Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı. E-posta Web : Tlf :

Transkript

1 si E-posta Web : Tlf :

2 si E-posta Web : Tlf :

3 Kurumların yöneticileri ve çalışanları tarafından uygulanan, kurumun Faaliyetlerinin etkinliği ve verimliliği Raporlama sisteminin güvenirliği Yasa ve düzenlemelere uygunluğu Varlık ve kaynaklarının korunması Hedeflerine ulaşması için gereken makul güvenceyi sağlamak amacıyla tasarlanmış bir süreçtir. si E-posta Web : Tlf :

4 E-posta: si Web : Tlf :

5 E-posta: si Web : Tlf :

6 E-posta: si Web : Tlf :

7 E-posta: si Web : Tlf :

8 İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme E-posta: si Web : Tlf :

9 KONTROL ORTAMI İç kontrolün temel unsurudur. İç kontrolün başarılı ya da başarısız olması, kontrol ortamına bağlıdır. Kontrol ortamı, kurumun iş görme biçimini ifade eder. İç kontrolün gerçekleştirilmesinde en önemli rolü çalışanlar oynadığı için, kurum bünyesindeki her bireyin sorumluluklarını ve yetkilerinin sınırını iyi bilmesi gerekmektedir. E-posta: si Web : Tlf :

10 KONTROL ORTAMI Çalışanlar, kişisel ve mesleki dürüstlüğü, etik değerleri sürdürüp sergilemek ve yürürlükteki davranış kurallarına her zaman uymak durumundadır. Yönetim ve çalışanların, iç kontrole yönelik pozitif ve destekleyici bir ortam oluşturması ve sürdürmesi büyük önem taşımaktadır. E-posta: si Web : Tlf :

11 RİSK DEĞERLENDİRME Kurumun hedeflerini Riskleri Tespit Etme gerçekleştirmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz Gözden Geçirme ve Raporlama RİSK YÖNETİMİ Değerlendirme etme, gerekli tedbirleri belirleme sürecidir Cevap Verme E-posta: si Web : Tlf :

12 RİSK DEĞERLENDİRME Değişen koşulları devamlı takip ederek fırsatları, riskleri tespit ve analiz etmek ve koşulların değişmesine bağlı olarak meydana gelen risklerle başa çıkabilmek üzere iç kontrolde sürekli değişiklik yapmayı ifade eder. Sistemin zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin olarak analiz yapılması, Risk alanlarının belirlenmesi ve kontrol faaliyetlerinin bu alanlarda yoğunlaştırılması E-posta: si Web : Tlf :

13 Riskleri tespit et Oluşabilecek zararları tespit et Mevcut kontrolleri kontrol et, yeterli mi karar ver Bulduklarını kaydet Yeniden gözden geçir E-posta: si Web : Tlf :

14 KONTROL FAALİYETLERİ Riskleri göğüslemek ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek üzere uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir Etkin olmaları için, Kontrol faaliyetlerinin amaca uygun olması, Planlandığı şekilde uygulanabilmesi, Maliyetlerinin makul olması, Hedeflerle doğrudan bağlantılı olması gerekir. E-posta: si Web : Tlf :

15 KONTROL ÖRNEKLERİ Yetki devri ve onay prosedürleri Görevlerin birbirinden ayrılması Görevlendirmelerin personel yetkinlikleri göz önünde bulundurularak yapılması, İş yapma performansına ilişkin eylemler Görevlilerin ve sorumluluklarının belirlenmesi Kayıtlara erişim yetkisi Hizmet içi eğitim E-posta: si Web : Tlf :

16 BİLGİ VE İLETİŞİM Bilgi: karar alma mekanizmasına yardımcı, Doğru, Zamanında, güncel ve elde edilebilir olarak ifade edilir. İletişim: tüm yapılanma içerisinde aşağıdan yukarıya yukarıdan aşağıya doğru iletilmesini ve dönüşümünü ifade eder. E-posta: si Web : Tlf :

17 İlerlemeyi kaydetmek Bir şeyi nasıl yapacağımızı bilmek Doğru kararlar vermemize yardımcı olmak Bilginin aynı zamanda etkin ve hızlı biçimde yayılmasını sağlamak Görevi yerine getirebilmek için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmek E-posta: si Web : Tlf :

18 İZLEME İç kontrol sistemi performansının değerlendirilmesi için dönem içinde izlenmelidir İç kontrolün izlenmesinin amacı kontrollerin istenilen şekilde çalışıyor olmasını ve zaman içinde değişimlere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamaktır E-posta: si Web : Tlf :

19 ANKARA SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI MATRİSİ İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI 1 ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK 6 18 KONTROL ORTAMI 2 MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER PERSONEL YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI YETKİ DEVRİ 5 7 RİSK DEĞERLENDİRME 5 PLANLAMA VE PROGRAMLAMA RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİVE BELGELENDİRİLMESİ 3 4 KONTROL FAALİYETLERİ 9 GÖREVLER AYRILIĞI HİYERARŞİK KONTROLLER FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM 7 11 BİLGİ VE İLETİŞİM 14 RAPORLAMA KAYIT VE DOSYALAMA HATA USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ 3 3 İZLEME 17 İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ İÇ DENETİM 2 2 TOPLAM

