MALZEME VE CİHAZ YÖNETİMİ TALİMATI

Transkript

1 DOK.KODU:MC.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TARİHİ:00 SAYFA 1 / 6 1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı Hastane Kalite Standartları çerçevesinde hizmet kalitesini doğrudan ve dolaylı olarak etkileyen, her türlü malzeme ve ilacın istenilen kalite, miktar ve zamanda alımı, doğru kaynaklardan ve uygun fiyatlarla temin edilmesi ve birimlere dağıtımı için yöntem belirlemektir. 2. KAPSAM: Tıbbi ilaç, sarf ve diğer ihtiyaç malzemelerinin talep edilmesi ve temin edilmesi yöntemlerini kapsar. 3. KISALTMALAR: 4. TANIMLAR: 5. SORUMLULAR: Başhekim, Başhekim Yardımcısı, İdari İşler Müdürü, Mali İşler Müdürü, Satın Alma Sorumlusu, Depo Sorumlusu, Eczane Sorumlusu, Teknik Servis Sorumlusu 6. FAALİYET AKIŞI: 6.1.Malzeme ve cihaz yönetimi süreçlerinde yer alan personelin görev yetki ve sorumlulukları ilgili personellerin görev tanımlarında belirtilmiştir. 6.2.İhtiyaç Belirleme Hastanemizde birimlerde ilk defa oluşan veya hastane deposunda bulunmayan malzeme ve cihaz ihtiyacını birim sorumluları belirler ve teminine kadar süreci takip eder. İhtiyacın tespitinden teminine kadar yapılacak işlemler Satınalma Prosedüründe belirtilmiştir Birim sorumlusu, sürekli kullanımı bulunan malzemeleri HBYS üzerinden Minimum, Kritik ve Maksimum stok seviyeleri göz önünde bulundurarak ihtiyacını belirler ve depoya talebin karşılanması için bildirilir Depoda oluşan ihtiyaçlar rutin süreçte depo sorumlusu tarafından belirlenir.hbys üzerinden Minimum, Kritik ve Maksimum stok seviyeleri göz önünde bulundurularak ihtiyacı bildiren sipariş düzenlenerek satınalma birimine iletilir. 6.3.Malzeme ve Cihazların Temin Süreci İhtiyacı ilgili sorumlu tarafından belirlenen malzeme ve cihazın miktarını, özellikli ürünlerin markası, kullanım durumunu belirleyip Malzeme Sipariş Pusulasını imzalar. İmzaladığı malzeme sipariş pusulasını depo birimine ileterek, depo stok durumuna göre elinde olup olmadığına dair onay alır, eğer varsa ihtiyacını karşılayıp istemi iptal eder, yoksa elimizde yoktur onayı alındıktan sonra ilgili bölüm sorumlusuna ve satınalmadan sorumlu başhekim yardımcısına imzalatır. Onay alındıktan sonra satınalma işlemlerinin başlatılması üzere satınalma sorumlusuna verilir Depo sorumlusu tarafından kritik seviyeye gelen malzemeleri saptanır. Optimal seviyenin altına düşen malzemelerin daha önce kimden alındığı, ne kadar ücrete, ne zaman, kaç adet alındığı, hangi bölümlerin kullandığı ve aylık sarfiyatlarının ne kadar olduğu belirtilen depo istem formuna yazılır ve Satın alma sorumlusuna verilir. Satın alma sorumlusu gelen istem üzerine daha önce araştırılması yapılan firmalara siparişleri geçer. Fiyat araştırılacak olan ürünleri Teklif İstem Formu na yazar. İstemleri kırtasiye, sarf ve matbaa olarak ayırır, fiyat araştırması yapar. Dışarıdan alınacak basit ihtiyaçlar hastane şoförü tarafından alınması için muhasebe bölümüne istem formunun onaylı fotokopisi ile verilir İlk defa alınacak ve emsali yüksek malzeme ve cihazlar için Teknik Şartname hazırlanır Teknik şartnamelerin oluşturulmasında; konusunda uzman en az bir teknik personel ve satın alma yetkilisi ve birim amiri sorumludur. Spesifikasyonlar hazırlanırken, Türk Gıda Kodeksi, Mikrobiyolojik kriterler tebliği ve

