Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu Kullanıcı Kılavuzu

Transkript

1 İlk Yayımlama Tarihi: 19 Ağustos 2015 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2015 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 İÇİNDEKİLER Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu 1 WebEx Outlook Entegrasyonu'na Genel Bakış 1 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri 2 Toplantı Planlama 5 Toplantı Planlamaya Genel Bakış 5 Toplantıyı Ayarlama ve Katılımcıları Davet Etme 5 Toplantı Ayarlama 6 Kişisel Konferans Toplantısı Ayarlama 7 Katılımcıları Davet Etme 8 Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme 9 WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği 9 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama 11 WebEx Sitenizde Temsilci Atama 12 Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama 12 Başka bir Toplantı Sahibi için Plan Yapma 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma 16 Planlanan Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme 19 Planlanan Toplantıyı Düzenleme 19 Planlanan Toplantıyı İptal Etme 20 Bir Toplantı Başlatma 21 Microsoft Outlook'tan Planlanan Toplantı Başlatma 21 Outlook'ta WebEx Menüsünden Planlanan Toplantı Başlatma 21 WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma 22 Outlook'tan Kişisel Konferans Toplantısı Başlatma 22 Bir Toplantıya Katılma 23 Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma 23 iii

4 İçindekiler Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma 23 WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma 24 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama 25 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yüklemeye ve Ayarlamaya Genel Bakış 25 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme 26 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme 27 WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma 27 WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama 28 Hesap Sekmesi Hakkında 28 Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında 29 Planlanan Toplantılar Sekmesi Hakkında 30 Tercihler Sekmesi Hakkında 32 Araçlar Sekmesi Hakkında 32 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 33 Başlat Menüsü Komutlarını Kullanarak WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 33 Kontrol Paneli'ni Kullanarak WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 34 iv

5 BÖLÜM 1 Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu WebEx Outlook Entegrasyonu'na Genel Bakış, sayfa 1 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri, sayfa 2 WebEx Outlook Entegrasyonu'na Genel Bakış WebEx Outlook Entegrasyonu, Microsoft Outlook'u kullanarak WebEx toplantıları veya WebEx Kişisel Konferans toplantıları planlamanız veya başlatmanız için size kolay bir yol sağlar. Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak bu etkinlikleri, normalde WebEx toplantılarınızı planladığınız ve bunlara katıldığınız WebEx sitesini kullanmak zorunda kalmadan yapabilirsiniz. WebEx Outlook Entegrasyonu, WebEx Hızlı Erişim Araçları'nın bir parçasıdır. WebEx Hızlı Erişim Araçları, WebEx sitenizde oturum açtığınızda bilgisayarınıza otomatik olarak yüklenir ve yeni sürümler çıktığında otomatik olarak güncellenir. Hızlı Erişim Araçları'nı manuel olarak da yükleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 27. WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklendikten sonra, WebEx entegrasyon seçenekleri Microsoft Outlook'ta görünerek hızla bir çevrimiçi toplantı planlamanızı sağlar. Not WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanmadan önce şunlardan emin olun: WebEx sitenizde kullanıcı hesabınızın olduğundan. WebEx Hızlı Erişim Araçları için Outlook Entegrasyonu seçeneği yalnızca WebEx sitenizde kullanılabilir. Bilgisayarınızın İnternet'e bağlı olduğundan. Microsoft Outlook'u kullanmayı bildiğinizden. Bir toplantı planlarken, katılımcıları Genel Adres Listesi, Kişisel Adres Listesi veya Kişiler klasörü dahil Outlook adres listelerinizden herhangi birini kullanarak davet edebilirsiniz. Toplantıya davet ettiğiniz katılımcıların, toplantıya katılmak için Outlook Entegrasyonu'nu kullanmasına gerek yoktur. Outlook Entegrasyonu, toplantılarınızın güvenliğini sağlamak amacıyla WebEx sitenize gönderdiği ve buradan aldığı tüm veriler için 128 bit SSL (Güvenli Yuva Katmanı) şifreleme kullanır. 1

6 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu WebEx Outlook Entegrasyonu şunları da sağlar: WebEx sitenizde kişisel toplantı listenizi, kullanıcı profilinizi ve diğer hesap seçeneklerini içeren My WebEx'e hızlı erişim Toplantıyı Şimdi Başlat'ı kullanarak anlık toplantı başlatma özelliği (bazı WebEx hizmet sitelerinde kullanılamaz) Toplantı davetleri için şablonlar Outlook Entegrasyonu Seçenekleri WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklendikten sonra, Microsoft Outlook penceresinde WebEx entegrasyonu araç çubuğu görünür. Microsoft Outlook araç çubuklarında olduğu gibi, satırları WebEx araç çubuğuna "dışarı doğru kaydırmak" için satırları seçip sürükleyebilirsiniz. X düğmesinin seçilmesi kayan araç çubuğunu kapatır. Araç çubuğunu geri getirmek için herhangi bir Microsoft Outlook araç çubuğunu sağ tıklatın ve WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı seçin. Aşağıda, WebEx Entegrasyonu araç çubuğu düğmeleri açıklanmaktadır. Toplantıyı Şimdi Başlat: Anlık toplantı başlatır: Bu, önceden planlamak zorunda kalmadan istediğiniz zaman başlatabileceğiniz bir toplantıdır. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları sekmesinde anlık toplantılar için seçenekleri belirtebilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28. Toplantı Planla: Bu düğme seçilirse, çevrimiçi toplantı planlamak için Outlook entegrasyonu seçeneklerini içeren Outlook Randevusu penceresi açılır. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Planlanan Toplantılar sekmesinde planlanan toplantılar için seçenekleri belirtebilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28. Not Outlook'taki Toplantı penceresi, WebEx entegrasyonu seçeneklerini de içerir. WebEx Ayarları: Bu düğme seçilirse, aşağıdaki seçenekleri sağlayan bir menü açılır: My WebEx: WebEx sitenizde hesap bilgilerinizi ve planlanan toplantılarınızı yönetebileceğiniz My WebEx'e erişmenizi sağlar. My WebEx hakkındaki ayrıntılar için sitenizdeki çevrimiçi Yardıma bakın. Hesap Ayarları: WebEx Ayarları iletişim kutusunun Hesap sekmesini açar ve WebEx kullanıcı hesabı bilgilerinizi (yani WebEx sitenizin URL'si, kullanıcı adınız ve parolanız) belirtmenizi sağlar. WebEx Ayarları iletişim kutusunda, anlık toplantılar ve planlanan toplantılara yönelik seçenekler gibi daha fazla seçenek de belirtebilirsiniz. Toplantı Şablonları: WebEx sitenizde siz veya site yöneticiniz tarafından kaydedilen şablonları görüntülemenizi sağlar. Şablonlar toplantı ayarlarını içerir. İhtiyaçlarınızı karşılayan şablonu seçebilirsiniz. Toplantı şablonları, yalnızca site yönetim ayarları toplantı sahiplerinin Outlook şablonlarını kullanmasına izin veriyorsa kullanılabilir. Planlama İzni Ayarla: Sizin adınıza toplantı planlayacak veya düzenleyecek bir temsilci atayabileceğiniz My WebEx Profili sayfasını açar. Ayrıntılar için Sizin için toplantılar planlayacak temsilci atama konusuna bakın. 2

