DIŞ KAYNAK YOLU İLE HİZMET ALIMI TALİMATI

Transkript

1 DOK.KODU:DK.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TAR:00 SAYFA 1 / 5 1. AMAÇ: Kurumumuzun gittikçe artan bir biçimde, yalnızca sahip oldukları yetenek ve becerileri esas alan işleri yapmak istemesi ve temel yeteneklerin kullanılmadığı işleri, kurum dışındaki başka işletmelerden alarak kaynak tasarrufu yapmak, hizmet alımı yapılan süreçlerin etkin şekilde kontrolünü yaparak hizmet verimliliğini arttırmak. 2. KAPSAM: Bu talimat dış kaynak yolu ile alınan hizmetlerin etkin ve verimli şekilde yürütülmesini sağlayan tüm faaliyetleri kapsar. 3. KISALTMALAR: 4. TANIMLAR: 5. SORUMLULAR: Dış Hizmet alınan Firmalar, Başhekim, Hastane İdari İşler Müdürü, Muhasebe Müdürü 6. FAALİYET AKIŞI 6.1. Hastanemizde dış hizmet alımı olarak yürütülen hizmetler; Temizlik Hizmeti Dış Kaynak Alımı Güvenlik Hizmeti Dış kaynak Alımı Çamaşırların Yıkanması, Kurutulması Ve Ütülenmesine Yönelik Dış Kaynak Alımı Yemek Hizmeti Dış Kaynak Alımı Mikrobiyoloji Laboratuar Hizmeti Dış Kaynaklı Hizmeti Patoloji Laboratuar Hizmeti Dış Kaynaklı Hizmeti 6.2 Hangi hizmetlerde dış kaynak yoluyla hizmet teminine gidileceği konusunda her yılın başında yapılan yönetim kurulu toplantısında karar verilir. Bu karar verilirken mevcut hizmetlerin hastane tarafından yürütülmesi ile dış hizmet alımı süreçlerinin etkinliği, karlılığı ve yürütülebilirliği değerlendirilir Dış hizmet alımı konusunda verilen karar doğrultusunda idari işler ve muhasebe müdürlüğü tarafından belirlenen hizmetleri karşılayabilecek firmalar araştırılarak gerekli satın alma talimatı doğrultusunda değerlendirme yapılır. Yönetim kurulunun onayı alınan firma sözleşme için davet edilir Sözleşme sürecinde belirlenen faaliyetlerin gerçekleşebilmesi için gerekli personel sayısı, niteliği, kullanılacak cihaz ve ekipmanlar belirlenir Sözleşme işin genel niteliğini belirler, hizmetlerin gerçekleştirilmesi süreçlerinde hastanenin politika, prosedür ve talimatlarına göre hareket edilir Temizlik, güvenlik, çamaşır yıkama ve yemek hizmetlerinin yürütülmesi ve kontrol edilmesinden İdari işler Müdürlüğü sorumludur Tüm dış hizmet alımı yapılan firmalar, kullandıkları cihaz ve ekipmanların çalışır halde olmasından, bakım, onarım ve gerekli ise kalibrasyonlarını yaptırmaktan sorumludur Firmalar çalıştırdıkları personellerin gerekli tüm eğitimini tamamlamaktan sorumludur. Hastane ihtiyaç halinde, yıllık eğitim planında yer alan konulara göre bu personellere eğitim verebilir Üniforma giyen tüm dış hizmet alımı çalışanları firmanın ve hastanenin belirlediği kıyafetleri giyerler, kıyafet ihtiyacı firmalar tarafından karşılanır Hizmet alımı yapılan süreçlerin hastanenin tüm süreçleri ile uyum içerisinde olması, diğer süreçleri olumsuz etkilememelidir. Bu konuda firma ve hastane yönetimi tarafından sürekli kontrol ve denetim yapılmaktadır Hastane yemek ve çamaşır hizmetlerinin sözleşme ve genel kurallara uygun yapılıp yapılmadığını haberli veya habersiz yerinde denetler. Bu denetimlerin gerçekleşmesinden İdari İşler Müdürlüğü sorumludur. Yemek hizmetlerinin