İŞLETMELERDE MRP II UYGULAMALARI

Transkript

1 İŞLETMELERDE MRP II UYGULAMALARI Bahadır ÖZKGK ARTEMA, Söğüt / BİLECİK 1. GİRİŞ Son yıllardaki teknolojik gelişmeler üretim yöntemi alternatiflerini arttırmış ve değişen piyasa koşullarında tüketici odaklı hızlı, esnek ve çeşitli üretim yapmayı zorunlu kılmıştır. Seri ve hızlı üretimin temel noktaları, kaynakların zamanında temini ve etkin kullanımı, etkin planlama ve üretilen ürünlerin hızla pazara dağıtılmasıdır. Bu aynı zamanda kısıtlı üretim kaynaklarının daha verimli kullanılması gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. Artan üretim ve satış maliyetlerini azaltmak ve hızlı ve kaliteli üretim yapmak temel hedef olmuştur. Bütün bu çalışmaların yapılabilmesi, şirket içindeki koordinasyonun, doğru ve hızlı veri akışının sağlanması İle doğrudan ilgilidir. Bu sorunların çözümü de yine gelişen bilgisayar teknolojilerinde ortaya çıkmıştır. Biz bu çalışmada, son zamanlarda gerek üretim, gerekse hizmet sektörlerinde ismi sık duyulan ve kuruluşların çalışmalarında önemini gittikçe arttıran MRP-II sistemlerini inceleme» yi amaçladık. Halen kuruluş aşamasında proje ekibinde yer aldığımız bir MRP-II paket programını temel alarak edindiğimiz bilgileri sizlerle paylaşmak istedik. Bildirimizin birinci bölümünü, genel olarak MRP-Il'nin tanımına ve uygulamadaki avantajları ve dezavantajları İle kurulma aşamasında önemli gördüğümüz noktaları incelemeye ayırdık. İkinci bölümde tüm MRP uygulamalarında ortaya çıkan ve sistemin temelini oluşturan bilgisayar destekli malzeme İhtiyaç planlaması fonksiyonunu ve çalışma şeklini, üçüncü bölümde ise klasik MRP (materials requirement planning) yönteminden farklı olarak MRP-II (manufacturing resources planning) yaklaşımının temelini oluşturan yönetime destek fonksiyonlarından biri olan "müşteri sipariş yönetimi"ni ve bu uygulamadaki "söz verilebilir miktar" fonksiyonunu incelemeye çalıştık. 2. MRP il NEDİR? Günümüz koşullarında değişen dünya şartları ve buna paralel olarak artan müşteri istekleri, üreticileri hızlı ve esnek üretim yapmaya, satış kanallarını ve hizmet ağlarını genişletmeye ve maliyetlerini düşürerek rakiplerine üstünlük sağlamaya mecbur kılmaktadır. Gelişen teknolojinin getirdiği ek maliyetler, eldeki kısıtlı üretim kaynaklarının daha verimli ve etkin kullanılması ve yönetim kademesinde hızlı karar verilip uygulanması gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. MRP II sistemleri müşteri hizmetlerinin arttırılması, stokların minimize edilmesi, üretim ve dağıtım kaynaklarının maksimum etkinlik ve verimlilik kullanılması için geliştirilen entegre yönetim bilişim sistemleridir. Sipariş alınmasından, konsolide edilip üretim planının oluşturulmasına, malzeme gereksinimlerinin saptanmasına, stok kontrolü ve satmalına siparişlerinin açılmasına, iş emirlerinin açılıp takibine, ürün ve malzeme stokların tutulmasına, maliyetin hesaplanmasına, muhasebe kayıtlarının yaratılmasına, üretim/satış analizlerine kadar birçok İşlevlerin sistemli bir şekilde getirilmesi için kullanılır MRP ll'yi uygulamaya başlayan birçok kuruluş bu sistemden çarpıcı yararlar sağlanmasına rağmen birçokları da ya orta seviyede yarar görmüşler ya da hiç bir yarar görememişlerdir. Bu konudaki bilgi birikimi arttıkça uyarlama çalışmaları da daha başarılı olmaya başlamıştır, Başarısızlığın temelinde programın yapısında çok uyarlama ve kurma aşamasında uygulanan yöntem ve yaklaşımların yattığını düşünüyoruz. Buradaki üç ana sebep yötmmob maklna mühendisleri odası 37

