PROJE DÖNGÜSÜ EL K TABI

Transkript

1 E itim ve Kültür Hayatboyu Ö renme Program LEONARDO DA VINCI Hayatboyu Öğrenme Programı LEONARDO DA VINCI PROJE DÖNGÜSÜ EL K TABI Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

2 Bu kitap Avrupa Komisyonu nun katkısı ile hazırlanmıştır. Bütün hakları saklı olup kaynak göstermek kaydı ile alıntı yapılabilir. Kitabın içeriğinden Avrupa Komisyonu sorumlu değildir. 1. BASKI LDV.Gn S1 Basım Tarihi: Basım Adedi: 3000

3 E itim ve Kültür Hayatboyu Ö renme Program LEONARDO DA VINCI Hayatboyu Öğrenme Programı LEONARDO DA VINCI PROJE DÖNGÜSÜ EL K TABI İdari ve Mali Rehber Nihai Rapor Hazırlama Rehberi Hayatboyu Öğrenme Programı Hakkında Avrupa Parlamentosu ve Konsey Kararı Leonardo da Vinci Projeleri Ulusal Öncelikleri Anahtar Kelimeler Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

4 Leonardo da Vinci Program Leonardo da Vinci, Avrupa Birliği'ne üye ve aday ülkelerin mesleki eğitime yönelik politikalarını desteklemek ve geliştirmek için yürütülen bir programdır. Amacı, ülkelerarası işbirliği kullanılarak mesleki eğitim sistemleri ile uygulamalarında kalitenin geliştirilmesini, yeniliklerin teşvik edilmesini ve Avrupa boyutunun yükseltilmesini sağlamaktır. Ayrıntılı bilgi için: ; Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi (ABEGPM) Hüseyin Rahmi Sok. No: Çankaya/ANKARA Tel: Faks: e-posta: bilgi@ua.gov.tr Leonardo da Vinci Programı 2007 Ankara Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

5 ÖNSÖZ Türkiye'nin 1 Nisan 2004 tarihi itibariyle tam katılım sağladığı AB Eğitim ve Gençlik Programları, AB sürecinde Türkiye'nin gündemine eğitim konusunda giren en önemli yeniliklerden birisidir. Genel eğitimden yüksek öğrenime, mesleki eğitimden yetişkin eğitimine kadar farklı eğitim düzeylerini bünyesinde toplayan AB Eğitim ve Gençlik Programları, ülkemiz açısından birçok fırsatı da beraberinde getirmektedir. Bu programlardan biri olan ve organizasyon ve içeriği Avrupa Birliği'ne üye ülkelerin sorumluluğunda olan Leonardo da Vinci programı, AB'ne üye ve aday ülkelerin mesleki eğitime yönelik politikalarını desteklemek ve geliştirmek için yürütülen bir programdır. Amacı, ülkelerarası işbirliğinin kullanılarak mesleki eğitim sistemleri ile uygulamalarında kalitenin geliştirilmesi, mesleki eğitimde beceri ve yeteneklerin ve böylece de istihdamın artırılması, yeniliklerin teşvik edilmesi ve Avrupa boyutunun yükseltilmesi olan Leonardo da Vinci Programının hedef kitlesini ise her kademedeki mesleki eğitim kuruluşları, KOBİ'ler, kamu kuruluşları, yerel kuruluşlar ve sivil toplum kuruluşları oluşturmaktadır. Leonardo da Vinci programının esas noktası, temel mesleki eğitim ve sürekli mesleki eğitimin Avrupa boyutunun güçlendirilmesi, kişilerin teori ve uygulama içeren faaliyetlerden, özellikle iş bağlantılı eğitimle deneyim kazanmaya teşvik edilmesi, dil becerilerinin, ülkelerarası bağlantıların, eğitmenler ve insan kaynakları yöneticileri için başarılı uygulamaların değişimlerinin geliştirilmesidir. Bu çerçevede mesleki eğitim alanındaki tüm sosyal ortakların bir gelmesi sağlanarak hem ülkelerarası işbirliği hem de iş dünyası ile eğitim kurumları arasındaki ilişkilerin güçlendirilmesi hedeflenmektedir. Proje Döngüsü El Kitab adlı bu yayım, Leonardo da Vinci Programı kapsamında hazırlanan projelerin idari ve mali açılardan yürütülmesinden, projeler kapsamında raporlamanın ne şekilde yapılacağına kadar oldukça geniş bir çerçevede proje sahiplerine pratik destek sağlaması amacıyla hazırlanmıştır. Diğer taraftan, projelerin temel kapsam ve içeriklerini belirlediklerinden Hayatboyu Öğrenme Programını kuran Avrupa Parlamentosu ve Konsey Kararı ile Türkiye Ulusal Öncelikleri de kitapta yer almıştır. Son olarak ise, projeler çerçevesinde sıklıkla karşılaşılan bazı İngilizce kavramların Türkçe karşılıkları belirtilmiştir. Proje Döngüsü El Kitab 'n n 'nın gerek proje sahiplerine gerekse proje hazırlamak isteyen kişi ve kurumlara yardımcı olmasını umuyoruz. Bu kitapçık proje sahiplerine ve diğer ilgili kişilere yardımcı olması amacıyla hazırlanmış olup program kurallarında ve uygulamalarında meydana gelebilecek değişiklikler ve yeni düzenlemeler için internet sayfamıza ( başvurulması gerekir. Leonardo da Vinci Program Koordinatörlü ü