denetimi Mutfak Ve Yemekhane Denetim Formu, Çamaşır hizmetlerinin denetimi ise Çamaşırhane Denetim Formu doğrultusunda gerçekleştirilir. Güvenlik ve temizlik hizmetleri günlük olarak bina turu, yönetici ziyaretleri ile gerçekleştirilir. Güvenlik Amiri günlük olarak İdari İşler Müdürüne nöbet defteri ile yazılı bilgi verir Yapılan denetimlerde görülen uygunsuzluklara karşı düzeltici faaliyet planlanır ve kalite birimi tarafından takip edilir. Firma aynı konuda uygunsuzluklara devam ederse, yazılı olarak uyarılır ve gerekirse sözleşmeye göre hukuki süreç izlenir Yemek dış hizmet alımı Yemek dış hizmet alımı sözleşme hükümlerine ve yemek hizmetleri talimatına göre yapılır. Yemek hizmeti sabah 5.30 da başlar. Hafta içi Bir personel gündüz 05:30-15:00 arası, üç personel 10:00-19:30 arası, Yemek şefi 07:00-17:00 arası çalışmaktadır. Hafta sonu cumartesi 1 kişi 05:30-15:00 arası, iki personel 10:00-19:30 arası, Pazar günü iki kişi 06:00-19:30 çalışırlar. Fazla mesaileri firma tarafından karşılanmaktadır Yemeklerin üretimi hastane dışında yapılarak uygun koşullar altında hastanemiz yemekhanesine taşınır. Hastanede yemeklerin karşılanıp uygun koşullarda, hasta ve çalışanlara sunumundan biri şef olmak üzere beş çalışan sorumludur Firma tarafından sözleşmeye ve genel kurallara uygun hizmet verilip verilmediği 3aylık periyotlarda

2 DOK.KODU:DK.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TAR:00 SAYFA 2 / 5 İdari İşler Müdürlüğü tarafından Yemek ve Mutfak Hizmetleri Denetim Formu ile denetlenerek kayıt altına alınır, tespit edilen uygunsuzluklar düzeltici faaliyet başlatılarak firmaya rapor edilir ve düzeltilmesi istenir Yemek üretim merkezinden gelen yemeklerin önceden planlanmış menüye uygunluğu, sıcaklığı, lezzeti, görünümü günlük kontrol edilir Yemek hizmetlerinde çalışan personellere hijyen, gıda güvenliği gibi konularda eğitim verilir, Firma tarafından işe giriş ve rutin sağlık kontrolleri yaptırılır ve kayıtların bir nüshası hastanemiz enfeksiyon hemşiresine verilir Yemek listesine göre hazırlanan yemekler, ısı muhafazalı kapalı kaplarda hastalara sunulur Yiyeceklerin hazırlanmasında ve transferinde kullanılan makinelerin ve ekipmanların temizliği kullanımdan önce ve sonra yapılır Çalışanlar; maske, eldiven ve bone gibi koruyucu ekipmanları Bölüm Kişisel Ekipman Listesine göre kullanır Mutfak personelinin 6 ayda bir sağlık taramaları yapılarak kayıt altına alınır Yemekhanenin temizliği Bölüm Temizlik Kontrol Formu ile günlük kontrol edilir Yemekhane belirli periyotlarda anlaşmalı olan pest mücadele firması tarafından ilaçlamaya tabi tutulur Çamaşır Hizmetleri Dış Kaynak Alımı Çamaşır dış hizmet alımı sözleşme hükümlerine ve Çamaşır Hizmetleri Talimatına göre yapılır Hastanemizde çamaşır yıkama hizmeti taşeron firma tarafından gerçekleşmektedir. Firma tarafından sözleşmeye ve genel kurallara uygun hizmet verilip verilmediği 2 aylık periyotlarda İdari İşler Müdürlüğü tarafından Çamaşırhane Hizmetleri Denetim Formu ile denetlenerek kayıt altına alınır, tespit edilen uygunsuzluklar firmaya düzeltici faaliyet formu ile