İSTANBUL YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI 24 EKİM 2013 AYLIK TOPLANTISI. : Mehmet Nadi ABBASOĞLU (Yönetim Kurulu Üyesi)

Transkript

1 İSTANBUL YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI 24 EKİM 2013 AYLIK TOPLANTISI I. OTURUM OTURUM BAŞKANI KONUŞMACILAR : Mehmet Nadi ABBASOĞLU (Yönetim Kurulu Üyesi) : Uğur DOĞAN (Gelir İdaresi Daire Başkanı) : Veli DOĞANAY (Gelir İdaresi Şube Müdürü) OTURUM KONUSU : E Fatura TARİH : 24 Ekim BAŞKAN MEHMET NADİ ABBASOĞLU Saygıdeğer üstatlarım, değerli meslektaşlarım, öncelikle hepinizin geçmiş Kurban Bayramını İstanbul Yeminli Mali Müşavirler Yönetim Kurulu adına tebrik ediyorum. Önümüzdeki hafta kutlayacağımız Cumhuriyet Bayramının da hayırlara vesile olmasını diliyorum. Bu ay Ankara da düzenlenen TÜRMOB Genel Kurulu nda, TÜRMOB Genel Kurulu na seçilen Sayın Yönetim, Denetim ve Disiplin Kurulu Üyelerini de tebrik ediyorum. İnşallah bundan sonraki dönemde hayırlı ve iyi çalışmalara hep birlikte vesile oluruz. Bugün sizlere son günlerde kamuoyunda oldukça sık gündeme gelen e fatura ve e defter uygulamalarıyla ilgili olarak bilgi vermeye çalışacağız. Yanımızda Gelir İdaresi Başkanlığı ndan gelen iki değerli konuğumuz var. Sayın Daire Başkanı arkadaşımız Uğur DOĞAN ve Şube Müdürümüz Veli DOĞANAY. Zannediyorum Uğur beyin sunumu bir saat kadar sürecek aşağı yukarı. Ondan sonra da Veli bey sunumlarını yapacaklar. Bir aramız olacak. Aradan sonra da sizlerden gelecek olan soruları cevaplayacağız. Bu arada bildiğim kadarıyla Uğur beyin yakın zamanda yayınlanmış bulunan 500 Soruda E Fatura ve E Defter Uygulamaları ile ilgili bir kitabı mevcut. Zannediyorum meslektaşlarımızın kitaptan bilgisi var. Dolayısıyla soracakları sorularda da kitaptan akıllarına takılanlar veya burada anlatılacaklardan tereddüde düşenler olursa aydınlatılacağı kanaatindeyim. Ben izninizle konuşmacımız Sayın Uğur DOĞAN ın özgeçmişini kısaca arz etmek istiyorum Sivas doğumlu, 1990 yılında Sivas Lisesi nden, 1994 yılında İstanbul Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi nden mezun oldu yılları arasında Maliye Bakanlığı Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğü nde Devlet Bütçe Uzman Yardımcısı olarak çalıştı. 1

2 1998 de Gelirler Genel Müdürlüğü nde Stajyer Gelirler Kontrolörlüğü sınavını kazandı yılında Yeterlik Sınavını vererek Gelirler Kontrolörü olarak atandı yıllarında Amerika Birleşik Devletleri Boston Üniversitesi nde finansal ekonomi alanında yüksek lisansını tamamladı yılları arasında Gelir İdaresi Başkanlığı Uygulama ve Veri Yönetimi Daire Başkanlığı nda Bilgi İşlem Merkezi Veri Ambarı Denetim Bilgi Sistemi, Risk Analiz Şubelerinden sorumlu Grup Başkanı olarak görev yaptı yılından bu yana da Denetim Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı ile Uygulama ve Veri Yönetimi Daire Başkanlıkları görevini sürdürmektedir. Bilgi işlem teknolojilerine dayalı vergi denetimi ve elektronik vergi uygulamaları konusunda uzman olup, tasarladığı ve yönettiği projelerden bazılarını size arz etmek istiyorum; KDV İadesi Risk Analiz Sistemi, Merkezi Risk Analizi ve Katmanlaştırma Modeli, Önceden Hazırlanmış Kira Beyanname Sistemi, Sahte Belge Düzenleyen Mükelleflerin Tespitine Yönelik Geliştirilen Sahte Belge Risk Analiz Programı, Organize Sahtecilik Faaliyetlerinin Tespitine Dönük Analizler Yapan Vergi Görselleştirme ve Analiz Sistemi, gibi uygulamaların bizzat uygulayıcısı ve yöneticisi olmuştur. Bu bilgileri özellikle arz etmek istedim. Sayın konuşmacımız oldukça birikimli ve donanımlıdır. Bu konularda aklınıza gelebilecek tereddüt uyandıran sorular varsa, zevkle cevaplayacağına eminim. Şimdi sunumlarını yapmak üzere Sayın Uğur DOĞAN ı kürsüye davet ediyorum. Buyurunuz Sayın Başkan. UĞUR DOĞAN Değerli üstatlarım, değerli meslektaşlarım hepinizi saygıyla selamlıyorum. İstanbul YMM Odası na bu nazik daveti için ayrıca teşekkür ediyorum. Üstadın bu nazik tanıtımı için de ayrıca teşekkür ediyorum. Ben Gelir İdaresi Başkanlığı nda üstadın da söylediği gibi, daha çok bilgi işlem teknolojilerinden sorumlu Daire Başkanı olarak görev yapmaktayım. Bugün sizlere son günlerin popüler konularından birisi olan e fatura, e defter hakkında kısa bir bilgi vereceğim. Ardından da arkadaşım Şube Müdürü Veli DOĞANAY, yine bu süreçte önemli olan özel entegrasyon yöntemi hakkında, özel entegratörler hakkında bir sunum yapacak. Daha sonra da soru, cevap faslına geçeceğiz. Ben biraz önce aşağıdan girerken salonda bir sergi gördüm, İstanbul un işgal yıllarını anlatan sergi. Bundan yaklaşık 100 yıl önce, 1912 yılında İmparatorluğun ciğerlerinin söküldüğü bir yıl, Balkanları kaybettiğimiz bir yıl. O zaman II nci Meşrutiyet taraftarlarının hararetli bir sloganı var idi. O slogan şu idi; eski hal muhal. Ya yeni hal ya izmihlal, yani ya yeni düzene ayak uyduracağız veya yok olup gideceğiz. O zamanki yönetim tarzı için söylenen bu söz, bugüne geldiğinizde aslında bizim için daha çok geçerli. Bilgi işlem teknolojilerinin bu kadar geliştiği bir çağda, kamu kurumları olarak bizler, özel sektör kurumları danışmanları olarak da sizlerin artık eski usullerle iş yapma şansı pek kalmadı. Hepimiz bilgi işlem teknolojileriyle yaşanan dönüşüme şu veya bu şekilde ayak 2

3 uydurmak zorundayız. Artık bizim için de eski hal muhal, biz de ya yeni hale ayak uyduracağız veya dünyanın gerisinde kalacağız, yok olup gideceğiz. Nitekim bu konularla ilgili 2004 yılında New York Times ın meşhur diplomasi muhabirlerinden Thomas L. FRİEDMAN ın yazmış olduğu bir kitap var The World Is Flat, Dünya Düzdür bu kitabın ismi. Bu kitapta Thomas L. FRİEDMAN, dünyanın neden düz hale geldiğini çok çarpıcı örneklerle açıklıyor. Özellikle 1989 yılında Berlin Duvarının yıkılmasından sonra, bilgi işlem teknolojilerinde yaşanan olağanüstü gelişmelerin dünyayı nasıl düz bir hale getirdiğini örneklerle anlatıyor. Ben bu örneklerden birkaç tanesini sizinle paylaşarak sunumuma başlayayım. Örneğin; Amerika daki bir Amerikalı kredi kartıyla bir sorununu çözmek için bankayı aradığında karşısına çıkan çağrı merkezindeki kişi Hindistan daki bir Hintli. O, en az bir Amerikalı gibi akıcı bir dille ona cevap veriyor veya bir Amerikan hastanesinde bir emar çektiriyorsunuz ve emarın sonuçlarını Amerika daki doktorlar değil, Hindistan daki doktorlar anında okuyor ve Amerika ya rapor olarak gönderiyor. Veya daha önce de bahsetmiştim Amerikan vergi mükelleflerinin vergi beyannamelerinin doldurulmasını bile, Amerika gibi vergisel kuralların çok sert uygulandığı bir ülkede, Amerika daki muhasebeciler değil, Hindistan daki Hintli muhasebeciler yapıyor. Bu nasıl mümkün hale geliyor? Elbette, bilgi iletişim teknolojilerinin getirmiş olduğu kolaylıklar vasıtasıyla mümkün hale geliyor. Gerçekten biraz sonra anlatacağım elektronik fatura uygulaması, elektronik defter uygulaması da şu an sıkıntılı gözükse de bazı noktaları, önümüzdeki dönemlerde şirketlerin hayatını ciddi ölçülerde kolaylaştıracak. Onlara dünyayı daha düz bir hale getirecek uygulamalar. Elektronik defter ve elektronik fatura uygulamaları ile evet, bu ekranda görmüş olduğunuz kadar çok, belki bundan daha çok defterler, klasörler bir arşiv yükünden, kâğıt baskıdan kurtarılıyor. Bu kadar büyük bir arşiv dolusu defter, belge, artık ekranda görmüş olduğunuz gibi bir avucunuz içine sığacak kadar küçülüyor ve resmi bir belge niteliğini kazanıyor. Peki, biz bu kadar belgeyi, bilgiyi bir yıl mı saklıyoruz? Hayır. Vergi Usul Kanunu na göre beş yıl boyunca, Türk Ticaret Kanunu na göre de en az on yıl boyunca saklamak zorundayız. Kimi durumlarda yıllara sâri inşaat işlerinde bu süre daha da uzayabilir. Bu arada biz e fatura nedir? diye başlayalım. Bir defa faturanın ne olduğu Vergi Usul Kanunu nda tanımlanmış durumda. Elektronik fatura esasında Vergi Usul Kanunu nda tanımlanan kâğıt faturanın, elektronik ortama aktarılmasından ibaret Aynen kâğıt faturada olduğu gibi, işte kanunda sayılan bir takım bilgileri kapsıyor. Kâğıt faturadan farkı ne... Elektronik kayıtlar biçiminde oluşturuluyor bu ve elektronik faturanın olmazsa olmazı, elektronik ortamda oluşan bu belgenin, yine elektronik ortamda imzalanması veya mali mühür dediğimiz, TÜBİTAK tarafından şirketlere verilen ve nitelikli bir elektronik imza aracı sayılan araçla imzalanması ve mühürlenmesi, en önemli unsurlarından birisi bu. Elektronik imza veya mali mühür neyi sağlıyor? Oluşturulan belgenin kaynağının doğruluğunu, bütünlüğünü ve değişmezliğini sağlıyor. Yani siz oluşturduğunuz bir elektronik faturada veya elektronik defterde, sonradan herhangi bir şekilde, bir değişiklik yaptığınız takdirde bunun elektronik imzası veya mali mührü bozulacağından, oluşturulan elektronik faturanın veya yasal defterin yasal geçerliliği kalmaz. 3

