İÇ KONTROL SİSTEMİ EYLEM PLANI

Transkript

1

2

3

4 Standardı ve Kod No Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Üniversitemizde iç kontrol çalışmaları tarih ve sayılı Rektörlük Makamı Olur'u ile başlatılmıştır. Yine tarih ve 1849 sayılı yazı ile de Üniversitemizde iç kontrol geliştirme ve revize çalışmaları başlatılmıştır. Sahiplenme ve desteğin sağlanması bakımından üst yönetimi bilgilendirme toplatıları yapılmış olup ayrıca Kamu İdarelerinde Risk Yönetimi, Etik Mevzuatı ve Uygulamaları, İç Kontrol Sistemi Oluşturma, İç Kontrol ve Kurumsal Risk Yönetim Sisteminin Oluşturulması, İç Kontrol Sistemi Risk Değerlendirmesi, Üniversitelerde Mali Yönetim ve İç Kontrol Sistemi, İç Kontrol ve İç Kontrol Sistemi Planı eğitim ve bilgilendirme toplantıları yapılmıştır. KOS1.1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişinin sahiplenmesi ve desteğinin sürdürülmesi amacıyla belirli periyotlarda eğitim ve toplantılar verilmeye devam edilecektir. Üniversite Üst Yönetimi, SGDB Genel Sekreterlik, PDB Düzenlenecek eğitim ve toplantılara ait değerlendirme raporları

5 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. İç kontrol sistemi eğitim ve çalışmalarında üst yönetim ve birim yöneticilerinin katılımı sağlanmıştır. "İç Kontrol ve Kurumsal Risk Yönetim Sisteminin Oluşturulması Eğitimi"- ne Rektör ve Rektör Yardımcıları ile birim yöneticileri, "İç Kontrol Sistemi Risk Değerlendirmesi Eğitimi"ne ise Rektör Yardımcıları ve birim yöneticileri katılmışlardır. KOS1.2.1 İç kontrol sistemi ve standartlarının bilinmesi, uygulamada personele örnek olunmasının sürekliliğini sağlamak amacıyla üst yönetim ve birim yöneticilerinin sürekli bilgilendirilmesi ve düzenlenecek seminer ve eğitimlere katılımının sağlanmasına devam edilecektir. Üniversite Üst Yönetimi; SGDB Genel Sekreterlik, Yöneticileri Düzenlenecek seminer ve eğitimlere ait sonuç ve değerlendirme raporları, bunların sayısı

6 KOS1 KOS 1.3 Standardı ve Öngörülen veya ler Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesi ile Üniversitemiz etik kuralları belirlenmiş ve OMÜ web sayfasında yayınlanmaktadır. İş Etik Kurulu, OMÜ Tıbbi Araştırmalar Etik Kurulu ve OMÜ Hayvan Deneyleri Etik Kurulu faaliyete geçirilmiştir. Etik ilkeleri ve uygulamaları hakkında personele eğitim verilmiş olup, etik ilkeler mevcut personele okutulup imzalatılmış ayrıca göreve yeni başlayan personele imza karşılığı duyurulmaktadır. KOS1.3.1 KOS1.3.2 KOS1.3.3 YÖK'ün belirlediği Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri esas alınarak OMÜ Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesi güncellenecek ve tüm personelimize ve öğrencilerimize duyurulacaktır. Üniversitemizde yürütülen tüm faaliyet, karar ve işlemlerde etik ilkelere uygun hareket edilmesi ve tüm personel tarafından etik ilkelerin bilinirliğinin sağlanması amacıyla belirli zamanlarda seminer ve eğitimlerin verilmesine devam edilecek olup, diğer hizmetiçi eğitimlerin içeriklerine etik eğitimi dersi konulacaktır. Yürütülen tüm faaliyet, iş ve işlemlerle ilgili yapılacak müracaatların Üniversitemiz Etik Kurullarında değerlendirilmesi sağlanacaktır. OMÜ Üst Yönetim Üniversite Üst Yönetimi, PDB Üniversite Üst Yönetimi İş Etik Kurulu İş Etik Kurulu, Yöneticileri İş Etik Kurulu Çıktı / Sonuç OMÜ Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesi ve duyuru yazıları Eğitim ve Seminerler, bunların raporları ve sayısı. Yapılan başvuru sayıları ve değerlendirme sonuçları veya

