1 Onay Modülü Nedir? Organizasyon Tanımlama... 4

Transkript

1

2 İçindekiler 1 Onay Modülü Nedir? Organizasyon Tanımlama Organizasyon Ekleme Şirket Ekleme Kullanıcı Ekleme İş Akışında Kullanılacak Olan Grup (Birim) ların Tanımlanması Yeni Grup Oluşturma Gruba Görev Ataması Yapma Kural Tanımlama Ekranı Kural Tanımları Ekranı Kural Ekleme Operatörler Kural Değişkenleri Yeni Değişken Tanımı Web Servis Değişkeni Tanımı Veri Tabanı Değişkeni Tanımı Değişkenlerin Güncellenmesi Değişkenlerin Silinmesi Kural Güncelleme Kural Versiyonları Versiyon Detayı Görüntüleme Kural Silme Veritabanı Kaynağı Tanımı İş Akışı Tanımı İş Akış Tanım Ekranı Yeni İş Akış Tanımı Ekleme İşlemler Ekranının Detaylı Açıklaması İki Adım Arasındaki Bağlantının İşlemleri İş Akış Tanımı Güncelleme Aktif Tasarımı Aç Güncelle... 33

3 4.4 İş Akış Silme Tasarımı Farklı Kaydet İş Akışı Versiyonları İş Akış Kullanım Durumu İş Akışı Aktif ya da Pasif Etme E-Fatura Onay Ekranı Gelen Fatura Bilgilendirme E-Fatura Onay Ekranı Bekleyen İşler Listesi Geri Dönen İşler Listesi Gönderdiğim İşler Listesi Üzerimdeki İşler Listesi Süresi Geçen İşler Listesi E-Fatura yı Sevketme Detay Aç Sevk Tarihçesi İşi Kullanıcıya Ata Geri Gönder Geri Al Dışa Aktarma İçe Aktarma Örnek Onay Akışı... 45

4 1 Onay Modülü Nedir? Onay Modülü, e-fatura sisteme gelen veya e-fatura sisteminden gönderilecek olan faturaların, ilgili kişi/ kişilerden onayının alınması için kullanılan ve e-fatura sistemine entegre çalışan bir modüldür. Onay modülü aşağıdaki alt bileşenlerden oluşmaktadır: Organizasyon Tanımlama: Onay akışında kullanılacak organizasyon yapısının tanımlanacağı, organizasyon/birim/grup tanım ekranlarıdır. Kural Tanımlama: Onay akışında kullanılacak kuralların tanımlanması için kullanılacak ekranlardır. İş Akışı Tasarımı: Onay akışının tasarlanması için kullanılacak, sürükle-bırak mantığı ile çalışan görsel bir iş akış tasarım aracıdır. E-fatura Onay Ekranı: Tasarlanan iş akışına uygun olarak, kullanıcılara gelmiş olan faturaların görüntülendiği, üzerinde onay/ret/geri gönderme vb. işlem yapabildikleri ekranlardır. 2 Organizasyon Tanımlama 2.1 Organizasyon Ekleme Öncelikle yapı içine yeni bir Organizasyon ekleyelim. Yeni Organizasyon tanımı EFYS ekranında Genel > Organizasyon Tanımları kısmından yapılacaktır. Yeni Organizasyon Ekle butonuna basınca açılan ekranda Organizasyon Adı ve Etiketi belirlenmelidir. Kaydet butonuna basınca belirlenen Organizasyon eklenecektir. Bu ekran da ayrıca ilgili Organizasyonu seçip Güncelleyebiliriz. Bunun için İlgili Organizasyonu seçip Organizasyon Bilgileri Güncelle butonuna tıklamamız yeterlidir.

5 2.2 Şirket Ekleme Oluşturulan bu Organizasyon altına Şirket eklemek için EFYS Ekranında Genel > Şirket Tanımları kısmından ilgili Şirketi tanımını yapabiliriz. Organizasyon seçip Şirket ekle butonuna basınca Şirket bilgilerinin girileceği ekran açılacaktır. Bu ekranda Sarı renk ile belirtilen alanlar Zorunlu olan alanlardır. Örnek ekran aşağıdadır. Kaydet butonuna basınca Yeni Şirket eklenmiş olacaktır.

