ODTÜ Kütüphanesi Performans Bütçeleme Projesi ve Toplam Kalite Çalışmaları

Transkript

1 ODTÜ Kütüphanesi Perfrmans Bütçeleme Prjesi ve Tplam Kalite Çalışmaları Bülent Karasözen ve Ebru Gürbüz ODTÜ Kütüphane ve Dkümantasyn Daire Başkanlığı Üniversitedeki araştırmaların ve eğitimin en önemli destek birimi lan Orta Dğu Teknik Üniversitesi Kütüphanesi, kullanıcılarının dergi, kitap, referans kaynağı gereksinimlerini hem basılı hem de elektrnik rtamda karşılamakta ve hizmet vermektedir. 8 kuma, 2 gösteri salnu ve 1 sergi salnu ile metre karelik alanı kaplayan Kütüphane, 750 kişilik turma kapasitesine sahiptir. Kütüphane kleksiynunda, kitap, ciltli dergi, 1260 güncel basılı dergi, elektrnik dergi, 15 tam metin makale veritabanı, 10 referans veritabanı, 8 bibliygrafik veritabanı, 836 film ve vide kaset bulunmaktadır. Kütüphanemiz hafta içi ve snu lmak üzere haftada 76 saat açıktır. Kullanıcılar Kütüphanedeki ve kampüs içindeki tüm bilgisayarlardan Kütüphanenin abne lduğu tam metin makale ve bibliygrafik veritabanlarına erişim sağlamaktadırlar. Kütüphanemiz, ülkemizdeki tüm üniversite ve araştırma kütüphanelerinin üye lduğu, rtak elektrnik kaynaklara erişim sağlayan ANKOS un (Anadlu Üniversite Kütüphaneleri Knsrsiyumu) kurucusu ve merkezidir. Perfrmansa Dayalı Bütçeleme Prjesi Dünya Bankası ve Maliye Bakanlığı tarafından rtaklaşa yürütülen Sürekli Kalite Geliştirme ve Kamu Geliştirme ve Kamu Bütçeleme Sisteminin Yeniden Yapılandırılması Prjesi çercevesinde Türkiye den 2001 yılında altı kurum örnek kurum larak seçilmiştir. Bu kurumlardan biri lan ODTÜ Kütüphanesi, Eylül 2001 den itibaren misyn, vizyn, amaçlar, hedefler ve eylem planlarını içeren, çağdaş bir elektrnik bilgi ve belge merkezine geçişini öngören beş yıllık bir stratejik plan çalışmalarına başlamıştır. Bu knuyla ilgili larak Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kntrl Genel Müdürlüğü, Dünya Bankası ve TÜSSİDE (Türk Sanayi, Sevk ve İdare Enstitüsü) temsilcileriyle birlikte çeşitli tplantılar düzenlenmiş, eğitim seminerlerine ve knferanslara katılınmıştır. Geçen süre içerisinde ODTÜ Kütüphanesi aşağıdaki misyn, vizyn, dış çevre değerlendirmesi, SWOT analizi ve perfrmans kriterlerini belirlemiştir. Misyn: Orta Dğu Teknik Üniversitesi nin temel misynunda yer alan öğretim, araştırma faaliyetleri ve tplumsal hizmetlerin gerektirdiği bilgiye erişmek için çağdaş ve evrensel lanakların sağlanması ve örnek bir üniversite kütüphanesi larak tpluma hizmet sunulmasıdır. Vizyn: Kütüphane vizynu Orta Dğu Teknik Üniversitesi nin eğitim ve araştırma prgramlarının gereksinimleri dğrultusunda bilgiyi, hizmet verdiği kitleye çağdaş bilgisayar ve ağ teknljilerini kullanarak hızlı ve eknmik bir şekilde, zaman ve yerden bağımsız larak sunan, mesleki dayanışma ve işbirliğine dayalı, çalışanlarıyla birlikte gelişmelerin gerisinde kalmayan, mdern bir bilgi ve belge merkezi lmaktır. Dış Çevre Değerlendirmesi:

