İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI

Transkript

1 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANI Kendisine bağlı birimlerin koordinasyonunu sağlamak Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi BAŞKAN SEKRETERİ Bağlı bulunduğu birimin iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, makamın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek, Yöneticinin yazılı ve sözlü direktiflerinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak, Büro makinelerini kullanmak, Telefon görüşmelerini idare etmek, Gelen faksları gelen bölüm / kişilere iletmek, gidecek olanları da ilgili yerlere göndermek, Personelin izin kayıtları ve dosyalarını düzenli bir şekilde tutmak, İmza ve havale edilen yazı ve dosyalan ilgili birim ve kişilere göndererek izlemek, gerekli olanların girişçıkış kayıtlarını tutmak, arşivlemek, Gelen ve giden kargoların işlemlerini ve takibini yapmak ve ilgili birimlere gerekli bilgileri vermek, gerektiğinde kargoların durum bilgisini kontrol etmek, Yöneticinin kırtasiye, demirbaş, temizlik v.b. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak, Kullandığı ve sorumluluğunda olan cihazların bakımından sorumlu olmak, gerektiğinde aksaklığın giderilmesini temin etmek, Amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak, Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS İletişim Becerisi. SATIN ALMA İHALE ŞUBE MÜDÜRÜ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi

2 TAŞINIR KAYITTAŞINMAZ YÖNETİM ŞUBE MÜDÜRÜ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi ULAŞTIRMA ŞUBE MÜDÜRÜ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRÜ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞI Sivil savunma planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek, Kamu kurum ve kuruluşlarının tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek, Sivil savunma servislerinin kuruluşunu sağlamak ve eğitimlerini yaptırmak, Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak, Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak, Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek, Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek, Bu Yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla; Kurumu ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek, Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek, Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek, Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve tehlikeler, koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeli ile kurumun denetimine tabi özel kuruluş personeline eğitim vermek, Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına sekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini ve yürütülmesini sağlamak, Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acil durum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek,

3 Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak, Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak, Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarının üst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak, İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak. Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS İletişim Becerisi. EBYS KOORDİNATÖRÜ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi GENEL ENRAK ŞUBE MÜDÜRÜ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi

4 AYNİYAT SAYMANI Risk Yönetimi Koordinatörlüğü Değer tespit komisyonu üyeliği Kontrol teşkilatı üyeliği Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi İÇ HİZMETLER ŞEFİ Bilgisayar Kullanma Becerisi, Kullanılan Programlar: Microsoft Word, Microsoft Excel, İnternet, EBYS Yöneticilik bilgisi İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİRİMLERİ TAŞINMAZ YÖNETİM BİRİMİ Üniversitemiz ile Ankara Defterdarlığı Milli Emlak Dairesi Başkanlığı arasında tarihinde imzalanan protokol ile Üniversitemize bırakılan Kiralama İşlemlerinin yürütülmesi amacıyla Rektörlüğümüz İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığında kurulan Taşınmaz Yönetim Bürosu; Daha önceden kiralama işlemleri Defterdarlık Milli Emlak Dairesi Başkanlığı tarafından yapılan, Mülkiyeti Hazineye ait veya Hazine ile hisseli olup, Üniversitemize tahsisli ve Üniversitemiz mülkiyetinde olan taşınmazların ticari amaçla kullanılması mümkün olan (kantin, kafeterya, lokal, yemekhane, çay ocağı, GSM baz istasyonu, PTT Şubesi, reklam panoları, ATM yeri, yiyecekiçecek otomatları, fotokopi çekim yeri vb.) tüm ticari ünitelerin kiralama işlemlerini, 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun ilgili maddeleri çerçevesinde ve 300 sıra sayılı Milli Emlak Genel Tebliğine göre yürütmektedir. Taşınmaz kiralama İhalelerinin hazırlanması, Kiralanan taşınmazların, kira ödemelerinin takibi, Kiralanan taşınmazların elektrik, su ve ısıtma ödemelerinin takibi, Tüm ticari ünitelerin kayıtlarının tutulması Taşınmazlara ait yazışmalar

