G E N E L G E. No:695

Transkript

1 T.C. TÜRKİYE TAŞKÖMÜRÜ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ G E N E L G E No: /.11../ 2012 Konu: 2012 Yılı sonu sayımları Genel Müdürlüğümüz ve bağlı Müesseselerimizin 2012 Yılı Bilançosunda yer alacak Hazır Değerler, Stoklar ve Maddi Duran Varlıklarının 213 sayılı Vergi Usul Kanununun değerleme maddeleri gereğince yapılacak yıl sonu sayımlarına ait genel esaslar aşağıda sıralanmıştır. 1-Sayımın Genel Esasları: 1.1-)Sayımlar; ilgili Daire Başkanlıkları, Müessese ve Şube Müdürleri ile müstakil Servis Şeflerinin kontrol ve sorumluluğu altında, işyerleri tarafından oluşturulacak ekiplerce yapılacaktır. Ancak, sayım memurları yaptıkları bu sayımlardan doğrudan sorumlu olup, sayımı takiben yeniden yapılacak herhangi bir tespitte çıkacak sayım noksanı veya sayım fazlasından ötürü kusurlu görülenlere rücu edilecek ve mevzuat dahilinde gerekli cezai müeyyide uygulanacaktır. Sayımın doğruluğu ve güvenliği açısından; imkanlar ölçüsünde ekip şeflerinin işin özelliğine göre, sayım ekibinin ise sayımı yapılacak işyerinin haricinde kalan ve benzer işleri yapan elemanlardan oluşturulması tercih edilecektir. 1.2-)Sayımı yapılacak işyerinin sorumlu memurları, o yerin sayım ekibine gözlemci olarak katılmak, ekiplere gerekli kolaylığı göstermek ve istenilen bilgiyi vermek zorunda olup, ayrıca sayım sonucunda oluşabilecek fazla ve noksanlara ait bonolar ile envanter cetvellerini imzalayacaklardır. 1.3-)Bu Genelge kapsamında kurulacak ekipler ve görev yerlerini belirten listeler, ilgili işyerleri tarafından Genelgenin yayınlanmasını takip eden beş gün içinde Müesseselerde Muhasebe Şube Müdürlüklerine ve buradan da Teftiş Kurulu Başkanlığı na, Genel Müdürlükte ise Muhasebe Dairesi Başkanlığı ile Teftiş Kurulu Başkanlığı na bildirilecektir. 1.4-)İş amirleri, sayımların belirtilen günde bitirilmesini teminen gerekli bütün tedbirleri alacaklar ve sayım işinin başlangıcından bitimine kadar bir program dahilinde sonuçlanmasını ve nihayet sayımların gününde tamamlanmasını sağlayacaklardır.

