KALİTE VE AKREDİTASYON

Transkript

1 2017 EK.02 DİYARBAKIR TİCARET VE SANAYİ ODASI Revizyon Tarihi Sayfa No Rev /14 DİYARBAKIR TİCARET VE SANAYİ ODASI KALİTE VE AKREDİTASYON EL KİTABI

2 DOK NO. EK 02 SAYFA 2/14 REVİZYON VE DEĞİŞİKLİK TABLOSU Rev./De ğ. No Rev./Değ. Tarihi Revizyon/Değişiklik Çıkarılan Eklenen Madde/Böl Açıklamaları Sayfa Sayfa üm Tüm sistem ISO 9001:2015 KYS, ISO ve TOBB Akreditasyonu ile entegre amacıyla tümü komple revize edilmiştir Onay 1. ÖNSÖZ

3 DOK NO. EK 02 SAYFA 3/ MİSYONUMUZ Kurumsal kapasite, profesyonel çalışma ve kaliteli hizmet sunumu ile ilimizde ticaret ve sanayi faaliyetlerinin gelişimi, meslek ahlakını koruyarak her türlü mesleki faaliyetin gelişimi, ilgili mevzuat kapsamında üyelerimize yönelik hizmet sunumunun ve memnuniyetinin sağlanmasıdır. 1.2 VİZYONUMUZ İlimizin ve bölgemizin doğal, kültürel ve tarihi zenginliklerini koruyarak, katılımcı yönetişim anlayışı ile ekonomik olarak büyümesini sağlayan, lider bir sivil toplum kuruluşu olmaktır. 1.3 KALİTE ve AKREDİTASYON POLİTİKAMIZ Odamız, 5174 sayılı yasa ile ilgili mevzuatın öngördüğü görev ve sorumlulukları yerine getiren, kamu kurumu niteliğinde bir meslek kuruluşudur. Odamız ve tüm çalışanları, üyelerine ve sağlayıcılarına insanlığın birikimi olan evrensel etik değerlere bağlı olarak açık ve dürüst davranır; sorumluluk anlayışı ile çalışır. Üyelerini, odanın uzun dönemli iş ortakları olarak benimsemiştir ve bu nedenle üye memnuniyetinin sağlanması, odanın stratejik hedefidir. Çalışanlarımız kurumun en önemli değerini oluşturur. Sürekli olarak iç ve dış eğitimler yoluyla mesleki gelişimlerinin sağlanması başlıca uğraşımızdır. Uyguladığı çalışma anlayış ve prensipleriyle ve sergilediği toplumsal sorumlulukla, Odamız çalışanlarının her yönde gelişimine katkı sağlamayı hedefler. Kurulu kalite sistemi ile kendisini sürekli geliştirmeyi ve eksiksiz hizmet vermeyi bir sorumluluk olarak görmektedir. 1.4 ÜYE İLİŞKİLERİ VE ŞİKAYETLERİ ELE ALMA POLİTİKASI Varlık nedeninin üyeleri olduğunun bilinci ile davranan odamız, üye ve çözüm odaklı olmayı,katılımcı, açık, şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim anlayışını ilke edinmiştir. Önceliğini üyelerinin talep istek ve beklentileri ile iletişim gereksinimlerini olarak belirler ve buna uygun çalışmalar yapar. Üyelerin talep, şikayet ve önerilerini iyileştirme fırsatı olarak ele alır ve bu taleplerin hızlı, etkin, objektif, adil ve gizlilikle ele alındığı, yasalara uygun şekilde değerlendirildiği ve karşıladığı bir üye memnuniyet sistemini taahhüt eder.

