İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ

Transkript

1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ SĠCĠL ĠġLEMLERĠ Kartlar Menüsü Yardım TuĢları Personel Sicil Kartları (111100) ĠĢten Ayrılan Personelin Sicil Kartları (111200) Muhasebe Grup ve Kod Tanıtımı (111300) Personel Durum Kartları (111400) Ġzin Formu (111500) Personel Ġzin Tablosu (Chart) (113610) Tahakkuk Ay ve No DeğiĢtir (116300) KARĠYER PLANLAMASI Ödül ve Ceza Tanımlamaları Alınan Ceza ve Ödüller Performans formu tanımları Raporlar EĞĠTĠM PLANLAMASI Sınavlar Eğitimler Eğitim Yönetim Modülü Raporlar ĠġE KABUL YÖNETĠMĠ ĠĢ GörüĢmesi Tanımları ĠĢ BaĢvuruları (122100) ĠĢ GörüĢmesi evrağı (122110) ĠĢ Talepleri (122400) Raporlar YÖNETĠM Ödül yönetimi (121610) Ceza yönetimi (121620) Personel kartları yönetimi (111101) OPERASYONLAR ĠĢ baģvuruları operasyonu (127000) Eğitim planlama operasyonları (121590) ĠZĠN YÖNETĠMĠ Ġzin formu (111500) Ġzin talep formu (111510) Ġzin talep yönetimi (112952) Personel izin tablosu (Chart) (113610) NORM KADRO PLANLAMA Norm Kadro Tanıtımı (123000) ORGANĠZASYON ġemalari Ġdari Organizasyon ġeması (121100) Teknik Organizasyon ġeması (121150) PARAMETRELER Departman Tanımları (129000) Görev Tanımları (129100)

2 1 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ GloballeĢen Dünyanın belki de en fazla etkilediği alanlardan biri insan kaynaklarıdır. Yetenek savaģlarının yaģandığı dünyamızda; insan sermayesinin, bir Ģirketin sahip olduğu en önemli değer olduğu görülüyor ve bu konuda Ġnsan Kaynakları departmanına düģen görev ve sorumlulukları hafifletmek amacıyla Mikro Yazılımevi siz kullanıcılarımıza İnsan Kaynakları Yönetimi adıyla bir program sunmaktadır. Bu yönetim içerisinde, kariyer planlaması, eğitim planlaması, iģe kabul yönetimi gibi birçok planlama çeģitlerini barındırarak insan kaynaklarını geliģtiren uygulamalar mevcuttur. Ġnsan kaynakları etiketi artık iģ yerlerinde bir norm haline geldiğinden, organizasyonlarda insanların yalnızca iģe alma ile özdeģleģtirdikleri personel den daha geniģ bir kapsam ve stratejik rol ifade etmektedir. Firmaların iģ akıģlarını düzenli olarak takip edebilmeleri için programlarımızdan Norm kadrolarını oluģturabilmeleri de mümkündür. Yani ihtiyaç duydukları kadronun nitelik ve nicelik olarak standart hale getirilmiģ tanımlamalarını da yapabileceklerdir. Bu amaçla insan kaynaklarının Norm kadro planlama menüsü siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ġnsan kaynakları yönetimi programında öncelikle yapmanız gereken, Ģirketinizdeki mevcut personelleri personel sicil kartlarından (111100) tanıtmanızdır. Daha sonra da kullanacağınız planlama türüne göre ödül, ceza, sınav, görev ve departman gibi tanımlamaları programınızdan yapmaktır. ġimdi ilk olarak Sicil ĠĢlemleri menüsündeki programları açıklamaya baģlayalım. 1.1 Sicil İşlemleri Bu bölümde yer alan programlar sayesinde bilgi giriģi yapacağımız kartların bir takım özelliklerini belirleyeceğiz. ġimdi bu programları sırayla açıklamaya çalıģalım Kartlar Menüsü Yardım Tuşları Personel sicil kartı ile ilgili açıklamalarımıza geçmeden önce INSAN KAYNAKLARI YÖNETIMI programınızın bütün bölümlerinde olduğu gibi, bu bölümde de siz kullanıcılarımıza yol göstermek amacıyla hazırlanmıģ kısa yol tuģlarının neler olduğunu açıklamaya çalıģalım. Bu tuģların bir listesini CTRL+Y tuģlarına beraber basarak görüntüleyebilirsiniz. TAB (Sonraki Alan): TAB tuģu ile imlecin bulunduğu bilgi giriģ alanından, bir sonraki bilgi giriģ alanına geçebilirsiniz. (ENTER) (TAB): Onay ENTER yada TAB tuģu ile giriģ yaptığınız alanı onaylayarak bir sonraki bilgi giriģ alanına geçebilirsiniz. ESC: ÇıkıĢ. ESC tuģu ile bulunduğunuz ekrandan çıkar ve bir önceki ekrana dönersiniz. SHIFT+TAB (Önceki Alan): SHIFT+TAB tuģlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriģ alanından bir önce yer alan bilgi giriģ alanına geçebilirsiniz. ALT+E (Yeni Kart): ALT+E tuģlarına birlikte basarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki sicil kartını boģaltıp, sonra yeni personele ait sicil kartını çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değiģiklik yaptıysanız, ALT+E tuģlarına basmanız halinde bu değiģiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuģun asıl iģlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuģunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Tekst Data): ALT+Y tuģlarına birlikte basarak, ekranda yer alan personelinize iliģkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaģacaksınız. Tıpkı bir not 2

3 defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız iģlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuģlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuģlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köģesindeki ( Y ) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaģabilirsiniz. Tekst datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuģlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki Kart): ALT+O tuģlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir önce girilmiģ olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): ALT+S tuģlarına birlikte basarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuģlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme" ġeklinde butonlar belirecektir. Bu aģamada, giriģlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt iģleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuģları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave Alanlar): ALT+D tuģları hem F10 ekranlarında hem de normal giriģ programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuģları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriģ alanları yaratabilirsiniz. BaĢka bir deyiģle, ekranınızda Ģu anda personel tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer bu tanıtım kartında ah keģke Ģunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuģlarına birlikte basınız. KarĢınıza Veri tabanı alan tanımlamaları baģlıklı bir ekran gelecektir. ġimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. KaĢınıza Alan Editörü baģlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. ġimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya baģlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluģan bir pencere ile karģılaģacaksınız. Bu aģamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı Ģeklinde giriģ yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real i Sadece tarih girecekseniz Date i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı Veri tabanı alan tanımlamaları baģlıklı bir önceki ekrana ulaģacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamıģ olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek yada değiģiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna, değiģiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. Ġlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak karģınıza gelecek ekrandan tanımlamıģ olduğunuz alanlara iliģkin değer giriģlerini yapmaya baģlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt Hikâyesi): ALT+G tuģları hem F10 ekranlarında, hem de normal giriģ programlarında kullanılabilir. ALT+G tuģları ile o anda kart ile ilgili bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiģ, en son kim değiģtirmiģ? Gibi. ALT+G tuģlarına birlikte bastığınızda karģınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler Ģunlardır; Kayıt No: Ekranınızdaki kaydın (örneğin personel kartının) kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili personel 5. sıradadır. BaĢka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiģ 4 personel kartı daha vardır. 3

4 Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son Değiştiren Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değiģikliği yapan kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değiģikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiģtirildiği tarih ve saattir. Özel Kod1 2 3: Ġlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikâyesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriģ alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaģabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki Dosya ekleri butonunu çalıģtırdığınız takdirde karģınıza Ekli dosyalar baģlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda iliģkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılıģ amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stoğun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stoğun teknik resmini veya baģka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. ĠĢte devreye programımıza yeni eklenen Dosya ekleri seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stoğunuzu ilgilendiren bir yazı (word dokümanı), excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrağı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar baģlığındaki ekrandan Yeni dosya ekle butonunu çalıģtırmanız ve karģınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dıģında; seçili dosyayı değiģtirme, açma ve silme gibi iģlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki Seçili dosyayı değiştir, Seçili dosyayı aç ve Seçili dosyayı sil seçeneklerini çalıģtırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir Ģekilde ilgili ekli dosyaya eriģebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiģtirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart İptal): ALT +L tuģlarına birlikte basarak, girmiģ olduğunuz sicil kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuģlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Silebilirsin Hayır Silme" ġeklinde butonlar belirecektir. Bu aģamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet, silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, silme butonunu kliklemelisiniz. ALT+N (Sonraki Kart): ALT+N tuģlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir sonra girilmiģ olan personel sicil kartını ekrana getirebilirsiniz. 4

