İŞ LİSTELEME FORMU. 1- Yüksekokulumuzdaki birimlerin sıralanması ve kısaca tanımları.

Transkript

1 İŞ LİSTELEME FORMU KURUM ADI : KOU GÖLCÜK MYO MÜDÜRLÜĞÜ 1- Yüksekokulumuzdaki birimlerin sıralanması ve kısaca tanımları Akademik Birimler; Yüksekokul Müdürü Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 20 / b maddesinde belirtilen görevleri yapar. - Yüksekokuldaki akademik ve idari işlevlerin en iyi şekilde yerine getirilmesi hususunda nihai yetki ve sorumluluğa sahiptir. - Yüksekokul tüzel kişiliğini temsil eder. Yüksekokul vizyon ve stratejisini belirleyerek gerçekleştirilmesini takip eder. Müdür Yardımcısı - Yüksekokul Müdürü yüksekokulda bulunmadığı zaman ona vekalet eder. - Müdürün vereceği görevleri yapar. Bölüm Başkanı Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 21. maddesinin gereğini yapar. Bölüm Başkan Yardımcısı - Bölüm başkanının yokluğunda bölümü temsil eder ve başkanın görevlerini yapar. - Sınav programlarının hazırlanmasında ve işleyişinde bölüm başkanına yardımcı olur. - Bölüm başkanının verdiği görevleri yapar, yetkileri kullanır. Öğrenci Danışmanı - Akademik takvime göre yapılacak kayıt yenileme işlemlerinde, danışmanlığını yaptığı bölüm öğrencilerinin derse yazılım dilekçelerini kontrol eder ve web ortamında onaylayarak sınıf listelerinin oluşumunu sağlar. Öğretim Elemanı Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen kılık-kıyafet ve çalışma sürelerine bağlı olarak Yüksekokul da bulunur Sayılı Kanun da belirtilen görevleri yerine getirir İdari Birimler; Yüksekokul Sekreteri - İlgili mevzuat, Kocaeli Üniversitesi ve Gölcük Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü nce belirlenen amaç, ilke ve talimatlar doğrultusunda, yüksekokulla ilişkin idari görevlerin sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesi. Müdür Sekreterliği, Evrak Ve Yazı İşleri

2 - Yüksekokul Müdürü, Müdür Yardımcılarının kurum içi ve dışı iletişimini sağlamak. Birimdeki evrak kayıt ve dosyalama işlemleri ile her türlü büro hizmetlerinin yerine getirilmesi,verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve yazıların yazılması. Mali İşler (Muhasebe) - Birimdeki ayniyat ve mali işler ile her türlü büro hizmetlerinin yerine getirilmesi. Öğrenci İşleri Bürosu - Öğrencilere ait işlemlerin yerine getirilmesi. Kütüphane - Kütüphane hizmetlerinin yürütülmesi,kitapların tasnif edilmesi ve yararlanılmaya hazır hale getirilmesi. Teknik İşler - Küçük bakım onarım işlerinin yürütülmesi,bilgisayar laboratuarının kullanıma hazır hale getirilmesi. Bölüm Sekreterliği - Bölümdeki yazı yazma, evrak kayıt ve dosyalama işlemleri ile her türlü büro hizmetlerinin yerine getirilmesi,verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve yazıların yazılması. Güvenlik - Yüksekokul açık ve kapalı alanlarında; akademik ve idari personeli, öğrencileri ve misafirlerinin güvenliğinin sağlanması. Yardımcı Hizmetler - Temizlik, evrak taşıma vb. yardımcı hizmetlerin yürütülmesi. 2- Yüksekokulumuzda yapılan işleri birimlere göre ana başlıklar şeklinde sıralanması. 2.1 Yüksekokul Müdürlüğü Bürosunca Yapılacak İşler Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 20 / b maddesinde belirtilen görevleri yapar. - Yüksekokuldaki akademik ve idari işlevlerin en iyi şekilde yerine getirilmesi hususunda nihai yetki ve sorumluluğa sahiptir. - Yüksekokul tüzel kişiliğini temsil eder. Yüksekokul vizyon ve stratejisini belirleyerek gerçekleştirilmesini takip eder. - MYO kurullarına başkanlık etmek, MYO kurullarının kararlarını uygulamak ve MYO birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, - Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde MYO genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek,

3 - MYO ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, MYO bütçesi ile ilgili öneriyi MYO yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak, - MYO birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, - Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. - MYO ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerekli güvenlik önlemlerini almak. - Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanması. - Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi. - Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. 2.2 Yüksekokul Müdür Yardımcısı Bürosunca Yapılacak İşler - Yüksekokul Müdürü yüksekokulda bulunmadığı zaman ona vekalet eder. - Müdürün vereceği görevleri yapar. 2.3 Bölüm Başkanlığı Bürosunca Yapılacak İşler Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 20 / b maddesinde belirtilen görevleri yapar. - Yüksekokuldaki akademik ve idari işlevlerin en iyi şekilde yerine getirilmesi hususunda nihai yetki ve sorumluluğa sahiptir. - Yüksekokul tüzel kişiliğini temsil eder. Yüksekokul vizyon ve stratejisini belirleyerek gerçekleştirilmesini takip eder. - MYO kurullarına başkanlık etmek, MYO kurullarının kararlarını uygulamak ve MYO birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, - Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde MYO genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek, - MYO ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, MYO bütçesi ile ilgili öneriyi MYO yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak, - MYO birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, - Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. - MYO ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerekli güvenlik önlemlerini almak. - Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanması. - Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi. - Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. 2.4 Bölüm Başkan Yardımcılığı Bürosunca Yapılacak İşler - Bölüm başkanının yokluğunda bölümü temsil eder ve başkanın görevlerini yapar. - Sınav programlarının hazırlanmasında ve işleyişinde bölüm başkanına yardımcı olur. - Bölüm başkanının verdiği görevleri yapar, yetkileri kullanır.