4 Elektronik fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki sonuçlara sahip... Farkı ne dedik, bunun elektronik ortama taşınması. Faturanın oluşturulması elektronik ortamda, imzalanması elektronik ortamda, gönderilmesi elbette elektronik ortamda, muhafaza edilmesi yine elektronik ortamda, yani elektronik ortamda oluşturulan faturanın çıktısının alınıp, saklanması gibi bir uygulama söz konusu değil. Elektronik ortamda oluşan bir faturanın çıktısının alınıp yetkili makamlara ibraz edilmesi gibi bir şey söz konusu değil. Niçin? Çünkü bu belge, elektronik ortamda oluşturulmuş bir belge ve elektronik ortamda oluşturulan bir belgenin doğruluğu, geçerliliği, ancak elektronik vasıtalarla sağlanabilir. Dolayısıyla bir vergi müfettişi sizden o döneme ait, o yıla ait, o aya ait elektronik faturaları istediği takdirde, siz bunu bir CD de bir flash bellek de kendisine götüreceksiniz veya ilerleyen zamanlarda belki o sizin sistemlerinize erişmek suretiyle faturalarınızı görebilecek ve doğruluğunu teyit edecek. Elektronik fatura uygulaması, bir yönüyle çok basit bir uygulama, bir yönüyle çok karmaşık bir uygulama. Çok basit bir uygulama. Nasıl basit? Biz nasıl bugün bir arkadaşımıza, bir dostumuza bir elektronik posta göndermek istediğimizde, bir gmail gibi, bir yahoo gibi, bir Hotmail gibi bir hesabımızın olması lazım, işte ugurdogan@yahoo.com gibi bir hesabım olacak ki, ben size istediğiniz dosyayı, resmi, fotoğrafı, ne bileyim herhangi bir belgeyi gönderebileyim. Bir yahoo hesabım, bir gmail hesabım olmadan bu trafiği yönetemem, elektronik fatura da aynen öyle, merkezinde Gelir İdaresi nin yer aldığı bir mesajlaşma türü. Burada biraz önce bahsettiğim yahoo üzerinden, gmail üzerinden gönderdiğiniz bir resim, fotoğraf ise, elektronik faturada da gönderilen Gelir İdaresi üzerinden bir elektronik belge. Genelde, faturalaşma süreçlerinde mal teslim edilir veya hizmet ifası gerçekleştirilir ve yine kanuna göre biliyorsunuz yedi gün içerisinde fatura düzenlenir. Faturalaşma süreci bu kadar basit mi? Elbette bu kadar basit değil. Fatura düzenleyen tarafta fatura oluşturulur. Yazdırılır. Bunun bir çıktısı alınır. Zarfa konur. Kargoya verilir. Bu karşı tarafın posta kutusuna gönderilir. Karşı tarafın muhasebe birimi bunu alır. Kontrol eder. Eğer bir hatası, eksiği yoksa bunu kendi muhasebe sistemine işler. Bu yapılan hesaplamalara göre, ortalama beş günü bulan bir süreç. Faturanın bir işletmeden, bir işletmeye gitme döngüsü yaklaşık beş günü alıyor. Ancak elektronik fatura uygulamasına geçildiği takdirde, biraz önce bahsettiğim aradaki bu süreçlerin tamamı ortadan kalkıyor ve faturalar işletmelerin bilgisayarları arasında gidip, gelmeye başlıyor. Yani artık doğrudan makineler birbirleriyle konuşmaya başlıyor ve faturalaşma süreçleri de öyle birkaç gün, 5 gün, 10 gün, 15 gün değil, artık anında gerçekleşiyor. Elektronik faturayla, kâğıt faturayı kısaca bir karşılaştıralım. Kâğıt faturanın özelliklerine veya işlem süreçlerine burada girmeye çok gerek yok. Bunu hepiniz çok yakından biliyorsunuz. Tanıyorsunuz. Biz daha çok elektronik faturanın süreçlerine bir bakalım. Bir defa elektronik faturanın biraz önce de gördüğünüz üzere, iş süreçlerini hızlandıracağı muhakkak. Bir işletmede en önemli belge nedir? diye sorsam, herhalde herkes fatura der. Yani bir işletmedeki belgelerin kraliçesi fatura desek, çok da yanlış söylemiş olmayız. Peki, Fatura tek başına bir belge mi? Hayır değil, bunun öncesi var, siparişi var, sonrası var, 4

5 ödemesi var, tahsilatı var. Dolayısıyla işletmedeki bu süreçlerin tam ortasında yer alan bir belge, elektronik fatura. Elektronik fatura öncesiyle ve sonrasıyla sistemlerle entegre hale getirilirse, kendisinden beklenen faydayı asıl o zaman ortaya çıkartıyor. Biz elektronik fatura uygulamasıyla kâğıt ortamındaki bir belgeyi elektronik ortama taşıyoruz ve bunun işletmelere sağlayacağı ciddi bir avantajı var. Ama elektronik faturayı sadece kâğıt ortamındaki bir belgenin elektronik ortama taşınması olarak anlamak ve algılamak da son derece yanlış. Elektronik fatura, siparişten, ödeme veya tahsilat aşamasına kadar bir işletmenin muhasebe sistemleriyle tam entegre edilirse, kendisinden beklenen faydayı asıl o zaman ortaya çıkartacak. Elektronik fatura bu yönü itibariyle işletmelere nakit ve ödeme yönetiminde de ciddi bir avantaj sağlayacak. Elektronik fatura uygulamalarından yurt dışında bahsedilirken, elektronik fatura uygulamasının hep bu yönüne örnek veriliyor. Yani elektronik fatura işletmelerin nakit otomasyonunu, nakit akışlarını hızlandıran bir süreç olarak tanımlanıyor, anlatılıyor. Hatta 1960 lı yılların sonunda elektronik fatura uygulamasına Avrupa da ilk geçişin sebeplerinden birisi de daha çok bu nakit otomasyonunu sağlamaya dönük imkânlarından faydalanmak. Elektronik fatura oluşturulduktan sonra çeşitli iş modelleri çerçevesinde bu fatura bilgilerinin satıcıdan alıcıya gittiğinde, alıcının önüne düştüğü anda, satıcının veya alıcının banka hesaplarının düşme imkânı da var ve yapılacak anlaşmalar çerçevesinde, bu faturanın anında bankadan tahsil edilmesi imkânı da var. Nitekim yurt dışı uygulamalarında bunları görüyoruz. Fatura bilgilerinin anında kontrolü ve anlık uyuşmazlık çözümü de elektronik faturanın sağlayacağı avantajlardan birisi. Çünkü elektronik fatura, bir defa en başında Gelir İdaresi Başkanlığı na geldikten sonra alıcıya iletiliyor. Gelir İdaresi Başkanlığı na elektronik fatura geldiğinde, biraz sonra detaylarına gireceğim. Gelir İdaresi bunu bazı kontrollerden geçiriyor. Eğer burada sizin tarafınızdan düzenlenen elektronik faturada bir hata, bir eksiklik, yanlışlık varsa, fatura tekrar size geri gönderiliyor, şu hataları düzeltin diye. Örneğin, vergi kimlik numarasını 10 hane yerine, 9 hane yazmışsınız veya KDV alanını boş geçmişsin, vs. gibi, daha sonra alıcıya gönderiliyor. Demek ki elektronik faturada, faturada yer alan bazı bilgilerin hatalı, eksik, yanlış olması, daha faturanın karşı tarafa iletilmesi aşamasından önce gideriliyor. Karşı tarafın eline ulaştıktan sonra da eğer, faturaya ilişkin bir itiraz söz konusu ise, bu faturayı karşı taraf kabul etmeden önce, tekrar size iade edebilir. Elektronik fatura ile bir defa hem gönderici tarafta, hem alıcı tarafta, satıcı ve alıcı tarafında işlemler sistemler üzerinden gerçekleştirildiği için, şu anda kâğıt faturada görmüş olduğumuz faturanın düzenlenmesi ve özellikle de karşı tarafın alıcının eline ulaşmasından sonra, manuel işlemden kaynaklanan hatalar asgari seviyeye inmiş olacak. Elektronik faturanın sağlayacağı en büyük avantajlardan birisi de arşivleme avantajı dedik. Şu anda, işte oluşturulan faturalar klasörlerde yıllarca saklanıyor dedik. Ama elektronik faturayla artık bunlar ister sizin bilgi işlem sistemlerinizde, isterseniz de dışarıdaki saklamacı kuruluşlar nezdinde, biraz sonra onları da değineceğim, saklamanız mümkün. Yıllar sonra bir faturaya ulaşmak istediğinizde, yani örneğin diyelim ki, beş yıl sonra denetim elemanı gelip 5

