MÜKELLEF BİLGİLENDİRME NOTU

Transkript

1 MÜKELLEF BİLGİLENDİRME NOTU Konu : E-Defter, E-Fatura Başvuru Uygulamaları hakkındadır. Tarih : Mükellef Bilgilendirme Notumuzun konusu; E-defter başvurusu sırasında nelere dikkat edilmesi gerektiği ve başvuru sürecini açıklayan e- defter başvuru kılavuzu hakkındadır. Kılavuzda, başlıca e-defter yazılım seçimi süreci, MERSİS bilgieri güncelliği, mali mühür başvurusu, ilgili başvuru süreleri ve başvuru adımlarına değinilmiştir ve e-defter uygulamasına geçecek olanların başvuru öncesinde ve sırasında dikkat etmeleri gereken konulara yer verilmiştir. Başvurudan önce dikkat edilmesi Gerekenler E-defter çözümünden Kullanılan Programın GİB onayı E-defter uygulamasında kullanılacak olan e-defter çözümünün Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanmış çeşitli testlerden geçmiş ve yazılım uyumluluk onayı almış olma zorunluluğu bulunmaktadır. Buna istinaden, e-defter yazılımı, kullanılan ERP ile entegre olmayan firmalar, kullanacakları e-defter çözümünün «platform bağımsız» olarak e-defter yazılım onayı aldığından emin olmalıdır. Şirketler, de yer alan uyumlu programlar listesini kontrol ederek, çalışacakları e-defter yazılımının uyumluluk onayı alarak bu listede ilan edildiğinin kontrolünü yapmış olmalıdır. Bu kontrole ek olarak, hatırlatmak isteriz ki uyumluluk onayı e-defter yazılımının teste girdiği sürüme istinaden verilmektedir. Bu bağlamda, kullanılan sürüm üzerinde makul olmayan düzeyde değişiklik yapılması durumunda, sürüm değişikliği gerekmesine yol açabilir, bu durumda edefter yazılım onayının yeniden alınma yükümlülüğü doğabilir. Mali Mühür Sertifika Hizmetleri Süreci Mali Mühür Sertifikası, E-Fatura Uygulaması ve E-Defter Uygulaması Başvurusu işlemleri farklı ekranlar üzerinden yapılmaktadır: 1. Mali Mühür Sertifikası Başvurusu: [^] 2.A. E-Fatura Uygulaması Başvurusu: [^] 2-B. E-Defter Uygulaması Başvurusu: [^] Sayfa- 1

2 01/01/2016 tarihinde E-Fatura ve E-Defter Uygulamasına dâhil olmak için: 1. Mali Mühür Sertifikası Başvurusu: (Mali mührünüz yoksa) [^] adresinden sadece mali mühür başvurusu yapılmalıdır. (Yedek mali mühür de alınabilir) i. Başvuru Süreci 1. a. Mali Mühür Sertifikası ve e-fatura Uygulamasına başvurmak için, adresinden başvuru linkine tıklanır ya da mportal.kamusm.gov.tr/bp/mm.go adresine gidilir. Açılan sayfada ilgili alanları doldurarak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden başvurduğunuzda hem e-fatura hem de Mali Mühür Sertifikası için başvurmuş olacaksınız. b. e-defter uygulamasında kullanılacak Mali Mühür Sertifikasına başvurmak için, mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine gidilir. Açılan sayfada ilgili alanları doldurarak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden başvurduğunuzda sadece Mali Mühür Sertifikası için başvurmuş olacaksınız. E-Defter Uygulama başvurusu ayrıca GİB üzerinden yapılmalıdır. c. Her iki başvuru yöntemi ile üretilen Mali Mühür Sertifikası aynı özelliklere sahip olup, her iki uygulamada da kullanılabilmektedir. 2. Ödeme VakıfBank Gebze Şubesi / IBAN TR numaralı TÜBİTAK-BİLGEM hesabına yapılır. Ödeme esnasında dekont açıklama alanına Başvuru Kodu yazılır. Yazmamanız durumunda, yaptığınız ödeme dikkate alınmayıp, sertifikanız üretilmeyecektir. 3. Talep edilen ürün ve hizmete uygun bedel, Kamu SM banka hesap numarasına yatırılır. 4. Talep edilen ürün ve hizmet bedeli Kamu SM hesabına geçtikten sonra Sertifika Üretim Süreci ne başlanır. Mali mühür başvurusunda, kurum adına mali mühür alacak kişinin, şirketin Mersis kaydında yer alan kişilerden biri olması (şirketin imza yetkililerinden biri) gerekmektedir. Sayfa- 2

