Esnaf ve Sanatkârların Uyum Yeteneklerinin Artırılması Operasyonu TRH3.2ADAPTESK/P-01 Faaliyet 1.9 Genel Sekreter ve Personel Eğitimi Kurumsal

Transkript

1 Esnaf ve Sanatkârların Uyum Yeteneklerinin Artırılması Operasyonu TRH3.2ADAPTESK/P-01 Faaliyet 1.9 Genel Sekreter ve Personel Eğitimi Kurumsal Gelişim Planı Kasım 2016

2 Kurumsal Gelişim Planlaması

3 Kurumsal Gelişim Planı nedir? Birlik Gelişim Planı, Birlik ve Federasyon Yönetimi tarafından kullanılabilecek bir yönetim aracıdır Kurumsal Gelişim Planı KİM tarafından hazırlanmalıdır? Genel Sekreterler, Birlik / Federasyon Yönetiminin ve diğer personelin de desteğiyle kurumsal gelişim planını hazırlamalıdır.

4 Kurumsal Gelişim Planının (KGP) Mantıksal Çerçevesi KGP, yönetimle ilgili görüşlerin odaklı bir biçimde yapılandırılmasına olanak sağlar; KGP gelecekte atılacak adımların planlanmasına, finansal kaynakların ve insan kaynaklarının bu doğrultuda paylaştırılmasına imkan sağlar KGP Birlik ve Federasyonların faaliyetleri ile ilgili bilginin başka kurumlara aktarılmasına imkan sağlar; KGP, Birlik ve Federasyonların belirlenen hedefler doğrultusunda başarıya ulaşmalarını sağlayacak adımları atmasını sağlamalıdır

5 KGP nin hazırlanmasına ilişkin ideal süreç KGP için gerekli olan tüm bilgilerin toplanması Birlik ve Federasyonlar bünyesinde beyin fırtınası (Vizyon, Misyon, Hedefler, Stratejik İnisiyatifler, vs.) KGP için gerekli tabloların hazırlanması KGP taslağının hazırlanması KGP hakkında personelle tartışma yürütülmesi ve gerekli değişikliklerin yapılması

6 KGP nin hazırlanmasına ilişkin ideal süreç KGP için bilgi toplanması Kurum bünyesinde beyin fırtınası Tabloların hazırlanması Rapor taslağının hazırlanması Rapor üzerinde istişare edilmesi ve son halinin verilmesi

7 Kurumsal Gelişim Planı

8 KGP Arkaplanı 1. Yönetici özeti 2. Ekonomik, Politika ile ilgili ve Kurumsal Bağlam 3. Kurumsal Yapı ve Gelişim 4. Stratejik Çerçeve 5. Faaliyet Planlama 6. İnsan Kaynakları 7. Finansal Kaynaklar (8. İlgililik / Sürdürülebilirlik) 9. Eylem Planı

9 Yönetici Özeti Birliğin yapısı Bölgenin temel özellikleri Misyon tanımı ve stratejik hedefler Sunulacak hizmetler İnsan kaynakları ve finansal kaynaklar (Sürdürülebilirlik ilkeleri)

10 Ekonomik, Politika ile İlgili ve Kurumsal Bağlam Bölge ile ilgili temel bilgiler. Örn. En önemli sektörler (Coğrafya & Nüfus, Altyapı, İş Dünyası & Ekonomi, Emek piyasası, Kalkınma ile ilgili İldeki Başlıca Sorunlar) ImportEsnaf ve Sanatkârlar ile ilgili önemli bilgiler (Sayı, Sektörler, Odalar, Başlıc Sorunlar, vs.) Genel Kurumsal Yapı (Kurumlar; hedefler, faaliyetler ve potansiyel işbirliği alanları)

11 Odaların Listesi Sıra Oda Üye sayısı Sektör İletişime geçilecek kişi İlçe Açıklamalar Kurum ve Örgütlerin Listesi Kısaltma Kurum adı Kategori Hedef Faaliyetler Potansiyel İşbirliği Örnek: BWP Business Women Power STK Kadınların ekonomideki konumlarının iyileştirilmesi Eğitim, lobi Eğitim