rapor edilerek düzeltilesi istenir Kirli çamaşırlar her gün sabah saat en geç de katlardan toplanarak -2.kat ta bulunan konteynerlara bırakılır. Katlarda sayımı yapılan çamaşırlar gündüz temizlik şefi, gece vardiya amiri tarafından teslim alınır Çamaşırhaneden sabah temiz çamaşırlar gelir ve sayılarak teslim alınır. Çamaşırhane firması her türlü çamaşırı temiz, ütülü ve katlanmış olarak getirmeli ve temizlik şefi tarafından kontrol edilmelidir Çamaşırhane sorumlusu tarafından çamaşırlar teslim alınıp, verilirken çamaşırın niteliğini tanımlayan tüm bilgiler kayıt defterinde belirtilmelidir Çamaşırhanede işleme tabi tutulan tüm çamaşırların takip formuna kaydı tutulmalıdır. Günlük, aylık, yıllık gibi belirli bir sürede yıkanan çamaşırların cinsine göre miktarı tespit edilmelidir Güvenlik Hizmeti Dış Kaynak Alımı Güvenlik Hizmeti Dış Kaynak Alımı, 10/6/2004 tarihli ve 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun, Hizmet sözleşmesi ve Hastane Güvenlik Talimatına göre faaliyetler planlanmakta ve uygulanmaktadır Güvenlik hizmetleri, dış kaynaklı hizmet olarak yürütülmekte ve ilgili firma ile yapılan sözleşme hükümlerine göre Sözleşme gereği güvenlik hizmetlerinin alanı tüm hastane içi ve bahçesini kapsamaktadır. Güvenlik hizmetleri 24 saat kesintisiz ve yeterli sayıda personelle sağlanmaktadır. Aylık çalışma listeleri ile çalışma süreleri ve şekilleri takip edilmektedir Bina girişlerinde, servislerde, polikliniklerde, asansörlerde vb. diğer birimlerde hastane idaresince verilen yetki ve talimatlar doğrultusunda güvenlik ile ilgili gerekli denetim ve kontroller yapılır, konu ile ilgili birimlere bilgi aktarılır, hazırlanan raporlar İdari işler Müdürüne iletilir Görev alanları içerisinde, kamu ve özel mallara, kişilerin zarar vermelerini engellenir Görev alanları içerisinde genel güvenliğin ve kamu düzenin bozulduğu hallerde durum Başhekime, İdari işler müdürüne ve hızlı bir şekilde kolluk kuvvetlerine bildirilir Hastanemizde hizmet alım yolu ile görev yapmakta olan güvenlik personelleri 8 kişi ve 1 sorumludan toplam 9 kişiden oluşmaktadır İki personel gündüz, iki personel gece, bir personel gelecek şekilde çalışır. Gündüz gelen personeller sabah saat 08:00 ile 20:00,gece gelen personeller 20:00 ile 08:00 arasında görev yaparlar. Güvenlik sorumlusu 08:00 ile 17:00 arası, cumartesi saat 13:00 a kadar çalışır. Tüm çalışma şekli aylık çalışma çizelgesinde gösterilmiştir Gündüz mesaisinde 3 kişilik ekipten bir kişi Acil Serviste, bir kişi genel hastane girişinde, bir kişi ise katlarda devriye şeklinde görev yapacaktır Gece mesaisinde bir kişi Acil Serviste, bir kişi yatan hasta katlarında, bir kişi ise kapalı alanlar, genel alanlar ve bina çevresinin güvenliğinden sorumludur Temizlik Hizmeti Dış Kaynak Alımı Temizlik hizmeti dış hizmet alımı sözleşme hükümlerine ve Hastane Temizlik Talimatına göre yapılır Hastanenin toplam metrekare ortak kullanım alanı ve çevre temizliğinden firma sorumludur. Temizlik işleri 1 şef ve 40 personel ile ifa edilmektedir. Kesintisiz sunulan temizlik hizmetleri 2 vardiya şeklinde yürütülmektedir.