5 F3 (Kart No): GirmiĢ olduğunuz her sicil kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuģuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı personelinizin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı Tablo): Personel kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod giriģi alanında F10 tuģuna basarsanız, tüm personellerinizin kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaģabilir, bu pencereden seçim yapabilirsiniz. ALT+C (Kopyala): BoĢ personel tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuģlarına basarak ya da ekranın alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıklayarak, en son girmiģ olduğunuz personele ait tüm bilgileri boģ olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz Personel Sicil Kartları (111100) Programınızın bu bölümünden mevcut personelinizin programa tanıtımlarını yapacak ve personelinize dair aklınıza gelebilecek her türlü bilginin kaydını gerçekleştirebileceksiniz. Çünkü programınız personelinize yönelik birçok detayı düşünmüş olup, vücut ölçüm bilgilerinden, ehliyet bilgi girişlerine, nüfus bilgilerinden kimlik bilgilerine kadar her ayrıntıyı saklayabileceğiniz yapıda tasarlanmıştır. Programda giriş yapacağınız ilk ekran Personel tanıtım kartı ekranı olacaktır. Dolayısıyla biz açıklamalarımızı bu ekrandan başlayarak sırasıyla her ekrana geçişler yaparak devam edeceğiz. Personel tanıtım kartı Kodu: Personel sicil bilgileri dosyasının bu ilk değişkeni programın verimli ve amaca uygun kullanılması açısından önem taşır. 25 dijit uzunluğa sahip bu alana rakam ve/veya harf girilebilir. Kodu aynı olan birden fazla personel kaydı olamaz. Bu alan yeni girilen bir personele kart açarken kod girmek için ya da var olan bir personel kaydını ekrana çağırmak için kullanılabilir. Dosyada kaydı bulunan personelin kodunu girdiğinizde bununla ilgili kayıt karşınıza geleceğinden bu kodu başka bir personele daha vermek ancak var olan kaydı sildikten sonra mümkün olur. Personel kodu sayesinde bu personel sicil kartlarını önceki ve sonraki kayıt (ALT+O: önceki kart, ALT+N: sonraki kart) tuşları kullanılarak ardışık tarama yapılabilir. Bu özelliklerinden dolayı program personel kodu olmayan bir kaydı kabul etmeyecektir. Kod değişkeni sadece istenilen personele ulaşma, personeli sıralama, gruplandırma gibi işlemlerde kolaylık sağlamakla kalmaz aynı zamanda firmanızın işleyişine uygun çıktılar almanıza olanak verir. Bu yüzden personeli kodlarken firmada kullanılan ücretlendirme sistemine ait tüm evraklar göz önüne alınmalıdır. Adı: Bu alana tanıtımı yapılan personelin adı girilmelidir. Soyadı: Bu alanda da programınız sizden personelinizin soyadı bilgisini girmenizi isteyecektir. SGK Sicil No (TC. Kimlik): 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Uygulamaları gereği Ekim 2008 tarihinden itibaren personelin SSK numaraları yerine T.C. Kimlik numaraları kullanılacaktır. Dolayısıyla bu alana personelin T.C. kimlik numaraları girilecektir. Kullanıcılarımız bilgi amaçlı olarak personelin eski SSK numaralarını da bu ekranın Eski SGK Sicil No alanından görebileceklerdir. Kuruluş programına eklenen Personel SGK Sicil No/T.C. Kimlik No değişim işlemleri (099635) başlıklı ekran sayesinde Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel Nüfus Bilgileri sayfasında T.C. Kimlik No'su tanımlı olan personelin kimlik numaralarının bu alana aktarabilmesi mümkündür. Başka şubeye personel transfer edilmesi (Personel SSK Değiştirme butonu) Kullanıcılarımızın şubeleri arasında personel transferlerini (giriş ve çıkışlarını) yani personelin farklı SSK şubesine geçişlerini basit bir şekilde yapabilmeleri mümkündür. Bu işlemin özellikle bir merkez ve birden 5

6 fazla şube ile çalışan ve şubeleri arasında sürekli personel transferi yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Personel transferi için öncelikle Personel tanıtım kartının çalıştırılması ve başka şubeye transfer edilecek personelin seçilerek çıkış işleminin (çıkış tarihinin) yapılması ve kayıt edilmesi gerekecektir, Daha sonrasında sıra, çıkışı yapılan personel için personel tanıtım kartında yer alan "Personel SSK değiştirme" butonunun çalıştırılmasına gelecektir. Amacımız ilgili personel için yeni personel kartı tanımlamalarının yapılmasıdır. Zaten bu ekranda da sizden, personelinizi hangi kodla yeni kart açacağınızı, çıkış tarihini, transfer edilen şubeye giriş tarihini, kıdem tarihini ve hangi SSK şubesine geçeceğini belirtmeniz istenecektir. Ekranla ilgili girişler tamamlandıktan sonra da F2 tuşuna basılarak bilgiler kayıt edilmelidir. Bu işlem sonrasında transfer edilen personel için farklı SSK şubesinde çalışmaya başladığına ait yeni personel kartı oluşmuş olacaktır. Transferi yapılan personele ait tüm ayrıntılarda İşe girenlerin tarih aralıklı dökümü (113361) İşten ayrılanların tarih aralıklı dökümü (113363) raporlarından izlenebilecektir. Bunun için yapılması gereken tek işlem de raporların parametreler ekranında yer alan "Rapor tipi" alanından Transfer yolu ile çıkış/giriş yapanları listele seçeneğinin seçilmesidir. Program personel bilgilerini tüm detaylarıyla sunacaktır. Önemli Not: Personel sicil numaralarının belirli kod yapısına göre tanımlanabilmesi Personel yönetiminin Sistem parametreleri/şirket parametreleri/genel parametreler (116111) programının Diğer parametreler sayfasında Personel sicil no kod yapısı başlığı altında bir parametre yer almaktadır. Bu düzenleme ile amacımız personelin sicil numaraları girilirken belirli kod yapısına bağlı olarak giriş yapılmasını zorunlu kılmak farklı kod girişini engellemektir. Firmanız için böyle bir zorunluluk getirmek istiyor iseniz bu alana istediğiniz kod yapısını tanımlamalısınız. Böyle bir zorunluluk olmayacak ise bu alana herhangi bir giriş yapmanıza gerek yoktur. Kod yapısı girerken Ayrım karakteri olarak (. nokta) Harf X Nümerik 0 Karakterlerini kullanabilirsiniz. Örneğin firmanızda şeklinde sadece rakamların yer aldığı 9 karakterlik bir kod yapısı varsa bu aşamada bu alana şeklinde bir giriş yapmanız yeterli olacaktır. Eğer sicil numaralarında harf kullanılıyor ise örneğin A şeklinde bir kod tanımı varsa bu aşamada bu alana X şeklinde giriş yapılmalıdır. Firma no: Birden fazla firma ile işlem yapıyor iseniz bu alanda sizden istenen tanımlamakta olduğunuz personelin hangi firmanızın personeli olduğunu belirtmenizdir. Dolayısıyla bu alana ilgili firmanın takip edildiği numara girilecektir. Bu alandan yapacağınız tanımlama ışığında da başka firmanın personeli ile işlem gerçekleştirilmesi mümkün olmayacaktır. Örneğin virman dekontu vb. düzenlenemeyecektir. Böyle bir durum söz konusu olduğunda da program tarafından hemen uyarılacak ilgili personelin işlem yapılan firma için geçerli olmadığı ve bağlı olduğu firmanın farklı olduğu belirtilecektir. Bağlı şube no: Bu alanda da sizden istenen tanımladığını personelin seçtiğiniz firmanın hangi şubesine mensup olduğunu belirtmenizdir. Bağlı cari personel kodu: Cari personel tanıtım kartı (041440) ile amacımız, programlarımızın ticari bölümü ile işlem yapan personelinizi (satıcı, satın almacı gibi) seri bir şekilde tanımlayabilmeniz dolayısıyla alış, satış ve finans yönetimine ait evraklar ile gerçekleştirecekleri hareketleri programa girip tüm ayrıntılarını izleyebilmenizdir. Bu kartın en önemli detayı tanımlayacağınız personelin bordrolu personeliniz olması gibi bir zorunluluğunun bulunmamasıdır. Böylece firma dışında sizin adınıza işlem yapan personeli de programa tanıtıp hareket girişleri yapabilecek hatta her hareketinin kaynağını ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Ne tutarda satış yaptığı, ne kadar iş avansı aldığı inceleyebileceğiniz detaylardan sadece bir kaçıdır. İşte bu alanda da sizden istenen tanımladığınız 6