4 2.5 Öğrenci Danışmanlarınca Yapılacak İşler Çağdaş eğitim anlayışı eğitim kurumlarında öğrencilerde gözlenen yetenek ve ilgi farklılaştırmalarına cevap verecek şekilde kendi içinde çeşitlemelere gidebilen esnek programlar uygulanmasını gerektirmektedir. Programlarda ortak zorunlu dersler yanında öğrencilere yetenek ilgi ve ihtiyaçlarına yönelik seçebilecekleri derslerin bulunması her öğrenci için ayrı bir program yapılmasını gerektirmektedir. Bu nedenle çeşitlenmiş programlar uygulanan eğitim kurumlarında eğitim sorumlularının eğitim ihtiyaçlarını belirleyebilmek için öğrenciler ile yakından ilgilenmeleri gerekmektedir. Yükseköğretim kurumlarında bu hizmeti akademik danışman adı ile görevlendirilen öğretim elemanlarına düşmektedir. Yükseköğretim Kanunun öğretim üyeleri ve görevlileri ile ilgili 18. maddesi c) bendi ve Kocaeli Üniversitesi Önlisans-Lisans Eğitim Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin 22. maddesinde öğretim elemanlarının akademik danışmanlık hizmetinin verilmesine dair açıklamalar yapılmıştır. Akademik danışmanlık hizmetleri öğrencilerin ders programlarının yapılmasına yardım etme, sınavlar, yönetmelikler, etkili çalışma yöntemleri gibi öğretim faaliyetleri ile ilgili faaliyetlerde bilgi verme yönetim ve öğrenci arasında iletişim sağlama gibi noktalarda toplanmaktadır. Akademik danışmanlar her dönem öğrencilerin ders programlarını yapmalarında yardımcı olmak öğretim üyelerinin öğrencilerden beklediği davranışlar hakkında öğrencileri aydınlatmak olarak boş zamanlarını nasıl değerlendirecekleri konusunda bilgi vermek geleceğe yönelik planları konusunda konuşmak verimli ders çalışma yöntemleri konusunda bilgilendirmek, duygusal problemleri konusunda yardım alabilecekleri hizmetler konusunda aydınlatmak gibi görevleri bulunmaktadır. Öğrencilerin akademik danışmanlardan bekledikleri en önemli hizmet ise sınav yönetmeliklerinde yapılan değişiklikleri öğrencilere duyurmak yeni gelen öğrencilere yönetmelikleri ve yüksekokulda uyulması gereken kuralları açıklamak seçimlik derslerin içeriğini tanıtarak öğrencilerin doğru seçim yapmalarına yardımcı olmak, mesleklerinin başarılı bir üyesi olabilmek için ne yapmaları gerektiği konusunda öğrencileri aydınlatmak, her dönem öğrencilere ders programı yapmaları konusunda yardımcı olmak küçük gruplar halinde öğrencilerle düzenli aralıklar halinde görüşmektir. Akademik danışmanlık hizmetlerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz; - Akademik takvime göre yapılacak kayıt yenileme işlemlerinde, danışmanlığını yaptığı bölüm öğrencilerinin derse yazılım dilekçelerini kontrol eder ve web ortamında onaylayarak sınıf listelerinin oluşumunu sağlamak. - Zamanında kayıt yenilemeyen öğrencileri tespit eder ve öğrenci işlerine bildirir. - Öğrencilerin staj çalışmalarının takibini yapmak. - Öğrencilerin ders içi ve dışı sorunlarını dinler; doğru yönlendirmelerde bulunur; gerektiğinde çözüm üretir veya çözüme yardımcı olmak. - Yeni kayıt yaptıran öğrencilere yönetmelikler,okulda uyulması gereken kurallar konusunda bilgi vermek

