha önceki bir tarih olamaz! İşten çıkış tarihi işe giriş tarihinden geri bir tarih olamaz 23 İşe giriş tarihi, sistem tarihinden ileride olamaz! İşten çıkış tarihi işlem yapılan günün tarihinden ileri bir tarih olamaz 24 Çalışan statüsü işten ayrılmış değil ise işten ayrılma tarihi dolu olamaz İşten ayrılma tarihi girildiğinde çalışan statüsü İŞTENAYRILMIŞ olmalıdır, 25 Çalışan statüsü işten ayrılmış değil ise işten ayrılma tarihi dolu olamaz Çalışan statüsü İŞTENAYRILMIŞ değil ise, işten ayrılma tarihi boş olmalıdır. 26 Çalışan statusu alanındaki olabilecek değerler : YENIGIRIS,MEVCUTCALISAN,ISTENAYRILMIS,UCRETSIZIZIN Çalışan Statü alanından girilen bilgi sadece mesaj içerisinde belirtilen bilgilerden birisi olmalıdır 27 Çalışan Statüsü girilmelidir Çalışan Statü alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır, boş geçilemez. 28 Mevcut çalışan olmasına rağmen sistemde kaydı bulunamadı. 29 Uyruğu TC olan kişiler bu sisteme dahil olabilir. 30 Yeni çalışan olmasına rağmen daha önce aktarılmış. 31 Tc kimlik numarası ve sgk üye iş yeri numarası birden fazla kayıtta bulunamaz! 32 İşten ayrılmış statüsündeki çalışan için statü güncellemesi yapılamaz 33 ISTENAYRILMIS durumu için öncelikle daha önceden aktarılmış veya aynı dosyada yeni giriş olarak yer alan kayıt bulunmalı. Çalışan statüsü mevcut çalışan olarak yükleme yapılır ise, sistemde o katılımcıya istinaden kayıt olmalıdır. Aksi durumda çalışan statüsü yeni giriş olarak yeni sözleşme oluşturulmalıdır. Katılımcılar Otomatik Katılım Sistemine dahil olabilmek için T.C. vatandaşı olmalı veya mavi kartlı olmalıdır. Dosyadan girilen T.C. Kimlik numarası ve SGK iş yeri sicil numarası ile mevcutta kayıt var ise, çalışan statüsü YENİGİRİŞ olarak yeni sözleşme oluşturulamaz. Dosya içindeki bir T.C. Kimlik numarası - SGK iş yeri sicil numarası sadece bir satırda olmalıdır Mevcutta çalışan statüsü işten ayrılmış olan bir çalışana istinaden statü güncellemesi yapılamaz. Aynı dosya içerisinde bir kayda istinaden, hem yeni giriş hem de işten ayrılmış çalışan statüleri ile yükleme yapılıyor ise, önce yeni giriş kaydı olmalı sonra işten ayrılmış kaydı olmalı.

27 AXA OTOMATİK KATILIM KURUMSAL İŞLEMLER EKRANI KULLANIM KILAVUZU AXA HAYAT VE EMEKLİLİK A.Ş ÇALIŞAN MAAŞ KESİNTİ DOSYA AKTARIM İŞLEMLERİ

28 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Çalışan Maaş Kesinti Dosya Aktarım İşlemleri Mevcut çalışanlardan yapılan kesintilere ilişkin yüklemeler bu alan kullanılarak yapılmalıdır. Kayıtlı excel dosya bu alan kullanılarak yüklenebilmektedir. Yükleme sırasında güvenlik kodu girilerek yükle butonu tıklanmalıdır. Tahsilat dosyası formatlına bu linki kullanarak ulaşabilirsiniz. Bu alanda yer alan başlıkların değiştirilmemesi gerekmektedir. Excel dosya doldurulduktan sonra kaydedilmelidir.

29 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Çalışan Maaş Kesinti Dosya Aktarım İşlemleri Dosya yüklemesi başarılı bir şekilde yapıldıysa, Aktarım İşlemi Tamamlandı» mesajı alınacaktır. Dosya yüklemesi başarılı bir şekilde yapıldıysa, Şirkete Gönder butonu ile aktarım süreci tamamlanabilecektir.