3 2.A. E-Fatura Uygulaması Başvurusu: E-Fatura için; [^] adresi kullanılarak E-Fatura Başvurusu yapılabilir. i. Kullanıcı GİB-Portal yöntemini seçerek sisteme dâhil olmak istiyorsa yararlanma yöntemlerinden "Portal" seçeneğini seçmelidir. Başvuru sırasında: * Şimdi Başlamak İstiyorum seçeneği seçilmişse kullanıcı hesabı hemen (KamuSM mali mühür bildirimini GİB e ilettikten en az 1 gün sonra) açılır. * da Başlamak İstiyorum seçeneği seçilmişse kullanıcı hesabı da açılır. ii. Kullanıcı entegrasyon yöntemini seçerek sisteme dâhil olmak istiyorsa yararlanma yöntemlerinden "Entegrasyon" seçeneğini seçmelidir. Sonrasında [^] adresindeki bilgiler ışığında testlerine başlayabilir. Test kontrolünün başarılı olmasının ardından e-fatura sistemine dâhil olabilir. (Başlama zamanınız tam olarak olmayabilir, entegrasyon izninizin verildiği tarih olacaktır. Başvurunuz sonrasında :00'a kadar testlerinizi tamamlayıp canlı tanım formunu yüklememiş ve entegraston hesabınızın açılmamış olması durumunda Başkanlık GİB-Portal hesabınızı otomatik olarak açacaktır. Sonrasında yöntem değişikliğinde bulunmanız mümkündür.) iii. Kullanıcı özel entegrasyon yöntemini seçerek sisteme dâhil olmak istiyorsa yararlanma yöntemlerinden "Özel Entgrasyon" seçeneğini seçmelidir. Sonrasında [^] adresinde yer alan özel entegratörlerden birisi (ya da birkaçı) ile anlaşabilir. Özel entegratörü kullanıcıyı istenilen tarihte e-fatura sistemine dâhil edebilir. (Başvurunuz sonrasında :00'a kadar hesabınızın açılmamış olması durumunda Başkanlık GİB-Portal hesabınızı otomatik olarak açacaktır. Sonrasında yöntem değişikliğinde bulunmanız mümkündür. GİB- Portal hesabının otomatik olarak açılmaması için, özel entegratörün kullanıcıyı :00'dan önce sisteme dâhil etmiş olması gerekmektedir.) 2-B. E-Defter Uygulaması Başvurusu: E-Defter için; [^] adresi kullanılarak E-Defter Başvurusu yapılabilir ve istenilen başlangıç dönemi seçilebilir. E-Defter uygulamasına başvuru esnasında, USB mali mühürün e-defter başvurusu yapılacak bilgisayarda takılı olması ve söz konusu bilgisayarda USB mali mühürün kurulumunun tamamlanmış olması gerekmektedir. Kendi entegrasyonunu yapan firmalardan mali mühürü server a takılı olanların da mali mühürlerini başvurunun yapılacağı bilgisayara takmaları ve bu bilgisayarda mali mühür kurulumunu tamamlamaları gerekmektedir. Mali mühürün server a takılı olması durumunda e-defter başvurusu tamamlanamamaktadır. e-defter başvurusunun sadece Internet Explorer üzerinden değil, diğer tarayıcılar üzerinden de denenmesini öneririz (Mozilla, Safari, Chrome vb.). Sayfa- 3

4 MERSİS Bilgilerinin güncelliği Mali mühür başvurularını, Mersis imza yetkilileri listesinde bulunmayan bir şirket çalışanı adına yapan mükellefler e-defter başvuruları sırasında hata almaktadır. Dolayısıyla, e-defter başvurusu yapılmadan önce bu kişinin Mersis teki imza yetkilileri arasında olduğunun kontrolü önem arz etmektedir. Şirketinizin Mersis'teki imza yetkililerinin bilgilerinin güncellemelerini bağlı bulunduğunuz Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne başvurarak gerçekleştirebilirsiniz. Eğer Ticaret Sicil Müdürlüğü bu güncellemeleri teknik nedenlerden ötürü gerçekleştiremezse, Uyumsoft yazılım firmasıyla iletişime geçerek mail göndererek) söz konusu bilgi güncellemeleri yapılmaktadır. Sayfa- 4