6 bir karşıt inceleme yapmak üzere sizden işte, filan şirkete kesmiş olduğunuz faturaları getir dediği zaman, siz nasıl şimdi google dan, merak ettiğiniz bir şeyi google a bir kelimeyi yazıyorsunuz ve bilgisayara bu kelimeyle ilgili bir sayfa geliyor, aynen öyle beş yıl sonra, işte x limited şirketi ve şu döneme ait faturaları bana ibraz et diyen denetim elemanına, o anahtar kelimeleri sisteminize yazmak suretiyle anında çıkartmanız mümkün. Elektronik fatura ile tam otomasyon. Ben biraz önce bahsettim. Burada satıcı, alıcıya faturayı gönderdi, alıcının bankasına bilgi düştü ve siz bu parayı anında tahsil ettiniz ve bu eğer sisteminize, e fatura sistemiyle, finansal sisteminizi de bankacılık sistemiyle entegre ettiyseniz, muhasebe sisteminize anında işlendi. Elektronik fatura gönderen için ve alan için elbette bir maliyet avantajı var. Türkiye de henüz bilgili olarak yapılmış ciddi bir çalışma yok. Ancak, Avrupa da özellikle yıllardır bu konularla uğraşılıyor ve Nisan 2013 te yayınlanan bir rapora göre, elektronik faturanın gönderen için sağladığı avantaj % 57 olarak hesaplanmış. Burada dikkat ediyorsanız, arşivleme bir maliyet unsuru olarak dikkate alındığı gibi, havale ve nakit yönetimi, esasında bizim çok görmediğimiz maliyet unsurları da bu maliyet avantajı hesaplanırken dikkate alınmış. Alan tarafa geldiğimizde ise, elektronik faturanın sağladığı avantaj daha fazla. Niye? Çünkü artık burada anlaşmazlık yönetimi dediğimiz, yani bir fatura size geldikten sonra, buna eğer bir şekilde itiraz edecek iseniz, şu anda işte telefonlaşıyorsunuz, paslaşıyorsunuz, bazı durumlarda notere gidiyorsunuz, hatta daha ileri giderse mahkemelere gidiyorsunuz. Bütün bu anlaşmazlıklar bir maliyet gerektiriyor ve bunlar da bu hesaplamalara dâhil edilmiş. Fatura alıcıya geldiği zaman kontrol edildikten sonra ilgili muhasebe birimi tarafından sisteme girilmesi, bu da ayrı bir dert, ayrı bir problem, şimdi bu da ortadan kalkıyor. Elektronik fatura uygulamasına biliyorsunuz biz Mart 2010 döneminde geçtik 397 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle düzenlemeler yapılmıştı. O tarihten sonra bazı firmalar bu sistemi kullanmaya başladılar. Mesela ismini vermeyeyim, çok büyük firmalardan birisi, elektronik fatura uygulamasına geçtikten sonra, o departmanda çalışan yaklaşık 80 küsur işçisini çıkartmadı, başka şubelere dağıttı diyelim! Ama bunun maliyet avantajı sağladığını söylemek mümkün. Elektronik fatura yine aynı rapora göre orta vadede işletmelere, orta vadede diye geçiyor raporda, toplam cirolarının yaklaşık % 2 si kadar tasarruf sağlayan bir uygulama olarak anlatılıyor ve hesaplamalar buna göre yapılmış. Rakamlarla Türkiye deki durumu dünyayla mukayese ettiğimizde, esasında bizim ülkemizde hiç de iç açıcı olmadığını görüyoruz. Dünyada ortalama % 5 ler seviyesinde, Avrupa da ortalama % 30 lar seviyesinde, biz de ise şu anda binde 5 ler seviyesinde bile değil elektronik fatura uygulaması ve Avrupa da da elektronik fatura uygulamasına geçiş bütün dünyada olduğu gibi hızla devam ediyor. Bu ekranda görmüş olduğunuz yani işletmelerden işletmeye elektronik fatura düzenlenmesiyle, işletmelerden devlete elektronik fatura düzenlenmesi oranını görüyorsunuz ekranda Avrupa da den 2013 e doğru baktığımızda elektronik faturaya geçiş oranının hızla arttığını görüyoruz biliyorsunuz kriz yılları olmasına rağmen, işletmede elektronik faturanın sağlayacağı o minik avantajlardan bile yararlanmak için hızla elektronik fatura sistemlerine geçmeye devam ediyorlar. 6

7 Dünyada elektronik fatura ilk defa Avrupa da kullanılmaya başlandı. Sunumumun başında da söylediğim gibi, 1960 ların sonunda elektronik faturayla ilgili olarak Avrupa daki düzenlemeler AB direktifleriyle yapılıyor yılında olmak üzere sonradan üç tane temel direktifle elektronik fatura ilişkin düzenlemeler yapıldı ve üye ülkelerin sistemlerinin, elektronik fatura sistemlerinin birbirleriyle konuşabilmesi, anlaşabilmesi için bazı öneriler, tavsiyelerde bulunuyor. Avrupa bu işe 1960 larda başladı. Devletin düzenleyici rolü yoktur dedi. Her şirket kendi çabalarıyla elektronik faturaya geçmeye başladı. O yüzden Avrupa Birliği ülkeleri arasında e fatura konusunda tam bir birliktelik yok, tamamen bir karmaşa var. Direktiflerde bu karmaşayı daha çok ortadan kaldırmaya dönük yılında mali sınırların kaldırılmasından sonra özellikle, üye ülkeler arasında faturalaşma tabii çok daha önemli bir hale geldi. Dolayısıyla Avrupa Birliği elektronik faturaya özel bir önem veriyor. Orada Türkiye dekine benzer bir vergi kaçakçılığı var, Daha çok fatura üzerinden yapılan bir kaçakçılık ve Türkiye deki naylon faturacılar gibi gerçekten o ülkelerin başına ciddi bela getirmiş uygulama, dolayısıyla Avrupa Birliği nde elektronik fatura gerçekten çok önemli. Avrupa Birliği nde önemli, ama Latin Amerika ülkeleri, Avrupa daki ülkelerden daha sonra elektronik faturaya geçmelerine rağmen, şu anda Avrupa dan daha öndeler, dünyanın birçok ülkelerinden çok daha önde Latin Amerika ülkeleri. Özellikle Şili nin, Brezilya nın ve Meksika nın çok ileride olduğunu görüyoruz. Aynen Türkiye deki gibi, devletin yapmış olduğu zorlayıcı düzenlemeler çerçevesinde birçok ülke elektronik fatura uygulamasına geçmiş durumda. Şu anda Brezilya daki elektronik faturalaşmanın toplam faturalaşmadaki hacmi % 92. Diğer taraftan kamu öncülüğünde geliştirilen uygulamaların başarısı yüksek olmuştur dedik. Burada da Avrupa da nasıl bir karmaşa var, bir standart yok ise ve bu bir probleme yol açıyor üye ülkeler arasında, o yüzden şimdi orada da yavaş yavaş oraların ilgili otoritelerinin elektronik faturaya dönük özel düzenlemeler yaptığını görüyoruz ve şu anda Avrupa daki bazı ülkelerde, örneğin Danimarka da, örneğin Finlandiya da devlete kesilen faturaların elektronik fatura olma zorunluluğu var. Türkiye deki elektronik fatura ortamına yavaş yavaş girelim. İlk düzenlemeler dediğim gibi, 397 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle Mart 2010 döneminde yapıldı ve bu tebliğe göre elektronik fatura uygulamasına geçiş anonim ve limited şirketler için ihtiyari bir uygulamaydı. Yani isteyenler geçebilir, isteyenler geçmezler idi. O tarihten sonra, nitekim bazı şirketler az önce de söylediğim gibi, bize gönüllü olarak başvurdular ve sistemi şu anda onlar aktif olarak kullanıyorlar. Erken başlayanlar, erken yol aldılar. 416 Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle bunun kapsamı biraz daha genişletildi ve gerçek kişilerin de elektronik fatura uygulamasına dâhil olmalarının önü açıldı. Elektronik fatura uygulamasına en önemli düzenlemeler 421 Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle yapıldı. Bu tebliğiyle elektronik fatura sistemini kayıtlı kullanıcılar arasında alternatif bir yöntem olmaktan çıkartıldı. Yani bu tebliğe kadar, Aralık 2012 ye kadar sisteme kayıtlı kullanıcılar isterlerse kendi aralarında kâğıt fatura da düzenleyebilirlerdi. Ama 421 7

8 No.lu Tebliğe göre sisteme kayıtlı mükellefler birbirlerine mutlak surette artık elektronik fatura düzenlemek zorundalar. Tebliğ ile yine e fatura kullanma zorunluluğu getirildi. Tebliğde getirilen en önemli yeniliklerden birisi, özel entegrasyon yöntemlerinin getirilmesi, biraz sonra Veli beyin açıklayacağı bir yöntem. Özel entegrasyon yöntemiyle faturaların üçüncü taraflar üzerinden de iletilmesinin yolu açıldı. Yurt dışında daha çok bu servis sağlayıcılığı olarak ifade edilen bir yöntem ve dünyadaki bütün ülkelerde hemen hemen en çok kullanılan yöntem de özel entegrasyon yöntemi veya servis sağlayıcılığı yöntemi. Bunu ben şöyle izah etmeye çalışayım. Bir KDV beyannamesinin verilmesi yükümlülüğü esasında kimde? Mükellefin bizzat kendisinde. Gelir, Kurumlar beyannamesi verilme yükümlülüğü kimde? Mükellefin kendisinde. Ama bu iş bir teknik bilgiyi, beceriyi gerektirdiği için, mükellefler ne yapıyorlar? Bu işi muhasebecilere havale etmişler. Onlar mükellefler adına bu beyannameleri oluşturup, gönderiyorlar. Özel entegrasyonların yaptığı da esasında buna benzer bir şey. Burada da fatura bilgilerini siz özel entegratörlere iletiyorsunuz ve özel entegratörler faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı nın istediği format ve standartta oluşturup, karşı tarafa iletiyor. Bilgisayarına gönderiyor. Karşı taraf ta gelen faturayı yönlendiriyor. Yapılan en önemli düzenlemelerden birisi de, saklamacı kuruluşlardan hizmet alınabilmesi. Yani siz oluşturduğunuz elektronik faturaları ister kendi bilgi işlem sistemlerinizde muhafaza edersiniz, isterseniz de anlaşma yaptığınız saklamacı kuruluşlarda. Saklamacı kuruluşlar aynen özel entegratörler gibi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki verilen kuruluşlar. Örneğin Türk Telekom, örneğin Turkcell, bunlar henüz ilave edilmedi, ama bunların işte devasa veri saklama kapasiteleri var. Bunlar bu yetkileri bizden aldıkları takdirde, siz fatura bilgilerinizi doğrudan üçüncü taraflarda saklayabilirsiniz. Tebliğe göre, fatura bilgilerini üçüncü taraflarda saklamanız, mükelleflerin saklaması, onların yükümlülüğünü hiçbir şekilde ortadan kaldırmıyor, yani saklamacı kuruluş hiçbir şekilde fatura bilgilerini ki bir sıkıntıdan dolayı biz sorumlu tutmuyoruz. O tamamen sizinle onun arasında yapılacak özel sözleşmelere bağlı. Burada beyannameyi muhasebeci yanlış doldurdu, şunu yaptı, bunu yaptı diye biz muhasebeciye gitmiyoruz, mükellefe gidiyoruz. Buradaki de buna benzetilebilir. Bir diğer düzenleme, 01 Eylül tarihine kadar zorunluluk getirilen mükelleflerin sisteme başvuru yapmaları idi. Bu tarihe kadar mükellefler eğer sisteme başvurmadı ise, yıl sonuna kadar yine sisteme başvurma imkânları var. Bu tarih, yine sisteme başvuru tarihi idi. Burada kaçırılmaması gereken tarih 01 Ocak Niçin? Çünkü bu tarihten sonra elektronik fatura düzenlemesi gerekirken, halen kâğıt fatura düzenlemeye devam ediyorsa mükellefler, tebliğe göre bu kâğıt faturalar hiçbir şekilde kabul edilmiyorlar, bu konuda tebliğin hükmü oldukça açık. Maliye Bakanlığı bu düzenlemeyi yaparken Vergi Usul Kanunu mükerrer 242 nci maddesinin verdiği yetkiye istinaden bu düzenlemeyi yaptı. Dolayısıyla bu düzenleme çerçevesinde eğer, belge elektronik ortamda olacak deniyorsa, elektronik ortamda olması gerekiyor. Diğer türlü düzenlenen kâğıt faturanın bir geçerliliği yok, yani ben mal sattım, 8