4 DOK NO. EK 02 SAYFA 4/ ODA ORGANİZASYON YAPISI

5 DOK NO. EK 02 SAYFA 5/14 2. KAPSAM Bu el kitabı, Odamızın yaptığı işleri, verdiği ürün ve hizmet konusunda yeterliliğinin gösterilmesi gereken durumlarda kullanılan Kalite Sistem Şartlarını anlatmakta ve TOBB Akreditasyon Sistemi uygulamalarını referans olarak göstermektedir. Belirlenen bu şartlar, Kalite Politika ve Hedefleri olan, kendisinden istenen ve beklenen; teklif aşamasından, proje ve uygulamaya, servis ve eğitime kadar tüm kademelerde üye beklentilerini karşılamak ve olası uygunsuzlukları önlemek amacına yöneliktir. Kalite El kitabı ve Kalite Yönetim Sistemimize ait tüm şartlar, çalışma konularımız ile ortaya koyduğumuz tüm faaliyetlerimizi kapsar. Kalite öncelikle kendimiz için gereklidir. Bu felsefe ile kuruluş bünyemizde Kalite sistemimizi oluşturduk ve gelişen koşullarda sürekli iyileşmeyi bir yaşam tarzı olarak benimsedik. ISO 9001 KALİTE BELGESİ KAPSAMI Diyarbakır TSO, 5174 sayılı Oda/Borsa Kanunun verdiği asli görevler ile diğer kanun ve yönetmeliklerin verdiği, işleri yapmak. ISO 9001 KYS HARİÇ TUTMALARI Odamız uygulama alanları olmadığından, ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin İzleme ve Ölçüm Kaynakları 8.3. Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi maddeleri odamızda uygulanmamaktadır. 3. HÜKÜM İFADE EDEN REFERANSLAR ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri standartlarının içerdiği şartlar ve TOBB Akreditasyon şartları Kalite El Kitabının kurallarını oluşturur. Tüm standartlar revizyona uğrayabileceğinden, yukarıda verilen standardın en son baskısı dikkate alınacaktır TANIMLAR TERİMLER VE KISALTMALAR Bu standartta TS-EN-ISO 9000 Kalite Sözlüğünde yer alan tanımlar geçerlidir. ÜST YÖNETİM Diyarbakır TSO da ISO 9001 KYS nin ön gördüğü üst yönetim; ana ve destek süreçlerinin doğrudan sorumluluğunu taşıyan Yönetim Kurulu, Meclis, ve Birim Sorumlularından oluşmaktadır. 4. KURULUŞUN BAĞLAMI Odamız bağlamı ISO 9001:2015 KYS nin öngördüğü odanın kanun ve mevzuatlarda verdiği görev sorumlulukları yerine getirmek olarak özetlenebilir. Bu nedenle odamızın mevcut yapısı, genel bilgileri ile odanın görevleri amaçlarımızı net olarak özetlemektedir.

6 DOK NO. EK 02 SAYFA 6/ ODA HAKKINDA GENEL BİLGİLER 1883 Yılında kurulan Diyarbakır Ticaret Ve Sanayi Odası 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği İle Odalar ve Borsalar Kanunu Ticaret ve Sanayi Odaları, Ticaret Odaları, Sanayi Odaları, Deniz Ticaret Odaları, Ticaret Borsaları ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunu gereği üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlerine uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hakim kılmak üzere meslek disiplin ahlak ve dayanışmayı korumak ve 5174 sayılı kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip Kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşudur. Odalar 5174 Sayılı Kanuna istinaden, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğinin görüşü ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı nın izni alınarak kurulan Kamu Kurumu niteliğine haiz kurumlardır. Kontrol ve denetim Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ndadır. Odalar hür teşebbüsün temsilcisi Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğinin üyesi olmasına rağmen yasalar çerçevesinde bağımsız hareket ederler. Odaların kendi içindeki denetim organı meclisleri, yürütme organı ise Yönetim Kuruludur. Odaları gerek meclisleri gerekse Yönetim organları kendi üyeleri arasında yargı gözetiminde yapılan seçimlerle belirlenir. Odalarda işler, seçilmiş kişilerin aldıkları kararlar doğrultusunda atanmış memurlar tarafından yürütülür. 4.2 ODANIN GÖREVLERİ Odamızın Başlıca Görevleri Şunlardır; a) Meslek ahlâkını, disiplini ve dayanışmayı korumak ve geliştirmek, ticaret ve sanayinin kamu yararına uygun olarak gelişmesine çalışmak. b) Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, ilgili kanunlar çerçevesinde resmî makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada ihtiyaç duyabilecekleri her çeşit bilgiyi, başvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaştırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek girişimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve işletmek. c) Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadî, ticarî ve sınaî faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla yaymak.