2 Kütüphanelerin üniversitelerde eğitim ve araştırma ana destek birimi larak öneminin artması, Kleksiyndaki elektrnik kaynakların hacminin giderek artması, kütüphanelerin kaynaklara sahip lma mdelinden lisans anlaşmaları çerçevesinde erişim sağlama mdeline yönelmeleri, Kullanıcı gruplarının bilgiye erişime duyulan taleplerin değişimi ve hızla artması, Bilgi teknljilerinde yaşanan hızlı değişiklikler nedeniyle kütüphanelerde yeni hizmetlerin sunulması gerekliliği ve bunun kütüphanelerde çalışan insan kaynakları üzerine yeni talepler dğurması, Teknljik değişiklik ve artan maliyetlerin zrlaması snucu kütüphaneler ile yayınevi ve aracı firmalar arasındaki ilişkilerde yeni sözleşme ve ANKOS gibi knsrsiyum mdellerinin rtaya çıkması, Üniversite eğitim ve öğretim faaliyetlerinde kullanılan yöntem ve tekniklerdeki değişimle birlikte kütüphanelerin giderek bir öğrenim mekanı haline gelmeleri, Kütüphanelerin tek başına yetersizliği nedeniyle kütüphanelerarası işbirliğinin artması. SWOT Analizi: Stratejik plan dğrultusunda SWOT analizi yapılarak güçlü ve zayıf yönlerimiz, fırsatlar ve tehditler belirlenmiştir. Güçlü yönlerimiz: Zengin kitap ve dergi kleksiynu, Tplum içindeki imaj, Rekabet gücümüz, (Şu an Türkiye deki üniversite kütüphaneleri içerisinde elektrnik kaynakların kullanım ranı en yüksek lan kütüphanedir.) Güçlü teknik dnanımla teknljik değişime uyum sağlama, Dış çevre ile ilişkiler, Örgütsel ve yönetsel becerilerimizin yeterliliği. Zayıf yönlerimiz: İnsan kaynakları (Gereksinimi duyulan yetenekli persnelin istihdam edilememesi), Fiziksel kşullar (Kütüphanemizin eski lmasından dlayı havalandırma, ışıklandırma, yer döşemesi, mbilya gibi srunlar yaşanmaktadır.), Persnelin dil ve bilgisayar bilgisindeki yetersizlik, birlikte çalışmaya yönelimin eksikliği. Fırsatlar: Diğer kütüphanelerdeki gelişmelerin izlenmesi, işbirliği, kıyaslama, Teknljik gelişmelerin izlenmesi ve uyum sağlanması, Elektrnik rtam, (işi hızlı yapma, daha çk iş çıkarma, eş zamanlı çalışma, mekan sınırlaması lmaksızın sınırsız kullanıcıya erişim) Kütüphanecilikteki hızlı değişim ve yenilikler, Kullanım taleplerinin çeşitliliği ve değişkenliği, Perfrmansa Dayalı Bütçeleme Prjesi nde pilt kurum lmak, KALDER (Türkiye Kalite Derneği) çalışmaları için pilt kurum lmak. Tehditler: Döviz kurlarında belirsizlik, Özel üniversite kütüphaneleriyle rekabet, ödenek kısıtlamaları, Devletin persnel ücret plitikası, Devlet ihale sistemindeki uyumsuzluklar, Güvenlik açıkları, Dergi ve kitap maliyetlerindeki artış, yayınevlerinin tekelleşmesi, kütüphane bütçelerinin yetersizliği larak sıralayabiliriz. Müşteriler/Kullanıcılar İç müşteriler/kütüphane persneli 2

3 Yayın Sağlama ve Katalglama Birimi Referans Birimi Süreli Yayınlar Birimi Ödünçverme Birimi Bilgi Teknljileri Birimi Dış müşteriler/kullanıcılar ODTÜ öğrencileri ODTÜ akademik ve idari persneli Prtklle belirlenmiş diğer kurum kullanıcıları Belge sağlama sisteminden yararlanan araştırmacılar, Tplum Paydaşlar: ODTÜ kullanıcıları Kurum dışı kullanıcılar Endüstri/bireyler/diğer üniversiteler Çalışanlar ODTÜ Rektörlüğü Maliye Bakanlığı Yükseköğretim Kurulu Kütüphane Kmisynu Sağlayıcı kuruluşlar Tplum Perfrmansa dayalı bütçeleme işlemleri dğrultusunda, perfrmans ölçüm sisteminin geliştirilebilmesi için öncelikli larak girdilerimiz belirlenmiştir: Finansal destek ve kaynaklar: Kütüphanemiz her yıl kaynak gereksinimi planı hazırlamaktadır. Kütüphanenin ana finansal kaynağı katma bütçe için her yıl Maliye Bakanlığı na perfrmans değerlendirmesi yapılarak bütçe önerisi hazırlanmaktadır. İnsan