ÜRÜN BELGELENDİRME SÖZLEŞMESİ UBS-01 TS EN ISO/IEC ÜRÜN, PROSES VE HİZMET BELGELENDİRME AKREDİTASYON SİSTEMİ DEĞİŞİKLİKLER TABLOSU

Transkript

1 SAYFA 1/7 DEĞİŞİKLİKLER TABLOSU No Konusu Tarih 1 Belgelendirme süreçleriyle ilgili süreler ve bazı şartlar eklendi. Uygunsuzlukarın bildirim süresi, uygunsuzlukların giderme süresi, askı süresi, hangi durumda askıya alma şartları, uygunsuzlukların giderilmediğinde yapılacak işlemler vs. Talep Eden Kişi/Birim Bölüm/ Sayfa THBM Genel 2 TS EN standardından TS EN ISO/IEC standardına geçiş için gerekli düzenlemeler yapılmıştır THBM Genel DAĞITIM LİSTESİ: GENEL MÜDÜR KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ BELGELENDİRME KOMİTESİ DEĞERLENDİRME PERSONELİ TEKNOLOJİK HİZMETLER ŞEFİ HAZIRLAYAN/DÜZENLEYEN KONTROL EDEN ONAYLAYAN Çağrı YILMAZ Mühendis Yusuf BİÇER Mühendis Muhammer SALİMOĞLU Teknolojik Hizmetler Şef Ali TEM Teknolojik Hizmetler ve Belgelendirme Müdürü

2 SAYFA 2/7 1. AMAÇ VE KAPSAM Bu sözleşme, eki olduğu UBFR ÜRÜN BELGELENDİRME TALEP-TEKLİF FORMU nda belirtilmiş kapsamda, Ürün belgelendirme kuruluşu ve müşteri arasında yürütülecek belgelendirme ve değerlendirme faaliyetleri ve sonrasında müşterinin belgelendirme hakkı kazanmasıyla birlikte belgelenme hakkı kazanan ürünlere ilişkin Ürün uygunluk belgesi ve belgelendirme işaretlerinin kullanımı için lisans kuralları hükümlerini belirler. Ürün belgelendirme kuruluşu tüm belgelendirme işaretlerini, kullanım hakkı kazanan müşterilere bu doküman hükümlerine göre bu hak geri alınabilecek şekilde verir, kullanım hakkı müşteriler için bir mülkiyet hakkı değildir. Müşteri belgelendirme işaretlerini sadece belge kapsamındaki ürünlerinin belgelendirme sürecini başarı ile tamamladıklarını ve sürdürdüklerini göstermek üzere kullanma hakkına sahiptir. 2. TANIMLAR VE KISALTMALAR Belgelendirme: Bir ürün, proses veya hizmetin standartlar ve diğer norm ve dokümanlara uygunluğu için belirtilen şartları yerine getirdiğine ilişkin güven vermektir. (TS EN ISO/IEC 17065) Ürün belgelendirme kuruluşu: TS EN ISO/IEC standardının şartlarını sağlayan ve akreditasyon kurumuna karşı sorumluluk taşıyan üçüncü taraf uygunluk değerlendirme kuruluşu. Ürün uygunluk belgesi: Ürün belgelendirme kuruluşunun belgelendirme sürecini başarı ile tamamlayan müşterilere kapsam dâhilinde olan ürünlerin ilgili referans dokümanlara uygunluğu göstermek için verdiği belgelendirme dokümantasyonu Müşteri: Ürüne ilişkin şartlar dahil, belgelendirme şartlarının yerine getirilmesini sağlama konusunda belgelendirme kuruluşuna karşı sorumlu olan kişi veya kuruluş (TS EN ISO/IEC 17065) 3. TARAFLAR 3.1 Bu doküman kapsamında Ürün Belgelendirme Kuruluşu olarak UGETAM (İstanbul Uygulamalı Gaz ve Enerji Teknolojileri Araştırma Mühendislik Sanayi ve Ticaret A.Ş.), Müşteri olarak ürünlerini belgelendirme için başvuruda bulunan ve bu doküman kapsamındaki hükümlere tabii olan kuruluş anlaşılacaktır. 3.2 Tebligatlar talep formunda belirtilen adrese yazılı olarak yapılır. Adres değişikliği belirtilmedikçe bu adrese yapılan tebligat geçerli kabul edilecektir. Tebligat adresindeki değişiklikler en geç 7(yedi) gün içinde diğer tarafa bildirilecektir.