5 - Öğretim Elemanlarının öğrencilerden beklediği davranışlar hakkında öğrencileri bilgilendirmek. - Küçük gruplar halinde düzenli olarak öğrencilerle görüşmek. - Devamsız ve başarısız öğrencilerin durumunu izlemek ve gerekirse durumu ailesine bildirmek. - Öğrencilerin yeteneklerini daha yakından tanımalarına yardımcı olmak. - Öğrencilerin Öğretim elemanları ve yöneticilerle daha iyi iletişim kurma yollarını öğrenmelerine yardımcı olmak. - Yönetmeliklerde yapılan değişikliklerde öğrencilere yardımcı olmak. - Yeni gelen öğrencilere bölümleri tanıtmak. - Geleceğe yönelik planları hakkında öğrencilerle konuşmak. - Mesleklerinin başarılı birer üyesi olabilmesi için ne yapmaları konusunda öğrencileri aydınlatmak. - Seçimlik derslerin içeriğini tanıtarak öğrencilerin doğru seçim yapmalarına yardımcı olmak. - Burs olanakları konusunda öğrencilere bilgi vermek. - Öğrencilere okul içinde ve çevresinde ve çevresinde yararlanabilecekleri hizmetler konusunda bilgi vermek. - Öğrencileri Üniversitedeki sağlık hizmetleri konusunda bilgilendirmek. - Maddi sıkıntı içinde bulunan öğrencileri saptamak ve yardım olanaklarından yararlanmalarını sağlamak. - Başarısız öğrencilere nereden yardım alacakları konusunda bilgi vermek. - Öğrencinin hocası ile arasında anlaşmazlık çıktığında iletişimi kolaylaştırmak için girişimlerde bulunmak. - Verimli çalışma yöntemleri konusunda öğrencilere bilgi vermek. - Gelecekte çalışacağı mesleğin çalışma koşulları ve iş bulma olanakları hakkında öğrencileri aydınlatmak. - Öğrencilerin dertlerini dinlemek ve sıkıntılarını paylaşmak. - Öğrencilerin yönetimden isteklerini ilgililere iletmek. - Üniversitenin sosyal etkinlikleri ile ilgili bilgi vermek. - Görgü kuralları hakkında bilgi vermek. - Bir dileklerini okul yönetimine yada başka bir üst makama nasıl iletebilecekleri konusunda öğrencileri aydınlatmak. - Dışarıdan gelen öğrencilere Okul, İlçe,Kocaeli hakkında bilgi vermek. - Mezuniyet aşamasındaki öğrencilere iş bulmalarında yardımcı olmak. - Öğrencilerin barınma ve beslenme sorunlarının çözümüne yönelik girişimlerde bulunmak. - Öğrencilere Yatay geçiş ve dikey geçiş koşulları hakkında bilgi vermek. - Akademik danışmanların görev ve yetkilerinin sınırlarını açıklamak. - Akademik kariyer yönelimi olanaklarıyla ile ilgili bilgi vermek. - Duygusal problemleri konusunda yardım alacağı psikolojik yardım hizmetleri hakkında öğrencileri aydınlatmak. - Yüksekokul Müdürü ve Bölüm Başkanı nın verdiği diğer görevleri yapar. 2.6 Öğretim Elemanlarınca Yapılacak İşler Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen kılık-kıyafet ve çalışma sürelerine bağlı olarak Yüksekokul da bulunur Sayılı Kanun da belirtilen görevleri yerine getirir.

6 - Danışmanlık ve derslerini Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaş/gelişmiş ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi şekilde yerine getirir. - Kendini sürekli geliştirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliştirme; ders dışı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur. - Yüksekokul Müdürü ve Bölüm Başkanı nın verdiği görevleri yapar. 2.7 Yüksekokul Sekreterliği Bürosunca Yapılacak İşler - Yüksekokul sekreterliğinin görev alanlarına giren konuların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini planlamak, koordine etmek ve denetlemek. - Kurum içi ve dışı yazıları yürütmek. - Yüksekokula gelen evrakların ilgili birimlere düzenli bir şekilde dağıtımını sağlamak. - Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu,Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini müdürün talimatları doğrultusunda hazırlamak ve ilgililere duyurmak. - Kurullarda raportörlük yapmak. - Kurul kararlarının yazılmasını ve karar defterlerine işlenmesini sağlamak. - Kurul kararlarının ilgili yerlere bildirmek. - Yüksekokul ve bölümler tarafından düzenlenen tören, panel, sempozyum ve benzeri etkinlikleri organize etmek. - Yüksekokul bütçe hazırlıklarını yapmak ve bütçe uygulamasını gerçekleştirmek. - Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımının gerçekleşmesini sağlamak. - Yüksekokulda gerçekleştirilen satın alma işlemlerini kontrol etmek. - Yüksekokula kazandırılan malzemelerin demirbaş kayıtlarının tutulması ve diğer ayniyat işlemlerinin yapılmasını sağlamak. - Yüksekokul dahilindeki tüm bilgisayar,yazıcı,network,baskı makinesi, tepegöz ve projeksiyon cihazlarının bakım ve onarımının yapılmasını ve sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlamak. - Yüksekokulun ve faaliyetlerinin tanıtımı amacıyla web sayfası tasarımını ve güncellenmesini sağlamak. - Öğrenci Sosyal Hizmetler Bütçesinden çalıştırılacak öğrencileri belirlemek ve çalışmalarını takip etmek. - Yüksekokul içerisindeki duyuru ve ilan panolarını takip etmek ve güncellenmesini sağlamak. - Yüksekokul içerisindeki duyuru ve ilanlara izin vermek. - Yüksekokul Sekreterliğinin faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatları takip etmek. - Yüksekokul Sekreterliğine ait birimler/personel arasında koordinasyonu sağlamak, birimlerin/personelin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin etmek ve ortaya çıkan sorunları çözmek. - Yüksekokul birimlerinin/personelinin verimli şekilde çalışması için projeler üretmek. - Yüksekokul bünyesinde süreli görevlere atananların görev sürelerinin takibi ve yeniden atama işlemlerinin yapılmasını sağlamak. - Görev alanına giren konularda,uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği veya aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaptırarak, alınması gereken yasal ve idari tedbirler konusunda Müdürlük ve Genel Sekreterlik Makamına tekliflerde bulunmak. - Çalışmalara ait yıllık faaliyet raporunun düzenlenmesini sağlamak.