12 Kurumsal yapı Kurumsal yapılar İşbirliği yapılabilecek potansiyel ortaklar

13 İşbirliği yapılabilecek potansiyel ortaklar Sıra Kurumun kısa adı Faaliyetleri Potansiyel İşbirliği Alanı Açıklamalar Potansiyel Rakipler Listesi Sıra Birlik Hizmeti Hedef Grup Potansiyel Müşteri Sayısı Rakip Sayısı Rakip karşısında Birliğin Avantajları Rakip karşısında Birliğin Dezavantajları

14 Stratejik Çerçeve (Vizyon / Misyon / Amaç / Hedefler) Vizyon «Rüya» anlamında gelen Vizyon kavramı, Kurumun orta-uzun vadede gerçekleştirmeyi hedeflediği ve başarması mümkün olan hedefleri içerir. Vizyon Kurumun kendi içine dönük olarak hazırlanır. Bu vizyon, tüm stratejik kararların arkasındaki itici güç olmalı ve kaynakların dağılımı sırasında da dikkate alınmalıdır.

15 Stratejik Çerçeve Misyon (1) Önemli konularla daha az önemli konuların birbirinden ayrılması, (2) hangi piyasalara ve nasıl hizmet sunulacağının belirlenmesi ve (3) kurumun istikametinin ifade edilmesi gibi amaçlarla kurumun temel amaçlarının ve çalışma alanlarının yazılı olarak ortaya konması. Misyon ve Vizyonun farkı: - Misyon (sebep) ulaşılacak hedef; - Vision (sonuç) gözetilecek doğrultu.

16 Stratejik Çerçeve Amaç Genel hatlarıyla belirlenmiş bir zaman dilimi çerçevesinde gerçekleştirilecek, bir ya da daha fazla hedefi bünyesinde bulunduran gözlemlenebilir ve ölçülebilir sonuç. Hedefler Bir kişi ya da kurumun belirli bir aman diliminde mevcut kaynakları kullanarak ulaşmayı hedeflediği sonuç.

17 Strateji Geliştirme Birliğin & Federasyonun işlevleri Lobi savunuculuk faaliyetleri Hizmetler Hizmet sunma

18 Stratejik Hedefler 2-4 Stratejik Hedef 1-2 adet lobi faaliyetlerine yönelik 2-3 adet hizmet sunumuna yönelik Eylem planında kısa cümleler (en fazla bir satır) yer almalıdır

19 Hizmet Sunumu Bilgi Danış. Eğitim Ticaret / Piyasa Geliştirme İşbirliği & Ağ Oluşturma Yasal konular Araştırma Sertifikala ndırma Gereksini mler Bülten İş Destek Hizmetleri Yönetim Fuarlar Diğer şirketlerle görüşme Yasal temsil Analitik çalışmalar Bilgi Tercüme İnt. Sitesi Yıllık Rapor Uyuşmazlıkların çözümü Teknik Etkinlikler İşbirlikleri Çalışma ziyaretleri Arabuluculuk Politika belgeleri Yardım & Destek İdari işler Yasal Bilgi Vergi Meslekî Anlaşmalar Politika toplantıları Yasal müdahale İstatistik Deneme tesisleri Yayınlar Muhasebe Seminerler Satış yeri Rehberler Toplu anlaşma Veri tabanı Sertifikalandırma Bağlantı noktası hizmetleri

20 Sunulacak Hizmetler Listesi Sıra Hizmet Adı Tanım Stratejik Hedef Sunulacak Hizmetlerin Hedef Grupları Listesi Sıra Hizmet Hedef Grup 1 2

21 Planlama Dönemine İlişkin Faaliyet Planlama Önerilen Format Stratejik Hedef A1: (Stratejik Hedef A1 de yazılı olan amacı buraya kopyalayın bkz. Yukarıdaki bölüm) Faaliyet A1.1 (Maddeler halinde, «emir» kipi kullanarak) Faaliyet A1.2 Faaliyet A1.3