2 1.5-)Sayımlarda görev alacak personele, gerektiğinde sayım sonunda iade edilmek üzere iş elbisesi verilecektir. 1.6-)Genel Müdürlük ile Müesseselerimizde sayım işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesi, Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından takip olunacak ve bütün sayımları kapsayan sürekli bir kontrol sağlanacaktır. 1.7-)Bilançonun zamanında hazırlanabilmesi için ilgili birimler sayım sonuçlarını; Genel Müdürlükte Muhasebe Daire Başkanlığına, Müesseselerde Muhasebe Şube Müdürlüklerine belirlenen tarihlerde yazı ile göndereceklerdir. 1.8-)Sayım listelerinde silinti ve kazıntı suretiyle yapılacak düzeltmelere yer verilmeyecektir. Zorunlu hallerde ise düzeltmeler usulünce yapılıp parafe edilecek ve sayım ekibine imzalatılacaktır. 1.9-)Sayım memurları malzeme, nakit ve demirbaş gibi kıymetleri görerek ve sayarak miktar tespiti yapacaklardır. Sayımın sonunda, önceki kayıtlar ile sayımı yapılan tüm kıymetler bir daha gözden geçirilmek suretiyle kontrol edilip, sayıma tabi tutulmamış hiçbir kıymet bırakılmayacaktır. 2-Maddi Duran Varlıkların sayımları: 2.1-)Sayıma 19 Kasım 2012 Pazartesi sabahı başlanacaktır. 2.2-)Sayımın başladığı tarihten itibaren kesin bir zorunluluk olmadıkça bir işyerinden diğer bir işyerine hiçbir suretle Demirbaş ve Kayda Tabi Malzeme nakli yapılmayacaktır. Ancak gerekli olan hallerde sayım ekip şefinin imzasını taşıyan Demirbaş ve Kayda Tabi Malzeme nakli yapılacak, nakil fişinin bir nüshası sayım ekibinde muhafaza edilecektir. 2.3-) sonu itibariyle işyerlerine ait mevcut envanter cetvelleri ve kartlar; dönem başı bilgileri olarak kabul edilip, sayımların daha doğru ve çabuk sonuçlanması sağlanacaktır. 2.4-)Sayımın başladığı tarihten evvel yapılmış olan nakillerin sayım fazlası veya noksanı gösterilmemesi için; a)başka işyerlerinden naklen gelip envanter cetvellerinde kaydı olmayanlar, b)başka işyerlerine verilip envanter cetvellerinde kaydı olanlar başlığı altında iki ayrı liste tanzim edilecektir. 2.5-)258.Gruba kayıtlı olup henüz demirbaş malzeme hesaplarına alınmamış yatırım malzemeleri, sayım fazlası gösterilmeyecektir. ( tarihinden tarihine kadar alınanlar) 2.6-)Yönetim Kurulumuzun tarih ve 177 sayılı kararları ile kabul edilen Kurumumuz Maddi Duran Varlıklar Yönergesi nin 23. Maddesi gereğince İşletme ve İdare Teçhizatı olarak vasıflandırılan Kayda Tabi Malzemelerin sayımları, aynı ekipler tarafından yapılacak ve sayım cetvelleri ayrıca tanzim edilecektir.

3 2.7-)Sayımı bitiren işyerleri; a tarihinden sonra kayıtlara alınan, b Yılı içerisinde başka işyerlerine verilen, c Yılı içerisinde başka işyerlerinden alınan, d- Sayım fazlası, e- Sayım Noksanı, olan Maddi Duran Varlıkları, Genelgeye ekli cetvellere uygun olarak tanzim edecek ve en geç Pazartesi günü akşamına kadar Müesseselerde Muhasebe Şube Müdürlüklerine, Genel Müdürlükte ise Muhasebe Dairesi Başkanlığı na gönderecektir. 2.8-)7.maddede belirtilenlerin dışında gereksiz listeler tanzim edilmeyecektir. Maddi Duran Varlıkların sayım sonuçları diğer sayım sonuçları ile ilişkilendirilmeden gönderilecektir. 2.9-)Maddi Duran Varlıklarla ilgili sayım noksan ve fazlaları, Muhasebe birimlerince muvakkat hesaplara intikal ettirilecek ve Bilanço eki düzenlenerek tablolarda gösterilmesi sağlanacaktır. 3-Maden Kömürü Stokları Sayımı: 3.1-)Kömür stoklarının büyüklüğü dikkate alınarak ölçme ekibince kömür cinslerinin sayımına başlanacak ve günü akşamına kadar mutlaka bitirilecektir. Her Müessesenin stok sahasında kömür sayımı yapılacak ve varsa stok noksanı ile fazlası kayıtlara alınacaktır. Müesseselerdeki kömür stokları, İşletmeler Dairesi Başkanlığınca Genel Müdürlük ve Müessese elemanlarından oluşan ölçme ekibince kübaj metodu ile ölçülecektir. 3.2-)Bu ölçümler, İşletmeler Daire Başkanlığı Üretim Planlama ve İzleme Şube Müdürü, Labaratuvar Şube Müdürü ve Müessese Lavvar Şube Müdürü veya Yetkilisinden teşekkül ettirilecek bir komisyon nezaretinde yapılacaktır. 3.3-)Kömür stok sayımlarında Kömür cinslerinin yoğunlukları; Labaratuvar Şube Müdürlüğünce stokun o andaki sıkışıklık, sertlik gibi fiziki durumları dikkate alınarak alınan numunelere göre hesaplanacaktır. 3.4-)Ölçme ekibi tarafından ölçümü yapılan kömür cinsleri, kendi yoğunlukları ile ilişkilendirilerek tonajları hesaplanacaktır. 3.5-)Yapılan ölçüm neticesinde ortaya çıkan kömür miktarları, 3.2-) maddesinde belirtilen komisyon tarafından Lavvar kayıtlarıyla karşılaştırılacaktır. Kayıtlar arasında doğabilecek fark tolerans dahilinde ise Lavvar kayıtları esas alınacak, tolerans limitini aştığı takdirde ise konu komisyon tarafından Teftiş Kurulu Başkanlığına intikal ettirilecektir.

