Çünkü, bu malzemenin büyük bir çounluu, ariv malzemesi vasfn tamaktadr. Hizmet birimlerince sürekli kullanlmalar sebebiyle kurumlarnda saklanmalar

Transkript

1 GENEL AÇIKLAMALAR Belediyeler, Kanunlarn kendisine verdii yetki ve görevleri yerine getirmek için yapt faaliyetler sonucunda belge üretmektedir. Bu belgeler, Belediyelerin varlk sebebini ortaya koyan temel dayanaklardr. Belediyelerin politikalar, faaliyetleri, faaliyetlerinin aamalar ve sonuçlar bu belgelerin deerlendirilmesi ile ortaya konulabilir. Belediyelerin görev ve hizmetleri neticesinde oluan belgelerin güncelliini kaybetmesinin ardndan toplumun istifadesine sunulmas da Devlet ariv hizmetlerinin bir gereidir. Bunun gerçekletirilebilmesi, belediyelerin i ve ilemleri sonucunda teekkül eden belgelerin arivcilik metod ve tekniklerine uygun olarak düzenlenmesi ve korunmas ile mümkündür. Belediye hizmetlerinin süratli verimli bir ekilde yürütülebilmesi evrak, dosyalama ve ariv ilemleri ile doru orantldr. #lemi tamamlanan belgelerin belli bir süre sonunda arivleri oluturaca gerçei dikkate alndnda, arivlerden gerei gibi yararlanlabilmesinin temini, evrak ve dosyalama hizmetlerinin sistemli bir ekilde yerine getirilmesi ile mümkün olabilecektir. Bu dorultuda Devlet Arivleri Genel Müdürlüü tarafndan sonuçlandrlan Standart Dosya Plân uygulamas 2005/7 sayl Babakanlk Genelgesi ile yürürlüe konulmutur. Tüm kurum ve kurulularda yürütülen benzer hizmetlerde birliktelik salamay amaçlayan plân, belediyelerin ana hizmet birimlerine ait dosya plânlarnn #çileri Bakanl nca hazrlanmasn müteakip, tamamlanm olacaktr. Bu uygulamann istenilen ölçülerde yerine getirilmesi tüm belediyelerimizde, dosya tasnif ilemlerinde birliktelik salanmasna; ayn konuya ait belgelerin tüm belediyelerde ayn ad ve kod ile anlmasna ve dosyalanmasna imkân verecektir. Belediyelerde yürütülen tespit çalmasnda birimlerin düzenli bir birim arivi oluturmadklar, birim arivleri ile kurum arivi arasnda koordinasyonun salkl yürütülmedii, birimlerin geliigüzel ayklama ve imha çalmalar yürüttükleri tespit edilmitir. Bu sebeple Belediyelerde, öncelikle kurum arivi ile birim arivleri arasnda koordinasyon eksiklikleri giderilmeli, her birimin arivlerinde farkl uygulamalara yer verilmesi engellenmelidir. ler, ariv uygulamalar konusunda kurum arivinin uyar ve ikazlarn dikkate alarak, arivcilik uygulamalarnda azamî ölçüde titiz davranmaldrlar. Günümüze kadar birikmi olan belgelerin ayklanmas için de yine kurum ariv sorumlusunun bakanlnda ayklama ve imha komisyonlar tekil ettirilerek, ayklama çalmalar balatlmaldr. Böylece birimlerin elindeki yllardr birikmi belgeler ayklamaya tâbi tutularak, saklanmas gereksiz olanlarn imhasna imkân salanmal, Devlet Arivleri ne devredileceklerin devir ilemleri gerçekletirilmeli, kurumunda saklanacaklarn daha salkl ve güvenli ortamlarda muhafaza edilmeleri için gerekli artlar oluturulmaldr. Belediyelerde yaplan Ariv Malzemesi Tespit Çalmas nda tespiti yaplan ariv malzemesi ve arivlik malzemeyle ilgili kstaslar liste halinde verilmitir. Yaplan bu tespitlerde kullanlan Devlet Arivi ne gönderilir, unda saklanr, Devlet Arivi ne gönderilmez, Ayklama ve #mha Komisyonunca deerlendirilir, Örnek seçilenler Devlet Arivi ne gönderilir ifadeleriyle anlatlmak istenen hususlar aada açklanmtr. Devlet Arivi ne gönderilir ifadesi, ariv malzemesi vasfn tayan malzemenin ayklama ve imha komisyonlarnca imha edilemeyeceini belirterek, yaplacak tasniften sonra kurumlardaki bekleme süresini takiben Devlet Arivleri Genel Müdürlüü ne devredilecek ariv malzemesi için kullanlmtr. unda saklanr ifadesi, günlük i akm içerisinde kurumunda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanlmtr. Bu açklamann bulunduu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktr. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasna lüzum görülmemesi durumunda, Devlet Arivleri Genel Müdürlüü nün görüü alndktan sonra yeniden deerlendirilmeye tâbi tutulacaktr.

