DÖNER SERMAYE ÖDEMESİ YAPILAN PERSONEL İZİN/RAPOR VE HAREKETLERİNE İLİŞKİN ESASLAR

Transkript

1 DÖNER SERMAYE ÖDEMESİ YAPILAN PERSONEL İZİN/RAPOR VE HAREKETLERİNE İLİŞKİN ESASLAR Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç : Madde 1- Döner Sermayeden ödeme yapılan Sağlık Merkezleri personeline ait kadro, görev, maliyet ve harcama birimi değişiklikleri, yurtiçi ve yurt dışı görevlendirmeleri, kadro ve görev unvanı değişiklikleri, işe başlama, işten ayrılış hareketlerinin yapılacak ödemelere esas teşkil edebilmesi amacıyla başlangıç noktalarından itibaren tek bir sistemde tutulması, izlenmesi ve raporlanabilmesinin sağlanması. Kapsam: Madde Sayılı Kanun un 58. Maddesi c bendi kapsamında çalışan ve H.Ü. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından Yüksek Öğretim Kurumlarında Döner Sermaye Gelirlerinden Yapılacak Ek Ödemenin Dağıtılmasında Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, kapsamında ödeme yapılan personeli kapsar. Dayanak: Madde 3- Bu esaslar, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği nin Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri bölümüne göre; İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Hükmüne dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar: Madde 4- Bu esaslarda geçen; a) Hareket: Kadro, görev, maliyet ve harcama birimi değişiklikleri, yurtiçi ve yurt dışı görevlendirmeleri, kadro ve görev unvanı değişiklikleri, işe başlama, işten ayrılış gibi mali sonuçlar doğuran olayları ifade eder. I- Görev Yeri Değişikliği: Aynı harcama birimi içerisinde yapılan görev yeri değişiklikleridir. Bir müdürlüğe bağlı bölümler arasında veya aynı harcama birimine bağlı müdürlükler arasındaki hareketleri kapsar. Bu kapsamda yapılan görevlendirmeler Rektörlük oluru ile olabileceği gibi Müdürlükler arası onay yazısı ile de yapılabilir. Sayfa 1 / 5

2 II- Birimler arası Nakil Hareketi: Kurum içi farklı harcama birimler arası (Sağlık Merkezlerinden diğer harcama birimlerine veya diğer harcama birimlerinden Sağlık Merkezlerine) kadro nakli hareketlerini kapsar. Bu kapsamda yapılan kadro nakil hareketi hareket onayı ile yapılır. III- Görevlendirmeler: 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 38. Ve 39. Maddelerine istinaden yapılan yurt içi ve yurt dışı ile aynı kanunun 13/b-4 maddesine göre yapılan birim görevlendirmelerini kapsar Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 38. Ve 39. Maddelerine istinaden yapılan yurt içi ve yurt dışı görevlendirmeler yürütme kurulu kararı sonrası alınan Rektörlük oluru ile yapılır Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesine göre yapılan birim görevlendirmeleri hareket onayı ile yapılır. IV- Unvan Değişiklikleri: 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 13/b-4 maddesine göre yapılan unvan görevlendirmeleri ile akademik ve idari personelin görev ve kadro unvan değişikliklerini kapsar. Bu kapsamda yapılan unvan değişiklikleri hareket onayı ile yapılır. V- Göreve Başlama: Farklı kurumlardan kurumumuza yapılan naklen atama, açıktan atama, ilk defa atama, ücretsiz izin dönüşü göreve başlama, maaşsız-izinli yurtiçi ve yurt dışı görevlendirme dönüşü göreve başlama ve Sağlık Bakanlığından TUS kapsamında göreve başlama gibi personel hareketlerini kapsar. Maaşsız-izinli yurtiçi ve yurt dışı görevlendirme dönüşü personel hareketleri Tıp Fakültesinin başlama yazılarına istinaden yapılırken diğer göreve başlamalar hareket onayı ile yapılır. VI- Ayrılma: Kurumumuzdan farklı kurumlara yapılan naklen atama, ücretsiz izin ve ücretsiz doğum izni, emeklilik, istifa ve askerlik nedeniyle ayrılma gibi personel hareketlerini kapsar. Bu kapsamda yapılan ayrılmalar hareket onayı ile yapılı VII- Ek Görevlendirmeler: Rektörlük tarafından yapılan danışmanlık ve koordinatörlük görevlendirmeleri, Tıp Fakültesi Dekanlığı tarafından yapılan Anabilim Dalı, Bilim Dalı Başkanlığı atamaları ile dekan ve dekan yardımcısı atamaları, Başhekimlikler tarafından yapılan Kalite Kurulu Görevlendirmeleri, Harcama Yetkilisi tarafından yapılan Komisyon üyeliği görevlendirmeleri gibi her türlü ek görevler bu kapsamda değerlendirilmektedir. b) İzin: Performans hesaplamasına etken her türlü çalışılmayan günleri ifade eder. (Doğum izni, refakatçi izni, evlilik izni, ölüm izni, uzun süreli tedavi izni, rapor izni, şua izni, tedavi amacıyla sevk izni, yıllık izin, babalık izni vb) Sayfa 2 / 5

