Giriş. Kulüp Üyelik Komitesi El Kitabı

Transkript

1 Giriş, hedeflerinizi belirlemekte ve kulüp etkinliğini artırmaya yönelik sorumluluklarınızı anlamakta size yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Etkili Rotary kulüpleri: Üyelik tabanını korur ve arttırır; Kendi toplumlarının ve başka ülke toplumlarının ihtiyaçlarını ele alan başarılı projeler uygular; Programlara katılarak ve mali katkılarda bulunarak Rotary Vakfı nı destekler. Rotary'e kulüp seviyesinin ötesinde hizmet edebilecek kulüp liderleri yetiştirir. Kulüp Liderlik Planı kapsamında, Rotary kulüpleri için önerilen idari yapıda beş daimi komite bulunur: Kulüp Yönetimi Üyelik Halkla ilişkiler Hizmet projeleri Rotary Vakfı Her komitede komite ve komitenin sorumlulukları, kullanılabilir kaynaklar, özel komite görevleri ve diğer ilgili materyaller hakkında genel özet sunan, sizi ve komite üyelerini destekleme amaçlı bir el kitabı bulunur. Lütfen nın ilgili bölümlerini çoğaltarak komite üyelerine dağıtın. Bu el kitabını ücretsiz ve İngilizce olarak adresinden indirebilir, veya bu el kitabını içeren Kulüp Görevlileri Seti ni de (225-EN) UR Katalogundan satın alabilirsiniz. Kulüp Üyelik Komitesi Başkanı Görev ve sorumluluklarınızı anlamak için Bölge Asamblesinden önce bu el kitabını gözden geçirin. El kitabını, kaynak olarak kullanmak üzere Bölge Asamblesine getirin. Bölge Asamblesinde Gelecek Dönem Kulüp Başkanı ile Gelecek Dönem Sekreteri dahil kulüp liderleri, sayman ve komite başkanları görev ve sorumlulukları hakkında görüşür, yıllık hedefler üzerinde çalışır ve gelecek yıl için ilişkilerini geliştirir. Bölge Asamblesindeki tartışmalara tam anlamıyla katılabilmek için aşağıdaki tartışma sorularına önceden hazırlanın: Üyelik komitesinin görevi nedir? Bu görev kapsamında sizin sorumluluklarınız nelerdir? Yeni üyeleri nasıl tespit edip kaydedebilirsiniz? 1

2 Yeni üyeleri kulüp projelerine, komitelerine ve etkinliklerine nasıl katabilirsiniz? Üyelerin daha fazla elde tutulmasına yönelik bazı stratejiler nelerdir? Komite üyelerinin daha etkin hizmet vermesine nasıl yardımcı olabilirsiniz? Uzun vadeli ve yıllık hedefleriniz nelerdir? Görüşler? Bu El Kitabı veya UR nin eğitim kaynaklarından herhangi biri hakkındaki soru veya görüşlerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz: Leadership Education and Training Department Uluslararası Rotary One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA E-posta: Telefone: Faks:

3 Görev ve Sorumluluklar Rotary kulübünün etkin olmak için üyelere ihtiyacı vardır. Kulübünüzün topluma hizmet edebilmesi, Rotary Vakfını desteklemesi ve Rotary e kulüp seviyesinin üzerinde hizmet verebilecek liderler yetiştirmesi kulübünüzün üye tabanının büyüklüğü ve gücü ile doğru orantılıdır. Görev Üyelik komitesi kulüp üyelerini bulmak, elde tutmak ve eğitmek için bir eylem planı hazırlar ve uygular. Üyelik ve Genişleme Ayı (Ağustos) ve Yeni Nesiller Ayı (Eylül) için haftalık toplantılar ve faaliyetler planlamak. Sorumluluklar Üyelik komitesinin bu el kitabında tanımlanan sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir: Kulübün gelecek yıla ait üyelik hedeflerini gerçekleştirmek (Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberindeki Üyelik Bölümü ne bakınız) Nitelikli, farklı özelliklere sahip üyelerin alınması ve elde tutulmasının önemi konusunda kulüp üyelerini eğitmek (Üye Alma, Sınıflandırma, Elde Tutma ve Eğitim bölümüne bakın) Sınıflandırmaların mevcut iş eğilimleriyle ilgili olmasını sağlamak için sınıflandırma anketleri yapmak (Sınıflandırma bölümüne bakın) Üyelik geliştirme çalışmalarının etkili olduğundan emin olmak için kulüp değerlendirmeleri yapmak (Elde Tutma bölümüne bakın) Mümkünse, kulübün Bölgede kurulan yeni bir kulüp için sponsorluk yapmasına yönelik bir eylem planı hazırlamak (Yeni Kulüplerin Kurulması bölümüne bakın) Kulübünüzün beş yıllık üyelik geçmişi Bölge Guvernöründen veya Gelecek Dönem Bölge Guvernöründen temin edilebilir. Kulüp Komiteleri ile Birlikte Çalışmak Üyelik komitesi üyelik hedeflerine ulaşmak için aşağıdaki kulüp komiteleri ile birlikte çalışmalıdır: Halkla ilişkiler komitesi (kulübünüzün toplumdaki itibarını arttırmak, kulübü potansiyel üyeler için daha çekici hale getirmek ve mevcut üyelerin gurur duymasını sağlamak) Hizmet projeleri komitesi (hizmet projelerinin kulüp üyeleri ile ilgili olmasını sağlamak ve Rotaryen olmayanları hizmet projelerine dahil ederek Rotary üyeliğinin sağladığı hizmet fırsatlarının daha iyi anlaşılmasını sağlamak) Kulüp yönetim komitesi (üyelere Rotary hakkında eğitim veren ve onların kişisel ihtiyaçlarına ve ilgi alanlarına yönelik olan haftalık programlar planlamak) 3

4 Alt komiteler Komitede, hedeflerine bağlı olarak aşağıdaki alt komiteler bulunabilir: Üyeliğe Alma Sınıflandırma Elde Tutma Aday üye eğitimi Yeni üyelerin alıştırılması ve eğitimi Sürekli üye eğitimi Rotary Ailesi İçindekiler İhtiyaç oldukça bu materyalleri çoğaltarak komite üyelerine dağıtınız. Üyelik Kaynakları 5-6 Kulüp Üyelik Komitesi Başkanı 7-10 Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi nin Üyelik Bölümü Üyeliğe Alma Sınıflandırma 16 Elde Tutma Eğitim Yeni Kulüp Kurulması 23 4