7 Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Yardım: WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanma talimatlarını aramanızı sağlar. Hakkında: Sürüm numarasını ve WebEx Outlook Entegrasyonu hakkındaki lisans ve patent bilgilerini görüntülemenizi sağlar. 3

8 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Windows için WebEx Outlook Entegrasyonu 4

9 BÖLÜM 2 Toplantı Planlama Toplantı Planlamaya Genel Bakış, sayfa 5 Toplantıyı Ayarlama ve Katılımcıları Davet Etme, sayfa 5 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama, sayfa 11 Toplantı Planlamaya Genel Bakış WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak çevrimiçi bir toplantı planlamak ve toplantı davetleri göndermek için aşağıdakilere dikkat edin: Outlook Entegrasyonu, toplantı planlamak için temel seçenekler sağlar. WebEx sitenizde görünen bazı seçenekler, Outlook Entegrasyonu'nda kullanılamaz. Outlook Entegrasyonu, Microsoft Outlook'ta kullanılabilen bazı tekrarlama seçeneklerini desteklemez. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. Microsoft Outlook'tan gönderdiğiniz tüm toplantı davetlerinde, toplantının başlangıç saati WebEx hizmetinizin site tercihlerinde değil, bilgisayarınızda ayarlı olan saat diliminde görünür. WebEx sitenizde, tüm toplantı saatleri bilgisayarınızda ayarlanan saat dilimi ne olursa olsun site tercihlerinizde ayarladığınız saat diliminde görünür. Toplantıyı Ayarlama ve Katılımcıları Davet Etme Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak toplantı ayarlamak için bkz. Toplantı Ayarlama, sayfa 6. Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak Kişisel Konferans toplantısı ayarlamak için bkz. Kişisel Konferans Toplantısı Ayarlama, sayfa 7. Katılımcıları planlanan bir toplantıya davet etmek için bkz. Katılımcıları Davet Etme, sayfa 8. Tekrarlanan bir toplantı belirtmek için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. 5

10 Toplantı Ayarlama Toplantı Planlama Toplantı Ayarlama WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak çevrimiçi bir toplantı ayarlamak için Outlook'ta yeni bir Toplantı Sahibi veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantı için bilgileri ve ayarları belirtin. Adım 1 Microsoft Outlook'ta aşağıdakilerden birini yapın: WebEx araç çubuğunda Toplantı Planla'yı seçin. Dosya menüsünde, Yeni > Toplantı İsteği veya Yeni > Randevu'yu seçin. WebEx Toplantısı Ekle düğmesi ile birlikte bir planlama penceresi görünür. Adım 2 Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın: Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın. Başlangıç saati ve Bitiş saati listelerinde, toplantı için başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin. (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz, Tekrarlama'yı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. (İsteğe bağlı) Toplantı bildirimi gibi Microsoft Outlook'un sağladığı diğer seçenekleri belirtin. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Toplantı ayarlarını belirtmek için WebEx Toplantısı Ekle'yi seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Hesap sekmesi görünürse, gerekli bilgileri yazın ve Tamam'ı seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusu görünür. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlıyorsanız, "[Toplantı sahibi] için planlama yapıyorsunuz" yazan bir mesaj WebEx Ayarları iletişim kutusunda bunu belirtir. WebEx toplantısı için Hizmet türü seçin veya MeetingPlace Kişisel Konferansı toplantısı için MeetingPlace Kişisel Konferansı'nı seçin. Not Cisco Unified MeetingPlace hesabınız varsa, WebEx hizmet türü seçebilir ve ardından Konferans türü seçeneği için Cisco Unified MeetingPlaceAudio Konferansı'nı seçebilirsiniz. (İsteğe bağlı) Bir veya daha fazla katılımcıyı siz gelene dek toplantıyı yürütebilecek alternatif toplantı sahipleri olarak belirtmek için Kaynaklar'ı seçin ve ardından adlarını Alternatif toplantı sahibi listesine girin. Not Alternatif toplantı sahibi, toplantı sahibi henüz katılmadıysa toplantıyı başlatabilir, yönetebilir ve kaydedebilir. Alternatif toplantı sahibinin WebEx sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif bir toplantı sahibi kaydı varsa. Alternatif toplantı sahibi, bir katılımcı olarak toplantıya eklediğiniz kişilerden biri olmalı ve Meeting Center web sitesinde bir kullanıcı hesabına sahip olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif toplantı sahibi toplantıyı kaydedebilse de, orijinal toplantı sahibi kayda sahip olmaya devam eder ve kayıt hazır olduğunda bildirim alır. 6