7 yani firmanızda bordrolu olarak çalışan personelin cari personel kartı var ise hangi karta bağlı olduğunu seçmenizdir. Böylece ilgili personelin hareketlerini her iki karta da bağlı olarak izleyebileceksiniz. Cari kartına git butonunu tıklayarak da Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından tanımlanan kartının ayrıntılarını görüntüleyebileceksiniz. Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden tanıtım kartını girmekte olduğunuz elemanınızın ne iş yaptığını programınıza tanıtacaksınız. Programınız size satıcı eleman, satın almacı eleman ve diğer eleman olarak 3 seçenek sunacaktır. Departman kodu: Bu alanda, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi departmana bağlı olduğunu belirteceksiniz. Eğer daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Departman tanımı (116120) bölümünde firmanızın departmanlarını programınıza tanıttıysanız bu alanda iken F10 tuşuna bastığınızda ya da satır sonu butonunu tıkladığınızda bu departmanlar kodları ve isimleri ile beraber liste halinde karşınıza gelecektir. Böylece ilgili personelin hangi departmanda çalıştığını kolaylıkla seçme şansınız olacaktır. Bunun için F10 penceresindeyken ok tuşları ile ilgili departmanın üzerine gelip kliklemeniz yeterlidir. İş grubu: Bu alan personelin yaptığı işin statüsünün belirtildiği yerdir. Dolayısıyla programınız size her sektöre uygun olacak şekilde iş grubu tanımları sunacaktır. Bu aşamada size düşen tanımlamakta olduğunuz personelinizin çalıştığı işin grubunu belirtmenizdir. Bu alana girilen bilgiler verilen sosyal yardımların bu gruplara göre farklılık içerdiği durumlarda önem kazanır. Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programının Sosyal yardım öndeğerleri ekranını anlatırken Grup 1- Memur, Grup 2-İşçi, Grup 3-16 yaşından küçük işçiler, Grup 4-Yönetim kurulu üyeleri, Grup 5-Sanatçı, Grup-6 Arge, Grup-7 TUGS, Grup-8 in Bina görevlisine denk düştüğünü belirtmiştik. Eğer bir firmada sosyal yardımlardan yararlanma konusunda farkları olan gruplar varsa, personelin yer aldığı grubun belirtileceği yer bu alandır. Giriş tarihi: Personelin işe girdiği tarihin yazıldığı alandır. Bu alana girilen bilgi sabit bir sicil bilgisi olmaktan öte personelin tasarruf teşvik fonunun, kıdem ve ihbar tazminatlarının hesaplanmasında kullanılan önemli bir bilgidir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Çıkış tarihi: Bu alan personelin işten çıktığı tarihi gösterir. PER9000 işten çıkan personelin kaydını silmez. Eğer kullanıcı personelin tanıtım kartını silmezse bu kayıt istenildiğinde başvurulmak üzere saklanır. Ancak çıkış tarihi girilen personelin kaydı çıkış tarihinden sonraki tarihlere puantaj yapılırken ya da döküm alınırken kullanıcının karşısına çıkmaz. Bu tarih aynı zamanda kıdem ve ihbar tazminatı hesaplarında da kullanılır. Bu alanda da, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından tarih girişi için faydalanabilirsiniz. Çıkış sebebi (seçimli): Bu alanda sizden istenen işten ayrılan personelinizin çıkış sebeplerinin hangi maddeye dayalı olarak gerçekleştiğini belirtmenizdir. Programınız size çıkış sebebi olarak birçok maddeyi hazır sunacaktır. Emeklilik, Kadın sigortalının evlenmesi vb. Eğer bu sebepler içinde herhangi birisi size uygun değil ise bu alanı hiçbiri olarak belirtip bir alt satırda yer alan Çıkış Sebebi alanına, işten ayrılmış personeliniz için ayrılma sebebini kendiniz girebilirsiniz. Bu alana girilen bilgi Ek-2 de kullanılacaktır. Kıdem tarihi: Bu alan, işe giriş tarihi ile kıdem tazminatının hesaplatılacağı tarih farklı olan personel için kullanılacaktır. Dolayısıyla tanıtımını yaptığınız personel için kıdem tazminatının hangi tarihten itibaren hesaplatılacağını bu alana girmelisiniz. Örneğin X ve Y adında iki tane firma sahibi olduğunuzu düşünelim. X firmanızda çalışmakta olan PER001 kodlu personelinizin, Y firmanızda çalışmasına karar verdiniz, bu durumda PER001 kodlu personelin Y firmasına geçişinde, kıdem tazminatında herhangi bir değişikliğin olmaması için kıdem tarihi alanına X firmasında çalışmaya başladığı tarihi girmelisiniz. Böylece ilgili personeliniz şirket değiştirmiş olmasına rağmen, kıdem tazminatı sizinle çalışmaya başladığı ilk günden itibaren hesaplatılabilecektir. 7

8 Döviz cinsi: Bu alanda ilgili personelin maaşını hangi para birimi ile aldığı girilecektir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza çıkacak olan para birimlerini gösteren listeden ilgili personeliniz için para birimini seçebilirsiniz. Eğer bu alanı TAB tuşu ile geçerseniz, programınız para cinsini TL olarak seçecektir. Cari muhasebe kodu: Bu alanda ilgili personelinizin tahakkuk kesinleştirme işleminden sonraki hesaplarının hangi muhasebe kodu altında görüneceğini belirleyeceksiniz. Muhasebe kod seçimi için F10 penceresinden yararlanacağınız gibi, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden de seçebilirsiniz. Entegre grubu: Bu alana, sicil kartını girmekte olduğunuz personelinizin hangi muhasebe grubuna bağlı olduğu girilecektir. Muhasebe grup girişi için, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek ekrandan da faydalanabilirsiniz. Muhasebe gruplarıyla ilgili daha geniş bilgi için Bkz. Sicil İşlemleri/ Muhasebe grup ve kod tanıtımı (111300). Bölge kodu: Personelinizi bölgeler bazında ayırarak takip ediyorsanız, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi bölgede yer aldığına ilişkin kodu bu alana girebilirsiniz. Bölge tanımlamaları programınızın Şirket Tanımlamaları/Bölge tanımlamaları yapılmaktadır. Sistem kullanıcı kodu: Bu alanda sizden istenen tanımlamakta oluğunuz personelinizin programa giriş yaptığında kullanmış olduğu sistem kodunun ne olduğunu girmenizdir. Bu alandan belirteceğiniz sistem koduna göre personelinizin programda birçok alan için yetkili olduğu belirtilmiş olacak aynı zamanda hangi koda sahip personelin hangi işlemi gerçekleştirdiği görülecektir. Örneğin iş başvurularının değerlendirirken, bu değerlemeyi yapan personel herhangi bir sistem koduna bağlanmamış ise ve bağlı olduğu sistem kodu ile programa giriş yapmamış ise personeli değerlendirebilmesi mümkün olamayacaktır. Personel tanıtım kartı ekranında yapmanız gereken ilk girişler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Dikkat ederseniz ekranınızın sağ tarafında Fotoğraf adı altında bir bölüm görülmektedir. Şimdi sizlere bu bölümle ilgili açıklamada bulunmak istiyoruz. Bu bölüme tanıtımını yaptığınız personele ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken Fotoğraf alanında mouse göstergenizin sağ tuşuna basmak olmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan personel resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, resim tarayıcısı olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle resim tarayıcısı taradığınız personelinizin resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için, göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. Evet, fotoğraf alanı ile ilgili açıklamalarımızı da yaptıktan sonra şimdi sıra, personelinize ilişkin diğer tanımlamaların yani, personel ücret bilgileri, nüfus bilgileri, prim bilgileri vb. programa nasıl tanıtılacağı ile ilgili açıklamalara geldi. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar kullanılacaktır. Bu butonların hepsi ekranınızın üzerinde gözükmeyebilir. Bunun için yapmanız gereken, ekranınızın üzerindeki kaydırma okunu istediğiniz butona gelene kadar tıklamanızdır. Şimdi bu butonları sıra ile incelemeye başlayalım. Personel adres ve telefon bilgileri Personel tanıtım kartı ekranında iken, personel adres ve telefon bilgileri butonunu tıkladığınızda karşınıza aşağıda görülen bir ekran gelecektir. Bu ekrandan ilgili personelinize ait ikametgâh adresinin girişini yapacaksınız. Şimdi bu ekranda yer alan alanları tek tek açıklayalım. Adres: Kartta iki satır olarak yer alacak adres alanına ilgili personelin ikametgâh adresi girilmelidir. Posta kodu: İlgili personelin posta kodu bu alana girilmelidir. İlçe: İlgili personelin bağlı olduğu ilçedir. 8