2 DOK.KODU:MC.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TARİHİ:00 SAYFA 2 / 6 ilgili ürün tebliğleri, ulusal düzeyde standartlar ve uluslar arası otoritelerin kılavuzlarından (FDA,WHO,EFSA gibi) yararlanılır. Teknik şartnamelerde belirli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez. Teknik şartnamelerde marka ve model belirtilebilmesi için; Ulusal/uluslar arası teknik standartların bulunmaması, Teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması gerekmektedir. Söz konusu hallerde şartnameye veya dengi ifadesi kullanılarak marka veya model belirtilebilir Firmalardan gönderilen tüm teklif bilgileri doğrultusunda sözlü pazarlık yapılarak son teklifler alınır. İlgili birimlerin de görüşleri alınarak teklifler malzeme bazında karşılaştırılır. Optimum fiyat, kalite, ödeme şartları ve temin süresi kriterlerine göre değerlendirilerek seçim yapılır. Döviz bazındaki tekliflerde Türk Lirası na çevrilme esasları belirtilir Satınalma sorumlusu ve Satın almadan sorumlu Başhekim Yardımcısı tarafından değerlendirilen teklifler Teklif Değerlendirme Formu ile kayıt altına alınır ve Başhekim Yardımcısına onaylatılır. Onaylanan teklifte yer alan malzemelerin sipariş onayı ilgili firmaya fakslanır. Sipariş belgesi ilgili dosyaya takılır. Satın alınan malzemenin ödeme bilgileri muhasebe birimine iletilir. Teslimat süreleri not alınıp takip edilir. 6.4.Malzemelerin Muhafazası Depoda bulunan malzemelerin yerleşim yerini gösteren yerleşim planı bulunmaktadır. Malzemenin cinsine göre uygun yerleştirilme yapılmaktadır Depolarda hemzemin yerleştirme yapılmamalıdır İstiflemede depoya yerleştirilen malzeme ile tavan, taban ve yan duvar arasında boşluklar bulunmaktadır Depolarda bulunan malzemelerin niteliğine göre ısı ve nem takibi günlük olarak yapılmakta ve kayıt altına alınmaktadır Tali depolarda bulunan buzdolaplarının sıcaklık ölçümleri yapılmakta olup olası bir arıza durumuna karşı alternatif olarak diğer tali depolarda bulunan buzdolapları kullanılmaktadır (Eczane, Acil Servis, Yoğun Bakım, Doğumhane vb.) Risklere yönelik koruyucu önlemler alınmalıdır. Yangın, su baskını gibi olaylara yönelik önlemler alınır. (Yangın algılama ve söndürme sistemi vb).yangından Korunma Yönetmeliğinde belirtilen; korunma, ikaz ve önleme konusundaki her türlü tedbir alınır Depolarda yeterli aydınlatma ve havalandırma sağlanır Depolarda malzemelerin bulunduğu alanlarda hiçbir elektrikli ısıtıcı bulundurulmaz Haşerelere karşı tüm depolar Kat hizmetlerinin belirlediği aralıklarla ilaçlanır Depolarda kapı, pencere ve havalandırma gibi yerlere demir veya tel kafes gibi koruyucu teçhizat yaptırılarak, hırsızlık ve sabotaja karşı gerekli önlemler alınır Depolara giriş sınırlandırılır. Sadece yetkisi olan kişiler giriş yapabilir. Deponun anahtarları depo sorumlusunun sorumluluğundadır Depoların giriş ve çıkış kapılarının önü depolama amaçlı kullanılamaz. Tehlikeye karşı bütün koridorlar daima açık bulundurulur Malzeme yerleştirilirken döşemenin veya rafın taşıma kapasitesi göz önünde bulundurulur.