11 Toplantı Planlama Kişisel Konferans Toplantısı Ayarlama Adım 7 Adım 8 Daha fazla toplantı ayarı belirtin ve Tamam'ı seçin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28. Not Cisco Unified MeetingPlaceAudio Konferansı ile bir toplantı planlarsanız hem Katılımcılar toplantıya başlangıç saatinden X dakika önce katılabilir hem de Katılımcılar başlangıç saatinden önce telekonferansa da katılabilir seçeneğini kapattıysanız, birisi önce WebEx sitesinden toplantıyı başlatmadan katılımcılar mobil cihazdan toplantıya katılamaz. Uygun şekilde aşağıdakilerden birini yapın: Katılımcılara toplantı daveti gönderin. Ayrıntılar için bkz. Katılımcıları Davet Etme, sayfa 8. Kaydet ve Kapat'ı seçin ve katılımcıları planlanan toplantıya daha sonra davet edin. Outlook Entegrasyonu sizi WebEx sitenize bağlar ve planlanan toplantıyı şuraya ekler: Outlook takviminiz WebEx sitenizdeki My WebEx Toplantıları sayfasında bulunan toplantıların listesi Hesabınızda varsa Kişisel Toplantı Odası sayfanız Kişisel Konferans Toplantısı Ayarlama WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak Kişisel Konferans toplantısı ayarlamak için Outlook'ta yeni bir Toplantı Sahibi veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantı için bilgileri ve ayarları belirtin. Adım 1 Microsoft Outlook'ta aşağıdakilerden birini yapın: WebEx araç çubuğunda Toplantı Planla'yı seçin. Dosya menüsünde, Yeni > Toplantı İsteği veya Yeni > Randevu'yu seçin. WebEx araç çubuğunda Kişisel Konferans Toplantısı Ekle düğmesiyle birlikte bir planlama penceresi görünür. Adım 2 Genel toplantı bilgilerini belirtmek için aşağıdakileri yapın: Konu kutusunda toplantı için bir konu yazın. Başlangıç saati ve Bitiş saati listelerinde, toplantı için başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin. (İsteğe bağlı) Toplantınız için bir tekrarlama şablonu belirtmek isterseniz, Tekrarlama'yı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirleyin. Ayrıntılar için bkz. Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme, sayfa 9. 7

12 Katılımcıları Davet Etme Toplantı Planlama (İsteğe bağlı) Toplantı bildirimi gibi Microsoft Outlook'un sağladığı diğer seçenekleri belirtin. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Kişisel Konferans toplantı ayarlarını belirtmek için Kişisel Konferans Toplantısı Ekle'yi seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Hesap sekmesi görünürse, gerekli bilgileri yazın ve Tamam'ı seçin. WebEx Ayarları iletişim kutusu görünür. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlıyorsanız, "[Toplantı sahibi] için planlama yapıyorsunuz" yazan bir mesaj WebEx Ayarları iletişim kutusunda bunu belirtir. WebEx toplantı ayarlarını belirtin ve Tamam'ı seçin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28. Uygun şekilde aşağıdakilerden birini yapın: Katılımcılara toplantı daveti gönderin. Ayrıntılar için bkz. Katılımcıları Davet Etme, sayfa 8. Kaydet ve Kapat'ı seçin ve katılımcıları planlanan toplantıya daha sonra davet edin. Outlook Entegrasyonu sizi WebEx sitenize bağlar ve planlanan toplantıyı şuraya ekler: Outlook takviminiz WebEx sitenizdeki My WebEx Toplantıları sayfasında bulunan toplantıların listesi Hesabınızda varsa Kişisel Toplantı Odası sayfanız Katılımcıları Davet Etme Bir toplantı planlamak için WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanırken, katılımcıları Microsoft Outlook kişi listelerinizden herhangi birinde adlarını veya e-posta adreslerini seçerek davet edebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuz Genel Adres Listesi tutuyorsa, katılımcıları bu listede adlarını seçerek davet edebilirsiniz. Outlook kişi listesinde olmayan katılımcıları da e-posta adreslerini girerek davet edebilirsiniz. Bir katılımcıyı planlanan bir toplantıya çağırdıktan sonra, bu katılımcı davet e-postası iletisi alır. E-posta iletisi, parolayla birlikte toplantı hakkındaki bilgileri ve katılımcının toplantıya katılmak için seçebileceği bir bağlantıyı içerir. Adım 1 Adım 2 Adım 3 WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak bir toplantı planladıysanız, Outlook takviminizde toplantı öğesini açın. Randevu penceresi açtıysanız, Katılımcıları Davet Et'i seçerek katılımcıların adlarını veya e-posta adreslerini girebileceğiniz Alıcı kutusunu görüntüleyin. Alıcı kutusunu kaldırmak için Daveti İptal Et'i seçin. Katılımcıların adlarını veya e-posta adreslerini Kime kutusuna girin ve Gönder'i tıklatın. 8

13 Toplantı Planlama Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme Toplantı için Tekrarlama Şablonu Belirtme Microsoft Outlook tekrarlama seçeneklerini kullanarak, çevrimiçi toplantınız için tekrarlama şablonu belirtebilirsiniz. Örneğin, bir toplantının belirli bir tarihe kadar her Çarşamba saat 14:00'te tekrarlanmasını belirtebilirsiniz. WebEx Outlook Entegrasyonu, tekrarlama şablonunda belirttiğinde her günde toplantıyı planlar. WebEx Outlook Entegrasyonu ile kullanabileceğiniz tekrarlama seçenekleri, WebEx sitenizde kullanılabilen seçeneklerle sınırlıdır. WebEx hizmetinize bağlı olarak, tekrarlama şablonunun kullanımı desteklenmeyebilir. Adım 1 Adım 2 Toplantı için Toplantı veya Randevu penceresinde, Tekrarlama'yı seçin. İletişim kutusunda seçenekleri belirtin ve ardından Tamam'ı seçin. WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Aşağıdaki tabloda, Outlook tekrarlama şablonlarının WebEx'te nasıl yönetildiği gösterilmektedir: WebEx Meetings Tür Günlük Haftalık Outlook Seçeneği [X] günde bir Hafta içi her gün [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen [X] günde bir Hafta içi her gün Event Center olayları ve Training Center eğitim oturumları için: Her hafta şu günde: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] X'in 1'den büyük olduğu X haftada bir tekrarlanan bir toplantı planlarsanız, Microsoft Outlook'ta toplantı belirttiğiniz gibi planlanır, ancak WebEx sitenizde haftalık toplantı olarak görünür. Hafta başlangıcı, her zaman varsayılan değer olan Pazar'ı gösterir. Özelleştirme desteklenmez, bu nedenle hafta başlangıcını farklı bir günle değiştirirseniz, hafta başlangıcı WebEx sitesiyle senkronize edilmez. 9

14 WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Toplantı Planlama Tür Aylık Outlook Seçeneği [y] ayda bir [X]. gün Her ayın [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] günü [Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] hafta içi veya hafta sonu günü WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen [y] ayda bir [X]. gün Desteklenmiyor Desteklenmiyor [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Yıllık Bitiş tarihi [Ocak...Aralık] [1,...31], n (n> 1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] [günü, hafta içi günü, hafta sonu günü] n(n>1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir [Ocak...Aralık] [1,...31], n (n> 1) yılda bir Desteklenmiyor. n(n>1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Kişisel Konferans Toplantıları Tür Günlük Haftalık Outlook Seçeneği [X] günde bir Hafta içi her gün [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] WebEx Kişisel Konferans Toplantısı Seçeneğine dönüştürülen Her gün Hafta içi her gün [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] 10