7 - Yüksekokul kütüphanesinin sağlıklı ve düzenli çalışmasını sağlamak. - Bağlı personelini denetlemek ve çalışma konularında direktif vermek. - Yüksekokul personelinin hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve hizmet içi eğitim programlarının düzenlenmesi için Personel Daire Başkanlığı ile işbirliği yapmak. - Yüksekokul personelinin özlük haklarının ve sicil işlemlerinin takibini yapmak. - Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek. - Yüksekokul personelinin sicil raporlarını düzenlemek. - Ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Müdürlük Makamına önerilerde bulunmak. - Güvenlik görevlilerinin görev yer ve sürelerini belirten aylık nöbet listelerinin hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlamak. - Maaş vergi iadesi işlemleri,fazla mesai ücretleri,ek ders ücretlerinin tahakkuku,ssk işlemleri,maaş farklarının tahakkuku ve nakite çevrilerek ilgililerin hesaplarına aktarılmasını sağlamak. - Çalışan personelin emeklilikle ilgili kanuni bilgilerinin Emekli Sandığına ulaştırılmasını sağlamak. - Servis hizmetlerinin denetim ve düzenli işlemesini sağlamak. - Personel ve Öğrenci yemekhanesini kontrol etmek denetim ve düzenli işlemesini sağlamak. - Yüksekokul idari personelinin geliş-gidişini izlemek,düzenlemek. - Yüksekokul idari personelinin yıllık izinlerini programlamak,onaylamak. - Görevleri ile ilgili çalışmaları konusunda amirlerine bilgi vermek. - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak. 2.8 Öğrenci İşleri Bürosunca Yapılacak İşler - Öğrenci Kayıtlarını yapmak. - Kayıt yenilemeyen öğrencilere uyarı yazısı göndermek. - Kayıt dondurma ve kayıt silme işlemlerinin yapılması. - Disiplin cezası alan öğrencilerin işlemlerini yürütmek. - % 10 a giren öğrencileri tespit etmek. - Yatay geçişle gelen öğrencilerin işlemlerini yürütmek. - Yaz okulu ile ilgili işlemleri yürütmek. - Öğrencilerin staj işlemlerini takip etmek. - Mezuniyet işlemlerini yürütmek. - Azami öğrenim sürelerini bitiren öğrencileri belirlemek ve yazışmalarını yapmak. - Çeşitli nedenlerle ilişiği kesilen öğrencilerin işlemlerini yapmak. - Öğrencilerin müracaatlarını kabul etmek ve sorularına cevap vermek. - Telefonla bilgi vermek. - İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak. - Öğrenci istatistiklerini çıkarmak. - Güz ve Bahar yarıyıllarının başarı oranı tablolarını hazırlamak.öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirmek. - Yabancı uyruklu öğrencilerin başarı durumlarının ülkelere göre her dönem düzenlemek.