5 Başvuru Süreci Mükellef Kimlik Bilgileri Mükellef grupları itibariyle e-defter başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar aşağıdaki şekilde olacaktır. Tüzel Kişi Mükellefler Şirkete ait Vergi Kimlik Numarası (VKN) Şirketin Adı ve Unvanı e-defter Uygulaması için GİB ten Onaylı Uyumlu Yazılım (Bu alan çoktan seçmeli olup, anlaşılan yazılım firmasının programının adı seçilecektir.) Şirketin Adresi Şirketin Telefon Numarası Şirketin Elektronik Posta Adresi (Şirketin varsa genel mail adresi; Sayfa- 5

6 örneğin gibi, yoksa imza yetkililerinden birisinin mail adresi yazılması yeterli olacaktır.) Adı ve Soyadı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (Bu bölüme imza yetkililerinden birinin adı ve soyadı veya doğrudan GİB le kontakta olacak kişinin adı ve soyadı yazılabilir.) Telefon Numarası ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin telefon numarası yazılabilir.) Cep Telefonu ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin cep telefon numarası yazılabilir.) Elektronik Posta Adresi ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) (GİB le kontakta olacak kişinin adresi yazılmalıdır. Başvuru sonrasında bu mail adresine GİB tarafından başvurunun tamamlandığına dair onay maili gidecektir.) Gerçek Kişiler T.C. Kimlik Numarası (TCKN) Adı Soyadı Uyumlu Yazılım Adresi Telefon Numarası Elektronik Posta Adresi Adı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Soyadı ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Telefon Numarası ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Cep Telefonu ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Elektronik Posta Adresi ( İrtibat Kurulacak Kişi ye ait kısmındaki) Sayfa- 6

7 Kart Giriş Ekranı Form doldurulup kaydedildikten sonra Kart Giriş Ekranı gelecektir. Başvurunun bu aşamasında tüzel kişiler, USB mali mühürle (Akıllı Kart Okuyucu) başvuruya devam etmelidir. Bu aşamada ilk olarak Mali Mühür bilgisayara doğru olarak takılmalıdır. Mali mühür bilgisayara doğru olarak takılmasını takiben, Kart Giriş Ekranında sağ üst köşede bulunan TANIMLA butonuna basılır ve aşağıda yer alan Kart Tanımlama ekranı gelir. Sayfa- 7

8 Kart Tanımlama Ekranı Kart Tanımlama ekranında Seç butonuna tıklanır ve açılan pencereden ilgili kartın PKCS11'i destekleyen kütüphanesi (dll dosyası) seçilmelidir: Akis kartlar için akisp11.dll GemSafe için gclib.dll Siemens için siecap11.dll StarCOS için aetpkss1.dll Aladdin için etpkcs11.dll Örneğin akisp11.dll genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır. Sayfa- 8

9 Kart Giriş Ekranı Kart dosyası kütüphane dosyası alanına aktarıldıktan sonra kart tanımlama ekranında KartAdı alanına bir isim atanır: Örneğin; Akiskart/AKISKART/GemSafeKart/SiemensKart/AladdinKart vb. Devamında Ekle butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. Kart tanımlama işlemleri bittikten sonra sağdaki gibi kart giriş ekranında tanımlı kartlardan son tanımlanan kart seçilir (Bu örnekte akisp11.dll seçilmiş ve AKISKART adı atanmıştır) ve kart şifresi girilir. Bunun ardından Giriş butonuna tıklanır. Kart şifresi doğru biçimde girildiğinde Sertifika Bilgileri bir sonraki sayfadaki şekilde olduğu üzere Kart Giriş Ekran ına yüklenecektir. Sayfa- 9

10 Sertifika Bilgileri Sertifika bilgileri yüklendikten sonra İmzala butonuna tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur. İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır. Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır. İşlemin başarılı olması durumunda Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru formunda belirtilen e-posta hesabına elektronik defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrağının pdf kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilir. 7 Sayfa- 10