3 SAYFA 3/7 4. HÜKÜMLER 4.1 GENEL ŞARTLAR: Müşteri, belgelendirme kuruluşu tarafından kendisine bildirilen değişikliklerin uygulanmasını, belgelendirme sözleşmesi ve belgelendirme programındaki şartları her zaman yerine getirmekle yükümlüdür Belgelendirme, devam eden üretim için kullanıldığında, Müşteri, belgelendirilmiş ürünün, o ürüne ait belgelendirme programlarında tanımlanan şartlarını yerine getirecektir Müşteri, denetim ve gözetim esnasında, mevcut dokümantasyon ve kayıtların incelenmesi ve ilgili donanım, mekan, alan, personel ve taşeronlarına erişim, şikayetlerin araştırılması ve gerektiğinde gözlemcilerin katılması konularında Ürün belgelendirme kuruluşuna her türlü kolaylığı sağlayacaktır Müşterinin belgelendirme ile ilgili beyanları, belgelendirme kapsamı ile tutarlı olacaktır Müşteri ürün belgelendirmesini, Ürün belgelendirme kuruluşunun itibarını zedeleyecek bir şekilde kullanmayacak ve ürün belgelendirmesi ile ilgili olarak belgelendirme kuruluşunun yanıltıcı ve yetkisiz olarak kabul edebileceği herhangi bir beyanda bulunmayacaktır Müşteri, Belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesi durumlarında belgeye ve belgelendirme işaretlerine atıf yapan hiçbir reklam malzemesi kullanmayacaktır. Ürün belgelendirme kuruluşunun talep etmesi halinde belgelendirmeye ait tüm dökümanları iade edecektir Müşteri, belgelendirme dokümanlarının kopyalarını başkalarına vermesinin gerektiği durumlarda dokümanların bütünlüğünü sağlamalı veya belgelendirme programlarında belirtildiği şekilde çoğaltılmasını yapmalıdır Uygunluk ve belgelendirme işaretlerinin kullanımı konusunda müşteri, ilgili belgelendirme programlarında belirtilen şartlar çerçevesinde hareket edecektir Müşteri, üretimi için kendisi dışında bir tüzel kişilik/kişiliklerden hizmet alıyorsa, belgelendirme kuruluşu ilgili tüzel kişilik/kişilikler ile ilgili denetim yapma hakkına sahip olacaktır Ürün Uygunluk Belgesinin geçerlilik süresi ve periyodik gözetim süresi ilgili belgelendirme programında verilmektedir Türkiye den belgelendirme müracaatı yapan müşteriler için belgelendirmeye konu olan ürünlerin yasal olarak taşımaları gereken mecburi standarda uygunluk(tse) ve/veya Avrupa direktiflerine uygunluk(ce) belge/markalarına sahip olması belgelendirme için ön şarttır. Türkiye dışından başvurularda sadece imalatçı yada temsilcisinin yasal kuruluş olduğunu gösteren belgeyi ibraz etmesi yeterli olacaktır. Belgelendirme süreci içerisinde gerçekleşen bu kapsamdaki değişiklikler için müşteri yasal otoritenin uygun gördüğü süre içerinde bu

4 SAYFA 4/7 yükümlülüğünü yerine getirecek ve ilgili dokümanların birer nüshalarını Ürün belgelendirme kuruluşuna verecektir. 4.2 BAŞVURU, DEĞERLENDİRME ve BELGELENDİRME; Müşteri başvuru aşamasında Belgelendirme kuruluşuna belgelendirme için başvuruda bulunacağı ürün yada ürün gruplarına ilişkin bir dosya sağlayacaktır. Dosya içeriği ilgili ürün yada ürün grubu belgelendirme programı içerisinde belirtilmektedir. Bu dosyada tespit edilen eksiklerin giderilme süresi en fazla 3(üç) ay ile sınırlandırılmıştır. Teknik bir zorunluluk olması durumunda başvuru sahibi bu durumu yazılı olarak iletmekle yükümlüdür. Aksi durumda dosya kapatılır Müşteri değerlendirme sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklarla ilgili yapacağı faaliyetleri en geç 15(on beş) gün içinde Ürün belgelendirme kuruluşuna sunacaktır. Müşteri denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklar için yapmış olduğu düzeltici faaliyetleri en geç 3(üç) ay içinde Ürün belgelendirme kuruluşuna sunacaktır. Ürün belgelendirme kuruluşu gerekli gördüğünde düzeltici faaliyetleri kontrol edebilir yada etkiliğini görmek için takip denetimi yapabilir Müşteri; imalat yerine, tesislerine, kayıtlarına, dokümantasyona erişimin sağlanması istenilen bilgilerin verilmesi gibi, belgelendirme yapılabilmesi için Ürün belgelendirme kuruluşu personeline gerekli imkânları sağlayacaktır Belgelendirme kuruluşu, yasal zorunluluktan dolayı ya da bu dokümanda belirtilen düzenlemelerden aldığı yetkiye istinaden gizli bilgileri açıklaması durumunda, yasal bir engel yoksa verilen bilgileri müşteriye bildirecektir. Yasal bir engel olması durumunda müşteriye bilgilendirme yapılmayacaktır Belgelendirilen ürünle ilgili bilgiler müşteriden yazılı izin alındığı durumun dışında hiçbir durumda üçüncü tarafa verilmez. Yasal olarak bu bilgilerin üçüncü tarafa verilmesi durumunda müşteri yazılı olarak bilgilendirilir. 4.3 BELGELENDİRME NDE VEYA BELGELENDİRİLMİŞ ÜRÜNDEKİ DEĞİŞİKLİKLER; Müşteri belgenin geçerli olduğu süresi boyunca belgelendirmeyi etkileyecek yönetim yapısındaki, yapısal statü, organizasyonel ve yasal değişiklikleri Ürün belgelendirme kuruluşuna gecikmeksizin bildirecektir Müşteri, belgelendirilmiş ürünün tasarımında, üretim yöntemindeki değişiklikler, iletişim adresi, üretim yerleri veya kalite sisteminde belgelendirmeyi etkileyecek değişiklik olması durumunda Ürün belgelendirme kuruluşunu gecikmeksizin bilgilendirecektir. 4.4 GÖZETİM; Müşteri, Ürün Belgelendirme kuruluşunun aşağıda belirtilen durumlarda gözetim yapacağını kabul eder: a. İlgili ürün belgelendirme programında bildirilen periyotlarda, b. Şikayetler üzerine gözetim kararının oluşması durumunda,