8 - Öğrenci harçlarına ilişkin işlemleri yapmak ve kontrol etmek.(öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile Kredi Yurtlar Kurumu arasında koordinasyonu sağlamak.) - Diploma ile ilgili işlemleri yapmak. - Burslarla ilgili tüm yazışmaların yapılmasını ve takibini sağlamak. - Öğrenci İşleri ile ilgili her türlü yazışmanın ve dosyalamanın yapılmasını sağlamak. - Öğrencilerin askerlik tecil işlemlerini yürütmek. - İlan ve duyurulması gereken evrakları ilgililere iletmek ve ilanının yapmak. - İlan ve duyuru panolarını takip etmek ve güncellemek. - Faks, bilgisayar veya benzer makinelerin yardımı ile mesajları veya dökümanları göndermek ve almak. - Bilgisayar ve çevre birimlerde meydana gelen arızaları zamanında amirine bildirmek. - Sorumlu olduğu bilgisayar ve çevre birimlerini çalışır durumda tutmak. - Virüslere karşı gerekli önlemleri almak. - Birime gelen ve giden evrakların kayıt ve dosyalanma işlemlerini yapmak. - Evrakları konusuna göre alfabetik veya diğer sisteme göre sıraya koyup ilgili dosya ve klasöre takmak. - Dosyalanmış dökümanı istendiğinde çıkarıp isteyen kişiye göndermek ve dönüşünü takip etmek. - Dökümanın nereye verildiğini not edip evrak geri geldiğinde dosyasına takmak. - Dosya ve klasörleri raf ve dolaplara yerleştirmek. - Dosya ve klasörlere numara vermek. - Kendi insiyatiflerindeki rutin işleri yapmak. - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak. 2.9 Kütüphane Bürosunca Yapılacak İşler - Bütün kütüphane materyalinin (kitap,süreli yayın,tez,broşür,görsel-işitsel araç ve gereçler,vb.) seçiminden okuyucuya sunulacak duruma getirilişine kadar işleri yürütmek. - Kütüphaneye gelen yayınların kayıt işlemlerini yapmak. - Kütüphaneye sağlanan kitap ve diğer materyali en uygun sisteme göre tasnif etmek, okuyucuların yararlanmasına sunmak. - Süreli yayın koleksiyonu oluşturmak ve geliştirmek için seçim, satın alma, bağış ve değişim yoluyla yayın sağlamak ve bunları belli bir düzen içinde kullanıma sunmak. - Yayınları bilgisayar ortamına işlemek. - Yayınları tasnif etmek ve ilgili oldukları raflara yerleştirmek. - Okuyucu taleplerini almak, okuyucuya talepleri konusunda yardımcı olmak, okuyucuların yararlanmasına sunmak. - Süreli yayın koleksiyonunu oluşturmak ve geliştirmek için seçim, satın alma, bağış ve değişim yolu ile yayın sağlamak ve bunları belirli bir düzen içinde kullanıma sunmak. - Yayınları bilgisayar ortamına işlemek. - Yayınları tasnif etmek ve ilgili oldukları raflara yerleştirmek. - Okuyucu taleplerini almak, okuyuculara talepleri konusunda yardımcı olmak ve gerekiyorsa tarama yapmak. - İstenen kitapları raftan çıkarmak. - Ödünç yayın vermek ve gerekli formları doldurmak.

9 - Ödünç verme sistemini kontrol etmek ve geri gelmeyen kitapları izlemek. - Toplanan yayınları raflarına yerleştirmek. - Kütüphane sayımı yapmak. - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak Teknik İşleri Bürosunca Yapılacak İşler - -Kendine verilen işleri teknik sorumluluğu altında kanun,tüzük,yönetmelik,sözlü ve yazılı hizmet emirlerine, iş programına,fenni,teknik,bilimsel,ekonomik kurallara uygun olarak titiz bir şekilde,güvenle yapmak. - Yüksekokul bina ve eklentilerinin elektrik ve sıhhi tesisat arızalarını gidermek. - Tamiri mümkün olmayan tesisatı yenilemek. - Yüksekokul bina ve eklentilerinde telefon hattı çekmek. - Telefon arızalarını gidermek. - Ahşap aksamların tamirini ve yenilenmesini yapmak. - Ahşap aksamları ısı ve neme karşı koruyucu önlemler almak. - Kırılan camları yenilemek. - Kaloriferleri yakmak. - Kalorifer sisteminde oluşan arızaları gidermek. - Küçük çaptaki boya ve badana işlerini yapmak. - Görevi gereği kendisine verilmiş olan araç,gereç ve her türlü malzemeyi iyi kullanmak,temiz ve düzenli tutmak,korumak. - Laboratuarı hazır bulundurmak. - Laboratuarın ders amaçlı kullanımını organize etmek. - Laboratuarın devamlı temiz ve düzenli olmasını sağlamak. - Öğrencilerin teknik konularında yardımcı olmak. - Bilgisayara sistem ve program yazılımlarını yüklemek. - Bilgisayar ve çevre birimlerini virüs,lisanssız programlar ve yanlış kullanımlara karşı korumak. - Donanım, kablolama ve çevre birimler ile ilgili küçük arızaları gidermek. - Arızanın giderilemediği durumlarda, bilgisayar ve çevre birimlerini Bilgi İşlem Daire Başkanlığına göndermek. - Gerektiğinde yazıcıdan çıktı almak ve taracıya resim, yazı vb. materyali taramak. - Yüksekokul personeline bilgisayar ve programların kullanımı hakkında eğitim vermek. - Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu bilgisayar teknolojisi ve donanımlarını amirine iletmek. - Yüksekokulun bilgisayar ve donanımlarıyla ilgili satınalmalarında danışmanlık hizmeti vermek. - Laboratuara ait ihtiyaçları (toner,kartuş, kağıt vb.) zamanında amirine bilgi vermek. - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak.