20 1- KONTROL ORTAMI KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/Sonuç Tamamlanma Tarihi KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Üniversite yönetimi iç kontrol sistemi konusunda bilgilendirilmiş ve üst yönetimin gerekli desteği sağlanmıştır. Bu kapsamda 'nın tarihli yazısı ile tüm birimlere iç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik çalımalara başlanacağı duyurulmuş, tarihli Retörlük Oluru ile Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarına başlanmıştır. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı'nın hazırlanmasına yönelik kurullar oluşturulmuş, kurul kendi içinde toplantı yaparak, iç kontrol sisteminin hazırlanması amacıyla görev paylaşımı yapmıştır. in yöneticilerine ve yöneticiler tarafından seçilen personellerine iç kontrol sistemi hakkında Mart 2015 tarihlerinde üç günlük farkındalık eğitimi verilmiştir. KOS KOS KOS KOS Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı uygulama sürecinde Üniversite yönetimi için düzenli bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlandıktan ve onaylandıktan sonra bilgilendirici bir dökümanla (İç Genelge) birlikte tüm personele duyurulacak ve Üniversitemiz web sitesinde yayınlanacaktır. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı onaylandıktan sonra iç kontrol sisteminin yöneticiler ve personel tarafından benimsenmesi ve desteklenmesi amacıyla tüm yönetici ve personelin katılacağı bir eğitim gerçekleştirilecektir. İç kontrol farkındalık ve değerlendirme anketleri yapılacaktır. Personel Sağlık Kültür ve Spor Bilgi İşlem Yazışmalar, Toplantı Tutanakları Eylem Planı, Bilgilendirici Doküman, Duyuruya ilişkin yazışmalar Eğitim Planı, Eğitim Dokümanları, Katılımcı Listesi Anket Formları ve Değerlendirme Raporları (6 ayda bir)

21 KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Üniversitemiz yöneticileri mevzuat ve genel teamüller çerçevesinde iç kontrol sisteminin uygulayıcısı durumunda olup, personelini mevcut duruma göre yönlendirmektedir. KOS KOS Üniversitemiz yöneticilerinin iç kontrol sistemi ve işleyişini benimseyerek tüm personele örnek olabilmelerini sağlamak amacıyla birim yöneticilerine yönelik bilgilendirme toplantıları, kurum içi ve dışı eğitim faaliyeti ile seminerler düzenlenecektir. İç Kontrol Sistemine dair personelce bilgi sahibi olunması ve benimsenmesi için toplantı, eğitim ve seminerler düzenlenecektir. Personel Personel Toplantı yazışmaları, Eğitim Faaliyeti ve Seminer onayı ile diğer dokümanları Toplantı, Eğitim, Seminer yazışmaları, onay ve diğer dokümanları KOS Üniversitemiz Etik Kurulu oluşturulacaktır. Personel Görevlendir me Yazısı KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Ankara Sosyal Bilimler Üniversitesi Etik Davranış İlkeleri ve Etik Kurul Yönergesi tarihli Senato Kararı ile yürürlüğe girmiştir. Söz konusu Yönerge eki olan Etik Sözleşme tüm personele imzalatılmıştır. KOS KOS Üniversitemiz etik kuralları afiş, broşür vb. hazırlanarak ilan edilecektir. Hazırlanan Etik Kurulu Yönergesi web sitemizde yayınlanacaktır. Etik Kurulu Etik Kurulu Sağlık Kültür ve Spor Bilgi İşlem Etik Kurallarını içeren doküman Sürece ilişkin yazışmalar KOS Yöneticilere, akademik ve idari personele yönelik etik kurallar hakkında Personel eğitim düzenlenecektir. Etik Kurul Eğitim Planı, Eğitim Dokümanları KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Üniversitemiz faaliyetlerini dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik çerçevesinde yerine getirmektedir. Üniversitemiz faaliyet raporu hazırlandıktan sonra web sitesinde yayınlanmaktadır. KOS Üniversitemiz k Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlandıktan sonra web sitesinde yayınlanacaktır. Bilgi İşlem Duyuruya İlişkin Yazışmalar

22 KOS Personelin Üniversite yönetiminden beklentileri ve sorunları konusunda eğitim yılı sonu ve bir sonraki eğitim yılı başlangıcı arasında anket çalışması yapılarak, elde edilen sonuçlar üst yönetime raporlanacaktır. Personel Anket Formları ve Anket sonuçlarına ilişkin raporlar KOS 1.5 İdarenin Üniversitemizde personeline ve tüm personele ve hizmet hizmet verilenlere adil verilenlere adil ve ve eşit eşit davranılmalıdır. davranılmaktadır. KOS KOS Hizmet verilenlerin memnuniyetini ölçmek için memnuniyet anketleri yapılacak ve sonuçlar üst yönetime raporlanacaktır. Üniversitenin muhtelif yerlerine dilek ve şikayet kutuları yerleştirilecek, dilek ve şikayet kutularından elde edilen sonuçları değerlendirmek üzere bir komisyon oluşturulacak ve bu komisyon değerlendirme sonuçlarını rapor halinde üst yönetime sunacaktır. Sağlık Kültür ve Spor Genel Sekreterlik Sağlık Kültür ve Spor Anket Formları ve Anket sonuçlarına ilişkin raporlar Dilek ve şikayetlere ilişkin dokümanlar, Değerlendirme Raporu KOS Üniversitenin internet ve intranet sayfalarına "Dilek ve Şikayet" başlıklı bir link koymak suretiyle, dilek ve öneri sahibinin kimlik bilgileri zorunlu olmadan alınacak başvurulardan elde edilen sonuçlar değerlendirme komisyonunca değerlendirilerek rapor halinde üst yönetime sunulacaktır. Bilgi İşlem / Değerlendirme Komisyonu Genel Sekreterlik Yazışmalar, Değerlendirme Raporu KOS Üniversitemiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin yıl sonu denetimlerinde görülen eksiklik ve hataları değerlendirerek gerekli önlemleri alacaklardır. Bilgi güncellemeye ilişkin yazışma ve diğer dokümanlar KOS 1.6 Üniversitemiz İdarenin faaliyetlerine faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve ilişkin tüm bilgi belgelerin doğru, ve belgeler tam ve güvenilir doğru, tam ve olması için güvenilir gereken özen olmalıdır. gösterilmektedir. KOS Birim faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda ulaşma ve birimler arası sağlıklı bilgi akışını sağlamak üzere bilgi iletişim altyapısı geliştirilecek, kurum içi intranet sistemi kurulacaktır. Bilgi İşlem İntranet sistemi, yazışma ve diğer dökümanlar KOS EBYS'nin tüm birimleri ve evrak akışını kapsayacak şekilde geliştirilmesi sağlanacaktır. Bilgi İşlem EBYS, Yazışmalar