7 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır dönemi 1. Stratejik Plan uygulanmış olup, dönemine ait 2. Stratejik Planı yürürlükte olup Stratejik Plan OMÜ web sayfasında, Performans Programı, Bütçe, ve İdare Faaliyet raporları SGDB web sayfasında yayınlanmaktadır. Ayrıca her yıl ilk altı aylık bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler kamuoyuna açıklanmaktadır. Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili yönetmelik, yönerge, çalışma usul ve esaslarına ilişkin Senato ve Yönetim Kurulu kararları OMÜ web sitesinde yayınlanmaktadır. İlk atama ile göreve başlayan personele asalet tasdik edildikten sonra birim yöneticilerince Yemin Belgesi ve Etik Sözleşmesi imzalatılmakta ve dosyalanmaktadır. Akademik ve idari personelimiz sonu 0-5 ile biten yıllarda genel mal bildirimi, özel durumlarda ise bir ay içerisinde beyan vermektedir. Makul güvence sağlanmış olmakla birlikte uygulamanın sürekliliği sağlanacaktır. 7

8 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Atama ve terfi işlemleri yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmektedir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Üniversitemiz etik ilkeleri mevcut olup yürütülen faaliyet, iş ve işlemlerde etik davranış kurallarına uyulmaktadır. Başbakanlık Genelgesi kapsamında birimlerimizce Hizmet Standartları Tablosu hazırlanarak duyurulmuştur. KOS1.5.1 KOS1.5.2 Adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacak müracaatların Üniversitemiz Etik Kurullarında değerlendirilmesi sağlanacaktır. Hizmet Standartları Tablolarının güncellenmesi, birim internet sayfasında ve birimde herkesin görebileceği panolara asılması sağlanacaktır. Üniversite Üst Yönetimi, İş Etik Kurulu Yöneticileri PDB Üniversite Üst Yönetimi Etik Değerlendirme Raporları Hizmet Standartları Tablosu

9 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması açısından alınan idari kararlar, yapılan mali kontroller bulunmaktadır. (Kurul Kararları, Komisyon Kararları, Onay İşlemleri, Harcama leri ve Mali Hizmetler i tarafından yapılan Ön Mali Kontrol, Ödeme Belgeleri Üzerinde Yapılan Kontrol gibi) Üniversitemizde iç kontrol sisteminin kurulumu sağlandıktan sonra, faaliyetlere ilişkin süreçler, iş akışları, risk değerlendirmeleri ve kontrol faaliyeti ile ilgili dokümantasyon ve prosedürler ile bilgi, belge ve dokümanlar sistematik olarak yönetilecektir. 9

10 KOS2 KOS 2.1 KOS 2.2 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Üniversitemiz misyon ve vizyonu, Stratejik Plan çalışmaları esnasında yüzyüze görüşmeler ve anketler yoluyla katılımcı bir şekilde belirlenmiş olup, Üniversitemiz web sayfasında yayınlanmaktadır. lerin ve alt birimlerin görev tanımları Otomasyon Sistemi (KİOS) üzerinden tanımlanmıştır. KOS2.1.1 KOS2.2.1 OMÜ personeline kurum misyonun daha fazla bilinmesi ve benimsetilmesi amacıyla paydaş anketi düzenlenecektir. Gerekli güncellemeler yapılarak birimlere ait web sitelerinde yayınlanması sağlanacaktır. SGDB BİDB Tüm ler Tüm ler Paydaş Anketi Sonuçları