9 hizmet ifa ettim, elektronik yerine kâğıt fatura düzenledim, ne olur ki demeyin. Bu i dare yle aranızda ikili bir ihtilaf doğmasına sebep olur. 421 Nolu Tebliğle getirilen bir diğer yenilik, çok uluslu şirketler için de bir uygulama kolaylığının getirilmiş olması. Çok uluslu şirketlerin büyük bir kısmının bilgi işlem sistemleri Türkiye de değil, yurt dışında, yurt dışından idare ediliyor. Bu tebliğden önce onların elektronik ileti gönderip, alabilmelerinin tek yolu Türkiye de bir bilgisayar noktasının tanımlanmasıydı. Ama artık bu tebliğden sonrada uluslararası şirket, yurt dışındaki kendi bilgi işlem sisteminden de fatura gönderip, alabilecek. 424 Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile gerçek kişilerin faturalarının mali mühürle onaylanabilmesinin yolu açıldı. Gerçek kişiler bu tebliğden önce sadece elektronik imzayla faturalarını imzalayabiliyorlar idi, ancak bu tebliğden sonra mali mührü de kullanma imkânları kendilerine getirildi. En önemli yeniliklerden birisi de, faturaların mükellefin istemesi halinde özel entegratörlerin, bu servis sağlayıcıların mali mühür ile onaylanmasının yolu açıldı. Elektronik fatura oluşturulmasındaki en büyük sorun, oluşturulan faturaların imzalanması, bu teknik olarak her işletmenin yapabileceği bir şey değil. Eğer siz isterseniz bu imzalama işini, anlaşmış olduğunuz özel entegratörlerin mali mühürleriyle de yapabilirsiniz. Yani fatura bilgisini siz özel entegratöre gönderdikten sonra, özel entegratör kendi mali mührünü kullanmak suretiyle faturayı karşı tarafa iletebilir. Elektronik faturada kullanılan standart evrensel geçerliliğe sahip bir standart, UBL olarak bizim nitelendirdiğimiz, evrensel işbirliği standardı. Burada bu UBL, uluslararası bir topluluk tarafından geliştirilen programlama dili diyelim, biraz basitleştirmeye çalışayım. Bu programlama dili Türkiye ye özelleştirildi. Bu konuyla ilgili olarak, UBL programını Türkiye şartlarına özgüleştirilmesiyle ilgili olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı nda bir ilgili şube, yaklaşık iki yıl boyunca ODTÜ den destek almak suretiyle bu özelleştirmeyi yaptık. Bu özelleştirmeler yapılırken bazı büyük şirketlere, işte anket formları, vs. gönderildi ve onlardan gelen öneriler doğrultusunda bu geliştirme yapıldı. Dolayısıyla bugün Türkiye de düzenlenen bir elektronik faturanın Amerika daki sistemler tarafından da, Avrupa da veya Japonya daki sistemler tarafından da artık çok rahatlıkla okunabilmesi mümkün hale geldi. E faturanın iş akışına kısaca şöyle bir bakalım. Fatura satıcı tarafından düzenlendi ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından bazı kontroller yapıldıktan sonra alıcıya iletildi. Şimdi burada Gelir İdaresi Başkanlığı na gelen faturayı biz ne yapıyoruz? İşte bazı teknik diyeyim, kontrolden geçiriyoruz. Eğer burada bir hata varsa, hatalarıyla birlikte satıcıya dönüyoruz bir mesajla ve bunu düzeltmesini istiyoruz. Düzelttikten sonra tekrar bu bilgi alıcıya iletiliyor. Alıcıya iletildikten sonrada faturanın başarılı bir şekilde alıcıya teslim edildiği bilgisi yine Gelir İdaresi üzerinden satıcı birime, satıcıya bildiriliyor. Burada satıcı diyelim ki, işte on tane, yüz tane fatura düzenlemeniz gerekiyorsa, bunu aynen nasıl şimdi zarfın içine koyup gönderiyorsunuz, burada da aynen bir zarfın içerisine koyuyorsunuz ve karşı tarafa gönderiyorsunuz. Yani siz mesela bilgisayarınızda ne yapıyorsunuz? İşte bazı word dosyalarını bazı klasörler içerisine koyuyorsunuz. Yani o klasörü zarf gibi düşünün, faturaları 9

10 o klasörün içerisine koyuyorsunuz ve gönder dediğiniz anda da alıcısına o faturalar iletilmiş oluyor. Elektronik fatura uygulamasında fatura iki tane senaryoya göre düzenlenebilir. Bunlardan birincisi, temel fatura senaryosu, diğeri de ticari fatura senaryosu dediğimiz fatura. Temel fatura senaryosunun özelliği şu; Fatura düzenlendikten sonra alıcıya iletiliyor ve eğer siz bu faturaya itiraz etmek istiyorsanız, buna sistem üzerinden itiraz edemiyorsunuz. Şu anki yöntemlerle, harici yollarla bu itirazı yapmanız gerekiyor. Bu yöntem özellikle çok sayıda fatura düzenleyen işletmeler için, onların talepleri doğrultusunda tasarlanmıştı. Örneğin, diyelim ki işte Türk Telekom, ayda 30 milyondan fazla fatura düzenliyor Turkcell işte milyon fatura düzenliyor. Vodafone, işte bilmem 20 küsur milyon fatura düzenliyor. Şimdi eğer biz temel fatura senaryosunu geliştirmemiş olsaydık, alıcı taraflar bu faturaları kabul etmedikleri takdirde bu işletmelerin sistemleri çalışamaz hale gelecekti. Daha çok bu tür çok sayıda fatura düzenleyen işletmeler için getirilmiş, geliştirilmiş bir yöntem. Bir diğer yöntem, ticari fatura senaryosuna göre fatura düzenlenmesi. Burada düzenlenen faturalara herhangi bir şekilde itiraz etmeniz gerekiyorsa bunu sistem üzerinden reddedebilirsiniz. Gelen faturayı kabul edebilirsiniz veya muhasebe sisteminize işledikten sonra, işte bir sıkıntı oldu. Bunu yine sistem üzerinden iade faturası düzenlemeniz mümkün. Şimdi e fatura uygulamasından faydalanma yöntemlerine gelelim. Bu konuyla ilgili olarak Başkanlık üç farklı yöntem belirlemiş durumda; Bunlardan birincisi portal yöntemi dediğimiz, yani Gelir İdaresi Başkanlığı nın e-fatura.gov.tr sitesine kaydolmak suretiyle, nasıl kayıt oluyorsunuz? İşte zorunluluk kapsamındaki mükelleflerin elektronik imza veya mali mühre başvuru yaptıktan sonra sisteme giriyorsunuz ve faturaları bu sistem üzerinden düzenlemeye başlıyorsunuz. Bu sisteme girdikten sonra ekranda görmüş olduğunuz gibi bir sayfa geliyor ve siz fatura bilgilerini buraya girmek suretiyle faturanızı oluşturabiliyorsunuz. Örneğin, işte faturanızı temel fatura senaryosuna göre mi, ticari fatura senaryosuna göre mi düzenleyeceksiniz? Faturanın tarihi, fatura tipi, irsaliye tarihi, bilmem işte karşı tarafın kimlik bilgileri adı, unvanı, vs. ve altta da mal ve hizmetin miktarı, cinsi, tutarı, vs. giriliyor. Biz Başkanlık olarak bunu elektronik fatura uygulamasına geçişte bir kolaylık olsun diye mükellefler için tasarlamıştık. Yani bundaki amacımız da, hani e fatura nasıl bir sistem, insanlar buna aşina olsun diye bu sistem geliştirildi. Bu sistemin kullanılmasını biz çok fazla mükelleflere önermiyoruz. Çünkü burada da ciddi anlamda bir manuel giriş olduğu için, elektronik faturadan sağlanacak faydalar bu sistem kullanılarak gerçekleştirilemez. Sistemlerinizle bunu entegre etmeniz çok zor. Dolayısıyla elektronik faturaya hani ısınma turlarında belki bu sistem başlangıçta kullanılabilir. Ama ilerleyen aşamalarda kesinlikle bu sistemin kullanılmasını tavsiye etmiyoruz. Bir diğer yöntem, entegrasyon yöntemi, entegrasyon sistemi daha çok gelişmiş alt yapısına sahip işletmelerin kullanacağı bir yöntem, biraz pahalı bir yöntem. Bu yöntemde de işletmeler karşılıklı web servisleri veya web servisleri yöntemiyle Gelir İdaresi Başkanlığı nın sistemine bağlanıyorlar ve faturaları da o şekilde gönderip, alıyorlar. Burada şöyle söyleyelim; Yani web servis çoğunuza yabancı gelebilir. İki taraf ta bilgisayarlarını Gelir İdaresi Başkanlığı na 10