23 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak KOS 2 belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır ve 2014 yılı Faaliyet Raporları kapsamında Üniversitemiz Misyonu belirlenmiş ve tüm personele duyurulmuştur. KOS KOS Üniversitemiz k Plan hazırlık sürecinde daha önce belirlenen misyon gözden geçirilecek ve değişiklik olması durumunda güncellenen misyon üst yöneticinin onayına sunulacaktır. k Plan hazırlık sürecinde güncellenen ve Üst Yönetici tarafından onaylanan misyon web sitesinde yayınlanacak ve tüm personele duyurulacaktır. Genel Sekreterlik Bilgi İşlem Güncellenen Misyonu içeren doküman ve yazışmalar Duyuru Yazışmaları KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Üniversitemiz idari ve alt birimlerinin görev tanımlarının hazırlanması süreci başlatılmış olup henüz hazırlamaya başlamayan birimlerimizin KOS de bu çalışmaları yapması için gerekli yazışmalar yapılmıştır. Ancak bu konudaki çalışmalar henüz tamamlanmamıştır. Üniversitemiz birimleri ve alt birimlerce yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanacak ve tüm personele duyurulacaktır. Bu bilgiler periyodik olarak kontrol edilecek, değişiklik olması halinde güncellemeler yapılacak ve son durum personele tekrar duyurulacaktır. Görev Tanımlarını içeren dokümanlar, Duyuruya ilişkin yazışma ve tutanaklar KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Personel görev dağılım çizelgeleri henüz oluşturulmamıştır. KOS Üniversitemiz personelinin görev dağılım çizelgeleri oluşturulacak ve imza karşılığı personele bildirilecektir. birimler Personel Görev Dağılım Çizelgeleri

24 KOS 2.4 KOS 2.5 KOS 2.6 KOS 2.7 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonb30:i34ksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Üniversitemiz teşkilat şeması oluşturulmuş ve 14/07/2015 tarihinde personele duyurulmuştur. imizin teşkilat şemalarının oluşturulması ve fonksiyonel görev dağılımlarının belirlenmesine ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı kanun ve ilgili mevzuatta belirlendiği gibi hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir. Üniversitemiz birimlerinin teşkilat şemaları KOS oluşturulacak ve bunlara bağlı olarak da fonksiyonel görev dağılımları belirlenecektir. KOS KOS KOS Üniversitemizin gözden geçirilmiş teşkilat şeması, web sitesinde yayınlanacaktır. Üniversitemiz teşkilat şeması ile birimlerimizin teşkilat şemaları ve görev dağılımları sürekli gözden geçirilecek, değişiklik olması durumunda gerekli güncellemeler yapılacaktır. Üniversitemiz teşkilat şeması ve birimlerimizin teşkilat şemaları ile görev dağılımları web sitesinde yayınlanacaktır. Güncellemeler olması durumunda revize edilmiş halleri yayınlanacaktır. Genel Sekreterlik / Bilgi İşlem Genel Bilgi İşlem Sekreterlik / Teşkilat Şemaları, görev dağılımlarını gösteren dokümanlar Web Sitesi Yazışmalar Güncellenen Teşkilat Şemaları, görev dağılımlarını gösteren dokümanlar Sürece ilişkin yazışmalar Üniversitemiz birimlerce yürütülen hassas Üniversitemiz birimlerince henüz görevler belirlenecek ve bu görevlere ilişkin hassas görevler KOS prosedürler oluşturulacaktır. Oluşturulan belirlenmediğinden ilgili prosedürler yazılı doküman haline prosedürler de belirlenmemiştir. getirilecek ve personele duyurulacaktır. Üniversitemizde yazışmalar ve evrak takibi EBYS otomasyon sistemi üzerinden yapılmaktadır. imizce yürütülen iş ve işlemlerin otokontrolünün sağlanmasına yönelik gerekli otomasyon sistemleri KOS kullanılmaktadır. Manuel yürütülen iş ve işlemlere ilişkin yöneticilerce gerekli takip yapılmaktadır. Bu genel şarta ilişkin mekanizmaların oluşturulmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin eylem planında öngörüldüğü üzere kurulma sürecinde yöneticiler tarafından sürecin izlenmesi, denetlenmesi, kontrol edilebilmesi, karar alma süreçlerine katkı sağlanması ve etkin bir raporlama yapılabilmesi için bir elektronik bilgi yönetim sistemi oluşturulacaktır. İdari ve Mali İşler Hassas Görevler ve Hassas Görev Prosedürlerine ilişkin dokümanlar, Duyuruya ilişkin yazışmalar / Bilgi İşlem Bilgisayar Yazılımı alımına ilişkin yazışma, onay ve diğer dokümanlar