3 c) Sistem: Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Özlük Hakları ve Tahakkuk Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü tarafından kullanılmakta olan Üniversite Döner Sermaye Bilgi Sistemi (UniSys) i ifade eder. Esaslar: Hareketlere İlişkin Esaslar: Madde 5- İç Görev yeri değişikliklerinin tamamı Hastane Müdürlükleri veya birim amirleri tarafından sistem üzerinden yapılacaktır. Yapılan işleme ilişkin sistemden alınacak hareket yazısı ıslak imzalı olarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Birimine gönderilecek ve burada müdürlükçe yapılan işlem onaylanarak hareket işlemi tamamlanmış olacaktır. İç görev yeri değişikliklerinde Müdürlük ve birim amirlerince yapılan değişiklikler, norm kadro sayılarını aşmayacaktır. İç Görev yeri ile ilgili yapılan her türlü değişikliğin takibi ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ne bildirimi İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü nün sorumluluğundadır. Madde 6- Birimler arası nakil hareketleri, görevlendirmeler, unvan değişikliği, göreve başlama ve ayrılma işlemlerine ilişkin bildirimlerin tamamı üniversitemiz performans alan harcama birimleri tarafından İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ne yapılacak olup hareketler sistemin Personel Hareketleri modülüne aynı birim tarafından işlenecektir. Girilen işlemler Döner Sermaye İşletmesi Özlük Hakları Tahakkuk Müdürlüğü tarafından onaylanacaktır. Madde 7- Tıp Fakültesi Dekanlığı, Enstitüler ve Personel Daire Başkanlığı tarafından ve personel hareketleri kapsamına giren işlemlere ilişkin her türlü yazışma, Üniversitemiz Belge Yönetim Sistemi (BYS) üzerinden İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü dağıtımına gönderilmek zorundadır. Madde 8- Hastane Müdürlükleri ve Birim amirlikleri tarafından yapılan ve personel hareketi kapsamına giren bütün yazışmalar ve işlemler Üniversite Döner Sermeye Bilgi Sistemi (UniSys) üzerinden yapılacak ve İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ne gönderilecektir. Diğer Hususlar Madde 9- Yeni personel birimi açılması işlemleri Maliyet Muhasebesi Birimi tarafından yapılacak olup talepler bu birime yazılı olarak iletilecektir. Maliyet Muhasebesi, yeni açılan birimi Hastaneler Risk Analizi Komisyonuna (Hastaneler Baş Müdürlüğü aracılığıyla) bildirecek, açılan her yeni birime bu komisyon tarafından Risk sınıflandırması yapılmadan personel yerleştirilmeyecektir. Yapılan Risk sınıflandırmaları ayrıca yazı ile Döner Sermaye işletme Müdürlüğü ne iletilecek olup, mevcut personel Sayfa 3 / 5