9 İl: İlgili personelin bulunduğu ildir. Ülke: İlgili personelin bulunduğu ülkedir. Tel ülke kodu: İlgili personelin bulunduğu ülkenin milletlerarası telefon kodudur. Tel bölge kodu: İlgili personelin bulunduğu ilin bölge kodudur. Tel no 1-2: İki satır olarak ayrılmış bu alana personelin telefon no sunu girebilirsiniz. Faks no: İlgili personelin varsa faks numarası bu alana girilmelidir. Modem no: İlgili personelin varsa modem numarası bu alana girilmelidir. E-posta adresi: İlgili personelin varsa elektronik posta adresini bu alana girip satır sonu butonu tıklayarak mail gönderebilirsiniz. Personel kimlik bilgileri Tanıtımını yaptığınız personele ait kimlik bilgileri bu bölümden girilecektir. Bunun için ekranınızın personel kimlik bilgileri butonu üzerinde mouse göstergesini tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekranda personelinize ait özel bilgilerin yer aldığı alanları tek tek inceleyelim. Çalışma tipi: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız personelin çalışma tipini, Genel, imalatçı veya pazarlama olarak belirtmenizdir. Bu alanda yapacağınız seçime göre personelinize ilişkin işletme gider kodları tanımlanabilecektir. Tahsili: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden ilgili personelin tahsil durumunu seçeceksiniz. Okul kodu: Bu alanda açılacak pencereden ilgili personelin gittiği okul kodu seçilir. Okul bölüm kodu: Bu alanda açılacak pencereden ilgili personelin gittiği okulun bölüm kodu seçilir. Mesleği: Bu alana ilgili personelin mesleği girilecektir. Görevi: Bu alana ilgili personelin firmadaki görevi girilecektir. Daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Görev Tanımları bölümünden firmanızdaki mevcut görevleri tanımladıysanız bu alanda F10 tuşuna bastığınızda tanımlamış olduğunuz görevler isimleri ve kodlarıyla beraber liste halinde karşınıza gelecektir. Buradan da ilgili personelin görevi seçilebilir. Dili: Bu alana ilgili personelin lisanı girilecektir. Sakatlık derecesi: Personelin sakatlık derecesinin tanımlandığı bu alana girilecek bilgi açılan pencereden seçilir. Ayrıca bu alandan vergi indiriminden yararlanmayan personeliniz için de vergi indirim dışı seçeneğini seçmelisiniz. Göçmen kodu: Personelin göçmen olup olmadığı bu alanda belirtilecektir. Görev kodu: Bu alanda açılacak olan pencereden ilgili personelin görev kodu seçilir. SGK kodu: Bu alana ilgili personelin bağlı bulunduğu sigorta kurumu açılacak olan pencereden girilmelidir. Eş ismi: Kartı girilen personel evli ise eşinin ismi bu alanda yer almalıdır. 9

10 Eşi ücretli: İlgili personelin eşinin çalışıp çalışmadığı bu alanda belirtilmelidir. Çocuk adedi: İlgili personelin çocuğu varsa çocuk sayısı bu alana girilmelidir. Bu alan, personeline çocuk yardımı veren firmalar için önem taşır. Okul öncesi, ilk, orta, lise, yüksek: Personeline çocuk yardımı veren firmalar, bu yardımı çocukların tahsil derecelerine göre gruplara ayırdılarsa, bu alanlara ilgili personelin her tahsil derecesindeki çocuk sayısı girilmelidir. Burada önemli bir noktayı hatırlatmakta fayda görüyoruz; çocuk yardımı ya çocuk sayısına göre, ya da çocukların tahsil derecelerine göre verilir. Yani çocuk sayısıyla ilgili girişlerinizi ya çocuk adedi alanına ya da okul öncesi, ilk, orta, lise yüksek alanlarına yapmalısınız (Bkz. Sistem parametreleri/şirket Parametreleri/Çalışma/Ekkazanç/ Sosyal yardım tanımları (116112) programının sosyal yardım detay tanımlamaları ekranı). Bağlı olduğu belge türü: Bu alanda yapılması gereken tanımlanan personelin hangi belge türüne bağlı olduğunun belirtilmesidir. Programınız bu alanda size birçok seçenek sunacaktır. Örneğin çalışanınız itibari hizmet uygulamasına tabi ise bu alandan yapılacak seçim Deniz basım, azot şeker (İtibari hizmet) seçeneğidir. Kapsam: Bu alanda sizde istenen tanıtımını yaptığınız personelin durumunu belirtmenizdir. Örneğin ilgili personel eski bir hükümlü ise bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden Esk.Hük. seçeneğini seçmelisiniz. Tabi olduğu kanun: Bu alanda sizden istenen, tanımladığınız personelin iş yerinizde hangi kanuna tabi olarak çalıştığını belirtmenizdir. Yani Hazine kanununa göre mi? olağan üstü hal kanununa göre mi? çalıştığının belirlendiği alandır. Bu ekranda yapılacak en son tanımlama personelin bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerine ait bilgilerin girişleridir. Programınız sınırsız sayıda aile bireyi tanımlayabilmenize imkân verecek yapıdadır. Özellikle çocuk sayısı fazla olan çalışanlarınız için istediğiniz kadar çocuk bilgisi girebileceksiniz. Bunun için ekranda yer alan Aile fertleri butonu kullanılacaktır. Bu butonu tıkladığınızda ulaşacağınız ekrandan, daha önceden tanımlanan personel aile bilgilerini izleyebileceğiniz gibi aynı zamanda yeni aile bireyi tanımlayabileceksiniz. Bunun için bu tablo üzerinde ALT+E tuşlarına basılacak ve açılacak tanımlama ekranından personele bağlı bireylerin girişleri yapılacaktır. Bu ekranda programınız sizden ilgili personelin, anne, baba, eş ve çocuklarının adını, soyadını, T.C kimlik numarasını, doğum tarihlerini doğum yerlerini, cinsiyetlerini, ücretli olarak çalışıp çalışmadığını, sakatlık derecesini ve tanımlanan bireylerle iletişime girebilmek amacıyla adres bilgilerini uygun şekilde girmenizi bekleyecektir. Daha sonra bu bilgiler, aile yakınları için programınızın Bildirgeler/ Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Bildirgeler/ Vizite kâğıdı ve sağlık belgesi bölümünden Personel eş-çocuğu için vizite kâğıdı ve Sağlık belgesi düzenlemek istediğinizde, seçtiğiniz aile bireyine bağlı olarak karşınıza gelecek ve bu evrakları seri bir şekilde düzenleyebilmenizi mümkün kılacaktır. Personelin bakmakla yükümlü olduğu anne, baba, eş ve çocuklarının sakatlık durumları söz konusu ise bu ekrandan yapılacak seçime bağlı olarak personel sakatlık indirimden yararlanabileceklerdir. Çünkü aile fertleri için belirlenen sakatlık derecesi personelin gelir vergisi matrahının hesaplanmasında indirim olarak uygulanacaktır. Bu bölümde belirtmek istediğimiz bir başka detayda asgari geçim indiriminden yararlanacak aile fertlerinin nasıl tanımlanacağıdır ve daha sonraki yıllarda uygulanacak asgari geçim indirimine yönelik tanımlamalar için öncelikle yapılması gereken Yasal parametreler (116215) ekranından Asgari geçim indirimi uygulaması aktif parametresinin onaylanması sonrasında da uygulama için gerekli olan parametrelerin girilmesidir. Bu detaylar girildikten sonra bu ekrandan asgari geçim indiriminden yararlanacak aile bireyleri için ücretlimi parametresi değil olarak seçilecektir. Personel nüfus bilgileri 10