kaynakları: Perfrmansa Dayalı Bütçeleme çalışmaları çerçevesinde 2002 de çalışan memnuniyeti anketi uygulanmıştır. Çalışanların yetenek ve kapasiteleri işe alma, eğitme, kariyer geliştirme, yetkilendirme ve takdir süreçleri yluyla krunmakta ve geliştirilmektedir. Girdilerimize bağlı larak işlemler ve süreçler aşağıdaki şekilde saptanmıştır: Kleksiyn Oluşturma ve Geliştirme Süreci; kitap, elektrnik dergi, elektrnik referans ve elektrnik kitap kleksiynu geliştirme aşamalarındaki tüm çalışmaları, Kleksiyndan Yararlandırma ve Pazarlama Süreci; elektrnik dergilerin, elektrnik referans kaynaklarının, kitapların, rezerv kaynaklarının kullanımlarına ve Web sayfasının luşturulması ve hizmete sunulmasına ilişkin tüm işlemlerini kapsamaktadır. Bu işlem ve süreçler snunda ürün ve hizmetlerimiz aşağıdaki şekilde belirlenmiştir: Ürünler Kleksiyn Basılı kitap Elektrnik kitap Basılı dergi Elektrnik dergi 3

4 Elektrnik tez Tam metinli makale veritabanları Bibliygrafik veritabanları Hizmetler Ödünç verme hizmeti WEB tabanlı bilgi hizmeti Yurt içi-yurt dışı belge sağlama hizmeti Görsel / işitsel hizmetler Referans / enfrmasyn hizmetleri Ftkpi hizmeti Perfrmans Ölçütleri: Dünyadaki diğer üniversitelerle kıyaslanabilir lması için perfrmans ölçütleri LibQual ve NISO standartlarına göre alınmaktadır. Kleksiyn: Sipariş edilen kitap sayısı, Kleksiyna eklenen kitapların sayısı, Kleksiyna eklenen elektrnik dergi sayısı, Abnelik yluyla sağlanan elektrnik referans kaynağı sayısı, Abnelik yluyla sağlanan elektrnik kitap sayısı, Basılı ve elektrnik dergi sayısı, Dijital rtamdaki tez sayısı. Kullanıcı hizmetleri: Ödünç verilen kitap sayısı, Kullanılan tez sayısı, E-kitaplarının kullanımı, E-referansların kullanımı, Elektrnik dergi kullanım sayıları, Gör-isit materyallerin kullanımı, İndeks ve veritabanlarının kullanımı, Kütüphane WEB sayfasının kullanımı, ILL ve dküman sağlama sayıları, Kullanıcı kılavuzlarının kullanımı, Kullanıcı eğitimi için hazırlanan materyallerin sayısı, Kullanıcı srularına , telefn yluyla ve yüzyüze verilen cevap sayısı yılında öğretim üyeleri, yüksek lisans ve lisans öğrencilerine yönelik kullanıcı memnuniyeti anketi uygulanmıştır. Bu ankete 1781 lisans, 406 lisansüstü öğrenci ve 239 öğretim üyesi katılmıştır. Anketle birlikte, Kütüphane materyallerinin kullanım amaçları, kullanıcıların Kütüphaneye geliş sıklıkları, Kütüphane hizmetlerinden memnuniyetleri, WEB sayfasının kullanımına ilişkin snuçlar elde edilmiştir. Bu anket snucunda elektrnik kütüphane lma yönündeki hedeflerimizde uygulamamız gereken adımlar daha da netleşmiştir. Bu çerçevede geliştirilen elektrnik tabanlı yeni prgramlar şunlardır: Elektrnik tez uygulaması: 2003 yılında Üniversitemizdeki yüksek lisans ve dktra tezlerinin elektrnik rtamda erişime açılması için Referans Birimi nde çalışmalar başlatılmış, Bilgi İşlem Dairesi nin de işbirliğiyle Mayıs 2004 itibarıyle 600 tez elektrnik rtamda erişime sunulmuştur. Üniversitemiz, dünyadaki çeşitli üniversitelerde üretilen tezlerin elektrnik rtamda sunulduğu NDLTD (Netwrked Digital Library f Theses and Dissertatins) nin üyesi lan ilk Türk üniversitesidir. 4