6 2.3 Kullanıcı Ekleme Sisteme yeni bir kullanıcı eklemek için EFYS ekranı kullanılmalıdır. EFYS ekranında Genel > Kullanıcı Tanımları ekranı açılır. Bu ekranda Yeni Kullanıcı Ekle butonuna basınca aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekrandaki alanların açıklamaları aşağıdadır. Adı: Kullanıcı Adı Soyadı: Kullanıcı Soyadı Kullanıcı Kodu: Kullanıcının sistem Account u Şifre: Şifre Telefon: Telefon Numarası Kullanıcının E-Postası Kullanıcı Oluşturma ekranın da kullanıcıyı hangi Organizasyon ve Şirket altına eklemek istiyorsak o şekilde seçim yapılmalıdır. Buradaki Rol alanı ise Kullanıcıya verilecek Rollerdir. Buradaki Rol kavramı ilgili kullanıcıya verilecek yetkiler anlamındadır. Bir kullanıcıya birden fazla Rol atanabilir. İlgilli Rolü seçtikten sonra butonuna basmak yeterlidir. Gerekli Roller atandıktan sonra Kaydet butonuna basarak Kullanıcı oluşturulmuş olur. Kullanıcı üzerine atanan herhangi bir Rolü silmek içinse Tablodaki butonuna basmak yeterlidir. Bu işlemden sonra yeniden Kaydet butonuna basılmalıdır. İlgili Kullanıcının bilgilerini güncellemek istediğimizde Kullanıcı Tanımları ekranında Kullanıcı Bilgilerini Güncelle butonuna bastıktan sonra düzenlenecek alanı düzenleyip Kaydet butonuna basmamız yeterlidir.

7 2.4 İş Akışında Kullanılacak Olan Grup (Birim) ların Tanımlanması İş Akışında kullanılacak Grup (Birim) tanımları alt kısımdaki Organizasyon menüsünün içindeki Grup Tanımları ekranından yapılmaktadır. Ekran görüntüsü aşağıdadır. Bu linke tıklayınca açılan ekran da Organizasyon olarak oluşturmuş olduğunuz Organizasyonu seçiniz. Organizasyon seçilince otomatik olarak oluşturulmuş kök grup tanımı görülecektir. Bu Kök Grup tanımı oluşturduğunuz Organizasyon ismine göre otomatik olarak gelmektedir. Kök grup altına ise tanımladığınız Şirket ismi gelmektedir. Bu ekranda butonuna basarak yeni Grup(Birim) oluşturabilirsiniz. Grup Güncelle butonu ile ilgili Grup(Birim) bilgileri güncellenebilir. Oluşturulan Grubu silmek için butonuna basmanız yeterlidir. Grubun Etiketini butonuna tıklayarak açılan ekranda değiştirebiliriz.

8 2.4.1 Yeni Grup Oluşturma Yeni Grup oluşturmak için butonuna basınca aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekrandaki alanlar Grup Adı ve Açıklaması şeklindedir. Bu alanlara giriş yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basınca Kayıt gerçekleşecektir. Kaydettikten sonra ekrana Grup kaydedildi uyarı çıkacaktır. Oluşturulan Grup altına istenildiği kadar farklı Grup oluşturulabilir. Grup oluşturulduktan sonra aşağıdaki görüntü oluşacaktır. Burada Cybersoft A.Ş. Altına Muhasebe Grubu(Birimi) eklenmiştir. Gerekli olduğu kadar Grup(Birim) oluşturulabilir.

9 2.4.2 Gruba Görev Ataması Yapma Gruba Görev ataması yapma ilgili Grup(Birim) e Kullanıcı ekleme anlamındadır. Bunun için Grup Tanımları ekranında butonuna basınca açılan ekrandan Görev Ataması yapılabilir. Aşağıda Görev Ataması yapılan ekran görünmektedir. Bu ekranda Yeni Görev butonuna basınca Görev Tanımı ekranı açılacaktır.

10 Görev Tanımı Ekranındaki alanların açıklaması aşağıdadır. Kullanıcı: Kullanıcı Tanımı ekranında tanımlanan kullanıcılardan Gruba eklenmesini istediğiniz Kullanıcıyı buradan seçmelisiniz. Grup: Bu alan kullanıcının hangi gruba dahil edileceğinin gösterildiği alandır. Unvan: Unvan Tipi Görev Tipi: Asıl, Geçici ve Vekalet seçeneklerinden biri seçilmeli Başlama Zamanı: Başlama Zamanı Bitiş Zamanı: Bitiş Zamanı Açıklama: Grup ile ilgili açıklamanın girildiği alandır. Alanlara veri girişi yapıldıktan sonra Gruba Görev Ataması (Kullanıcı Tanımı) yapılmış olacaktır. Gruba atanan Kullanıcı/Kullanıcılar Görev Ataması yapılan ekranda görünecektir. Görev Ataması Yapılan Ekrandaki Seçenekler: Bu butona tıklayınca ilgili Kullanıcının üzerine Rol atanabilir. Eğer kullanıcının üzerinde bir Vekalet görevi varsa butonuna tıklayarak açılan ekranda ilgili vekaletleri görebiliriz. Bir kullanıcıya Vekalet vermek için İlgili Görevi güncellemek için Oluşturulan Görevi silmek için butonuna tıkladıktan sonra Vekalet verilecek Kullanıcı seçilmelidir. Güncelle butonuna basarak güncellemeyi yapabilirsiniz. Sil butonuna basmak yeterlidir.