11 Tanıtımını yaptığınız personelinize ait nüfus cüzdanı bilgilerinin girileceği ekrandır ve programınız sizden aşağıdaki bilgileri doldurmanızı isteyecektir. Uyruğu: İlgili personelin uyruğu bu alana girilecektir. Cinsiyeti: İlgili personelin cinsiyeti bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden seçilecektir. Bu alandaki cinsiyet seçiminin doğru yapılmaması durumunda program; SSK aylık bildirgesi dökümünü doğru olarak hesaplamayacaktır. Medeni hal: İlgili personelin medeni hali bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçilecektir. Dini: İlgili personelin dini bu alana girilecektir. Doğum tarihi: İlgili personelin doğum tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana girilecektir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Doğum yeri: İlgili personelin doğum yeri bu alana girilecektir. Kan grubu: İlgili personelin kan grubu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçilecektir. Seri no: İlgili personelin nüfus cüzdan seri no su bu alana girilecektir. İl: İlgili personelin nüfusa kayıtlı olduğu il bu alana girilecektir. İlçe: İlgili personelin nüfusa kayıtlı olduğu ilçe bu alana girilecektir. Mahalle: İlgili personelin varsa nüfusa kayıtlı olduğu mahalle ismi bu alana girilecektir. Köy: İlgili personelin varsa nüfusa kayıtlı olduğu köy ismi bu alana girilecektir. Cilt no: İlgili personelin nüfus cüzdan cilt no su bu alana girilecektir. Sayfa no: İlgili personelin nüfus cüzdan sayfa no su bu alana girilecektir. Kütük sıra no: İlgili personelin kütük sıra numarası bu alana girilecektir. Veriliş nedeni: İlgili personele nüfus cüzdanının veriliş nedeni bu alana girilecektir. Verildiği nüfus idaresi: İlgili personele nüfus cüzdanını veren nüfus dairesinin ismi bu alana girilecektir. Veriliş tarihi: İlgili personele nüfus cüzdanının verildiği tarih bu alana girilecektir. Cüzdan kayıt no: İlgili personelin nüfus cüzdanı kayıt numarası bu alana girilecektir. T.C. kimlik no: İlgili personelin T.C. kimlik numarası bu alana girilecektir. İlk soyadı: Tanıtımını yaptığınız personel bayan olup evli ise evlenmeden önceki ilk soyadı bilgisi bu alana girilecektir. İnternette T.C. kimlik no sorgulama butonu Nüfus ve Vatandaşlık İşleri İdaresinin T.C kimlik numarası sorgulama hizmetini ücretli hale getirmesinden dolayı, personel programımızın personel tanıtım kartı ekranından kaldırmak zorunda kaldığımız "T.C. kimlik no. sorgulama" özelliği, kullanıcılarımızdan gelen yoğun talepler 11

12 doğrultusunda farklı bir yaklaşımla düzenlenerek personel kartlarımızda yeniden yerini almıştır. Kullanıcılarımız bu özellik sayesinde tanıtımını yaptıkları personelin kimlik bilgilerini ilgili sayfaya bağlanıp personel kartı nüfus bilgileri ekranına otomatik olarak aktarabileceklerdir. İnternetten T.C. Kimlik no. sorgulama butonu çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken, kimlik numarası sorgulanacak kişiye ait genel bilgilerin girilmesidir. Yani Hangi ilin hangi ilçesinde aranacağının seçilmesi, Kimlik bilgisi sahibinin adı ve soyadının girilmesi, T.C kimlik numarasının hangi detaya göre aranacağının seçilmesidir. Bu bölümdeki seçiminizin kişi bilgisi olması durumunda programınız sizden, ekranın anne adı, baba adı, doğum tarihi ve cinsiyeti alanlarına giriş yapmanızı bekleyecektir. Seçiminizin kayıt bilgisi olması durumunda da ekranın cilt no., aile sıra no. ve birey sıra no. alanlarına giriş yapmanız gerekecektir. Çünkü programınız seçimize bağlı olan bilgiler doğrultusunda aramasını gerçekleştirecektir. Bilgilerinizin doğrulanması amacıyla da ekranın resim doğrulama alanına da resimde sunulan sayıyı girmeniz gerekmektedir. Aksi durumda programınız işlemini gerçekleştirmeyecektir. Tüm girişlerinizi tamamladıktan sonra ekranın alt bölümünde yer alan T.C. Kimlik no. Sorgulama butonunu çalıştırarak aradığınız kişinin TC. Kimlik bilgilerini anında görüntüleyebilir, Bilgileri karta aktar butonu ile de ekranınıza yansıyan tüm bilgilerin otomatik olarak Nüfus bilgileri sayfasındaki uygun alanlara aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Yapı dosyasını indir butonu ile de amacımız, T.C kimlik bilgilerinin doğrulanması ve Vatandaşlık İşleri İdaresi nin sayfasındaki değişikliklerin programımızda güncel kalmasına yönelik yapı dosyasının indirilmesidir. Nüfus bilgileri ile ilgili girişlerimizi de burada bitirdik. Şimdi personelinizin ücret durumuyla ilgili olan personel ücret bilgileri ekranına hangi bilgilerin girileceğini açıklayalım. Personel ücret bilgileri Bu ekrandan tanımlamakta olduğunuz personelin ücreti, sigortası, kesintileri vb. birtakım detay bilgileri girilecektir. Şimdi bu detayların neler olduklarını tek tek inceleyelim. Ücret tipi: Bu alan, personelin hangi zaman birimi ile ücretlendirildiğini belirttiğimiz alandır. İmleç bu alanda iken satır sonu butonunu tıkladığınızda küçük bir pencere karşınıza gelir. Bu pencereden personelin ücret tipini aylık, günlük ya da saatlik olarak belirlemelisiniz. Bu alana girilen bilgi başka bir deyişle personelin bir sonraki alanda girilecek ücretinin aylık, günlük ya da saatlik olduğunu belirtecektir. Hesap tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza iki seçenekli bir pencere açılacaktır. Buradan ilgili personelinizin maaşının net üzerinden mi brüt üzerinden mi hesaplanacağına karar vereceksiniz. Buradaki seçiminiz doğrultusunda programınız diğer seçeneği otomatik olarak hesaplayacaktır. Yani bu alanda Brütten nete seçimini yapmanız durumunda ilgili personelin net maaşını programınız otomatik olarak hesaplayacaktır. Aynı şekilde Netten brüte seçimini yapmanız durumunda ise bu sefer brüt maaşı otomatik olarak hesaplayacaktır. Ücret: Bu alanda yukarıda (Hesap tipi alanında) yaptığınız tercihi göz önünde bulundurarak ilgili personel için ücret girişi yapacaksınız. Yani yukarıda girdiğiniz hesap tipi Netten brüte ise, bu alana ilgili personel için karar verdiğiniz net ücreti, Brütten nete ise, ilgili personel için tespit edilmiş brüt ücreti girmek zorundasınız. Ücret girişini bu açıklamalarımızı dikkate alarak yapınız. Çalışma kodu: Farklı personel için farklı özelliklerde sosyal yardım ve ek kazanç tanımlaması yapılabilecektir. Bunun için çalışma kodu seçimini bu alandan yapabilirsiniz. Asgari ücretli: Bu alanda sizden istenen kartını girmekte olduğunuz personelin asgari ücretle çalışıp çalışmayacağını belirtmenizdir. Bu alanda yapacağınız seçime göre asgari ücretle çalışan personelinizin net ve brüt ücretlerini toplu olarak değiştirebilmeniz mümkün olacaktır. 12

