Defterdarlık Genel Evrak İşlem Süreci

Transkript

1 Samsun Defterdarlığı Personel Müdürlüğü İşlem Süreci vrak, arita, Fotoğraf, Mühür, CD. Kitap, Afiş, aber Kartı vrakın a Alınması vrakın Kontrol dilmesi atalı vrak vrak vrakın Kabul dilmesi atalı vrakın Getirene İade dilmesi Zarfların Açılması,Ayrılması, Tasnif dilmesi! atalı vrak Var vrak vrakın Ayrılması ve İade dilmesi Makamına İşlem Sonlandırıldı Makamına Sunulacak vrakın Ayrılması Kaydedilmesi ve Teslim dilmesi avale dilen vrakın Alınması, Ayrılması ve Tasnif dilmesi 1

2 vraka Tarih ve Varide Numarası Verilmesi vrak, Acele vrak Defteri, vrakın Kaydedilmesi, vrak Birim Listelerinin Alınması ve İncelenmesi vrakın Birimlere Teslim dilmesi vrak, Tutanak, vrak Birim Listesi, arita, Fotoğraf, Mühür, CD. Kitap, Afiş, İade vrak Var Birimine Ulaşmayan Acele/Süreli vrak İade vrak Birimlerden İade dilen vraka İşlem Yapılması vrak, Acele vrak Defteri Birimine Ulaşmayan Acele/Süreli vrak İşleminin Yapılması Sonlandırıldı İade vrak Kayıtlarının Yapılması İade Gelen vrakın Birimine Gönderilmesi vrak, Birim Listesi, Kayıt Raporu vrak Kayıt Raporlarının Dosyalanması İşlem Sonlandırıldı azırlayan: Nurten BAYRAKÇI VKİ Onaylayan: Sibel AKÇAY Personel Müdürü

3 SG Samsun Defterdarlığı Personel Müdürlüğü AS İşlemleri S #BAŞV! Anasayfa ecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı Onaylayan Danışılan Aktarılan 1.1 vrakın a Alınması Defterdarlığımız merkez birimleri (Kendi Birimlerine itaben yazılan yazılar hariç) tan başka yerden doğrudan evrak alamazlar. Defterdarlığımız teşkilatındaki birimler, diğer kamu kurum ve kuruluşları, özel kurum ve kuruluşlar, yurt dışı kurum ve kuruluşları ve şahıslarca elden, posta veya kurye ile getirilen veya gönderilen evrak (Kendi Birimlerine itaben yazılan yazılar hariç), Merkez Birimleri adına Genel 1.2 vrakın Kontrol dilmesi Muhtelif mahallerden çeşitli yollarla getirilen ve Genel vraka alınan evrakın; adres, imza, gizlilik dereceleri, acele/süreli olup olmadığı, eklerinin olup olmadığı ve zimmet defteri kayıtları ile evrakın uygunluğu kontrol edilir. 1.3 atalı vrakın Getirene İade dilmesi 1.4 vrakın Kabul dilmesi a alınan evraktan, Defterdarlığımız merkez birimlerine ait olmayan veya evrak otomasyon kayıt sistemi dışında kalan, eklerinde ve/veya imzalarında eksiklik olan evrak, istisnalar hariç, ayrılır. vrak, dağıtıcı tarafından getirilmişse, zimmetten düşülerek getirene iade edilir. Ancak, şahıslarca getirilmiş ve zimmeti yoksa, herhangi bir işlem yapmadan, evrak doğrudan sahibine iade edilir. Uygunluğu tespit edilen evrak, kayıtlı olduğu zimmet defteri ve/veya posta zimmet defteri imzalanarak; elden takipli gelen evraka ise, kaşe ile evrakın üzerine ait olduğu birim işaretlenerek tarihi ve varide numarası verilir, aynı numara bilgi kağıtlarına da verilerek evrak sahibine verilmek suretiyle, Defterdarlığımıza ait olan evrakın kabulü yapılır. Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman Müdür Yardımcısı (Talimat, Prosedür, Form) vrak Birim Listesi vrak Zimmet Defteri vrak Zimmet Defteri, Kaşe Kullanılan Yazılım kran Yetkinlik (n fazla 5 adet) Dikkatli, takipçi, güvenilir Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken ğitim(ler) Tedarikçi Marifetiyle?