4 3.6-)Stok sayımlarının, zorunlu nedenlerle tarihinden önceki günlerde yapılması halinde, sayımın bütünlüğü ve yılın son günü itibariyle kayıtlara alınacak olması açısından; sayım tarihinde belirlenen kömür stoklarına, yılın son gününe kadar üretimden gelecek kömürlerin ilavesi ile satılacak ve iç tüketime verilecek kömürlerin tenzili yapılmak ve müesseselerle de mutabakata varılmak suretiyle tarihindeki nihai kömür stok miktarları İşletmeler Dairesi Başkanlığınca müesseslere bildirilecektir. 3.7-)Lavvarların yıllık üretim rutubet ortalaması ile stok ölçümü sırasındaki kömürün rutubet ortalaması arasındaki fark stok hesaplarında göz önüne alınacaktır. 3.8-) Genel Müdürlüğe bağlı Zonguldak Limanı ve diğer stok sahalarında satışa arz edilmek üzere kömür stoklarının bulunması halinde, yukarıdaki madde açıklamaları kapsamında İşletmeler Dairesi Başkanlığınca bu kömürlerin de sayımı yaptırılarak tarihindeki nihai stok miktarları ilgili Müesseselere bildirilecektir. 3.9-) Kayıtlarda görünmemesine rağmen stok sahasında kömür bulunması halinde, bu kömür cinsleri stok fazlası olarak kayıtlara alınacaktır )İşletmeler Dairesi Başkanlığınca ölçümü yapılan stoklarla ilgili tutanaklar ve ekleri, 11 Ocak 2013 tarihine kadar ilgili Müesseselerin Muhasebe Şube Müdürlüklerine ve Muhasebe Dairesi Başkanlığına gönderilecektir. 4-Malzeme Ambarı Sayımı : Malzeme Ambarı Sayımlarına 3 Aralık 2012 Pazartesi günü başlanacaktır. 4.1-)Genel Müdürlük ve Müessese malzeme ambarlarının sayımı, birimlerin kendilerince teşkil edecekleri ekipler tarafından yapılacak ve sayım ekiplerinin listeleri Makine ve İkmal Dairesi Başkanlığı na bildirilecektir 4.2-)Genel Müdürlük ve Müesseselerin malzeme stok birimleri tarafından hazırlanan malzeme listeleri; Etinorm sırası ile ambar kartotekslerine uygun şekilde sıralanarak sayım ekibine teslim edilecektir. Sayım listelerine malzemenin kayıttaki miktarı yazılmayacaktır. 4.3-)Sayım, ambarların günlük giriş, çıkış ve diğer işlerini aksatmayacak şekilde yapılacak ve bu hareketler her zaman olduğu gibi kayıtlara intikal ettirilecektir. 4.4-)Sayımlar, sayılacak kıymetlerin kaydına esas olan ölçülere göre yapılacaktır. Örneğin; Kilogram, metre, adet, metrekare, metreküp gibi sayımlara esas olan ölçülerin en küçük birimleri de tespit olunacaktır. Orijinal ambalajı bozulmamış olan malzemeler ambalajın üzerinde yazılı miktara göre sayılabilecektir.