5 MAAŞ TAHAKKUK BİRİMİ Üniversitemiz, Daire Başkanlıkları düzeyinde; İdari ve Mali İşler Dairesi,Genel Sekreterlik, Özel Kalem, Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi, Strateji Geliştirme Dairesi, Sağlık Kültür ve Spor Dairesi, Öğrenci İşleri Dairesi, Hukuk Müşavirliği, Personel Dairesi, Koruma Güvenlik,Yapı İşleri ve Teknik Dairesi, Keçiören Meslek Yüksek Okulu ve Polatlı Meslek Yüksek Okulu nun Maaşlarının Hazırlanması. Başkanlığımız ve Rektörlük dahilindeki İdari ve Akademik personelin (Üst Yönetim) v Yurt içi Görev yollukları v Yurt dışı görev yollukları v Emeklilerin yollukları Ayrıca; Üniversitemizin Fakülte,Yüksekokul ve Enstitülerinin Sürekli görev yolluklarının tahakkuka bağlanması ve Ödenmesi Uluslar arası Kuruluşlara Üyelik aidatlarının takibi ve ödeme emri hazırlanması, Başkanlığımıza bağlı Şoförlerin Yurt içi Geçici Görev Yolluklarının Yapılması, Üniversitemizin Fakülte,Yüksekokul ve Enstitülerinin Yurt dışı staj öğrenim giderlerinin (33 ve 39. Madde) takibi ve ödeme emri hazırlanması, İdari ve Mali İşler Dairesi,Genel Sekreterlik,Özel Kalem,Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi,Strateji Geliştirme Dairesi,Sağlık Kültür ve Spor Dairesi,Öğrenci İşleri Dairesi,Hukuk Müşavirliği,Personel Dairesi,Koruma Güvenlik, Yapı İşleri ve Teknik Dairesi,Keçiören Meslek Yüksek okulu ve Polatlı Meslek Yüksek Okulu nun personelinin bütün özlük haklarının yapılması, Sosyal Güvenlik kesintilerinin hesaplanarak hazırlanması, Emekli Keseneklerinin gönderilmesi, ARŞİV BİRİMİ Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunun sağlanması, Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmaların koordine edilmesi ve sonuçların değerlendirilmesi, Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takip ve kontrol edilmesi, Kurum arşivinin kurulması ve idare edilmesi, Müdürlük, Birim ve Kurum Arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretilmesi, Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerinin yürütülmesi, Ayıklama ve İmha İşlemleri neticesinde, Kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif edilip hizmete sunulması, Arşiv Şube Müdürlüğü birim arşivi ve Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik ve arşiv malzemelerini arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korunması,

6 AYNİYATTAŞINIR KAYIT VE KONTROL BİRİMİ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44. ve 45. Maddelerinde, taşınırların kaydı, muhafazası,kullanımı, devredilmesi, mal yönetim hesabının verilmesi ile ilgili olarak; Başkanlığımız bütçe ve döner sermaye, Rektörlük Döner Sermaye, Meb Proje, Rektörlüğe bağlı Merkezlerin; Satın Alma, Devir Giriş, Devir Çıkış, Zimmet, Tüketim Çıkış vb. taşınır işlem fişlerinin kesilmesi, Depolarımıza gelen malzemelerin teslim alınması, korunması, saklanması, Depoların düzenlenmesinin sağlanması, Merkez Birimler, Fakülteler, Enstitü ve Yüksekokulların malzeme ihtiyaçlarını stoklarımız doğrultusunda karşılanması, Satın alınması planlanan demirbaşların ayrılan bütçe doğrultusunda adet sayısının belirlenmesi, sipariş kodlarının bulunarak siparişlerin hazırlanılması, teslim ve tesellüm evraklarının hazırlanması, Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi ile ilgili yazışmaların yapılması, dosyalanması ve muhafaza edilmesi, Minimum Stok seviyeleri belirleyerek azalan malzemeler hakkında istek yapılması, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı demirbaşlarının barkodlama işlemlerinin yürütülmesi,, Yılsonu İşlemlerinin Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile kapatılması, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yılsonu cetvellerinin alınması, hesapların tutturulması, Hurda araçlar işlemlerinin yapılması, Hurda demirbaşlar işlemlerinin yapılması, Dağıtılan demirbaşlar hakkında istatistik hazırlaması, İstenildiği takdirde yetkililere rapor hazırlaması. BÜTÇETAŞINIR KONTROL BİRİMİ Özel Kalem, Genel Sekreterlik Birimlerinin Taşınır Kayıt Kontrol işlerinin yürütülmesi, yıl sonu hesaplarının kapatılması, Özel Kalem, Genel Sekreterlik, İdari ve Mali İşler, Diğer Merkezler, Diğer Enstitüler Bütçelerinin hazırlanması,yıl içerisinde ki aktarma, ek ödenek, ödenekkontrol işlemleri ve yatırım bütçesinin yapılması, Yapılan ihaleler sonucunda temizlik, güvenlik, araç kiralama ve akaryakıt hakedişler karşılığında ödeme işlemlerinin yapılması, Üniversitemiz tüm birimlerinin elektrik, su, doğalgaz ihtiyaçlarının avans veya fatura ödenmesi ile karşılanması, Kamu İhale Kurumu ile yapılan protokol gereği teknik görüş ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması, SGK (Emekli ikramiyeleri, Emekli ölüm yardımı, Makam temsil tazminatı) Prim ödemelerinin yapılması, Memurların öğle yemeğine yardım hizmetlerinin tahakkukunun yapılması,