15 Toplantı Planlama Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama Tür Aylık Yıllık Bitiş tarihi Outlook Seçeneği [y] ayda bir [X]. gün Her ayın [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] günü [Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] hafta içi veya hafta sonu günü [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Her [1,...31] [Ocak...Aralık] [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] [günü, hafta içi günü, hafta sonu günü] [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [x] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Kişisel Konferans Toplantısı Seçeneğine dönüştürülen Her ayın [X]. günü. Her ayın [1,2,3,4,31]. günü. Desteklenmiyor. [x] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Desteklenmiyor. Desteklenmiyor. Desteklenmiyor. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama Bu Outlook entegrasyonu, sizin adınıza toplantı planlayacak veya düzenleyecek bir temsilci atamanızı sağlar. Örneğin, düzenli olarak WebEx toplantılarına sahiplik yapmanız gerekiyorsa, yardımcınıza sizin için toplantılar planlama izni verebilirsiniz. İzin aldıktan sonra, temsilciniz sizin için toplantıları planlayabilir, düzenleyebilir, iptal edebilir ve başlatabilir. WebEx sitenizde, temsilciye planlama izni verin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama, sayfa 12. Microsoft Outlook'ta, takviminizi temsilciyle paylaşın. Ayrıntılar için bkz. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama, sayfa

16 WebEx Sitenizde Temsilci Atama Toplantı Planlama Önemli Temsilcinizin takviminizde planladığı bir toplantı. Düzenlemek isterseniz, bilgisayarınızda WebEx Outlook Entegrasyonu 3.1 veya sonraki sürümleri yüklü olmalıdır. İstediğiniz zaman temsilcinizin planlama iznini iptal edebilirsiniz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama Bir temsilci atamak için WebEx sitenizdeki My WebEx Profilim sayfasında onlara planlama izni verirsiniz. Sayfaya doğrudan Microsoft Outlook'tan gidebilirsiniz. Microsoft Outlook'u kullanmadan Profilim sayfasına gitmek isterseniz, WebEx hizmeti web sitenizde oturum açabilir ve ardından My WebEx > Profilim'i seçebilirsiniz. WebEx sitenizde planlama izni vermenin yanı sıra, takviminizi Microsoft Outlook'ta temsilciyle paylaşabilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama, sayfa 12. Önemli WebEx sitenizde temsilci atama seçeneğini görmezseniz, site yöneticinizin bu özelliği açtığından emin olun. Temsilcinizin, WebEx sitenizde WebEx toplantı sahibi hesabı da olmalıdır. Sizin ve WebEx sitenizdeki temsilci hesaplarının e-posta adresleri, Microsoft Outlook'taki e-posta adresleriyle eşleşmelidir. Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Görünen menüde Planlama İzni Ayarla'yı seçin. My WebEx > Tercihler sayfası görünür. Planlama Seçenekleri kategorisini genişletin. Planlama izni altında Toplantı sahibi seçin öğesini seçin. Toplantı Sahipleri Seçin penceresinde, temsilcinin e-posta adresini ve ardından Ekle > Tamam'ı seçin. Kaydet'i seçin. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Bir temsilci atamak için takviminizi Microsoft Outlook'ta temsilciyle paylaşırsınız. Microsoft Outlook'ta takviminizi paylaşmanın yanı sıra, WebEx sitenizde planlama izni de verin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama, sayfa

17 Toplantı Planlama Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Önemli Paylaştığınız takvimin Microsoft Outlook'ta kişisel klasörünüzde yer almadığından emin olun. Temsilciniz, takviminize yalnızca genel bir klasörde yer alıyorsa erişebilir. Atamak istediğiniz temsilcinin adı, Microsoft Outlook'unuzda Genel Adres Listesinde olmalıdır. Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Dosya menüsünde Hesap Ayarları'nı seçin. Hesap Ayarları menüsünde Temsilci Erişimi'ni seçin. Temsilciler iletişim kutusunda Ekle'yi seçin. Temsilcinin adını ve ardından Tamam'ı seçin. Temsilci İzinleri iletişim kutusunda, Takvim'deki Düzenleyici'yi ve ardından Tamam'ı seçin. Temsilciler iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı seçin. 13

18 Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Toplantı Planlama 14

19 BÖLÜM 3 Başka bir Toplantı Sahibi için Plan Yapma Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış, sayfa 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama, sayfa 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma, sayfa 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış Başka bir toplantı sahibi size izin verirse onun adına bir toplantı planlayabilirsiniz. Örneğin, düzenli olarak WebEx toplantıları düzenlemesi gereken bir müdürün yönetici asistanıysanız, müdür sizi onun adına toplantı planlamanız için atayabilir. Başka bir toplantı sahibi tarafından verilen planlama izniyle, bu toplantı sahibi için toplantılarını planlayabilir, düzenleyebilir ve iptal edebilirsiniz. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlamadan önce, şunlardan emin olun: WebEx toplantı sahibi hesabınızın olduğundan. WebEx toplantı sahibi hesabı edinmek için yöneticinize başvurun. Outlook entegrasyonunun Outlook'unuza yüklü olduğundan. Asıl toplantı sahibi şunları yapar: Size WebEx sitesinde planlama izni verir. Microsoft Outlook'ta sizi temsilci olarak seçer ve takvimlerini sizinle paylaşır. Not Başka bir toplantı sahibinin adına toplantı planladıktan sonra, gerekirse bu toplantı sahibi için de toplantıyı başlatabilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma, sayfa 16. Asıl toplantı sahibi, istediği zaman size verdiği planlama iznini iptal edebilir. 15

