T.C. KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI REKLAM FİLMİNE İLİŞKİN İDARİ ŞARTNAME

Transkript

1 T.C. KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI REKLAM FİLMİNE İLİŞKİN İDARİ ŞARTNAME I- İHALENİN KONUSU VE YASAL DAYANAK Madde 1 İdareye İlişkin Bilgiler 1.1. İdarenin, a) Adı: T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı b) Adresi: Tanıtma Genel Müdürlüğü İsmet İnönü Bulvarı No:5 Kat:8 Emek/ANKARA c) Telefon Numarası: d) Faks Numarası: e) Elektronik Posta Adresi: aysun.arslan@kulturturizm.gov.tr; pinarimga@gmail.com f) İrtibat Kişisi: Aysun ARSLAN, Pınar İMGA 1.2. İstekliler İhale dosyasını adresinden, görevli personelle irtibat kurmak suretiyle, Türkçe ve İngilizce dillerinde, Tanıtma Genel Müdürlüğünden ve Bakanlığın yurtdışı temsilciliklerinden bedelsiz olarak temin edebilirler. Madde 2 İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler 2.1. İhaleye konu hizmetin, a) Adı: T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Reklam Filmi İhalesi b) Tanımı: Türkiye nin tanıtım stratejisi ve hedeflerine uygun olmak kaydıyla özgün bir senaryosu olan bir Türkiye reklam filmi çekilmesi. c) Adedi: 1 adet 40 saniyelik reklam filmi ve bu filmden kurgulanacak 10, 15, 20 ve 30 saniyelik 4 adet film olmak üzere toplam 5 film. Madde 3 İhaleye İlişkin Bilgiler 3.1. İşin Hukuki Dayanağı ve Usulü: Bu ihale tarihli ve sayılı Resmi Gazete ile yürürlüğe giren İdarelerin Yabancı Ülkelerdeki Kuruluşlarının Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşlerine İlişkin Esaslar ın 8. maddesinin (b) bendine göre pazarlık usulüne göre yapılacaktır. 3.2 İhale Tarihi: Ağustos

2 Madde 4 - Tanımlar ve Kısaltmalar 4.1. Bu şartnamede yer alan, a) Bakanlık: T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığını b) Ataşelik : Frankfurt Kültür Ataşeliğini c) İhale Dosyası: İdari Şartname, Teknik Şartname, Kimlik Bilgileri Formu ve Bilgilendirme Raporundan oluşan dosyayı d) İstekli: Bu ihale dosyasına uygun teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturduğu iş ortaklıklarını e) Teklif Dosyası: İhaleye katılan İstekli tarafından, şartnamede belirtilen ihalenin yapılacağı yere gönderilecek olan ve bir dış zarf ile içinde bulunan 2 ayrı zarftan oluşan dosyayı f) Pazarlık Usulü: tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İdarelerin Yabancı Ülkelerdeki Kuruluşlarının Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşlerine İlişkin Esasların 8. maddesinin (b) bendinde açıklanan pazarlık usulünü ifade eder. II- İHALE KONUSU İŞİN TANIMI, KAPSAMI, TEKLİF VERMEYE İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 5 - İşin Tanımı Türkiye nin tanıtım stratejisi ve hedeflerine uygun olmak kaydıyla 40 saniyelik bir Türkiye reklam filmi çekilmesi ve bu filmden kurgulanacak 10, 15, 20 ve 30 saniyelik 4 adet filmle birlikte toplamda 5 adet film oluşturulması işi. Madde 6 İşin Kapsamı Türkiye Reklam Filminin, bir ana temaya ve özgün senaryoya sahip, yaratıcı ve sıradışı yaklaşımlar içeren bir film olması beklenmektedir. İsteklilerin hazırlayacağı teklifte filmin storyboard unun yanısıra filmin senaryosu, çalışılacak yönetmen, mekanlar ve bütçe vb. konularda Bakanlığımıza ayrıntılı bilgi sunulması gerekmektedir. Madde 7- Teklif Vermeye İlişkin Hususlar 7.1. Tekliflerin verileceği yer, son başvuru tarih ve saati: 2