2 Çünkü, bu malzemenin büyük bir çounluu, ariv malzemesi vasfn tamaktadr. Hizmet birimlerince sürekli kullanlmalar sebebiyle kurumlarnda saklanmalar mevzuat çerçevesinde uygun görülmütür. Devlet Arivi ne gönderilmez ifadesi, ariv malzemesi vasfn tamayan malzeme için kullanlmtr. Bu tür malzeme, kullanlmalarna ihtiyaç duyulduu ve varsa mevzuatlarn belirledii saklama süreleri içinde kurumlarnda muhafaza edilecektir. Belirlenen süreyi doldurduktan sonra ayklama ve imha komisyonlarnn karar ile imha edilebilecektir. Ayklama ve #mha Komisyonunca deerlendirilir ifadesi, içerisinde ariv malzemesi ve arivlik malzeme vasfn tayan malzemenin de bulunduu dosyalar için kullanlmtr. Ayklama ve imha komisyonlar bu mahiyetteki dosyalarda ariv malzemesi hüviyetinde görülenleri ayrt ederek saklama süreleri sonunda Devlet Arivi ne devredilecektir. Örnek Seçilenler Devlet Arivi ne gönderilir ifadesiyle deerlendirilen evraktan örnek seçilirken; Önem arzetmesine ve Yl, konu, mekân, hacim vb. göz önünde bulundurulacak ekilde çeitlilik arzetmesine dikkat edilir. Örnek seçildikten sonra arta kalan evrak bekleme süresini müteakip ayklama ve imha komisyonunca deerlendirilerek imha edilir. Büyükehir, ilçe ve belde belediyeleri tespit raporlar bir bütün olarak kurumlarnza gönderilmi olup, tarafnzca eksik olduu tespit edilen hususlar, tespit raporlar birbiriyle kyaslanarak bir deerlendirme yaplabilecektir. Sadece birim arivinde saklama süresi yazl olup da Devlet Arivi ne gönderilmez denilen evrak Devlet Ariv Hizmetleri Hakknda Yönetmeliin ilgili maddelerine uygun hareket etmek kaydyla kurum arivinin koordinasyonunda kurum arivine devredilmeden imhaya gönderilebilirler. arivindeki saklama süreleri, evrakn ilemi tamamlandktan ve kesin sonucu alndktan sonra balayan sürelerdir. Belediyelerin Yllk Faaliyet Raporlar birimler tarafndan tek tek deil, bu raporlar toplayan ve deerlendiren birim tarafndan Devlet Arivleri Genel Müdürlüü ne gönderilecektir. Böyle bir koordinasyon yoksa birimler tarafndan gönderilecektir. Genelgelerin asllar çkaran birim tarafndan Devlet Arivleri Genel Müdürlüü ne gönderilecektir. Etüt ve fizibilite raporlar, ihaleleri veya projeleri Devlet Arivi ne gönderilecek olanlara ait olanlar gönderilecektir. Eski Belediye Bakanlarna, önemli tesislerin temel atma törenlerine ve yöreye ait fotoraflar, filmler ve video kaytlar Devlet Arivi ne gönderilecektir. Ariv Malzemesi Tespit Çalmas Belediyelerin hizmetleri dikkate alnarak mevcut birimlerde yaplmtr. lerin zamanla isimleri deise bile bu hizmetlerle ilgili olarak teekkül etmi veya edecek belgeler, ayklama ve imha komisyonlarnca bu çalma kapsamnda deerlendirilir. Her birimin kendi ana hizmeti çerçevesinde üretmi olduu yllk ve süresiz basl evraktan bir nüsha Devlet Arivi ne gönderilir. Belediyelerin elinde eski yllardan kalm eski harfli Türkçe evrak ve doküman mevcutsa, bunlar Devlet Ariv Hizmetleri Hakknda Yönetmeliin Ek Madde 2 sine göre, ayklama ve tasnif ilemlerine tâbi tutulmakszn, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arivleri Genel Müdürlüü ne devredilir. Tespit raporlar kurumlara tavsiye niteliindedir. Nihai karar tümüyle Ayklama ve #mha Komisyonlarna ait olacaktr.

3 BÜYÜKEHR VE L BELEDYE BAKANLIKLARI TESPT VE DEERLENDRME FORMU BRM :MAR DARE BAKANLII ALT BRM:ALT ÖLÇEK MAR PLANLAMA UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Büyükehir Belediye Meclisince onaylanan 1/5000 veya 1/2000 ölçekli Nazm mar Plân ve de#iikliklerine ilikin ozalit ve effaf paftalar ve bunlara ilikin yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 2 lçe Belediye Meclisi Kararlarna ba#lanarak gelen ve Büyükehir Belediye Bakanl#nca onaylanan 1/1000 ölçekli Uygulama mar Plan Ozalit Paftalar ve bunlara ilikin yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 3 Basn lan u na gönderilen ilânlarla ilgili yazma dosyalar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 4 A#rlkl olarak hukukî konularda, Hukuk Müavirli#i ya da direk mahkemelerle yaplan yazmalara ait dosyalar 5yl Devlet Arivi ne gönderilmez. (Hukukî görüler 5+25 yl saklanr.) ALT BRM :METROPOLTEN ALAN PLANLAMA UBE MÜDÜRLÜÜ ORTA ÖLÇEK MAR PLANLAMA UBE MÜDÜRLÜÜ 1 1/5000, 1/25000 ve 1/50000 ölçekli paftalar ve bunlarn yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 2 Basn lan u na gönderilen ilânlarla ilgili yazma dosyalar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 3 A#rlkl olarak hukukî konularda, Hukuk Müavirli#i veya direk mahkemelerle yaplan yazmalara ait dosyalar 5 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. (Hukukî görüler 5+25 yl saklanr.) ALT BRM :HARTA UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Parselasyon plânyla ilgili yazma dosyalar Süresiz unda saklanr.