4 Zarfların Açılması, Ayrılması, avalesi ve Tasnif dilmesi atalı vrakın Ayrılması, Kaydedilmesi ve İade dilmesi Makamına Sunulacak vrakın Ayrılması, Kaydedilmesi ve Teslim dilmesi Zarflı gelen evraktan gizli olanlar (havale notu zarf üzerine düşülür) ayrılır, diğerleri açılır. Zarfların açılması neticesinde tespit edilen hatalı evrak ayrılır. Açılan zarfın boş çıkması halinde, tespit tutanağı tutulur zarfına eklenir; evrakın imzası yoksa ve posta yoluyla alınmışsa, zarfları eklenerek ilgili birime gönderilmek üzere ayrılır. İmzası eksik evrak postadan çıkmışsa veya iade imkanı yoksa, ın ilgili birim adına, evrakı çıkaran makama yazı ekinde iade etme yetkisi yoktur. Çünkü, evraka işlem yapacak birim telefon/faks ve yoluyla veya yazı yazarak evrakın imzasını tamamlatabileceği gibi, acil bir durum söz konusu ise, imzalı evrak gelene kadar işlemini tamamlayıp imzaya hazır hale getirerek zaman kazanabilir. Zarfsız gelen evrak, gizlilik derecelerine, başlıklarına, imza makamlarına, konularına, ilgilerine göre ait oldukları birimlerin kaşe üzerine işaretlenir, eki varsa Açılan zarflardan çıkan evraktan, Defterdarlığımız merkez birimlerine ait olmayan veya evrak otomasyon kayıt sistemi dışında kalan, veya imzalarında eksiklik olan evrak ayrılır. vrak, dağıtıcı tarafından getirilmişse, zimmetten düşülerek getirene iade edilir. Ancak, şahıslarca getirilmiş ve zimmeti yoksa, herhangi bir işlem yapmadan, evrak doğrudan sahibine iade edilir. atalı evrak, getirene iade edilme imkanı yoksa, gizli ve/veya acele/süreli ise, gönderen yerle irtibat kurulur. Bu mümkün değilse, acele posta aracılığıyla gönderilmek üzere postaneye zimmetle teslim edilir. atalı evrak, getirene iade edilme imkanı yoksa, gizli ve/veya acele/süreli değilse, adresinin uzaklığı da dikkate alınıp, evrakın kayıtlı olduğu posta zimmet defteri imzalatılarak postaneye teslim edilir. Diğer kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evraklar Makamına sunulmak üzere ayrılır ve evrak otomasyon sistemine kayıt edilir. vraklar havale Makamına teslim edilir., izmetli, izmetli vrak Zimmet Defteri tarihli ve 5522 sayılı tarihli tarihli ve 1985 sayılı 4. vrak Zimmet uymak Bakanlık

5 avale dilen vrakın Alınması, Ayrılması ve Tasnif dilmesi vraka Tarih ve Varide Numarası Verilmesi (Defterdar Yardımcıları) Makamınca; konuları, ilgileri, gizlilik dereceleri ve imza makamları itibariyle değerlendirilerek, evrakın havale işlemi tamamlandığında, tarafınca Makam telefonla aranmak suretiyle, bizzat veya hizmetli tarafından evraklar havale Makamından alınır ve Genel vrak teslim eder. Makamınca havale edilen evrak havale edildiği birimleri itibariyle ayrılır ve tasnif edilir. Ayırma ve tasnif işleminde gizlilik dereceli ve/veya acele/süreli olan evraka öncelik tanınır. havalesi ile gelen evraka öncelik verilmek suretiyle, her birimin evrakı ayrı ayrı alınarak, numaratör ile tarih ve Bakanlık Merkez Birimine varide numarası verilir. Varide numaraları, gizli zarfın ve evrakın üzerine havalesine yakın bir yerine vurulur. Bu varide numaraları, her yıl 01 den başlar, yıl sonuna kadar devam ettirilir. Acele/süreli olan evraka acele evrak fişi düzenlenir, aynı tarih ve varide numarası hem evraka, hem de acele evrak fişine verilir. vrak, normal kayıt ve teslim süreleri beklenilmeden, acele evrak fişi imzalatılarak birimine teslim ettirilir ve sorumlularına imzalatılan acele evrak fişleri, kayda esas olmak üzere varide numarası sırasına konularak, asıl evrakın yerini alır., Mali Sosyal, izmetli 1.Bakanlık vrak ve Dosya Talimatnamesi, tarihli ve 5522 sayılı tarihli tarihli ve 1985 Acele vrak Fişi, Numaratör Birimlerin sahibi olmak. Birimlerin sahibi olmak, Numaratörleri işlevlerine uygun kullanabilmek Tüm evraklar genel evrak servisi görevlisince alınır; varide numaraları takip edilerek, evrakın geldiği yer, tarihi, numarası, cinsi, eki, konusu, açıklama bilgileri vrak Otomasyon Kayıt Programı üzerinden kaydedilir. vrak kayıtlarının (vrak kayıt raporu) dökümleri, günde bir defa ve çift nüsha olarak alınır. Kayıt raporlarına ilk ve son kaydedilen evrak bilgileri, evrak vrakın Kaydedilmesi, üzerindeki bilgilerle karşılaştırılır ve varide Kayıt Raporlarının numaralarında kayma varsa, (birimlerin evrakının Alınması ve İncelenmesi karışması, varide numarasız evrakın sehven kaydedilmesi... v.b.) gerekli düzeltme yapılarak yeniden döküm alınır. Paydaşların evrak sorgulama talepleri de vrak Otomasyon Kayıt Programı üzerinden vrak Kayıt Ara Modülüne girilerek evrakın bilgilerine ulaşılır ve talep sahipleri telefon/yazılı iletişim veya yüz yüze görüşmek Listesi vrak Otomasyon Kayıt Programı.