6

7 E itim ve Kültür Hayatboyu Ö renme Program LEONARDO DA VINCI Hayatboyu Öğrenme Programı LEONARDO DA VINCI Hareketlilik Projeleri DAR VE MAL REHBER 2007 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

8

9 G R fi İdari ve Mali Rehber, Leonardo da Vinci Hareketlilik projelerine yönelik bir yardım ve yönetim aracı olup Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (ABEGPM) ile yararlanıcı arasında imzalanan Mali Katkı Sözleşmesinin bir parçasıdır. Mali yönetimin amacı, projelerin uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Rehberde yazılı olan kural ve tavsiyeler, Leonardo da Vinci Programı Hareketlilik projeleriyle bağlantılı olarak yüklenilen tüm harcamaları kapsamaktadır. Rehberde kullanılan bazı kavramlar: Yararlan c Kurum 1 : Öngörülen prosedürlere uygun olarak, program kapsamında ülkelerarası işbirliği için bir teklif verme niyetini beyan eden herhangi bir resmi, yarı resmi veya özel kurumdur. Yararlanıcı, projeyi yürütmede genel sorumluluğu üstlenir. Kat l mc : Bir hareketlilik projesiyle, çalışmakta veya eğitim görmekte olduğu veya ikamet ettiği ülkeden başka bir ev sahibi ülkeye gönderilen tüm gerçek kişilerdir. Bir kişi bir teklif çağrısı döneminde sadece bir kez katılımcı olabilir. Hareketlilik projelerinde reşit olmayan kişilere veya engellilere refakat eden kişiler projenin katılımcısı sayılmazlar ama mali destek alabilirler. Proje Orta : Gönderen kuruluş (Yararlanıcıdan başkası ise), ev sahibi kuruluş ve aracı kuruluş, proje ortağı olarak adlandırılmıştır. Ev sahibi kurulufl: Hareketlilik dönemi boyunca katılımcıları kabul edip ev sahipliği yapan şirket, kurum veya kuruluştur. ABEGPM-Ulusal Ajans: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı. Ortakl k: Yararlanıcı Kurum ile proje ortakları arasındaki proje ilişkisi Ortaklık olarak adlandırılır. I.HAREKETL L K FAAL YET Ç N TEKL F HAZIRLAMA 7 dari ve Mali Rehber Leonardo da Vinci Programı Hareketlilik faaliyeti kapsamında proje teklifi hazırlamaya başlamak için adresinde yer alan aşağıdaki belgeler kullanılabilir: Konsey Kararı, AB Teklif Çağrısı, Başvuru Formu, Hareketlilik Projeleri Başvuru Rehberi, Hareketlilik Projeleri İdari ve Mali Rehberi. 1 Daha önceki yıllarda, projede yer alacak gerçek kişileri ifade etmek için kullanılan yararlanıcı (beneficiary) kavramı, 2007 yılı itibariyle proje sunan kurumu ifade etmektedir. Bu itibarla, yararlanıcı kavramı, önceden kullanılmakta olan proje sahibi (promoter) kavramının yerini almıştır.