4 2 fraz ve tevhit yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 3 Encümene sunulan irtifak hakk tesisi, parselasyon plân, temel vizesi, yllk ücret ve tarife gibi konularla ilgili yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 4 Müteferrik yazma dosyalar ( çeri#ini genel olarak vatanda dilekçeleri oluturuyor.) 5 Kanalizasyon ve atk su irtifak hakk tesisleri ile ilgili yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 6 Harita ve plânlar Süresiz unda saklanr. 7 Proje dosyalar (Ankara Metrosu, Dikmen Vadisi projeleri gibi büyük proje dosyalar) Süresiz unda saklanr. 8 mar dare Heyetince tasdiklenip Bayndrlk Bakanl# nca onanan plân etütleri Süresiz unda saklanr. 9 Fotogrametrik yöntemle harita çizimi amacyla uçaktan çekilen hava foto#raflar Süresiz unda saklanr. ALT BRM : YAPI UYGULAMA VE DENETM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 mar mevzuatyla ilgili çalmalara ait yazma dosyalar 5 yl 2 2 mar konusundaki mevzuat uygulamalaryla ilgili görü isteklerine verilen cevap dosyalar 5 yl 25 yl Farkl görülerden örnekler Devlet Arivi ne gönderilir. 3 lçeler arasnda farkl imar mevzuat uygulamalarn gidermek için çkarlan genelgeler (Gündemden düenler) 2 yl 13 yl Çkaran birimce Devlet Arivi ne gönderilir. 4 5 mar mevzuatyla ilgili Bayndrlk ve çileri Bakanlklar ile Valilikten gelen genelgeleri lçe Belediyelerine duyurmak için yaplan yazmalara ait dosyalar (Gündemden düenler) lem dosyas [ mar durumu, kod ve plânlamayla ilgili yazmalar, mimarî proje, yap izni (yap ruhsat), yap kullanma izni (iskân) ve denetlemeyle ilgili ikâyet ve duyumlar üzerine denetim elemanlarnn yapt# denetim evrak] 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez.

5 BRM : EMLAK VE STMLAK DARE BAKANLII ALT BRM : LOJMAN VE KAMP UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Lojman konusunda ilçe belediyelerle yaplan yazma dosyalar 2 yl 2 içi yazmalar dosyas 3 Lojmanlarla ilgili dosyalar Süresiz unda saklanr. 4 lçe Kaymakamlklaryla yaplan yazma dosyalar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 5 6 Belediye tarafndan yaplan sosyal konutlardan faydalanmak isteyenlerin yapt# bavurular Bu konutlarn da#tmyla ilgili hazrlanan yönetmelik çalmalar 5 yl 5 yl 2 ALT BRM :YEN YERLEMELER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Kooperatiflerle ilgili yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 2 Proje dosyalar Süresiz unda saklanr. ALT BRM : KAMULATIRMA UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Kamulatrma dosyalar ( lemi tamamlananlar) 5 yl 5 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. ALT BRM:TAINMAZLAR UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Belediyenin gayrimenkullerine ait mülkiyet dosyalar Süresiz unda saklanr.

6 2 Tescile konu olmayan alanlar için yaplan yazma dosyalar BRM ÇEVRE KORUMA DARE BAKANLII ALT BRM :DAR VE MAL LER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Araç görev kâ#tlar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. ALT BRM :ANITLAR VE TARH ALANLAR UBE MÜDÜRLÜÜ 1 2 Büyükehir Belediyesi bünyesindeki antlarn bakm, temizlik, onarmlar ve yer de#iiklikleri ile yeni antlarn yapm ve yerleimi konusunda yaplan yazma dosyalar Ankara daki antlarn, heykellerin ve tarihî yaplarn mevcut durumlar ile ilgili bilgi dosyalar 2 yl 13yl Ayklama ve mha Komisyonunca de#erlendirilir. 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 3 Valilik, Antlar Kurulu, Kültür Bakanl#, üniversiteler, vakflar ve özel kurulularla yaplan yazmalara ait dosyalar 2 yl 13 yl Ayklama ve mha Komisyonunca de#erlendirilir. ALT BRM : YEL ALANLAR DÜZENLEME UBE MÜDÜRLÜÜ 1 30 Dönümün üzerindeki yeil alan kapsamndaki yerlere ait Projeler (Gündemden düenler) 2 yl 13 yl Farkl% projelerden örnekler ile mahalli için önem arzeden projeler Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 2 hale dosyalar (Park ve refüjlerinin bakm, yapm, onarm ileri, kent zararllaryla mücadele, havuzlarn güvenlik, bakm ve iletmeleri vb. gibi konularla ilgili ihaleler) 5 yl 10 yl Devlet Arivi ne gönderilmez 3 lçe Belediyelerince, yeillendirilmek üzere Büyükehir Belediyesine devredilen yeil alanlarla ilgili protokol ve yazma dosyalar Süresiz unda saklanr.