22 Stratejik İnisiyatiflerin Planlanması Önerilen format, örn. Projeler için Kısa tanım 2-5 satır Fon sağlayıcı / bağışçı İşbirliği yapılan ortaklar Birlik / Federasyon sorumlusu Başlangıç Süre

23 Raporlama Raporlama Organizasyon Yapısı (TESK Yasasına göre) Genel Kurul Denetleme Yönetim Kurulu İcra Kurulu Denetleme Kurulu Başkan Denetleme

24 Organizasyon Yapısı Başkan Genel Sekreter Ofis Yöneticisi Birim Müdürü 1 Birim Müdürü 2 Birim Müdürü 3 EDM Müdürü Personel 1 Personel 1 Personel 1 Personel 1 Personel 2 Personel 2 Personel 2 Personel 2 Personel 3

25 Personel Listesi Sıra Adı Soyadı Görev Birim Başlıca Sorumluluklar

26 Table 9: Human Resource Needs İnsan Kaynakları Yönetimi İnsan Kaynakları İhtiyaçları Tablosu No. Faaliyetler İnsan Kaynakları İhtiyacı Birlik içinden karşılanabilir Dışarıdan karşınalacak ihtiyaç Gerekli Yeterlilikler Yabancı Uzman Yerli Uzman (günler) (günler) (günler) A1. Stratejik Hedef- Kopyalanacaktır A1.1

27 Finansal Kaynakların Yönetimi Gereken asgari dokümanlar Maliyet Tahmini Gelir Tahmini Bilanço

28 Finansal Kaynakların Yönetimi Maliyet Tahmini MALİYET TAHMİNİ No. Kategori Kalem Birim Fiyat Birim Miktar Masraflar 1 Personel 1.1 Tam Zamanlı Çalışanlar Müdür ay ay Danışmanlar Daha sonra belirlenecek 0 2 Operasyonel maliyetler 2.1 Kira ay Su, Elektrik vs. ay İletişim (İnternet, Faks, Telefon) ay 0 3 Yatırım maliyetleri 5 Tanıtım maliyetleri 4.1 Kitapçıklar parça Broşür parça Yayınlar 0 5 Other Costs 5.1 Daha sonra belirlenecek 0

29 Finansal Kaynakların Yönetimi Gelir Tahmini TESK Fonları (örn. TESK tarafından sağlanan katkılar) Kamu fonları (örn. Devlet ya da Belediye bütçelerinden sağlanan katkılar) Finansal ve Teknik Destek (örn. Bağışçılrdan ya da Hayır Kurumlarından alınan katkılar) Gelirler ve Pasif gelirler (örn. Sunulan hizmetlerden veya diğer kaynaklardan elde edilen gelir)

30 Finansal Kaynakların Yönetimi Gelir Tahmini GELİRLER No. Kategori Kalem Birim Fiyat Birim Miktar Ara Toplam 1 Kamu fonları 1.1 Devlet destekleri 1.2 Yerel yönetim destekleri 2 Bağışçılar / hayır kurumları 2.1 Bağışçı 1 3 Projelerden elde edilen gelirler 3.1 Proje Hizmet fiyatları Hizmet 1 Eğitim 100 Kurs Hizmet 1 Birlik Gelişim Planı Hazırlama 50 Plan Diğer Gelirler 4.1 Kuruculardan gelen katkılar Üye aidatları İşadamı Oda Diğer gelirler Kira Meeting Room 10 Oda 0 0 TOPLAM 0