5 Üyelik Kaynakları Bilgi Kaynakları Bu yayınları UR Katalogundan (019-EN) ısmarlayabilir veya adresinden indirebilirsiniz. Üyelik Geliştirme Kaynak Kılavuzu (417-EN) - Kulüp üyeliğini geliştirmede izlenecek temel yöntemlerin ana hatlarını ve kulüp üyelerinin nasıl bulunacağına ve elde tutulacağına dair önerileri içerir. Sınıflandırma anketi Potansiyel yeni üyeleri tespit etmede kulüplere yardımcı olan araç. Kulüp bülteni Kulübün başlıca iletişim aracı, içinde üye alma stratejileri ve devam eden eğitim fırsatları gibi üyelik geliştirme ile ilgili bilgiler bulunmalıdır. Kulüp üyesinin ilgisini değerlendirme Üyelerinin ihtiyaçlarını ve ilgi alanlarını belirlemede kulüplere yardım eden bir araç. Kulüp profili Yeni ve aday üyeler için kulüp bilgisi. Guvernörün aylık mektubu Kulüpler için, üye bulma ve elde tutma stratejilerini ve devam eden eğitim fırsatlarını içeren üyelik geliştirme kaynağı. Yeni Bir Üye Nasıl Önerilir (254-EN) - Yeni üyeleri seçme ve eleme yöntemini ana hatlarıyla anlatan broşür. Yeni Üye Oryantasyonu (414-EN) Yeni üyeler için eğitim programları hazırlamaktan ve güncellemekten sorumlu Rotaryenler için kaynak. UR Kılavuzu (007-EN) - UR ve Vakıf Yöneticileri, komiteler, çalışma grupları ve Sekreterya personelinin irtibat bilgilerini; tüm dünyadaki Bölge ve Guvernörlerin listesini; Bölgeler içindeki kulüplerin irtibat bilgisi dahil alfabetik bir listesini içerir. Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi - Üyelik hedeflerinin planlanmasında kullanılan kulüp değerlendirme ve hedef belirleme aracı (sayfa e bakın). Rotary Hakkında Temel Bilgiler (585-EN) Her bir Rotaryen in bilmesi gereken bilgileri içeren üye eğitimine dair bir yayın. Rotary nin ABC si (363-EN) Rotary nin tarihi ve programları hakkındaki kısa makalelerden bir derleme. İşte Rotary (001-EN) - Potansiyel Rotaryenlere ve kamuya Rotary hakkında kısa bir özet sunan broşür. Rotaryen (veya Bölgesel Rotary dergisi) - Kulüp ve Bölge projeleri, UR Yönetim Kurulu kararları ve UR toplantıları hakkında bilgi veren UR nin aylık resmi dergisi. İlave olarak 30 Bölgesel Rotary dergisi 23 dilde yayınlanarak dünyadaki Rotaryenlere hizmet etmektedir. Rotary Nedir? (419-EN) - Rotary'nin organizasyonu ve faaliyet alanı hakkında sıkça sorulan sorulara yanıt veren cüzdanda taşınabilir boyutta bir kart. Rotaryen olmayanlara verilebilecek popüler el ilanı. UR Web sitesi, Rotary ile ilgili her türlü konuda güncel bilgiler ve çevrimiçi kaynaklar sunmaktadır. Buradan ücretsiz yayınları indirebilir, çevrimiçi katalogdan alışveriş yapabilir, aradığınız Rotary kulübünün toplantı saatini ve yerini bulabilirsiniz. 5

6 Tıklayın: Üyelik ( Üye alma ve elde tutma hakkında kaynaklar içeren kapsamlı, geçerli Rotary üyelik bilgisi kaynağı. Çoğu yayın ücretsiz olarak indirilebilmektedir. Anahtar sözcük arama: Ödül ve Takdir programları UR ve Rotary Vakfı ödülleri ve takdir programları, UR Üyelik Geliştirme ve Büyüme Ödülünü ve UR Üyelik Geliştirme Girişimi Takdirnamesini içerir. Üye Geliştirmede En İyi Uygulama Alışverişi Tüm dünyadaki Rotary kulüpleri ve Bölgeleri tarafından gönderilmiş başarılı üyelik fikirlerini içerir. Rotary E-Öğrenme Merkezi ( Yeni üyelerin ve kulüp yöneticilerinin kendi kendine çalışması için tasarlanmış kısa modüller. Bitirme profili Üyeliğin neden bitirildiğini tespit etmede kulüplere yardımcı olan çevrimiçi araç. İnsan Kaynakları Bölge üyelik geliştirme komitesi - Kulüplerin üyelik geliştirme çabalarını desteklemek üzere atanmış Rotaryenler. (İrtibat bilgilerini Bölgenizden isteyebilirsiniz.) Bölge halkla ilişkiler komitesi Toplum içinde olumlu itibar sağlamak için kulüplere kaynak sunmak üzere atanmış Rotaryenler. (İrtibat bilgilerini Bölgenizden isteyebilirsiniz.) Bölgesel UR Üyelik Koordinatörü (RRIMC) ve UR Üyelik Bölge Koordinatörü (RIMZC) UR Başkanı tarafından belli bir Bölgede başlıca üyelik geliştirme kaynağı olarak hizmet etmek üzere atanan Rotaryenler. (İrtibat bilgilerini UR Kılavuzunda veya sitesinde bulabilirsiniz.) UR Kulüp ve Bölge Destek temsilcisi İdari sorulara cevap verebilen ve diğer soruları da ilgili UR ve Vakıf personeline yönlendiren UR Dünya Merkezindeki veya uluslararası ofislerdeki personel. (İrtibat bilgilerini adresinde bulabilirsiniz) UR Üyelik Geliştirme Personeli - UR Genel Merkezi ndeki, üyelik geliştirme girişimlerinde kulüplere, Bölgelere ve UR ye destek verme görevini üstlenmiş personel. (İrtibat bilgilerini adresinde bulabilirsiniz) 6

7 Kulüp Üyelik Komitesi Başkanı Komite başkanı olarak, komitenizin komite ve kulüp hedeflerine ulaşmasından sorumlusunuz. Sorumluluklar Göreve başlamadan önceki sorumluluklarınız aşağıda belirtilmiştir: Komitenizin el kitabını incelemek Bölge Asamblesine katılmak. Komitenin amaçlarına ilişkin bilgiler içeren kulüp içtüzüğünü incelemek Gelecek dönem başkanı ile birlikte, profesyonel becerilerine ve kişisel ilgi alanlarına göre komite üyelerini seçmek ve onları gelecek yıla hazırlamak Gelecek dönem başkanı ile birlikte, Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberini kullanarak kulübün uzun vadeli ve yıllık hedeflerini belirlemek ve gözden geçirmek Komitenizin yıllık hedeflerine ulaşması için bir eylem planı hazırlamak Komite başkanı olarak görev yaptığınız süre içindeki sorumluluklarınız aşağıda belirtilmiştir: Düzenli komite toplantıları ve faaliyetleri planlamak ve gerçekleştirmek Üyeleri, kabul ettikleri görevlerden sorumlu tutmak Komite faaliyetlerini ve gelişimi kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve tüm kulübe resmi olarak bildirmek Çok kulüplü faaliyetlerde veya girişimlerde ilgili Bölge komitesi ile işbirliği yapmak Komite üyelerinin çalışmalarını ve çabalarını takdir etmek Komite Üyeleri Komitedeki boş üyelikler için üye seçmek üzere gelecek dönem başkanı ile birlikte çalışın ve yıl başlamadan önce planlama toplantıları düzenleyin. Mümkünse, devamlılığı sağlamak için komite üyeleri üç yıl boyunca aynı komiteye seçilmelidir. Komite üyeleri toplumun bir kesiti ile bağlantılı olmalıdır. Dikkate alınması gereken diğer karakteristik özellikler şunlar olabilir Atama, işe alma veya satış konularında mesleki deneyim Rotary hakkında eksiksiz bilgi Dışa dönük ve sosyal kişilik Gelecek dönem komite üyelerinin tamamı Bölge üyelik seminerine katılarak Bölge üyelik hedeflerini öğrenmeli, diğer Rotary kulüplerindeki meslektaşlarıyla üyelik stratejilerini ve işbirliğini tartışmalı ve hangi kaynakların mevcut olduğunu bilmelidir. Kulüp başkanı tüm kulüp komitelerinde resen üye olarak bulunur. Komiye üyelerini, Daha yeni üyelere komite ve komite etkinlikleri hakkında gerekli bilgiyi aktararak, Daha deneyimli üyeleri daha yeni olanlarla gruplayarak Diğer kulüplerdeki benzer görevliler ile üyelerinizin temas etmesini sağlayarak (bunun için Bölge rehberini kullanabilirsiniz), Komiteniz için gerekli olan kaynakları bilerek. Üyelere Bölge faaliyetlerinin ve toplantılarının listesini vererek göreve hazırlayabilirsiniz. 7