7 4 hale dosyalar (Parklarn yapm ile ilgili olanlar) 5 yl 25 yl Önem ve özellik arzeden büyük ihale dosyalar%ndan örnekler sadece Ankara ve stanbul Büyük,ehir Belediye Ba,kanl%klar%nca Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 5 Kesin hesap dosyalar (Parklarla ilgili olan dosyalar) 5 yl 25 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilmek üzere seçilen ihalelere ait olan dosyalar sadece Ankara ve stanbul Büyük,ehir Belediye Ba,kanl%klar%nca Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 6 statistikî bilgi dosyalar 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 7 Yllk faaliyet raporlar 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. ALT BRM :REFÜJLER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 2 Hasar tespit çalmalar ile ilgili yazmalar ve Hasar Tespit Komisyonu Raporlar Refüjlerin bakm ve onarm ile ilgili yaplan iç yazmalar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. ALT BRM :YAPIM ONARIM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 lçe Belediyelerine ait park isimleri onay dosyas Süresiz unda saklanr. 2 Büyükehir Belediyesine ait park isimleri onay dosyas Süresiz unda saklanr. 3 Etkinlik ve tören kutlamalar için belediye parklarnn tahsisi ile ilgili yazmalar ve tahsis onaylar 4 Park alanlarnn alt yap geçii ile ilgili onay dosyalar 5 yl 5 Vatandatan gelen a#aç budama ve kesme talepleri 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 6 lardan gelen a#aç budama kesme ve a#aç nakli hizmetleri ve bordür ta, mil kumu, gübre gibi malzeme talepleri 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez.

8 7 Hizmet araçlarnn görev formlar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 8 Büyükehir Belediyesine ait yeil alanlarda yaplan ilâçlamalarn program ve çalma raporlar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 9 Kamu kurumlarndan gelen bitki ilâçlama talepleri 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 10 Kamulatrlm alanlardaki a#açlarn kaldrlmas ile ilgili çalma dosyalar nakli veya 5 yl ALT BRM : BTKSEL ÜRETM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Fidan üretimi ve da#tm dosyalar (Bu dosyalarda, fidanlarn cinslerine göre kaçar adet üretildi#i, ne kadar kullanld# v.b. gibi bilgiler mevcuttur.) 2 lardan ve vatandalardan gelen talepler 3 Çiçek dikim dosyalar (Bu dosyalarda kavaklara, refüjlere, parklara v.b. gibi yerlere ne kadar çiçek dikildi#ine dair bilgiler mevcuttur.) BRM :HESAP LER DARE BAKANLII ALT BRM : BÜTÇE PROGRAM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Bütçe teklifleri 2 Yl sonu kesin hesab 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir Bütçe (Bütün hazrlk aamalaryla beraber bütçenin son halinin oldu#u dosyalardr.) Bütçe Ödenekleri Defteri (Hem bütçe, hem de harcamalar bu deftere kaydediliyor.) Zorunlu tasarrufla ilgili dosya (Ödemesi tamamlananlar) 6 Emekli kesenekleri cetvelleri 5 yl 4 7 Bütçe tasarlar dosyas 8 Konut fonu ile ilgili dosyalar (Ödemesi tamamlananlar)

9 ALT BRM :GDERLER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Ödeme evraklar 2 yl 13 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 2 Yevmiye Defteri 3 Avans ve Krediler Defteri 4 Kii Borçlar Defteri 5 Bütçe emanetleri ve emanetler defteri (Emekli kesene#i, SSK, damga vergisi, gelir vergisi, KDV gibi konularn ilendi#i defterler) 5 yl 4 6 Banka Defteri 7 Bordrolar 5 yl 4 ALT BRM: TAHSLAT UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Asfalt tirak Pay Takip Defteri 5 yl 2 2 Para Cezalar Takip Defteri 5 yl 2 3 Yangn Sigorta Vergisi Takip Defteri 5 yl 2 4 Vezne kayt tahsildar makbuz koçanlar 5 Tahsildar Makbuzu Zimmet Defteri 6 Tahsil edilen veya takibi gereken ihbarname suretleri 5 yl ALT BRM :GELRLER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Asfalt tirak Pay Defteri 2 Para Cezalar Defteri

10 3 E#lence Vergisi Defteri 4 Tahakkuk Defteri 5 Beyannameler (Yangn sigorta vergisi, ilân, reklâm, elektrik tüketim vergisi beyannameleri gibi evraktr.) 5 yl 6 Yangn Sigorta Vergisi Defteri 7 Posta ile gelen havalelere ait defter 8 hbarnameler 9 Düzeltme fileri 10 Gelir tahakkuk bordrolar 11 Paylar defteri (3030 Sayl Yasa uyarnca Maliye Bakanl# ve ller Bankas ndan gelen ve toplanan vergilerden Büyükehir Belediyesine düen paylarla ilgili bilgilerden müteekkildir.) 5 yl 2 ALT BRM : DI KREDLER UBE MÜDÜRLÜÜ Hazine Müstearl# ile yaplan yazmalarla ilgili dosyalar (Hazine garantili kredilerin kreditör anlamalarnn ve sözlemelerinin takip ve tediyesini sa#latmak üzere yaplan yazmalardan müteekkildir.) (D kredi plânlama ve ödemeleri bittikten sonra) ller Bankas ile yaplan yazmalar (Aylk paylardan yaplan kesintilerin takibi) Tahvil ve bonolarla ilgili Büyükehir Belediyesi ve d ülkeler arasnda yaplan ana sözlemeler 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. BRM : TFAYE DARE BAKANLII 1 Yangn raporlar 2 yl 13 yl Önemli ve büyük yang%nlara ait dosyalar Devlet Ar,ivi ne gönderilir 2 Tüm itfaiye malzeme almlaryla ilgili yazmalar