3 Tekliflerin verileceği yer: Frankfurt Kültür Ataşeliği Kulturattache Baseler Str / Frankfurt/GERMANY Tel no: Faks no: e-posta: Son başvuru tarih ve saati: 10 Ağustos 2012, 17:00 (Almanya saati) 7.2. Teklif belgeleri, son başvuru tarih ve saatine kadar Frankfurt Kültür Ataşeliği ne ulaşacak şekilde elden ya da özel ulak yoluyla, tutanakla teslim edilecektir 10 Ağustos 2012 tarihi mesai saati bitiminden sonra Frankfurt Kültür Ataşeliği ne teslim edilen teklifler değerlendirmeye alınmaz İstekli ihaleye başvurmakla, ihale dokümanını oluşturan belgelerde yer alan koşul ve kuralları, bu dokümanda aksine bir hüküm olmadığı sürece, İstekli sıfatıyla kabul etmiş sayılır. Başvurular herhangi bir nedenle geri alınamaz. Madde 8- İhaleye Katılamayacak Olanlar 8.1. Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar: a) İdarenin ihale yetkilisi ile ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar. b) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar. c) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan İstekliler ihale dışı bırakılır. Madde 9- İhale Dokümanının Kapsamı 9.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır: a) İdari Şartname b) Teknik Şartname c) Kimlik Bilgileri Formu d) Bilgilendirme Raporu 3

4 9.2. İhale dokümanının içeriği İstekli tarafından dikkatli bir şekilde incelenmelidir. Teklifin verilmesine ilişkin şartların yerine getirilmemesinden kaynaklanan sorumluluk İstekliye aittir. İhale dokümanında öngörülen ölçütlere ve şekil şartlarına uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz. III- İHALEYE KATILMAYA İLİŞKİN HUSUSLAR VE TEKLİF DOSYALARININ HAZIRLANMASI Madde 10- İsteklilerin aşağıda sayılan belgeleri Madde 11 de açıklanan 1. zarf ta sunmaları gerekmektedir: Şirket Bilgilerine İlişkin Hususlar: a) İsteklinin başvuru tarihi itibarıyla ortaklık yapısını, ticaret merkezini, ticaret sicili ve vergi kimlik numaralarını gösteren resmi belge ile ihale tarihinde geçerli imza sirküleri (Yabancı dilde olması halinde çevirisi ile birlikte). b) Birden fazla gerçek veya tüzel kişi ortak girişim oluşturmak suretiyle yeterlik başvurusunda bulunabilir. Ortaklık/konsorsiyum olarak teklif verilmesi durumunda her ortak için verilecek yukarıdaki belgelere ek olarak, ortaklık sözleşmesi ile ortaklığı temsile yetkili kişi ya da kişilere ilişkin imza sirküleri (Yabancı dilde olması halinde çevirisi ile birlikte) Yeterlik Kriterleri: a) İhaleye yurtdışında yerleşik İstekliler veya iş ortaklığı ya da konsorsiyum oluşturmak koşuluyla yurtiçinde yerleşik İstekliler başvurabilir. İş ortaklığı ya da konsorsiyum kurulması halinde İsteklilerin içinde yer alacağı yeni bir tüzel kişilik oluşturulabilecektir. b) Tekil veya konsorsiyum katılımda, ayrı ayrı her katılımcının en az 3 yıldır reklam faaliyeti yürütüyor olması gerekmektedir. c) Başvuruda bulunacak tekil İsteklilerin son üç yıllık (2009, 2010, 2011) ortalama cirosunun en az 4 milyon ABD doları olması gerekmektedir. Konsorsiyum olarak başvuracakların son üç yıllık cirolarının toplamının asgari 12 milyon ABD doları olması gerekmektedir. d) 2011 yılı cirosunu belgeleyemeyecek İstekliler bu durumun gerekçelerini yazılı olarak bildirecek, bu gerekçenin komisyon üyeleri tarafından kabulü halinde ise son üç yıllık ortalama ciro hesabında 2008, 2009 ve 2010 yıllarının ortalaması esas alınacaktır. Madde 11- Teklif Dosyalarının Hazırlanması Teklifler, ihale dokümanı göz önünde bulundurularak hazırlanacaktır Teklifler ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiği belirtilerek imzalanacaktır. 4