3 DOK.KODU:MC.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TARİHİ:00 SAYFA 3 / Depolama alanında baş yüksekliğinin üstünde raf bulunuyor ise merdiven bulundurulur ve bu alanlarda kolaylıkla kaldırılabilir ağırlıkta malzemeler depolanır İstifleme yapılırken malzemenin elektrik tesisatından etkilenmemesi sağlanır Patlama ve yangın riski oluşturan maddeler, yüksek derecede toksik maddeler, radyoaktif maddeler var ise diğer malzemelerden farklı ve niteliğine uygun ( Tehlikeli Madde Envanteri ndeki depolama koşullarına uyulur) koşullar sağlanır Miad takibi yapılması gereken malzemelerde, ilk giren malzemenin ilk çıkmasını sağlayacak düzenleme yapılır Malzemelerin hazırlanması ve transferi; Birimlerden HBYS üzerinden yapılan malzeme istekleri depo tarafından karşılanır. İstenen özellikte ve miktarda malzeme hazırlanır ve isteyen birim sorumlusuna imza karşılığında teslim edilir Kontrol sırasında uygun bulunmayan veya hasta hesaplarına yanlış girilen malzeme olması durumunda ilgili birimler temasa geçilerek yanlışlık giderilir Malzemelerin transferi ilgili bölümde görevli porter tarafından yapılır. Depoda bulunan taşıma arabası ile malzemelerin transferi sağlanır. Özellikli malzemelerin firma önerisi doğrultusunda, özel taşıma çantasında güvenli transferi sağlanır Malzeme ve Cihazların Teslim Alınması ve Kullanıma Sunulması; Depo biriminden malzeme ile teslim edilen, malzemeleri gösteren bilgisayar çıktısı doğrultusunda bölüm sorumlusu tarafından bölümde tekrar kontrol edilerek depo planı doğrultusunda bölüm deposuna yerleştirilir İlgili bölümün talebi doğrultusunda satınalması gerçekleşerek depoya girişi yapılan cihazın kabulü yapılarak depo girişi yapılır.gelen ürün yada cihazla ilgili bilgi depo tarafından teknik servis, satınalma ve istemi yapan birime bildirilir.teknik servis depoda ürün/cihazı kontrol eder, satınalma personeli isteme uygun mu gelmiş mi kontrol eder,uygun ise teknik servis sorumlusu tarafından istemi yapan birimin envanterlerine kaydedilir Cihaz veya demirbaş bölüme teslim edilecek ise, cihazın faturasının arkasına verilen bölüm sorumlusunun imzası alınır. Cihaz ise teknik servis, demirbaş ise muhasebe birimi tarafından Zimmet Formu düzenlenip bölüme teslim edilir.ve zimmeti gerçekleştirir Teknik servis tarafından cihaz veya demirbaşın bölümde son kontrolü yapılır,çalışır halde teslim edilir Malzeme ve Cihazların Güvenli Kullanımı Kullanım amaçları,cihazın özellikleri, performansı, hastanın, kullanıcının ve üçüncü kişilerin sağlık ve güvenliğini ilgilendiren konularda, normal şartlar altında kullanımı sırasında ortaya çıkabilecek olumsuzluklar hakkında alınan imalatçı firma yetkilileri ve/veya ilgili teknik servis sorumlusu tarafından bilgilendirilir Malzemelerin kullanımı daha önce o malzemeyi kullanan kişiler tarafından veya kullanım kılavuzundan faydalanarak eğitim verilir. Önemli cihazların kullanımında kesinlikle firma yetkilileri tarafından eğitim verilir Özel nitelikli, özel muhafaza koşullarına mahsus veya kullanılması özel teknik/uzmanlık gerektiren malzeme ve cihazlar uzman kişiler tarafından kullanılmaktadır. Kullanım kılavuzu ilgili birim sorumlusuna verilir. Örneğin; radyoloji cihazlarının radyoloji teknikeri tarafından kullanılması, anestezi cihazının anestezi doktoru tarafından kullanılması vb.