10 II. KABUL ED LEN B R PROJEN N YÖNET M II.1. PROJE TARAFLARI II.1.1. ABEGPM ile YARARLANICI KURUM ARASINDAK L fik LER ABEGPM, yararlanıcı kurum ile yapmış olduğu mali katkı sözleşmesinin şartlarına uygun olarak, mali yönleri de dahil olmak üzere sözleşmenin bir bütün olarak uygulanmasını izlemekten sorumludur. Ayrıca, ABEGPM sözleşmenin idari ve mali yönetimine ilişkin tüm konularda yararlanıcının esas irtibat noktasıdır. Yasal veya mali etkisi olan herhangi bir talep, yazılı olarak ABEGPM'ye gönderilmelidir. Özellikle de sözleşmeye esaslı bir değişiklik getirmesi muhtemel bir talebin, akit kuruluş adına imzalamaya yetkili kişinin orijinal imzasıyla ve değişiklikten makul bir süre önce sunulması gerekir. Böyle bir talep yalnızca proje sahibi kurum adına imzalamaya yetkili kişi ve ABEGPM tarafından imzalanan bir değişiklik şeklinde kabul edilebilir. Yararlanıcı kurum, hareketlilik projesinin uygulanmasından, proje için sağlanan mali desteğin kullanılmasından ve yararlanıcılarına ödenen meblağlardan ABEGPM'ye karşı birinci dereceden sorumludur. Buna uygun olarak, yararlanıcı kuruluş ABEGPM'ye uygun raporlamayı sağlamak için gerekli önlemleri alacak ve projenin uygun şekilde yürütülmüş olduğunu gösteren tüm bilgi ve belgeleri toplayacaktır. ABEGPM ile yap lacak olan bütün yaz flmalarda Genel Koordinatörlük, lgili Program, proje numaras ve ABEGPM'deki proje sorumlusu mutlaka belirtilmelidir. dari ve Mali Rehber 8 Örnek: Sn... Avrupa Birli i E itim ve Gençlik Progamlar Merkezi Baflkanl Hayatboyu Ö renme Genel Koordinatörlü ü Leonardo da Vinci Program, Hareketlilik Projeleri Proje No: LLP-LDV-VETPRO-07-TR-... Yararlanıcı kuruluş, Rap4Leo'yu 2 kullanarak projeyle ilgili talep edilen bütün verileri girmekle yükümlü olup, bunun için gerekli olan kullanıcı adı ve şifrea ABEGPM tarafından sağlanacaktır. II YARARLANICI KURUM LE PROJE ORTA I/ORTAKLARI ARASINDAK L fik LER Bilgi paylaşımının, etkili bir proje yönetimi için vazgeçilmez olduğu göz önüne alınarak, yararlanıcı kurum ve ortaklar, projenin uygun şekilde yürütülmesine ilişkin tüm faydalı bilgileri ortaklığın her bir üyesine ileteceklerdir. 2 Rap4Leo, hareketlilik projelerini internet aracılığıyla oluşturmaya ve yönetmeye olanak tanıyan olan bir araçtır. Adresi: Ayrıntılı bilgi için:

11 Eğer yararlanıcı kurum, yegane gönderen kurum değilse; bir başka deyişle projede birden fazla gönderen ortak varsa, diğer gönderen ortaklar ile bir sözleşme yapacaktır. İlaveten, gönderen ortak ve ev sahibi ortağın hak ve yükümlülükleri, genel olarak iki tarafın, yararlanıcı ile ABEGPM arasında yapılan Sözleşmeye uymasını şart koşan bir sözleşme ile resmi hale getirilmelidir. Benzer şekilde, gönderen ortak ile katılımcının hak ve yükümlülükleri, yararlanıcı Kurum ve ABEGPM arasında yapılan sözleşmeye iki tarafın uymasını şart koşan başka bir sözleşmede resmi hale getirilmelidir. 3 Diğer taraftan özellikle reşit olmayan katılımcıların yer aldığı projelerde, yararlanıcı Kurum refakatçi kişi ile de bir sözleşme yapar ve katılımcıların listesi ile katılımcıların ebeveynlerinden, çocuklarının yurtdışına seyahatlerine ilişkin alınan vekaletnameleri de bu sözleşmeye ekler. II.2. PROJEDE DE fi KL K TALEPLER II.2.1.HAREKETL L K TAR H VE PROGRAMLARININ DE fimes Yararlanıcı kurum, ilk teklif edilen Hareketlilik tarih ve programının değiştirilmesini talep edebilir. Bu amaçla, değişiklik talebini ivedilikle ABEGPM'ye sunmalıdır. Akış sayısı ve süresinin ayrıntıları, durum değerlendirmesini mümkün kılmak için tüm durumlarda zorunludur. Yetki verilmemiş ve/veya gerekçesiz değişiklikler yapılmış olması durumunda, ABEGPM, değerlendirmeden sonra söz konusu değişikliğe karşılık gelen mali desteğin geri ödenmesini talep etme hakkını saklı tutar. II.2.2 PROJE SÜRES DE fi KL G Mali katkı sözleşmesinin imzalanmasından sonra yapılmak istenen her türlü değişiklik için taraflar arasında yazılı bir ek sözleşme yapılması gerekir. Yararlanıcı herhangi bir değişiklik isteğini usulünce gerçeleştirilen ve ABEGPM tarafından kabul edilen haller dışında değiştirilmek istenen kısmın hüküm ve sonuçlarını doğurmasından makul bir süre önce ve en geç faaliyetin sona eriş tarihinden İKİ AY önce iletmelidir. Bu süreyi geçirmiş değişiklik talepleri ABEGPM tarafından dikkate alınmayacaktır. 9 dari ve Mali Rehber 2007 II.2.3. BÜTÇE DE fi KL Yararlanıcı kurum, gerekli olması durumunda, verilen Topluluk mali desteği çerçevesinde değişiklik talep edebilir. Bu değişiklikler şunları kapsayabilir: 3 Standart sözleşme modellerine adresinden ulaşılabilir.