13 Sigorta şubesi: İlgili personelin bağlı olduğu sigorta şubesinin adı bu alana girilecektir. Fakat bunun için daha önceden bağlı bulunulan sigorta şubesinin/şubelerinin programa tanıtılmış olması gerekir. Bu tanıtım Sistem/Şirket Parametreleri/SSK Tanımları bölümünden yapılmalıdır. Tanımlanan SSK şubeleri daha sonra bu alanda bir liste halinde karşınıza gelecektir. Sigorta % grubu: Personelin hangi sigorta grubuna girdiğini gösteren alandır. İmleç bu alan da iken satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza çıkan küçük pencere seçilebilecek grupları gösterir. Bu pencereden personelin sigorta grubunu seçebilirsiniz. Personelin sigorta primleri burada seçilen grup için SSK Limit ve Oranları programında verilen yüzdeler üzerinden hesaplanacaktır. Eğer sicil kartı girişini yaptığınız personel emekli ise bu alandaki seçiminiz emekli olarak belirlenmelidir. Sendika durumu: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden personelinizin sendikalı olup olmadığını belirleyeceksiniz. Sendika: Bu alana ancak sendika durumu alanına ilgili personel için sendikalı demiş olmanız koşulu ile geçebilirsiniz. Çünkü buradan ilgili personelin bağlı olduğu sendika no su girilecektir. Fakat bu alana sendika no su girebilmek için daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Sendika tanımları bölümünden ilgili sendikaları tanımlamış olmanız gerekmektedir. Tanımladığınız sendikalara programınız otomatik olarak birer numara verecek ve siz F10 tuşuna bastığınızda sendikalar bir liste halinde karşınıza gelecek böylece buradan ilgili personel için sendika seçimi yapabileceksiniz. Banka ödeme: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda yapılsın-yapılmasın şıklarından oluşan iki seçenekle karşılaşacaksınız. İlgili personelinize yapılacak ödemelerin banka aracılığıyla yapılmasını istiyorsanız yapılsın seçeneğini, istemiyorsanız yapılmasın seçeneğini seçmelisiniz. Hesap no: İlgili personelinizin banka hesap numarası bu alana girilecektir. Vergi dairesi: İlgili personelin, bağlı olduğu vergi dairesinin ismi bu alana girilecektir. Vergi kimlik no: İlgili personelin vergi kimlik numarasıdır. Vergi karne tarihi: İlgili personelin vergi karnesinin düzenlendiği tarihtir. Tarih girişi için satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Özel not: Personel ücret bilgileri ile ilgili belirtmek istediğiniz özel bir notunuz varsa bu alana girebilirsiniz. Çalışma dönemi: Tanıtımını yaptığınız personel geçici olarak, yani belirli tarihler arasında sizinle çalışacak ise bu alan süreksiz aksi halde sürekli olarak belirtilmelidir. Muhtasar grup kodu: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız personelin hangi muhtasar grup koduna dolayısıyla vergi dairesine bağlı olduğunu seçmenizdir. Bu parametre, birden fazla şubesi olan firmalar için işlevsel olacaktır. Çünkü tanıtımı yapılan personel farklı farklı vergi dairesine bağlı olabilir. Bu durumda muhtasar beyanname dökümlerinin de farklı farklı vergi dairesine verilmesi gerekecektir. Bunun için öncelikle programınızın Muhtasar beyanname grup tanımları (111910) programından personelin bağlı olacağı muhtasar grup kodları yani vergi daireleri tanıtılmalıdır. Bu tanımlamalar sonrasında istediğiniz vergi dairesine bağlı olan personel bu alandan yaptığınız seçim doğrultusunda dikkate alınacak ve muhtasar beyannamesi dökülecektir. Özel indirim: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza normal, kalkınmada öncelikli ve yok seçeneklerinin yer aldığı bir pencere açılacaktır. Bu aşamada sizden istenen tanıtımını yaptığınız personel normal olan özel indirime tabi ise bu alandan Normal seçeneğini, kalkınmaya öncelikli bölgede çalışıyor ise bu bölgeler için belirlenen indirimden yararlanabilmesi için kalkınmada öncelikli seçeneğini, herhangi bir indirime tabi değilse de yok seçeneğini seçmelisiniz. 13

14 Bu alandan sonra sıra personelin firmadan alacağı yardım bilgilerinin tanımlamasına gelecektir. Bunların neler oldukları ve nasıl giriş yapılacağı tüm detaylarıyla aşağıda açıklanmıştır. Tasarruf teşvik kesilsin: Personelden ve işverenlerden yapılan yasal kesintilerden biri olan "tasarruf teşvik kesintileri" tarihinden itibaren uygulamadan kaldırılmış olup aynı tarihten itibaren "işsizlik sigortası" kesintileri uygulanmaya başlanmıştır. Bundan dolayı Yasal parametreler (116215) programının TTF parametreleri ekranında yer alan "tasarruf teşvik" başlıklı alan "yok" olarak işaretlenmeli. Personel Sicil Kartında yer alan "tasarruf teşvik" alanı aynen bırakılmalıdır (var olarak). Çünkü TTF oranları parametrelerden kaldırıldığı için, programınız TTF ile ilgili herhangi bir hesaplama yapmayacaktır. Dolayısı ile de personel sicil kartından bu konu ile ilgili ekstra bir düzeltme yapmaya gerek yoktur. Personel sicil kartlarından tasarruf teşvik ile ilgili parametrenin "var" olarak bırakılmasının bir nedeni de, ilerleyen günlerde personele geçmişe yönelik olarak tasarruf teşvik dökümlerinin verilebileceği düşüncesidir. Personel sicil kartlarından tasarruf teşvik parametresi "yok" olarak tanımlandığında, bu dökümleri almanız mümkündür. Tas. teşvik: Bu alan personelin tasarruf teşvik kesintisine tabii olup olmadığını belirtmek için kullanılır. Bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlendiğinde personelin zorunlu tasarrufa tabii olduğu, işaretlenmediğinde de olmadığı tanıtılmış olacaktır. İlgili personel için seçiminizi bu açıklamalarımız doğrultusunda yapınız. Tasarruf teşvik hes. no: İmleç bu alana yukarıda Tasarruf Teşvik alanını işaretlemeniz durumunda gelecektir. Buradan ilgili personelin tasarruf teşvik hesap numarasını girmelisiniz. Ödenen tasarruf teşvik tutarı: Programınız içinde bulunduğunuz çalışma yılı için personele yapılacak nema ödemelerini hesaplayabilmektedir. Bunun için öncelikle Sistem Menüsü/Yasal Parametreler/Nema Oranları programından ilgili oran girişleri yapılmış olmalıdır. Daha sonra bu alana ilgili personel için şimdiye kadar ödenen (kümülâtif) tasarruf teşvik tutarı girilmelidir. Konut fonu: Bu alanda kaydı yapılan personel için konut fonu ödenip ödenmediği belirtilecektir. Eğer ilgili personel için konut fonu ödeniyorsa bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlenmeli aksi durumda her hangi bir işlem yapılmamalıdır. Önce ödeme konut fonu ayı: İmleç bu alana yukarıda Konut Fonu alanının işaretlenmesi durumunda gelecektir. Bu alanda Konut fonu kesintisi olduğu durumda program onun firmada çalışmaya başladığı tarihten önce ödenen konut fonu aylarının sayısını soracaktır. Önceden ödenen konut fonu ayı alanı personel sicil kartının ilk sayfasında girilen Giriş Tarihi'ni taban alır. Bu tarihten önce personel için ödenen konut fonu ayları varsa bunların sayısı bu alana girilmelidir. Örneğin daha önce 6 ay başka bir işyerinde çalışmış ve konut fonu ödenmiş bir işçi için bu rakam 6'dır. Program ödenecek konut fonu rakamlarını konut fonu parametrelerini ve sicil kartında girilen bilgileri esas alarak kendiliğinden hesapladığı için bu alana girilecek bilgilerin doğru olması gerekir. İşsizlik sigortası: Personelden ve işverenden yapılacak işsizlik sigortası kesintisi tarihinden itibaren uygulanmaya başlamıştır. Dolayısıyla bu alanda personelin işsizlik sigortası kesintisine tabii olup olmadığı belirlenecektir. Bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlenmiş ise personelin işsizlik sigortası ödemesine tabii olduğu, işaretlenmemiş ise tabi olmadığı belirlenmiş olacaktır. Tanıtımını yaptığınız personel için seçiminizi bu açıklamalarımız doğrultusunda yapınız. Programda varsayılan olarak bu alan işaretli olarak karşınıza gelecektir. Vakıf kesintisi uygulansın: Firmanızda personel maaşlarından vakıf kesintisi yapılıyorsa ödenecek tutarın Genel parametreler (116111) programının Firma çalışma parametreleri bölümünde bulunan vakıf aidat tavanı alanına girilmesi gerekmekteydi. İşte firmanızca ödenecek vakıf aidatının, kartını girmekte olduğunuz personel için uygulanıp uygulanmayacağı bu alanda belirlenecektir. Eğer personeliniz için vakıf kesintisi uygulanacak ise bu parametreyi işaretlemeli aksi durumda da herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. 14