30 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Çalışan Maaş Kesinti Dosya Aktarım İşlemleri Yüklenen dosyada yer alan kayıtlarda hata var ise, Uyarı, Kişi listenizde hatalar mevcut mesajı alınacaktır. Hatalı girilen kayıtlar Excel dosyasında toplu bir şekilde düzeltilebilir. Dosyadaki bilgiler düzeltildikten sonra «Yeni Dosya Yükle» butonuna basıldığında toplu şekilde yeniden sisteme aktarılabilir. Hatalı girilen kayıtlar excel formatında alınabilir. İlgili link tıklanarak hata detayına erişilebilir. Hatalı girilen kayıt direkt üzerinden düzeltilebilir. Düzeltme yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basıldığında kayıt başarılı bir şekilde yüklenebilecektir.

31 AXA Hayat Emeklilik Kurumsal İşlemler Ekranı Çalışan Maaş Kesinti Dosya Aktarım İşlemleri Aktarımı yapılan tüm dosyalara ilişkin veriler bu alandan görüntülenebilmektedir. Her yüklemedede ne kadar hata alındığı «Hatalı» linki tıklanarak gözlemlenebilir Haltalar Excel dosyaya alınarak listelenebilir

32 Çalışan Maaş Kesinti Dosya Aktarım İşlemleri Sıra Hata Mesajı Kontrol Detayı 1 SGK İş Yeri numarası boş olamaz SGK İş Yeri Sicil Numarası girilmesi zorunlu bir alandır 2 SGK İş Yeri numarası sadece nümerik değer içermeli ve 26 karakter uzunluğunda olmalıdır. SGK İş Yeri Sicil Numarası 26 haneden az olmamalı, boşluksuz ve numerik olmalıdır 3 Sgk Üye İş yeri no için girilen değer [ ] hatalıdır.sgk Üye iş yeri no 26 hane olmalıdır. SGK İş Yeri Sicil Numarası 26 haneden fazla olmamalıdır 4 TC Kimlik numarası boş olamaz. TC Kimlik numarası alanı girilmesi zorunlu bir alandır 5 T.C. Kimlik numarası doğru değildir.lütfen numarayı kontrol ediniz. TC Kimlik numarası 11 haneli, boşluksuz ve numerik olmalıdır 6 Tckn için girilen değer [ ] hatalıdır.tckn 11 hane olmalıdır. TC Kimlik numarası 11 haneden fazla olamaz 7 Ücret dönemi ayı 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12 şeklinde olabilir. DONEMAY bilgi girilmesi zorunlu bir alandır 8 Dönem ayı için girilen değer [123] hatalıdır. DONEMAY alanından girilen bilgi 01 ile 12 arasında boşluksuz bir bilgi olmalıdır 9 Dönem yılı için girilen değer [12565] hatalıdır. DONEMYIL alanından tarih formatında bir bilgi girilmelidir 10 Ücret dönem yılı 4 hane şeklinde girilmelidir. DONEMYIL alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır

33 Çalışan Maaş Kesinti Dosya Aktarım İşlemleri Sıra Hata Mesajı Kontrol Detayı 11 Ücret ödeme günü girilmelidir! UCRETODEMEGUNU alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır 12 Ücret Ödeme günü formatı GÜN/AY/YIL formatında olmalıdır UCRETODEMEGUNU alanından girilen bilgi tarih formatında olmalıdır 13 Ücret ödeme günü sistem tarihinden ileride olamaz! UCRETODEMEGUNU günün tarihinden ileri olamaz 14 Ödeme tipi girilmelidir ODEMETIP alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır 15 Fon tercihi alanındaki olabilecek değerler : KATKIPAYI,EKKATKIPAYI,MAHSUP ODEMETIP alanından girilen bilgi KATKIPAYI,EKKATKIPAYI,MAHSUP dan farklı bir bilgi olmamalıdır 16 Kesinti oranı aralığı hatalı. Kesinti oranı [3-100] arası olabilir. KESINTIORAN alanından girilen bilgi numerik bir bilgi olmalı, arasında bir sayı olmalıdır 17 Kesinti sadece sayısal alanlardan oluşmalıdır. KESINTIORAN alanı boş geçilmemelidir 18 Tutar sadece sayısal alanlardan oluşmalıdır. TUTAR alanından girilen bilgi numerik, boşluksuz ve ondalıksız olmalıdır 19 Tutar sadece sayısal alanlardan oluşmalıdır. TUTAR alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır 20 Tc kimlik numarası ve sgk üye iş yeri numarası birden fazla kayıtta bulunamaz! Dosyada TC Kimlik numarası SGK İş Yeri Sicil numarası bilgisi mükerrer girilmemelidir 21 Tc kimlik numarası ve sgk üye iş yeri numarası ile sistemde sözleşme bulunamadı Sistemde olmayan TC Kimlik numarası SGK İş Yeri Sicil numarası ile dosya yüklemesi yapılamaz