5 11.3. Teklif Dosyası: a) İhaleye katılacak İstekli tarafından şartnamede belirtilen adrese zamanında gönderilmiş olan ve bir dış zarfın/paketin içine yerleştirilmiş bu dış zarf/paket hariç 2 farklı zarftan (1. ve 2. zarf) oluşmalıdır. Zarfların hepsi kapalı/yapıştırılmış olmalıdır. b) Dış zarf/paketin üzerine T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Reklam Filmi İhalesi Teklif Dosyası ve İstekli ajansın adı, adresi yazılacaktır. c) Teklif Dosyasının içinde aşağıda içeriği belirtilen 2 farklı ve kapalı zarf yer almalıdır: i. Birinci Zarf: Çalışma Dosyası ve İstekliye Ait Bilgiler ii. İkinci Zarf: Mali Teklif Madde 12- Teklif Dosyasına İlişkin Ayrıntılı Açıklamalar Birinci Zarf: Çalışma Dosyası ve İstekliye Ait Bilgiler a) Birinci zarfta ihale dokümanında yer alan ve İstekli ajansa ait bilgilerin bulunacağı Kimlik Bilgileri formu ve ajansın portfolyosu ve 2 adet irtibat kişisinin iletişim bilgileri yer alacaktır. b) Çalışma dosyasında İstekli ajansın hazırlayacağı filmin senaryosu, storyboard u senaryonun çekimi için çalışılması düşünülen yönetmen/yönetmenler ve çalışılacak yapım şirketlerine ait bilgiler bulunacaktır. c) Dosyada ayrıca sunulan senaryonun hangi yöntemle (16 mm, 35 mm analog ya da yüksek çözünürlüklü dijital-hd vb.) çekilmesinin uygun bulunduğunu ve nedenlerini açıklayan bilgiler yer alacaktır. d) Tüm materyalin Komisyon tarafından sorunsuz bir biçimde izlenebilecek kalitede, PDF ve/veya PPT formatında CD veya DVD ye kaydedilmesi ve tüm CD veya DVD lerin üzerine İstekliye bilgilerin yazılması gerekmektedir. e) Filmde ünlü kişi/kişilerin kullanılması düşünülüyorsa çalışma dosyasında buna ilişkin bilgiler yer alacaktır. f) Sunulan teklif dosyalarının dili İngilizce veya Türkçe olacaktır İkinci Zarf: Mali Teklif a) Mali teklif senaryo, çekim masrafları vb. tüm masrafları içerecek şekilde sunulacaktır. b) Filmde ünlü kişi/kişilerin kullanılması düşünülüyorsa, buna ilişkin bütçe ayrıca belirtilecektir. 5

6 IV - İHALE KOMİSYONU VE DEĞERLENDİRME YÖNTEMİ Madde 13- İhale Komisyonu Kurulması İhale Komisyonu üyeleri Bakan Onayı ile belirlenir. İhale Komisyonu Bakanlığımız Kültür ve Tanıtma Müşavir/Ataşelerinin yer aldığı 3 üyeden oluşacaktır Ayrıca ihalenin birinci ve ikinci aşamalarında bulunmak üzere aşağıda isimleri belirtilen kuruluşlardan görevlendirilecek kişiler gözetmen olarak görev yapacaklardır. Bu kuruluşlar şunlardır: a) Sinema Genel Müdürü ya da Genel Müdür Yardımcısı b) İletişim alanında Türkiye deki üniversitelerden 1 akademik temsilci c) Reklamcılar Derneği (Başkan ya da Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilecek 1 kişi) d) Film Yapımcıları Meslek Birliği (Başkan ya da Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilecek 1 kişi) e) TÜRSAB (Başkan ya da görevlendireceği 1 kişi) f) TÜROFED (Başkan ya da görevlendireceği 1 kişi) g) TUROB (Başkan ya da görevlendireceği 1 kişi) h) TUREB (Başkan ya da görevlendireceği 1 kişi) Oluşturulan ihale komisyonu ve gözetmenler Ağustos 2012 tarihleri arasında Frankfurt ta reklam ajanslarının seçimini yapmak ve işi ihale etmek üzere toplanacaktır. Madde 14- Değerlendirme Yöntemi İhale Komisyonu çalışmalarını iki aşamalı olarak gerçekleştirecektir. Birinci aşamadaki değerlendirme sırasında İhale Komisyonu Üyelerinin yanısıra yukarıda belirtilen gözetmenler de yer alacaktır Birinci Aşama a) İhale komisyonunca bu şartnamede belirtilen ihale tarihinde (13 Ağustos 2012) ihaleye başlanır ve kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, gözetmenler huzurunda duyurulur. b) Zarflar İsteklilerle alınış sırasına göre açılır. c) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve tekliflerin usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklifleri usulüne uygun olmayan İstekliler tutanakla tespit edilir ve değerlendirme dışı bırakılır. 6