25 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, KOS 3 performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Üniversitemizde insan kaynakları yönetimi idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik yapılmaktadır. Personel ihtiyacının tespiti, işe alınması, birimlere dengeli dağılımı ve yetiştirilmesi konusunda gereken hassasiyet gösterilmektedir. İnsan kaynakları yönetiminin bu genel şartı sağlayabilmesi için çalışmalarımız devam etmektedir. KOS Üniversitemizde insan kaynakları ihtiyaç analizi yapılacak ve rapor haline getirilecektir. İnsan kaynakları yönetiminde söz konusu analiz raporları dikkate alınacaktır. Personel Analiz Raporları KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Üniversitemiz yöneticileri görevleri ile ilgili gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Görevlerine ilişkin mevzuat ve prosedür değişikliklerini sürekli bir şekilde takip etmektedirler. Üniversitemizde görevlendirme ve personel seçiminde mezuniyet alanı, bilgi ve deneyimler ön planda tutulmaktadır. KOS KOS Üniversitemiz personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak, mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmak, yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak amacıyla belirli bir program dahilinde hizmet içi eğitimler verilecektir. Üniversitemiz yönetici ve personelinin görev alanlarıyla ilgili ihtiyaç duyulan zamanlarda (mevzuat değişiklikleri, yeni uygulamalar, naklen ve açıktan atama yoluyla personel alımları gibi) bütçe imkanlarımız ölçüsünde çeşitli kurum ve kuruluşlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına katılımı sağlanacaktır. Personel Personel Hizmet içi eğitim programı ve buna ilişkin onay ve yazışmalar İdari ve Seminer / Mali İşler Eğitim Onayı ve Yazışmaları KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Üniversitemiz personelinin birimlerde görevlendirilmelerinde imkanlar ölçüsünde mezuniyet alanları ve deneyimleri ön planda tutulmaktadır. Ancak mevcut personel sayımız yeterli olmadığından zaman zaman mezuniyet alanı ve deneyimi dışındaki birimlerde personel görevlendirmesi yapılmaktadır. KOS Üniversitemizde işin niteliğine uygun personelin görevlendirilmesi sağlanacaktır. Personel Görevlendirme Yazıları

26 KOS 3.4 KOS 3.5 KOS 3.6 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Üniversitemizde personelin işe alınması, görevinde ilerlemesi ve yükselmesinde bireysel performansı da dikkate alınmak suretiyle iş ve işlemler mevzuat ilgili hükümlerinde öngörüldüğü şekilde yürütülmektedir. Akademik personelin atama ve yükselmesi 2547 sayılı Kanun ve ikincil mevzuata göre, İdari personelin atama ve yükselmesi 657 sayılı Kanun ve ikincil mevzuata göre, liyakat, kişisel gelişime verdiği önem, görevinde gösterdiği performans, temsil yeteneği gibi kriterler göz önüne alınarak yapılmaktadır. Üniversitemizde hizmet içi eğitim faaliyeti düzenli olarak yapılmamaktadır. Eğitimler, ihtiyaç ve mevzuata göre planlanmaktadır. Üniversitemizde personelin yeterliliği ve performansının değerlendirilmesine esas teşkil edecek performans kriterleri bulunmamaktadır KOS KOS Üniversitemiz birimleri her yıl tüm görevler için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip Personel na bildireceklerdir. Personel bu doğrultuda ilgili birimlerle koordineli biçimde yıllık eğitim programı hazırlayacaktır. Üniversitemizde performans değerlendirme kriterleri ve performansın ölçülemediği durumlarda, ölçülebilir anlamlı performans göstergeleri belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Bu kriterler veya göstergelere göre personelin yeterliliği ve performansı ilgili yönetici tarafından en az yılda bir kez değerlendirilecek ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir. Personel Personel Yıllık Eğitim Programı Performans değerlendirme kriterleri veya göstergelerine ilişkin dokümanlar

27 KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Üniversitemizde performans değerlendirme kriterleri henüz belirlenmediğinden herhangi bir ödüllendirme mekanizması da oluşturulmamıştır. KOS KOS ce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek; gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları, eksik olduğu alanlar ile ilgili görüşmeler yapılması veya tecrübeli bir personelin refakatinde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. ce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yüksek performans gösterdiği tespit edilen personel için ödül/motivasyon mekanizmalarını (yönetici tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir edilme, maaşla ödüllendirme, ikramiye, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.) belirleyecek bir ödül yönergesi hazırlanıp tüm personele duyurulacaktır. Genel Sekreterlik Personel Personel Değerlendirm e dokümanları, Eğitim onay ve yazışmaları, Görevlendir me onayı Ödül Yönergesi, Yazışmalar KOS 3.8 Bu genel şarta ilişkin hususlar akademik Personel istihdamı, yer personel için değiştirme, üst Yükseköğretim Kanunu görevlere atanma, ve Yükseköğretim eğitim, performans Personel Kanunu ile idari değerlendirmesi, özlük personel için ise hakları gibi insan Yükseköğretim Kurumları kaynakları yönetimine Görevde Yükselme ve ilişkin önemli hususlar Unvan Değişikliği yazılı olarak Yönetmeliği, Devlet belirlenmiş olmalı ve Memurları Kanunu ve personele ilgili mevzuatla duyurulmalıdır. belirlenmiş olup, iş ve işlemler bu kapsamda yürütülmektedir