7 İl dışına çıkacak araç ve şoförlerin görevlendirme yazışmalarının yapılması, Başkanlığımızca hazırlanacak tüm brifing, faaliyet raporu vb. işlerinin yapılması, Başkanlığımıza ait yazışmaların yapılması, Birimimiz tarafından sağlanmaktadır. SATIN ALMADOĞRUDAN TEMİN BİRİMİ Yıl içerisinde teşekkül edecek komisyon görevlendirme işlemleri, İlgili kurum ve kuruluşlardan alınacak izinlerle ilgili işlem evraklarını tanzim etmek ve yazışmaların düzenlenmesi. Yıl içerisinde yapılması gereken bakımonarım ve mal alımlarıyla ilgili sözleşmeleri kanunların belirlediği çerçevede düzenlenmesi ve yapılması, Yıl içerisinde lisansı alınması gereken veya aboneliği yapılması gereken işlerin yürütülmesi, Alımlara ait harcama kodlarını belirlemek ve makam olurlarını tanzim edip imzaya sunulması, Satın alınacak mal, malzeme ve hizmet alımlarına ait piyasa fiyat araştırmalarının yapılması, Alımı yapılacak mal ve malzeme ve bakımonarım işlerine ait piyasa araştırma tutanağını tanzim etmek ve malzemenin siparişinin verilmesi, Mükellefçe teslim edilen malzemelerin muayene işlemlerinin yapılması, Mükelleflere ait ödemeye hazır olan evrakların tanzim edilerek strateji geliştirme daire başkanlığına imza karşılığı teslim edilerek ödenmesi, Üniversitemiz fakülte, yüksek okul, enstitü ve bağlı birimlerin büro ve iş yeri mefruşat, makine, teçhizat ve avadanlık alımlarına ilişkin alımları kanunlar çerçevesinde doğrudan temini veya avans kredi açılmak sureti ile gerçekleştirilmesi, İkili eğitim ile yaz okulu gelirlerindeki harcama kodlarındaki ödeneklerin talepler üzerine 4734 sayılı kanun çerçevesinde gerçekleştirilmesi, Mevcut taşıtların anlaşmalı firmalar ile piyasa firmalarına; bakımonarımlarına ait tamir hizmetlerinin yaptırılması, Rektörlüğümüz özel kalem ile genel sekreterlik bütçelerinin harcama kalemlerindeki ödeneklerin harcamalarının yapılması. KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ Koruma ve Güvenlik Müdürlüğüne bağlı kadrolu güvenlik şefleri, güvenlik sorumluları, güvenlik görevlileri ve tüm özel güvenlik personelinin yönetimi, iş bölümü, koordinasyon ve denetim görevinin yapılması, Özel güvenlik hizmet satın alımı için gerekli teknik şartnamenin hazırlanması, Üniversite adına teknik şartnamede belirtilen koşulların yüklenici firma tarafından uygulanıp uygulanmadığının takip ve kontrol edilmesi, Yüklenici firma ile üniversite arasında gerekli koordinasyonun sağlanması, Üniversite adına yerleşkelerde çalışacak özel güvenlik personel sayısının belirlenmesi, Üniversite adına özel güvenlik personelinin nitelik yönünden uygunluğunun kontrol edilmesi, Gerekli görülmesi halinde özel güvenlik personelinin yerleşkeler arasında yer değiştirilmesini üniversite adına yüklenici firmaya bildirilmesi, Yerleşkelerde meydana gelen her türlü olayın özel güvenlik görevlilerince tutanakla tespitinin sağlanması ve genel sekreterliğe bildirilmesi, Üniversite adına 5188 sayılı kanun ve yönetmeliğinde belirtilen hususlarla ilgili kurumlarla gerekli yazışmaların yapılması, Gerekli durumlarda koruma ve güvenlik müdürlüğüne bağlı kadrolu personelin birimler arasında yer değiştirmesinin sağlanması, Üniversiteye bağlı yerleşkelerde her türlü fiziki güvenlik tedbirlerinin alınması, Önemli gün ve toplantılarda alınacak emniyet tedbirlerinin belirlenmesi, ilgili kurumlar arası koordinenin sağlanması,