3 DOK.KODU:DK.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TAR:00 SAYFA 3 / 5 7 Kat İdari 1 kişi 6 Kat K.doğum Servisi 4 6.Kat Yenidoğan Yb. 4 5 Kat Çocuk Servisi 4 4 Kat cerrahi Servisi 5 3 Kat polk, 1 2 Kat Gün Servisi 1 2 Kat Genel Yoğun bakım 4 Ameliyathane 1 1 Kat polk. 2 Giriş Kat 1-1 Kat(polk+ Ftr) 2 Acil servis 4 Genel Mahal gece ve Cila, cam temizleme personeli 5 Tıbbi Atık 1 Şef Firma tarafından sözleşmeye ve genel kurallara uygun hizmet verilip verilmediği yönetici viziteleri ile İdari İşler Müdürlüğü tarafından denetlenerek kayıt altına alınır, tespit edilen uygunsuzluklara yönelik düzeltici faaliyet başlatılarak düzeltilmesi istenir Temizlik hizmetlerinde çalışan personellere hijyen, hastane temizliği, iş güvenliği gibi konularda eğitim verilir, firma tarafından işe giriş ve rutin sağlık kontrolleri yaptırılır ve kayıtların bir nüshası hastanemiz enfeksiyon hemşiresine verilir Temizlik işleri için alınan elemanların seçiminden firma ve hastane birlikte sorumludur. Personelin tercihen bu alanda deneyimli olması, en az ilkokul mezunu, iyi iletişim kurabilen, hastane çalışmasına uygun olması gözetilir Firmanın bulunduracağı temizlik malzemeleri; 5 adet akülü zemin temizleme otomatı 2 adet cila makinası 1 adet 2 motorlu vakum makinası 6 adet kat temizlik arabası 3 adet çift kovalı presli temizlik arabası Hastanede kullanılan z katlı havlu, tuvalet kağıdı, sıvı sabun ve temizlikte kullanılan tüm temizlik ürünleri firma tarafından karşılanmaktadır.kişisel koruyucu ekipmanlar firma tarafından verilmektedir Firma kullandıkları cihaz ve ekipmanların çalışır halde olmasından, bakım ve onarımdan sorumludur Mikrobiyoloji ve Genetik Laboratuar Dış Kaynak Alımı Hastanemiz, mikrobiyoloji ve genetik laboratuar hizmetini, dış hizmet alımı olarak dış laboratuardan karşılamaktadır. Mikrobiyoloji laboratuarında; Boğaz Kültürü İdrar Kültürü Yara Kültürü Kulak kültürü Genital Kültürler Kateter kültürü Meni Kültürü Balgam Kültürü Burun Kültürü Mantar Kültürü Konjiktiva Kültürü Boyalı, Boyasız Mikroskobik İncelemeler yapılmaktadır.

4 DOK.KODU:DK.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TAR:00 SAYFA 4 / Hizmet süreçleri: Yatan hastalar servis hemşiresi tarafından yatıştan sonra dışarıya gönderilecek olan ilk tetkik numunesinin alınmasında konu ile ilgili bilgilendirme yapılır. Bu bilgilendirme sözel olarak yapılır, alınan örneklerin hastane güvencesi altında özel laboratuara teslim edileceği ve sonuçlarının sadece sistem kullanıcıları tarafından takip edilerek görüleceğini kapsar. Poliklinik hastalarından alınan örnekler hastanemiz tarafından kan alma ünitesinden doğrudan özel laboratuara gönderilir. Hasta bu aşamada, kan alma ünitesinde bulunan bilgilendirme yazıları, hastane web sitesi ile doğrudan hastanın kendisine yapılan bire bir bilgilendirmeler ile aydınlatılır Örneklerin Transferi, uygun transport koşullarında özel laboratuarın transport elemanları tarafından doğrudan kan alma ünitesinden teslim alınır. Örnekler teslim alınıncaya kadar kan alma ünitesinde uygun şartlarda muhafaza edilir Sonuçların İletilmesi ve Gizliliğine yönelik sonuçlar online olarak otomasyon üzerinde gönderilir. Hastanemiz tarafından gönderilen örneklere ait sonuçlar sadece acil durumlarda hastanemiz doktorları talep etmiş ise telefon ile bildirimi yapılır. Bunun dışında telefonla bilgilendirme her