11 3 Kural Tanımlama Ekranı Kural tanımlama ekranı EFYS ekranında Yönetim > Onay Akışı > Kural Tanımları linkinden açılmaktadır. 3.1 Kural Tanımları Ekranı Bu ekranda var olan kurallar seçilen organizasyona göre listelenir. Yeni kural eklenebilir. Bu ekran aracılığıyla listelenen kurallara ait değişkenler görüntülenebilir, kurallar güncellenebilir, kuralların versiyonları görüntülenebilir veya kurallar silinebilir Kural Ekleme Yeni kural eklemek için ekranda bulunan Yeni butonu kullanılır. Yeni butonuna tıklandıktan sonra açılan kural ekleme sayfası aşağıdaki ekran görüntüsünde yer almaktadır.

12 Kural tanımlarken sol taraftaki Tipi alanından seçilen değere göre sol taraftaki Seçili Alan kısmının içi de doldurulmaktadır. Ortadaki Operatör kısmından gerekli bulunan operatör seçilir. Sağ taraftaki Tipi alanı da sol taraftaki ile benzer işlevdedir ve sağ taraftaki Tipi alanından seçilen değere göre sağ taraftaki Seçili Alan kısmının içi de doldurulmaktadır. Sol taraftaki Tipi alanından seçilebilecek başlıklar aşağıda(resim 29 da) yer almaktadır. Kural tanım ekranında tipi alanındaki seçeneklerin listesi aşağıdadır:

13 1. e-fatura Değişkenleri Burada e-fatura seçilirse fatura ile ilgili alanların bulunduğu Resim 30 da yer alan sayfa açılacaktır. Buradaki seçeneklerin tam listesi aşağıdadır. Fatura Değişkeni fatura.faturaid fatura.faturano fatura.faturatarihi fatura.faturatipi fatura.faturaturu fatura.faturazamani fatura.siparisbilgisi.siparisno fatura.siparisbilgisi.siparistarihi fatura.sonodemetarihi fatura.parabirimi fatura.toplamartirimtutari fatura.toplamiskontotutari fatura.toplammalhizmetmiktari fatura.vergiharictoplam fatura.vergidahiltutar Açıklama Fatura ID Fatura no Fatura tarihi Fatura tipi Fatura türü Fatura zamanı Sipariş no Sipariş tarihi Son ödeme tarihi Param birimi Toplam artırım tutarı Toplam iskonto tutarı Toplam mal/hizmet miktarı Vergi hariç toplam Vergi dahil tutar

14 fatura.yuvarlamatutari fatura.odenecektutar fatura.alici.musterino fatura.alici.adi fatura.alici.soyadi fatura.alici.unvan fatura.alici.subeadi fatura.alici.subekodu fatura.alici.vergidairesi fatura.alici.vergino fatura.alici.eposta fatura.alici.websitesi fatura.alici.etiket fatura.alici.tel fatura.alici.fax fatura.alici.tapdkno fatura.alici.ulke fatura.alici.sehir fatura.alici.kasabakoy fatura.alici.ilce fatura.alici.caddesokak fatura.alici.binaadi fatura.alici.binano fatura.alici.kapino fatura.alici.postakodu fatura.satici.musterino fatura.satici.adi fatura.satici.soyadi fatura.satici.unvan Yuvarlama tutarı Ödenecek tutar Alıcının müşteri no Alıcının adı Alıcının soyadı Alıcının unvanı Alıcının şube adı Alıcının şube kodu Alıcının vergi dairesi Alıcının adresi vergi no Alıcının e-postası Alıcının web sitesi Alıcının etiketi Alıcının telefonu Alıcının faks numarası Alıcının TAPDK no Alıcının adresi ülke Alıcının adresi şehir Alıcının adresi kasaba/köy Alıcının adresi ilçe Alıcının adresi cadde/sokak Alıcının adresi bina adı Alıcının adresi bina no Alıcının adresi kapı no Alıcının adresi posta kodu Satıcının müşteri no Satıcının adı Satıcının soyadı Satıcının unvanı