5 SAYFA 5/7 c. Müşteri dış kaynaklarının değerlendirilmesi, d. Belgelendirmeyi etkileyecek değişiklik yapılması durumunda Gözetim masrafları, müşteri tarafından karşılanır. 4.5 BELGENİN GEÇERLİLİĞİ, ASKIYA ALMA, GERİ ÇEKME, GEÇERLİLİĞİN SONA ERMESİ; Belgenin geçerlilik süresi; Ürün uygunluk belgesi geçerlilik süresi ilgili ürün belgelendirme programında verilmiştir. Bu süre içinde yapılan ek testler sertifikanın geçerliliğini uzatmaz. Belgelendirme işaretlerin kullanım hakkı sertifikanın çıkarılış tarihi ile başlar. Ürün uygunluk belgesinin geçerlilik süresinin uzatılmasının talep edilmesi halinde geçerlilik süresinin bitiminden 3 (üç) ay öncesinde Ürün belgelendirme kuruluşuna başvuruda bulunulacaktır. Aksi takdirde, belgelendirme geçerlilik süresinin sonunda bitecektir. Müşterinin belgelendirmenin devamlılığını talebi durumunda belgelendirme süreci güncel şartlara göre baştan başlayarak yürütülür Belgenin askıya alınması veya geri çekilmesi; Belgelendirme sözleşmesinin yerine getirilmemesi durumunda müşteri yazılı olarak bilgilendirilir, gerekli düzenlemelerin yerine getirilmemesi durumunda belgelendirme askıya alınır. Belgelendirmenin askı süresi en fazla 3(üç) aydır. Bu sürenin bitiminden sonra belgelendirme kapsamı daraltılır ya da belge geriye çekilir Uygunsuzlukların giderilme süresi ilk başvuru ya da gözetim denetimleri için 3(üç) ay ile sınırlıdır. Bu sürenin aşılması durumunda müşteriye ilk denetimler için 3(üç) aylık bir ek süre verilir. Bu sürenin bitiminde belgelendirme süreci sonlandırılır. Belgelendirme isteğinin devamı durumunda müşterinin tekrar başvuru yapması istenir Gözetim denetimleri için 3(üç) aylık uygunsuzluk giderme süresi sonunda belge askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi en fazla 3(üç) aydır. Bu sürenin sonunda belge geri çekilir Belgenin geçerliliğinin sona ermesi; Aşağıda belirtilen durumlarda Ürün uygunluk belgesi ve belgelendirme işaretlerinin kullanımı sona erecektir. a) Belgenin geçerlilik süresinin dolması(uzatma için başvuru olması durumu istisna) b) Belge verilmesi için gerekli olan ön koşulların artık mevcut olmaması c) Belgelendirilmiş ürünün üretiminin durması d) Müşteri tarafından Ürün uygunluk belgesinin sona erdirilmesinin talep edilmesi e) Belgelendirmenin geri çekilmesi.