5 Ders kitaplarının elektrnik rtamda sipariş edilmesi: Üniversitemizdeki Bilgi Teknljileri ne dayalı işlemlerin bütünleştirilmesi, kitap siparişinin öğretim üyeleri, bölümler ve kütüphane tarafından takip edilebilmesi, kütüphane Reserve Kleksiynu nun her akademik dönemde düzenlenebilmesi, istenilen kitabın kleksiyndan denetiminin yapılarak, öğrenci sayısına göre ihtiyacın belirlenebilmesi ve istenilen kpyaların sipariş edilebilmesi ve tüm bu aşamalardaki zaman kaybının önlenebilmesi için Bilgi İşlem Dairesi, Kitaplık ve Kütüphanemiz işbirliğiyle elektrnik bir prgram luşturulmuştur. İyileştirmeler ve KALDER çalışmaları: 2003 yılının Temmuz ayından bu yana KALDER ile birlikte Kütüphanedeki verimliliğin artırılması ve maliyetlerin düşürülmesini hedefleyen tplam kalite çalışmalarına başlanmıştır Temmuz 2003 tarihlerinde Süreç Yönetimi ve İyileştirilmesi ve Ekim 2003 tarihlerinde ISO 9000: 2000 Kalite Yönetim Sistemi başlıklı KALDER in düzenlediği seminerlere katılınmıştır. Bu eğitimden snra Kütüphanemizin rganizasyn şeması hazırlanmış ve temel süreçler belirlenmiştir.bu dğrultuda daha önce Perfrmansa Dayalı Bütçeleme prjesi ile başlatılmış lan çalışmalara hız verilmiştir. KALDER çalışmaları öncesi Kütüphanemizde yürütülmekte lan işlerin aksayan yönleri özet larak; birimlerarası iletişimin kpukluğu, birlikte çalışmaya yönelim lmaması, kleksiyn geliştirme plitikasının eksikliği, kuyuculardan gelen kitap isteklerinin işleme knulmasının, sipariş ve katalglama işlemlerinin çk zaman alması, kitap katalğundaki eksiklikler ve yanlış uygulamalar, basılı kleksiynun artmasıyla birlikte katlardaki raflarda yığılmaların luşması, persnelin bilgisayar bilgisinin eksikliği ve internete bağlı bilgisayar sayısının azlığı, havalandırma, ısıtma ve ışıklandırma gibi fiziksel yapıdaki eksiklikler, kuma salnlarındaki masa ve sandalye sayılarının yetersizliği şeklinde sıralanabilir. Bu çerçevede yapılan bazı iyileştirmeler aşağıda belirtilmiştir: İç düzenleme: Öncelikle persnelin görev tanımları hazırlanmıştır. Bu dğrultuda, tüm birimlerdeki persnelinin eğitim durumu, verimliliği, ekip çalışmasına uygunluğu, dil ve bilgisayar becerileri dikkate alınarak uygun birimlerde görevlendirilmelerine özen gösterilmiştir. Persnelin ve birimlerin aylık istatistikleri uluslararası standartlara uygun larak alınmakta lup perfrmans değerlendirilmeleri yapılmaktadır. Birimlerarası yeniden yapılanmaya gidilerek Yayın Sağlama ve Katalglama Birimleri birleştirilerek tek bir birim haline getirilmiştir. Bu birimlerde KALDER çalışmaları öncesinde tplam 17 persnel çalışmakta iken, Ocak 2004 te birimlerin birleştirilmesiyle tplam çalışan sayısı 9 a inmiştir. Yapılan işlemler Katalglama 2003 persnel sayısı: 9 Aksesyn 2003 persnel sayısı: 8 Yayın Sağlama ve Organize Etme 2004 (Ocak-Nisan) persnel sayısı: 9 Sipariş Kitapların teknik işlemleri Fatura işleme Gelen kitapların istek sahiplerine bildirilmesi Gelmeyen kitaplarla ilgili işlemler Katalglama ve Sınıflama Geriye dönük veri aktarımı İlave kpya (fazla kpya ve cilt