15 fatura.satici.subeadi fatura.satici.subekodu fatura.satici.vergidairesi fatura.satici.vergino fatura.satici.eposta fatura.satici.websitesi fatura.satici.etiket fatura.satici.tel fatura.satici.fax fatura.satici.tapdkno fatura.satici.ulke fatura.satici.sehir fatura.satici.kasabakoy fatura.satici.ilce fatura.satici.caddesokak fatura.satici.binaadi fatura.satici.binano fatura.satici.kapino fatura.satici.postakodu Satıcının şube adı Satıcının şube kodu Satıcının vergi dairesi Satıcının adresi vergi no Satıcının e-postası Satıcının web sitesi Satıcının etiketi Satıcının telefonu Satıcının faks numarası Satıcının TAPDK no Satıcının adresi ülke Satıcının adresi şehir Satıcının adresi kasaba/köy Satıcının adresi ilçe Satıcının adresi cadde/sokak Satıcının adresi bina adı Satıcının adresi bina no Satıcının adresi kapı no Satıcının adresi posta kodu 2. Kural Değişkenleri Kuralın içinde tanımlanan diğer değişkenlerin seçilebilmesini sağlar. 3. Akış İş Bilgileri Akış İş Bilgileri Değişkeni wf.process.startnodeid wf.process.starttime wf.process.type wf.process.instanceid Açıklama Akışın başladığı adım no Akışın başlama zamanı Akıştaki işin tipi (1: Gelen Fatura, 2: Giden Fatura) Akıştaki işin tekil tanımlayıcısı (Fatura ID)

16 wf.process.owner. wf.process.users. Başlatan kullanıcı e-posta adresi Akışta işin gezdiği kullanıcıların e-posta adresleri 4. Akış Sevk Bilgileri Akış Sevk Bilgileri Değişkeni wf.task.user.id wf.task.user.name wf.task.user.group.id wf.task.user.group.name wf.task.nextcandidatenodeids wf.task.target.nodeid wf.task.target.name wf.task.target.user.id wf.task.target.user.name wf.task.target.group.id wf.task.target.group.name wf.task.target.description wf.task.sender.nodeid wf.task.sender.user.id wf.task.sender.user.name wf.task.sender.group.id wf.task.sender.group.name Açıklama İşi yapan kullanıcının ID si İşi yapan kullanıcının adı İşi yapan kullanıcının bulunduğu grubun ID si İşi yapan kullanıcının bulunduğu grubun adı İşin gidebileceği adımların no ları (virgül ile ayrılmış) İşin gideceği adım no İşin gideceği adım adı İşin gideceği kullanıcının ID si İşin gideceği kullanıcının adı İşin gideceği kullanıcının grup ID si İşin gideceği kullanıcının grup adı Sevk açıklaması İşi gönderen adım no İşi gönderen kullanıcının ID si İşi gönderen kullanıcının adı İşi gönderen kullanıcının grup ID si İşi gönderen kullanıcının grup adı 5. Onay Bilgileri Onay Bilgileri Değişkeni wf.approval.hasapprove wf.approval.hasreject wf.approval.hasprocessreject Açıklama Akış içerisinde herhangi bir onay yapılmış mı? (true/ false) Akış içerisinde herhangi bir ret yapılmış mı? (true/false) Akış tamamen reddedilmiş mi? (true/false)

17 wf.approval.processrejectdescription wf.approval.approvecount wf.approval.rejectcount wf.approval.lastapproval wf.approval.lastapprovaluserid wf.approval.lastapprovaldescription wf.task.approval.approve wf.task.approval.approvedescription wf.task.approval.reject wf.task.approval.rejectdescription wf.approval.users. Akış tamamen reddedilmiş ise buna ait açıklama bilgisi Akış içerisindeki toplam onay sayısı Akış içerisindeki toplam ret sayısı Akışta yapılan son onay/ret işlemi (approve/reject) Akışta yapılan son onay/ret işlemini yapan kullanıcı ID si Akışta yapılan son onay/ret işleminin açıklaması İşin bulunduğu adımda onay yapıldı mı? (true/false) İşin bulunduğu adımda yapılan onay açıklaması İşin bulunduğu adımda ret yapıldı mı? (true/false) İşin bulunduğu adımda yapılan ret açıklaması İşi onaylayan veya reddeden kullanıcıların e-posta adresleri (noktalı virgül ile ayrılmış) 6. Aktif Kullanıcı Bilgileri İşlemi yapan kullanıcı bilgileridir. Aktif Kullanıcı Değişkeni current.user.id current.user.name current.user.title.id current.user.title.name current.user.group.id current.user.group.name current.user.location.id current.user.location.name current.user.roleids Açıklama İş yapan kullanıcının ID si İş yapan kullanıcının adı soyadı İş yapan kullanıcının unvan ID si İş yapan kullanıcının unvanı (Müdür, Uzman vb.) İş yapan kullanıcının grup/birim ID si İş yapan kullanıcının grup/birim adı İş yapan kullanıcının lokasyon ID si İş yapan kullanıcının lokasyon adı İş yapan kullanıcının sahip olduğu rollerin ID si İş Akışı Kuralları Kural tanımlama ekranındaki kaydedilen kurallar listelenir.