4 DOK.KODU:MC.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TARİHİ:00 SAYFA 4 / Cihazların bakımı, onarımı, ayarlanması ve kalibrasyonu her cihaza göre belirli aralıklarla yapılmaktadır. Kalibrasyon ve bakım, onarım firmalarından alınan bakım, onarım evrakları teknik serviste ve cihazın bulunduğu birimde muhafaza edilir Alınan tibbi cihazların kullanıldığı bölümlerdeki prizlerin bina topraklaması ile bağlantısı sağlanmalı ve kontrol edilmelidir. UPS e bağlı olması gereken cihazlar kırmızı renkle tanımlanmış prizlere takılarak kullanılmalıdır Tüm cihazları kullanırken talimatında belirtilen kişisel koruyucu ekipmanlar kullanılmalıdır Cihaz ve malzemeler kullanım alanları dışında kesinlikle kullanılamaz. Kullanım koşulları kesinlikle ihmal edilemez. 6.7.Malzeme Ve cihazların kullanımı durumunda oluşacak tehlike durumlarına müdahale Tıbbi cihazlar kullanıldıkları yerlere, kullanım amaçlarına göre farklılık gösteren tehlikeleri de içermektedir. Üretici firmalar tehlikeleri mümkün olduğu kadar azaltmak veya ortadan kaldırmak için güvenli tasarım ve üretim yapmak zorunluluğundadır. Bununla beraber tehlikelerin yeterince önlenememesi hâlinde gerekli alarm ve ikaz önlemleri alınmalıdır Bu önlemlerdeki uyarı ve ikaz işaretleri cihazlara ve cihazlarla birlikte kullanılan maddelere ve materyallere göre farklılık göstermektedir. Bu uyarı ve ikaz işaretleri cihazların kullanımı esnasında olabilecek risklerin yanında cihazların bakım ve onarımında, cihazların ve cihazlarda kullanılan madde ve malzemelerin ambalaj, taşıma ve depolanmasını da kapsamaktadır Uyarı ve ikaz işaretleri işitsel ve görsel olabilmektedir. Cihazlar, kullanımları esnasında çıkabilecek riskleri kullanıcıya algılayıcılar aracılığı ile ses veya ışık ile ikaz edecek şekilde tasarlanır. Bazı cihazların ihtiyaç duyduğu sarf malzemelerinin kalitesi veya miktarı kontrol panelindeki ya da monitöründeki ikaz lambaları ya da uyarı komutları ile kullanıcı uyarılır Bunun yanında cihazın uygun kalibrasyon değerlerinde olmaması ya da belirlenen limit değerlerinin dışında çalışıyor olması da benzer yöntemlerle kullanıcıya uyarı verir. Bu uyarı ve ikaz değerleri ve uyarı şekilleri üretici firma tarafından hazırlanan kataloglarda açıkça belirtilir Radyoloji cihazları ve gazla çalışan cihazların çalışma esnasında ortama tehlikeli olabilecek ışın ve gaz yaymaları nedeni ile bu tür ortamlarda haricen ortam güvenliğini sağlamak açısından sensörler, izleme monitörleri ve işitsel-görsel alarmlar kullanılmaktadır Bu levha ya da semboller, cihazların bulunduğu ortamda herkesin rahatlıkla görebileceği yerlere konulur Yine cihazlarla çalışan, cihazların bakım ve onarımını gerçekleştiren kişiler için dikkat edilmesi gereken kurallar ve uyarılar sembollerle cihaz üzerine ya da cihaz içerisinde ilgili yerlere iliştirilir Çalışanlara gerekli bilgilendirme eğitimleri verilmektedir Malzeme ve cihazlarla birlikte güvenli kullanım için verilen belgeler kullanıcı bölüm ve teknik servis tarafından muhafaza edilir. 6.8.Özel Nitelikli Malzeme ve Cihazlar Özel nitelikli, özel muhafaza koşullarına mahsus veya kullanılması özel teknik/uzmanlık gerektiren cihazlar anestezi cihazı,,radyolojik görüntüleme cihazları,eeg-emg cihazları,endoskopi cihazları,gama kamera cihazı,argon cihazı,odyo cihazı,monitör,görme alanı cihazı,ventilatör gibi cihazıdır.

5 DOK.KODU:MC.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TARİHİ:00 SAYFA 5 / Bu cihazlar eğitim almış ve teknik uzmanlık gerektiren kişiler tarafından kullanılmaktadır. Kullanılması özel teknik/teçhizat/uzmanlık gerektiren cihazları uzmanlar, teknisyen ve/veya bu konuda eğitim almış personel tarafından kullanılmaktadır Özel nitelikli cihazlar ve malzemeler,üretici firma önerilerine göre,uygun ısı ve nem koşullarında muhafaza edilmekte ve birim sorumluların zimmetinde olup kullanım amaçları dışında kullanılmamaktadır Optik tehlikeler oluşturan tıbbi cihazların bazılarından çıkan görünür ve görünmez ışık huzmelerinin insan sağlığı üzerindeki tehlikeleridir. Bu cihazların kullanımında koruyucu gözlük kullanılmalıdır.(lazer cihazı gibi) Tüm özellikli cihaz ve malzemeler kullanıldıkları alana yönelik rehber,talimat, firma önerileri,kullanım kılavuzları,çalıştırma talimatlarına göre kullanılmaktadır. 