5 4.5-)Sayım ekiplerinin tespit ettikleri mevcutlar, kayıtlarla karşılaştırılarak fazlalık veya noksanlıklar için bonolar tanzim edilecektir. 4.6-)Sayım esnasında malzeme listesinde kaydı bulunmayan malzemeye rastlandığında; ilgili evraklarına ulaşılmak suretiyle bulunan kıymetleri, kıymeti bulunamadığı takdirde rayiç bedeli, rayiç bedeli de tespit edilemediği takdirde takdiri değeri ile kayıtlara intikal ettirilir. Bu suretle sayımlarda kayıt dışı malzeme bırakılmaz. 4.7-) tarih ve 590 nolu Genelgede belirtilen bütün hurda malzemelerin sayımları yapılacak, kayıt harici tespit edilenler kayıtlara intikal ettirilecektir. 4.8-)Ambar kayıtlarında olup, sayım esnasında çürümüş, bozulmuş, özelliklerini kısmen veya tamamen kaybetmiş ve uzun zamandan beri kullanılmamış malzemeler; sayım tutanağına yazılacak, bu malzemeler için açıklamalı listeler düzenlenecek ve muhasebe birimlerince de Karşılıkların tesis, mahsup ve iptal yönetmeliği gereği zarar hesaplarına aktarılmak suretiyle kayıtlardan çıkarılacaktır. 4.9-) Pazartesi gününden yıl sonuna kadar kesin olarak ambarlar arası malzeme nakli yapılmayacaktır. Malzeme Stok Kontrol Servisleri bonoları Cuma gününe kadar işleme sokmuş olacaktır )Bütün ambarlardan Pazartesi günü akşamından sonra Fevkalade haller müstesna hiç bir malzeme çekilmeyecek, ambar çıkış bonosu işleme girmeyecektir. (Kredili malzemeler dahil) tarihine kadar ambarlarda işlem gören bonolar günü akşamına kadar Malzeme Stok Kontrol Servisine teslim edilecek ve en geç gününe kadar aynı serviste işlenecektir )Sayımlarda oluşabilecek sayım fazlası ve noksanlarına ait bonolar ambarlarda derhal düzenlenecek ve bu bonolar Malzeme Stok Kontrol Servisince tarihine kadar işlenecektir. 5-Direk Ambarları Sayımı : 5.1-)Müessese Müdürlüklerince görevlendirilecek ekipler vasıtasıyla Müessese Direk Ambarlarının sayımına en geç tarihinde başlanacak ve günü akşamına kadar bitirilecektir. Sayımlara İşletmeler Dairesi Başkanlığı Direk İşleri Şube Müdürlüğünce yeterli sayıda uzman elemanın gözlemci olarak katılması sağlanacaktır. Sayımlar, bütün Müesseselerce ekli numuneye uygun şekilde maden direklerinin cinslerine, çaplarına ve boylarına göre ayrı ayrı yapılacaktır. Tanzim edilen sayım listeleri, Pazartesi günü akşamına kadar Müesseselerin Muhasebe Şube Müdürlüklerine ve İşletmeler Dairesi Başkanlığı Direk İşleri Şube Müdürlüğüne gönderilecektir. 5.2-)Direk alımına ait protokol anlaşması gereği, Orman İşletmelerine yıl içinde ödemesi yapılmış ve tarihi itibariyle henüz kurum stoklarına taşınmamış direklerin 2013