18 3.1.2 Operatörler Operatör alanından seçilebilecek ve kural yazmak için kullanılabilecek operatörler de Resim 28 de gösterilmektedir. Buradaki Operatör Listesin de eşittir, büyük, büyük eşit, küçük, küçük eşit, ile başlayan, ile Biten, içeren, İçinde, içinde Değil gibi seçeneklerden oluşmaktadır. Örnek olarak; oluşturulan Kural da belirtilen alanda ile Başlayan Operatörünü ele alırsak yazılan kuralda Satıcının vergi Numarasında 25 ile Başlayan bir VKN varsa yazılan Kural bu şekilde tanımlanabilir. Sağ taraftaki Tipi alanından seçilebilecek başlıklar aşağıda(resim 26 da) yer almaktadır. Burada E-Fatura seçilirse fatura ile ilgili alanların bulunduğu Resim 27 de yer alan sayfa açılacaktır ve Fatura ile ilgili olan yukarıda tam liste burada da çıkacaktır. Kural tanımlarken oluşturulan kural Ekle butonu ile sayfada yer alan metin alanına eklenir. Daha karmaşık kurallar yazabilmek için metin alanının sol tarafında bulunan ve aşağıda görülen parantezler Ve, Veya, Değil operatörleri de kullanılabilir. Metin alanında herhangi bir satırı silmek için silinmek istenen satır seçilir ve Satırı Sil butonu kullanılır. Sayfadaki metin alanında oluşturduğumuz kuralın geçerli olup olmadığını kontrol edebilmek için Kontrol butonu kullanılır. Genel olarak kuraldan beklenen özelliklere göre oluşturulan kural kontrol edilir ve kural geçerli değil ise hata mesajı verilir. Hata mesajının içeriğine göre kural düzeltildikten sonra Kontrol butonu kullanıldığında aşağıdaki gibi mesaj verilir. Geçerli olan kuralın kaydedilmesi için Kural Adı alanının doldurulması zorunludur. Kural Adı alanı doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanarak kural kaydedilebilir. Kural kaydedildikten sonra kullanıcıya aşağıdaki gibi bilgilendirme mesajı verilir.

19 3.2 Kural Değişkenleri butonu ile kurala ait değişkenler aşağıdaki gibi listelenir. Kurala ait değişkenler 3 farklı şekilde tanımlanabilirler. Bu tanımlamalardan ilki alt kural gibi değişken tanımı, ikincisi web servis değişkeni tanımı, üçüncüsü de veritabanı değişkeni tanımıdır Yeni Değişken Tanımı Yeni Değişken butonu ile kuralın içine yeni bir değişken tanımı için aşağıdaki sayfa açılır.

20 Açılan değişken tanım ekranında da kural tanım ekranındaki gibi yeni bir kural tanımı yapılır ve Değişken Adı alanına değişkenin adı girilerek Kaydet butonuna basılır. Hangi kural için değişken tanımı yapıldığı açılan sayfada başlık olarak yer almaktadır. Kaydedilen değişken kuralın değişken listesinde görülebilmektedir. Değişken kaydederken metin alanında geçerli bir kural bulunması ve değişken adının girilmesi zorunludur. Değişken kaydedildikten sonra aşağıdaki mesaj ile kullanıcı bilgilendirilir Web Servis Değişkeni Tanımı Yeni Web Servis Değişkeni butonuna tıklanarak aşağıdaki yeni web servis değişkeni tanımlama ekranı açılır.

21 Web servis değişkeni tanımlama ekranında da hangi kural için web servis tanımı yapıldığı sayfada başlık olarak yer almaktadır. Sayfada yer alan Web Servis wsdl Erişim Adresi kısmına erişim adresi yazılır. Web Servis Çağrılacak Method Adı kısmına da gereken method adı yazılır. Web servis için girdi değişkenleri var ise girdi değişkeninin adı ve değeri olacak şekilde Girdi Değişkenleri tablosuna eklenir. Web servis için çıktık değişkeni var ise çıktı değişkeninin adı da Çıktı Değişkenleri tablosuna eklenir. Girdi ve çıktı değişkenleri sayısında herhangi bir kısıtlama yoktur. Değişken adı da girildikten sonra Kaydet butonu ile web servis değişkeni kaydedilir ve kuralın değişkenleri listesinde yer alır. Web servis kaydederken Web Servis wsdl Erişim Adresi, Web Servis Çağrılacak Method Adı ve web servis adı zorunlu olarak doldurulması gereken alanlardır. Değişken kaydedildikten sonra aşağıdaki mesaj ile kullanıcı bilgilendirilir Veri Tabanı Değişkeni Tanımı Yeni Veritabanı Değişkeni butonuna tıklanarak aşağıdaki yeni veritabanı değişkeni tanımlama ekranı açılır.