2 neticilerden tarn destek alınamaması, yetersiz eğitim, düzensiz ve güncel olmayan verilerdir. Bu noktada önerilebilecek bir yöntem şu olabilir: MRP II programının uyarlaması aşamasında iki ayrı grup oluşturulur: Yürütme komitesi: Üst yönetimden oluşur. Projeyle ilgili stratejik karar desteği verir, proje grubunu denetler, Proje Grubu: Kuruluşun organizasyonuna, üretim şekli ve yapısına uygun MRP II yazılımının seçilmesinden ve sistemin uyarlanması ve kurulmasından doğrudan sorumludur Grup üyeleri kuruluşun üretim, planlama, endüstri mühendisliği, satın alma, pazarlama, bilgi İşlem v muhasebe fonksiyonlarını yürüten bölümlerinden oluşturulabilir. MRP II programlarının kolaylıkları aşağıdaki şekilde sıralanabilir: * Hazır programlardır. Alınıp, kuruluş koşullarına uyarlandıktan hemen sonra kullanılabilirler. Branşlaştıkları dalda dünya çapında geçerlilik kazanmış prensiplere göre hazırlanmışlardır. Genellikle kuruluşlara özgü, ancak kısıtlı sayıda fonksiyon veya raporlar için değişikliğe olanak veren yapıya sahiptirler. Entegre bilgi yapılarına sahiptirler. Şirketlerin oluşan bütün bilgilerin aynı ortamda girilip saklanmasına, v böylelikle bilginin tek elden üretilip herkes tarafından kolaylıkla ulaşılmasına fırsat sağlarlar. Kurulmaları sırasında mevcut süreçlerin iyileştirilmesine fırsat verirler, Daha çok kriterle daha kısa zamanda analize olanak verirler, * Etkin ve zamanında satınalmaya olanak verirler, * Etkin stok takibi ve üretim planlamasına olanak verirler, * Kullanılacak bilgi alanlarının belirli olması ve etkin form tasarımı İle veri giriş zamanlarında azalma sağlarlar. Kuruluş çapında sağlıklı otomasyona olanak verirler. MRP-II programlarının zayıf yönleri ise aşağıdaki gibi Özetlenebilir: * Programın mevcut süreçlere uyumu zordur. Süreçler programa gör yeniden oluşturulur. * Kuruluştaki bazı fonksiyonlar paket kapsamında bulunmayabilir. * Paketteki mevcut fonksiyonlar (eğer bu fonksiyonlarla ilgili değişiklikler yapmaya izin veren ek fonksiyonlar yoksa) kuruluşun istekleri yönünde kolaylıkla değiştirilemezler. Programları değiştirip/değiştirmeme hakkı yazılım şirketine aittir. Paketin alınmasından sonra eğitim ve uyarlama çalışmaları için süreye ihtiyaç vardır. Daha önce de belirttiğimiz gibi MRP-II sisteminin etkili şekilde kullanılabilmesi, programın yapısından çok kurulma aşamasındaki kararlara ve MRP'nin kullandığı verilerin sağlıklı tanımlanmasına bağlıdır. Sistemde tanımlanması gereken master bilgiler aşağıdaki tabloda verilmiştir: Ürünler Malzemeler * Üretim reçeteleri (ürün ağaçları) Muhasebe bilgileri * Rotalar Satınalma politikaları Kapasite bilgileri Müşteriler * Üretim merkezleri * Kullanıcı yetkileri 9 Satıcılar * Stok politikaları «Depolar * Satış politikaları 38!. Endüstri ve İşletme Mühendisliği Kurultayı