10 2.11 Bölüm Sekreterliği İşleri Bürosunca Yapılacak İşler - Bölüme gelen ve giden evrakların kayıt ve dosyalama işlemlerini yapmak. - Gelen yazılara kaşe basıp evrak kayıt defterine kayıt yapıp ilgiliye göndermek. - Bölümden giden yazıları yazmak. - -Bölüm ve programların sekreterya hizmetlerini yürütmek. - Bölüm Başkanını emir ve talimatları doğrultusunda Bölüm Kurulu toplantı defterini ve gündemini yazmak ve dağıtmak. - Bölüm kurulunda alınan kararları yazmak,üyelere imzalatmak ve ilgililere göndermek. - Bölüm tarafından hazırlanan Bölüm Kurulunda kabul edilen dört yarıyıllık ders planları ile ilgili işlemleri yapmak. - Yeni ders açılması ile ilgili işlemleri yürütmek. - Bölüm tarafından hazırlanan ve Bölüm Kurulunda kabul edilen güz ve bahar yarıyılı ders planları ile ilgili işlemleri yapmak. - Bölüm tarafından karşılanamayan dersleri müdürlüğe bildirmek. - Bölüm Başkanının talimatları doğrultusunda ve yönetmelikte belirtilen süreler içinde haftalık ders programlarını hazırlamak ve müdürlüğe göndermek. - Her yarıyıl başında bölüm öğretim elemanlarının ders yüklerini hazırlayarak müdürlüğe göndermek. - Öğretim elemanlarına ait ek ders çizelgelerini hazırlamak. - Yaz Öğretimi kapsamındaki görevlerini yapmak. - -Öğrencilerin staj işlemlerini takip etmek - Öğretim elemanlarının diğer üniversitelerde ders vermek üzere görevlendirilmesi ile ilgili bölümdeki işlemleri yapmak ve müdürlüğe göndermek. - Öğretim elemanlarının üniversite dışında görevlendirilmesi ile ilgili bölümdeki işlemleri yapmak ve müdürlüğe göndermek. - Bölüm öğrencilerini ilgilendiren konu ve duyuruları öğrencilerin görebileceği yerlerde ilan etmek. - Bölüm tarafından belirlenen öğrenci danışmanlarının görevlendirilmesi ile ilgili işlemleri yapmak ve müdürlüğe göndermek. - Bölüm öğrencilerine ön büro hizmeti vermek ve gerektiğinde öğrencilerin danışman öğretim elemanları ile görüşmesini sağlamak. - Bölüm tarafından öğrencilere verilmesi gereken formları dağıtmak. - Kayıt dondurma,mazeret sınavı hakkı talebi,ders muhafiyet talebi,sınav sonuçlarına itiraz ve diğer konularla ilgili öğrenci dilekçelerini almak bölüm başkanına sunmak. - Öğrenci dilekçeleri ile ilgili bölüm başkanı tarafından verilen talimatları yapmak. - Bölüm sınav programını hazırlamak müdürlüğe göndermek ve diğer işlemlerini yapmak. - Kendi insiyatifindeki rutin işleri yapmak. - Bölümle ilgili leri yanıtlamak. - Bölümün faaliyet raporunu yazmak. - Evrakları konusuna göre alfebetik veya diğer sisteme göre sıraya koyup ilgili dosya ve klasöre koymak. - Dosyalanmış dökümanı istendiğinde çıkarıp isteyen kişiye göndermek ve dönüşünü takip etmek. - Dökümanın nereye verildiğini not edip evrak geri geldiğinde dosyasına takmak. - Dosya ve klasörleri raf ve dolaplara yerleştirmek. Dosya ve klasörlere numara vermek. - Hasta sevk kağıdı kaydını yapmak. - İlan ve duyurulması gereken evrakları ilgililere iletmek ve ilanının yapmak. - İlan ve duyuru panolarını takip etmek ve güncellemek.

11 - Faks, bilgisayar veya benzer makinelerin yardımı ile mesajları veya dökümanları göndermek ve almak. - Bilgisayar ve çevre birimlerde meydana gelen arızaları zamanında amirine bildirmek. - Sorumlu olduğu bilgisayar ve çevre birimlerini çalışır durumda tutmak. - Virüslere karşı gerekli önlemleri almak. - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak Güvenlik İşleri Bürosunca Yapılacak İşler - Kuruluşu, sabotaj, yangın, hırsızlık, soygun, yağma ve yıkma, zorla işten alıkoyma gibi her çeşit tehdit, tehlike ve tecavüze karşı korumak; - -Görev alanları içinde işlenmiş veya işlenmekte olan suçları derhal genel kolluk kuvvetlerine bildirmekle beraber, genel kolluk kuvvetleri gelinceye kadar sanıkları yakalamak ve gözaltına almak; - Genel kolluk kuvvetlerinin işe el koymasından itibaren emrine girerek ona yardımcı olmak; - Koruma ve güvenlik hizmetlerinin gerektirdiği diğer önlemleri almak; - Sivil Savunma Teşkilatına görevlerinin yerine getirilmesinde yardımcı olmak. - Görev sahasına normal olmayan yollardan giriş yapmak isteyen kişilere mani olmak. - Muhtemel vuku bulabilecek olaylara anında müdahale edilerek olayların önlenmesi sağlamak. - Olayların boyutlarına göre ilgili kolluk güçlerine, toplum polislerine haber vererek olayla ilgili yetkililerin bilgi sahibi olmaları sağlamak. - Koruma ve güvenliğini sağladıkları alanlara girmek isteyenleri duyarlı kapıdan geçirme, bu kişilerin üstlerini dedektörle arama, eşyaları X-ray cihazından veya benzeri güvenlik sistemlerinden geçirme. - Toplantı, konser, spor müsabakası, sahne gösterileri ve benzeri etkinlikler ile törenlerinde kimlik sorma, duyarlı kapıdan geçirme, bu kişilerin üstlerini dedektörle arama, eşyaları X-ray cihazından veya benzeri güvenlik sistemlerinden geçirme sayılı Ceza Muhakemeleri Usulü Kanununun 127 nci maddesine göre yakalama ve yakalama nedeniyle orantılı arama. - Görev alanında, haklarında yakalama, tutuklama veya mahkûmiyet kararı bulunan kişileri yakalama ve arama. - Yangın, deprem gibi tabiî afet durumlarında ve imdat istenmesi halinde görev alanındaki işyeri ve konutlara girme. - Kişinin vücudu veya sağlığı bakımından mevcut bir tehlikeden korunması amacıyla yakalama. - Olay yerini ve delilleri koruma, bu amaçla Ceza Muhakemeleri Usulü Kanununun 157 nci maddesine göre yakalama. - Türk Medeni Kanununun 981 inci maddesine, Borçlar Kanununun 52 nci maddesine, Türk Ceza Kanununun 49 uncu maddesinin birinci fıkrasının (1) ve (2) numaralı bentlerine göre zor kullanma.