8 ip de yer alan kulüp üyelik değerlendirme araçlarını ve beş yıllık üyelik profilini gözden geçirin. Hedef Koyma Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi, Gelecek Dönem Kulüp Başkanının kulüp komiteleri ile birlikte çalışarak kulübün mevcut durumunu değerlendirmesine ve kulübün o yıla ilişkin uzun vadeli hedeflerini destekleyen yıllık hedefleri belirlemesine yardımcı olan bir hedef belirleme aracıdır. Planlama rehberinde ayrıca komitelerin hedeflerine ulaşmak için kullanabilecekleri stratejiler de yer almaktadır. Planlama rehberinde, önerilen kulüp komitelerinin her biri için bir bölüm vardır. Bölge Asamblesi sırasında Gelecek Dönem Başkanı ve diğer gelecek dönem liderleri ile bu planlama rehberi üzerinde çalışma fırsatı bulabileceksiniz. Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi yıl boyunca kulübün belirlenmiş hedeflere göre ne gibi gelişmeler kaydettiğini de izlemeye yarar. Bu rehber, dönemsel olarak gözden geçirilerek, gerektikçe güncellenmelidir. Etkili hedefler belirlemek. Belirlenen hedeflerin komite becerilerini ve kulübün ilgi alanlarını doğru şekilde yansıtması için, aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir: Paylaşılan. Bir hedefin saptanmasına ve bu hedefe ulaşılabilmesi için stratejiler geliştirilmesine katılan üyeler bu stratejilerin uygulanmasına da yürekten katılırlar. Bir hedef belirlerken kulüp liderleri, kulüp üyeleri ve bölge liderleri ile görüş alışverişinde bulunun. Ölçülebilir. Hedef olarak kulüp üyelerinin peşinden gidebileceği somut bir değer belirlenmelidir. İddialı. Amaçlar kulübün geçmişteki başarılarının ötesine geçebilecek kadar hırs gerektirmelidir. Ulaşılabilir. Rotaryenler bu hedefe eldeki kaynakları kullanarak ulaşabilmelidir. Saptamış olduğunuz hedefinizi daha önce kulüp ve komiteler tarafından gerçekleştirilmiş olan hedefler ile karşılaştırın. Zamana Bağlı. Amaca ulaşmak için belli bir süre konmalıdır. Eylem planı hazırlama. Her bir hedefe ulaşmak için gerekli aşamaları özetleyen bir eylem planı hazırlamak üzere kulüp liderleri ve komite üyeleri birlikte çalışma yapın. Aşağıdaki adımlar bir eylem planı hazırlamada size yardımcı olur. Her bir eylem için bir zaman planı oluşturun. Her adımdan sorumlu kişileri belirleyin. Her adımda kaydedilen ilerlemeyi ve başarıyı ölçmenin kriterlerini belirleyin. Hedefi desteklemek için kulübünüzden, bölgeden ve UR den alabileceğiniz kaynak ve araçları değerlendirin. Eyleme geçmeden önce insan, bilgi ve finans kaynaklarını hazırlayın. Önceki hedeflerin ve mevcut planınızın başarısını değerlendirin, gerekirse değişiklik yapın. Hedefler doğrultusunda, öngörüldüğü gibi düzenli ilerleme olmasını sağlayın. Komite üyelerini, eylem planına uymaya teşvik edin. Rotaryenler gönüllü olduğu için, mesleklerinde onları motive eden şeyler Rotary de etmeyebilir. Her bir komite üyesinin motivasyon ihtiyaçlarını dikkate alın. Başlıca motivasyon unsurları aşağıda belirtilmiştir: Bu hedefin toplum için ve Kulüp, Bölge ve Rotary için yararlı olacağına inanmak Tanışıklık olanakları İş çevresi yaratma olanakları Hedefin erişilebilir olduğuna ve projenin ya da faaliyetin başarılı olacağına inanmak Zorlu veya deneyimlerini kullanmalarını sağlayan görevler Komite hedeflerine ulaşmak için harcanan emek ve zamanın takdir edilmesi Bu teşvik faktörlerini kullanmak üyelerin Rotary e bağlılıklarının sağlanmasına yardımcı olur ve kulüp faaliyetlerine katılımı arttırır. 8

9 Bütçe 1 Temmuz dan önce komitenizin hedeflere ulaşmak için ne kadar fona ihtiyaç duyacağını belirlemek üzere komiteniz ve gelecek dönem kulüp saymanı ile birlikte çalışma yapın. Planlanan fon toplama faaliyetlerini de ekleyin. Komitenin finansal ihtiyaçlarının kulüp bütçesi içinde yer almasını sağlayın. Komite fonlarını, işlemleri ve raporları gözetim altında tutun ve komite bütçesinin finansal durumu hakkında her zaman bilgili olun. Kulüp saymanı ile düzenli olarak bir araya gelerek, sorun olması halinde erkenden düzeltici önlemler alabilirsiniz. İletişim Görev yılı başlamadan önce, diğer kulüp liderleri ile birlikte kiminle, ne zaman ve nasıl iletişim kurulacağını belirten bir iletişim planı hazırlayın. Bu plana aşağıdaki kişilerle iletişimi dahil edin: Komite üyeleri. Komiteler, mevcut kaynakları incelemek ve tespit etmek, sürmekte olan projeleri ve yeni girişimleri görüşmek ve komite ve kulüp hedeflerine ulaşmaya yönelik stratejiler geliştirmek için düzenli olarak bir araya gelmelidir. Kulübünüz. Eylem planları ve hedeflere yönelik gelişim durumu dahil tüm komite faaliyetlerini kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve kulüp üyelerine bildirin. Diğer Komiteler. Genellikle bir komitenin çalışması başka bir komitenin çalışmasını etkiler. Örneğin, halkla ilişkiler komitesinin Rotary hakkında toplumu bilinçlendirme çalışması, üyelik komitesinin yeni üye bulma çalışmalarını etkileyebilir. Etkili iletişim komitelerin proje ve girişimleri koordine etmek üzere birlikte çalışmasını sağlar. Bölgeniz. Eğer komiteniz bilgi veya öneriye ihtiyaç duyarsa, Bölgedeki temsilciniz veya Guvernör Yardımcısı ile irtibat kurabilirsiniz. İlave Kaynaklar Komitenizin kaynaklarına ek olarak, aşağıdaki kaynaklar da sorumluluklarınızı yerine getirmekte ve komite üyelerinin sorularını cevaplamakta size yardımcı olacaktır: Bilgi Kaynakları Yayınları UR Yayın Katalogundan (019-EN) ısmarlayabilir veya adresinden indirebilirsiniz. Bölge Kılavuzu: Bölge liderleri ve faaliyetlerinin listesi. Yöntem El Kitabı (035-EN) Her üç yılda bir Yasama Konseyinin toplantısından sonra yayınlanan, yasalar, UR Yönetim Kurulu ve Vakıf Mütevelli Heyeti tarafından belirlenen UR ve Rotary Vakfı politikası ve prosedürleri. UR Tüzüğü dokümanlarını içerir. Önerilen Rotary Kulüp İç Tüzüğü - Kulüp tüzüğünde yer alan kulüp operasyon ilkelerini ayrıntılı biçimde açıklayan yasal doküman. Rotary Prensip ve Kuralları ile Rotary Vakfı Prensip ve Kuralları UR Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından UR Tüzüğünü ve İç Tüzüğünü desteklemek amacıyla belirlenen, her Yönetim Kurulu veya Mütevelli Heyeti toplantısından sonra gözden geçirilen politika ve yöntemler. Standart Rotary Kulüp Tüzüğü: Rotary kulüp operasyonlarının çerçevesini belirleyen tüzük. 9