3 MRP-II sistemlerinin kuruluşlara katkıları ise şu ana başlıklar altında verilebilir: Sistem değişiklik gereksinimlerine açıktır. Sistemde tanımlı parametreler üzerinde (ürün ağaçları, rotalar, kapasite büyüklükleri, üretim merkezleri, planlama politikaları, vb...) değişiklikler yapılabilir, Değişikliklerin yapılabilmesi kararların daha sık ve çabuk revize edilmesine olanak verir. Mümkün olduğunca az emek harcayarak gerçek zamanlı, gereksinimlere ve sistem kısıtlarına uygun programlar yapmaya olanak verir, Kurulu kapasitenin etkin kullanımına olanak verir. Tanımlanan iş merkezleri bazında iş yüklerin göre çizelgeleme yapmak mümkündür. Politikalar sistemde tanımlandığından hazırlanan planların gerçekleşme oranı yüksektir. Üretim çevrim süreleri azaltılabilir. Alternatif operasyonlar programlara dahil edilebilir, Fason üretim kararlan sistemde tanımlanabilir ve izlenebilir, Doğru ve hızlı veri akışı ile malzeme gereksinimleri planlaması etkin şekilde yapılır. Bu, hammadde ve yarı ürün stoklarının azaltılmasına olanak sağlar, Etkin malzeme ve üretim planlaması yan sanayilerle ilişkide destek sağlar. Verilerin sistemde sürekli güncellenmesi ile üretim ve stok değerlerinin sağlıklı şekilde izlenmesine olanak verilir, Planlama faaliyetine baz oluşturan sipariş ve satış bilgilerinin sistemde yer alması ile etkin satış ve talep yönetimi yapılabilir. Sistem siparişlerin sadece planlanmasını değil dağıtım altyapısını ve stok değişikliklerini de izlemeye olanak verir, Sistemden iş merkezleri ve malzeme, yarı ürün ve ürün detayında analizler çıkarılabilir ve bu analizler ile planlama ve yönetim fonksiyonlarına destek verilir. Benzer analizler tedarikçiler, satıcılar ve gerekirse çalışanlar detayında çıkarılabilir, Üretimin hızlı izlenmesi ve etkin veri akışı doğrultusunda gerçekçi üretim maliyetlerine ulaşılır, Bu, gerçekçi ürün fiyatlandırması için destek sağlar, Kalite kontrol faaliyetleri sistem dahilinde yürütülür; ıskarta oranları ve hata yüzdeleri sistemde izlenebilir, Sistemde gerek tedarikçiler, gerek üretim süreci ve gerekse satışlar ile ilgili analizler sürekli çıkarılarak performasların izlenmesinde yönetime destek hizmeti sağlanır. 3.MALZİME İHTİYAÇ PLANLAMASİ (MRP) Bilgisayar destekli malzeme ihtiyaç planlaması, üretim yönetiminin en etkili araçlarından biridir. Sistemdeki bütün hammadde» malzeme, yarı ürün ve ürünlerin envanter dengesinin bilgisayar tarafından İzlenmesi ve kontrolü, elle yapılan izlemelerden çok daha hızlı ve doğrudur. Bu sistemde tanımlanan parametreler çerçevesinde hızlı ve doğru şekilde üretilen bilgiler, işletmelerde planlama fonksiyonunun yönetilmesinde etkin şekilde kullanılırlar. Hiçbir iki bilgisayar destekli malzeme planlaması sistemi, genelde birbirinin aynı terimleri, deyimleri ve jargonu kullanmalarına rağmen birbirine benzer şekilde çalışmaz. Bu açıdan bakıldığında bir MRP yazılımını kurmak ve işletmek için gerekli ilk husus, önceki sistemlerle ilgili bilgilerin unutularak tamamen yeni MRP sistemine odaklanılmasıdır. tmmob maklna mühendisleri odası 39