6 yılındaki tespit ve takibi işlemleri; İşletmeler Dairesi Başkanlığı Direk İşleri Şube Müdürlüğünce yapılacaktır. 6-Koltuk Ambarlarını Sayımı : 6.1-)Sayım ekipleri marifetiyle işyerlerindeki tüm malzemelerin sayımına tarihinde başlanacaktır. 6.2-)Ambar sayımlarını kolaylaştırmak için, işyerleri daha evvel tespit ettikleri ihtiyaçları olan malzemeyi önceden alacaklardır. 6.3-)Koltuk ambarında bulunan mevcut malzemeler; etinorm grubuna göre ayrı ayrı listeler halinde 2 şer nüsha olarak tanzim edilecek ve 12 Malzeme geri verme bonosu düzenlenerek gününe kadar ana ambarlarına iade edilecektir. Ancak, koltuk ambarlarında bulunup yeterli araç ve personel bulunamaması nedeniyle iade edilemeyen malzemelerin yıl sonu sayımlarına dahil edilebilmeleri için; koltuk ambarı ve işletme ambarı sorumluları, Materyal Şube Müdürü ve ilgili Müessese Müdür Yardımcısının onaylayacakları bir sayım tutanağı ile birlikte 12 Malzeme geri verme bonosu düzenlenerek malzemelerin iade işlemi yapılacak, yeni yılda ise aynı malzemelerin 22 Malzeme alma bonosu karşılığında topluca çıkışı yapılabilecektir. 6.4-)Büyük ölçüde mevcudu bulunan basılı evraklarda tarihine kadar sayıma tabi tutulacaktır. 6.5-)Muhasebe birimlerince verilen özel hesaplar altında izlenen ambar mevcudu malzemeler var ise, bu malzemelerin de sayımı yapılarak sayım listeleri muhasebe birimlerine gönderilecektir. 6.6-)Kredili işler için koltuk ambarı malzemesi söz konusu olmadığından sayımı yapılmayacaktır. 7-Nakit ve Kıymetli Evrak Sayımı : 7.1-)Genel Müdürlük ve Müesseselerin para ve kıymetli evrak kasaları, görevlendirilecek ekipler vasıtasıyla tarihinde sayılacak ve örneği ekli 3 er nüsha tutanakla tespit olunacak ve tarihine kadar Müesseselerde Muhasebe Şube Müdürlüklerine Genel Müdürlükte ise Muhasebe Dairesi Başkanlığına gönderilecektir. 7.2-)Genel Müdürlüğümüz ve bağlı Müesseselerimiz bünyesinde kullanılan küçük kasalar; görevlendirilecek ekiplerce tarihinde sayılacak ve örneği ekli 3 er nüsha tutanakla tespit edilerek tarihine kadar Müesseselerde Muhasebe Şube Müdürlüklerine Genel Müdürlükte ise Muhasebe Dairesi Başkanlığına gönderilecektir. 7.3-)İşletmeler Dairesi Başkanlığı Direk İşleri Şube Müdürlüğü harici bürolarındaki küçük kasa mutemetleri günü bakiyelerini merkeze göndermeyecek, sayım sonucu örneği ekli 5 er nüsha tutanakla tespit edilecek ve adı geçen Müdürlükçe onaylanacaktır.

7 7.4-)Sayım memurlarının düzenleyip ekip şefine teslim ettikleri el sayım cetvelleri ayrı bir dosya halinde (Sayımı yapılan işyerlerinde) saklanacaktır. 8-Sonuç : 8.1-)Yıl sonu sayımlarına ait Genelge yeterince bastırılacak ve sayım memurlarına sayım yapılan işyeri yetkilisince imza karşılığı verilecektir. 8.2-)Aralık 2012 ayı malzeme depuymanlarının tarihi itibariyle çıkarılabilmesi, materyalciler ve ambar yetkililerinin 4.9-madde hükmüne göre işlem yapmalarına bağlı bulunduğundan, işyeri amirliğince önceden gerekli önlemleri almaları sağlanacak ve kontrol edilecektir. 8.3-) Genelge esasları gereğince yapılacak sayımlarda meydana gelecek tüm sayım noksan ve fazlaları, muhasebe hesap planında yer alan ilgili sayım noksan ve fazlalıkları hesaplarına kaydedilecek ve Müesseselerde Muhasebe Şube Müdürlüğü, Genel Müdürlükte ise Muhasebe Daire Başkanlığı tarafından incelenmek üzere Teftiş Kurulu Başkanlığına gönderilecek ve Başkanlığın inceleme raporu sonucuna göre muvakkat hesaplar tasfiye edilecektir. 8.4-)Sayımlara yukarıda belirtilen tarihlerde mutlaka başlanılacak ve istenilen esaslar dahilinde yürütülmesi sağlanacaktır. Sayım görevlileri sayım işlemlerinin başladığı tarihten bitimine kadar görevlerini titizlikle yerine getireceklerdir. 8.5-)Bu hususlara uymayanlar hakkında yürürlükteki mevzuat hükümleri uyarınca işlem yapılacaktır. 8.6-)Bu Genelge yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girdiğinden 2011 ve öncesi Genelgeleri yürürlükten kaldırılmıştır Yılı Bilançosu ile Kar Zarar Tablosunun zamanında Genel Müdürlüğümüzde bulundurulması için bu Genelgede belirtilen hususların aynen ve titizlikle yerine getirilmesini önemle rica ederim. Burhan İNAN GENEL MÜDÜR

8 Ekler :Sayım Tutanağı Örneği (8 Adet) DAĞITIM:Tüm birimlere ve Sayım Ekiplerine. A.ZEKİ ÇOLAK / M.ATALI Ek:1... MÜESSESESİ 2012 YILI SONU KÖMÜR STOK SAYIM TUTANAĞI Kömür Cinsleri Miktar Miktar (M3) (Ton) 10/ /150...