11 KOS2 KOS 2.3 KOS 2.4 KOS 2.5 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Tüm birimlerde görev yapan personele ilişkin görev dağılımları KİOS otomasyon sistemi üzerinden tanımlanmıştır. Üniversitemizin ve birimlerin teşkilat şemaları mevcuttur. Üniversitemiz ve birimlerin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde mevcut olup gerek görüldükçe güncelleme yapılmaktadır. KOS2.3.1 KOS2.4.1 Görev tanımlarının tüm personele, açık ve anlaşılır şekilde yazılı olarak verilmesi sağlanacaktır. Üniversitemiz teşkilat yapısı yılda bir kez değerlendirilerek birimlerin ve idarenin teşkilat şemalarının güncellenmesi sağlanacaktır. Yöneticileri, İç Kontrol Görevlileri SGDB SGDB Tüm ler Görev Tanım Formları Güncellenen Teşkilat Şemaları Devlet Teşkilatı Veri Tabanı bilgilerine göre düzenleme yapılacaktır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 11

12 KOS2 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Üniversitemiz hassas görev belirlenmesine ilişkin çeşitli çalışmalar yapılmış ancak bu tanımlamaya ilişkin literatürde yeterli bilgiler bulunamadığından hassas görev tanımları yapılamamıştır. KOS2.6.1 Rehberinde belirtilen kriterler de dikkate alınarak hassas görev tanımları belirlenecektir. SGDB OMÜ Üst Yönetim, Yöneticileri Hassas Görev Tanımları KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Üniversitemizde yöneticiler verdikleri görevlerin kontrolünü, SGB.net evrak dokümantasyon sisteminden evrak takibi ve hiyerarşik kontroller ile sağlamaktadır. Yeni kurulan Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sisteminden (EBYS) evrak takibi yapılmasına devam edilecektir. 12

13 KOS3 KOS 3.1 KOS 3.2 KOS 3.3 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. İnsan kaynakları yönetimi, OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi doğrultusunda Üniversitemizin amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik yürütülmektedir. Hizmetiçi Eğitim Yönergesi hazırlanarak yürürlüğe konulmuştur. Akademik personelin atanma ve yükselmelerinde OMÜ Akademik Yükselme ve Atanma Kriterleri dikkate alınmaktadır. İdari personel için görevde yükselme-unvan değişikliği eğitimleri ve sınavları ihtiyaç dahilinde yapılmaktadır. KOS3.2.1 Üniversitemiz amaç ve hedefleri doğrultusunda yılda bir kez OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi işleyişinin değerlendirilmesi yapılacaktır. Yönetici ve personele görev alanları ile ilgili hizmetiçi eğitim ve diğer eğitimler verilecektir. PDB PDB SGDB Genel Sekreterlik Değerlendirme Raporu Eğitim Seminerleri ve Katılan Personel Sayısı Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 13

14 KOS3 KOS 3.4 KOS 3.5 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi yürürlüğe girmiş ve performans değerlendirmesi bu Yönergede belirlenen kriterlere göre yılda bir defa yapılmaktadır. Hizmetiçi Eğitim Yönergesi hazırlanarak yürürlüğe konulmuştur. KOS3.5.1 Personelin eğitim ihtiyacını gidermeye yönelik faaliyetler yıllık olarak planlanacak, eğitim faaliyetleri düzenli bir şekilde yürütülecek ve güncellenecektir. PDB Yöneticileri Hizmetiçi Eğitim Planı ve Programları Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 14

15 KOS3 KOS 3.6 KOS 3.7 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi yürürlüğe girmiş ve performans değerlendirmesi bu Yönergede belirlenen kriterlere göre yılda bir defa yapılmaktadır. OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesinde performansı yetersiz olan personelin performansını geliştirmeye yönelik alınacak önlemler belirlenmiştir. OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesinde ödüllendirmeye ilişkin hususlar yer almaktadır. KOS3.7.1 KOS3.7.2 Performans değerlendirme sonrasında üst üste 2 (iki) değerlendirme sonucu beklentilerin çok altında ve beklentinin altında olan çalışanlar için gelecek yıl içinde, eksik bulunan kriterlere ilişkin eğitim programları uygulanacaktır. OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesinde ödüllendirme mekanizması yeniden değerlendirilecektir. PDB OMÜ Üst Yönetim PDB Yapılan Eğitim Programları Sayısı OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 15

16 KOS3 KOS 3.8 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. OMÜ Akademik Değerlendirme Kriterleri ve OMÜ İnsan Kaynakları Performans Yönergesi yürürlüğe konularak personele duyurulmuştur. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 16