15 Yol yardımı verilsin: İlgili personele yol yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Yemek yardımı verilsin: İlgili personele yemek yardımı yapılıyorsa bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Yakacak yardımı verilsin: İlgili personele yakacak yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bayram yardımı verilsin: İlgili personele bayram yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Çocuk yardımı verilsin: İlgili personele çocuk yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Aile yardımı verilsin: İlgili personele aile yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Maaşından ikramiye: Personelinize maaşı üzerinden ikramiye verilecekse, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. İkramiye tahakkuk ettirilebilmesi için Sistem parametreleri/şirket Parametreleri/Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programından ikramiye aylarının ve yüzdesinin de girilmiş olması gerekir. Sinyority uygulamasına tabi: Sinyority uygulaması belli bir çalışma süresini dolduran personel için, belli bir oranda ilave maaş ödemesidir. Tanımladığınız personel için böyle bir uygulama söz konusu ise bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bunun yanı sıra programınızın Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sinyority uygulamaları sayfasından çalışma günlerinin alt ve üst sınırları ile oran tanımlamalarının ve Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasından da bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin belirtilmiş olması gerekir. İzin parası uygulamasına tabi: Bu uygulama ile de belli bir çalışma süresini dolduran personele ödenecek, ilave ikramiye tutarı anlatılmaktadır. Sinyority den farkı, "180 günde bir %XX maaş ödemesi" dir. Tanımladığınız personel için böyle bir uygulama söz konusu ise bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bunun yanı sıra programınızın Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan İzin parası uygulaması sayfasından izin parası hak ediş gününün, oranın ve ödemenin hak edişten kaç gün sonra yapılacağının ve Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasından da bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin belirtilmiş olması gerekir. Yukarıda açıkladığımız alanların bordroya yansıyabilmesi için, bu parametrelerin başındaki kutucukları işaretlemek yeterli değildir. Daha önceden Sistem parametreleri/şirket Parametreleri/ Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sosyal yardım detay tanımlamalarından seçili olan parametrelerin hangi gruplara bağlı olduğu ve meblağ olarak ne miktarda olacağı girilmelidir. Bu yapılmadığı taktirde yukarıda saydığımız alanların seçilmiş olması herhangi bir anlam ifade etmez. Detay bilgiler İdari amir kodu, idari amir adı, idari amir soyadı, teknik amir kodu, teknik amir adı, teknik amir soyadı ve organizasyon şemasında gizlensin alanları 9000 serisi kullanıcısı olup, aynı zamanda HR9000 İnsan kaynakları yönetimi programı ile işlem yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Çünkü bu alandan girilecek bilgiler doğrultusunda organizasyon şemaları otomatik olarak oluşturulabilecek ve insan kaynakları yönetiminde yer alan İdari organizasyon şeması (121100) ve Teknik organizasyon şeması (121150) programlarımızdan tüm ayrıntılarıyla izleyebileceklerdir. Bu şemaların en önemli özelliği şirketin organizasyon yapısını görsel ortamda yaratabilmenize, şema üzerinden personelin pozisyonlarını değiştirebilmenize ya da bu şemalara yeni personel 15

16 ekleyebilmenize ayrıcalık tanımasıdır. Dolayısıyla programınız bu alanlarda sizden, tanımlamakta olduğunuz personelin bağlı olduğu idari amir veya teknik amirin kodunu/adını isteyecektir. Eğer personelinizin organizasyon şemasında gösterilmesini istiyor iseniz organizasyon şemasında gizlensin alanında tercihinizi hayır şeklinde belirtmelisiniz. Diğer kimlik kart bilgileri Bu bölümden de kullanıcılarımız tanımlamakta oldukları personelin ehliyet, pasaport askerlik cüzdanı ve iş yeri kimlik kartlarına ait bilgilerini sistemlerine gireceklerdir. Bu ekrandaki bilgiler ilgili kartlardaki bilgilerle birebir aynı olup, sürücü ehliyet belge no, belge tarihi, sınıfı, veriliş tarihi, verildiği il, ilçe, ehliyet kart numarası, eğer personel erkek ise ve askerliğini yapmış ise askerlik cüzdan no, iş yeri kimlik kartı numarası, pasaportu var ise numarası ve geçerlilik tarihi gibi bilgilerden oluşmaktadır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız ilgili kimlik kartlarının görüntülerini de bu bölüme ekleyebileceklerdir. Bunun için görüntü yazan bölümde mouse un sağ tuşuna basıp açılacak ekrandan karşıdan yükle veya tara seçeneklerini seçmeleri ve istedikleri bölüme aktarmaları yeterli olacaktır. Yani personel resimlerinin eklenmesi ile aynı mantıkla çalışmaktadır. Personel beden ölçüleri Bu bölümün özellikle personeline kıyafet veren firmalar için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Çünkü personelin beden ölçülerine ilişkin her türlü bilgiyi kayıt edebilecek ve gerekli olduğu zamanlarda bu ölçülerden yararlanarak kıyafet siparişinde bulunabileceklerdir. Bu amaçla programınız sizden, tanımladığınız her personelin, kilo, boy, gömlek, pantolon, etek bedenini, ayakkabı numarasını, şapka ve önlük bedenini girmenizi isteyecektir. Ayrıca bu ekranda diğer beden 1, diğer beden 2, diğer beden 3 alanları da mevcut olup her firma için özel olan beden ölçümleri de tanımlanabilecektir. Personel sicil kartı ile ilgili tüm girişlerimizi ve açıklamalarımızı bitirmiş olduk. Sicil Kartı ana ekranındayken ALT+S tuşu ile girdiğiniz tüm bilgileri bilgisayarınızın sabit diskine kaydetmeniz gerekmektedir. Unutmayınız ki burada girdiğiniz bilgileri kaydetmeden çıkmanız durumunda aynı bilgileri tekrar girmek zorunda kalırsınız. F9 (İsme göre personel seçimi) ve F8 (Koda göre personel seçimi): Bu tuşlar yardımıyla personel sicil kartları programının her sayfasından personelinizi seçebileceğiniz ekrana ulaşabileceksiniz. Böylece personel değiştirmek istediğinizde her seferinde personel tanıtım kartı ekranının ana sayfasına geçmenize gerek kalmayacaktır. Çünkü bu tuşlara bastığınızda personelinizin sıralandığı ekran karşınıza gelecek ve sizden sadece seçim yapmanız beklenecektir. ALT+E (Yeni kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki sicil kartını boşaltıp, sonra yeni personele ait sicil kartını çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Tekst data): ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranda yer alan personelinize ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. tekst data ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köşesindeki ( Y ) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaşabilirsiniz. Tekst datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuşlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; 16

17 "Evet Kaydedebilirsin Hayır Kaydetme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, evet kaydedebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, hayır kaydetme butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda personel tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer bu tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real i Sadece tarih girecekseniz Date i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek ya da değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna, değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak karşınıza gelecek ekrandan tanımlamış olduğunuz alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt hikâyesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında, hem de normal giriş programlarında kullanılabilir. ALT+G tuşları ile o anda kart ile ilgili bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt no: Ekranınızdaki kaydın (örneğin personel kartının) kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili personel 5. sıradadır. Başka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 personel kartı daha vardır. Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan kullanıcı id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son değiştiren kullanıcı id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. 17

18 Adı soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel kod 1-2-3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikâyesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki Dosya ekleri butonunu çalıştırdığınız taktirde karşınıza Ekli dosyalar başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stokun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stokun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen Dosya ekleri seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stokunuzu ilgilendiren bir yazı (Word dokümanı), Excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrakı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan Yeni dosya ekle butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki Seçili dosyayı değiştir, Seçili dosyayı aç ve Seçili dosyayı sil seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart iptal): ALT +L tuşlarına birlikte basarak, girmiş olduğunuz sicil kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Silebilirsin Hayır Silme" Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, evet, silebilirsin butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, hayır, silme butonunu kliklemelisiniz. ALT+N (Sonraki kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir sonra girilmiş olan personel sicil kartını ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart no): Girmiş olduğunuz her sicil kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı personelinizin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı tablo): Personel kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm personelinizin kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilir, bu pencereden seçim yapabilirsiniz. ALT+C (kopyala): Boş personel tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak ya da ekranın alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıklayarak, en son girmiş olduğunuz personele ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz. 18