11 tanımlatıyor teknik olarak ve faturalaşma trafiği bu şekilde cereyan ediyor. Yani entegrasyon yöntemiyle siz faturayı düzenlediğiniz anda, idare nin üzerinden karşı tarafa iletilmiş oluyor. Bir diğer yöntem özel entegrasyon yöntemi, biraz sonra detaylarını anlatacağımız yöntem de, fatura bilgileriniz özel entegratöre geliyor ve özel entegratör burada bir dönüştürme yapıyor. Yani biz ne dedik? Oluşturulan elektronik faturanın belli formatda olması lazım. Yani Gelir İdaresi nin istediği bir veri format standardında olması lazım. Şimdi siz mükellef olarak, şirket olarak herhangi bir formatta, bu Excel olur, olur, ne bileyim word e yazar gönderirsiniz veya başka bir yöntemle fatura bilgilerinizi bu özel entegratöre gönderiyorsunuz. Bu özel entegratör fatura bilgilerini bizim istediğimiz formata dönüştürüp, Gelir İdaresi tarafından karşı tarafa iletiliyor. Bizim mükelleflerimize en çok tavsiye ettiğimiz yöntem bu. Dünyada en çok kullanılan yöntem de bu. Detaylarına biraz sonra gireceğiz. E fatura görüntüleme ve doğrulama; E fatura tabii teknik bir belge diyelim, yani e faturaya siz çıplak gözle baktığınız zaman hiçbir şey anlamazsınız, çünkü niye? Sayısallaştırılmış bir belge, yani işte 1 ler, 0 lar, nokta lar, virgül ler, vs. var. Ama e fatura görüntüleme ve doğrulama aracını e-fatura.gov.tr den indirip, faturaları bunun içerisine attığınız takdirde, bu görüntüleri yapmanız mümkün. Evet, e-fatura.gov.tr ye giriyorsunuz, siteye görüntüleme aracını indiriyorsunuz ve diyelim ki bilgisayarınızda elektronik faturalar var. Programa aç dediniz. Açtı, sonra elektronik faturayı bu programın içerisine atıyorsunuz. Evet görüntüleme aracıyla bunu programın içine attığınız takdirde, soldaki gibi normal fatura görüntüsü ortaya çıkmış oluyor. Bana fatura geldi de faturanın doğru oluşturulup, oluşturulmadığını veya yetkilisi tarafından oluşturulup, oluşturulmadığını nereden bileceğim? Bunun için de yine programın içerisinde doğrulama aracı var. Bu doğrulama aracına tıkladığınız zaman örneğin bakın, faturayı Türk Telekom falan tarihte, filan saate, filan noktadan oluşturmuş ve size göndermiş. Bütün detaylarını bu doğrulama aracıyla görmeniz mümkün. Kapsama giren mükelleflere değinelim. Bunlar tekniğe göre petrol piyasasından kanun kapsamında Madeni yağ lisansına sahip olan mükellefler. Her hal ve şartta e fatura uygulamasına başvurmak zorundalar. Madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerin EPDK nın enerji piyasasının önemli kurumundan aldık ve buna kendi sitemizde yayınladık. Aynı zamanda 58 Nolu Vergi Usul Kanunu Sirkülerin ekinde de bu listeyi görebilirsiniz. Bu listedeki mükellefler ile 2011 yılında, -Tebliğ Aralık ayında çıktığı için 2012 yılı beyannameleri henüz verilmemişti yılında bu mükelleflerden mal alan ve cirosu da 25 milyon u geçen mükellefler bu kapsamda değerlendiriliyor, e fatura uygulamasına girmek zorunda ve diğer bir grupta ÖTV 3 Sayılı Listedeki malları imal, inşa ve ithal edenlerle, bunlarda herhangi bir ciro sınırı yok. Bunlardan 2011 yılında mal alan ve cirosu da 10 milyon u geçen şirketler olarak belirlenmiş durumda. Başvuru işlemlerinin 02 Eylül e kadar yapılması gerekiyor idi. 01 Eylül Pazar a geldiği için Pazartesi ne geldi. Şimdi e fatura ile ilgili benim anlatacaklarım kısaca böyle. Şimdi e defter e bakalım hızlı bir şekilde. Gündemimiz daha çok e fatura olduğu için, elbette e defter kısmını biraz hızlı geçeceğim. 11

12 Elektronik defter de, yine şekil hükümlerinden bağımsız olarak VUK veya TTK ya uyumlu ve bir defterde yer alması gereken bilgileri kapsayan, elektronik kayıtla bütün olarak taahhüt ediliyor. Elektronik defter Tebliği Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük Ticaret Bakanlığı nın ortak yayınladığı bir Tebliğ. Aralık 2011 de bu Tebliğ yayınlandı ve elektronik defter uygulaması da tanıtılmış oldu. Neden elektronik deftere geçtik? Aslında biz Türkiye olarak elektronik defter e geçme noktasında çok geç kalmış ülkelerden birisiyiz. Yurt dışında kâğıt defter diye bir defter zaten yok. Bunlar elektronik ortamda tutulmak zorundalar. Biz de uluslararası bu gelişmeler ışığında elektronik defter e geçiş yönünde bu tebliği çıkarttık. Elektronik defter le kâğıt ortamındaki defter tamamen ortadan kalkıyor. Yani sayfalar dolusu, ciltler dolusu, odalar dolusu defterlere artık bu uygulamayla gerek yok. Elektronik ortamda defter oluşturulduktan sonra, kâğıt defterleri artık kullanamazsınız. Elektronik defter in en çok sağlayacağı avantajlar, elbette denetim noktasında çok avantajlar sağlayacak. Şimdilik elektronik defter uygulamaları çok yaygın olmadığı için, önümüzdeki yıldan itibaren yaygınlaşacağı için, aslında bundan sonraki süreçte en çok üzerinde durulması gereken noktalardan birisi, bu defterlerin elektronik denetim araçlarıyla denetlenmesi, yani şu anda sizlerin yapmış olduğu birçok kontrol elektronik defter uygulamasına geçtiğiniz takdirde, artık manuel olmaktan çıkacak ve elektronik araçlarla gerçekleştirilecek. Elektronik defterle artık sürekli denetimin önü açılmış oluyor ve sürekli denetim yurt dışında çok kullanılan bir kavram. Yani veriler artık elektronik ortamda oluştuğu için defterler kapandıktan veya dönem kapandıktan sonra, dönem içerisinde bu denetimi sürekli olarak yapmanız mümkün. Elektronik defter, adı üstünde elektronik ortamda oluşturulduğu için, elbette bunun denetiminin de artık elektronik araçlarla yapılması gerekiyor. Bunu yapan piyasada işte büyük şirketlerin geliştirdiği, yazılım şirketlerinin geliştirdiği, ama Türkiye de çok fazla kullanım alanı olmayan bazı uygulamalar var. Vergi Denetim Kurulu yavaş yavaş kullanmaya başladı. Bazı elektronik denetim programlarını, elektronik defterlerin kontrol edilmesi artık pekala mümkün. Elektronik defterli mükelleflerin vergiye güvenin artırılması da artık pekala mümkün. Örneğin, yani siz KDV beyannamelerini artık oluşturmadan defterlerinizi kendiniz bu elektronik denetim araçlarıyla denetleyebilirsiniz veya bir denetim elemanı defterinizi istedi. Ona defterlerinizi götürmeden önce denetleyebilirsiniz. Nitekim bazı yurt dışı uygulamalarında gördüğümüz, işte Gelir İdareleri bu tür programları geliştiriyorlar. Kendi sitelerinde yayınlıyorlar ve mükellefler bu e-denetim programlarını indirip, kendi defterlerini kendileri denetlemiş oluyorlar. İdarenin de işine geliyor. Çünkü daha sağlıklı bir beyanname almış oluyor. Mükellefin de işine geliyor. Daha sonradan herhangi bir ilave vergiye veya cezaya muhatap olmamış oluyor. Elektronik deftere uzaktan denetim yapılmasının önü de artık sonuna kadar açılmış oldu. Yani denetim elemanları önümüzdeki yıllarda belki sizlerden, bilemiyorum artık onu Vergi Usul Kanunu nda da bazı değişiklikler yapılmak suretiyle, defterleri istemeyecekler de, işte 12