28 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve KOS 4 riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır. KOS KOS Üniversitemizde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin iş akış şemaları çıkarılacak, iş akış şemalarında imza ve onay mercileri belirlenecek ve personele duyurulacaktır. İş akış şemaları her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde güncellenecek ve güncellenen şemalar personele duyurulacaktır. İş Akış Şemaları, duyuruya ilişkin dokümanlar İş Akış Şemaları, duyuruya ilişkin dokümanlar KOS İş akış şemaları Üniversitemiz internet sitesinde yayınlacaktır. Bilgi İşlem Sürece ilişkin yazışmalar KOS 4.2 Yetki devirleri, üst Üniversitemizde İmza yönetici tarafından Yetkileri Yönergesi hazırlanmış olup, Yönergede belirlenen esaslar yetki devrine ilişkin hususlar çerçevesinde belirlenmiş ve ilgililere devredilen yetkinin bildirilmiştir. sınırlarını gösterecek Üniversitemizde yetki şekilde yazılı olarak devirleri Yönergede belirlenmeli ve ilgililere belirtilen esaslar bildirilmelidir. çerçevesinde yapılmaktadır. KOS Üniversitemiz İmza Yetkileri Yönergesinde iç kontrol standartları kapsamında yetki devirlerine ilişkin hususlar gözden geçirilecek ve gerekli güncellemeler yapılacaktır. Güncelleme sonrası ilgililer bilgilendirilecektır. Genel Sekreterlik Güncellenen Yönerge KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Üniversitemiz uygulamalarında yetki devrinin, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmasına riayet edilmektedir KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Üniversitemizde yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasına dikkat edilmektedir

29 KOS 4.5 Yetki devredilen personel, Üniversitemizde yetki yetkinin devredilen personel kullanımına tarafından yetkinin ilişkin olarak kullanımına ilişkin olarak belli belli dönemlerde yetki dönemlerde devredene sözlü olarak yetki devredene bilgi verilmektedir. Yetki bilgi vermeli, devreden tarafından bu yetki devreden bilgi belli dönemlerde talep edilmektedir. ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS Yetki devirlerinde yetki devredilen personel, yetki devredene bilgi notu hazırlayarak sunacaktır. Bilgi Notu, Rapor vb

30 RDS5 2- RİSK DEĞERLENDİRME Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı Tamamlanma Tarihi RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Üniversitemiz k Planı henüz hazırlanmamıştır. Kalkınma Bakanlığı ile stratejik planın hangi dönem için RDS hazırlanacağına dair yapılan yazışmalar sonucu stratejik plan dönemi olarak belirlenmiştir. Üniversitemiz k Planı, idaremizin stratejik amaçlarını ve ölçülebilir hedeflerini saptayan, performans göstergelerini ölçen, izleyen ve değerlendiren katılımcı bir yöntemle hazırlanacaktır. k Plan RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Üniversitemizin k Planı bulunmadığından henüz Performans Programı hazırlanmamıştır. RDS Üniversitemiz stratejik planı hazırlandıktan sonra koordinasyonunda program dönemi performans programı hazırlanacaktır. Performans Programı RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Üniversite bütçemiz, henüz idaremizin k Plan ve Performans Programı bulunmadığından bunlara uygun olarak hazırlanamamaktadır. RDS Üniversitemiz stratejik planı ve performans programı hazırlandıktan sonra bütçemiz stratejik plan ve program dönemi performans programına uygun olarak hazırlanacaktır. Bütçe

31 RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Üniversitemiz yöneticileri, henüz stratejik plan ve performans programı hazırlanmadığından sadece ilgili mevzuata uygun olarak faaliyetlerin yürütülmesini sağlamaktadırlar. RDS Üniversitemiz k Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlandıktan sonra yönetici ve personelin stratejik plan ve performans programını bilmesi ve faaliyetlerini bu doğrultuda gerçekleştirmelerine yönelik koordinasyonunda bilgilendirme toplantıları gerçekleştirilecektir. Bilgilendirme toplantısı yazışmaları ve diğer ilgili dokümanlar RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Üniversitemizin amaç ve hedefleri k Plan ve Performans Programıyla belirlenmediğinden birim yöneticileri özel hedefler belirleyerek personeline duyurmamıştır. RDS Üniversitemiz k Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlandıktan sonra tüm birim yöneticileri stratejik plan ve performans programında yer alan görev alanlarıyla ilgili kurum hedeflerine uygun şekilde spesifik hedefler belirleyerek yazılı doküman haline getirecek ve personele duyuracaklardır. Belirlenen hedeflere ilişkin yazılı doküman RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Üniversitemiz k Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlanmadığından idaremizin ve birimlerimizin hedefleri henüz belirlenmemiştir. RDS Üniversitemiz k Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlanırken Üniversitemiz ve birimlerimiz için belirlenecek hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olacaktır. Belirlenen hedeflere ilişkin yazılı doküman