20 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama Başka bir Toplantı Sahibi için Plan Yapma Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı veya Randevu Planlama Başka bir toplantı sahibi için toplantı veya randevu planlamak isterseniz, önce toplantı sahibinin sizinle daha önce paylaştığı Outlook takvimini açın. Adım 1 Adım 2 Adım 3 Aşağıdakileri yaparak Outlook'ta diğer toplantı sahibinin takvimini açın: a) Microsoft Outlook'ta Dosya menüsünde, Aç > Diğer Kullanıcının Klasörü'nü seçin. Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu görünür. b) Asıl toplantı sahibinin adını yazın veya asıl toplantı sahibinin adını seçmek için Ad'ı seçin. c) Klasör türü listesinde Takvim'i seçin ve ardından Tamam'ı seçin. Not Outlook'ta görünümlerinizi nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, başka bir kişinin takvimini açmanın birden fazla yolu vardır. Ayrıntılar için Microsoft Outlook Yardımı'na bakın. Paylaşılan takvim görünür. Yan yana birden fazla takvimi görüntülüyorsanız, burayı bir kez seçerek asıl toplantı sahibinin takvimini seçtiğinizden emin olun. Outlook'ta yeni bir Toplantı Sahibi veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantı için bilgileri ve ayarları belirtin. Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Başka bir toplantı sahibi için toplantı planladığınızda, asıl toplantı sahibi Outlook'una bir onay e-posta iletisi alır. Başlamadan Önce Asıl toplantı sahibinin, toplantı sahibi takvimini paylaşmaya devam ettiğinden emin olun. Adım 1 Adım 2 Aşağıdakileri yaparak Outlook'ta diğer toplantı sahibinin takvimini açın: a) Microsoft Outlook'ta Dosya menüsünde, Aç > Diğer Kullanıcının Klasörü'nü seçin. Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu görünür. b) Asıl toplantı sahibinin adını yazın veya asıl toplantı sahibinin adını seçmek için Ad'ı seçin. c) Klasör türü listesinde Takvim'i seçin ve ardından Tamam'ı seçin. Not Outlook'ta görünümlerinizi nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, başka bir kişinin takvimini açmanın birden fazla yolu vardır. Ayrıntılar için Microsoft Outlook Yardımı'na bakın. Paylaşılan takvim görünür. Başka bir toplantı sahibinin takviminde toplantıyı çift tıklatın. 16

21 Başka bir Toplantı Sahibi için Plan Yapma Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Onay e-posta iletisi görünür. Adım 3 Toplantıyı başlatmak için e-posta iletisindeki talimatları uygulayın ve WebEx sitesinde kendi WebEx toplantı sahibi hesabınızda oturum açtığınızdan emin olun. 17

22 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Başka bir Toplantı Sahibi için Plan Yapma 18

23 BÖLÜM 4 Planlanan Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme Planlanan Toplantıyı Düzenleme, sayfa 19 Planlanan Toplantıyı İptal Etme, sayfa 20 Planlanan Toplantıyı Düzenleme WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak bir toplantı planladıktan sonra, bunu Outlook'u kullanarak istediğiniz zaman düzenleyebilirsiniz. Örneğin, başlangıç saatini değiştirebilir, yeni bir parola belirtebilir ve bir telekonferans seçeneğini belirleyebilirsiniz. Planlanan bir toplantı düzenlendikten sonra, Outlook Entegrasyonu toplantıya davet ettiğiniz tüm katılımcılara güncellenmiş bir toplantı daveti gönderir ve WebEx sitenizde toplantı bilgilerini günceller. Not WebEx sitenizi kullanarak bir WebEx toplantısını düzenlerseniz, değişiklikleriniz Microsoft Outlook'ta gösterilmeyecektir. Örneğin, sitenizi kullanarak toplantının başlangıç saatini değiştirirseniz, başlangıç saati Outlook takviminizde değişmez. Bu nedenle, bir toplantıyı düzenlemek için yalnızca Outlook'u kullanmanızı öneririz. Microsoft Outlook'u kullanarak tekrarlanan bir WebEx toplantısının tek bir örneğini yeniden planlarlar veya iptal ederseniz, değişiklikler yalnızca Outlook'ta gösterilir, WebEx sitenizde gösterilmez. Örneğin, Outlook'ta tekrarlanan bir WebEx toplantısının tek bir örneğinin başlangıç saatini değiştirirseniz, katılımcılar yine de eski başlangıç saatinde toplantıya katılabilir. Bu nedenle, Outlook'u kullanarak tekrarlanan bir toplantıyı değiştirmek isterseniz, değişiklikleri tüm toplantı serisine uygulamanızı öneririz. Adım 1 Microsoft Outlook takviminizde, planlanan toplantı için öğeyi açın. Adım 2 Araç çubuğunda veya Randevu sekmesinde toplantı bilgilerini düzenleyin veya seçenekleri değiştirin. Örneğin: WebEx toplantı ayarlarını değiştirmek için Ayarları Değiştir'i seçin. 19

24 Planlanan Toplantıyı İptal Etme Planlanan Toplantıları Düzenleme ve İptal Etme Daha önce ayarlanan WebEx toplantı ayarlarını kaldırmak için WebEx Toplantısını İptal Et'i seçin. Tekrarlama şablonu eklemek veya değiştirmek için Tekrarlama'yı seçin. Toplantı daveti e-posta iletisinde metni düzenlemek isterseniz, bunu Randevu sekmesinde yapın. Adım 3 Uygun şekilde aşağıdakilerden birini yapın: Davet edilen katılımcılara güncellenen toplantı davetini göndermek ve güncellenen toplantıyı Outlook takviminizde kaydetmek için Güncelleme Gönder'i seçin. Güncellenen toplantıyı Outlook takviminizde kaydetmek için Kaydet ve Kapat'ı seçin. Outlook Entegrasyonu, WebEx hizmeti web sitenizle bağlantı kurar ve sitede toplantıyı günceller. Planlanan Toplantıyı İptal Etme Outlook entegrasyonunu kullanarak bir toplantı planlarsanız, toplantıyı Outlook'ta iptal edebilirsiniz. Outlook'ta toplantıyı iptal ettikten sonra, Outlook entegrasyonu WebEx sitenizle bağlantı kurar ve toplantıyı WebEx sitenizden siler. Not WebEx sitenizi kullanarak yalnızca WebEx toplantısını düzenler veya iptal ederseniz, değişiklikler Outlook'a yansıtılmaz. Örneğin, sitenizi kullanarak toplantı başlangıç saatini değiştirirseniz, Outlook takviminiz eski başlangıç saatini göstermeye devam eder. Bu nedenle, Outlook'u WebEx toplantısını düzenlemek için yalnızca bu toplantıyı başlangıçta Outlook ile planladıysanız kullanmanız gerekir. Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Outlook takviminizden toplantı öğesini açın. Toplantıyı İptal Et'i seçin. Onay mesajında Evet'i seçin. İptal Gönder'i seçin. 20