10 UR Web sitesi, Rotary ile ilgili her türlü konuda güncel bilgiler ve çevrimiçi kaynaklar sunmaktadır. Buradan ücretsiz yayınları indirebilir, çevrimiçi katalogdan alışveriş yapabilir, aradığınız Rotary kulübünün toplantı saatini ve yerini bulabilirsiniz. Tıklayın: Kulüp-Bölge desteği ( Kulüp ve Bölge yöneticileri için kaynaklar. Önerilen Rotary Kulüp İç Tüzüğü ile Standart Rotary Kulüp Tüzüğü nün en güncel hallerini burada bulabilirsiniz. Finansal Kaynaklar Kişilerden veya yerel işletmelerden sağlanacak fonlar Diğer vakıflardan bağışlar Kulüp ve Bölgenin insani projeleri için Rotary Vakfı ödenekleri İnsan Kaynakları Aksi belirtilmedikçe, irtibat bilgilerini Bölgenizden edinebilirsiniz. Guvernör Yardımcısı - Belirli kulüplerin idaresinde Guvernöre yardım etmek üzere atanmış Rotaryen. Guvernör Yardımcısı kulübünüzü üç ayda bir (veya daha sık) ziyaret eder. Sorularınızı cevaplamaya veya tavsiyelerde bulunmaya hazırdır. Bölgenizdeki diğer kulüp komitesi başkanları - Kulübünüzün projeleri ve girişimlerinin desteklenmesine yardımcı bir kaynak olabilecek kulüp liderleri. Bölge Guvernörü - Kulübünüzü daha etkili hale getirme stratejileri hakkında kulübünüze tavsiyelerde bulunmaktan sorumlu UR yöneticisi. (İrtibat bilgilerini U.R. Kılavuzundan bulabilirsiniz.) Geçmiş dönem kulüp komitesi başkanları ve liderleri - Görev yılınızı planlarken size tavsiyelerde bulunabilecek, komite faaliyetlerine liderlik etmek üzere görevlendirilebilecek bilgili Rotaryenler. UR ve UR Vakfı kaynak grupları/çalışma grupları - UR başkanı tarafından, başkanlık yetkisinde Rotary kulüp ve Bölgelerine destek vermek üzere görevlendirilmiş Rotaryen grupları. (İrtibat bilgilerini UR Kılavuzunda bulabilirsiniz.) 10

11 ETKİN ROTARY KULÜPLERİ PLANLAMA YAPMA REHBERİ Uluslararası Rotary Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi, kulüplerimizin mevcut durumlarını değerlendirme ve gelecek yılla ilgili hedeflerini tespit etmelerine yardımcı olacak bir araçtır. Kulüp Liderlik Planını temel alır. Bu bölümde listelenen stratejiler kulüplerin üyelik hedeflerini gerçekleştirebilmek amacıyla seçebilecekleri ortak yöntemlerdir. Kulüpler, uygun olduğunda üyelik hedeflerine erişmek için alternatif stratejiler geliştirmeye teşvik edilmelidir. Mıcrosoft Word dosyası olarak adresinden indirebilirsiniz. ÜYELİK Mevcut Durum Mevcut üye sayısı: Geçen dönem 30 Haziran itibari ile üye sayısı: Beş yıl önce 30 Haziran üye sayısı: Erkek üye sayısı: Hanım üye sayısı: Üyelerin yaş ortalaması:. 1-3 yıllık üyeliğe sahip üye sayısı : 3-5 yıllık: 5-10yıllık: Önceki iki yıl içinde yeni üye teklif eden üye sayısı: Kulüp üyelerinizin yansıttığı toplumunuzun farklı üyelik profilini işaretleyin : Meslek Yaş Cinsiyet Kulübümüz sınıflandırması tarihinde güncellenmiş olup tanesi boş olan, toplam sınıflandırma içermektedir Kulübün mevcut yeni üye uyum programını tanımlayın: Kulübün hem yeni hem de eski üyeleri için devam eden eğitim programlarını tanımlayın: Kulübümüz son 24 ay içinde yeni bir Kulübün kuruluşuna sponsor olmuştur: Evet Hayır Üyelerin katıldığı Rotary Dostluk ve Rotaryen Eylem Gurubu sayısı: Bu Kulübü yeni üyeler için çekici kılan nedir? Bu Kulübün hangi özellikleri yeni üye kazanımına engel teşkil edebilir? Gelecek Dönem Planı Gelecek Rotary dönemi için üyelik hedefi: 30 Haziran tarihine kadar üye (yıl) (sayı) Kulübümüz bulunduğumuz toplum içinden aşağıdaki üye kaynaklarını belirlemiştir: 11

12 Kulüp üyelik hedeflerine ulaşmayı nasıl planlamaktadır? (uygun olanları işaretleyin ) İlginç programlara, hizmet projelerine, sürekli eğitim ve dostluk etkinliklerine katılım yolu ile yüksek seviyede ilgi yaratmak üzerine odaklanmış bir üye muhafaza planı geliştirerek Üyelik Komitesinin etkili üye kazanım tekniklerinden bilgi sahibi olmalarını sağlayarak Kulübün içinde bulunduğu toplumu yansıtan farklı mesleklere sahip olacak üye kazanım planı geliştirerek Potansiyel Rotaryenlere üyelikten beklentileri açıklayarak Yeni üyeler için bir uyum programı uygulayarak Aday üyeler için Rotary hakkında genel bilgi ve Kulüp hakkında özel bilgi içeren bir broşür hazırlayarak Her yeni üye için deneyimli bir Rotaryen mentor atayarak Yeni üye teklif eden Rotaryenleri takdir ederek Üyeleri Rotary Dostluk ve Rotaryen Eylem Guruplarına katılmaya teşvik ederek UR Üyelik geliştirme ödül programlarına katılarak Yeni bir Kulüp kuruluşuna sponsor olarak Diğer (lütfen belirtin): Uygulama Adımları: 12