12 - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak Muhasebe Bürosunca Yapılacak İşler - Maaş vergi iadesi işlemleri,fazla mesai ücretleri,ek ders ücretlerinin tahakkuku,ssk işlemleri,maaş farklarının tahakkuku ve nakite çevrilerek ilgililerin hesaplarına aktarılmasını sağlamak. - Çalışan personelin emeklilikle ilgili kanuni bilgilerinin Emekli sandığına ulaştırılması, emekli keseneklerinin zamanında bildirilmesi. - Personel sürekli ve geçici görev yolluklarının hazırlanması. - Stajıyer Öğrencilerin SSK işlemlerini yapmak. - Personele Sağlık Karnesi dağıtımını yapmak. - Sarf ve tüketime mahsus bütün eşya ve levazım ile her nevi demirbaş eşyanın giriş ve çıkışlarını takip etmek. - Bozulmak ve çürümekten doğacak zayiatı ve fire benzerinden oluşacak azalmaları ve ambar artımlarını kayıt ve takip etmek. - Kendilerine tevdi edilmiş bulunan ayniyatın muhafazasını sağlamak,korunması ve zarar görmemesi için gerekli tedbirleri almak. - Demirbaş malzemeyi cinslerine göre tasnif etmek, depo ve stokları periyodik aralıklarla incelemek ve gerekli işlemleri yapmak. - Ayniyat yevmiye defterini,demirbaş eşya defterini ve gereken diğer evrakları tanzim etmek ve imza altına almak. - Ambarda mevcut olan mal ve malzemeleri talepler ve amirin talimatları doğrultusunda dağıtımlarını yapmak, eşyayı kullananlara devir ve zimmetini gerçekleştirmek. - Malzeme listesi düzenleyerek malzemelerin bulundukları yerlere asmak. - Ambar işlemlerini kontrol etmek. - Kasıtlı ve kasıtsız fiiller sebebi ile zarar gören veya kaybolan eşyalar hakkında yıl sonunu beklemeksizin gereken işlemleri gününde yapmak. - Ek ders ücretlerinin tahakkuklarını yapmak.2547 sayılı yasa kapsamında 31. madde görevlendirmelerinde SSK işlerini yapmak. - Yolluk ödemelerini hazırlamak. - Sağlık harcamaları ile özlük haklarına ilişkin diğer ödemeleri hazırlamak. - Yakıt, kırtasiye ve diğer satın alma işlemlerini yürütmek. - İhale ve satın alma sekreteryasını yürütmek. - Doğrudan alım işlemlerinde teklif mektubu hazırlamak,toplamak ve komisyona sunmak. - Satın alınan mal ve malzemeleri, hizmetleri muayene komisyonuna sunmak. - Muayene komisyonu tarafından kabul edilen malzemeleri ambara teslim etmek. - Her yıl giyecek yardımı alan personelin ilgili işlemlerini yapmak. - Bütçe hazırlık çalışmalarını yürütmek. - Birime gelen ve giden evrakların kayıt ve dosyalanma işlemlerini yapmak. - Evrakları konusuna göre alfabetik veya diğer sisteme göre sıraya koyup ilgili dosya ve klasöre takmak. - Dosyalanmış dökümanı istendiğinde çıkarıp isteyen kişiye göndermek ve dönüşünü takip etmek. - Dökümanın nereye verildiğini not edip evrak geri geldiğinde dosyasına takmak. - Dosya ve klasörleri raf ve dolaplara yerleştirmek.

