TÜRKİYE MANI PROGRAMI RAPORU. Rev1.02. Sayfa 1

Transkript

1 BUREAU VERITAS TÜRKİYE BELGELENDİRME DEPART MANI ACCESS TABANLI DENETİM RAPORU PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU Sayfa 1

2 1. KULLANIM ŞEKLİ Dosyanın kullanım aşamaları aşağıdaki gibidir; Dosya bvceroperation.com sunucusu tarafından üretilerek, denetime atanann baş denetçinin ekranınaa düşer. Baş denetçi, denetimin türü ve standardına göre veriler, review ve program bölümlerini doldurarak, dosyayı diğer denetçilere dağıtır. Her denetçi, bulunduğu süreçlerin denetim bilgilerini denetim1, denetim2 ve ncr sayfalarına girerek denetimlerini tamamlar. Denetimlerin bitmesinin ardından, bütün dosyalar baş denetçidee toplanır. Baş denetçi, dosya birleştirme bölümünden dosyaları birleştirerek tek bir dosya haline getirir. Rapor2 ve son bilgiler sayfaları baş denetçi tarafından doldurularak rapor basıma uygun hale getirilir. Print out sayfasından tüm bilgileri tamamlanmış rapor çıktı olarak alınabilir. NCR olması durumunda, print out sayfasındaki NCR butonu kullanılarak açılan sayfadan, denetçi, ister Ctrl+ +P ile hardcopy, ister aynı sayfanın altındaki Excel e aktar butonu ile softcopy olarak çıktı alabilir. (Softcopy çıktı için ncr.xls, denetim rapor dosyası ile aynı dizin içinde olmalıdır.) Tüm veri girişi ve rapor basımı işlemleri biten dosya yine baş denetçi tarafından ana sisteme girilerek dosya kullanımı tamamlanır. NOT : Denetim bilgileri, bu kılavuzda belirtildiği gibi doldurulduğu takdirde, tüm rapor sayfalarıı access dosyası tarafından oluşturulacaktır. Bu sistem ile birlikte RFCert çıktısı, denetçiler tarafından alınmayacak, gerektiği durumlar sistem tarafındann otomatik algılanarak, sistem tarafından ofise, doldurulmuş olarak sunulacaktır. 2. MENÜ YAPISI Her sayfanın altında bulunan menü çubuğu sayfalar arasında geçiş yapabilirsiniz. Sayfa 2

3 3. VERİLER SAYFASI Veriler sayfası, denetimin başlangıç ve tanımlama bilgilerinin bulunduğu sayfadır. Sayfanın kolay kullanımı için, en üst kısımda bir filtreleme bölümü bulunmaktadır. Bu bölümden standart ve denetim türü seçerek doldurulması gereken alanları listeleyebilirsiniz. NOT : Filtreleme bölümü, bir tanımlama aracı olarak değil, sadece yoğun bilgi barındıran veriler sayfasında, gerekli alanların atlanmaması için kullanılmalıdır. NOT : Veriler sayfasındaki bu bölüm, sadece filtreleme amaçlı olarak kullanılması için tasarlanmıştır. Denetim türünüü tanımlamak için kullanılmamalıdır. Sayfa 3

4 4. REVIEW SAYFASI ISO 9001 standardı için doldurulması gereken gözden geçirme sayfasıdır. Bu sayfada N/A olarak seçilen maddeler, Rapor3 e otomatik olarak gönderileceğinden, bu sayfanın atlanmaması önemlidir. NOT bölümüne, madde ile ilgili notlar düşülebilir. Bu sayfayı yazdırmak için Access menü çubuğundaki Yazdır seçeneğini ve ya Ctrl+P tuş kombinasyonunu kullanabilirsiniz. Sayfa 4

5 5. PROGRAM SAYFASI Bu sayfa denetim programının oluşturulduğu sayfadır. Her madde için tarih, saat, süreç ve denetime katılacak denetçiler belirtilmelidir. (Birden fazla katılımcı denetçi seçilebilir.) Yeni madde girmek için en alt satırdaki alana veri girişi yapmanız yeterlidir. Maddelerin sıralaması gün ve saat bilgisine göre otomatik yapılacaktır. R3 kutusu, o denetimin Rapor3 çıktısında görünüp görünmeyeceğini belirtmektedir. Programdaki her maddenin solundaki butonuna tıklayarak, hatalı maddeleri silebilirsiniz. Bu sayfayı yazdırmak için Access menü çubuğundaki Yazdır seçeneğini ve ya Ctrl+P tuş kombinasyonunu kullanabilirsiniz. Sayfa 5

6 6. DENETİM 1 SAYFASI Bu aşamada dosya, baş denetçi tarafından denetime hazırlanmış ve denetime dağıtılmış olmalıdır. Denetim1 sayfası, denetçilerin bulundukları süreçleri raporlamaya başladıkları bölümdür. Denetçi en üstteki alandan kendi adını seçtiğinde, denetim programında tanımlanmış süreçleri, gerekli alanda oluşacaktır. Süreç seçimi ardından, standarda göre kod seçimleri ve diğer bölümler girilerek veri girişii tamamlanır. Veri giriş bölümünün altında girilmiş kayıtların listesi bulunmaktadır. Burdan bilgi güncelleme ve silme işlemleri yapılabilir. Her maddenin solundaki Her maddenin en sağındaki butonuna tıklayarak, hatalı maddeleri silebilirsiniz. butonu ile, ilgili kayıdı güncelleyebilir, hatalı bilgileri düzenleyebilirsiniz. Sayfa 6