13 bilgisayarını aç, seninle ilgili defterleri denetleyeceğim diyebilirler artık. Bu artık, bugünkü şartlarda çok olağanüstü bir şey değil. Elektronik defter uygulamasının veya benzer uygulaman yurt dışında çıkış gerekçeleri, 2000 li yıllarda görmüş olduğumuz Amerika daki ENRON skandallarından kaynaklandı. İşte Arthur Andersen gibi firmaların yapmış olduğu bazı hilelerden kaynaklandı. Bu tarihlerden sonra biliyorsunuz Amerika Birleşik Devletleri nde Sarbanes-Oxley Yasası diye bir yasa çıkartıldı ve işletme kayıtlarının sürekli denetimine dönük bazı geliştirmelerin yapılması öngörüldü. Amerikan Muhasebeciler Birliği de bu bilgisayar yazılımlarını geliştirdi. İşte bunlardan birisini biraz sonra kısaca anlatacağım. İşte özellikle bunlar iç kontrol mekanizmalarında yoğun bir şekilde kullanılmaya başlandı. Dolayısıyla elektronik defter ve elektronik fatura, özellikle elektronik defter bundan sonraki süreçte, özellikle Yeminli Mali Müşavirlerin işini ciddi anlamda kolaylaştıracak. Niye? Çünkü şu anda defterler bilgisayar ortamında mı tutuluyor? Bilgisayar ortamında tutuluyor, hemen hemen bütün işletmeler bilgisayar ortamında tutuyorlar. Bunların bir standardı var mıydı? Yoktu, yani herkesin standardı farklıydı. Ama e defterle bu standart bir hale getirildi. Yani artık örneğin diyelim LOGO nunki de diğerlerininki de, hedefte hepsi aynı, yani eskisi gibi karmaşa yok. Bu standart hedeflerle sağlanmış oldu ve şu anki düzenlemeye göre elektronik defterler aylık olarak oluşturulmak durumunda. Önümüzdeki aylarda bunu üç aylığa çevirmeye çalışıyoruz, Gümrük Ticaret Bakanlığı ile görüşüyoruz. O zaman geçici vergi dönemleri ile paralel hale gelmiş olacak. Ama benim burada asıl söylemek istediğim şu; Elektronik defter oluşturulduktan sonra, bu defterin herhangi bir şekilde değiştirilmesi mümkün değil. Değiştirilirse imzası, mührü bozulmuş olduğu için geçersiz olacak. Dolayısıyla siz şu anda bazı denetimleri yapıyorsunuz firmalara gittiğinizde, ama siz gittikten sonra firmanın ne yaptığını tabii siz bilmiyorsunuz. Yani adam girer orada değiştirir, bir şeyler yapar, sonradan sorumlu olabilirsiniz. Ama elektronik defter oluşturulduktan sonra bunun denetimini siz yaptıktan sonra, bunun zaten değiştirilme ihtimali olmadığı için, bu Yeminli Mali Müşavirlerin yaptığı denetimler açısından da çok büyük bir kolaylık sağlıyor. Aynı zamanda önümüzdeki yıllarda geçtikçe yaygınlaşması beklenen Bağımsız Denetim açısından da çok büyük kolaylıklar sağlayacak. Biz bugün e fatura, e defterden bahsediyoruz ama tahmin ediyorum birkaç yıl sonra bunların nasıl analiz edildiklerinden falan bahsedeceğiz. Seminerlerin konusu bu olacak. Elektronik defter tutmanın şartları, gerçek ve tüzel kişiler için birincisi, mali mühür ve elektronik imzanın olması gerekiyor. Bir diğer şart da, uyumlu yazılıma sahip olmak gerekiyor. Uyumlu yazılımdan bahsettiğimiz şey ne? Elektronik defterin oluşturulmasında yazılım firmalarından biz bazı şartları yerine getirmelerini istiyoruz. Buna ilişkin biz edefter.gov.tr de üç tane kılavuz yayınladık. Bu kılavuzlara uygun bir program geliştirmeleri gerekiyor ve bunu geliştirdikten sonrada bizden bir geçerlilik alıyorlar. Biz onları bazı teknik testlerden geçiriyoruz, evet, bizim belirlediğimiz bu standartlara uygun olarak senin programın e-defter oluşturabilir diye ve daha sonrada bu firmaları biz e-defter.gov.tr de ilan ediyoruz. Şu an itibariyle yanlış hatırlamıyorsam 17 tane yazılım firması bu izni almış durumda. Bunları e-defter.gov.tr ye girdiğinizde görebilirsiniz. İşte Netsis, Link, vs. 13

14 bunları, burada görebilirsiniz. Dolayısıyla siz eğer elektronik defter tutmak istiyorsanız, öncelikli olarak bu yazılımlardan almanız gerekiyor. Herkes zaten bu yazılımları kullanıyor. Ama sizin yapmanız gereken, elektronik defter oluşturmaya uyumlu bu versiyonu edinmeniz gerekiyor. Yani elinizde işte, Logo nun veya Netsis in, Luca nın, Luca da yakında alacak bildiğim kadarıyla, şu an kullandığınız versiyonları değil de, elektronik defter oluşturmaya uyumlu versiyonlarını edinmeniz gerekiyor. Hangi defterler elektronik ortamda tutulacak? Buna ilişkin olarak 1 Nolu E Defter Genel Tebliğinde her hangi bir belirleme yok. Tebliğde diyor ki, e-defter.gov.tr de veri format ve standardı yayınlanan defterler elektronik ortamda tutulabilir. Şu anda biz Yevmiye Defteri ile Defteri Kebir in veri format standardını yayınladığımız için, şu anda bu iki defter elektronik ortamda tutulabilir. Ama yarın öbür gün ne bileyim, Envanter Defteri olur veya Pay Sahipleri Defteri olur, Genel Kurul Defteri olur tebliğdeki, neyse, bunların da bir format standardı belirlendiğinde ve yayınlandığında bunların elektronik ortamda tutulması artık mümkün. Başvuruyu şu anki düzenlemeler çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı na veya Gümrük ve Ticaret Bakanlığı na yapmanız gerekiyor. Oraya yapsanız bize geliyor, dolayısıyla doğrudan bize yapın. Elektronik defterde kullanılan standart, biraz önce nasıl e-faturada kullanılan bir standarttan bahsettim, UBL diye bir standarttı bu standart. Hangi belgeleri? Örneğin faturayı da içerisinde barındıran 63 tane belge var, fatura bu belgelerden sadece bir tanesi, uluslararası arenada 63 tane belge tanımlanmış, fatura bunlardan bir tanesi. Örneğin, yurtdışında sipariş belgesi diye bir belge var. Mesela dekontun tanımı var. Konuyu çok dağıtmayayım, UBL TR işletmedeki belgeleri standart hale getiriyor. Finansal tabloları standart hale getiriyor. Bir de defterleri standart hale getiriyor. Bu da aynen UBL gibi evrensel geçerliliğe sahip ve bizim bilgisayar termonolojisinde çok kullandığımız bir programlama finansal raporlara uyarlanmış hali. Çok uzun uzun anlatılması gereken bir konu. Ben sadece e deftere bağlantılı kısmını anlatmakla yetineceğim ama gelecekte muhasebecilerin, müşavirlerin en çok konuşacakları konulardan birisi. Dolayısıyla buna dönük olarak şimdiden hazırlıklar yapmak gerekiyor. Nitekim biliyorsunuz Kamu Gözetim Kurumu na bu konularla ilgili bazı yetkiler verildi ve Kamu Gözetim Kurumu şu anda direkt Kamu Gözetim Kurumu nun koordinasyonunda değil, ama bu yetki KGK ya, onlara verildiği için işte, SPK dan, Merkez Bankası ndan, Borsa İstanbul dan, Gelir İdaresi Başkanlığı ndan, işte TOBB dan bazı temsilciler TMS nin çevirilerini yapıyorlar şu anda. Dolayısıyla meslek mensuplarının çok yakından takip etmesini ben şahsen tavsiye ediyorum. Hedef oluşturma süreçlerine baktığımızda, bir defa mükellef tebliğde belirtilen şartlar çerçevesinde e-defterini aylık olarak hazırladı ve bunu imzaladı veya mühürledi. Daha sonra imzalanan bu belgenin bir imza değeri olmuyor. Yani bunu nasıl ifade edeyim? Hani sayısal bir verisi almıyor. Bunu sistem zaten otomatik olarak çıkartıyor, sizin bir şey yapmanıza gerek yok. Biz buna e-defter berat ı diyoruz. Bu e-defter beratını daha sonra, e- defter.gov.tr ye girerek yüklüyorsunuz, yükledikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı bu e defter 14

15 beratına kendi mali mührünü veriyor ve sizin defter beratınızı onaylıyor. Siz kendi bilgi işlem sisteminizde oluşturulan elektronik defterle, bu elektronik defter beratını birlikte muhafaza etmeniz gerekiyor. Bu elektronik defter beratı ekranda görmüş olduğunuz gibi bir belge. Bu neye benziyor dikkat ediyorsanız? Noter tasdik şerhine benziyor, yani yevmiye defterlerindeki noter tasdik şerhi neyse, e-defterdeki, e-defter beratı o demek. E defter beratında, defterin kimlik bilgileri yer alıyor. İşte ilave olarak muhasebeciye ait bazı temel bilgileri yer alıyor ve sizin Gelir İdaresi nin sitesine yüklediğiniz belge de bu belge, yani hedeflerin içeriğine dönük, muhasebe kayıtlarına dönük. Herhangi bir bilgi şu anda Gelir İdaresi Başkanlığı nın sistemine yüklenmiyor ve sizin e-defter beratı ile e-defterin, kendi bilgisayarınızda tuttuğunuz e-defteri beraber muhafaza etmeniz gerekiyor. Yarın bir gün bir denetim elemanı, bana Ağustos ayının e defterini getir dediği zaman, siz bu e-defteri alıyorsunuz, yanına da bu e- defter beratını alıyorsunuz ve o şekilde götürüyorsunuz. Bu e-defter beratı, o defterin doğruluğunu teyit ediyor. Diğer bir ifadeyle, noter yevmiye defterindeki noter tasdik şerhi olmazsa, nasıl yevmiye defteri geçerli bir defter olmuyor, aynen o şekilde bu e-defter beratı olmazsa şayet, oluşturduğumuz e -defterin hiçbir kıymeti olmuyor. Yasal geçerliliği olmuyor. E defter tutma zorunlu mu? Yine 421 No.lu Tebliğle yapılan düzenlemeler çerçevesinde bu mükelleflere de bir zorunluluk getirildi. Biraz önce bahsettiğim kapsamdaki mükelleflere ve bunlarda 2014 yılında e defter uygulamasına geçmek durumundalar. 421 No.lu Tebliğe göre, Eylül 2014 diye bir tarih var orada. O tarih diyor ki, kendi yazılımlarını kendisi geliştiren işletmeler Eylül 2014 tarihine kadar en geç bu yazılımlarını bizim istediğimiz format ve standarda uyumlu hale getirmek zorundalar. Yani şu anda bütün işletmeler piyasada satılan yazılımları almıyorlar. Bazıları kendi yazılımlarını kendileri geliştirmiş. Ama bunlar da e- deftere geçmek istiyorlarsa şayet, kendi yazılımlarını aynen o yazılım firmaları gibi, muhasebe programı satan firmalar gibi uyumlu hale getirmek zorundalar bu tarihe kadar. Ondan sonrada defterlerini yılsonuna kadar elektronik ortamda tutmak zorundalar. Sizin e yazılımınız bu şekilde bir yazılım değilse, yani örneğin atıyorum Logo yu vs. yi kullanıyorsanız, 01 Ocak 2014 ten itibaren bu sisteme geçebilirsiniz. İsterseniz Eylül de geçin, isterseniz Aralık ta geçin, ama 2014 içerisinde bu sisteme geçmeniz gerekiyor. Benim anlatacaklarım şimdilik bu kadar, sabırla dinlediğiniz için size teşekkür ediyorum. BAŞKAN MEHMET NADİ ABBASOĞLU Teşekkür ediyoruz Sayın Başkan. Hepinizin gördüğü gibi, olağanüstü bir birikim, burada sular seller gibi akışını izledik. Bu bilgilerinizden dolayı sizleri tebrik ediyoruz, çok teşekkür ediyoruz. Şimdi sunumunu yapmak üzere Veli DOĞANAY arkadaşımızı kürsüye davet ediyorum. Kürsüye davet ederken de kısaca kendisiyle ilgili, özgeçmişiyle ilgili bilgilerini vermek istiyorum Bolu Gerede doğumlu yılı Gazi Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Ekonomi Bölümü nden mezun yılları arasında Gelir Uzman Yardımcılığı görevinde bulunmuş Ankara Vergi Dairesi Başkanlığı nda yılında Yeterlik Sınavı nı vererek Gelir 15