17 KOS4 KOS 4.1 KOS 4.2 KO 4.3 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. OMÜ KİOS Sistemi üzerinden iş akış şemaları ile bunlara ilişkin imza ve onay mercileri belirlenmiştir. OMÜ İmza Yetkileri Yönergesi hazırlanarak yürürlüğe konulmuş ve personele duyurulmuştur. OMÜ İmza Yetkileri Yönergesi bu şartı karşılamaktadır. KOS4.1.1 İş akış süreçleri tüm personele duyurulacak ve gerekli güncellemeler yapılacaktır. Yöneticileri, İç Kontrol Görevlileri SGDB KİOS İş Akış Şemaları Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 17

18 KOS3 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. OMÜ İmza Yetkileri Yönergesi bu şartı karşılamaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. OMÜ İmza Yetkileri Yönergesinde bu şarta ilişkin düzenleme bulunmaktadır. KOS4.5.1 Yetki Devri Onayında Yetki Devrinin Süresi, Sınırları ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. Genel Sekrekterlik Tüm ler Yetki Devri Onayı

19

20 RD5 RD 5.1 RD 5.2 RD 5.3 Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır dönemi 1. Stratejik Plan uygulanmış olup, dönemine ait 2. Stratejik Planı yürürlüktedir. Üniversitemiz Performans Programı, Maliye Bakanlığınca yayınlanmış olan Performans Programı Hazırlama Rehberi'nde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde hazırlanmaktadır. Üniversitemiz bütçesi Stratejik Plan ve Performans Programında belirlenmiş olan amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 20

21 RD5 RD5.4 RD 5.5 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Harcama yetkililerinden Performans programı hazırlama sürecinde Stratejik plandaki amaç ve hedefler doğrultusunda birimlerinin öncelikli hedeflerini belirlemeleri istenmekte kurum öncelikli hedefleriyle eşleştirilerek kurum performans programı hazırlanmaktadır. Performans programında tüm sorumlu birimlerin harcama yetkilileri ile yılda bir kez değerlendirme toplantısı yapılacaktır. OMÜ Üst Yönetim SGDB Toplantı Raporu Performans Programında belirlenen hedefler ile bunların gerçekleşme durumu karşılaştırılarak hedefler ve gerçekleşmeler arasında ortaya çıkan sapmaların nedenleri değerlendirilecek ve sorun çözümüne yönelik önlemler alınacaktır. RD.5.4 kapsamında değerlendirilecektir. 21

22 RD5 RD 5.6 RD6 RD 6.1 RD 6.2 RD 6.3 Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Üniversitemiz hedefleri Stratejik Plan ve Performans Programlarında ölçülebilir, ulaşılabilir ve belli dönemleri kapsayacak şekilde tespit edilerek uygulanmaktadır. RD.5.4 kapsamında değerlendirilecektr. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Kurumumuzda Kontrol Ortamı oluşturma çalışmaları tamamlandıktan sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. Risk belirleme çalışmaları tamamlandıktan sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. RD 6.1 ve RD 6.2 genel şartları tamamlandıktan sonra değerlendirme yapılacaktır. 22

23

24 KF7 KF 7.1 KF 7.2 KF 7.3 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Üniversitemiz Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasları mevcut olup her yıl değerlendirilerek gerekli güncellenemeler yapılmaktadır. Üniversitemizin varlıklarının korunmasına yönelik mevzuat çerçevesinde kontrol tedbirleri uygulanmaktadır. Kütüphane varlıklarının kontrolü otomasyon sistemi barkod yöntemiyle sağlanmaktadır. Üniversitemizde, kadrolu ve özel güvenlik birim personeli çalıştırılmaktadır. Ayrıca birimlerimizin bir kısmı güvenlik kamera sistemleriyle izlenmektedir. Kurumumuzda Kontrol Ortamı ve Risk Değerlendirme Bileşenlerine ait çalışmalar tamamlandıktan sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. Üniversitemiz hedeflerine ve süreçlerine ait riskler tespit edildikten sonra kontrol strateji ve yöntemleri belirlenecektir. Süreç bazlı riskler belirlendikten sonra risklere karşı kontrol faaliyetleri geliştirilecektir. 24