12 a) Yurtdışı yerleştirme faaliyeti süresinin değiştirilmesi, b) Yurtdışı proje ortağının bulunduğu ülkenin değiştirilmesi, c) Katılımcı sayısının değiştirilmesi. Yararlanıcı kurumun teklif ettiği değişiklikler, ABEGPM tarafından ayrıntılı bir şekilde değerlendirilecektir. Bununla birlikte, tahsis edilen mali desteği artırıcı değişiklikler kabul edilmez. Ancak, sürenin düşürülmesi, yararlanıcı sayısının azaltılması vb. bütçe azaltıcı nitelikteki değişiklikler, proje mali desteğinde de mütekabil düşüşü gerektir. II.3. HARCAMALARIN UYGUNLU U Hareketlilik projeleri çerçevesindeki harcamaların uygunluğu, harcamaların genel çerçevesi, mahiyeti, gerekçesi ve miktarına göre değerlendirilmektedir. Bir başka deyişle bütün harcamalar uygun kabul edilmemektedir. Diğer taraftan harcamaların uygunluğu, mekansal açıdan da belli kısıtlamalara tabidir. Şöyle ki; uygun harcamalar sadece Leonardo da Vinci programına katılan ülkeler arasında gerçekleştirilen proje faaliyetlerine ilişkin harcamalarla sınırlıdır. Harcamaların uygunluğu, harcamaların genel çerçevesi, mahiyeti ve miktarına göre değerlendirilecektir. Kabul edilebilir harcamalar aşağıda yer alan Mali Destek bölümünde belirtilmiştir. D KKAT! 1) Aşağıda sayılan harcamalar, hiçbir şekilde uygun harcama olarak nitelendirilmeyecektir: dari ve Mali Rehber 10 Programa katılmayan ülkelerde gerçekleştirilen proje faaliyetlerine ilişkin harcamalar; Mali katkı sözleşmesinde belirtilen genel proje süresi içinde yapılmayan harcamalar; Projeyle doğrudan bağlantısı olmayan harcamalar; Proje faaliyeti çerçevesinde gerekçelendirilemeyen harcamalar; Banka ücretleri ve borç faizleri; Kur işlemlerinden doğan kayıplar; KDV. 2) Projeler kapsamında sağlanan mali destek kullanılarak alındığı beyan edilmesine rağmen, gerçekte alınmayan veya alınmış gibi fatura kestirilmesi durumunda ya da alınan hizmetler için yapılmış olan fiili ödemeden daha yüksek bedellerle fatura kestirilmesi durumunda, yapılan harcamalar ve sunulan belgeler geçerli kabul edilmeyecek ve gerekli idari ve cezai kovuşturmalar için işlem başlatılacaktır. II.4. MAL DESTEK Hareketlilik faaliyet alanı kapsamında kabul edilen projelerin desteklenmesi amacıyla öngörülen Avrupa Komisyonu mali katkısı, katılımcı sayısına göre hesaplanmaktadır. Katılımcı sayısında yapılan bir azaltma, mali katkının buna karşılık gelen miktarda azaltılmasına neden olur. Projelerin kalitesini artırmak için, AB mali desteği dışında, diğer kaynaklardan da destek sağlanabilir. Proje kapsamında ki tüm harcamaların, en ekonomik şekilde yapılması gerekir.

13 II.4.1 HARCAMA TÜRLER : Leonardo da Vinci Hareketlilik projeleri kapsamında sağlanan mali destek çerçevesinde yapılacak olan harcamalar iki türe ayrılmaktadır: Gerçek Usulde Harcama (real cost) Götürü Usulde Harcama (lump sum) II Gerçek Usulde Harcama: Gerçek usulde harcamadan kasıt, yapılan harcamalara ilişkin miktarların harcamaya esas oluşturan fatura, makbuz, bilet vb. belgelerle kanıtlandığı harcama türüdür. Proje Proje kapsamında gerçek usulde harcanabileceği belirtilen harcama kalemlerinin mutlaka belgelerle desteklenmesi gerekir. GERÇEK USULDE HARCANACAK KALEMLER VETPRO Projeleri için Seyahat IVT, PLM Projeleri için Yerlefltirme süresi 4 haftadan az ise, Seyahat, Pedagojil, Kültürel ve Dil Hazırlık Yerlefltirme süresi 4 hafta veya üzeri ise Pedagojil, Kültürel ve Dil Hazırlık II Götürü Usulde Harcama Götürü usulde harcamadan kasıt, yapılan harcamalara ilişkin miktarlar için beyan dışında herhangi bir belgenin talep edilmediği harcama türüdür. Beyan, ilgili harcamaların yapıldığını göstermektedir. GÖTÜRÜ USULDE HARCANACAK KALEMLER VETPRO Projeleri için IVT, PLM Projeleri için Yönetim ve İzleme, İaşe-İbate* Yerlefltirme süresi 4 haftadan az ise, Yönetim ve İzleme, İaşe-İbate*, Yerlefltirme süresi 4 hafta ve üzeri ise Yönetim ve İzleme, Seyahat, İaşe-İbate* (Seyahat Dahil) dari ve Mali Rehber 11 *İaşe-ibate kaleminden herbir katılımcının banka hesaplarına yapılan havalelere ilişkin banka dekontları her halükarda talep edilecektir.