22 Bu ekrandaki Veritabanı Kaynağı Veri Kaynağı Tanımı ekranında yapılmaktadır. Veritabanı değişken tanımı anlatıldıktan sonra Veri Kaynağı Tanımı da anlatılacaktır. Veritabanı tanım sayfasında Veritabanı Sorgusu alanına kullanılacak sorgu yazılır. Eklenti hataları yok sayılmak istenip istenmediği kullanıcının kararına göre değişir. Eklenti Hatalarını Yoksay tıklandığında hatalar göz ardı edilmiş olur. Sorgu alanına sorgu girildikten sonra değişken adı girilir ve Kaydet butonuna basılarak veritabanı değişkeni kaydedilir. Kaydedilen değişken kuralın değişkenleri listesinde yer almaktadır. Veritabanı değişkeni kaydederken girilmesi gereken zorunlu alanlar Veritabanı Sorgusu ve Değişken Adı alanlarıdır. Değişken kaydedildikten sonra aşağıdaki mesaj ile kullanıcı bilgilendirilir Değişkenlerin Güncellenmesi Değişken listeleme ekranındaki butonu ile değişken güncellemeleri yapılır. Her değişken için açılan güncelleme ekranları değişkene özgüdür. Değişken güncelleme ekranı Yeni değişken için aşağıda görüldüğü gibidir. Hangi kuralın değişkeninin güncellendiği sayfada başlık olarak yer almaktadır.

23 3.2.5 Değişkenlerin Silinmesi Değişken listeleme ekranındaki butonu ile değişken silme işlemi yapılır. Butona tıklandığı zaman onay mesajı görüntülenir. Onay mesajı Evet ile cevaplanırsa değişken silinir, Hayır ile cevaplanırsa herhangi bir işlem yapılmaz. 3.3 Kural Güncelleme butonuna basılarak kural güncellenebilir. Güncellenen her kural kuralın farklı bir versiyonu olarak kaydedilir. Kural güncelleme ekranı aşağıda görüldüğü gibidir. Hangi kuralın güncellendiği sayfada başlık olarak yer almaktadır.

24 3.4 Kural Versiyonları butonu ile kurala ait bütün versiyonlar görüntülenebilir. Kural her güncellendiğinde, güncellenen kural versiyon olarak kaydedilir. Böylece kuralın eski aşamaları da görülebilmektedir. Hangi kurala ait versiyonların görüntülendiği sayfada başlık olarak yer almaktadır Versiyon Detayı Görüntüleme butonu ile kuralın detaylı hali aşağıdaki gibi görüntülenebilir. 3.5 Kural Silme butonu ile kural silme işlemi yapılabilir. Butona tıklandığı zaman onay mesajı görüntülenir. Onay mesajı Evet ile cevaplanırsa değişken silinir, Hayır ile cevaplanırsa herhangi bir işlem yapılmaz. Kural silme işlemi tamamlandıktan sonra bilgilendirme mesajı görüntülenir.

25 3.6 Veritabanı Kaynağı Tanımı Veri Kaynağı Tanımı Yapılması Veri Kaynağı Tanımı İş Akış menüsünde Veri Kaynağı Tanımı ekranından yapılmaktadır. Açılan ekranda tanımlanan Kaynaklar listelenir. Bu ekranda Yeni butonuna basarak yeni bir Kaynak eklenebilir. İşlemler kolonundaki buton ilgili Veritabanı kaynağının güncellenmesi için kullanılır. Butonu ise seçillen Veritabanı kaynağını siler.

26 Yeni bir Vertabanı oluşturmak için Yeni butonuna basıyoruz. Açılan ekran görüntüsü aşağıdadır. Bu ekrandaki alanların açıklamaları aşağıdadır. Adı: oluşturulacak Veritabanı kaynağının adı yazılır. Açıklama: Bağlantı ile ilgili açıklama yazılır. Driver: Burada hangi veritabanına bağlanılacaksa onun URL si yazılır. Örnek olarak Oracle, MSSQL, MySQL gibi veritabanları için farklı tanım söz konusudur. Kullanıcı Adı: Veritabanında tanımlı olan kullanıcı ismi Şifre: İlgili bağlantının Şifresi Ekle butonuna basılarak Veritabanı Kaynağı oluşturulmuş olur. 4 İş Akışı Tanımı İş Akış Ekranını açmak için alttaki menüden İş Akışına tıklayıp açılan menüden İş Akış Tanımı linkini tıklamanız yeterlidir.

27 4.1 İş Akış Tanım Ekranı Bu ekranda var olan iş akış tasarımları listelenir. Yeni iş akış tasarımı eklenebilir. Var olan iş akış tasarımları güncellenebilir, silinebilir, faklı kaydedilebilir, versiyonlandırılabilir, kullanım durumu öğrenilebilir ve iş akış tasarımları aktif veya deaktif yapılabilir. İş Akışı hangi Organizasyon için yapılacaksa o Organizasyon seçilmelidir. 4.2 Yeni İş Akış Tanımı Ekleme İş akışı eklemek için iş akış tanım ekranındaki iş akış tasarımlarının listelendiği tablonun üstündeki Ekle butonuna tıklanır. Açılan yeni ekrandan iş akış tasarımı yapılır.