7 d) Geriye kalan teklifler ihalenin birinci aşamasında değerlendirmeye alınır. e) Teklifleri usule uygun bulunan ve birinci aşamada ihaleye katılan 14 Ağustos 16 Ağustos 2012 tarihleri arasında sunuş yapmak üzere Frankfurt Kültür Ataşeliği nde hazır bulunacaklardır. İsteklilerin yaptıkları sunumlar aşağıda yer alan kriterler doğrultusunda değerlendirilecektir: i. Senaryonun yaratıcılığı ve özgünlüğü (25) ii. Türkiye nin marka değerini vurgulama (15) iii. Türkiye turizm ürününün rakiplerinden farkını ortaya koyma, rekabet üstünlüğü yaratma (15) iv. İzleyicide Türkiye yi ziyaret etme isteği uyandırma (15) v. Türkiye nin hedef pazarlarına ve hedef kitlesine hitap etme (15) vi. Görsel çekicilik ve zenginlik (15) Yapılan değerlendirme sonucunda 100 tam puan üzerinden, 80 puan barajını aşan projeler ihale komisyonu tarafından tutanakla belirlenerek İstekli temsilcileri Ağustos 2012 tarihlerinde ikinci sunum ve mali tekliflerini sunmak için Frankfurt ta hazır bulunacaklardır. f) Sunum süresi 45 dakika ile sınırlıdır. g) İstekli ajans temsilcilerinin vize işlemlerini önceden tamamlamış olmaları gerekmektedir İkinci Aşama İkinci aşama İhale Komisyonu tarafından yürütülür ve tamamlanır. a) Ağustos 2012 tarihlerinde gerçekleştirilecek olan ikinci aşamada, birinci aşamada 80 puan barajını aşan İstekliler İhale Komisyonu tarafından davet edilirler ve Komisyon İsteklilerin Mali Teklif i içeren 2. zarflarını açar. İsteklilere yeni teklif vermek isteyip istemedikleri sorulur. Yeni teklif vermek isteyen İstekliler son mali tekliflerini kapalı zarf içinde komisyona sunar. b) İstekliler birden fazla senaryo ve çekim yöntemi için teklif vermişse her biri için ayrı ayrı Mali Teklif sunarlar. c) Filmde ünlü kişi/kişilerin kullanılması düşünülüyorsa buna ilişkin ayrıntılı bilgi ve bütçelendirme sunulur. d) Komisyon ekonomik açıdan en avantajlı ve Türkiye nin tanıtım stratejisi ve hedeflerine en uygun olan teklifleri veren ajanslarla görüşmeler yoluyla değerlendirme ve pazarlık yaparak karar verir ve tutanakla sonuçlandırır. 7

8 V - DİĞER HUSUSLAR Madde 15- Sözleşmelerin İmzalanması Nihai seçimi takiben Komisyon kararları Bakan Onayına sunulacak, Bakanlık Makamınca onaylanarak geçerlilik kazanan kararın uygulamaya konulması için Frankfurt Kültür Ataşeliği ile seçilen ajans arasında sözleşme imzalanacaktır Yüklenicinin iş ortaklığı veya konsorsiyum olması halinde, hazırlanan sözleşme bütün ortaklar tarafından imzalanır ve sözleşmenin İdarece onaylı birer örneği ortaklara verilir Sözleşme, ihale kararının Bakanlıkça onaylanıp ihaleyi kazanan firmaya tebliğ edildiği tarihten itibaren en geç 15 iş günü içinde imzalanacaktır. Zorunlu hallerde Bakanlığın yazılı izni ile bu süre en fazla 15 iş günü daha uzatılabilir Ajansın sözleşmeyi verilen süre içerisinde imzalamaktan imtina etmesi, süre uzatımı sonunda da sözleşmenin imzalanmaması halinde yapılmış olan ihale iptal edilerek tarih ve sayılı Resmi Gazete ile yürürlüğe giren İdarelerin Yabancı Ülkelerdeki Kuruluşlarının Mal ve Hizmet Alımları ile Yapım İşlerine İlişkin Esaslar çerçevesinde yeni bir hizmet alımı gerçekleştirilecektir. Bu nedenle ihalenin iptal edilmesine neden olan ajans yeni bir ihale yapılmasından dolayı herhangi bir hak ve zarar talebinde bulunamaz. Madde 16- Faturalama ve Ödemeler İşin kapsamı bölümünde belirtilen işler için faturalar, işveren adına T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı İsmet İnönü Bulvarı No:5 Emek/ANKARA adresine düzenlenecek, ancak Müşavirlik adresine gönderilecektir Türk Mali Mevzuatına uygun olarak tüm ödemeler, işin bitimi, hizmetin görülmesini ve gerekli belgelerin eksiksiz ve tam olarak ajans tarafından Müşavirliğe sunulmasını takiben yapılacaktır Sözleşmenin imzalanmasına ilişkin her türlü vergi, resim ve harçlar ile diğer sözleşme giderleri ajansa aittir Sözleşmenin imzalanmasından sonra doğabilecek her türlü fiyat farkına katlanma yükümlülüğü ajansa aittir. Madde 17- Çekim yapılacak tüm filmlerin ayni ve mali hakları Bakanlığa aittir. Bakanlığa teslim edilecek filmlerin ve bu filmlerde yer alan müzik, söz, görsel unsurlar, manken, oyuncu vb. telif hakkına tabi unsurların bu filmlerin üretilmesinden dolayı doğabilecek telif haklarının limitsiz ve süresiz olarak, Bakanlığa devrini sağlama sorumluluğu İstekliye aittir. Madde 18- Anlaşmazlıkların Çözümü Her türlü hukuki ihtilafın çözümünde Türk Hukuku nun ilgili hükümleri uygulanacak, Ankara Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkili olacaktır. Madde 19- İşbu şartname bu madde ile birlikte 19 maddeden oluşmaktadır. 8