8 Üniversite yönetiminin vereceği diğer tüm görevlerin yerine getirilmesi, Birimimiz tarafından sağlanmaktadır. GENEL EVRAK BİRİMİ Tüm kurum içi ve kurum dışı evrak kayıt ve sevk işlemleri EBYS sistemi üzerinden yapılmaktadır. PTT, kargo, APS, elden vb. gelen evraklar incelenerek teslim alınmaktadır. Üniversitemizi ilgilendirmeyen, yanlış gelen evraklar iade iade edilmekte, Rektörlük merkez birimlerini ilgilendirmeyen evraklar ilgili birime yönlendirilmektedir. Kurum dışından gelen ve teslim alınan evraklar, EBYS ye giriş işlemi yapılmakta, hangi birimi ilgilendirdiği tespit edilmekte ve ilgili birime sevk edilmektedir. EBYS üzerinden birimlere sevk edilen evraklar, fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır. Gizli evraklar, YÖK evrakları, Makama gelen evrakların kayıtları tutularak makama sunulmakta, makamın sevk edilmesini uygun gördüğü yerlere EBYS üzerinden sevk edilmekte ve fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır. Faks olarak gelen evraklar EBYS ye girişi yapılarak ilgili birime ulaştırılmaktadır. Kurum dışına gönderilmek üzere birimlerden gelen evraklar incelenerek teslim alınmaktadır. Kurum dışına gönderilecek evrakların EBYS üzerinden posta işlemleri yapılmakta, zarflama, paketleme, posta gönderi türüne göre(normal posta, taahhütlü, iadeli taahhütlü, APS) posta gönderi listeleri hazırlanmaktadır. Postaya verilecek evrakların posta türüne, ağırlığına ve yurt içi, yurt dışı olmasına göre posta ücretleme makinasıyla ücretlendirme işlemi yapılmaktadır. Kargoya verilecek dokümanların işlemleri yapılmaktadır. Yazışma evraklarının dışında; dergi, davetiye vb. dokümanların posta işlemleri yapılmaktadır. Kurum dışına gönderilecek evraklar PTT şubesine götürülmektedir PTT ye teslim edilen evrakların EBYS üzerinden kapatma işlemleri yapılmaktadır. Posta ücretleme makinasına PTT den ücret yüklenmesi işlemleri yapılmaktadır. Posta ücretleme makinasının belirli periyotlarla bakımının yapılması sağlanmaktadır. Kurum içi ve kurum dışından, evraklar hakkında sorulan sorulara cevap verilmekte, evrakların EBYS üzerinden gelip gelmediği, hangi birimde olduğu bilgileri verilmektedir. İHALE BİRİMİ Alımı Üniversitemiz Rektörlüğü genel bütçesinden gerçekleştirilen Genel Temizlik Hizmet Alımı, Özel Güvenlik Hizmet Alımı, Araç Kiralama Hizmet Alımı, Akaryakıt Alımı ihalelerinin; Üniversitemiz ile diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları arasında imzalanan protokoller çerçevesinde ihtiyaç duyulan mal ve hizmetlerinin; Hazırlık, İhale, Sözleşme İmzalanması ve Ödeme süreçlerinin 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuatı ile 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilmesi, Gerçekleştirilen mal ve hizmet alımları ile ilgili olarak ortaya çıkan ihtilafların çözümü çerçevesinde Hukuk Müşavirliği ile gerekli yazışmaların yapılması, ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ Üniversitenin tüm yazışmalarında kullanılan EBYS nin kullanıcılar tarafından sorunsuz çalışması sağlanmaktadır. EBYS sistem yönetimi ile alakalı (kullanıcı işlemleri, hesapları, yetki grupları, erişim hakları, rol işlemleri, kurum haberleri, sistem ayarları, iş akışları gibi) işlemler sistem yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir. EBYS işleyişinde karşılaşılan sorunlar çözülmekte, çözülemeyen problemlerde firma ile iletişim kurularak ortak çözüm üretilmektedir. EBYS nin işleyişiyle ilgili birimlerden telefon, eposta, bireysel yüz yüze gelen talepler, EBYS Sistem Yöneticileri tarafından değerlendirilerek tüm idari ve akademik personelin EBYS işlemleri gerçekleştirilmektedir. EBYS üzerinde Kullanıcı Hesapları ile ilgili her türlü Kullanıcı İşlemleri sistem yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir. EBYS ye yeni kullanıcı tanımlaması yapılmakta, birim değişikliği, birimden, görevden, kurumdan ayrılma gibi durumlarda EBYS kullanıcı tanımlama ve iptal işlemi yapılmaktadır.