28 Ekranın sol tarafında Birim, Birim Grup, Kullanıcılar, Roller ve Özel Adımlar alanlarından seçilen organizasyon bileşeni fare ile seçilip sürükleyerek sağ tarafa bırakılır. Sağ tarafa bırakılan organizasyon bileşenin üzerine farenin sağ tuşuna tıklanarak işlem eklenir. Bu seçenekler de E-Fatura uygulaması için gerekli olanlar aşağıda belirtilmiştir. Özel Adımlar: Bu alandaki seçeneklerden Adımlar kısmındaki Arşiv seçeneğinin amacı tüm iş akışlar için aynıdır. Bunun anlamı oluşturulan İş Akış ta İş Akışı tamamlamak için Arşiv adımı seçilir. Yani iş akışı tasarlanırken akışa dahil olan E-Faturalar Arşiv adımında sonlandırılır. Buradaki Arşiv E-Faturadaki Arşiv mantığından çok uzaktır. Akıştaki Arşiv Görevin son adımı olarak düşünülmelidir. Kullanıcılar: Kullanıcılar sekmesinde oluşturulan Kullancıların listesi görünmektedir. Bu Kullancılar Akış içine dahil edilebilir. Yani Akışın herhangi bir aşamasında seçilen kullanıcılar Akış içine dahil edilebilir. Roller: Buradaki Roller E-Fatura uygulaması için tanımlanan Rollerdir. Rolleri Akışın herhangi bir aşamasında kullanabilirsiniz. Örnek olarak Akış içine dahil edilen Fatura Görüntüleme Rolü akış içine yerleştirilirse Fatura Görüntüleme Rolüne sahip olan kullanıcılar bu Akış içinde işlem yapabilirler. Buradaki en önemli Rol ise Admin Rolüdür. Bu Rolün amacı E-Fatura sisteminden Onaya gönderilen tüm faturalar Bu role sahip Admin tarafından karşılanır ve ilgili Kural vb. Tanımlarıyla ilgili Gruplara (Birimlere) dağıtılır. Bu Admin Rolü de sadece Akış içinde gelen Faturaları karşılamak amacıyla kullanılır. Birim: Buradaki Birim, Grup Tanımları ekranında oluşturulan Gruplardır. Örnek olarak Muhasebe, Satış, İK gibi birimler olduğunu varsayarsak tanımlanan tüm birimler bu ağaç içinde görüntülenecektir. İstenilen Birim (Grup) akış içine dahil edilebilir. Seçilen organizasyon bileşeni fare ile seçilip sürükleyerek sağ tarafa bırakılır. Sağ tarafa bırakılan organizasyon bileşenin üzerine farenin sağ tuşuna tıklanarak işlem eklenir. Burada Kullanılacak en önemli seçenekler Onay İşlemleri tabındaki Onay ve Red seçenekleridir. Örnek olarak Muhasebe Birimine gelen Fatura Onaylanır ya da Reddedilir. Bunun için İki seçeneği de seçip Kaydet dememiz yeterlidir. İleriki Bölümlerde Örnek ile açıklanacaktır.

29 4.2.1 İşlemler Ekranının Detaylı Açıklaması Adım üzerine sağ tuşa basıldığında açılan İşlemler ekranı aşağıdadır. Buradaki Başlatır seçeneği Admin Rolü üzerinde seçilmelidir. Bunun anlamı gelen tüm Faturaların Admin rolüne geldikten sonra dağıtılması anlamındadır. Admin Rolü ile başlama iş Akışını başlatma gibi düşünülebilir. Kullanıcıları Görür: Bu özellik seçili ise Faturayı gönderirken Grup (Birim) içindeki kullanıcılardan herhangi birini seçip Faturayı gönderebiliriz. Onay ve Red seçenekleri Faturanın Kabul Ya da Reddedildiğini kullanabilmek için seçili olmalıdır. Açıklama alanına ise herhangi bir açıklama yazılabilir İki Adım Arasındaki Bağlantının İşlemleri Bu ekran üzerinden, akış iki adım arasında ilerlerken çalışacak eklentiler tanımlanır. Eklenti, İş Akış uygulaması içinde kullanılmak üzere geliştirilen özel program parçalarıdır. Önceden tanımlanmış kullanılabilir durumda olan eklentiler aşağıda açıklanmıştır: Approval Plugin (E-posta Gönderme Eklentisi) Bu eklenti belirlenen koşullara göre e-posta gönderme işlemi yapar. Eklenti combosunda com.cs.csdys.