9 0/10... Filtrasyon TOPLAM Yukarıda cins ve miktarları yazılı kömür miktarları kübaj metodu ile tarafımızdan tespit edilmiştir... Sayım Ekibi Başkanı Sayım Memuru Sayım Memuru ( ) ( ) ( ) Sayım Memuru (Müessese Görevlisi) Sayım Memuru (Merkez Laboratuvarı) Üretim Plan ve İzleme Şube Müdürü Plan Bürosu ve Tasman Başmühendisi İşletmeler Dairesi Başkanı Ek:2 T U T A N A K

10 ... Müessesesinin 2012 Yılsonu kömür stokları sayımı için ölçüye İşletmeler Dairesi Başkanlığının... Arşiv nolu planında ölçü bazından faydalanılarak ışınsal-enkesit hattı metodu ile.../.../... tarihinde saat... de başlamış ve.../.../... tarihinde saat... de bitirilmiştir. Ayrıca stoku temsilen yoğunluk ve nem tespiti için... adet numune Merkez Labaratuvarları elemanınca alınmıştır. İş bu tutanak tarafımızdan tutularak imza altına alınmıştır. Sayım Ekibi Başkanı Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru (Müessese Görevlisi) Sayım Memuru (Merkez Labaratuar Görevlisi)

11 Ek:3... Kasasının Yılı sonu itibariyle Devir Tutanağı Paranın Cinsi Adedi Tutarı Toplam Kasasının bugün yapılan sayımında yukarıda küpürleri yazılı toplam TL... nin mevcut olduğu. Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru

12 Ek:4 SAYIM NOKSANLARI İÇİN YAPILACAK CETVEL Cinsi Hesap No. Kütük No. Demirbaş No. Fabrika No. Bedel Amortisman Noksanlığın Sebebi Not: İşyerleri itibariyle hesaplar sıra takip ettirilerek cetveller tanzim edilecektir.

13 Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru Sorumlu Memuru Amirliği Ek:5 SAYIM FAZLALARI İÇİN YAPILACAK CETVEL Hesap No. Demirbaş No. Fabrika No. Cinsi Bedel (Takdiri) Fazlalığın Sebebi Not: İşyerleri itibariyle hesaplar sıra takip ettirilerek cetveller tanzim edilecektir.

14 Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru Sorumlu Memuru Amirliği Ek:6 BAŞKA SERVİS VE MÜESSESELERE NAKLEDİLİP ENVANTER CETVELLERİNDE KAYDI OLANLAR Gittiği Servis Kütük No. Hesap No. Demirbaş No. Cinsi Bedel Birikmiş Amortisman

15 Not: İşyerleri itibariyle hesaplar sıra takip ettirilerek tanzim edilecektir. Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru Sorumlu Memuru Amirliği Ek:7 BAŞKA SERVİS VE MÜESSESELERDEN NAKLEN GELİP ENVANTER CETVELLERİNDE KAYDI OLMAYANLAR CETVELİ Geldiği Servis Kütük No. Hesap No. Demirbaş No. Fabrika No. Cinsi Bedel Birikmiş Amortisman

16 Not: İşyerleri itibariyle hesaplar sıra takip ettirilerek tanzim edilecektir. Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru Sorumlu Memuru Amirliği Ek:8... Müessesesi Direk Ambarlarının 2012 Yıl sonu Sayım Cetveli SAYIM AMBAR AMBAR AMBAR STOK ADI ÖLÇÜ MEMURU MEMURU NOKSANI FAZLASI KIYMETİ

17 Sayım Memuru Sayım Memuru Sayım Memuru Sorumlu Memuru Ami