13 Üyeliğe Almak Üyelik komitesi aday üyeleri kulüp üyeliğine kabul eder ve aday üyelerin tespit edilip kulübe katılmaya davet etmenin önemi konusunda tüm üyelere bilgi verir. Rotary'de üyelik ancak davet ile mümkün olduğundan, kulüp üyeleri arkadaşlarına, ailelerine, iş arkadaşlarına ve toplumun diğer kesimindeki insanlara ulaşarak, onları üyeliğe davet etmek zorundadır. Yeni üyeler kulüplere çok yararlı olmanın yanı sıra; Topluma hizmet etme kapasitesini arttırır Geleceğin liderleridir Çeşitlilik getirir Üye bulma hakkında daha fazla bilgi için, Üyelik Geliştirme Kaynak Kılavuzuna bakın. Taze fikirler, ilgi alanları ve enerji oluşturur Kulübün ve kuruluşun uzun vadeli devamlılığını sağlar Kulübünüzün yeni üye bulabilme becerisi etkin ve konuyla ilgili projeler yürütmesine, halkla ilişkilere, ilginç toplantılara, üyelerde çeşitliliğe ve kulübün genel etkinliğine bağlıdır. Yeni üye bulma ile ilgili güçlükleri önceden tahmin edin ve diğer kulüp liderleri ile birlikte çalışarak bunların üstesinden gelme stratejileri bulun. Sorumluluklar Üyelik komitesinin yeni üye bulmada aşağıdaki sorumlulukları vardır: Yeni üye alma ile ilgili kulüp kurallarını anlamak Üyelerin potansiyel Rotaryenleri tespit etmesine yardım etmek Kulüp üyelerinin toplumdaki meslek ve iş sahiplerinden oluşan geniş bir yelpazeyi temsil etmesini sağlamak Yeni üyeleri karşılamak ve alıştırmak Kulübe yeni üye önermek Sınıflandırma sistemini anlamak Üye bulma stratejileri için sitesindeki Üyelik Geliştirme En İyi Uygulamalar Alışverişine göz atın. Uygulama Adımları Kaliteli Rotary kulüp üyeleri bulmak için, üyelik geliştirme eylem planınızda aşağıdaki uygulama adımları yer almalıdır: Tespit et Tanıt Davet et Kabul et Bu aşamalardan her biri için bir zaman çizelgesi oluşturun; her aşamadan sorumlu olan komite üyesini belirleyin; gelişimi ölçmeye yönelik kriterleri oluşturun; sizi destekleyebilecek mevcut kaynak ve araçları dikkate alın. Bu uygulama adımlarına ait üye bulma stratejileri aşağıdaki açıklanmaktadır. 13

14 Tespit edin Toplumunuzdaki nitelikli kişileri Rotary kulübü üyesi olmak üzere tespit edin. Kulüp üyelik komitesi her yıl en kısa zamanda bir sınıflandırma anketi yaparak kulüp üyelerinde bulunmayan sınıflandırmanın bir listesini oluşturmalıdır. Bu listeyi kullanarak üye bulma çalışmalarında hedeflenecek sınıflandırmaları belirleyin. Bu bilgiyi tüm kulüp üyeleri ile paylaşın ve sınıflandırma ile ilgili meseleleri yönetim kurulu ile görüşün. Ayrıntılı bilgi için Sınıflandırma başlığına bakın (sayfa 17). Üye bulmayı teşvik etmek için, Rotary deki görev yılınızın ilk ayında yeni bir üyeyi şahsen kaydedin ve kulüp üyelerini de aynısını yapma konusunda cesaretlendirin. Kulüple birlikte çalışarak aşağıdaki gruplar arasından yeni kulüp üyeleri bulun: Yerel işyerleri Meslekî ve ticarî kuruluşlar Ticaret odası Yerel ve Bölgesel devlet kurumları Rotary Vakfı'ndan yararlanan kişiler Mevcut ve eski Rotaract lar Rotaryenlerin eşleri, sevdikleri ve aile üyeleri Tanıtın Muhtemel üyelere Uluslararası Rotary nin programları, kulübünüzün hizmet çalışmaları ve üyeliğin getirdiği avantajlar ve sorumluluklar hakkında bilgi verin. Hevesli Rotaryenlerce Rotary e tanıtılan ve kulübe katılmadan önce kulübün projeleri hakkında bilgi sahibi olan bir aday üyenin çalışmalara dahil olma ve aktif kalma olasılığı da yüksektir. Kulüp üyelerini Rotary ve hedefleri hakkında arkadaşları, aileleri ve meslektaşları ile tartışmaya teşvik edin. Ayrıca toplumunuzun hizmet projelerini kullanarak olası üyeleri tespit edin ve kulübe alın. Aday üyelere Rotary hakkında bilgi verme konusunda detaylı bilgi için Eğitim ( sayfalar) bölümüne bakın. Davet edin Üyeliği teklif edecek kişinin ve kulübün üyelik komitesinden birinin birlikte yapacağı özel bir ziyaretle muhtemel üyeleri kulüp üyesi olmaya davet edin. Bu iki kişilik ziyaret ile muhtemel üye kulüp içinden, Rotary hakkında ilave bilgi ve deneyime sahip ikinci bir kişiyi de tanımış olur. Davet eden Rotaryenler muhtemel üyelerin kişisel ilgi alanlarını ve yeteneklerini iyi bilerek bununla ilgili kulüp faaliyetlerine ve projelerine dikkat çekmelidir. Üyelik komitesi yeni üyelere sponsorluk eden kulüp üyelerinin çabalarının takdir edilmesini sağlamalıdır. Üyelik için aday olan kişilerin karakterleri, iş veya meslekleri, toplumdaki yerleri ve genel olarak seçilebilirliklerinin araştırılması konusunda yönetim kuruluna yardımcı olun. Kaliteli aday üyeler tespit edilirse üyelerin elde tutulması daha kolay olur. Bir adayın üyelik niteliklerini değerlendirirken aşağıdaki soruları dikkate alın: Teklif edilen aday tenkit edilmeyecek birisi mi? Adayın firması nasıl bilinir? Kişi hizmete yatkın mı? 14

15 Aday, üyeliğin gerektirdiği masrafı karşılayacak ve haftalık toplantılara devam edebilecek durumda mı? Aday, kulüp projelerine, programlarına ve komitelerine katılma vaadinde bulunmakta mıdır? Üyelik Komitesi gelen üye tekliflerini hemen ele almalıdır. Yönetim kuruluna sunacağınız raporda komite araştırmasının kapsamından ve varılan sonuçların gerekçelerinden söz etmelisiniz. Kabul edin Yeni üyeleri ağırbaşlı ve anlamlı bir biçimde kabul edin. Kabul törenini Rotaryen olmanın getirdiği avantaj ve sorumlulukları anlatmak için bir fırsat olarak kullanın. Rotary kulübünüz yeni üyeye aşağıdakileri temin etmelidir. Mümkünse aile üyelerini de davet edin. Tören sırasında, yeni üyelere kendileri, işleri ve aileleri hakkında beş dakika konuşma fırsatı verin. Rotary kulübünüz yeni üyeye aşağıdakileri temin etmelidir: Rotary Rozeti Üye kimlik kartı Kulüp bülteni Yeni Üyelerin Teşviki hakkında Üyelk Geliştirme Kaynak Kılavuzu na ve Yeni Üye Ortasyonu na bakınız. Bölge rehberleri Bölge Guvernörünün aylık mektubu Rotaryen veya Bölgesel Rotary dergisi Telafi toplantıları için yerel kulüplerin listesi Kulüp adını taşıyan rozet Kulüp sancağı Yeni üyeyi takdir edin ve kulüp bülteninde veya haftalık toplantıda sponsorluk yapın. Önerilen Rotary Kulübü İç Tüğüzü Kulübün bir faal üyesi tarafından yazılı olarak önerilen üye adayının ismi kulüp sekreteri tarafından kulüp yönetim kuruluna bildirilir. Bir başka kulübün, mevcut veya eski bir üyesi, kulübü tarafından faal üyeliğe önerilebilir. Bu yöntemle ilgili olarak, başka bir uygulama öngörülmeyen durumlarda, yapılan öneriler gizli tutulur. Yönetim Kurulu, önerilen kimsenin, kulüp ana tüzüğündeki sınıflandırma ve üyelik ile ilgili yazılı tüm koşullara uygunluğunu saptamak zorundadır. Yönetim Kurulu, teklifin yapıldığı tarihten itibaren 30 gün zarfında öneriyi kabul veya red etmek zorunda olup, kararını kulüp sekreteri kanalıyla öneri sahibine bildirir. Yönetim Kurulunun kararı olumlu olduğu takdirde, aday Rotary nin hedefleri, üyelik ayrıcalıkları ve sorumlulukları hakkında bilgilendirildikten sonar, üyelik başvuru formunu imzalaması ve adı ve meslek sınıfının kulüpte duyurulmasına izin vermesi istenir. 15