4 MRP süreci üç temel İşlevden oluşur; * Ana düzey malzeme İhtiyaçlarının ana düzey malzeme çizelgesi üzerinde tanımlanması, * MRP'nİn çalıştırılarak bileşen malzemelerin planlı siparişlerinin oluşturulması, * Planlı siparişlerin iş emri ya da satın alma talebi olarak açılması. Burada önemli olan nokta malzemeye ait üretimle ilgili verilerin doğru tanımlanmasıdır. MRP gereksinim miktarını hesaplarken önceden belirlenen sabit sipariş miktarlarını yada her yazılımda farklılık gösterebilecek miktar belirleme politika kodları ve ayrı miktar belirleme yöntemlerini kullanır. Yine MRP'nİn iş emri ya da satın alma siparişini yerleştireceği günü belirlemek İçin üretim ya da satın alma önsürelerinin doğru tanımlanması gerekmektedir. Bütün bu parametreleri belirlerken kendi üretim sisteminizi iyi tanımalı ve bunları ona göre belirlemelisiniz, Gereksinimlerin Belirlenmesi: MRP, hammaddelerin ve bileşen parçaların üretilmesi ya da satmalınması gereken zamanı ve miktarı belirler. Bu plan, ana düzey malzemelerin ürün ağaçlarında bulunan tüm parçalar için gereklidir. İhtiyaç planı ana düzey malzeme çizelgesine göre oluşturulur. Ana düzey malzeme çizelgesinde nihai ürünlerden ne zaman ve ne miktarda ihtiyaç olduğu belirlenir. Daha sonra MRP ürün ağaçlarını (reçeteler) ve bu ağaçlarda yer alan hammadde ve bileşen parçaların master bilgilerini inceleyerek gerekli parçalar için planlı siparişleri oluşturur, Yapılması gereken İlk iş, ana malzeme çizelgesinde hangi ana düzey malzemelerin bulunacağına karar vermektir. İhtiyacı bilgisayar dışında dışarıdan gelen talep olarak tanımlanabilen son ürünler yada yedek parçalar ana düzey malzemelerdir, MRP programı "tahmin uygulamaları" ya da "müşteri sipariş yönetimi" gibi uygulamalar İçeriyorsa ana düzey malzeme ihtiyaçları bu uygulamalardan alınabilinir, MRP'nln Çalıştırılması: Planlama çalışması her stok malzemesinin stok dengesini son üründen başlayarak ürün ağacının en alt kalemine kadar tutar. Eğer gereksinim, açık sipariş ve iş emirleri de gözönünde bulundurularak, stokta mevcut olan ve stoğa girmesi planlanan miktarların toplamından büyükse MRP bu malzeme için bir sipariş planlar. Planlı sipariş, MRP'nİn gereksinim duyulan malzeme için gerekli olduğu tarihte stokta bulunacak şekilde oluşturduğu sipariş ya da iş emri önerisidir. Planlı siparişin miktarı stok değerini, en az, gereksinimi karşılayacak miktara ulaştıracak kadardır. Sipariş miktarı+stok miktarım Gereksinim miktarı =^> Sipariş Miktarı>= Gereksinim Miktarı-Stok miktarı. Sipariş tarihiyse, gereksinim tarihinden en geç sipariş (üretim ya da satın alma) ön süresi kadar önce olmalıdır. Sipariş tarihi + Sipariş ön süresl<= Gereksinim tarihi ==>Sipariş tarihk^ Gereksinim tarihi - Sipariş ön süresi 4, MÜŞTERİ SİPARİŞ YÖNETİMİ Hemen hemen tüm MRP-II programları müşteri sipariş modülleri içerir, Müşteri sipariş yönetimi uygulamaları üretimi tamamlanıp ya da satın alınıp ambara giren ürüne ait siparişlerin alınıp bunların müşteriye ulaştırılmasına kadarki operasyonların hızlı ve kolay gerçekleştirilmesine yardımcı olur, Müşteri siparişindeki ürünün ambarda yoksa üretilmesi için MRP'y ana düzey malzeme gereksinimi olarak aktarılması ve fabrika çıkış tarihinin belirlenmesi, ambarda varsa siparişin sevkiyat işlemlerinin gerçekleştirilmesi, satılan mala ait 40 İ. Endüstri ve İşletme Mühendisliği Kurultayı