6 SAYFA 6/7 4.6 GİZLİLİK; Ürün belgelendirme kuruluşu, belgelendirme faaliyetleri esnasında elde edilen bulguları, müşterinin yazılı izni olmaksızın hiçbir suretle üçüncü bir tarafa vermeyecektir. Yasa gereği üçüncü tarafa verilmesi zorunlu olan hallerde müşteriye yazılı olarak bilgi verilecektir. 4.7 ÜRÜN UYGUNLUK BELGESİNİN KULLANIMI; Uygunluk belgesi ve uygunluk işaretlerinin kullanımına dair detaylı tanımlar UBK- 02-LİSANS, BELGELER VE UYGUNLUK İŞARETLERİNİN KULLANIMI KURALLARI dokümanında belirlenmiştir. Talep-teklif formunu imzalayan müşteri, bu sözleşmeyi kabul etmiş olur. 4.8 BELGELENDİRME İŞARETLERİNİN KULLANIMI; Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından kullanım için yetki verilen belgelendirme işaretleri yalnız kullanım hakkı içindir ve verilmiş bir mülkiyet hakkı değildir. Geçerlilik süresinin sona ermesi durumunda herhangi bir zamanda Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından yürürlülükten kaldırılabilir. Uygunluk belgesi ve uygunluk işaretlerinin kullanımına dair detaylı tanımlar UBK- 02-LİSANS, BELGELER VE UYGUNLUK İŞARETLERİNİN KULLANIMI KURALLARI dokümanında belirlenmiştir. UBFR ÜRÜN BELGELENDİRME TALEP-TEKLİF FORMU nu imzalayan müşteri, bu kuralları da kabul etmiş olur. 4.9 ÜCRETLER VE ÖDEME: Ürün Belgelendirmesi için ücretlendirme, teklif aşamasında UBLS ÜRÜN BELGELENDİRME ÜCRET LİSTESİ ne göre yapılır Belgelendirme dâhilinde Ürün belgelendirme kuruluşu tarafından yapılacak ilave değerlendirme ve gözetim masrafları müşteri tarafından karşılanacaktır Bu ücretlere Ürün belgelendirme kuruluşu personelinin değerlendirme için müşteri tesislerine yapacağı ziyaretler için ulaşım, barınma, yemek giderleri dâhil değildir. Bu masraflar müşteri tarafından karşılanacaktır Ödemeler, UGETAM A.Ş. Vakıflar Bankası Altunizade Şubesi Hesap No: hesabına yatırılacaktır. Banka hesap bilgisindeki değişiklikleri müşteriye bildirecektir İş bu sözleşme çerçevesinde oluşabilecek vergi, resim ve harçlar Müşteri tarafından karşılanacaktır BELGELENDİRMENİN İPTALİ Müşteri, yazılı gerekçeleriyle beraber belgelendirmenin sona ermesini talebinde bulunması halinde müşterinin belgesi geri çekilir Belgelendirme iptalinin müşteriden kaynaklandığı durumlarda (mücbir sebepler hariç) müşteri tarafından yapılan ödemeler geri iade edilmez. Varsa yapılan

7 SAYFA 7/7 masraflar müşteriye fatura edilir. Mücbir sebepler durumunda Belgelendirme Kuruluşunun o süreye kadar yapmış olduğu faaliyetlerin karşılığı düşüldükten sonra geriye kalan miktar müşteriye geri iade edilir İTİRAZ, ŞİKAYET VE UYGUNSUZLUKLAR Müşteri yalnızca belgelendirme kapsamında ve belgenin verildiği hususlarda hak iddia edebilir Belgelendirilmiş ürün kapsamında müşteriye bildirilen tüm şikâyetler müşteri tarafından kayıt altına alınacak ve talep durumunda Ürün belgelendirme kuruluşuna verilecektir. Bu tür şikayetlere ve ürünlerde tespit edilen belgelendirme şartlarına uyumluluğu etkileyen her türlü kusura karşı düzeltici veya önleyici faaliyetleri gerçekleştirecek ve bu işlemleri dokümante edecektir. Bu önlemler uygunsuz ürünlerin piyasadan toplatılması ve stoklardaki uygunsuz ürünlerin piyasaya sürülmemesini de içerebilecektir EKLER Bu sözleşme ekli olduğu teklif formu, teklif formunda atıf yapılan standart(lar), UBK-02-LİSANS,BELGELER VE UYGUNLUK İŞARETLERİNİN KULLANIMI KURALLARI ve müşteri ile yapılan yazışmalar bu dokümanın eki ve ayrılmaz parçası olup müşteriyi bağlar. Müşteri bu sözleşme ve eklerine uymakla yükümlüdür BELGELENDİRME NİN DİLİ; Belgelendirme sözleşmenin dili Türkçe dir. Ancak müşterinin talebi üzerine İngilizce olarak sağlanabilir. İhtilaf durumunda Türkçe metin geçerli kabul edilecektir DİĞER HÜKÜMLER Bu dokümanda belirtilmeyen hususlarda TÜRKAK dokümanları ve Borçlar Hukuku ve Türk Ticaret Kanunu uygulanacaktır İHTİLAFLARIN HALLİ; İhtilaf hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.