11 3 Ayniyat tesellümü 5 yl 4 yeri açmak için izin alnmasna dair yazmalar (Yangn yönünden yeterlilik raporu) 5 10 Devlet Arivi ne gönderilmez. 5 Vatanda ikâyet dilekçeleri 6 larn yangn konusundaki e#itim isteklerine ait yazmalar 7 Yangn istatistik çizelgeleri 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 8 Vatandalarn baca temizli#i su baskn vb. konulardaki vezne tahsilâtlar 5 yl 9 E#itim, seminer ve konferanslarn yllk istatistikleri 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 10 Yangn söndürme cihazlarnn yangn söndürebilirlik tespitine ait yazmalar 11 Daire Bakanl#nca verilen brifingler 12 tfaiye personelinin hizmet içi e#itimlerine ait yazmalar BRM : BASIN YAYIN VE HALKLA LKLER DARE BAKANLII ALT BRM : HALKLA LKLER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Vatandalardan gelen dilekçelerle ilgili yazma dosyalar 2 yl 13 yl Ayklama ve mha Komisyonunca de#erlendirilir. 2 Üniversitelerden gelen aratrma talepleriyle ilgili yazma dosyalar ALT BRM : DAR LER BÜRO EFL 1 Kredi avans ilemleriyle ilgili yaplan yazma dosyalar

12 ALT BRM : KAMUOYU ARATIRMA VE TANITIM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Tantm faaliyetleriyle ilgili yaplan rutin yazmalar dosyas 2 Kamuoyu aratrma sonuçlar 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi'ne gönderilir. ALT BRM : BASINLA LKLER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Basn kupürleri Süresiz unda saklanr. 2 Belediyenin Haber Merkezi nde çalan muhabirlerin üretti#i haber metinleri ve gündemler BRM : SALIK LER DARE BAKANLII ALT BRM : KÜAT UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Büyükehirin iletti#i, kiralad# binalarn açlmas için ruhsat ilemleri dosyas Süresiz unda saklanr Sayl Belediye Kanunu na göre tarife kararlar dosyas 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. ALT BRM :LABORATUAR UBE MÜDÜRLÜÜ 1 lçe Belediyeler, özel ve tüzel kiilerden gelen numunelerin sonuçlarnn analiz raporlar dosyas 2 yl 13 yl Ayklama ve mha Komisyonunca de#erlendirilir. 2 statistik bilgileri 5 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 3 Ö#renci staj dosyalar 1 yl 4 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 4 Demirba dosyas (Kayttan düenler) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez.

13 ALT BRM :ÇEVRE SALII UBE MÜDÜRLÜÜ 1 larla yaplan yazmalar 2 yl 13 yl Ayklama ve mha Komisyonunca de#erlendirilir. 2 AR-GE çalmalar 3 Plânlama çalmalar 4 Personel koltuk alt dosyalar (Personel birimden ayrldktan sonra) 5 Denetim raporlar dosyas 5 yl 10 yl Y%llara göre örnekler seçilerek Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 6 Demirba dosyas (Kayttan düenler) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 7 Basn ve yayn dosyas 8 Hizmet içi e#itim dosyas 9 Ruhsat ilemleri dosyas Süresiz unda saklanr. 10 lçe belediyeleriyle yaplan yazmalar 11 Mahalli Çevre Kurulu Kararlar Süresiz unda saklanr. 12 l Hfzsshha Kurulu Kararlar Süresiz unda saklanr. BRM : SALIK VE SOSYAL HZMETLER DARE BAKANLII ALT BRM : MEZARLIKLAR UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Belediyenin ldeki mezarlklarna defnedilenlerle ilgili evrakn bulundu#u zarf dosyalar (Zarflarn içinde lçe Belediyesince düzenlenen gömme izin kâ#d, ölüm beyan kâ#d, gömülenler için ödenen ücrete ait para irsaliyesi ve beton mezarn sözleme senedi mevcuttur.) Süresiz unda saklanr. 2 Nakil dosyalar (Müdürlü#ün sorumluluk alanndaki ilde vefat edip, baka ehre defnedilenler için tutulan dosyalar) 5 yl 10 yl Önemli,ahsiyetlere ait olanlar Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 3 Mezar üst ve alt yapmlarndan alnan ücretlerle ilgili evrak dosyalar 5 yl