7 7. DENETİM 2 SAYFASI Denitem2 sayfası, denetim 1 sayfasının devamıdır. Denetim1 de girilmiş her süreç için sonuç, gözlem ve uygunsuzluklarınn belirtileceği bölümdür. Aynı denetim 1 sayfasında olduğu gibi, denetçi gerekli alandan kendi adını seçtiğinde, Denetim1 sayfasına kayıt girdiği süreçlerin listesine erişim. Süreç belirtmenin ardından, denetim sonucunu türkçe ve ingilizce olarak yazarak sonuç türünü belirtir. Bu bölümde belirtilen uygunsuzluklar, NCR sayfası ile ilişkili olduğundan type bilgisinin mutlaka verilmesii gereklidir. Sürece bağlı bulgu girişleri esnasında, eğer denetçi o sürece NCR yazmamış ise, Genel olarak bakıldığında kalite yönetim süreci standart gerekliliklerini karşılamaktadır ve uygulamalar etkin olarak sürdürülmekte ve izlenmektedir. Maddesi otomatik olarak eklenmektedir. Her maddenin solundaki butonuna tıklayarak, hatalı maddeleri silebilirsiniz. Her maddenin en sağındaki butonu ile, ilgili kayıdı güncelleyebilir, hatalı bilgileri düzenleyebilirsiniz. Sayfa 7

8 8. NCR SAYFASI Denetim2 de type NCR olarak belirtilen maddelerin, uygunsuzluk detayları NCR sayfasında doldurulur. Bunun için, NCR, Standart ve Kod bölümleri sırasıyla doldurularak gerekli bilgiye ulaşılır. Bilgiler NCR, Standart ve Kod sırasıyla girilmesi durumda program gerekli filtrelemeyi yaparak, o denetim için geçerli olmayan kodları eleyecektir. Her maddenin solundaki Her maddenin en sağındaki butonuna tıklayarak, hatalı maddeleri silebilirsiniz. butonu ile, ilgili kayıdı güncelleyebilir, hatalı bilgileri düzenleyebilirsiniz. Sayfa 8

9 9. VERİLERİN TEK DOSYADA BİRLEŞTİRİMESİ Denetim ekibindeki her denetçi ayrı dosyalarda çalışacağından, bu dosyaların denetimin ardından baş denetçi tarafından birleştirilmesi gerekmektedir. Dosya birleştirme için, baş denetçi tüm access dosyalarını aynı dizin altında toplamalıdır. (Denetçi tüm dosyaların birer yedeklerini bulundurmalıdır.) Daha sonra print out sayfasındaki Seçili dosyadan verileri getir alanından, aşağıdaki işlem basamaklarını uygulamalıdır. Bütün denetim raporu dosyaları aynı dizin içinde olmalıdır. Baş denetçi kendi dosyasını açar ve print out bölümüne tıklar. Seçili dosyadan veriler getir başlığı altındaki refresh butonu ile dizindeki dosyaların listesini günceller. Verileri taşımak istediği dosyayı listeden seçerek Verileri Getir butonuna tıklar. Sayfa 9

10 10. RAPOR2 SAYFASI Sistemden gelen kapsam bilgisi ile, öngörülen kapsamın karşılaştırıldığı, ayrıca talep edilen belgenin standart, akreditasyon, dil ve adet bilgilerinin belirtildiği bölümdür. Bu bölümdeki bilgiler, rapor2 çıktısına direkt olarak yansıyacağından, eksiksiz doldurulması önemlidir. Sayfa 10

11 11. KATILIMCILAR SAYFASI Açılış toplantısı katılımcılarının listesinin girileceği bölümdür. Girişler tamamlandıktan sonra Ctrl+P tuş kombinasyonu ile sayfanın çıktısı alınabilir. Her maddenin solundaki butonuna tıklayarak, hatalı maddeleri silebilirsiniz. Bu sayfayı yazdırmak için Access menü çubuğundaki Yazdır seçeneğini ve ya Ctrl+P tuş kombinasyonunu kullanabilirsiniz. Sayfa 11

12 12. SON BİLGİLER SAYFASI Son bilgiler sayfası, denetim raporlarının çıktı olarak alınabilmesi için gerekli son bilgilerin girişinin yapıldığı bölümdür. Bu bölümdeki alanlar, rapor çıktılarının oluşturulmasında kullanılacağından, bütün alanların ve rapor2 kısmı için denetim standart(lar)ı için doldurulması zorunludur. Sayfa 12

13 13. PRINT OUT SAYFASI Dosyaya girilen denetim bilgilerinin, denetim raporu şeklinde çıktı alınacağı bölümdür. NOT : Tüm sayfalarda, yazdırmak için CTRL+P, sayfayı kapatmak için Ctrl+W tuş kombinasyonu kullanılır. Ön yazı, Rapor1 ve Rapor4 butonlarına tıklayarak direkt olarak çıktı alınacak sayfaya erişilir. Rapor3, Rapor2 veya Surveillancee çıktıları için önce butonların üstündeki alandan standart seçilmeli. Standart seçilmediği taktirde sayfalar görüntülenemeyecektir. Sistem her NCR için bir çıktı sayfası oluşturur. NCR butonu üzerindeki alandan NCR numarasını seçerek istenilen uygunsuzluğa ulaşılabilir. Ayrıca NCR çıktı sayfası açıldığında, sayfanın en altındaki Excele Aktar butonu ile uygunsuzluk softcopy olarak export edilebilir. NOT : Softcopy çıktı için sistemden indirilebilecek olan ncr.xls dosyası, denetim raporu dosyarı ile aynı dizinde olmalıdır. Sayfa 13