32 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini RDS6 engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Üniversitemiz tarafından İç Kontrol Farkındalık Eğitimi düzenlenmiş, bu eğitimde risk analizi örnekleri gerçekleştirilmiş; ancak kurumsal riskler henüz belirlenmemiştir. RDS RDS Üniversitemiz İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunca idaremizin riskere karşı izlenecek yol ve risk yönetim sürecine ilişkin çerçeveyi oluşturacak risk strateji belgesi hazırlanarak üst yönetici onayına sunulacaktır. Üniversitemizin k Planı ve Yıllık Performans Programı hazırlandıktan sonra, stratejik plan ve performans programı ile belirlenen amaç ve hedeflere yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi amacıyla tüm birimlerden yetkin ve gerekli sayıda personelden oluşan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır. Komisyonca Üniversitemizin amaç ve hedeflerine ilişkin riskler belirlenerek Kurumsal Risk Envanteri çıkarılacak ve belirlenen riskler her yıl sistematik bir şekilde gözden geçirildikten sonra gerekli güncellemeler yapılacaktır. İç Kontrol İzleme Yönlendirm e Kurulu Yazışmalar, Risk Belgesi Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu belirlenmesine ilişkin yazışma ve dokümanlar, Kurumsal Risk Envanteri RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Riskler belirlenmediği için bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır. RDS Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonunca çıkarılan risk envanteri Sayıştay denetim raporları da dikkate alınmak suretiyle periyodik olarak yılda en az bir kez analiz edilecek ve buna ilişkin rapor düzenlenecektir. Risk Belirleme ve Değerlendir me Komisyonu Risk Analiz Raporu RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Riskler belirlenmediği için bu genel şarta ilişkin henüz bir çalışma yapılmamıştır. RDS Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda tespit edilen risklere karşı alınacak önlemler belirlenecek, riskleri azaltıcı ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacak, risk değerlendirmesinde hangi risk alanlarına ilişkin önlemler geliştirilmesi ve hangi risk alanlarının daha öncelikli olduğu konusunda yönetim bilgilendirilecektir. Riskler, değerlendirilmesi sırasında yüksek, orta ve düşük düzey riskler olarak sınıflandırılacaktır. Bu şekilde bir sınıflandırma ile yönetime öncelikler ve önlem alınması gereken riskler konusunda alınacak kararlarda yardımcı olunacaktır. Risk Belirleme ve Değerlendir me Komisyonu Risk Eylem Planı, Bilgilendirme yazışmaları ve ilgili dokümanlar

33 KFS 7 Standart Kod No 3-KONTROL FAALİYETLERİ KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm a Tarihi KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Üniversitemizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır. KFS KFS KFS Üniversitemiz tüm birimlerinde iş süreçlerine ilişkin riskler belirlenecektir. Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. Çalışma ekiplerince iş süreçlerine ilişkin belirlenmiş olan risklere yönelik kontrol strateji ve yöntemleri geliştirilecektir. bazında çalışma ekipleri tarafından gerçekleştirilen çalışmalar ve bu çalışmalar sonucunda oluşturulan raporlar, üst yönetici ve birim yöneticilerinin yapacağı toplantı ile idare açısından değerlendirilip son hali verilerek uygulamaya konulacaktır. Geliştirm e İş süreçlerine İlişkin Dokümanlar Çalışma ekipleri görevlendirm e onayları, Kontrol ve Yöntemleri Rapor, Toplantı yazışmaları KFS 7.2 Üniversitemizde mali kontrol faaliyeti; 5018 sayılı Kanun ile İç Kontroller, gerekli Kontrol ve Ön Mali hallerde, işlem Kontrole İlişkin Usul ve öncesi kontrol, süreç Esaslar çerçevesinde kontrolü ve işlem yerine getirilmekte, sonrası kontrolleri idari faaliyetlere ait de kapsamalıdır. kontroller ise mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde yürütülmektedir. KFS Üniversitemiz birimlerinin iş ve işlemlerine ilişkin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin kapsamı, nasıl ve ne şekilde yapılacağı tespit edilerek buna ilişkin Kontrol Prosedürleri belirlenecek ve yazılı doküman haline getirilecektir. Kontrol Prosedürlerin i gösteren doküman

34 KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Hesap dönemi bitmesine müteakip olarak cari harcamalar ve sermaye harcamaları kontrol edilmektedir. Ayrıca, Üniversitemizde Taşınır ve Taşınmazlar İlgili yönetmeliklere göre kayıt altına alınmış ve düzenli olarak raporlama yapılmaktadır KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Üniversitemizde Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri gereği varlıkların dönemsel kontrolleri yapılmakta ve karşılaştırma, onaylama, raporlama ve doğrulama gibi maliyeti olmayan kontrol yöntemleri kullanıldığından maliyetin beklenen faydayı aşmadığı düşünülmektedir

35 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu KFS 8 alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Üniversitemizde bu genel şarta ilişkin henüz bir çalışma yapılmamıştır. KFS KFS Üniversitemiz birimlerince yürütülen faaliyetlere ilişkin yazılı prosedürler belirlenecektir. Üniversitemiz mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler (Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi) belirlenecektir. Genel Sekreterlik Prosedürlere ilişkin dokümanlar Yönerge KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Üniversitemizde bu genel şarta ilişkin henüz bir çalışma yapılmamıştır. KFS Üniversitemiz birimlerince yürütülen faaliyetler ile mali karar ve işlemlere ilişkin belirlenen prosedür ve ilgili dokümanlar faaliyetin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde ayrıntılı olarak düzenlenecektir. Prosedürlere ilişkin dokümanlar KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Üniversitemizde bu genel şarta ilişkin henüz bir çalışma yapılmamıştır. KFS Üniversitemiz birimlerince yürütülen faaliyetlere ilişkin belirlenecek prosedür ve ilgili dokümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir şekilde olacaktır. Prosedürlere ilişkin mevzuatta meydana gelen değişiklikler ilgili birimler tarafından en kısa sürede güncellenerek tüm birimlere duyurulacak ve internet sayfamızda yayınlanacaktır. Prosedürlere ilişkin dokümanlar