14 4 Gelen ve giden evrak (Vatanda dilekçeleri, kurum içi yazmalar) 5 Sa#lara satlan mezarlarla ilgili yazma ve belgelerin oldu#u zarf dosyalar Defin ilemi bitinceye kadar 6 mamlar tarafndan tutulan defin kayt defteri 5 yl 4 7 Kütük defteri Süresiz unda saklanr. 8 Tahakkuk defteri 5 yl 2 ALT BRM :HALK SALII VE GIDA GÜVENL UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Alo Ambulansla ilgili yazma dosyalar (Protokol, faaliyet ve malzeme almlar) 5 yl 2 Alo Cenaze ile ilgili yazma dosyalar 5 yl 3 Belediyenin Sa#lk evleri ile ilgili yazma dosyalar 5 yl 4 Mobil Sa#lk dosyalar (Gezici Sa#lk ve di tedavisi hizmetleri ile ilgili yazmalar) 5 yl 5 Gda güvenli#i ile ilgili yazma dosyalar (Gda sat yerlerinde yaplan denetimlerin raporlar, Sa#lk Bakanl# ile yaplan yazmalar) 5 yl 5 yl Denetim raporlar%ndan, y%llara göre örnekler seçilerek Devlet Ar,ivi ne gönderilir. ALT BRM : VETERNER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Hayvansal ürünlerin gda güvenli#i ile ilgili denetim raporlar 5 yl 10 yl Y%llara göre örnekler seçilerek Devlet Ar,ivi ne gönderilir Hayvan sa#l# ile ilgili genellikle evcil hayvanlara hizmet veren Belediye Poliklini#i ile ilgili yazma dosyalar Toptanc Balk Hali ne giren su ürünlerinin muayenesi ile ilgili yazma ve rapor dosyalar Belediyenin evcil hayvanlar hayvanat bahçesindeki hayvanlarn bakmyla ilgili dosyalar. 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez.

15 5 Babo hayvanlarn rehabilitasyonu ile ilgili yazma dosyalar (Hayvan barna# kurulmas ile ilgili Bakanlklar, Valilik, üniversiteler ve gönüllü kurulularla yaplan yazma dosyalar.) 6 Mezbahalara ait dosyalar ALT BRM : VETERNER UBE MÜDÜRLÜÜ EVCL HAYVANLAR SALIK MERKEZ 1 Hasta Hayvanlar Kayt Defteri 2 Laboratuar Defteri ALT BRM : VE Ç SALII UBE MÜDÜRLÜÜ 1 çi Sa#l# ile ilgili genellikle Çalma Bakanl# ndan gelip içi çaltran belediye birimlerine da#tlan yazlar (Gündemden düenler) BRM : APK ALT BRM :KOORDNASYON UBES 1 2 Valilik ile Belediye Bakanl# arasndaki koordinasyonu sa#lamak için yaplan yazmalar Yatrm dosyas (Metro, yol, köprü, parklarla ilgili yatrmlarn Valili#e bildirilmesine dair yazmalar) 3 zleme raporlar (Ara yazma niteli#inde) ALT BRM : YATIRIM PLANLAMA UBE MÜDÜRLÜÜ

16 1 Yatrmc kurulular dönem raporlar dosyas (EGO, ASK evrakndan oluuyor.) BRM : ALT BRM :ZABITA MÜDÜRLÜÜ 1 içi ve kurum d yazmalar (Kaçak kömür, kaçak et vs. gibi konularda Valilik, Cumhuriyet Basavcl# gibi kurumlarla yaplan yazma dosyalar.) 2 yl 13 yl Ayklama ve mha Komisyonunca de#erlendirilir. 2 Maktu para ceza koçanlar Ceza Zabt Kayt Defteri (Sra no, suçun nev i, suçlunun hüviyeti ile ilgili bilgiler, sanat ve mesle#i, ikametgâh, ceza zabtnn tarihi, numaras ve Encümen karar ile ilgili bilgilerden müteekkildir.) 151 Sayl Kanun a göre verilen kapatma cezalar (Bakan, Bakan Yardmcs veya Genel Sekreterce verilen cezalardr.) Encümene yaplan ceza teklifleri (Suç türlerine göre bir araya getirilerek Encümene sunulmaktadr.) Tahsilât fii dosyas (Pein para cezalarna ait banka makbuzlarndan müteekkildir.) 5 yl 2 5 yl 7 Ruhsatl minibüs ve servis araçlar ruhsat dosyalar Ruhsat sona erinceye kadar BRM : YAZI LER VE KARARLAR DARE BAKANLII ALT BRM :KARARLAR UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Belediye Meclis Kararlar ve ekleri 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 2 Metropol sistem içerisinde yer alan belediyelerin Büyükehir Belediyesi nce onaylanan Meclis Kararlar 5 yl 10 yl lçe Belediyeleri tarafndan Devlet Arivi ne gönderilir. 3 Encümen Kararlar 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir.