25 BÖLÜM 5 Bir Toplantı Başlatma Microsoft Outlook'tan Planlanan Toplantı Başlatma, sayfa 21 Outlook'ta WebEx Menüsünden Planlanan Toplantı Başlatma, sayfa 21 WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma, sayfa 22 Outlook'tan Kişisel Konferans Toplantısı Başlatma, sayfa 22 Microsoft Outlook'tan Planlanan Toplantı Başlatma Adım 1 Microsoft Outlook takviminizde, toplantı öğesini açın. Adım 2 Toplantıyı başlatma bağlantısını seçin. Toplantı öğenizde görünen bağlantı, yalnızca toplantı sahipleri içindir. Katılımcıların davetlerinde görünen bağlantı, katılımcıların toplantıya katılmak için seçebileceği farklı bir bağlantıdır. Daha fazla bilgi için bkz. Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma, sayfa 23. Outlook'ta WebEx Menüsünden Planlanan Toplantı Başlatma Adım 1 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Adım 2 Toplantı Planla menüsünde, Planlanan Toplantı Başlat'ı seçin. Planlanan Toplantı Başlat iletişim kutusu görünür ve daha önce planladığınız toplantıların listesini görüntüler. Adım 3 Başlatmak istediğiniz toplantıyı seçin. Adım 4 Başlat'ı seçin. 21

26 WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma Bir Toplantı Başlatma Toplantınız başlar ve Toplantı Yöneticisi penceresi açılır. WebEx Sitenizden Toplantı Başlatma Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, My WebEx'i seçin. Henüz oturum açmadıysanız WebEx hizmet sitenizde oturum açmanız istenebilir. My WebEx Toplantıları sayfası görünür. Sayfanın en üstündeki listede Sahiplik yaptığınız toplantılar'ın seçili olduğundan emin olun. Başlatmak istediğiniz toplantının yanında Başlat'ı seçin. Outlook'tan Kişisel Konferans Toplantısı Başlatma Adım 1 Adım 2 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, Kişisel Konferans Toplantısı'nı seçin. 22

27 BÖLÜM 6 Bir Toplantıya Katılma Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma, sayfa 23 Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma, sayfa 23 WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma, sayfa 24 Toplantı E-posta Davetinden Toplantıya Katılma Katılımcılar, toplantıya katılmak için aldıkları toplantı e-posta daveti mesajını e-posta programlarında açar ve ardından Bu toplantıya katılmak için bölümündeki toplantı bağlantısını seçer. Katılımcıların aldıkları davet e-posta iletisi veya kayıt onayı e-posta iletisi, toplantıya katılmaları için gereken toplantı numarası, toplantı parolası veya kayıt kimliği gibi bilgileri içerir. Outlook'ta WebEx Menüsünden Toplantıya Katılma Adım 1 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Adım 2 Planlanan Toplantı menüsünde, Toplantıya Katıl'ı seçin. Toplantıya Katıl iletişim kutusu açılır ve o gün için davetli olduğunuz toplantıların listesini gösterir. Adım 3 (İsteğe bağlı) O tarih için toplantıları göstermek üzere farklı bir tarih seçin ya da o tarih veya ay için toplantıları göstermek üzere Haftalık veya Aylık'ı seçin. Adım 4 (İsteğe bağlı) Davetli olduğunuz tüm toplantıları görüntülemek isterseniz, Tüm Toplantılar'ı seçerek WebEx hizmet sitenizdeki toplantıların tam listesini görüntüleyin. Adım 5 Toplantı listesinin altındaki kutuya e-posta adresinizi, cep telefonu numaranızı veya toplantı numaranızı girin. Adım 6 Katıl'ı seçin. 23

28 WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma Bir Toplantıya Katılma WebEx Sitesinden Toplantıya Katılma Başlamadan Önce Toplantıya katılmak için aşağıdaki bilgilere ihtiyacınız olabilir: Toplantı parolası Kayıt Kimliği: Yalnızca Event Center hizmeti için. Etkinlik sahibi katılımcılardan etkinliğe katılım için kayıt kimliklerini sağlamalarını istiyorsanız, katılımcılar kayıt onayı e-posta iletilerine benzersiz bir kimlik alır. Toplantı numarası: Katılımcılar listede olmayan, yani WebEx sitenizdeki takvimde görüntülenmeyen bir toplantıya katılmak için bunu sağlamalıdır. Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Microsoft Outlook'ta WebEx'i seçin. Planlanan Toplantı menüsünde, My WebEx'i seçin. Henüz oturum açmadıysanız WebEx hizmet sitenizde oturum açmanız istenebilir. My WebEx Toplantıları sayfası görünür. Davetli olduğunuz toplantılar'ın sayfanın en üstündeki listede seçili olduğundan emin olun. Katılmak istediğiniz toplantının yanında Katıl'ı seçin. 24

29 BÖLÜM 7 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yüklemeye ve Ayarlamaya Genel Bakış, sayfa 25 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 26 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 27 WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma, sayfa 27 WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28 Hesap Sekmesi Hakkında, sayfa 28 Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında, sayfa 29 Planlanan Toplantılar Sekmesi Hakkında, sayfa 30 Tercihler Sekmesi Hakkında, sayfa 32 Araçlar Sekmesi Hakkında, sayfa 32 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma, sayfa 33 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yüklemeye ve Ayarlamaya Genel Bakış WebEx Hızlı Erişim Araçları Paneli, Microsoft Office, web tarayıcıları, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes ve anlık ileti uygulamalarını kullanarak anında toplantıları başlatmak veya toplantılara katılmak ya da WebEx hizmet sitenize gitmeden Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'u kullanarak toplantılar planlamak için WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yükleyebilirsiniz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yükledikten sonra, WebEx hesabınız için oturum açabilir ve seçenekleri ayarlayabilir, anlık toplantılar ve planlanan toplantılar için toplantı seçeneklerini ayarlayabilir, WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli için tercihleri ayarlayabilir ve WebEx ile hangi Hızlı Erişim Araçları'nı kullanacağınızı seçebilirsiniz. İletişim kutusu şu sekmeleri içerir: 25

