GELEN EVRAK İŞ AKIŞI. İlgili birime sevk için; Fakülte Sekreterine verilmesi

Transkript

1 GELEN EVRAK İŞ AKIŞI Gelen Evrak Gelen yazının Gelen Evraka İşlenmesi İlgili birime sevk için; Fakülte Sekreterine verilmesi Fakülte Sekreterinin ilgili birime Sevki için Dekan veya Dekan Yardımcısına; Dekan veya ilgili Dekan Yardımcısı gereği için, İlgili Komisyon; Staj Komisyonu, Burs Komisyonu, Öğrenci izmetleri Komisyonu Komisyon Kararı alınması gerekli mi? Gereği için ilgili birime Gelen yazının; E Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli mi? E Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli ise; ilgili birime ve Fakülte Sekreterliğine sevk edilerek Yönetim Kurulu Kararı alınır. Alınan kararın; İlgili Birime Sevki uygun mu? E İlgili birime: Öğrenci İşlerine, Yazı işlerine, Personel İşlerine Muhasebe Akademik ve İdari Personele Duyuru için Duyurulması, Bilgi için okunması ve Cevap için cevap yazısının yazılıp giden evraka işlenip gönderildikten sonra gelen yazıyı ilgili dosyada saklamak Gelen Yazı ilgili Birime Gereği için Teslim Edildi

2 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞI Giden Evrak Resmi yazının var ise eki ile beraber yazılması ilgili birimde paraflanması; Fakülte Sekreteri; İmzaya uygun mu? Fakülte Sekreterinin paraflaması E Dekan veya ilgili Dekan Yardımcısına imzaya sunulması; İmzaya uygun mu? E Dekan veya Dekan Yardımcısının İmzalaması Evrak Kayıt İşlerinde, Giden Evraka işlenmesi Paraflı yazı; Resmi yazı; Yazan birim tarafından ilgili dosyaya koyulması Postaya ya da ilgiliye imza karşılığı verilmesi Giden Yazı izmeti Bitti

3 DERS MUAFIYETI İŞ AKIŞI Ders Muafiyeti İlk kez kayıt yaptıran öğrenci, daha önce okumuş olduğu derslerinin içerikleri ile beraber ders not dökümünü bir defaya mahsus olmak üzere 1 ay içerisinde Dekanlığa (evrak kayıt işleri) yazılı olarak müracaat eder. Dekanlık, öğrenci işlerine ve EĞİTİM komisyonuna sevki için; EĞİTİM Komisyonuna sevki uygun mu? EĞİTİM komisyonunda; ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Dekanlığa bildirilen EĞİTİM komisyonu kararının Yönetim Kurulunda görüşülmesi Yönetim Kuruluna sevki uygun mu? Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Dekanlığa bildirilen Yönetim Kurulu kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları değişikliğinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Ders Muafiyeti Bitti

4 DERS KAYITLARI VE DANIŞMANLIK IZMETLERI İŞ AKIŞI Kayıt Yenileme Danışman öğretim elemanlarının görevlendirilmesi Katkı paylarını yatıran öğrenciler alacağı derslerini bilgisayar ortamında tercihlerini yaparak danışman öğretim elemanına gönderir Danışman öğretim Elemanının internet ortamında tercih ettiği dersleri; ayır Öğrencinin seçtiği ders saati yarıyılda alacağı ders saatini aşmıyor mu? Öğrenci ile ilgili kararların uygulanmasında rehberlik yapar Seçilen dersler onaylanır. Öğrenci derslerini seçmiştir. Süresi içinde onaylanmış ders kayıt çıktısı üç nüsha olarak danışman ve öğrenci tarafından karşılıklı imzalanır. İlgili döneme ait harç (katkı) dekontu danışmana teslim edilir. Ders kaydı tamamlanmıştır. Bu aşamadan sonra ilgili dönemde öğrenciye ait hizmet istek talepler internet ortamındaki öğrenci bilgilerinden yararlanarak öğrenci işleri tarafından cevaplatılacaktır. Danışman izmeti Bitti