17 4 Zabta Kararlar 5 yl 2 5 Toplant tutanaklar (Gündem niteli#inde olup, bir önceki toplantda neler görüüldü#ü ve mevcut toplantda neler görüülece#i gibi bilgiler yer almaktadr.) 5 yl 10 yl Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 6 Gündem dosyalar 5 yl Meclis Kararlar Kayt Defteri [Karar no, geldi#i yer, teklifin özü, kararn özü (kabul ya da komisyona havale) bakan ve kâtiplerin toplant tarihi itibariyle imzalar] Encümen Kararlar Kayt Defteri (Karar no, geldi#i yer, tarihi, evrakn says, teklifin özü, kararn özü, kararn gitti#i yer, encümen üyelerinin toplant tarihi itibariyle imzalar mevcuttur.) Zabta Cezalar Karar Defteri (Sra no, karar no, ceza kesilen ahs ya da kuruluun ad, ceza miktar gibi bilgiler yer almaktadr.) lçe belediyelerinden onay için gelen kararlarn kaydedildi#i defterler (Sra no, kayt tarihi, kayt no, tarihi, eki, özü, verili tarihi, nereye gitti#i gibi bilgiler yer almaktadr.) 5 yl 2 5 yl 2 5 yl 2 5 yl 2 11 hale Komisyonu Karar Defteri 5 yl 2 12 hale Komisyonu Evrak Kayt Defteri 5 yl 2 ALT BRM :ARV UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Ayklama ve imha listeleri ve tutanaklar 10 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 2 Babakanlk Devlet Arivleri Genel Müdürlü#ü ne teslim edilen evrakla ilgili yazma dosyalar Süresiz unda saklanr. 3 d ve kurum içi yazma dosyalar 4 Devlet Arivleri Genel Müdürlü#ü nden gelen genelge ve da#tml yazlar (Gündemden düenler) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 5 Denetim raporlar 6 Tespit raporlar (Devlet Arivleri tarafndan gönderilen) Süresiz unda saklanr. 7 Arivcilik bilgileri ve mevzuat dokümanlar Süresiz unda saklanr. 8 Dosya Plân (Yönetmeli#i) Süresiz unda saklanr.

18 ALT BRM : YAZI LER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Satn alma dosyas (Belediye birimlerinden gelen ilânlarn Resmî Gazetede yaynlanmas için yaplan yazmalar) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 2 Fen ileri dosyas ( hale ilânlar ile ilgili yazmalar) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez Emlak ve stimlak Daire Bakanl# Dosyas ( hale ilânlar ile ilgili Babakanlk Basmevi ile yaplan yazmalar) Belediye birimlerinin posta kanalyla da#lan evrakna ait yazmalar Oehir içi ve Oehir d kamu kurum ve kurulularndan gelen resmî evrakn kayt ve zimmet defterleri 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 5 yl 5 yl 2 6 Vatanda dilekçelerinin havalesine ait yazmalar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 7 lçe Belediyelerinden gelen evrakn onaylanmak üzere Belediye Meclise gönderilmesine ait yazmalar BRM : PERSONEL DARE BAKANLII ALT BRM : KADRO VE SCL UBE MÜDÜRLÜÜ VE PERSONEL UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Personel Özlük Dosyalar Emekli oluncaya kadar 101 yl doluncaya kadar Kamuoyuna mal olmu,,ahsiyetlere ait dosyalar Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 2 Personel Sicil Dosyalar Emekli oluncaya kadar 101 yl doluncaya kadar Kamuoyuna mal olmu,,ahsiyetlere ait dosyalar Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 3 4 Personel yan ödemeleri ile ilgili yazma dosyalar (Tahakkuka ve Hesap lerine birer sureti gönderiliyor.) Belediyenin yapm oldu#u memur snavlaryla ilgili dosyalar 5 yl 5 Vatanda ve personel dilekçeleri dosyalar 6 Resmî kurumlardan gelen sorularla ilgili oluturulan dosyalar

19 7 Memur Disiplin ve Yüksek Disiplin Kurulu karar dosyalar 5 yl 10 yl Devlet Arivine gönderilmez. ALT BRM :MAA TAHAKKUK UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Maa Bordrolar ve ekleri ile SSK ve Emekli Sand# kesenekleri 5 yl 2 2 Sigorta bildirgeleri 2 yl 48 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 3 Personelle ilgili adlî kurumlarla yaplan yazmalar 10 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 4 5 Maalarla, keseneklerle ve 3417 Sayl Tasarrufu Tevik Kanunu v.s. gibi tereddüde düülen konularla ilgili Maliye Bakanl# ndan istenen görü dosyalar Vergi iadesi listeleri (Zarflar birimleri kontrol ediyor ve tutuyor.) 5 yl 2 5 yl ALT BRM : Ç LKLER MÜDÜRLÜÜ 1 çi Özlük dosyalar ( çinin atama onayndan, ayrld# tarihe kadar ki her türlü belge bu dosyalarda mevcuttur.) Sözlemesi sona erinceye kadar 101 yl doluncaya kadar Kamuoyuna mal olmu,,ahsiyetlere ait dosyalar Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 2 Toplu i sözlemeleri ile ilgili yazma dosyalar (Ön çalmalar, içi saylar, görüme tutanaklarndan müteekkildir.) 5 yl 10 yl Görü,me tutanaklar% ve sözle,meler Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 3 çi Disiplin Kurulu Kararlar 4 çilerin alacaklar ile ilgili i davalar dosyalar (Verilen görüler ve birimin verdi#i savunmalar) 5 yl 2 5 Ö#renci staj dosyas 5 yl ALT BRM : DAR LER UBE MÜDÜRLÜÜ