30 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama Hesap Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Planlanan Toplantılar Tercihler Araçlar WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme Site yöneticiniz WebEx hizmet siteniz için WebEx Hızlı Erişim Araçları seçeneklerini açmışsa, tüm WebEx Hızlı Erişim Araçları sitenize otomatik olarak yüklenir. Ayrıca, yeni sürümler çıktığında WebEx Hızlı Erişim Araçları otomatik olarak güncellenir. Yükleme işlemi kullanılabilir tüm WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yükler; ancak, hangi uygulamaların WebEx Hızlı Erişim Araçları ile kullanılacağına ilişkin tercihlerinizi istediğiniz zaman değiştirebilir ve WebEx Ayarları iletişim kutusunda seçenekleri ayarlayarak diğer WebEx hesap ve toplantı tercihlerini değiştirebilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28. Gerekirse, WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı manuel olarak da indirip yükleyebilirsiniz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yüklemeden önce, bilgisayarınızın aşağıdaki minimum sistem gereksinimlerini karşıladığından emin olun: Desteklenen işletim sistemleri, tarayıcılar ve diğer minimum sistem gereksinimleri için WebEx çapraz platform sürüm notlarına bakın. Intel x86 (Pentium 400-MHZ +) veya uyumlu işlemci Tarayıcıda JavaScript ve çerezlerin etkinleştirilmesi Not Hızlı Erişim Araçları'nın önceki bir sürümüne sahipseniz, yeni sürümü yüklemeden önce bu sürümü kaldırmanız gerekir. Hızlı Erişim Araçları'nın yeni sürümünü yüklemeden önce Microsoft Outlook gibi uygulamaları ve tüm tarayıcıları kapatmanız da gerekebilir. Bu uygulamalar yeniden başlatılmalıdır ve yeni arayüzü görmeden önce oturum açmanız gerekebilir. IBM Lotus Notes WebEx entegrasyonu, yalnızca site yöneticiniz site için Lotus Notes seçeneğini açmışsa WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklemesine veya indirmesine dahil edilir. Sistem yöneticileri, sitelerindeki bilgisayarlar için toplu yükleme de gerçekleştirebilir. Daha fazla bilgi için adresinde bulunan WebEx Hızlı Erişim Araçları'nın Toplu Dağıtımı için BT Yönetici Kılavuzuhttp://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf bölümüne bakın. 26

31 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 WebEx sitenizde oturum açın. Meeting Center sekmesini seçin. Navigasyon çubuğunda, Destek'in altında İndirmeler'i seçin. İndirmeler sayfasında, WebEx Hızlı Erişim Araçları başlığının altında İndir'i seçin. Dosya İndirme iletişim kutusu açılır. Yükleme programını bilgisayarınıza kaydedin. Yükleme dosyasının adında.msi uzantısı vardır. Yükleme dosyasını çalıştırın ve talimatları uygulayın. Sonra Yapılacaklar Yükleme işlemini tamamladıktan sonra, WebEx hesap bilgilerinizle oturum açabilir ve WebEx Ayarları iletişim kutusunda ayarlarınızı doğrulayabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama, sayfa 28. WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma WebEx Ayarları iletişim kutusunu açmak için aşağıdaki seçeneklerden birini kullanın: Başlat menüsündeki WebEx Ayarları iletişim kutusunda, Başlat > Programlar > WebEx > Hızlı Erişim Araçları > WebEx Ayarları'nı seçin. WebEx Hızlı Erişim Araçları Panelindeki WebEx Ayarları iletişim kutusunda: WebEx Hızlı Erişim Araçları Paneli henüz açık değilse, şunlardan birini yapın. Masaüstünüzdeki WebEx Hızlı Erişim Araçları simgesini çift tıklatın. Başlat > Programlar > WebEx > Hızlı Erişim Araçları > WebEx Hızlı Erişim Araçları'na gidin. WebEx Hızlı Erişim Araçları Panelinde, WebEx Ayarlarını Düzenle'yi seçin Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'taki WebEx Ayarları iletişim kutusunda, WebEx menüsünde, Hesap Ayarları'nı seçin. Microsoft Office'te WebEx Ayarları iletişim kutusunda, Microsoft Word, Microsoft Excel veya Microsoft PowerPoint'te WebEx Ayarları'nı seçin. Anlık ileti uygulamalarındaki WebEx Ayarları iletişim kutusunda, WebEx > WebEx Ayarları'nı seçin. 27

32 WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama WebEx Hızlı Erişim Araçları Seçenekleri'ni Ayarlama Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Adım 7 Adım 8 Adım 9 WebEx Ayarları iletişim kutusunu açın. Daha fazla ayrıntı için bkz. WebEx Ayarları İletişim Kutusunu Açma. Hesap sekmesinde, WebEx hizmet sitenizin URL'sini belirterek ve kullanıcı adınızı ve parolanızı girerek hesabınızda oturum açın. Daha fazla ayrıntı için bkz. Hesap Sekmesi Hakkında, sayfa 28. Yenile'yi seçin. "Toplantıyı Şimdi Başlat" Ayarları sekmesini seçin. WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli, Microsoft Office, tarayıcılar, anlık ileti uygulamaları, sağ tıklatma menüleri ve Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'tan anlık olarak başlatılan toplantılar için seçenekleri belirtin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında, sayfa 29. Planlanan Toplantılar sekmesini seçin. Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'tan planlanan toplantılar için seçenekleri belirtin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Planlanan Toplantılar Sekmesi Hakkında, sayfa 30. Tercihler sekmesini seçin. WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli için seçenekleri belirtin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Tercihler Sekmesi Hakkında, sayfa 32. Adım 10 Araçlar sekmesini seçin. Adım 11 WebEx entegrasyonlarının kullanılacağı uygulamaları seçin. Daha fazla ayrıntı için bkz. Araçlar Sekmesi Hakkında, sayfa 32. Hesap Sekmesi Hakkında Hesap seçenekleri, WebEx sitenizde oturum açmanızı sağlar. Site URL'si: Oturum açmak istediğiniz WebEx Meeting Center sitesinin URL'sini girin. URL biçiminin örneği: sirket.webex.com Not TelePresence entegrasyonunu desteklemeyen bir sitenin URL'sini girerseniz, böyle bir site yalnızca WebEx toplantıları planlamanıza imkan tanır ve uygun belgeleri sağlar. Kullanıcı adı: WebEx sitenizdeki toplantı sahibi hesabı için kullanıcı adını girin. Parola: WebEx sitenizdeki toplantı sahibi hesabı için parolayı girin. Parolamı hatırla: Bir sonraki oturum açışınızda kullanıcı adınızı ve site URL'sini girmek zorunda kalmamak için girdiğiniz kullanıcı adını ve parolayı depolayın. Parolanızı mı unuttunuz?: WebEx sitenizde, yeni bir parola oluşturma isteği göndermenizi sağlayan Parolanızı mı Unuttunuz? sayfasını açın. 28