16 Uzmanı olarak atanmış. Halen Gelir İdaresi Başkanlığı nda Elektronik Ticaretin İzlenmesi ve Ödeme Sistemleri Müdürü olarak görev yapmakta. Veli bey bize Özel Entegrasyon Sistemleri yle ilgili, yanlış ifade etmiyorum zannedersem, e faturayla alakalı bu konuda bilgi verecek. Buyurun Sayın Veli DOĞANAY. VELİ DOĞANAY Değerli üstatlarım, Sayın Başkanlarım, değerli katılımcılar hepinize saygılar sunuyorum. Benim ismim Veli DOĞANAY, Gelir İdaresi Başkanlığı Şube Müdürü olarak görev yapmaktayım. Başkanlığımız bünyesinde yürütülen elektronik uygulamaların geliştirilmesinde de aktif olarak görev almaktayım. Başkanımız sunumunda elektronik fatura uygulamasıyla ilgili ana noktalara değindi. Hatta elektronik fatura uygulamasının kullanım yöntemlerinden Portal Yöntemi yle, Entegrasyon Yöntemi nin verilerine, Özel Entegrasyon Yöntemi nin verilerine değindi. Sunumunda portal yöntemiyle, normal entegrasyon yönteminin bazı sıkıntılarından bahsetti. Şimdi tüm dünyadaki elektronik fatura gelişmeleri incelendiğinde, dünyadaki gelişimin özel entegratörler, yani servis sağlayıcılar, ya da türkçeleştirecek olursak elektronik fatura hizmet sağlayıcıları aracılığıyla yürütüldüğü görülmekte. Neden böyle bir yol tercih edildi? Neden Gelir İdaresi Başkanlığı tek merkezden tüm mükelleflerin ihtiyaçlarını karşılayan bir portalı sunup da herkesi buraya kayıt etmiyor. Bu çözüm olarak herkesin aklına gelen bir fikir ancak, bu çözümün teknik olarak bazı sıkıntıları var. Bir defa mükellefler büyüğü, küçüğü, çeşitli ölçeklerde, uluslararası ölçekte çalışan mükellefler var. Kurumsal nitelikte çalışan mükellefler var. Bireysel nitelikte çalışan mükellefler var. Mükellefler bu kadar çeşitli olduğu için, bunların faturalaşma ihtiyaçları da çeşitli. Faturalaşma ihtiyaçlarının çeşitli olması, bunların çeşitli sektörlerde çalışıyor olmalarından kaynaklanıyor ve bu çeşitli sektörlerde kullanılan faturalarda farklı farklı bilgilerin taşınması gerekiyor. Bu farklı bilgilerin taşınması da sistemin devamlı güncel olarak tutulması anlamına geliyor. Bizim Gelir İdaresi Başkanlığı olarak tüm Türkiye deki sektörleri ve iş kollarını kapsayan bir fatura modelini dinamik olarak kamu gücüyle ayakta tutmamız teknik olarak mümkün değil. Bunu gerekli dinamizmi sağlayan faturalaşma konusunda uzmanlaşmış kurumlara devretmemiz gerekiyordu. Bu nedenle 421 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle özel entegrasyon sisteminin yolu açıldı. Özel entegratörler Başkanımızın da belirttiği gibi, faturalaşma konusunda uzmanlaşmış kurumlar. Bunların bazı standartları, bazı yeterlilikleri sağlaması gerekiyor ki, mükelleflere bu hizmeti verebilsinler. Özellikle özel entegrasyon sistemine tanım yapacak olursak, faturalaşma konusunda uzmanlaşmış bir kurumun, başka mükelleflerin de faturalarını göndermeye ve almaya kendi sistemini, Başkanlık sistemine entegre ederek hizmet vermesi. Özel entegratör de bu hizmeti veren kurum oluyor. Çok karıştırılan bir husus, entegrasyon ve özel entegrasyon un ayrımının ne olduğudur. 16

17 Entegrasyon yönteminde, mükellef kendi sistemini Başkanlık sistemine entegre ederek uygulamayı kullanıyor. Özel entegrasyon sisteminde de, araya özel entegre sistemi girdiği için fatura gönderme ve alma işlemini bu özel entegratör sisteminden gerçekleştiriyor. Şematize edecek olursak, şu andaki elektronik fatura işleyiş tarzını, en tepede elektronik fatura portalını görüyoruz. Elektronik fatura portalında mükelleflere bizim sağladığımız analiz uzantısıyla fatura gönderme ve alma hizmeti veriliyor. Bu manuel bir hizmet. Burada posta kutusu gönderici birimler bizim sistemimizde tutuluyor. Mükellefler bize başvuru yaparak kayıt oluyorlar. Ancak fatura düzenlemede manuel bir sistem olduğu için yavaş ve etkin olmayan bir sistem söz konusu. Bu elektronik fatura portalını, her zaman söylediğimiz gibi biz küçük işletmelere tavsiye ediyoruz. Eğer bu portal yöntemini büyük işletmeler kullanmayı düşünüyorsa Başkanımızın da belirttiği gibi, gelecekte sıkıntıyla karşılaşmaları muhtemel bir durum. Bir diğer yöntem, entegrasyon yöntemi. Entegrasyon sisteminde mükellefler kendi sistemlerini, Başkanlık sistemine entegre ederek elektronik fatura uygulamasını kullandıklarını söylemiştim. Entegrasyon sistemini kullanmak için mükelleflerin, başvurularını entegrasyon sistemiyle yapmaları gerekiyor. Bir bilgi işlem sistem raporu düzenlemeleri gerekiyor. Bu bilgi işlem sistem raporunda sahip oldukları yazılım ve donanım yapısını, faturalaşma süreçlerini, iş güvenliklerini, kesintisiz hizmet sağlama noktalarını ve diğer elektronik fatura süreçleriyle ilgili her türlü ayrıntıya değinmeleri gerekiyor. Artı, entegrasyon yöntemini gerçekleştirmek için, bir de yazılım geliştirmeleri gerekiyor. Bu yazılımı gerçekleştirmeleri için mükelleflerin bir yıllık bir süresi var. Ancak zorunluluk kapsamında olan mükelleflerin, tebliğde belirtilen 01 Ocak 2014 tarihine kadar bu yazılımı geliştirme zorunlulukları var. Hazırlıklarını yapan mükellefler bu entegrasyon sistemini kullanmak için Başkanlığımıza başvuru yaparak, bitirdiklerine dair bize bir başvuru yapıyorlar. Biz mükellefin entegrasyon yöntemini başarıyla kullanıp, kullanmayacağına dair durumlarını kontrol ediyoruz ve eğer mükellef başarılıysa yazıyla entegratör olma iznini kendilerine veriyoruz. Bu yazımız tarihi itibariyle de canlı ortamda gerçek faturaları düzenleyip, almaya başlıyorlar. Özel entegratör yönteminde ise, aracı bir kurumun araya girdiğini söylemiştik. Şimdi bu konu hakkında ayrıntılı açıklamalarda bulunacağız. Ancak özel entegrasyon sistemini açıklamadan evvel özel entegrasyon yönteminin bazı avantajları var. Bu avantajlar diğer iki kullanım yöntemine göre ortaya çıkıyor. Bu avantajların neler olduğuna kısaca bakacak olursak, öncelikle entegrasyon yöntemini seçen mükelleflerin 7/24 bir sistem kurma, çalıştırma ve bunu ayakta tutma zorunluluğu var, dolayısıyla bu zor bir işlem, pahalı bir işlem, ilave personel çalıştırması gereken bir işlem. Mükellefler özel entegrasyon sistemini seçerek bu işlemi, yani sistemi çalıştırma ve ayakta tutma işini özel entegratöre yüklemiş oluyorlar. Artı, mükellefler özel entegratörü seçerek mevcut donanımlarına, ilave donanım satın alma sırf 17