9 EBYS kullanıcılarının kullanımla ilgili (evrak hazırlama, evrak sevki, evrak arama, ara yüzle ilgili değişikliklerde, vb.) karşılaştığı sorunlar için telefonla ya da kullanıcılar geldiğinde birebir destek verilmektedir. EBYS nin işleyişiyle ilgili gelen öneriler, talepler, şikayetler incelenmekte, gerekli görülen değişiklikler hizmet alınan firmaya iletilmekte ve gerekli kontroller, incelemeler sistem yöneticileri tarafından yapıldıktan sonra sisteme aktarılması sağlanmaktadır. Yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi durumlar EBYS ye yansıtılmaktadır. Birimlerden EBYS ve elektronik imza ile ilgili gelen eğitim talepleri değerlendirilerek ve gerekli eğitimler verilmektedir. Elektronik İmza Destek Biriminin Görevleri: Elektronik imza ile ilgili gelen talepler alınmakta, gerekli işlemler yapılarak TÜBTAK a iletilmektedir. Elektronik imzası gelen kişilere ilk tanımlama, kurulum, şifre alma gibi konularda telefonda ya da geldiklerinde destek verilmektedir. Elektronik imza kullanıcılarının karşılaştıkları sorunlara telefonda destek verilmektedir. TÜBİTAK raporlama sisteminden alınan verilerle elektronik imza durumlarının takibi sağlanmaktadır. Üniversitemiz tarafından elektronik imza alınan kullanıcı kayıtları tutulmaktadır. ULAŞTIRMA BİRİMİ Ulaştırma Şube Müdürlüğü Üniversitemiz ulaşım hizmetlerinin yürütülmesi ve motorlu araçlarının işletme, taşıma, bakım, onarım, ikmal ve tahsis işlevlerini yerine getirmektedir. Üniversite Merkez Birimlerinde ve yerleşke içerisinde bulunan Fakülte, Enstitü ve Yüksekokulların ulaşım, evrak dağıtımı ve nakliye hizmetlerinin yerine getirilmesi, Gölbaşı, Çubuk, Polatlı, Akyurt, Beypazarı gibi yerleşim yerlerindeki Fakülte, Enstitü ve Yüksekokullara servis ve hizmet araçlarının tahsis edilmesi, Araçların bakım ve onarımlarının sağlanarak hizmete hazır halde tutulması, araçların trafik, tescil, fenni muayene, sigorta, otoban ve köprü geçişleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yürütülmesi, Yıllık akaryakıt giderlerinin temini ile ilgili Teknik Şartnamenin hazırlanarak ihale komisyonuna sunulması, akaryakıt giderlerinin sağlanması ve izlenmesi, Şoförlerin yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme işlemle rinin yürütülmesi, görev takip formlarının tutulması; Araç zimmet kayıtlarının tutulması, Üniversitemiz kayıtlarında bulunan ekonomik ömrünü dolduran araçlarla ilgili işlemlerin yapılması, Şoförlerin hizmete uygun iş dağılımlarının yapılması, internet üzerinden gelen araç isteklerinin takip edilmesi, GPRS sistemi ile verilen görevlerin ve güzergâhların izlenerek hatalı sürücülerin uyarılmasıdır. İÇ HİZMETLERİ BİRİMİ Üniversitemiz yerleşkelerindeki binaların ve sosyal alanların çevre temizliği, kampüs içi yolların ve çöp toplama işlerinin yapıldığı; temizlik firması yetkilileriyle koordineli olarak temiz bir ortam yaratmak için çalışan bir birimimizdir. Birimimiz, 460 şirket personeli ile Üniversitemiz merkez birimleri; fakülteler yüksekokul ve enstitülerin temizlik ve taşıma işlerini yürütmekte olup, temizlikle ilgili malzeme ihtiyaçlarını karşılamaktadır.