16 Üye adayının (onur üyesi dışında) isminin duyurulmasından yedi (7) gün içerisinde, adayla ilgili olarak gerekçeli bir itiraz olmadığı takdirde, bu kimse giriş ücretini ödedikten sonra, bu iç tüzükte belirtilen koşullar doğrultusunda üyeliğe kabul edilmiş olur. Önerilen üye ile ilgili olarak kurula bir itiraz yapıldığı takdirde, itiraz yönetim kurulunun ilk toplantısında oylanır. İtiraza rağmen üyenin kabulü yönünde karar alındığı takdirde aday üye giriş ücretini (onur üyesi dışında) ödedikten sonra üyeliğe kabul edilir. Bir kimsenin üyeliğe kabulünden sonra kulüp başkanı yeni üyeyi tanıtır, kulüp sekreteri üye kartını düzenler ve Uluslararası Rotary e bildirir. Rotary Bilgileri Komitesi, yeni üyeye gerekli dökümanları vererek bilgilenmesini sağlar ve bir üyeyi görevlendirerek yeni üyenin kulübe uyumunda yardımcı olmasını sağlar. Kulüp, yönetim kurulu tarafından önerilen onur üyelerini Rotary kulübü standart ana tüzüğü ne göre seçebilir. Sınıflandırma Rotary kulüpleri yerel işyerleri ve meslek grupları çeşitliliğini temsil ettiklerinden emin olmak için sınıflandırma sistemini kullanır. Sınıflandırma bir mesleği ya da işi değil, bir firmanın ana faaliyetini veya kişinin işini ya da mesleki faaliyetini tanımlar: örneğin "mimarlık" veya "bankacılık" ( mimar ya da banka müdürü değil). Standart bir sınıflandırma listesi yoktur çünkü iş faaliyetleri ve terminoloji bir Bölgeden diğerine çok değişir. Sınıflandırma anketini hazırlarken yerel iş rehberini ya da telefon rehberini kullanın. Eğer kulübünüz sınıflandırma ilkesi nedeniyle nitelikli bir aday üyeyi kabul edemiyorsa, o kişiyi Bölgedeki başka bir Rotary kulübüne önerin. Sınıflandırma İlkesini Uygulama Kulüpler her sınıflandırma için en çok beş üye, veya eğer kulüpte 50 den fazla üye varsa toplam üye sayısının yüzde 10 u kadar, bulundurabilir. Emekli olmuş üyeler bir sınıflandırmadaki toplam üye sayısına dahil edilmez. Şayet bir üye sınıfını değiştirir ise, kulüp üyenin üyeliğini yeni sınıflandırmaya göre devam ettirebilir. Başka bir kulüpten transfer olan veya eski üye durumunda olan Rotaryenler bir sınıflandırmaya ait üyelik sınırını aşsalar bile kabul edilmelidir. Rotary kulüpleri bu istisnaları geçici olarak düşünmelidir. Sınıflandırma Araştırması Nasıl Yapılır? Toplumda hangi işlerin ya da mesleklerin olduğunu bilmek için bir sınıflandırma anketi yapın. Bu ankette toplumunuzdaki tüm işlerin ve mesleklerin bir listesi vardır ve kulübün bulunduğu yerdeki ve civar toplumlardaki ya da şehir sınırları içindeki nitelikli yöneticiler üzerinde durulur. O yerde oturan, ancak iş yerleri kulüp yöresinin dışında olan kişilerin de sınıflandırmasını içermelidir. Araştırma yapıldıktan sonra, dolu ve boş sınıfları gösteren bir liste hazırlayın. Listede, mevcut kulüp üyelerinin isimleri sınıflarının hizasında gösterilmelidir. Bu listeyi kullanarak, üye alma sırasında kulüpte temsil edilmeyen sınıfları hedefleyin. Sınıflandırma Rotary kulübü üyeliği kriterlerinden sadece biridir. Üyelik niteliklerinin tam listesi için Standart Rotary Kulüp Tüzüğüne bakın. 16

17 Elde Tutma Elde tutma kulübünüzün üye sayısını arttırmada ve korumada çok önemlidir. Bugün Rotary'de, kulüplerdeki üyelerin ayrılmaları ve yerine yenilerinin girmesinde yaşanan yoğun trafik en önemli üyelik konularından birisini oluşturmaktadır. Görevine kendi adamış, aktif ve motivasyonlu üyeler kulübün etkin işleyişine destek olur ve yeni üyelerin cezbedilmesinde önemli rol oynar. Kulübünüzün elde tutma konusunda ne tür güçlüklerle karşı karşıya olduğunu tespit edin ve bunların üstesinden gelmek için stratejiler uygulayın. Başarılı elde tutma stratejileri arasında üyelerin eğitilmesi ve kulüp üyelerinin katılımcı ve bilgili olmasının sağlanması vardır. Sorumluluklar Külup üyelik komitesinin üyeleri elde tutma konusunda aşağıdaki sorumlulukları vardır: Elde tutma Modelini kullanarak elde tutma ile ilgili güçlü ve zayıf tarafları tespit etme ( sayfalar) Devam, üyelik süresi, hizmet projelerine katılım ve Rotary Vakfına katkı eğilimlerini izleme. Bu eğilimler çözülmesi gereken sorunlara işaret edebilir. Yeni ve mevcut üyelere Rotary ve üyeliğin önemi hakkında bilgi vermek ve onları yönlendirmek Yeni ve mevcut üyelerin kulüp faaliyetlerine katılması için stratejiler uygulamak Mevcut üyelerin kulüp projelerine ve faaliyetlerine katkılarını takdir etmek Uygulama Adımları Kulüp üyelerini elde tutmak için üyelik geliştirme eylem planınızda aşağıdaki uygulama adımları yer almalıdır: Bilgilendir ve Yönlendir Dahil et Bu aşamaların her biri için bir zaman çizelgesi oluşturun; her aşamadan sorumlu olan komite üyesini belirleyin; gelişimi ölçmeye yönelik kriterleri oluşturun; sizi destekleyebilecek mevcut kaynak ve araçları dikkate alın. Bu uygulama adımlarına ait elde tutma stratejileri aşağıda açıklanmıştır. Bilgilendirin ve Yönlendirin Kulüp üyelik komitesi üyelere verilen sürekli eğitimin düzenli bir kulüp faaliyeti olmasını sağlamalı ve yeni kulüp üyelerine kulüp ve UR hakkında bilgi vererek onları yönlendirmelidir. Eğitim ve öğretim Rotaryenlere bilgi ve beceri kazandırır ve üyelerin elde tutulması için gereklidir. Bazı üyeler bilgilendirilmedikleri için kulüplerinden istifa eder. Yeni ve mevcut üyelerin eğitimi hakkında detaylı bilgi için Eğitim ( sayfalar) bölümüne bakın. Dahil edin Tüm kulüp üyelerinin kulüp komitelerine, faaliyetlerine, fon toplama çalışmalarına, yönetim kurulu toplantılarına, haftalık kulüp toplantılarına ve sosyal faaliyetlere katılmasını sağlayın. Dahil olan üyeler kendini kulübün bir parçası gibi hisseder ve Rotary e yaşamında öncelik verir. Rotary Vakfı programlarına ve yerel toplum hizmetlerine kulüp çapında katılımı teşvik edin. 17