7 DOK NO. EK 02 SAYFA 7/14 d) Kanunun 26. maddesindeki belgeleri düzenlemek ve onaylamak. e) Meslek faaliyetlerine ait konularda resmî makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin tamamının veya bir kesiminin meslekî menfaati olduğu takdirde meclis kararı ile bu üyeleri adına veya kendi adına dava açmak. f) Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilân etmek. g) Üyeleri tarafından uyulması zorunlu meslekî karar almak. h) Yurt içi ve yurt dışı fuar ve sergilere katılmak. i) Gerektiğinde 507 sayılı Esnaf ve Küçük Sanatkârlar Kanununun 125 inci maddesinde sayılan mal ve hizmetlerin azamî fiyat tarifelerini, kendi üyeleri için, Bakanlıkça çıkarılacak yönetmeliğe uygun olarak tespit etmek ve onaylamak. j) Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak. k) Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına ilişkin belgeleri saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek. l) Mevzuatla bakanlıklara veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarına verilen işlerin, bu Kanunda belirtilen kuruluş amaçları ve görev alanı çerçevesinde Ticaret ve Sanayi Odalarla tevdii halinde bu işleri yürütmek. m) Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri sağlamak. n) Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak. o) Üyeleri hakkındaki tüketici şikâyetlerini incelemek ve kuruluş amaçları doğrultusunda diğer faaliyetlerde bulunmak. p) Ticaret ve sanayi Ticaret Ve Sanayi Odamızın, Ticaret Ve Sanayi Odamızınlar ayrı olan illerde ise sanayi Ticaret Ve Sanayi Odamızın sanayiciler için kapasite raporları düzenlemek. Odalar, bunlardan başka mevzuat hükümleri çerçevesinde; a) Ticaret mallarının niteliklerinin belirlenmesine yönelik laboratuarlar kurmak veya bunlara iştirak etmek, uluslararası kalibrasyon, test ölçme lâboratuarı kurmak veya iştirak etmek, belgelendirme hizmetleri sunmak,

8 DOK NO. EK 02 SAYFA 8/14 b) Milli Eğitim Bakanlığının izin ve denetiminde ticaret, denizcilik ve sanayi ile ilgili kursları açmak, açılan kurslara yardımda bulunmak, yurt içinde ve dışında ihtiyaç duyulan alanlar için öğrenci okutmak ve stajyer bulundurmak; meslekî ve teknik eğitim ve öğretimi geliştirme ve yönlendirme çalışmaları yapmak, kendi üyelerinin işyerleriyle sınırlı olmak üzere, 3308 sayılı Meslekî Eğitim Kanunu kapsamına alınmamış meslek dallarında bu uygulamaya ilişkin belgeleri düzenlemek, c) İlgililerin talebi halinde, ticarî ve sınaî ihtilaflarda hakem olmak, tahkim kurulları oluşturmak, d) Açılmış veya açılacak olan sergiler, panayırlar, umumi mağazalar, depolar, müzeler ve kütüphanelere katılmak, e) Yetkili bakanlıkça uygun görülen alanlarda sanayi siteleri, endüstri bölgeleri, organize sanayi bölgeleri, teknoloji geliştirme bölgeleri, teknoparklar, teknoloji merkezleri kurmak ve yönetmek; 3218 sayılı Serbest Bölgeler Kanunu çerçevesinde serbest bölge kurucu ve işleticisi veya işleticisi olmak, antrepo işletmek ve fuar alanları, kongre merkezleri ile ticaret merkezleri kurmak, işletmek veya kurulmuş olanlara iştirak etmek, görevlerini de yaparlar.

9 DOK NO. EK 02 SAYFA 9/ İÇ DIŞ HUSUSLAR (PAYDAŞLIK İLİŞKİSİ) S. N PAYDAŞ PAYDAŞLIK KONUSU PAYDAŞLI K YAPISI KRİTİKLİK DEĞERİ 1. Diyarbakır Valiliği Ortak proje ve lobi faaliyetleri 2. Diyarbakır Büyükşehir Ortak proje Belediyesi 3. Diyarbakır Ticaret Borsası Ortak proje 4. Diyarbakır Ziraat Odası Ortak proje ve lobi faaliyetleri 5. Diyarbakır Esnaf ve Sanatkârlar Odası Ortak proje ve lobi faaliyetleri 6. Dicle Üniversitesi Rektörlüğü Yapılacak projeler konferans bilgi ve görüş paylaşımı, akademik destek 7. Karacadağ Kalkınma Ajansı Ortak proje ve yapılacak projeler konferans bilgi ve görüş paylaşımı, ekonomik destek 8. KOSGEB Diyarbakır İl Müdürlüğü 9. Diyarbakır Bilim Sanayi Ve Teknoloji İl Müdürlüğü 10. Diyarbakır Vergi Dairesi Başkanlığı 11. Diyarbakır İş Kur İl Müdürlüğü 12. Diyarbakır Ticaret İl Müdürlüğü 13. Diyarbakır Gıda Tarım Ve Hayvancılık İl Müdürlüğü Yapılacak projeler konferans bilgi ve görüş paylaşımı, ekonomik destek Ortak proje ve lobi faaliyetleri Ortak proje ve personel desteği Ortak proje ve lobi faaliyetleri Yapılacak projeler konferans bilgi ve görüş paylaşımı, faaliyetlerde destek 14. Diyarbakır Organize Sanayi Ortak proje ve lobi Bölgesi Müdürlüğü faaliyetleri 15. TOBB Akreditasyon sistemi, personel ve yönetici eğitimleri, bilgi paylaşımı