18 faturalama için gerekmiyor. Donanım ihtiyaçlarını da gerek saklama yönünde olsun, gerekse tutunucular bazında olsun, bu işlemleri de özel entegratöre yaptırıyorlar. Bir diğer avantajı, herhangi bir yazılım geliştirmek zorunda bulunmuyorlar. Çünkü yazılımlar özel entegratör tarafından mükellefin kendisine sağlanıyor. Bir diğer avantaj, ilave bilgisayar mühendisi, ya da bilişim personeli çalıştırmak zorunda kalmıyorlar. Çünkü profesyonel olarak bu bilim personeli çalıştırma hizmetlerini de yazılım ve donanım alt yapısı dahilinde özel entegratörün kendisinden alıyorlar. En önemli noktalardan bir tanesi, kesintisiz iş sürekliliğini sağlama olayı, bunu da özel entegratör sağladığı için, mükellefe bunu sağlama zorunluluğu ortaya çıkmıyor. Bir diğer avantaj, herhangi bir doğal afet, ya da herhangi bir mücbir sebep ortaya çıktığında ve faturalama sürecinin kesintiye uğraması durumunda, bir alternatif, felaketten kurtarma merkezi kurma zorunluluğu bulunmuyor. Özel entegratörler bu hizmeti de kendileri sağlıyorlar. Bir diğer avantaj, mükellef için sertifika alma, test yapma, rapor hazırlama, bildirim yapma zorunlulukları ortaya çıkmıyor. Bu zorunlulukların hepsini mükellefler, özel entegratörden kendileri faydalanarak sağlamış oluyorlar. 421 Numaralı Tebliğle getirilen bir yenilikten bahsetmişti Başkanımız, elektronik fatura saklama hizmeti. Özel enteöratörler aynı zamanda saklama hizmeti de verebilen kurumlar. Bunu Başkanlığımıza bir dilekçeyle başvuru yaparak, yapılarında herhangi bir değişikliği yer açmadan, bir test yaparak bu saklama yetkisini de alabiliyorlar. Dolayısıyla mükellefler saklama işlemlerini de özel entegratör veya saklamacı kuruluşlara yaptırabiliyorlar. Elektronik ortamın en önemli sorunu; elektronik ortamda güvenliğin sağlanması. Aslında elektronik ortam dediğimizde güvenlik her şey demek. Biz en üst düzeyde güvenlikli sisteminin kurulması bakımından özel entegratörün kendisini sorumlu tuttuk. Bunlar da bu sistemi gerek standartlara bağlı kalarak, gerekse bizim yapacağımız denetimlere hazır olarak kurdular ve kurmaktalar. Ama halen çalışan kurumlar var. Bir diğer avantaj, biz sadece elektronik fatura üzerine konuşuyoruz, ama ticari hayatta kullanılan sipariş, teslim, alındı gibi veyahut da haberleşme belgeleri gibi bazı ticari nitelikli belgelerin de bu özel entegre sisteminden faydalanılarak taraflara iletilmesi söz konusu. Böyle bir avantajdan yararlanmaları, özel entegratöre geçiş yaptıklarında ortaya çıkıyor. Bizim geçtiğimiz ay gib sitesinde de e-fatura sisteminde yayınladığımız yeni bir uygulama var.. Elektronik fatura uygulamasında nihai tüketicilere ve elektronik fatura uygulamasına henüz kayıtlı olmayanlara fatura düzenlenmesini sağlayan bir uygulama. Nihai tüketicilere karşı bu uygulamayla elektronik faturanın önü açılmış olacak. Şu anda tebliğ taslak niteliğinde, kamuoyundan önerilerin alınması bekleniyor. Önümüzdeki günlerde, ya da önümüzdeki bir, iki hafta içerisinde mevzuata girdiğini göreceğiz. 18

19 Elektronik arşiv uygulaması, elektronik fatura uygulamasının çok daha üzerinde bir kontrat sayısına sahip. Böyle bir imkanı açtığımızda tasarruf olarak gerçek değerlerin ortaya çıktığını göreceğiz. Şu anda elektronik fatura tel sistemi dediğimiz bu telekomünikasyon sektöründeki mükelleflerin kullandığı sistemi özet olarak paylaşacağım. Bunu tüm mükelleflerin kullanımına açmış olacağız elektronik arşiv uygulamasıyla. Tabii bu uygulamayı kurmak ve işletmek kompleks ve pahalı bir sistem kurmayı gerektiriyor. Biz Başkanlık olarak tebliğde yaptığımız düzenlemelerde, daha doğrusu taslakta yaptığımız düzenlemelerde, bu hizmetin de özel entegratör üzerinden alınmasının önünü açıyoruz. Özel entegratör ile mükellef nasıl bir ilişki içinde bulunacak? Ya da özel entegratör mükellefe nasıl bir hizmet verecek? Şimdi teknik olarak buna kısaca değinecek olursak, özel entegratörlerin mükelleflerle aralarındaki bağlantıyı bir web tabanı yazılımlarla, iki ERP sistemlerinin entegrasyonuyla, bir de diğer yöntemler diyeceğimiz üçüncü yöntemlerle yapacaklar. Burada ERP dediğimiz tanım, mükellefin yazılım ve donanım yapısıdır. Ya da elektronik ortamın bulunduğu yerdir, yani kendi istemidir. Öncelikle veri tabanı yazılımlarını inceleyecek olursak, veri tabanlı yazılımlar, bizim elektronik fatura portalı gibi özel entegratörün götürüp, müşterisine sunduğu bir portal. Burada anlaşma yaptığı müşterisine, bir şifre ve kullanıcı adı veriyor. Mükellef bu şifre ve kullanıcı adıyla özel entegratörün portalına giriyor. Orada sunduğu araçlarla elektronik faturasını düzenleyip Gelir İdaresi üzerinden alıcıya gönderebiliyor. Kısaca bu şekilde özetleyebiliriz. Diğer sistemde ise, daha kompleks bir bağlantı modeli, fakat büyük işletmelerin kullandığı bir model. ERP sistemleri farklı kanallarda, farklı şehirlerde, farklı lokasyonlarda bir işlem sistemlerinin tek noktadan özel entegratör sistemine, entegre olmasını ifade ediyor. Yani mükellef, mevcut iş akışını hiç değiştirmeden otomatik olarak fatura bilgilerinin özel entegratöre aktarılmasını ifade ediyor. Tabii ERP sistemi, diğer yöntemlere göre biraz daha pahalı ve zahmetli bir çözüm olduğunu ifade etmemiz gerekiyor. ERP entegrasyonunda karşılaşılan önemli bir durum, çünkü mükellefler çeşitli yazılım programları kullandığı için, örneğin ABC, XYZ firmalarına ait ticari muhasebe yazılımları kullanıyorlar. Bu muhasebe yazılımlarının hepsinden farklı türde, ya da faklı yapıda fatura türleri oluşuyor. Özel entegratör burada bu farklı bilgileri format dönüşümü dediğimiz ana işlemini yerine getirerek, UBL standardındaki faturaya çeviriyor. Faturayı Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden alıcıya iletiyor. Bu akışda da farklı yazılımların Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden alıcıya iletildiğini görüyoruz. 424 Numaralı Tebliğle getirilen bir yenilik var, bu da devrim niteliğinde yapılan bir yenilik. Bugüne kadar her mükellef kendi faturasını kendi imzalardı. Fakat elektronik ortamda karşımıza çıkan bir zorunluluk, her mükellefin kendi faturasını kendi imzalaması sistemleri hız olarak çok düşürüyor. Bu nedenle, dünyada ve Avrupa Birliği nde uygulanan servis sağlayıcının imzasının da geçerli sayılmasıyla sistemlere hız kazandırılması gerekiyor. Bu 19

20 paralelde 424 Numaralı Tebliğde, eğer mükellef özel entegratörle anlaşırsa, özel entegratörün mali mührünü kendi faturaları üzerinde kullanmasının önünü açtık. Böylelikle elektronik faturanın önünde teknik olarak, bariyer olarak görünen bir husus giderilmiş oldu. Artık özel entegratörler sahip oldukları mükelleflerin faturalarını imzalayarak, toplu halde gönderme imkânına da sahip oldu. Tabii bunun için özel entegratörle mükelleflerin aralarında yapacakları sözleşmelerde faturasının, özellikle özel entegratörün mali mührüyle imzalayıp, gönderilmesine izin vermesi gerekiyor, bu önemli bir nokta. Özel entegratörün format dönüşümü yaptığını söylemiştik. Şimdi teknik olarak bakacak olursak, bir işletme tedarikçilerinden farklı farklı formatlarda word, excell, ya da daha başka formatlarda aldığı fatura bilgisinin, özel entegratör formatına çevirmekte ve bu formattan Gelir İdaresi üzerinden alıcıya iletmekte. Tersinden bakacak olursak, Gelir İdaresi üzerinden x formatında gelen, ya da standardında gelen bir fatura ise, mükellefin sistemine kolayca adapte edilmesi açısından hangi formata ihtiyaç duyuyorsa, o formata çevrilip, mükellefe sunuluyor. Tabii bir şekilde görülen elektronik arşivleme kısmı Burada özel entegratörün aynı zamanda elektronik fatura saklamacı kuruluşu olabileceğini söylemiştik. Bunun için özel entegratösyon şartlarının dışında farklı şartlara gerek yok. Aynı standartlar, ya da özel entegratör için kurulan yapı, saklamacı kuruluş olmak için de yeterli. Özel entegratörler nasıl yetki alıyorlar? Öncelikle normal bir entegrasyon gibi bize başvuru yapıyor. Çok ayrıntılı bir şekilde bir BİS raporu düzenliyor. Bizim istediğimiz sertifikasyonlar var, ilerleyen slaytlarda bu sertifikasyonlara değineceğiz. Bu sertifikasyonları sağlaması gerekiyor. Artı, kendi oluşturduğu ve bize entegre ettiği yazılımın çoklu şekilde mükelleflerin belgelerini ve bilgilerini taşıyıp, işleyecek, ya da bunu UBL standardında Gelir İdaresi ne iletip, standardı Gelir İdaresi nden alıp, tekrar dağıtacak şekilde yapıyı kurması gerekiyor. Bunun için bir test süreci var. Bu test süreci otomatik bir süreç, bu süreci tamamladıkları takdirde özel entegratörler yetki alıyorlar. Bizim özel entegratörler için koyduğumuz koşullar 421 Numaralı Tebliğde, Özel Entegrasyon Kılavuzunda yazılı. Mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı nın özel entegratör sisteminde gerek dokümantasyon üzerinden, gerekse yerinde inceleme yaparak denetim yapma yetkisi tebliğde getirildi ve mükelleflerin bu yetkiyi almadan önce, bize bir yıllık süre içerisinde istenen yapıyı kurmuş olmaları gerekiyor. Bu yapı kurulduğu takdirde, yazıyla Başkanlığımızdan izin almakta ve biz de onları sitemizde yayınlıyoruz. Sertifikasyonlar meselesi, şimdi özel entegrasyon sisteminde hizmet verecek özel entegratörlerin uymaları gereken en önemli kurallardan bir tanesi de sertifikasyonları sağlamaları. Nedir bu sertifikasyonlar? Dört tane ana sertifikasyon var. Bunlardan İSO dediğimiz, iş güvenliğini, uluslararası iş sürekliliğini sağlama standardı. Bu kesintisiz faturalaşma hizmeti vermenin ön koşulu. Bu standart ülkemizde verilmiyor. Yabancı ülkelerden bu standarda başvurup, alıyorlar. Uluslararası uzmanlar gelip, burada özel entegratörün sistemlerini denetliyor ve bu standarda uygunluk açısından yeterli görüyorsa 20