36 KFS 9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin KFS 9 onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Üniversitemizdeki personel yetersizliği nedeniyle şuan itibariyle her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin faklı kişilere verilme imkanı bulunmamaktadır. KFS Üniversitemiz İnsan Kaynakları İhtiyaç Analiz Raporu doğrultusunda personel temini sağlanarak birimlere dengeli bir şekilde dağıtımı yapılacak, bu şekilde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilerce yürütülmesi sağlanacaktır. Personel Görevlendir me onayları ve yazışmaları KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı Üniversitemizde ilkesinin tam olarak imkanlar ölçüsünde bu uygulanamadığı genel şarta ilişkin idarelerin yöneticileri gerekli tedbirler risklerin farkında olmalı alınmaktadır. ve gerekli önlemleri almalıdır. KFS KFS Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. İşlemlerde hata riskinin artmaması, işlemlere müdahalenin engellenmesi, gizliliğe riayet edilmesi ile israf ve kaybın önlenmesi için her bir çalışanın birimin faaliyetlerinin tüm aşamalarını kontrol etmesi engellenecektir. Personel Bilgi İşlem Alınan önlemlere ilişkin yazılı doküman Yetkilendirm e onayı KFS Bir personelin işlemin tüm aşamalarıyla iştigal etmesinin engellenmesi için, birimler arası rotasyon uygulaması geliştirilecektir. Personel Personel rotasyonu onay ve yazışmaları

37 KFS 10KFS 10 Hiyerarşik Kontroller; Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Üniversitemizde henüz prosedürler yazılı Yöneticiler, olarak prosedürlerin etkili ve belirlenmemiştir ancak sürekli bir şekilde iş ve işlemler uygulanması için yürütülürken gerekli kontrolleri yöneticilerce mevzuat yapmalıdır. çerçevesinde gerekli kontroller yapılmaktadır. KFS KFS deki iş ve işlemlerin iş akış şeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği yöneticilerce sürekli olarak izlenerek, otokontrol sağlanacaktır. Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kişilerce kontroller yapılacaktır. İzleme sürecine ilişkin dokümanlar, Kontrol Raporları Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, KFS 10.2 hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Üniversitemiz yöneticilerince personelin iş ve işlemlerinin izlenmesi ve onaylanması, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi noktasındaki faaliyetler mevcut mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir

38 KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Üniversitemizde faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı personel yetersizliği gibi durumlarda görevlendirme yapılarak iş akışına engel teşkil edebilecek durumlar ortadan kaldırılmaktadır. Aynı birimde KFS görevli personelin birbirlerinin görevini yerine getirebilmeleri için iş süreçlerini birlikte yürütmeleri sağlanmaktadır. Yeni bilgi sistemlerine geçiş halinde personele eğitim programları düzenlenmektedir. Hastalık, izin vb. nedenlerden dolayı görevden ayrılmalarda işin aksamaması için her personelin yerine bakabilecek yedek personel çizelgesi hazırlanacak ve görev dağılım çizelgesi ile birlikte personele bildirilecektir. Personel Yedek Personel Çizelgesi KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Üniversitemiz birimlerinde ihtiyaç duyulması halinde mevzuata uygun olarak vekaleten görevlendirme yapılmaktadır KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve işlemlere dair devirler, bazı birimlerde raporlama yöntemi, bazı birimlerde şifahi olarak yapılmaktadır. KFS KFS Üniversitemizde görevinden ayrılan her bir personelce doldurularak yerine Personel görevlendirilecek personele verilmek üzere matbu bir "Görev Devir Raporu" oluşturulacaktır. Görev Devri Raporunun doldurulmasına ilişkin genelge hazırlanacak ve birimlere duyurulacaktır. Personel Genel Sekreterlik Görev Devir Raporu (Formu) Genelge ve duyuruya ilişkin yazışmalar

39 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları KFS 12 geliştirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Üniversitemizde bilgi sistemlerinin sürekliliğini sağlamak üzere sunucuların yedekleme çalışmaları yapılmaktadır, bilgi güvenliği için firewall donanımımız ve anti virüs proglamlarımız kurulmuş olup, iyileştirme çalışmalarımız devam etmektedir. Felaket anında devreye girecek olan (Felaket Kurtarma Merkezi) FKM kurulum çalışmaları devam etmektedir. Bu genel şarta ilişkin şu an itibariyle herhangi bir yazılı doküman bulunmamaktadır. KFS KFS Bilgi sistemlerinin yedeklemesini sağlamak amacıyla kurum dışı bir lokasyonda veriler düzenli olarak saklanacaktır ve Felaket anında devreye alınabilmesi için gerekli çalışmalar yürütülecektir. Bilgi sistemlerinin süreklilik ve güvenilirliğini sağlayacak kontrollerin yazılı hale getirilmesi için yönerge hazırlanacaktır. Bilgi İşlem Bilgi İşlem Genel Sekreterlik Yazışmalar yedeklik Yönerge KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Üniversitemizde 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun uyarınca; veri tabanına uygulama programları vasıtasıyla ulaşılmakta ve tüm KFS işlemlerin logları (kim, ne zaman, ne yaptı?) tutulmaktadır. Uygulama programları dışında veri tabanına erişimler engellenmektedir. Yetkili veri tabanı yöneticilerinin de erişimleri kayıt altına alınmaktadır. Üniversitemizde tüm birimlerin bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkili kişileri gösteren yetkilendirme tabloları hazırlanacaktır. Bu tablolara göre Bilgi İşlem nca sistem üzerinde gerekli yetkilendirmeler yapılacaktır. Bilgi İşlem Yetkilendirme Tabloları KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Üniversitemizde bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım, yazılım ve iletişim altyapısı (Üniversite Bilgi Sistemi) bulunmaktadır