33 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında Parolayı değiştir: Yeni bir parola belirtmenizi sağlayan iletişim kutusunu açın. Dil: WebEx siteniz için seçili olan dili doğrulayın. Yerel ayar: WebEx siteniz için seçili olan ülkeyi veya yerel ayarı doğrulayın. Saat dilimi: WebEx siteniz için seçili olan saat dilimini doğrulayın. WebEx hizmeti web sitesi için ayarları değiştir: WebEx sitenizde My WebEx > Profilim sayfasını açın ve profilinizde değişiklikler yapın. Yenile: WebEx Ayarları iletişim kutusunu WebEx sitenizdeki en son ayarlarla yeniler. Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları Sekmesi Hakkında Anlık toplantı seçenekleri; WebEx Hızlı Erişim Araçları paneli, Microsoft Office, tarayıcılar, anlık ileti uygulamaları, sağ tıklatma menüleri ve Microsoft Outlook veya IBM Lotus Notes'tan anlık olarak başlatılan toplantıları etkiler. Toplantı şablonu: Toplantı için kullanılacak şablonu seçin. Toplantı: Toplantı başlatmak istediğiniz WebEx oturumunun türünü seçin. Bu seçenek, yalnızca siteniz ve kullanıcı hesabınız için kullanılabilen toplantı türlerini listeler. Anlık toplantılar için Kişisel Toplantı Odamı kullan: Anlık toplantılar için varsayılan olarak Kişisel Toplantı Odanızı kullanmayı seçin. Toplantı konusu: Toplantının konusunu ve adını girin. Toplantı parolası: Katılımcıların, toplantıya katılmak için ayarladığınız parolayı girmesini gerekli kılın. Siteniz, tüm parolaların minimum uzunluk ve minimum harf, sayı veya özel karakter sayısı gibi güvenlik kriterleriyle uyumlu olmasını gerektirebilir. Genel takvimde listele: Bu toplantıyı, WebEx hizmet sitesinde toplantı takvimlerine dahil edin. Yalnızca toplantılar, satış toplantıları ve eğitim oturumları için kullanılabilir. Birisi katıldığında onayımı iste: Birisi toplantınıza katılmaya çalıştığında ekranınızda Katılma İsteği iletişim kutusunun görünmesini belirtin. Yalnızca destek oturumları için kullanılabilir. Ses Bağlantısı: Kullanmak istediğiniz ses bağlantısının türünü seçin: Yok: Toplantının ses bağlantısını içermediğini veya toplantının toplantı hizmetiniz dışında bir yöntem kullanan katılımcılar için bilgi sağladığınız bir ses bağlantısı içerdiğini belirtir. WebEx Ses: Toplantının, ses bağlantısı için bir toplantıya katılırken ses cihazınız olarak telefonunuzu veya bilgisayarınızı kullanmanızı sağlayan WebEx Ses'i içerdiğini belirtir. Bu seçeneği belirlerseniz, WebEx Ses için aşağıdaki seçeneklerden birini seçin: Katılımcılara genel çağrı numaralarını görüntüle: Başka ülkelerdeki katılımcıların sese bağlanmak için arayabileceği numaraların listesini (ücretsiz veya yerel numaralar gibi) sağlamak isteyip istemediğinizi seçin. Ücretsiz numarayı görüntüle: Sitenizin ücretsiz bir numara sağlayıp sağlamayacağını ve katılımcıların sese bağlanmak üzere araması için bu numarayı görüntüleyip görüntülemeyeceğinizi belirtin. 29

34 Planlanan Toplantılar Sekmesi Hakkında WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Ayarlama Not Toplantıyı başlattıktan sonra, katılımcılar bilgisayarlarını ses cihazları olarak kullanmayı veya telefonlarını ses cihazları olarak kullanmayı seçebilir. Diğer telekonferans: Toplantının, başka bir hizmetin sağladığı telekonferans içerdiğini belirtir. Metin kutusuna yazdığınız talimatlar, katılımcılar toplantıya katıldığında otomatik olarak ekranlarında görünür. İpucu Katılımcının, telekonferans hizmetinden çağrı almak için doğrudan telefon hattı olmalıdır. Ancak, doğrudan telefon hattı olmayan bir katılımcı, her zaman Toplantı penceresinde bulunabilen çağrı telefon numarasını arayarak telekonferansa katılabilir. Giriş ve çıkış zil sesi: Katılımcı ses bağlantısına katıldığında veya bağlantıdan ayrıldığında çalınan zil sesini seçin. Planlanan Toplantılar Sekmesi Hakkında Planlanan toplantı seçenekleri, Microsoft Office veya IBM Lotus Notes'tan planlanan toplantıları etkiler. Toplantı şablonu: Toplantı için kullanılacak şablonu seçin. Toplantı: Toplantı başlatmak istediğiniz WebEx oturumunun türünü seçin. Bu seçenek, yalnızca siteniz ve kullanıcı hesabınız için kullanılabilen toplantı türlerini listeler. Toplantı konusu: Toplantının konusunu ve adını girin. Toplantı parolası: Katılımcıların, toplantıya katılmak için ayarladığınız parolayı girmesini gerekli kılın. Siteniz, tüm parolaların minimum uzunluk ve minimum harf, sayı veya özel karakter sayısı gibi güvenlik kriterleriyle uyumlu olmasını gerektirebilir. Parolayı toplantı davetinden hariç tut: Toplantı parolasını, toplantınıza davet edilen herkese gönderilen e-posta iletisinden hariç tutun. Genel takvimde listele: Bu toplantıyı, WebEx hizmet sitesinde toplantı takvimlerine dahil edin. Yalnızca toplantılar, satış toplantıları ve eğitim oturumları için kullanılabilir. Katılımcılar, toplantıya başlangıç saatinden X dakika önce katılabilir: Birisi toplantınıza katılmaya çalıştığında ekranınızda Katılma İsteği iletişim kutusunun görünmesini belirtin. Yalnızca destek oturumları için kullanılabilir. Ses ve İzleme sekmesi Ses Bağlantısı: Kullanmak istediğiniz ses bağlantısının türünü seçin: Yok: Toplantının ses bağlantısını içermediğini veya toplantının toplantı hizmetiniz dışında bir yöntem kullanan katılımcılar için bilgi sağladığınız bir ses bağlantısı içerdiğini belirtir. WebEx Ses: Toplantının, ses bağlantısı için bir toplantıya katılırken ses cihazınız olarak telefonunuzu veya bilgisayarınızı kullanmanızı sağlayan WebEx Ses'i içerdiğini belirtir. Bu seçeneği belirlerseniz, WebEx Ses için aşağıdaki seçeneklerden birini seçin: 30