20 1 Telefon, su ve elektrik dosyalar yazmalar) (faturalar, Resmî araçlarla ilgili dosyalar. (Araç takip formlar, kiralk araçlarla ilgili bilgi dosyalar) Yemekhane dosyalar (Aylk yemek yiyecek tüm Belediye Personeli listeleri bu dosyalarda mevcuttur.) ç hizmet dosyas (Üç ana hizmet binasnn bakm onarmyla ilgili dosyalardr.) 5 yl 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 5 yl BRM : ETM KÜLTÜR DARE BAKANLII ALT BRM : ÇOCUK VE ALE UBE MÜDÜRLÜÜ Kamp yazmalar dosyas (Bakanlk oluru, Valilik yazmalar, personel görevlendirmeleri, yetki belgeleri, banka yazmalar, bakm onarm yazmalar ve malzeme almlar) Çocuk Kulüplerine ait yazmalar dosyas (Malzeme alm, personel yazmalar, kurum ve kurulularla ilgili yazmalar) Hanm Lokalleri ile ilgili yazmalar dosyas (Bavurular, personel yer ayarlanmas, mekânn bakm onarm, malzeme alm, tamirat yazmalar, resmî kurumlarla ilgili yazmalar, yönetmelik hazrl#, Bakanlk oluru) 4 Gençlik Merkezleriyle ilgili yazmalar dosyas 5 Çocuk Meclisi ile ilgili yazmalar dosyas 6 Oefkat Evi ile ilgili yazmalar dosyas 7 8 Önemli günlerin kutlanmasyla ilgili yazmalar dosyas E#itim yardm ile ilgili yazmalar dosyas (Yönetmelik, müracaat, Encümen karar, kayt formlar, banka yazmalar, Bakanlk oluru) 9 E#itim gereçleri ile ilgili yazmalar dosyas Belediye tarafndan sünnet ettirilecek çocuklarla ilgili yazma dosyas Belediye tarafndan evlendirileceklerle ilgili yazma dosyas

21 12 Özürlüler Merkezi ne ait yazmalar dosyas Sokakta çalan çocuklarla ilgili yaplan yazmalar dosyas Ramazan aynda faaliyet gösteren yemek çadrlaryla ilgili yazmalar dosyas (Encümen karar, Bakanlk oluru, ihale evrak, personel görevlendirilmesi, yer tespiti, kurum ve kurulularla ilgili yazmalar, malzeme alm, fi ve materyal basm) ALT BRM :ETM KÜLTÜR UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Sergi salonlarnn tahsisi için oluturulan dosya 2 3 Konser, tiyatro ile ilgili ihale dosyas (Bakanlk oluru, artname, ödeme emirleri) Festival dosyas (Valilik izni, mekân tahsisi, ücret ödemeleri) 4 Resmî bayramlar ve önemli günler dosyas 5 Afi dosyas 5 yl 10 yl Farkl afilerden birer nüsha Devlet Arivi ne gönderilir. ALT BRM : TURZM VE TANITMA UBE MÜDÜRLÜÜ Kamp yazmalar (Valilik izni yazmalar, Bakanlk oluru, PTT, personel yazmalar, EGO yazmalar, Sa#lk Daire Bakanl# yazmalar) Kent gezileri ile ilgili yazmalar (Valilik izni, Bakanlk oluru, M.E.B. ile yaplan yazmalar) Turizm, ÖSYM Danma Bürolaryla ilgili yazmalar 4 Personel yazmalar 5 De#iik illerden gelen ö#rencilerin gezi ve tantmyla ilgili yazmalar 6 Dinlenme kamplar yazmalar dosyas 7 Ö#renci gezi programlar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez.

22 8 ÖSS danma merkezlerine ait yazmalar 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. ALT BRM : KURUM Ç ETM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 içi genel yazmalar 2 3 d genel yazmalar (Baka kurumlardan gelen e#itim istekleri) Encümen Kararlar ile ilgili dosyalar (suretler) (E#itime tâbi tutulacak personelle ilgili alnan encümen kararlar) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 4 Hizmet içi e#itim onay ve yazmalar. 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 5 mza Cetvelleri 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. ALT BRM :HALK ETM UBE MÜDÜRLÜÜ 1 BELMEK el ileri kurslar dosyalar (Her türlü gideri ve personeli Belediye tarafndan karlanyor) Olur dosyalar Encümen dosyas Fatura ödemeleri dosyalar Belmek kurslarnn verildi#i yerlerin kira dosyalar içi yazmalar Usta yöneticilerin maa ödemeleri 5 yl 10 yl 2 BELTEK teknik e#itim kurslar dosyalar 5 yl 10 Olur dosyalar% Devlet Ar,ivi ne gönderilir. Olur dosyalar% Devlet Ar,ivi ne gönderilir. 3 Gazi Üniversitesi ile yaplan yazmalar 5 yl ALT BRM :YALI HZMETLER UBE MÜDÜRLÜÜ 1 Vatanda istek ve ikâyet dilekçeleri 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez. 2 Yal üye formlar (Üyeli#i sona erenler) 2 yl Devlet Arivi ne gönderilmez.