6 vrak, çift nüsha vrak Birim Listeleri imzalatılarak, liste asılları ile birlikte ilgili birimlere günde bir defa teslim edilir. Ancak, evrakın yoğun olduğu günlerde ve zorunlu vrakın Birimlere Teslim hallerde evrak teslimatı daha fazla olabilir. Acele /süreli 1.11 dilmesi evrak ise bekletilmez ve her defasında acele evrak defteri imzalatılarak birimine hemen teslim edilir. İmzalı birim listelerinin suretlerini geri alır. izmetli, vrak Birim Listesi, Acele vrak Defteri Dikkatli, takipçi, güvenilir azırlayan: Birimlerden İade dilen vraka İşlem Yapılması Birimlerden iade edilen evrak üzerindeki kaşede yer alan ilgili birim işaretlenerek, ait olduğu birim PROP sistemine düzeltme kaydıyla işlenir. Acele/süreli ise, acele zimmet defteriyle evrak dağıtımı beklenilmeden, birimine teslim edilir. İade vrak Kayıtlarının Yapılması vrak Otomasyon Kayıt Programı üzerinden evraka verilen genel vrak Kayıt numarası sorgulanarak çağırılır. İade edileceği birim yazılarak "Düzeltme" butonu ile düzeltilir. İade Gelen vrakın Birimine Gönderilmesi Birimine Ulaşmayan Acele/Süreli vraka İşlem Yapılması(Özel Durum) vrak Birim Listelerinin Dosyalanması Sema Nur TAŞDAN Personel Şefi İade evraktan acele/süreli olanlar, acele zimmet defteriyle bekletilmeden birimine teslim edilir. Acele evrak fişleri, grubundaki evrakla birlikte birimine teslim edildiğinde, evrakın kendilerine ulaşmadığını tespit eden birim yetkililerinin ı aramaları (derhal aramaları gerekir) ve durumu bildirmeleri üzerine, öncelikle acele evrak fişini imzalayarak evrakı alan kişiye/talep makamına ulaşılmaya çalışılır. Bu mümkün olmaz ise, ilgili birim ve evrakı çıkaran makam aranarak, durumdan haberdar edilir ve evrakı çıkaran makamın dosyasını yeniden tekemmül ettirmesine imkan verilir. İmzalı evrak kayıt listelerinin suretleri hem Listesi hem de Zimmet Defteri olarak, birimleri, ayları ve yılları itibariyle ayrı ayrı dosyalanır.bu listeler en son işlem gördüğü tarih itibariyle, en az 30 yıl saklanır. izmetli Onaylayan: Sibel AKÇAY Personel Müdürü,,Ge nel vrak Acele vrak Defteri, Kaşe Acele Zimmet Defteri,vrak Birim Listesi Acele vrak Fişi vrak Kayıt Raporu vrak Birim Listesi vrak Otomasyon Kayıt Programı vrak Otomasyon Kayıt Programı Defterdarlı hakkında bilgi güvenilir olmak Bilgisayar kullanabilmek, Dikkatli, takipçi, güvenilir Bakanlık Standart Dosya Planı hakkında bilgi sahibi, dikkatlii takipçi ve güvenilir Toplam Kalite, alkla İlişkiler ve tik Kurallar... ve mesleki eğitim.