14 II.4. 2 HAREKETL L K PROJELER MAL DESTEK KALEMLER Hareketlilik projelerine sağlanan mali destekler şu kalemlerden oluşmaktadır: a) Yönetim ve İzleme (+ Sigorta) b) Seyahat c) İaşe-İbate, d) Pedagojil, Kültürel ve Dil Hazırlık Yukarıdaki kalemler için verilen mali destekler, proje türüne, yurtdışında gerçekleştirilecek faaliyetin süresine ve gidilen ülkeye göre farklılaşmaktadır. Bununla birlikte engelli kişiler 4 için her bir kalemden verilecek miktarlar artırılabilir. Refakatçi kişilerin gerektiği hallerde ise (örneğin, reşit olmayanların dahil olduğu projeler, tıbbi gözetim gerektiren kişilerin, fiziksel veya zihinsel engelli kişilerin bulunduğu projeler) refakatçilere söz konusu gruptaki engelsiz katılımcılara verilen miktarda mali destek sağlanır. II YÖNET M VE ZLEME (+S GORTA) Yönetim ve İzleme, projenin örgütlenmesini, izlenmesini ve değerlendirmesini, yararlanıcının ve ortaklarının hazırlık ve takip ziyaretleri için yapılabilecek giderlerini ve proje çerçevesinde yapılan, fotokopi ve faks gibi harcamaları kapsamaktadır. Yönetim ve izleme kaleminden sağlanacak mali destek, IVT ve PLM türü projeler için, proje süresinin 9 haftaya kadar olduğu durumlarda katılımcı başına 250 g; 9 hafta ve üzerinde olması durumunda ise 300 g'dur. VETPRO türü projelerde ise bu kalemden sağlanabilecek azami mali destek (sigorta dahil) kişi başına 150 Euro'dur. dari ve Mali Rehber Teklif Yılı itibariyle, sigorta için ayrıca mali destek verilmeyerek sigorta harcamaları da yönetim ve izleme kalemine dahil edilmiştir. Sigorta:Yurtdışına çıkmadan önce bütün yararlanıcıların sigortalanması gerekir. Sigorta poliçelerinin aşağıda sıralanan üç alanı kapsaması gerekir: Yararlanıcıların yurtdışında neden olabileceği muhtemel zararları kapsayan hukuki sorumluluk (legal-civil responsibility/civil liability), Yurtdışı seyahat sırasında ve yurtdışında bulunan sürede meydana gelebilecek sağlık/kaza/hastalık/maluliyet sorumluluğu, Gerektiğinde yararlanıcıyı ülkesine geri gönderme masrafları 4 Engelli kişi, fiziksel, zihinsel ve sosyal yeteneklerinin en az % 40'ını doğumda veya sonradan meydana gelen bir kaza sonucunda yitirmiş kişidir. Engelli katılımcıların yetkili kurumlardan aldıkları resmi belge veya kimlik kartlarını ibraz etmeleri talep olunacaktır.

15 Bu üç durumu da kapsayan sigorta poliçesi yapılmadan önce, katılımcıların kendi ülkelerinde sahip oldukları herhangi bir sosyal güvenlik kapsamı içerisinde bunlara sahip olup olmadıklarını araştırmaları gerekir. Katılımcı bunlardan birine veya birkaçına, kendi sosyal güvenlik çerçevesi içerisinde sahipse, bu durumda kendisini kapsayan hususları poliçesi dışında tutarak, sigorta harcamaları konusunda önemli bir indirime gidebilir. Bu indirim, proje maliyetleri açısından önemli olacaktır; zira daha önce ayrı bir kalem olarak hibe sağlanan sigorta kalemi, 2007 yılında başlayan Hayatboyu Öğrenme Programı ile birlikte Yönetim ve İzleme kalemi içerine dahil edilmiştir (bkz: EK). Not: Refakatçi uygun görülen projelerde, bu kişilere ilişkin sigorta harcaması, yönetim-izleme kaleminden karşılanabilir. D KKAT! Proje kapsamında gerçekleştirilen yurtdışı faaliyet süresini kapsamayan poliçeler, Proje kapsamında gidilen ülke dışındaki bir ülkeyi kapsayan poliçeler, Proje katılımcısı adına yapılmayan poliçeler, İlgili olmayan sigorta poliçeleri (hayat sigortası, vb.), Yurtdışı yerleştirme faaliyeti süresini aşan sigorta poliçeleri. GEÇERL B R HARCAMA OLARAK KABUL ED LMEYECEKT R! II SEYAHAT Projelere seyahat kaleminden yapılan mali desteğin içeriği ve kullanım şartları, bazı özellikler göstermektedir: Bu kaleme sadece Türkiye'den proje ortağı olan ülkeye gidiş tarihinde ve o ülkeden de Türkiye'ye dönüşünde yapılan bütün seyahat harcamaları dahildir. Birbaşka deyişle, proje ortağı ülkeye gidiş ve Türkiye'ye dönüşü dışında yapılan seyahat harcamaları, yapılan harcamanın niteliği ulaşıma ilişkin olsa bile bu kaleme dahil edilemeyecektir. Seyahatin kapsamı Türkiye'de bulunduğunuz yer ile yurtdışı proje ortağınızın bulunduğu yer arasında yurtdışına gidiş ve ülkeye dönüşüyle sınırlıdır. Belirtilen yerler dışına yönelik bir seyahat yapılmasının gerekmesi durumunda, bunun projeyle ilgisinin ve gerekçesinin ya proje başvuru formunda ilgili bölümde belirtilmesi ya da sonradan yazılı olarak ABEGPM'ye bildirilmesi ve onayının alınması gerekir. dari ve Mali Rehber 13 Yararlanıcıların en ekonomik seyahat şeklini kullanmaları gereklidir. Hava yoluyla yapılacak seyahatlerde, mümkün olduğunca indirimli tarifelerden yararlanmaya çalışılmalı, proje maliyetini artıracak aktarmalardan kaçınılmalı ve herhalükarda ekonomi sınıf bilet kullanılmalıdır.