25 RD5 KF 7.4 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Risklere karşı kontrol yönteminin belirlenmesinde bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. KF8 "Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır." KF 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Üniversitemiz faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini ilgili mevzuat çerçevesinde yürütmektedir. KF8.1.1 Üniversitemiz faaliyetleri ile mali işlemlerine ilişkin karar ve işlemlerine yönelik ihtiyaç duyulan prosedürler tespit edilecektir. OMÜ Üst Yönetim Hukuk Müşavirliği, SGDB Tespit Raporları İhtiyaç duyulan prosedürlerin tespitinden sonra bunların oluşturulmasına ilişkin süreç belirlenecektir. 25

26 KF8 KF 8.2 KF 8.3 KF9 KF 9.1 Standardı ve Öngörülen veya ler "Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır." Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Çıktı / Sonuç veya Üniversitemiz faaliyetleri ile mali işlemlerine ilişkin karar ve işlemlerine yönelik ihtiyaç duyulan prosedürlerin tespitinden sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. KF8.1 ve KF8.2'ye göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Muhasebe Yetkilisi, Harcama Yetkilisi ve ön mali kontrol yetkilisi ve görevlileri ile muhasebe inceleme, kayıt ve onay işlemleri görevleri farklı kişilerce yapılmaktadır. Personel görev tanımlamaları ve dağılımları kapsamında bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. 26

27 KF9 KF 9.2 KF10 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. RD6.1 ve KF9.1'e göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. KF 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. K.F.8. standardına göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. 27

28 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KF10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KF 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. yöneticileri, personele verdiği görevleri SGB.net sistemi üzerinden ve yönetsel olarak takip etmektedir. Süreçler üzerinden risklerin tespiti ve bunlara uygun kontrol faaliyeti geliştirildikten sonra bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. KF11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KF 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. lerde yürütülen faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak üzere birim yöneticileri tarafından yedekleme, birimiçi rotasyon gibi önlemler alınmaktadır. KF Görev tanım formunda personelin çeşitli nedenlerde görevden ayrılışlarında yerine bakacak personel belirtilecek ve ilgili personellere tebligat yapılacaktır. Tüm ler, İç Kontrol Görevlileri PDB Görev Tanım Formları Yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile ilgili yapılması gereken hizmetiçi eğitimler KOS 3.2 kapsamında değerlendirilecektir. 28

29 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KF11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KF 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Üniversitemizde faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak bakımından gereken hallerde mevcut personel yapısı ve hiyerarşik yapı dikkate alınarak kamu personel mevzuatı hükümlerine göre vekil personel görevlendirilmektedir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. KF 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılan personel tarafından doldurularak yeni görevlendirilen personele verilmek üzere Devir Teslim Raporu hazırlanmış ve tüm birimlere duyurulmuştur. KF Görev tanım formunda; görevinden ayrılan personelin devir teslim raporu düzenleyeceği ve devir teslim raporu vermeden ayrılışının yapılmayacağı belirtilecek ve yeni gelen personele tebliğ edilecek görev tanım formuna bu raporda eklenecektir. Yöneticileri SGDB Görevden Ayrılan Personele Ait Devir Teslim Raporu

30 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KF12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinin sürekliliği ve istem dışı zararlara karşı da korunabilmesi amacı ile yedekleme ve süreklilik politikaları yürütülmektedir. Sistemlerin, monoton olarak uygulanan yedekleme işlemlerinin yapılması yeterli görülmemiş, politika güncellenmiştir. Yedekli veriler ile son halleri rastlantısal zaman aralıklarında karşılaştırılmalı maddesi politikaya eklenmiştir. Bu sayede eski verilere erişim yapılıp değişiklik olup olmadığı tespit edilmektedir. Ayrıca Linux ve Windows sunucu sistemlerinde sıkılaştırma işlemine gidilmiş, sunucular daha izole hale getirilmiştir. KF Üniversitenin Bilgi Güvenliği Politikası belirlenecek ve buna bağlı olarak Bilgi Güvenliği Ekibinin oluşturulması sağlanacaktır. BİDB Bilgi Güvenliği Politikasının oluşturulması Bilgi Güvenliği ekibinin oluşturulması KF 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Üniversitemizde kullanılan bilgi sistemlerinine yapılan veri ve bilgi girişi ile görevlendirilen personelin erişim yetkilendirilmesi ve hata usulsüzlüklerinin önlenmesi için gerekli çalışma ve kontroller yapılmaktadır. KF Bilgi Sistemlerine sızma testleri uygulanarak, görülen zafiyetlerin giderilmesi için, sunucu ve yazılım tarafında önlemlerin alınması sağlanacaktır. BİDB Zafiyet Testi Raporları