19 Böylece personel sicil kartı ile ilgili tüm girişlerimizi ve açıklamalarımızı bitirmiş olduk. Sicil Kartı ana ekranındayken ALT+S tuşu ile girdiğiniz tüm bilgileri bilgisayarınızın sabit diskine kaydetmeniz gerekmektedir. Unutmayınız ki burada girdiğiniz bilgileri kaydetmeden çıkmanız durumunda aynı bilgileri tekrar girmek zorunda kalırsınız İşten Ayrılan Personelin Sicil Kartları (111200) INSAN KAYNAKLARI YÖNETIMI iģten ayrılan personellerinizin sicil kartlarını silmez. Personel sicil kartından çıkıģ tarihi girilerek iģten ayrıldığı belirtilen personeller bu karttan alınarak, sicil kartıyla aynı özelliklere sahip iģten ayrılanlar bölümüne aktarılır. Böylece hem personel sicil kartlarını incelerken veya raporlar alırken iģten ayrılan personelleriniz gereksiz bir yer iģgal etmiģ olmaz, hem de bu personellere ait sicil bilgilerine gerektiği zaman ulaģma imkânı saklı kalır. ĠĢte personel sicil kartından çıkıģ tarihi girilerek iģten ayrıldığı belirtilen personellerinize ait bilgilere bu program yardımıyla ulaģabilirsiniz. Ancak iģten ayrılan personelleriniz, çıkıģ ayından bir sonraki ayda bu karttan izlenebilir. Aynı Ģekilde sicil kartında da iģten çıktığı aydan bir sonraki ayda kaybolacaktır Muhasebe Grup ve Kod Tanıtımı (111300) Bu program, personellerinizin almaya hak kazandıkları brüt ücret, ek kazanç ve sosyal yardımlar ile bunlardan ilgili vergilerin kesilmesiyle hesaplanan net kazançlara iliģkin muhasebe hesap kodlarının programa girildiği bölümdür. Özellikle PERSONEL YÖNETIMI ni Ticari bölümle entegre kullanan firmalar muhasebe hesap kodlarını da bu programdan tanıtmayı unutmamalıdır. Bu programda borç ve alacak muhasebe hesap kodları gruplar altında toplanır. Muhasebe hesaplarını neye göre gruplayacağınız tamamen firmanızın ihtiyaçlarına göre saptanacak bir konudur. Örneğin firmanızda 4 ayrı iģ grubuna bağlı (memur, iģçi, 16 yaģ, yön. kurul.) çalıģanlarınız var. Bu 4 ayrı iģ grubuna dahil olan personellerinizin muhasebe hesap kodlarını da 4 grup altında toplayabilirsiniz. Sicil kartında her bir personelin muhasebe hesap grup kodu girilince, o personel ile ilgili hareketler ilgili muhasebe hesaplarına kaydedilecektir. Programa girdiğinizde karģınıza aģağıdaki gibi bir ekran gelecektir. ġimdi yapmanız gereken ilk iģlem, maksimum 10 dijitten oluģan bir muhasebe grup kodu girmenizdir. Daha sonra bu gruba bir isim vermelisiniz. Grup ismi de girildikten sonra sıra bu gruba dahil personeller için borç ve alacak muhasebe hesap kodlarını girmeye gelmiģtir. Ekranınızda yer alan Borç Muhasebe Kodları butonunu çift tıkladığınızda borç muhasebe kodları penceresine ulaģabilirsiniz. Bu pencerede, personellerinizin normal kazanç, ek kazanç ve sosyal yardım kazançlarına ait tanımlar yer almaktadır. Bu kazanç tutarları brüttür. Yani henüz gerekli vergiler kesilmemiģtir. Bu yüzden borç muhasebe hesap kodları penceresinde yer alır. ġimdi alan baģlıklı kolonda görülen her bir brüt kazanç tutarının hangi muhasebe hesap koduna kaydedileceğini muhasebe kodu alanına girmelisiniz. Bu alanda F10 tuģuna basarak bütün muhasebe hesaplarınızın bir listesini ekrana getirebilirsiniz. Her bir kazanç türü için çalıģacak muhasebe hesabının kodu girildikten sonra esc tuģuna basarak bir önceki ekrana geri dönebilirsiniz. ġimdi ekranınızdaki diğer butona yani Alacak Muhasebe Kodları butonunu çift tıklayın. Alacak muhasebe hesap kodlarının girileceği pencereye ulaģacaksınız. Bu pencereden, personellerinizin net kazanç tutarları, gelir vergisi, damga vergisi, SSK payı, zorunlu tasarruf personel payı, emekli personelleriniz için SSK payı ve ödenecek SSK iģveren hissesi, zorunlu tasarruf iģveren hissesi, emekliler için SSK payı, iģsizlik sigortası iģveren payı ve iģsizlik sigortası personel payının kaydedileceği muhasebe hesap kodları girilecektir. Muhasebe hesap kodlarını girerken F10 tuģundan yararlanabilirsiniz. Bütün giriģleriniz bittiğinde esc tuģuna basarak bir önceki ekrana geri dönünüz. Evet, bir muhasebe grubu için borç ve alacak muhasebe hesap kodlarını programa girdik. ġimdi yapılan giriģleri ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonunu tıklayarak kaydetmelisiniz. Kaydedilmeyen bilgileri tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayın. 19

20 1.1.5 Personel Durum Kartları (111400) Personel ile ilgili yıllık tahakkukların toplu olarak görüntülendiği karttır. Ay sonunda yapılan kesinleģtirme iģleminin ardından programa girildiğinde, kartını görmek istediğimiz personeli belirleyeceğimiz bir ekran gelir. Ġlgili personelin kodunu yazıp (Personel seçimi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden yararlanabilirsiniz) enter tuģuna bastığınızda karģınıza bir ekran gelecektir. Önemli Not! Kullanıcılarınızın Personel durum kartı programında kayıt yapmalarını önlemek istiyor iseniz, KUR9000/KuruluĢ/Kullanıcı Hak Tanımlamaları programında yer alan Personel Durum Kartı Kayıt Yapabilir alanını istediğiniz kullanıcı için hayır olarak seçmelisiniz. Böylece ilgili kullanıcının bu program üzerinde değiģiklik yapabilmesi mümkün olmayacaktır. Personel durum kartında, ekranda görülen kolanlardan daha fazla kolon vardır. Ancak, ekrandaki yer darlığı sebebiyle bu kolonların belli bir bölümü görülmektedir. Görünmeyen diğer kolonları görebilmek için sol ok ( ) ve sağ ok ( ) tuģlarını kullanabilir, böylece ileri giderek ve geri gelerek kart üzerinde oynayabilir ve mevcut tüm kolonları görebilirsiniz. Ġstediğiniz herhangi bir sayfada ALT+N tuģlarına basarak bir sonraki veya ALT+O tuģlarına basarak, bir önceki personele ait durum kartını ekrana getirmeniz mümkündür. Tahakkuk bilgilerinin burada çıkması için mutlaka kesinleģtirilmesi gerekmektedir. ġimdi, personel durum kartındaki kolonları üç ayrı bölüm gibi düģünüp bu bilgileri kolon sırası ile inceleyelim. 1. Bölüm, SSK kesintisi, tasarrufu teģvik ve konut fonu kesintilerinin aylık dağılımını göstermektedir. 2. Bölüm, gelir ve damga vergisi matrah ve miktarları ile iģsizlik sigortası iģveren ve personel payının aylara göre dağılımını göstermektedir. 3. Bölüm, kazanç, ek kazanç, sosyal yardım özel kesintiler ve yasal kesintiler ile net kazancın aylara göre dağılımını göstermektedir İzin Formu (111500) Bu bölümden mevcut personelinizin kullanacağı izinler için form düzenleyeceksiniz. Bu bölümdeki izin formları sayesinde ilgili personelin kaç gün, ne için izin kullandığını raporlar/personel raporları/izin raporları bölümünden izleyebilirsiniz. Ayrıca bu kartta iken ilgili personel için izin sayısı alanına gidip bu sayıları azaltarak bir önceki kartı ekrana getirmek usulüyle görebilirsiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek olan ekranda sizden istenen aşağıda açıkladığımız parametrelere girişler yapmanızdır. İzin Sayısı: Bu alana gelecek rakam, ilgili personel için düzenlemiş olduğunuz izin sayısı formu kadar olacak ve siz o personel için izin formu düzenledikçe, bu rakam otomatik olarak artacaktır. Dolayısıyla, sizin herhangi bir şekilde bu alana istediğiniz numarayı vererek giriş yapma imkânınız yoktur. Personel Kodu: İzin formunu düzenleyeceğiniz personelinizin kodunu bu alana gireceksiniz. Personel kodları için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden yararlanabilirsiniz. Personel Adı: Kodunu girdiğiniz personelinizin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Pers. SSK No: İlgili personelinizin SSK numarasıdır. İşe Giriş Tarihi: İlgili personelinizin işe başladığı tarihtir. 20