18 Diğer kulüplerde başarı sağlayan üye elde tutma stratejilerini ership adresinde bulabilirsiniz. Yeni üyelerin kulüp faaliyetlerine katılmasını sağlamak için aşağıdaki metotları da kullanabilirsiniz: Yeni üyeleri bir komiteye tayin edin veya onlara haftalık toplantı görevi verin. Yeni üyelerin bir yıl boyunca takması için özel isim rozetleri hazırlayın. Diğer üyeleri bu rozetleri aramaya ve yeni üyelerle konuşmak için özel çaba göstermeye teşvik edin. Yeni bir üyenin Bölge konferansında delegelik yaparak Rotary dünyasını ve kendi kulübü dışında yürütülen projeleri öğrenmesini sağlayın. Bazı kulüpler konferans masraflarını kısmen ya da tamamen ödeyerek yeni üyeye yardım eder. Konferanstan sonra, yeni üyeden kulübe rapor vermesini isteyin. Aynı yılda Rotary e katılan tüm kulüp üyelerinin bir proje üzerinde birlikte çalıştığı bir başlama programı hazırlayın. Yeni üyeleri UR Konvansiyonuna katılarak veya Grup İnceleme Değişim takımından birini yemeğe ya da başka bir faaliyete götürerek Rotary nin uluslararası özelliğini yaşamaya teşvik edin. Yeni üyelerden kendi arkadaş grupları içinden iki ya da üç yeni üye bulmalarını isteyin. Yeni üyeler Rotary i kendi arkadaşlarına tanıttıkları zaman, Rotary ile ilgili duyguları güçlenir ve gayretleri artar. 18

19 Elde Tutma Modeli Bir Rotary kulübünün ayakta kalabilmesi için mevcut üyelerini elde tutması ve yeni ve nitelikli üyeler bulup onları da elinde tutması gerekir. Elde tutma modeli belli bir süre içindeki net üyelik artışını (ya da azalışını) hesaplamada ve bunun kaynağını belirlemede (mevcut ya da yeni üyeler) kulüplere yardım eden bir araçtır. Kulüp üyelik kayıtlarını ve aşağıdaki şemayı ve talimatları kullanarak kulübünüz için bir elde tutma modeli hazırlayın. Üç ile beş yıllık dönemdeki tüm üyelerin üyeliğe kabul edilme ve üyeliği bitirme tarihlerine ihtiyacınız olacak. (Kulübünüzdeki kayıtlar tam değilse, kulüp başkanı veya sekreter bunları da Üye Girişinden indirebilir.) Modelinizi hazırladıktan sonra, talimatlara göre yorumlayın. # Mevcut üyeler aktif Elde Tutma Modeli Başlama Tarihi # Üyeler # Yeni üyeler kabul edilen # Mevcut üyeler ayrılan # Mevcut üyeler aktif # Yeni üyeler ayrılan % # Mevcut üyeler ayrılan # Yeni üyeler aktif % # Yeni üyeler ayrılan Bitiş Tarihi # Üyeler Net artış / azalış % 19

20 Elde Tutma Modelini Hazırlama 1. Elde tutma modelinin üst kutusuna bir Başlama Tarihi ve alt kutusuna da bir Bitiş Tarihi girerek çalışmak istediğiniz süreyi belirleyin. (Üç ile beş yıllık bir süre öneririz.) 2. Başlama Tarihi kutusuna o tarihte kulüpte bulunan aktif üye sayısını yazın. 3. Bitiş Tarihi kutusuna bitiş tarihinde kulüpte bulunan aktif üye sayısını yazın ve aşağıdaki formülle Net artış/azalış yüzdesini hesaplayın: (Bitiş Tarihindeki üye sayısı Başlama Tarihindeki üye sayısı) * 100 = Net artış/azalış % Başlama Tarihindeki üye sayısı 4. Mevcut üyeler ayrılan kutusuna başlama tarihinde aktif olan ama bitiş tarihinden önce ayrılan üye sayısını yazın ve aşağıdaki formülle Mevcut üyeler ayrılan yüzdesini hesaplayın: Mevcut üyeler ayrılan * 100 = Mevcut üyeler ayrılan % Başlama Tarihindeki üye sayısı 5. Mevcut üyeler aktif sayısını aşağıdaki formülle hesaplayın: Başlama Tarihindeki üye sayısı Mevcut üyeler ayrılan = Mevcut üyeler aktif 6. Yeni üyeler kabul edilen kutusuna başlama tarihi ile bitiş tarihi arasında kabul edilen yeni üye sayısını yazın. 7. Yeni üyeler ayrılan kutusuna bitiş tarihinden önce ayrılan yeni üye sayısını yazın ve Mevcut üyeler ayrılan yüzdesini aşağıdaki formülle hesaplayın: Yeni üyeler ayrılan * 100 = % Yeni üyeler kabul edilen Yeni üyeler ayrılan 8. Yeni üyeler aktif sayısını aşağıdaki formülle hesaplayın: Yeni üyeler kabul edilen Yeni üyeler ayrılan = Yeni üyeler aktif Not: Bitiş Tarihindeki üye sayısı Mevcut üyeler aktif ile Yeni üyeler aktif sayılarının toplamına eşit olmalıdır. 20