31 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya KF12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. "Bilg İşlem Daire Başkanlığı bünyesinde yeni geliştirilmekte olan OMÜ PORTAL uygulaması ile tüm bilgi sistemlerinin tek bir çatı altında yönetimi ve takibi yapılacak şekilde planlanmış ve ön altyapı çalışmaları yapılmıştır. Bu platform altına bilgi sistemlerinin parça parça entegrasyonu yapılmaktadır." KF Üniversiteye ait tüm yazılımlar tek bir çatı altında toplanacaktır. BİDB Omü Portal Uygulamasının İlerleme Raporu

32

33 Bİ13 Bİ 13.1 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Üniversitemizde; "Veri Tabanı ve Bilgi Yönetim Sistemleri, Web Sayfası, E-posta sunucusu, Öğrenci İşleri Otomasyonu (UBS), Personel İşleri Otomasyon Sistemi, Belge Yönetim Sistemi (SGB.NET), Kütüphane Yazılımı Sistemi, Hastane Bilgi Yönetimi Sistemi, Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS), Öğretim Elemanlarının larının Tutulduğu Kişisel Veri Tabanı Sistemi, 5651 sayılı İnternet Hizmetini Düzenleyen Kanun Gereği Trafik Kaydının Tutulduğu ve Saklandığı Yazılım Sistemi (LogSign), Güvenlik Duvarı Yazılımı (SonicWall) ve Sunucusu, Antivirüs ve Antispam Yazılımları (WebRoot ve Kaspersky), ve İdare Faaliyet Raporu Hazırlama Otomasyonu Sistemi, Proje Yönetim Ofisi Otomasyon Sistemi, Güvenlik Kamera Sistemi, Otomasyon Sistemi (KİOS)" kullanılmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 33

34 Bİ13 Bİ 13.2 Bİ 13.3 Bİ 13.4 Standardı ve Öngörülen veya ler veya Çıktı / Sonuç Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üniversitemize ait kurumsal bilgiler ve mevzuat, OMÜ web sayfası ve kullanılan bilgi otomasyon sistemleri içerisinde güncel olarak yer almaktadır. Bilgiler, bilgi yönetim sistemleri üzerinden yürütülmekle birlikte oluşturulan tüm bilgilerin doğru, güvenilir ve kullanışlılığının tam olarak sağlanabilmesi için mevcut durumda iyileştirmeler yapılması ihtiyacı mevcuttur. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programına SGDB web sayfasından ulaşabilmekte, bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin bilgilere Maliye Bakanlığınca oluşturulan e-bütçe, HYS, KBS gibi diğer bilgi sistemlerden ulaşabilmektedir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Oluşturulan süreçler ve iş akışları üzerinde risklerin tespiti ve bunlara ilişkin kontrol faaliyetlerinin geliştirilmesi sonucu bilginin üretilmesi, başka birimlere aktarılması, bilginin kullanılması ve arşivlenmesinde karşılaşılabilecek mevcut aksaklıklar tespit edilerek bunların önüne geçilmesi sağlanacaktır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 34