16 Refakatçi kişi için ayrıca mali desteğin sağlandığı projelerde, refakatçi kişinin seyahat masrafları da kabul edilebilir harcamadır. Vize ve yurtdışına çıkış harcı için yapılan harcamalar, seyahat kalemine dahildir. Leonardo da Vinci Hareketlilik projelerinde seyahat kalemi için sağlanan mali destek tutarı, kişi başına 600 Euro'dur. IVT ve PLM proje türü için yurtdışı proje yerleştirme faaliyetinin 4 hafta ve üzeri olduğu durumlarda seyahat kalemi, iaşe-ibate kalemine dahil olarak götürü usulde harcama niteliği taşır. Diğer durumlarda ise gerçek usulde harcama niteliğindedir. II AfiE- BATE İaşe-İbate harcama kalemi desteği, proje faaliyeti çerçevesinde yurtdışında kalınan süre içerisinde yeme-içme ve konaklama için yapılacak harcamaları kapsamakta olup proje türüne, gidilecek olan ülkeye ve yurtdışında kalınacak olan süreye göre değişmektedir. Ayrıntılar için lütfen EK'e bakınız. İaşe-İbate desteğinin projede yer alarak yurtdışına çıkacak olan herbir katılımcıya, katılımcının banka hesabına yapılacak bir havaleyle ödenmesi gerekir. Elden ödeme yapılmasına izin verilmemektedir. İaşe-ibate harcamaları götürü usule tabidir. Götürü usulde yapılan harcamalar için herhangi bir belge talep edilmemekle birlikte, iaşe ibate kaleminden proje katılımcılarının herbirinin payına düşen miktarın, katılımcıların banka hesabına yatırıldığını gösterir banka dekontunun proje sonunda mutlaka Nihai Rapora eklenmesi gerekir 5. II PEDAGOJ K, KÜLTÜREL VE D L HAZIRLI I dari ve Mali Rehber 14 Projeler kapsamında gerçekleştirilecek olan yurtdışı faaliyet öncesi, proje katılımcılarının gidecekleri ülkenin diline, kültürüne ve mesleki yaşamına hazırlanmaları özel önem taşımaktadır. Özellikle, IVT ve PLM türü proje katılımcılarının çoğunlukla mesleki hayatına yeni başlayanlardan oluşması nedeniyle bu tür bir hazırlığın mutlaka alınması gerekmektedir. Nitekim Leonardo da Vinci mali katkısı çerçevesinde IVT ve PLM türü projelere aşağıdaki miktarlarda bu kalemden ilave destek sağlanmaktadır: Yerleştirme süresinin 9 haftadan az olması durumunda kişi başı 250 g. Yerleştirme süresinin 9 hafta ve üzeri olduğu durumda ise kişi başı 350 g. Dil hazırlık; temel dil bilgisi vasıtasıyla, günlük yaşamda karşılaşılabilecek durumlarla baş edebilmeye yönelik iletişim becerilerinin ve yeteneğinin geliştirilmesini ve katılımcının iş hayatında çalışabilmesine imkan sağlamak üzere, hedef mesleki alana yönelik dil becerilerinin kazandırılmasını amaçlamalıdır. 5 Nihai Rapora eklenecek diğer belgelerle ilgili olarak bakınız: Nihai Rapor Hazırlama Rehberi.