13 - Dosya ve klasörlere numara vermek. - Kendi insiyatiflerindeki rutin işleri yapmak. - Bilgisayar,daktilo vb. donanımları kullanarak, yazışma, tutanak ve raporları yazmak. - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - Kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyurular takip ve gereğini yapmak Müdür Sekreterliği, Evrak Ve Yazı İşleri Bürosunca Yapılacak İşler - Müdürün toplantı ve randevularını düzenlemek. - Telefon görüşmelerine aracılık etmek. - Ziyaretçileri karşılamak ve görüşmelerini temin etmek. - Müdürün imzalaması gereken evrakları imzalatmak. - Gelen evrakları amirinin talimatları doğrultusunda ilgili birimlere/kişilere göndermek ve deftere işlemek. - Giden evrakları yazmak, paraf ve imzalarının tamamlanmasını sağlamak ve deftere işleyerek göndermek. - Müdürlüğe gelen dilekçelerle ilgili olarak amirinin verdiği talimatları yapmak. - Müdürlük ile bölümler arasında evrak akışını sağlamak. - Yüksekokul Kurulu ve Yönetim Kurulu gündemlerini yazmak ve ilgililere dağıtmak. - Yüksekokul Kurulu ve Yönetim Kurulu kararlarını yazmak ve üyelere imzalatmak. - Yüksekokula gelen ve giden evrakların kayıtlarını yapmak. - Gelen evrakları amirinin talimatları doğrultusunda ilgili birimlere/kişilere göndermek ve deftere işlemek. - Giden evrakları yazmak, paraf ve imzalarının tamamlanmasını sağlamak ve deftere işleyerek göndermek. - Müdürlüğe gelen dilekçelerle ilgili olarak amirinin verdiği talimatları yapmak. - Müdürlük ile bölümler arasında evrak akışını sağlamak. - Hasta sevk kağıdı kaydını yapmak. - Personelin izinleri ile ilgili kayıtları tutmak. - Rektörlük ve diğer birimlere yazılması gereken yazıları yazmak ve kendisine iletilen verileri bilgisayara girmek. - Bilgisayarda tablo oluşturmak,şekil çizmek ve çıktı almak. - Önceden oluşturulmamışsa, yazı düzenini ve formatını planlamak ve uygulamak. - Evrakları konusuna göre alfabetik veya diğer sisteme göre sıraya koyup ilgili dosya klasöre takmak. - Dosyalanmış dökümanı istendiğinde çıkarıp isteyen kişiye göndermek ve dönüşünü takip etmek. - Dökümanın nereye verildiğini not edip evrak geri geldiğinde dosyasına takmak. - Dosya ve klasörleri raf ve dolaplara yerleştirmek. - Dosya ve klasörlere numara vermek. - İlan ve duyurulması gereken evrakları ilgililere iletmek ve ilanının yapmak. - İlan ve duyuru panolarını takip etmek ve güncellemek. - Faks, bilgisayar veya benzer makinelerin yardımı ile mesajları veya dökümanları göndermek ve almak. - Bilgisayar ve çevre birimlerde meydana gelen arızaları zamanında amirine bildirmek. - Sorumlu olduğu bilgisayar ve çevre birimlerini çalışır durumda tutmak. - Virüslere karşı gerekli önlemleri almak.

14 - Yüksekokul ile ilgili leri yanıtlamak., - Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller ile ilgili işlemler - kocaeli.edu.tr de Yayınlanan Duyuruları takip ve gereğini yapmak Yardımcı Hizmetler Bürosunca Yapılacak İşler - Birimlerin bina, eklenti ve katlarında yerleşim, düzenleme, taşıma, bakım ve koruma işlerini sürekli ve gecikmeden yerine - Sorumluluğuna verilen kat, sınıf, oda, koridor, lavabo vb. yerlerin her türlü temizliğini yapmak ve çöpleri toplamak. - Temizleme işleminden zarar görebilecek eşya ve malzemenin koruma önlemini almak. - Sınıfları, laboratuarları ve çalışma alanlarını havalandırmak. - Evrak, kırtasiye, malzeme vb. doküman ve eşyanın birimler arasında getirip götürme işlerini yapmak. - Fotokopi çekmek, teksir ve basılı kağıtların toplanması,tasnifi ve ambalajlanması gibi işlerde yardımcı olmak. - Yüksekokula, birimlerine gelen posta gönderilerini Posta Merkezinden almak ve dağıtımını gerçekleştirmek. - İşlerin aksamaması için kendine verilen temizlik malzemelerini mevcudu bitmeden amirine bildirip,gerekli tedbirleri almak. - Yüksekokul misafirlerine çay kahve servisi yapmak. - Bağlı bulunduğu birim amirinin haberi olmadan görev yerini değiştirmemek ve terk etmemek. - Bina ve eklentilerindeki tesisat (elektrik,su vb.) ve malzemelerdeki arıza ve noksanlıkları amirine bildirmek. - Sınıf, laboratuar, büro ve koridorların günlük temizliğini yaptıktan sonra açık pencereleri kapatıp,ışıkları söndürüp,kapıları kilitleyip anahtarları ilgilisine teslim etmek. - Amirlerinin vereceği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine 3- Kurumumuz birimlerinde yapılan işleri öncelikli işler, destek faaliyetler olarak sınıflandırıp önceliklendirerek sıralayınız. Öncelikli işler yukarıda sıralanmıştır. Destek Faaliyetler Üniversitemiz Rektörlüğünden verilecek görevlere destek verilecektir. Kurum Yetkilisi : Müdür Adı Soyadı : Yrd.Doç.Dr.Fahrettin ÖVEÇ Tarih : İmza :