5 faturaların sisteme girilmesi ve satış analizlerinin yapılması bu uygulama tarafından gerçekleştirilir. Kuruluşların pazarlama ve üretim bölümleri arasındaki sipariş bağlantısı genellikle problemli olur. Gelen müşteri siparişlerinin karşılanması ve bunlara fabrika çıkış terminlerinin verilmesi ise eğer sistem dahilinde işletilen bir "müşteri sipariş yönetimi' 1 fonksiyonu yoksa karışık bir sipariş formu akış süreci oluşturur, Alınan sipariş bir forma kaydedilir, bu form fabrikaya veya merkez depolara gönderilir, İstenen miktar eğer depolarda mevcut ise buradan karşılanır yoksa üretilmesi için fabrikaların üretim planlama bölümlerine gönderilir ve işleme girer. Bu İşlem, bilginin dolaştığı noktalar göıönüne alındığında, uzun ve hataya açık bir sürece yol açabilir. Siparişler İle üretim merkezleri arasında oluşan bu akış sürecini kolaylaştırmak ve günümüz koşullarında müşterilere en hızlı ve doğru şekilde İstenen hizmeti verebilmek İçin bilgisayar destekli müşteri sipariş yönetimi fonksiyonları kullanılmaktadır. Biz bu bölümde bu işin bir bilgisayar programı İle nasıl daha hızlı ve etkili yapıldığını göstermek istedik. Bu bölüm yapı olarak Mapıcs XA programındaki yöntemi göstermekle beraber tüm MRP-II uygulamalarında buna benzer bir yapının olduğunu söylemekte yarar görüyoruz. Söz Verilebilir Miktar (SVM) fonksiyonu bir ürün için fabrika çıkış tarihi hesaplar. Bu hesaplama stokta ürün bulunmadığı durumlarda geçerlidir. Söz verilecek tarihi hesaplarken sistem, talep SVM ufkunu araştırır. Eğer talep gelecekte fabrikanın ambarına girecek ürün miktarından büyükse sistem bu talebi hafızada saklayarak, ileride oluşacak üretimden girişlerden karşılar. Sistemin SVM ufku üç yıla kadar olabilir. Sistem SVM'yi aşağıdaki hareketler oluşacağı durumda hesaplar: Birikimli malzeme tedarik zaman çiti Talep zaman çiti Son müşteri siparişi Envanter sıfıra düştüğü zaman Son açık sipariş (üretim işemri ya da satınalma siparişi) Son kesin planlı sipariş Bir ürünle ilgili yukarıdaki bilgilerden biri değiştiğinde SVM ufkunun uzunluğu da değişir. Sistem SVM'yi üç adımda hesaplar, 1. Gelecekteki hergün için öngörülen kapanış stoğunu hesaplar. 2. Gelecekteki her gün için karşılanmamış talebi hesaplar, 3. Hergün İçin SMV'yİ hesaplar. Sistem talep, stoğa beklenen girişler, dönem kapanış stoğu gerekli başlangıç stoğu gelecekteki karşılanmamış talep değerlerini kullanarak SVM'yi hesaplar Yukarıdaki örnekte sistem SVM, gelecekteki kapanış stoğu ve gelecekteki karşılanmamış talep alanlarını beklenen girişler ve kesinleşmiş talepleri gözönün alarak hesaplamıştır. Aşağıdaki örnekte sistem SVM, gelecekteki kapanış stoğu ve gelecekteki karşılanmamış talep alanlarını beklenen girişler ve kesinleşmiş talepleri gözönüne alarak hesaplamıştır, 10/10/97 tarihinden önceki stok değeri sıfırdır. Bundan sonra gelecek bir sipariş eğer tmmob makina mühendisleri odası 41

6 55'ten küçükse sistem fabrika çıkış termini olarak en erken 10/10/97 tarihini verecektir. Eğer sipariş miktarı 55 İle arasında ise termin en erken 21/10/97, ' den büyükse yine en erken 08/11/97 tarihinde olacaktır. TARİH 10/10/97 15/10/97 21/10/97 31/10/97 03/11/ /97 SVM BEKLENEN GİRİŞLER KAPANIŞ STOGU TALEP KARŞILANMAMIŞ GELECEKTE TALEP REFERANSLAR: 1. Computer Based Production and Inventory Control, Spencer B,Smith, 1989, Prentice Hall. 2, Prism Yazılımı Dokümanları, Marcam, 3, 7th Annual Clm Conference Book, 1993, Gartner Group, 4. Mapıcs Yazılımı Dokümanları, Marcarru 42 ı. Endüstri ve İşletme Mühendisliği Kurultayı