35 Bİ13 Bİ 13.5 Bİ 13.6 Bİ 13.7 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Üniversitemizde Bİ 13.1'de belirtilen bilgi sistemleri mevcuttur. Stratejik Plan ve Performans Programlarında belirtilen amaç ve hedefler Üniversitemiz web anasayfası ve SGDB web sayfasında personele duyurulmaktadır. Tüm birimlerde şikayet ve öneri kutuları bulunmakta ve çalışanlar şikayet ve önerilerini bu kutulara bırakabilmektedirler. OMÜ Web sitesinde tüm personele ait telefon rehberi bulunmaktadır. Bİ Bİ Yönetimin ne tür bilgilere ihtiyaç duyabileceğinin tespiti için Üniversitemiz genelinde ihtiyaç analizi yapılacaktır. Yöneticilerin beklentilerini karşılayacak personel görev tanım ve sorumluluklar personele tebliğ edilecektir. OMÜ Web sitesinde bulunan telefon rehberinin sürekli güncelliği sağlanacaktır. BİDB Yöneticileri, İç Kontrol Görevlileri BİDB Tüm ler SGDB Görev Tanım Formu Tebligatları OMÜ Web Telefon Rehberi çalışmalar sonucunda bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 35

36 Standardı ve Öngörülen veya ler veya Çıktı / Sonuç Bİ14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bİ 14.1 Bİ 14.2 Bİ 14.3 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. OMÜ Stratejik Planı ve yıllık Performans Programı OMÜ web anasayfası/sgdb web sayfasında yayımlanmaktadır sayılı kanun gereği her yıl ilk altı aylık bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler OMÜ web anasayfası/sgdb web sayfasında yayınlanarak kamuoyuna duyurulmaktadır sayılı kanun kapsamında birimlerce hazırlanan birim faaliyet raporları konsolide edilerek her yıl Üniversitemiz idari faaliyet raporu olarak düzenlenmekte ve OMÜ web anasayfası/ SGDB web sayfasında yayınlanarak kamuoyuna duyurulmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 36

37 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Bİ14 Bİ 14.4 Bİ15 Bİ 15.1 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Üniversitemizde yatay ve dikey raporlama yapılmakta; ancak belli kurallara bağlanmış yazılı bir belgeye dayanmamaktadır. Bİ Üniversitemiz birimlerinde ne tür raporlamanın yapıldığı ve hangi raporlamalara ihtiyaç duyulduğu, bu raporlamaların nerelere verileceği konusunda çalışmalar yapılacaktır. Üniversite Üst Yönetimi Yöneticileri Raporları çalışmalar sonucunda bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Üniversitemiz kayıt ve dosyalama işlemleri Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na göre yürütülmektedir. Ayrıca Maliye Bakanlığı SGB. net evrak sistemi kullanılmakta olup, tarihi itibari ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanıma girecektir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 37

38 Bİ15 Bİ 15.2 Bİ 15.3 Bİ 15.4 Standardı ve Öngörülen veya ler veya Çıktı / Sonuç Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve dosyalama işlemleri otomasyon sistemi ve evrak üzerinden mevuzata uygun ve güncel olarak yapılmaktadır. Üniversitemiz kayıt ve dosyalama işlemlerinin yürütülmesi esnasında kişisel veri ve bilgilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamaktadır. Üniversitemiz kayıt ve dosyalama işlemleri Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na uygun olarak yürütülmektedir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 38

39 Bİ15 Bİ 15.5 Bİ 15.6 Standardı ve Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Gelen ve giden evrakların kaydedilmesi, standartlara uygun olarak sınıflandırılması ve arşivlenmesi işlemleri Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na uygun olarak SGB.net evrak sistemi üzerinden yürütülmekte olup tarihi itibari ile EBYS sistemi kullanımına geçilecektir. Üniversitemizde kullanılmakta olan arşiv ve dokümantasyon sistemi Başbakanlık Genelgesi ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'na uygun olarak SGB.net evrak sistemi üzerinden yürütülmekte olup tarihi itibari ile EBYS sistemi kullanımına geçilecektir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 39