6.9.Cihazların Bakım, Ayar Ve Kalibrasyonu Tüm tıbbi cihazların bakım ve kalibrasyonu yıllık planlarla izlenerek periyodik olarak yapılmakta ve kayıt altına alınmaktadır. Tıbbi Cihaz Bakım,Onarım ve Kalibrasyonu Talimatı doğrultusunda faaliyetler planlanmakta ve uygulanmaktadır Arıza ve Onarım Alet ya da cihaz arızalarında cihazın/aletin kullanıldığı bölüm sorumlusu tarafından teknik servise HBYS üzerinde bildirir. Tıbbi Cihaz Bakım,Onarım ve Kalibrasyonu Talimatı doğrultusunda faaliyetler planlanmakta ve uygulanmaktadır Cerrahi aletlerin arıza durumlarında ilgili bölüm sorumluları ya da çalışanları tarafından satınalma Birimi ne haber verilir. Satınalma Birimi arızalı aleti ilgili dış firmaya onarım için gönderir, onarımdan gelen aletler depo birimi tarafından ilgili bölüme teslim edilir Eğer onarılamayacak durumda arızalanan cerrahi alet belirlenirse,durum satınalma birimi tarafından ilgili bölüm sorumlusuna iletilir ve ihtiyaç var ise yenisi talep edilir.tamiri yapılamayan malzeme kurum ve bölüm envanterlerinden düşülür Malzeme ve cihazların temizliği ve dezenfeksiyonu Tüm cihaz ve malzemelerin temizlik ve dezenfeksiyonunda üretici firma rehberleri,kullanım kılavuzları göz önünde bulundurulur.malzeme tek kullanımlık değil ise, malzemenin özelliğine göre ;bazı malzemeler sadece temizlenir,bazı malzemeler otoklav veya etilen oksitte steril edilir, bazı malzemeler de indikatör kullanımı olan dezenfektan solüsyonlarda bekletilir ya da geçirilmek suretiyle dezenfeksiyonu yapılır.hangi Cihaz yada malzemelerin nasıl temizleneceği ve dezenfekte edileceği, Temizlik Talimatı ve Dezenfeksiyon Talimatında anlatılmaktadır Güvensiz, Uygunsuz Ürünlerin Geri Çekilmesi, Muhafazası ve İadesi Bu ürünler muhafaza edilmemekle birlikte, iade şartları gerçekleşmesi için kullanan ilgili bölüm doktoru ya da birim sorumlusu tarafından Uygun Olmayan Ürün Formu ile iade işlemleri başlatılır. Uygun Olmayan Ürün Formuna kalite döküman yönetim sisteminden ulaşılabilmektedir. Ürün ve Uygun Olmayan Ürün Formu ilgili bölüm sorumlusu tarafında depoya teslim edilir. Depo sorumlusu tarafından form satınalma sorumlusuna iletilir. Satınalma sorumlusu uygun olmayan ürün alınan firma ile görüşerek, yazılı ve sözlü bilgi verir ve iade sürecini belirler. Satınalmadan gelen iade onayı sonrası depo birimi tarafından ürün karşı firmaya gönderilir.

6 DOK.KODU:MC.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TARİHİ:00 SAYFA 6 / Tıbbi Cihazların Kullanım Dışı Bırakılması Tıbbi cihazların veya malzeme, kullanım ömrünü doldurduğunda veya kullanılmaz hale geldiğinde teslim edilmiş ve kullanılamaz olduğu teknik açıdan raporlanmış cihazla ilgili rapor üst yazı ile İdari işler Müdürlüğüne bildirilir. İdari işler Müdürü tarafından rapor ilgili başhekim yardımcısı ile değerlendirilir ve yönetim toplantısına sunulur. HEK onayı alınan cihaza muhasebe müdürü tarafından Hurdaya Ayrıma Formu düzenlenerek demirbaş malzemenin kayıttan düşülmesi işlemi gerçekleştirilir ve HEK (Çıkış yapılan hurda kaydı) düşülerek depoda ayrıca saklanır Belgelerin Muhafazası Malzeme ve cihazlarla birlikte güvenli kullanım için verilen kullanım klavuzu, rehberler,yeterlilik belgeleri gibi her türlü doküman Teknik Hizmetler Biriminde muhafaza edilir. İlgili malzeme veya cihazda karşılaşılan sorunların çözümünde bu dokümanlar yol gösterici olarak kullanılır. 7.İLGİLİ DOKÜMANLAR Tıbbi Cihaz Bakım,Onarım ve Kalibrasyonu Talimatı Satın alma Talimatı Temizlik Talimatı Dezenfeksiyon Talimatı Demirbaş Yönetim Prosedürü Uygun Olmayan Ürün Formu Teklif Değerlendirme Formu Demirbaş Malzeme Zimmet Formu Malzeme Sipariş Pusulası HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN HASTANE İDARİ İŞLER MÜDÜRÜ KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ BAŞHEKİM