6 bilgilerini sisteme işleme) Sırt etiketi yapıştırma Yukarıdaki istatistiklerden anlaşılabileceği gibi elle yapılan ve birbirini tekrarlayan işlemler devre dışı bırakılarak birim içindeki iletişim ve verimlilik büyük randa artmıştır. Bu birimlerin birleşmesi snucu açığa çıkan uzman kütüphaneciler Referans Birimi nde görevlendirilmiştir. Dünyadaki diğer üniversite kütüphanelerinde lduğu gibi Kütüphanedeki kaynakların kullanımı ve kullanıcı memnuniyetinin ön plana çıkması snucu Referans Birimi nin ve WEB sayfasının önemi giderek artmaktadır. Elektrnik kleksiynun artmasıyla birlikte bu kleksiynun denetiminin ve geliştirilmesinin sağlıklı yapılabilmesi için Süreli Yayınlar Birimi luşturulmuştur. Ayrıca Kısa Süreli ve Uzun Süreli Ödünçverme Birimleri de birleştirilmiştir. Kleksiynun geliştirilmesi ve yönetimi: Kitap kleksiynunun durumunun belirlenerek, bir kleksiyn geliştirme plitikasının saptanarak uygulanabilmesi için OCLC firmasının ACAS (Autmated Cllectin Analysis Services) servisi ile kleksiynumuzun dağılımı raprlanmıştır. ACAS, Amerika daki bazı üniversite kütüphanelerinin kleksiynlarını temel alark kleksiynda bulunması gereken kitapların listelerini de vermektedir. Kleksiynumuzda eksik lan kitapların siparişe hazırlanması ve satın alınması çalışmalarına başlatılmıştır. Bunların snucunda diğer üniversitelerle kıyaslanabilir, Üniversitemizdeki alanlara göre dağılımı dengeli, çekirdek kleksiyn larak adlandırılabilecek bir kitap kleksiynu luşturulmuş lacaktır. Benzer şekilde basılı ve elektrnik dergi kleksiynumuzun değerlendirilmesi yapılmıştır. Bunun için dünyadaki bütün dergilerin katalglandığı Ulrich veritabanının USAS ( Ulrich Serials Analysis System) sistemi kullanılmıştır. Dünyada kütüphanelerin elektrnik kaynaklara harcadıkları miktarın ranı giderek artmaktadır. Üniversitemiz Kütüphanesinin de 2003 yılında elektrnik kleksiyn harcamaları basılı kleksiyn harcamalarını aşmıştır. Benzer şekilde elektrnik kaynaklara duyulan talebin ve kullanımın artışı gözlemlenmektedir yılında sayıları 7 lan tam metin makale veritabanından kullanıcılar tplam makale indirirken, 2003 yılında veritabanı sayısı 11 e tam metin makale kullanımı ise a çıkmıştır. Hizmet içi eğitim ve değişim prgramları: Kütüphane çalışanlarına bilgisayar prgramlarının kullanımı, yönetim, rganizasyn, dsyalama, raprlama ve istatistik alma eğitimleri verilmektedir. Bilkent Üniversitesi Kütüphanesi ve Kütüphanemiz arasında bir ay süreyle değişim prgramı uygulanmış, persnelimiz farklı uygulamaları görme, değerlendirme ve kıyaslama fırsatı bulmuştur. Fiziksel yapı ve bilgisayar dnanımı: Fiziksel yapının iyileştirilmesi dğrultusunda Reserve ve birinci kattaki Referans Birimlerindeki sandalye ve masalar yenilenmiştir. Raflardaki yığılmaların hafifletilebilmesi için dep kütüphanesi luşturulması çalışmaları başlatılmıştır. Ciltli dergi salnundaki dergilerin aşağıdaki çelik raflara kaydırılması işlemleri devam etmektedir. İnternet bağlantılı bilgisayarların kapasitesi yükseltilerek gerekli lan ek dnanım (CD yazıcı, kulaklık vb) sağlanmıştır. Perfrmansa Dayalı Bütçeleme kapsamında Kütüphanemiz tarafından her yıl üç ve altı aylık dönemlerde raprlama yapılmaktadır. Bu raprlarda stratejik planlarımız dğrultusunda ulaşılan hedefler ve kullanıcı memnuniyetine yönelik hizmetler verilmektedir. Kütüphanemizin yıllık bütçesi kullanıcıların talepleri ve memnuniyetleri, dünyada kütüphanecilik alanındaki teknljik gelişmeler, basılı ve elektrnik kleksiynunun kullanımı gözönüne alınarak her yıl düzenlenmektedir. 6