40 Bİ16 Bİ 16.1 Bİ 16.2 Bİ 16.3 Standardı ve Kod No Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. OMÜ web ana sayfasında "Öneri ve Düşünceleriniz" bölümüne gelen bildirimler değerlendirilmekte ve gerekli işlemler yapılmaktadır. Bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli inceleme yapılmaktadır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamakta ve kimliği gizli tutulmaktadır. Bİ Üniversitemizde personel, öğrenci ve dış paydaşlardan tarafından yapılan şikayet ve önerilerin nasıl değerlendirileceğine ilişkin çalışma usul ve esasları belirlenecektir. Kurumsal İletişim i OMÜ Üst Yönetim Usul ve Esasları Bİ16.1 standardına göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. Bİ16.1 standardına göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. 40

41

42 Standardı ve Kod No Öngörülen veya ler veya grubu üyeleri Çıktı / Sonuç İ17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İ 17.1 İç kontrol sistemi, "sürekli izleme" veya "özel bir değerlendirme yapma" veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Üniversitemiz iç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik tarihli özel bir değerlendirme yapılmıştır. - Mali raporları ve birim faaliyet raporları SGDB ce konsolide edilerek idare faaliyet raporu hazırlanarak Üst Yönetimce değerlendirmesinden sonra kamuoyuna açıklanmaktadır. - Nakdi ve taşınır varlıklarımız sayılmakta ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılarak tutarlılığı sağlanmaktadır. - Bilgi Edinme ince üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların araştırılarak sonuçlandırılmaktadır. - Stratejik plan ve performans programında yer alan hedeflerin gerçekleşmelerine ilişkin üçer aylık dönemlerde periyodik raporlamalar yapılmaktadır. - Ön mali kontrol sonucu uygun görülmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen mali işlemlere ilişkin aylık raporların üst yönetici tarafından değerlendirilmektedir. - Vergi borçları ve SGK prim borcu, askerlik durumu, güvenlik soruşturması vb. araştırmalar ile kurumiçi işlemlerin doğrulaması yapılmaktadır. İ Taşınmaz i tarafından taşınmazların kayıtları ve değerlerinin tespiti yapıldıktan sonra Muhasebe ine bildirilecek ve Muhasebe ince muhasebe kayıtlarına alınacaktır. OMÜ Üst Yönetimi İMİDB, SGDB Muhasebe Kayıtları, Mali Tablolar Üniversitemizin tüm taşınmazlarının muhasebe kayıtları ve mali tablolarla uygunluğu sağlanacaktır. 42

43 Standardı ve Genel Şartı Öngörülen veya ler veya grubu üyeleri Çıktı / Sonuç İ17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İ 17.2 İ 17.3 İ 17.4 İ 17.5 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Üniversitemiz iç kontrol sisteminin değerlendirilmesine yönelik hazırlanan soru formunu tüm birimlerimizin cevaplandırması suretiyle katılımı sağlanmıştır. İ İç kontrol sisteminin işleyişi ve yürütülen çalışmalar ile ilgili soru formu/anket hazırlanarak tüm birimlerimizce doldurulması sağlanacak, çalışma sonuçları konsolide edilerek Üst Yönetime raporlama yapılacaktır. SGDB OMÜ Üst Yönetim, Tüm ler İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Diğer dört iç kontrol bileşene ilişkin çalışmalar sonucunda iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konularında anketler, soru formları, iç ve dış denetim raporları vb.çıktılardan yararlanılarak gerekli süreç ve yöntemler belirlenecektir. İ17.3. kapsamında değerlendirilecektir. İ17.3 ve İ17.4'e göre bu genel şarta ilişkin değerlendirme yapılacaktır. 43

44 Standardı ve Kod No Öngörülen veya ler Çıktı / Sonuç veya İ18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İ 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim faaliyeti İDKK tarafından belirlenen Kamu İç Denetim Rehberindeki esaslar çerçevesinde yürütülmekte ve İç Denetim Başkanlığının ve İDKK'ın iç ve dış denetimi ile standartlara uyum denetlenmektedir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. İ 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İç denetim faaliyetinin bulgu sonuçları İÇDEN Otomasyon Sistemi üzerinden izlenmekte ve raporlanmaktadır. Raporlama ve izleme sistemi sonuçları SGDB tarafından dönemsel olarak değerlendirilmektedir. Bu genel şartla ilgili kurumumuzda yeterli güvence sağlanmaktadır. 44

45