ne sebepten ötürü olursa olsun yapılmaz Hazırlanan her sonuç kâğıdında testi çalışan özel laboratuarın açık adresi, ismi ve telefon numarası gibi iletişim bilgileri bulunması zorunludur. Tüm tetkik sonuçları, hastanemiz ve anlaşmalı laboratuvar tarafından belirlenen sonuç verme sürelerine göre, hasta ve yakınları bilgilendirilir. Cihaz arızası, numune red gibi durumlarda yaşanacak her türlü gecikme özel laboratuar tarafından kan alma birimine bildirilmektedir Bildirimlerin ardından sonuçların gecikmesi hakkında hastaların bilgilendirilmesi hastanemiz sorumluluğunda olup, hastanemizden ayrılan hastalara telefon ile hastanemizdeki hastalara ise sözlü olarak bilgi aktarımı tarafımızdan yapılır Mikrobiyoloji ve genetik tetkiklerin hastaneden dış laboratuara gitmeden numunenin alımı ve transferine yönelik süreçler, Dış Laboratuarda Çalışılan Tetkiklerin İşleyiş Prosedürü ile tanımlanmıştır Laboratuar hizmetleri dış hizmet sağlayıcısının faaliyetlerine yönelik personel sayısı, niteliği ve kullanılan ekipmanlar gibi ayrıntılar yapılan sözleşmede belirtilmektedir Patoloji Laboratuvar Hizmeti Dış Kaynak Alımı Hastanemiz, patoloji laboratuvar hizmetini, dış hizmet alımı olarak dış laboratuvardan karşılamaktadır. Patoloji laboratuvarında; Mikroskobik ve Mikroskobik Değerlendirme Histokimyasal Boyama İmmünhistokimyasal Yöntem Frozen Materyallerin İncelenmesi Biyopsi Materyallerin İncelenmesi Sistolojik Mater İncelenmesi hizmetleri alınır Hizmet süreçleri: Patoloji dış hizmet alımı patolojik numunenin laboratuvara teslimiyle başlayarak numunenin kabulü, değerlendirilmesi, uygun yöntemlerle incelenerek, planlanan süre içinde hastaneye sonucunun yazılı ve elektronik ortamda gönderilmesi ile ilgili faaliyetleri kapsar Numunelerin uygun yöntemle alınması, istem ve kayıtlarının oluşturulması ve dış kaynak alımı yapılan laboratuvara transferinden hastanemiz sorumludur Sonuçların iletilmesi ve gizliliğine yönelik sonuçlar online olarak otomasyon üzerinde gönderilir. Hastanemiz tarafından gönderilen örneklere ait sonuçlar sadece acil durumlarda hastanemiz doktorları talep etmiş ise telefon ile bildirimi yapılır. Bunun dışında telefonla bilgilendirme her ne sebepten ötürü olursa olsun yapılmaz Hazırlanan her sonuç kâğıdında testi çalışan patoloji laboratuvarın açık adresi, ismi ve telefon numarası gibi iletişim bilgileri bulunması zorunludur. Tüm tetkik sonuçları, hastanemiz ve anlaşmalı laboratuvar tarafından belirlenen sonuç verme sürelerine göre, hasta ve yakınları bilgilendirilir. Cihaz arızası, numune red gibi durumlarda yaşanacak her türlü gecikme özel laboratuvar tarafından numune alma birimine bildirilmektedir Bildirimlerin ardından sonuçların gecikmesi hakkında hastaların bilgilendirilmesi hastanemiz sorumluluğunda olup, hastanemizden ayrılan hastalara telefon ile hastanemizdeki hastalara ise sözlü olarak bilgi aktarımı tarafımızdan yapılır.

5 DOK.KODU:DK.TL.01 YAYIN TARİHİ: REVİZYON NO:00 REVİZYON TAR:00 SAYFA 5 / 5 7. İLGİLİ DÖKÜMANLAR: Hastane Temizlik Talimatı Hastane Güvenlik Talimatı Yemek Hizmetleri Talimatı Çamaşırhane Hizmetleri Talimatı Yemek ve Mutfak Hizmetleri Denetim Formu Çamaşırhane Denetim Formu Dış Laboratuarda Çalışılan Tetkiklerin İşleyiş Prosedürü HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN İDARİ İŞLER MÜDÜRÜ KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ BAŞHEKİM