40 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Bilgi Ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde BİS 13 işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı Ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/Sonuç Tamamlan ma Tarihi BİS 13.1 Üniversitemizde yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişime ilişkin olarak, web sayfalarındaki geri İdarelerde, yatay ve bildirim mekanizmaları dikey iç iletişim ile dış (e-posta, form vb.), iletişimi kapsayan etkili birimler için tanımlı e- ve sürekli bir bilgi ve posta adresleri, web iletişim sistemi üzerinde Duyuru ve olmalıdır Etkinlik Sistemi ile yazışmalar ve evrak akışının yürütüldüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) bulunmaktadır. BİS BİS BİS birimlerin web sayfaları elden geçirilerek iletişim bilgileri güncellenecektir. Bilgi İşlem (BİDB), birim sayfalarını kontrolden geçirip, iletişim bilgisi eksiği olan birimleri tespit ederek, bu birimlerden sayfalarına iletişim bilgilerini eklemeleri için Rektörlük kanalıyla talepte bulunulacaktır. in web sayfaları için şablon belirlenecek, içerik güncellemelerinde takip edilecek gerekli standartlar belirlenecektir. Güncelleme işleminin kolaylaştırılması için bir kullanım kılavuzu hazırlanacaktır. İnternet ortamında yetkilendirme yapılarak üçüncü kişi ve kurumlardan istenilen bilgi ve belgeler, şeffaflık ilkesine uygun olarak, mevzuatın izin verdiği ölçüde erişime açılacaktır. Genel Sekreterlik / Bilgi İşlem Bilgi İşlem Bilgi İşlem Sürece ilişkin yazışma ve diğer dokümanlar Yazışmalar ve Kullanım Klavuzu Yazışmalar BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Üniversitemizde personel bilgilendirme toplantıları ile akademik ve idari posta gruplarına gönderilen bilgilendirme e- postaları ve ilan panoları vasıtasıyla gerekli bilgilere ulaşılabilmektedir. BİS Personelin doğru ve güncel bilgiye zamanında ulaşması için forum, haberleşme ağı barındıran bir kurumiçi ağ (intranet) kurulacak ve bu sistemin kullanım kılavuzu hazırlanacaktır. Bilgi İşlem Yazışmalar ve Kullanım Klavuzu

41 BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Üniversitemiz bünyesinde iş ve işlemlere ilişkin üretilen bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir durumdadır BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üniversitemizde kullanılan HYS ve e- bütçe sistemleri ile bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin bilgilere zamanında erişilebilmektedir. Üniversitemiz Performans Programı henüz hazırlanmamıştır. BİS Üniversitemiz performans programı hazırlandıktan sonra web sitemizde yayınlanacaktır. Bilgi İşlem Yazışmalar Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli BİS 13.5 bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Mevcut Üniversite Bilgi Sistemi yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri karşılamaya yönelik olmak üzere aşağıdaki modüller hazırlanmıştır. - Organizasyon Yönetim Sistemi - Sistem Yönetimi - Anket - Elektronik Belge Yönetim Sistemi - Personel Bilgi Sistemi - Öğrenci Bilgi Sistemi - Başvuru İşlemleri - k Yönetim - Akademik Performans - Öğretim Elemanı - k Yönetim - Öğrenci Bilgi Sistemi BİS BİS Üniversite Bilgi Sistemi üzerindeki aktif kullanılmayan modüllerin Bilgi İşlem çalışır hale getirilmesi ve ilgili personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır EBYS üzerindeki hata mesajları son kullacının anlayabileceği arayüzde düzenlenecektir. BİDB Sürece ilişkin bilgilendirme yazışmaları ve diğer dokümanlar Bilgilendirme yazışmaları ve mail çıktıları

42 BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Yöneticiler, Üniversitemizin Faaliyet Raporu hazırlık sürecinde belirlenen misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyurmaktadır BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Üniversitemiz personeli öneri ve sorunlarını şifahen ve kurumsal e-posta hesapları yardımıyla iletmektedirler. Üniversite Bilgi Sistemi üzerinde bu iletişim sistemi için gerekli altyapı mevcuttur. BİS BİS Üniversitenin muhtelif yerlerine yerleştirilen dilek ve şikayet kutularından bu genel şarta ilişkin elde edilen veriler Değerlendirm değerlendirme e Komisyonu komisyonunca değerlendirilerek, değerlendirme sonuçları rapor halinde üst yöneticiye sunulacaktır. Kurumiçi iletişim yapısını güçlendirecek, haberleşme kanalları barındıran bir intranet mevcut Üniversite Bilgi Sistemi üzerine entegre edilecektir. Bilgi İşlem Genel Sekreterlik Dilek ve şikayetlerin yazıldığı dokümanlar, değerlendir me raporları Sürece ilişkin yazışma ve diğer dokümanlar