5 DISIPLIN KURULU İŞ AKIŞI Disiplin Kurulu Başla Yazılı şikayet üzerine, Dekanlığın Soruşturmacı Görevlendirilmesi Şikayetçi ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Tarafların Olay Üzerinde Soruşturulması Soruşturmacının Kararı Kararın Dekanlığa Bildirilmesi Disiplin Kurulunun Toplanması Disiplin Kurulu Kararı Kararın; Öğrencinin Kendisine, Ailesine, Burs aldığı Kurumlara, Üniversite Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Disiplin Kurulu Bitti

6 ÖĞRENCİ BELGESİ DÜZENLENMESİ iş AKIŞI ÖĞRENCİ BELGE DÜZENLEME ÖĞRENCİNİN OTOMASYON PROGRAMINDAN YAZILI BELGE TALEBİ FAKÜLTE SEKRETERİNİN (Öğrenci İşleri) SEVKİ Yazı Yeterli mi? Eksik işlemlerini tamamla YAZININ İDARİ PERSONELE GELMESİ İDARİ PERSONELİN YAZIYI AZIRLAMASI CEVAP YAZININ FAKÜLTE SEKRETERİNİN VEYA YETKİLENDİRECEĞİ MEMURUN İMZASI YAZI YETERLİ Mİ? ayır ÖĞRENCİ BELGESİNİN ÖĞRENCİYE VERİLMESİ

7 DUYURULAR iş AKIŞI ÖĞRENCİNİN İLAN VE DUYURULAR Yazı İşleri tarafından; YAZI(Duyurunun bulunduğu)nin GELEN EVRAK A KAYDEDİLMESİ Dekan, Dekan Yardımcısı, Fakülte Sekreterinin; ÖĞRENCİ İŞLERİNE DUYURULMASI İÇİN SEVKİ Yazı Duyurulsun mu? ayır YAZININ ÖĞRENCİ İŞLERİNE GELMESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ TARFAINDAN İLGİLİ PERSONELE AVALESİ Öğrenci İşleri İlgi yazıyı, DOSYAYA KALDIRMASI SÜRESİ DOLAN DUYURULAR PANODAN KALDIRILIR. ÖĞRENCİNİN İLAN VE DUYURULAR KALDIRILMIŞTIR

8 PERSONEL İZIN İŞLEMLERI İŞ AKIŞI Personelin İzin İsteği Personelin İzin Formunun Doldurulmasının Sağlanması İzin Formunun Onaylanması İçin Birim Bölüm Başkanına ya da birim amirine yönlendirilmesi ayır Birim Amiri Onayı Var mı? İzin Formunun Onaylatılması Personel İzin İşlemleri İş Akış Sürecinin Sonlandırılması

9 SÜREKLI GÖREV YOLLUĞU İŞ AKIŞI Talebin Alınması, Evrak Kayıt Memuru Evrakın Sevki Kayıt memuru tarafından Fakülte Sekreterine havale edilmek üzere, Dekanlık Makamına sunulur. Yolluk Bildiriminin azırlanması Ödeme Emrinin azırlanması ayır Onay Teslim Yurt içi/ Yurt dışı Geçiçi görev Yolluğu İş Akış Sürecinin Sonlandırılması