30 approval.domain.isakis.eklenti.approval plugin seçilip combo yanındaki mini butona tıklayınca aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekrandaki Alıcı kısmındaki + butonuna tıklarsak yeni bir Alıcı daha eklenir. Kullanıcıları seçmek için combo yanındaki 3 nokta butonuna tıkladıktan sonra açılan ekrandan mail gönderilecek kişi/kişiler seçilir. Bu ekrandaki Koşul alanına ise belli bir koşul yazılabilir. Örnek olarak Ödenecek Tutar 5000 den büyükse e-postayı ilgili kişilere gönder gibi bir koşul oluşturulabilir. İşlemler ekranındaki diğer Eklentiler aşağıda listelenmiştir. Eklentiler com.cs.csdys.approval.domain.isakis.eklenti. ApprovalStartWorkflow com.cs.csdys.approval.domain.isakis.eklenti. ApprovalReflectionPlugin com.cs.csdys.approval.domain.isakis.eklenti. ApprovalCompletePlugin com.cs.csdys.approval.domain.isakis.eklenti. ApprovalApprovePlugin Akış içerisinden ikinci bir akış aşlatmak için kullanılabilecek eklentidir. Java Virtual Machine (JVM) içerisinde yüklü bulunan bir sınıfının bir metodunu java reflection yöntemi ile çağrılması için kullanılabilecek bir eklentidir. E-fatura sistemini onay/red durumu ile bilgilendirmek için kullanılacak eklentidir. Eklenti e-fatura sistemine aşağıdaki durumlarda RET bilgisi gönderir: Akış tamamen ret edilmiş ise Akıştaki toplam ret sayısı, toplam onay sayısından fazla ise Eklenti e-fatura sistemine aşağıdaki durumda ONAY bilgisi gönderir: Akıştaki toplam onay sayısı, toplam ret sayısından fazla veya eşit ise E-fatura sistemine onaylandı bilgisini iletmek için kullanılacak eklentidir.

31 com.cs.csdys.approval.domain.isakis.eklenti. ApprovalRejectPlugin com.cs.csdys.approval.domain.isakis.eklenti. Approval Plugin E-fatura sistemine reddedildi bilgisini iletmek için kullanılacak eklentidir. E-posta ile bildirim göndermek için kullanılacak eklentidir. Adımın üzerine tıklayıp ortasındaki kırmızı kutudan çekilerek başka bir adım ile birleştirilir. İki adım arasındaki çubuğu seçip ortasındaki mavi kutuya farenin sağ tuşu ile tıklayarak işlem ve kural ekleyebilir, aralarındaki koşulu veya işlemleri silebilir. İki birim arasındaki oka sağ tuşa basılarak aşağıdaki koşullar ekranını açılacaktır.

32 Bu ekranda örnek olarak bir koşul yazılmıştır. wf.task.approval.approve = true ise ilgili koşulu çalıştır anlamındadır. Koşul oluşturulduktan sonra İş Akış ekranında Güncelleme yapılmalıdır. Seçim combosunda Akış Kural Tanımlarını seçersek Kural oluşturma ekranında oluşturduğumuz Kurallar listelenecektir. Bu kuralları kullanarak daha kapsamlı Koşul oluşturulabilir.

33 4.3 İş Akış Tanımı Güncelleme Aktif Tasarımı Aç İş akışının sadece Adı ve Durumu alanlarını dışındaki alanlarını güncellemek için kullanılır. İş akışı güncellemek için iş akış tanım ekranındaki iş akış tasarımlarının listelendiği tabloda güncellenmek istenilen iş akışının bulunduğu satırdaki işlemler bölümündeki butona tıklanır. Açılan yeni ekrandan iş akış tasarımı gerekli alanlar güncellenip güncelle butonuna tıklanarak güncellenir Güncelle İş akışının sadece Adı, Açıklaması, Durumu alanlarını güncellemek için kullanılır. İş akışı güncellemek için iş akış tanım ekranındaki iş akış tasarımlarının listelendiği tabloda güncellenmek istenilen iş akışının bulunduğu satırdaki işlemler bölümündeki butona tıklanır. Açılan yeni ekrandan Adı, Açıklaması, Durumu alanları güncelleyip Güncelle butonuna tıklayarak güncellenir.

34 4.4 İş Akış Silme İş akışı silmek için iş akış tanım ekranındaki iş akış tasarımlarının listelendiği tabloda silinmek istenilen iş akışının bulunduğu satırdaki işlemler bölümündeki butona tıklanır. Onay penceresi açılır. Onay penceresinde Tamam tıklanırsa seçilen iş akışı silinir. 4.5 Tasarımı Farklı Kaydet İş akışı tasarımını farklı kaydetmek için iş akış tanım ekranındaki iş akış tasarımlarının listelendiği tabloda farklı kaydetmek istenilen iş akışının bulunduğu satırdaki işlemler bölümündeki butona tıklanır. Açılan yeni ekrandan şeçilen iş akış tasarımının kopyası güncellenerek veya güncellemeden farklı ad ile kayıt edilir. Kaydet butonuna tıklanarak kayıt edilir.