17 Kültürel hazırlık, iki bölümden oluşmaktadır: kısa vadede katılımcılar ev sahibi ülke hakkında bilgi edinmeli; uzun vadede ise kültürler arası bir çevrede nasıl yaşayacakları ve çalışacakları konusunda bilgilendirilmelidirler. Bu hazırlığın amacı, ev sahibi ülke hakkında, yararlanıcıların yurtdışına çıkmadan önce belli ölçülerde ön bir bilgiye sahip olmasını sağlamak olmalıdır. Mesleki hazırlıklar, alınacak eğitim içeriğinin ve yaklaşımının, yerleştirmeye katılacak katılımcıların alışkın oldukları yaklaşım ve içerikten farklı olduğunu anlamalarını sağlayacak nitelikte olmalıdır. Bu şekilde, katılımcılar alacakları eğitimi analiz edebilecek ve bu yeni bilgilerden yararlanabileceklerdir. Bu hazırlıklar, yerleştirme öncesinde yapılmalıdır. Yerleştirme programı esnasında planlanan bir dil, kültürel ve pedagojik hazırlık tavsiye edilmemektedir. Dil hazırlığı Türkiye'de gerçekleştirildiği taktirde, hazırlık süresinin yerleştirme süresinin dışında olduğuna, fakat yurtdışında gerçekleştirildiğinde hazırlık süresinin, yerleştirme süresine dahil olduğuna dikkat edilmelidir. Eğer yararlanıcılar yurtdışında dil kursuna katılıyorlarsa, bu kursun mesai saati ve günleri dışında gerçekleştirilmesi gerekir. Bu kalem kapsamında yapılan harcamalar proje türüne bakılmaksızın gerçek harcama niteliğindedir. Bu nedenle, gerçekleşen harcamaların, mutlaka belgelendirilmesi gerekir. Yapılacak olan hazırlık, yerleştirme faaliyetinin içeriği ile doğrudan bağlantılı olmalıdır. Hazırlığın içeriği, yararlanıcı kurum ile katılımcı arasındaki sözleşmede ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Proje katılımcılarına dil kursu alınmasının gerekmesi durumunda, yararlanıcı kurum bu hizmet için en az üç adet fiyat teklifi almalıdır. (Ayrıntılar için Nihai Rapor Hazırlama Rehberine bakınız). II.5. PROJEN N MAL YÖNET M II.5.1. GENEL dari ve Mali Rehber 15 Projenin mali yönetimi, proje kapsamında hedeflenen amaçları en etkin ve ekonomik şekilde ve tamamıyla Leonardo da Vinci program kurallarına uygun şekilde gerçekleştirmeyi amaçlar. Yukarıdaki bölümlerde ayrıntılarıyla açıklanan mali destek kalemleri ve gerçekleştirilen harcamaların tamamı projenin mali yönetimi kapsamına girmektedir.

18 II.5.2. BANKA HESABI ABEGPM ile yararlanıcı kurum arasında mali katkı sözleşmesinin imzalanabilmesi ve ardından mali desteğin aktarılabilmesi için bir banka hesabı açtırılması gerekmektedir. Bu hesaba ilişkin olarak dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır: a) Proje sahibi kurum adına açılmış olması, b) Euro cinsinden olması, c) Vadesiz olması. Bu hesaba yatırılacak mali katkının çekilebilmesi için kurumunuz adına yetkili (ita amiri, sayman, muhasebeci vb.) en az iki kişinin müşterek imza ile yetkili olması ve bu yetkinin de hesabı açtırmış olduğunuz bankadan alacağınız bir yazıyla belgelendirilmesi gerekir NOT: Kurumunuzun birden fazla projesi varsa, her bir proje için ayrı hesap açtırılması tavsiye edilir. Proje sahibi üniversite bünyesinde yer alan herhangi bir fakülte ya da yüksekokul ise, açılacak olan banka hesabının o fakülte ya da yüksekokul adına açılması gerekir. Bununla birlikte, bazı üniversitelerde, bünyelerinde yer alan saymanlıklar vasıtasıyla tek bir hesap açtırılmasına yönelik bir uygulama söz konusu olabilmektedir. Bu durumda, proje numarası belirtilerek aktarılacak mali destek tutarının ilgili projeye aktarıldığının/aktarılacağının tespit edilebilir olması gerekmektedir. II.5.3. DAH L MUHASEBE VE PROJE ZLEME S STEM dari ve Mali Rehber 16 Yararlanıcı kurum, proje finansman kaynaklarını ve projeye ilişkin olan ve proje döneminde yüklenilen harcamaları teşhis etmeyi mümkün kılan bir analitik muhasebe sistemi veya uygun bir dahili sisteme sahip olmalıdır. Bu çerçevede, mümkün olduğu ölçüde, projeyi yürütmekten sorumlu kişilerin, mali yönetimden sorumlu olan kişilerden farklı olmasına dikkat edilmelidir.