10 EKDERS ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA KADROLU ÖĞRETİM ELEMANLARININ DERS YÜKÜ FORMLARI GİRMİŞ OLDUKLARI DERS SAYISINA GÖRE DÜZENLENİR,KURUM YETKİLİSİ BÖLÜM BAŞKANI VE ÖĞRETİM ELEMANI TARAFINDAN İMZALANIR. ( Normal ve İ inci öğretim için 2 Şer nüsha düzenlenir. ) DERS YÜKLERİ : PROF., DOÇENT., YRD. DOÇ. 10 SAAT, ÖĞRETİM GÖREVLİSİ 12 SAATTİR. DEKANIN ders yükü 0 (Sıfırdır.) DEKAN YARDIMCILARI: BÖLÜM BAŞKANLARI 5 SAATTİR SAYILI KANUNUN 40/a MADDESİNE GÖRE DIŞARIDAN DERS VERMEYE GELEN ÖĞRETİM ELEMANLARININ DERS YÜKÜ FORMLARI KENDİLERİ TARAFINDAN DÜZENLENİR OKULA TESLİM EDİLİR. KATILAMADIKLARI DERSLER DİKKATE ALINARAK VE DERS YÜKÜ FORMUNDAKİ BİLGİLERE GÖRE AYLIK DERS YÜKÜ FORMU DÜZENLENİR. VERDİKLERİ DERSLERE AİT ÖDEME EMİRLERİ DÜZENLENİR.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TESLİM EDİLİR ÖDEME BANKA ARACILIĞI İLE GERÇEKLEŞTİRİLİR.

11 EMEKLİ KESENEKLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA MAAŞLARIN AZIRLANMASI İLE BİRLİKTE PERSONEL AYLIK EMEKLİ KESENEKLERİ, KESENEK BİLGİ SİSTEMİNE GİRİLEREK BİLDİRİMİ YAPILARAK İKİ ( 2 ) NÜSA DÜZENLENİR YETKİLİLERE İMZALATILIR STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA KONTROL ETTİRİLİP NÜSASITESLİM İLGİLİ BAŞAKANLIĞA TESLİM EDİLİR. 2. NÜSA ÖDEME BELGELERİ EKİNDE İLGİLİ DOSYASINDA ARŞİVLERNİR. GEREKLİ ÖDEMELRİN YAPILIP YAPILMADIĞI SGK KESENEK BİLGİ SİSTEMİNDEN TAKİP EDİLİR

12 MAAŞ ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM BASAMAKLARI BAŞLAMA MAAŞ ESASI BULUNAN KADROLU PERSONELİ LİSTELENİR. MAAŞ PROGRAMINA GİRİŞ İÇİN VARSA TERFİSİ OLAN PERSONEL BİLGİLERİ GÜNCELLENİR. MAAŞ BİLGİ DEĞİŞİKLİĞİ OLAN PERSONEL BİLGİ İŞLEM VE STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI SAY 2000 İ SİSTEMİNE KAYDEDİLİR. BASILAN MAAŞ BODROLARININ SAY 2000 İ SİSTEMİNE GÖRE KONTROL İŞLEMLERİ YAPILIR VE ATA VAR İSE YENİ BORDRO BASILIR YOK İSE MAAŞ DOSYASI AZIRLAMA İŞLEMİNE GEÇİLİR. KONTROLÜ YAPILAN MAAŞ BODROLARINDAKİ BİLGİLERE GÖRE ÖDEME EMRİ BELGESİ ( E BÜTÇE SİSTEMİNDE) DÜZENLENİR VE ARCAMA YETKİLİSİ İLE GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ TARAFINDAN İMZALANIR MAAŞ BODROLARI 2 ADET DOSYA OLARAK DÜZENLENİR VE O AYA AİT OLAN PERSONEL BİLGİ DEĞİŞİKLİKLERİ DE DOSYALARA KONUR. AZIRLANMIŞ OLAN 1 ADET MAAŞ DOSYASI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA TUTANAK KARŞILIĞI TESLİM EDİLİR. KALAN 2. DOSYA FAKÜLTEDE DOSYALANIR.

13 TAŞINIR MAL ÇIKIŞ İŞLEMLERI İŞ AKIŞI Taşınır İstek Belgesi düzenlenir. Talebin karşılanabilirliği Dekanlık/Fakülte Sekreterliğince incelenir. Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malı Taşınır İşlem Fişi ile imza karşılığı teslim eder. Talep Karşılanabilir mi? ayır Taşınır Mal Çıkış İşlemleri Zimmet Verme Tüketim Çıkış Raporları Taşınır Mal Çıkış İşlemleri İş Akış Sürecinin Sonlandırılması