21 Elde Tutma Modelinin Yorumlanması Kulübünüzün net üyelik artışını ya da azalışını neyin oluşturduğunu gördükten sonra, kulübün üyeleri elde tutma konusundaki zayıf ve güçlü taraflarını tespit etmeye başlayabilirsiniz. Net Artış veya Azalış Üyelerdeki net artış ya da azalış kulübün üyeleri elde tutma durumunun ilk göstergesidir. Net artış kulübün daha fazla üyesi olduğunu gösterir. Bu da kulübün aktif üyeleri elinde tuttuğu ve yeni üyeler kattığı anlamına gelebileceği gibi kulübün ayrılan aktif üyeleri dengeleyebilecek kadar yeni üye kabul ettiğini de gösterebilir. Net azalış ise kulübün kabul ettiğinden daha fazla sayıda üyeyi elinde tutamadığını gösterir. Ayrılma Oranını Değerlendirme Kulübün elde tutma konusunda sorun yaşıyor olabileceğini gösteren başlıca kanıt çok sayıda üyenin ayrılıp ayrılmadığıdır. Mevcut üyeler ayrılan sayısını (en sol kutu) ve Yeni üyeler ayrılan sayısını (en sağ kutu) toplayarak kulüpten ayrılan toplam üye sayısını bulun. Toplam ayrılan üye sayısı kulübün büyüklüğüne göre normal mi? Bu ayrılmaların nedenleri ve bunları sınırlamak için kulübün alabileceği önlemler üzerinde düşünün. Yeni Üyeler Ayrılma analizine devam etmek için Yeni üyeler ayrılan sayısını (en sağ kutu) ele alın. Bu sayı kulübün o süre içinde kaç tane yeni üye kabul ettiğini ve sonra da bunların ayrıldığını gösterir. Bu sayı mümkün olduğu kadar sıfıra yakın olmalı. Yeni üyeler ayrılan kutusunun altındaki yüzde (Yeni üyeler ayrılan %) ayrılan yeni üye yüzdesini belirtir. Bu değer mümkün olduğu kadar düşük olmalı. Bazen yeni bir üye beklenmedik biçimde ayrılabilir; ancak, eğer kulüp aday üyelere üyeliğin sorumlulukları hakkında eksiksiz bilgi verirse ve yeni üyeleri yönlendirmede etkin bir program uygularsa, ayrılan yeni üye sayısı çok düşük olmalıdır. Mevcut Üyeler Mevcut üyeler ayrılan sayısı (en sol kutu) başlama tarihinde aktif olan üyelerden kaçının ayrıldığını, kulübün aşınma yüzdesini gösterir (Mevcut üyeler ayrılan %). Aşınma yüzdesinin düşük olması kulübün mevcut üyeleri elde tuttuğuna işaret eder. Diğer Kaynaklar Üyelik Geliştirme Kaynak Kılavuzunda ilave elde tutma stratejileri bulunabilir. Bölgesel UR üyelik koordinatörü (RRIMC) ve onların Bölge koordinatörleri (RIMZCs) ile temas kurarak elde tutma çalışmalarınız için rehberlik alabilirsiniz. Elde tutma modelinin tamamlanması ve analiz edilmesi ile ilgili detaylı talimatlar da bulunur. 21

22 Eğitim Bilgili üyelerin inisiyatif alma ve Rotary kulübünde ve Bölgede daha aktif olma olasılığı daha yüksektir. Rotary hakkındaki bilgileri deneyimli Rotaryenlerin yanı sıra aday ve yeni üyelere de duyurun. Sorumluluklar Üyelik komitesinin üye eğitimi konusunda aşağıdaki sorumlulukları vardır: Üyeliğin getirdiği avantajları ve sorumlulukları potansiyel üyelere açıklamak Başkan ile birlikte çalışarak tüm kulüp üyelerine sürekli Rotary eğitim ve öğretimi sağlamak Bölge üyelik seminerini ve Bölgesel UR üyelik koordinatörlerinin ve UR üyelik Bölge koordinatörlerinin sponsor olduğu üyelik seminerlerini duyurmak Yeni üye alıştırma ve eğitme stratejilerini uygulamak Aday Üye Eğitimi Potansiyel üyeleri Rotary nin tarihi, idealleri, kulüpleri ve faaliyetleri gibi konularda bilgilendirin. Başkan ve halkla ilişkiler komitesi ile beraber çalışarak aday üyelere Rotary i tanıtıcı bilgi verin. Komite bu bilgileri İşte Rotary broşürüne ve Rotary hakkında Temel Bilgilerin geçerli bir kopyasına eklenerek ziyaretçilere sunulabilecek bir kulüp profili halinde bir araya getirmelidir. Rotaryenin ya da Bölgesel Rotary dergisinin son sayısı da Rotary için iyi bir tanıtım olur. Yeni Üyenin Uyum Sağlaması Ve Eğitimi Yeni üyelerin adaptasyon çalışmaları aday üyelere verilen bilgiler üstüne kurulmalı ve üye kabulünden hemen sonra başlamalıdır. Kulübünüzün her üyesi yeni üyelerin kulübe tanıtılmasında aktif rol almalıdır. Her yeni üyeye bir yol gösterici tayin ederek etkili bir külup üyesi olma hakkında ona tavsiye vermesini sağlayın. İlk altı ay boyunca, yeni üyeler Rotary hakkındaki bilgilerini şu şekilde geliştirebilir: Yeni üye uyum sağlama toplantılarına katılarak sitesindeki Rotary E-Öğrenme Merkezine giderek Kulüp asamblelerine, yönetim kurulu toplantılarına veya komite toplantılarına katılarak Kulüp toplantısında sınıflandırma konusunda konuşarak Bir başka kulübe gidip devam eksiğini telafi ederek Kulüp toplantısına bir konuk davet ederek veya yeni bir üye önererek Bir kulüp komitesi seçip orada hizmet vererek 22

23 Sürekli Üye Eğitimi Sürekli üye eğitimi üyelere devamlı meydan okunmasını, onların motive edilmesini ve heveslerinin devam etmesini sağlar. Mevcut üyelere Rotary ve kulüp hakkında güncel bilgi vermek için üyelik komitesinin elinde bir sürekli Rotary eğitimi planı olmalıdır. Böyle bir programın içinde aşağıdakiler olabilir: Kulüp üyelerinin hangi kulüp faaliyetlerine devam etmek ve hangilerini değiştirmek istediğinin tartışıldığı düzenli kulüp asambleleri Yıllık hedefler, planlar ve stratejiler Yeni üyelerin ve üye alma stratejilerinin önemi Bir yıl içinde Rotary, geçmişi, konusu, kapsamı ve faaliyetlerine odaklanmış en az dört tane haftalık kulüp programı Kulüp üyelerinin sürekli eğitimin konu edildiği Bölge toplantılarına katılması Bölge Guvernörünüzle veya Uluslararası Rotary ile bilgi alışverişi yapabilmek için kulübünüzün ve Bölgenizin web sitesini, haftalık toplantıları ve e-postaları ve kulüp bültenlerini kullanın. Herkesin Gençlik Değişim, Eğitim Bursu, Dünya Toplum Hizmetleri gibi UR ve Vakıf programları hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayın. Bu tür programlara katılmak yaşam boyu Rotary bağlılığını teşvik edecektir. UR yayınları da mükemmel sürekli eğitim araçlarıdır. Rotarian veya Bölgesel Rotary dergileri gibi yayınları okuyarak üyeler uluslararası Rotary etkinlikleriyle güncellik sağlayabilirler. Olaylar ve kaynaklar konusunda güncel bilgi sahibi olmak için üyeleri adresini sık sık ziyaret etmeye teşvik edin. Yeni Kulüp Kurulması Kulübünüz yeni bir Rotary kulübüne sponsorluk ediyorsa, aşağıdaki sorumlulukları içeren bir eylem planı hazırlayın: Yeni kulübün idari süreçlerinin planlanmasında ve düzenlenmesinde özel temsilciye yardım etme Yeni kulübün program ve projelerinin düzenlenmesine yardım etme Kulübün ilk yılı boyunca istendikçe Bölge Guvernörüne rapor verme Yeni kulüp UR üyeliğine kabul edildikten sonra en az iki yıl süreyle yol gösterici olarak ona hizmet etme Daha fazla bilgi için Bölge Guvernörünüz, Bölge üyelik komiteniz veya Bölge genişleme komiteniz ile görüşün. 23