4 birimlerinde yapılacak isim değişiklikleri de Maliyet Muhasebesi tarafından İşletme Müdürlüğü ne yazılı olarak bildirilecektir. Madde 10- Devlet Memurlarına Verilecek Hastalık ve Refakat iznine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin Hastalık İzni Verilmesi başlıklı 7. Maddesi ile hastalık raporlarının aslının veya bir örneğinin en geç, raporun düzenlendiği günü takip eden günün mesai bitimine kadar uygun yollarla disiplin amirine intikal ettirilmesi sorumluluğuna verilmiştir. Bu çerçevede; a) Hastalık raporlarının aslının en geç raporun düzenlendiği günü takip eden günün mesai bitimine kadar gönderilmesi, bu mümkün değil ise raporun bir örneğinin faks veya elektronik ortamda bağlı olunan birim sorumlusuna veya Hastane Müdürlüğüne gönderilmesi, bu şekilde gönderilen raporların aslının ise 5 iş günü içerisinde İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne teslim edilmesi zorunludur. b) Sağlık Kurulu Raporlarının zamanında imzalatılamaması durumunda raporun ibraz edilemediği, personelin olağanüstü durumlar (Şehir dışında olması, trafik kazası, faks ortamının bulunmaması ve benzeri hallerde) nedeni ile raporların belirtilen sürelerde ibraz edilememesi hallerinde Üniversite Döner Sermeye Bilgi Sistemi (UniSys) üzerinden bildirimi yapılacaktır. Her ayın 25 inden sonra alınan raporlarda bu kapsamda değerlendirilecek olup Müdür/Müdür Yardımcıları tarafından takip eden ayın ilk iki iş günü içerisinde sisteme işlenecektir. Söz konusu izin veya raporlara ilişkin belgeler Müdürlüklere ulaştığı andan itibaren hastalık iznine dönüştürülerek ivedilikle İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ne gönderilecektir. c) Yukarıda anılan hallerin dışında personelin almış olduğu raporu zamanında teslim etmemesi durumunda geç bildirimi yapılan rapor için ilgili müdürlük veya birim amirleri tarafından tutanak tutulacak, tutanakta raporu teslim eden personelin teslim tarihine ve imzasına mutlaka yer verilecektir. Geç bildirimi yapılan raporlar İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne bu tutanak eklenerek gönderilecektir. Madde 11- Raporların belirtilen sürelerde iletilmemesi durumunda ilgili birim amirine verilmekte olan Ünite / Birim / Servis Sorumluluğu veya Anabilim Dalı Başkanlığı/Bilim Dalı Başkanlığı 0,15 E puanı performans ödemesi 0,05 oranında, azaltılarak ödenecektir. Her bir geç bildirimde 0,05 E puanı kesintisi yapılacaktır. 10. Maddenin c bendi kapsamında yapılan geç bildirimlerde ise Ünite / Birim / Servis Sorumluluğu veya Anabilim Dalı Başkanlığı/Bilim Dalı Başkanlığı sorumlu tutulmayacak olup geç bildirimi yapan personelden Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı Ve Memurları Disiplin Yönetmeliği nin Aylıktan Kesme başlıklı 8 maddesi a bendi (Kasıtlı olarak; verilen emir ve görevleri tam ve zamanında yapmamak, görev mahallinde kurumlarca belirlenen Sayfa 4 / 5

5 usul ve esasları yerine getirmemek, görevle ilgili resmi belge, araç ve gereçleri korumamak, bakımını yapmamak veya hor kullanmak.) Hükümlerine göre işlem tesis edilecektir. Madde 12- Sorumlu Hemşireler, Başteknisyenler, Şef ve Başeczacılar vb. idari amirler gecikmelerde kusurlarının bulunması halinde 11. madde hükümlerinden müteselsilen sorumlu tutulacaklardır. Madde 13- Hastane Müdürlükleri ve birim amirleri/ Akademik Birimler tarafından yapılacak personel hareketleri bildirimlerinde 3 iş günü bildirim süresi bulunmakta olup zamanında yapılmayan bildirimlerden veya hatalı yapılan personel birimi bildirimlerinden, ilgili birim amirine verilmekte olan Ünite / Birim / Servis Sorumluluğu veya Anabilim Dalı Başkanlığı/Bilim Dalı Başkanlığı 0,15 E puanı performans ödemesi 0,05 oranında azaltılarak ödenecektir. Her bir geç veya hatalı bildirimde 0,05 E puanı kesintisi yapılacaktır. Madde 14- Ek Ödeme hesaplanmasına esas teşkil eden personel hareketlerinin tamamının koordinasyonundan İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ve Döner Sermaye İşletmesi Özlük Hakları ve Tahakkuk Müdürlüğü müteselsil olarak sorumlu olacaktır. Diğer birimler tarafından yapılan bildirimlerin sisteme işlenmesi ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ne Ek ödeme hesaplanmak üzere sistemden onaylanarak gönderilmesi sonrasında tespit edilen kusurlara ilişkin 13. Madde hükümleri bu birimler için uygulanacaktır. Madde 15- Bildirimi yapılan personel hareketlerinin Ek Ödeme Hesaplamalarına yansıtılması sırasında yapılacak hatalardan Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü adına performans dağıtımı hesaplamalarını yapanlar sorumludur. Kusurlara ilişkin 13. Madde hükümleri uygulanır. Yürürlük Madde 16- Bu esaslar Yönetim Kurulu onaylandığı tarih itibariyle yürürlüğe girer. Sayfa 5 / 5