10 DOK NO. EK 02 SAYFA 10/ ÜYELER Müşteri, bilgi paylaşımı, İç Paydaş hizmet ve işbirliği, eğitim 17. MECLİS KURULU VE YÖNETİM Yönetim faaliyetleri ve İç paydaş bütçe oluşturma 18. DİSİPLİN KURULU Şikayetleri inceleme İç Paydaş 19. HESAPLARI İNCELEME Aylık mizan ve masraf İç Paydaş KOMİSYONU listelerini ön denetimini yapar 20. ODA PERSONELİ Planın gerçekleştirilmesi İç Paydaş 21.

11 DOK NO. EK 02 SAYFA 11/ ODA PROSESLERİ VE PROSEDÜRLER ETKİLEŞİM TABLOSU Satınalma Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Yazılı Bilgi Prosedürü İç Denetim Tehlike ve Risk Analizi Prosedürü 1.1 Yönetin Oda/Borsa 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi 1.8 Kalite ve Dokümantasyon 1.5 Haberleşme Yayın 1.7 Üye İlişkileri KONTROL SÜREÇLERİ ÜYE TALEPLERİ TEMEL SÜREÇ ÜYE HİZMETLERİ SÜRECİ (Ticaret sicil, Oda sicil, Sanayi İşleri, Belge Hizmetleri ve diğer) P.2.6 ODA VE TİCARET SİCİL BELGE VERME PROSES KARTI ÜYE MEMNUNİYETİ KAYNAK VE DESTEKSÜREÇLERİ 1.2 Mali Yönetim 1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi 1.6 Bilgi İletişim Teknolojileri 2.1 İletişim Ağı 2.2 Politika Temsil İnsan Kaynakları ve İşe alma Prosedürü Bilgi Güvenliği Bakım ve Yedekleme Analizi Prosedürü 2.3 Bilgi Destek ve Danışmanlık 2.4 İş Geliştirme ve Eğitim

12 DOK NO. EK 02 SAYFA 12/14 5. ISO 9001:2015 KYS VE TOBB AKREDİTASYON PROSESLERİ ISO 9001:2015 KYS STANDART ŞARTLARI VE TOBB AKREDİTASYON SİSTEMİ UYGULAMA MATRİSİ TOBB AKREDİTASYON İLGİLİ PROSES VE ISO 9001:2015 KYS SİSTEMİ DOKUMANTASYON 1 KAPSAM - 2 ATIF YAPILAN STANDARTLAR - 3 TERİMLER TARİFLER - 4 KURULUŞ BAĞLAMI Madde 1.1 Yönetim Oda/Borsa Mevzuatı 4.1 Organizasyon ve yapısını Madde 1.1 Yönetim anlama 4.2 İlgili tarafların İhtiyaç ve beklentilerin anlaşılması 4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamını Belirleme Oda/Borsa Mevzuatı Madde 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi Madde 1. 8 Kalite EK.01 Yönetici Ve Personel El Kitabı (OEK) Paydaş Listesi P.1.8 Kalite Ve Dokümantasyon Proses Kartı 4.4 Kalite yönetim sistemi ve Süreçleri Madde 1. 8 Kalite Proses Etkileşim Tablosu 5 LİDERLİK 5.1 Liderlik ve taahhüt Madde 1.1 Yönetim Oda/Borsa Mevzuatı P.00 Stratejik Beyanlar 5.2 Kalite Politikası Madde 1. 8 Kalite Kalite Politikası 5.3 Organizasyonel roller, sorumluluklar ve yetkiler EK.01 Yönetici Ve Personel El Kitabı (OEK) 6 PLANLAMA 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 6.2 Kalite hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için planlama 6.3 Değişikliklerin Planlaması Madde 1.2 Mali Yönetim Madde 1.6 Bilgi İşlem Teknolojileri Madde 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi 7 DESTEK P.1.4 İş Planlaması Ve Yönetimi Proses Kartı P.1.1 Yönetim Oda Mevzuatı Proses Kartı (YGG VE AİK) Proseslerin Risk Analizleri Tablosu P Tehlike Ve Risk Değerlendirme Prosedürü P.1.1 Yönetim Oda/Borsa Mevzuatı Proses Kartı (YGG VE AİK) Stratejik Plan ve Yıllık İş Planları Proses Kalite Hedefleri