31 Finansal Kaynakların Yönetimi Bilanço FİNANSAL ÖNGÖRÜ No. Kategori Alt Kategoriler Toplamı Kategoriler Toplamı Ara Toplam MALİYET TAHMİNİ 1 Personel 0 2 Operasyonel maliyetler 0 3 Yatırım maliyetleri 0 5 Tanıtım maliyetleri 0 5 Diğer maliyetler 0 ARA TOPLAM 0 GELİRLER 1 Kamu fonları Devlet destekleri Yerel Yönetim Destekleri 0 2 Bağışçılar / hayır kurumları Bağışçılardan gelen katkılar Hayır kurumlarından gelen katkılar 0 3 Gelir Proje Proje Hizmet fiyatları 0 4 Diğer gelirler 0 ARA TOPLAM 0 TOPLAM 0

32 Sürdürülebilirlik / İlgililik Birlik ve Federasyonlar (B/F) için Sürdürülebilirlik İlkeleri B/F nitelikli personeli ile ileri düzeyde profesyonel ve güvenilir kurumlar olarak görülmeli => kaliteli hizmet sunumunu sağlamak üzere personelin kapasitesini geliştirmelidir. B/F her zaman ilave kaynaklara ihtiyaç duymaktadır => tüm potansiyel ve fiili fon sağlayıcı kişi ve kurumlarla iyi ilişkiler kurmak önem arz etmektedir. B/F vaatlere değil, icraatlara göre değerlendirilir => Somur sonuçlar elde etmek üzere çalışılmalı ve daha sonra bu sonuçlar hakkında bilgi verilmelidir. B/F Esnaf ve Sanatkârın gözünde sahip olduğu kıymete göre değerlendirilir => Esnaf ve Sanatkâra faydalı olacak ve ilgilerini çekecek hizmetler sunulmalıdır. B/F ihtiyaç duyulan tüm hizmetleri sağlayamaz => Bu doğrultuda profesyonel kurumlarla ilişkiler kurulmalı ve işbirliği yapılmalıdır

33 Sürdürülebilirlik / İlgililik B/F için Sürdürülebilirlik ve İlgililiği Sağlamanın Araçları Gerçekleştirilebilir hedefler belirlemek ve bu hedefleri zamanında başarıyla gerçekleştirmek Bağışçılardan ve hibe kuruluşlarından fon sağlamak; B/F, bu bağışçıları ve kuruluşları, finansal destek sağlamanın faydalı olacağına ikna etmelidirf; Tüm B/F çalışanlarının eğitimini ve kapasitelerinin geliştirilmesini sağlamak; Mükemmel uzmanlarla işbirliği yapmak ve bu kişileri iyi bir biçimde yönetmek; İlgi çekici, yenilikçi ve piyasa-odaklı hizmet paketlerinin geliştirilmesi; Tüm personelin birliğe olan bağlılıklarının sağlanması; TESK, idari makamlar, diğer paydaşlar, bağışçılar vs. ile iyi ilişkiler kurmak.; Kurumlarla rekabet içine girmektense bu kurumlarla işbirliği yapmak.

34 Eylem Planı Eylem Planı, gerçekleştirilen tüm çalışmaların özeti niteliğinde olmalı ve şu hususları içermelidir: Faaliyet sonuçları Ölçülebilir göstergeler Sorumluluklar Çalışma günü sayısına göre ihtiyaç duyulacak insan kaynakları Gerekli finansal kaynaklar (TL veya EURO cinsinden) Varsayımlar ve Riskler

35 Eylem Planı Eylem Planı dahilinde tüm aktiviteler aşağıdaki hususlar çerçevesinde değerlendirilmelidir: Faaliyet sonuçları Ölçülebilir gösterge(ler) Hedef grup(lar) İhtiyaç duyulan insan kaynakları İhtiyaç duyulan finansal kaynaklar Varsayımlar ve riskler

36 Eylem Planı No. Faaliyetler Faaliyet Sonuçları A1. Stratejik Hedef Yukarıdan kopyalanacaktır A1.1 Göstergeler Hedef Grup İnsan Kaynakları İhtiyaçları (gün) İhtiyaç duyulan finansal kaynaklar (TL) Varsayımlar / Riskler

37 Katılımınız ve İlginiz için Çok Teşekkürler