UZ GAYRİMENKUL GYS MUHASEBE İŞ AKIŞ SÜRECİ DOKÜMANI

Transkript

1 UZ GAYRİMENKUL GYS MUHASEBE İŞ AKIŞ SÜRECİ DOKÜMANI /Uz Yatırım A.Ş Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 1 / 13

2 İçindekiler: 1. M U H A S E B E İ Ş A K I Ş S Ü R E C İ H A K K I N D A A K T İ F /PASİF L İ S T E L E R L İ S T E Y İ K O N T R O L E G Ö N D E R M E M A K B U Z U O NAYA G Ö N D E R M E M A K B U Z U N O N A Y L A N M A S I V E Ö D E M E F İ L T R E L E M E Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 2 / 13

3 1. MUHASEBE İŞ AKIŞ SÜRECİ HAKKINDA Uz Merkez ile hukuk büroları arasındaki muhasebe iş akış süreci GYS Uz Gayrimenkul muhasebe modülü üzerinden takip edilir. Hukuk bürolarının yaptığı her ipotek tesisi işlemi o ayın muhasebe listesine yansır. Listeler her ayın 5 inde oluşur ve bir önceki ayın ilk gününden (ilk gün dahil) son gününe kadar (son gün dahil) geçen sürede yapılmış ipotek tesisi işlemlerini kapsar. GYS Masaüstü ekranında yer alan Muhasebe butonuna tıklandığında muhasebe ekranına erişilebilir. Şekil 1: Muhasebe Butonu Bir ipotek tesisi işinin muhasebe listesine yansıyabilmesi için, ilgili tesis işleminin tesis gerçekleştikten sonra mutlaka Uz Merkez tarafından onaylanmış olması gerekmektedir. Aksi durumda iş muhasebe listesine yansımaz. 1.1 Aktif/Pasif Listeler Muhasebe listeleri, aktif/pasif olma durumlarına göre 2 ye ayrılır. AKTİF LİSTELER: Hukuk bürosu tarafından üzerinde işlem yapılan listelerdir. PASİF LİSTELER: Uz Merkez den onay/kontrol bekleyen, üzerinde aktif olarak işlem yapılmayan listelerdir. Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 3 / 13

4 Şekil 2: Aktif/Pasif Listeler Bu bölümde yer alan butonlar/kolonlar ve açıklamaları aşağıdaki gibidir: Detay: Tarihçe: Detay butonuna tıklandığında ilgili muhasebe listesinin detayları görüntülenir. Detay ekranında; listeye yansıyan tüm işlerin Talep No, Dosya No, Şube Kodu, Şube Adı, Müşteri Unvanı, Avukat, İpotek Tesisi Tarihi, Tapu il/ilçe, Toplam Tutar, Birim Fiyat, KDV, Stopaj bilgileri yer alır. Tarihçe butonuna tıklandığında ise, ilgili muhasebe listesinde hangi işlem, ne zaman, kimin tarafından yapılmış, bunların bilgileri görüntülenir. Listenin tarihçesi burada tutulur. Şekil 4 Tarihçe Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 4 / 13

5 Durumu: Listenin durum bilgisini gösterir. Örneğin: Liste Hazırlandı, Liste Kontrol Edilecek, Ödemesi Yapıldı vb. Liste Tarihi: Listenin hangi döneme ait kayıtları içerdiği bilgisini gösterir. Dosya Sayısı: Listenin içindeki iş sayısını gösterir. Toplam Tutar (Net ödenecek): Net ödenecek tutar bilgisini verir. Ücret Toplamı (Brüt): Brüt tutar bilgisini verir. KDV Toplamı: KDV toplamını gösterir. Stopaj Toplamı: Stopaj Toplamını gösterir. Makbuz Seri No: Kesilen serbest meslek makbuzunun seri no sunun girildiği alandır. Makbuz No: Makbuz numarasının girildiği alandır. Makbuz Tarihi: Makbuz tarihinin girildiği alandır. Liste No: Sistemin her bir muhasebe listesine otomatik olarak verdiği numaradır. Liste No; Yıl/ay/gün/no olarak sistem tarafından belirlenir. Şekil 3 Liste Detayları Detay ekranının sağ üst köşesinde listede kaç tane ipotek tesisi işi olduğu bilgisi yer alır. ikonuna tıklandığında ekrandaki tüm detaylar excele aktarılır. ikonuna tıklandığında ise bir makbuz örneğine erişilebilir. Geri butonu ana ekrana dönüş yapılmasını sağlar. Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 5 / 13

6 1.2 Listeyi Kontrole Gönderme Aylık olarak oluşan muhasebe listesi, takip eden ayın 5. gününde Liste Hazırlandı durumunda hukuk bürosunun AKTİF LİSTELER ekranında görüntülenir. Liste Hazırlandı durumunda oluşan muhasebe listesi kontrol edildikten sonra Listeyi Kontrole Gönder butonuna tıklanarak Uz merkezin kontrolüne gönderilir. Şekil 3 Listeyi Kontrole Gönderme Bu işlemle birlikte listenin durumu Liste Kontrol Edilecek olarak değişir ve büronun PASİF LİSTELER ekranına düşer. Liste artık Uz merkez kullanıcısının aktif işleri arasındadır. Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 6 / 13