13 DOK NO. EK 02 SAYFA 13/14 ISO 9001:2015 KYS STANDART ŞARTLARI VE TOBB AKREDİTASYON SİSTEMİ UYGULAMA MATRİSİ TOBB AKREDİTASYON İLGİLİ PROSES VE ISO 9001:2015 KYS SİSTEMİ DOKUMANTASYON P.1.2 Mali İşler Proses Kartı P Bütçe Uygulama Prosedürü 7.1 Kaynaklar P.1.1 Yönetim Oda Mevzuatı Proses Kartı (YGG VE AİK) 7.2 Yeterlilikler P.1.3 İnsan Kaynakları Proses Kartı P İnsan Kaynakları Ve İşe Alma 7.3 Farkındalık Madde 1.2 Mali Yönetim Prosedürü Madde 1.3 İnsan P.1.6 Basın Yayın Proses Kartı 7.4 İletişim Kaynakları P.2.4 İş Geliştirme Ve Eğitim Proses Madde 1.8 Kalite Kartı P Yazılı Bilgi Prosedürü P.1.6 Bilgi İşlem Teknolojileri Proses Kartı 7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi P Bilgi Güvenliği (Bakım,Yedekleme Ve Arşivleme) Prosedürü P Acil Durum Eylem Planı 8 OPERASYON 8.1 Operasyonel planlama ve kontrol 8.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar 8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarim ve Geliştirilmesi 8.4 Dış Kaynaklı Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 8.5 Üretim ve hizmetin sağlanması 8.6 Ürün ve Hizmet Sunumu 8.7 Uygun Olmayan Süreç çıktıların Kontrolü 9 PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9.1 İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme Madde 2.5 Dış Ticaret Madde 1.7 Üye ilişkileri Madde 1.8 Kalite Madde 1.3 İnsan Kaynakları Madde 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi Madde 1.7 Üye ilişkileri Madde 1.8 Kalite P.1.5 Basın Yayın Proses Kartı P.1.7 Üye İlişkileri ve Şikayetleri Ele Alma Proses Kartı P Satın Alma Proses Kartı P.2.1 İletişim Ağı Proses Kartı P.2.2 Politika Temsil Ve Görüş Oluşturma Proses Kartı P.2.3 Bilgi, Danışmanlık Ve Destek Proses Kartı P.2.5 Dış Ticaret Proses Kartı P.2.6 Oda Ve Ticaret Sicil Belge Verme Proses Kartı P Hizmet Standartları Tablosu P Uygunsuzluk Ve Düzeltici Faaliyetler Proses Kartı P.1.1 Yönetim Oda/Borsa Mevzuatı Proses Kartı (YGG VE AİK) Müşteri Memnuniyeti Sonuçları P.1.3 İnsan Kaynakları Proses Kartı P.1.7 Üye İlişkileri Proses Kartı P.2.2 Politika Temsil Ve Görüş Oluşturma Proses Kartı P.2.3 Bilgi, Danışmanlık Ve Destek Proses Kartı

14 DOK NO. EK 02 SAYFA 14/14 ISO 9001:2015 KYS STANDART ŞARTLARI VE TOBB AKREDİTASYON SİSTEMİ UYGULAMA MATRİSİ TOBB AKREDİTASYON İLGİLİ PROSES VE ISO 9001:2015 KYS SİSTEMİ DOKUMANTASYON 9.2 İç tetkik Madde 1.8 Kalite P İç Denetim Proses Kartı 9.3 Yönetim Gözden Geçirilmesi Madde 1.1 Yönetim Oda/Borsa Mevzuatı P.1.1 Yönetim Oda Mevzuatı Proses Kartı 10 İYİLEŞTİRME 10.1 Genel 10.2 Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler Madde 1.7 Üye ilişkileri Madde 1.8 Kalite Madde 2.4 İş Geliştirme ve Eğitim Tüm Prosesler 10.3 Sürekli iyileştirme Tüm Prosesler P Uygunsuzluk Ve Düzeltici Faaliyetler Prosesi (YGG VE AİK)