19 EK - Mali Katk Miktarlar n n Hesaplanmas nda Esas Al nan Miktarlar ve Kurallar Leonardo da Vinci Hareketlilik projeleri için sağlanan mali destek kalemleri şu şekildedir: A-1. Seyahat Kalemi: Yerleştirme faaliyetinin 4 hafta ve 4 haftanın üzerinde olduğu durumlarda seyahat harcamaları iaşe-ibate bedeline dahildir ve ayrıca seyahat için katkı talep edilemez ( götürü usulde harcama ). Yerleştirme süresi 4 haftadan kısa olan projelerde ise, seyahat harcaması, iaşe-ibate harcamalarına dahil değildir ve kişi başı en fazla 600 g'a kadar mali destek sağlanabilir. Bu son durumda seyahat harcamaları, gerçek usulde harcama olarak değerlendirilir. A-2 Sigorta Kalemi: Sigorta harcamaları, yönetim ve izleme kaleminden karşılanır. A-3. Yönetim- zleme ve Haz rl k Kalemi: Yönetim-İzleme ve Hazırlık kalemi kapsamında sağlanan mali katkılar, yerleştirme süresine ve proje türüne göre aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Katılımcı hazırlığı olarak adlandırılan pedagojik, kültürel ve dil hazırlığı için sağlanan mali katkı miktarları gerçek harcama olarak değerlendirilecektir. Yönetim zleme Haz rl k (Pedagojik, Kültürel ve Dil Haz rl k) IVT-PLM (1 kifli için) 9 haftaya kadar 9 hafta ve üzeri 9 haftaya kadar 9 hafta ve üzeri 250 (sigorta dahil) 300 (sigorta dahil) dari ve Mali Rehber VETPRO (1 kifli için) 150 (sigorta dahil) - 17 A-4. afle- bate Kalemi: İaşe-İbate kalemi kapsamında sağlanan mali katkılar, proje teklifi aşamasında bildirilen yerleştirmenin gerçekleştirileceği ülkeye, yerleştirme süresine ve proje türüne göre aşağıdaki tablolarda yer almaktadır.

20 VETPRO grubu için afle-ibate bedelleri 2007 Haftal k ÜLKELER Günlük 1. Hafta 2. Hafta 3. Hafta Bulgaristan- BG Romanya- RO GKRY - CY Letonya - LV Litvanya - LT Estonya - EE Almanya - DE İspanya - ES İtalya - IT Yunanistan - GR Portekiz - PT Polonya - PL Slovenya - SI Malta - MT Macaristan - HU Çek Cumhuriyeti - CZ Slovakya - SK dari ve Mali Rehber 18 Lihtenştayn - LI Belçika - BE Lüksemburg - LU Avusturya - AT Hollanda - NL İsveç - SE Fransa - FR Finlandiya - FI İrlanda - IE Danimarka - DK İzlanda - IS Norveç - NO İngiltere - UK

21 IVT-PLM grubu için afle-ibate bedelleri 2007 ÜLKELER 4 haftaya kadar haftal k (yol hariç) 4 haftaya kadar haftal k (yol dahil) 1 Ayl k 1 ay aflan süreler için haftal k Bulgaristan- BG Romanya- RO GKRY - CY Letonya - LV Litvanya - LT Estonya - EE Polonya - PL Slovenya -SI Malta - MT Macaristan - HU Çek Cumhuriyeti - CZ Portekiz - PT Yunanistan - GR Slovakya -SK Almanya - DE Belçika - BE Lüksemburg - LU İspanya -ES Avusturya - AT Hollanda - NL İtalya - IT İsveç - SE Finlandiya - FI Fransa - FR İrlanda - IE Lihtenştayn - LI dari ve Mali Rehber 19 Danimarka - DK İzlanda - IS Norveç - NO İngiltere - UK

22

23 E itim ve Kültür Hayatboyu Ö renme Program LEONARDO DA VINCI Hayatboyu Öğrenme Programı LEONARDO DA VINCI Hareketlilik Projeleri N HA RAPOR HAZIRLAMA REHBER 2007 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

24 Bafllarken Nihai rapor, adından da anlaşılacağı üzere, Leonardo da Vinci Hareketlilik Projelerinin son aşamasıdır. Proje başvuru teklifinin sunulmasıyla başlayıp değerlendirme, seçim, kabul ve uygulama gibi aşamalardan geçen proje süreci, nihai raporun sunulmasıyla son aşamasına ulaşmış olmaktadır. Nitekim bu nedenle proje sonunda sunulan bu rapor, deyim yerindeyse o projenin röntgenini çekmekte ve projenin sağlıklı uygulanıp uygulanmadığına ilişkin en önemli göstergeyi oluşturmaktır. Diğer taraftan nihai rapor, kurumunuzun projeyi ne ölçüde başarılı yürüttüğünün ve mali kurallara uyulup uyulmadığının en önemli kontrol aracıdır. Başarıyla gerçekleştirilen bir projede, nihai raporda istenilen bilgilerin eksik ve yüzeysel olarak aktarılması, projenizin iyi yönetilmediği şeklinde bir algılamaya sebep olabileceği gibi, örneğin yapılan harcamaların belgelendirilmemesi, belgelerin uygun şekilde sunulmaması, hesaplamaların doğru yapılamaması da proje mali yönetiminin başarısız olduğunun işareti sayılacak ve bazı durumlarda mali sorumluluklara sebep olabilecektir. Bu rehber ile; Nihai raporun uygun şekilde hazırlanması için asgari kuralları hatırlatmak, Başvuru sahiplerinin nihai raporları hazırlamasına yardımcı olmak ve Nihai rapor aşamasında kullanılabilecek bilgileri sunmak, amaçlanmaktadır. Leonardo da Vinci Programı Hareketlilik Projeleri Nihai Rapor Hazırlama Rehberi nin proje sahiplerine yardımcı olmasını umuyoruz. Leonardo da Vinci Program Koordinatörlü ü