7 Şekil 4 Pasif Listeler Liste Uz merkez kullanıcısı tarafından incelenmeye başlandığında durumu Liste Kontrol Ediliyor olarak değişir. Uz merkez kullanıcısı bu aşamada Birim Fiyat üzerinde düzeltme/değişiklik yapabilir. Merkez kullanıcısı değiştirdiği tutarlar ile ilgili olarak Notlar alanına bilgi girişi yapar. Hukuk bürosu kullanıcılarının tutarlarda değişiklik yapma yetkisi yoktur. Kontrol edilen muhasebe listesi için makbuz talep edildiğinde, ilgili liste büronun AKTİF LİSTELER ekranına, durumu Makbuz Talep Edildi olarak yansır. Şekil 5 Makbuz Talep Edilen Liste Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 7 / 13

8 Şekil 6 Makbuz Talep Edilen Listenin Detayı Not girişi yapılmış kayıtların satır başlarında Notlar ibaresi yer alır. Notlar a tıklandığında notun içeriği, kimin tarafından girildiği, işlem tarihi gibi bilgilere erişilebilir. Hukuk bürosu kullanıcılarının not girişi yapma yetkisi bulunmamaktadır. Şekil 7 Merkez Kullanıcısının Girdiği Notlar 1.3 Makbuzu Onaya Gönderme Muhasebe listesi hukuk bürosunun AKTİF LİSTELER ekranına Makbuz Talep Edildi durumunda yansıdığında serbest meslek makbuzu kesilebilir. Ekranın sağ üstü köşesinde yer alan ikonuna tıklandığında Şekil 8 de ki gibi bir makbuz örneği görüntülenir. Bu örnek, makbuz kesecek kullanıcıya kolaylık olması için hazırlanmıştır. Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 8 / 13

9 Örnek makbuzda yer alan tutarlar listenin gerçek tutarları baz alınarak sistem tarafından otomatik hesaplanmıştır. Bu bilgiler referans alınarak makbuz hazırlanabilir. Şekil 8 Makbuz Örneği Haricen kesilen makbuz ekranın sağ üst köşesinde yer alan Makbuz butonuna tıklanarak sisteme eklenebilir. Şekil 9 Makbuz Eki Yükleme Ekranı Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 9 / 13

10 Muhasebe Eki Yükle ekranında bulunan sil butonu eklenen makbuzun silinmesini, indir butonu ise makbuzun bilgisayara indirilmesini sağlar. Şekil 10 Makbuz Bilgileri Girişi Makbuz sisteme yüklendikten sonra Geri butonuna tıklanarak AKTİF LİSTELER ekranına dönülmeli ve ilgili muhasebe listesi satırına Makbuz Seri No, Makbuz No ve Makbuz Tarihi bilgileri girilmelidir. Bu aşamada eğer merkezin ücret değişikliklerine itiraz yada merkezden güncelleme talebi olacak ise Merkeze İade Et butonu ile liste merkeze geri gönderilebilir. Makbuz yükleme ve bilgi girişi işlemleri tamamlandıktan sonra listenin Detay butonuna basılarak Makbuzu Onaya Gönder butonuna tıklanır. Bu işlem ile Makbuz Talep Edildi durumunda olan liste Makbuz Merkezde Kontrol Ediliyor durumuna geçer ve hukuk bürosunun PASİF LİSTELER ekranına düşer. Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 10 / 13

11 Şekil 11 Makbuzu Onaya gönderme 1.4 Listenin Onaylanması Ve Ödeme Uz merkez bu aşamada listeyi onaylar ya da düzeltilmesi istenen bir yer var ise listeyi hukuk bürosuna iade edilebilir. Onaylanan liste Ödeme Yapılması Bekleniyor durumda hukuk bürosunun PASİF LİSTELER ekranında görüntülenir. Şekil 12 Onaylanmış Liste Ödeme Yapılması Bekleniyor durumunda Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 11 / 13

12 Uz Muhasebe bölümü tarafından listenin ödemesi yapıldığında, ilgili liste büronun PASİF LİSTELER ekranında Ödemesi Yapıldı durumuna geçer. Ödeme yapıldığı anda sistem tarafından büronun tüzel mail adresine ödeme yapıldığına dair bir bilgilendirme maili gönderilir. Şekil 13 Ödemesi Yapılmış Liste 1.5 Filtreleme Muhasebe Listesinin detay ekranında kolon başlıklarının hemen altında yer alan pencereler her bir kolon ile ilgili filtreleme yapmaya yarar. Sistem her muhasebe listesine otomatik bir Liste No verir. Dosyanın detay ekranında ilgili işin hangi muhasebe listesine konu olduğu görüntülenir. Muhasebe Liste ekranından bu Liste No ile filtreleme yaptığınızda bu muhasebe listesine hızlıca ulaşabilirsiniz. Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 12 / 13

13 Şekil 14 Detay Ekranı Liste No Şekil 15 Liste No ile Filtreleme Küçükbakkalköy Mahallesi, Serdar Sokak No: 2 Kat: 2-3 ATAŞEHİR / İSTANBUL Sayfa 13 / 13