İÇİNDEKİLER. 1 Fuar Organizasyonları Fuar Organizasyonunun Amaçları Fuar Organizasyonunun Özellikleri Fuar ve Sergi Katılım Kararı

Transkript

1 İÇİNDEKİLER 1 Fuar Organizasyonları 1.1. Fuar Organizasyonunun Amaçları 1.2. Fuar Organizasyonunun Özellikleri 1.3. Fuar ve Sergi Katılım Kararı 1.4. Fuar Organizasyonlarında Bütçeleme 1

2 Fuarcılık ve Fuar Organizasyonu Fuar Organizasyonunun Amaçları Fuar Organizasyonunun Özellikleri Fuar ve Sergi Katılım Kararı Fuar Organizasyonlarında Bütçeleme 2

3 1. FUAR ORGANİZASYONLARI Fuar organizasyonu; fuar öncesi, fuar sırasında ve sonrasında çok sayıdaki konuda karar vermeyi gerektiren oldukça karmaşık bir dizi olaylar bütünüdür. O nedenledir ki fuar organizasyonu bilgi, özellikle uluslar arası fuarcılıkta deneyim gerektirir. Daha önce defalarca yaptığınız bir ayrıntının, o kez gerçekleşmemesi durumunda yapılacak iş yada karar ancak bilgi ve birikim ile mümkün olmaktadır. 3

4 1. FUAR ORGANİZASYONLARI Fuar organizasyonu, fuara iştirak edecek katılımcı ve ziyaretçilerin ihtiyaçları, istekleri göz önüne alınarak, zaman ve mekanın belirlenmesi, fuarın yapılabilmesi için gerekli tüm alt ve üst yapının oluşturulmasına ilişkin çabaların tümüdür şeklinde de tanımlanabilir. Fuar organizasyonları bu konuda uzmanlaşmış fuar organizasyon şirketleri tarafından düzenlenmektedir. Bu şirketler, organize ettikleri fuarlarla ilgili sektörün değişen trendlerini katılımcı ve ziyaretçilere sunmaya çalışmaktadırlar. Fuarlar, organizatörlerce çok uzun zaman önce planlanırlar. Çünkü, fuar organizasyonları geniş kapsamlı çalışmaları kapsamaktadır. 4

5 1 FUAR ORGANİZASYONLARI Firmalar, bir fuara katılım kararı ve seçimi şu görüşleri göz önünde bulundurmalıdır; Bütün rakiplerin de orada olacak o halde en iyi şekilde temsil edilmeliyim, Bir fuara katılmaya karar verirsem o fuardan maksimum faydayı elde etmeliyim, aksi halde fuara katılmak gereksiz iş gezisinden veya gösterişten öteye gitmeyecektir. 5

6 1.1. FUAR ORGANİZASYONUNUN AMAÇLARI Katılımcıların, ürün ve hizmetlerini sağlıklı bir ortamda tanıtmalarını sağlamak, Ziyaretçi ve ziyaretçilerin ürün ve hizmetler hakkında bilgi edinmelerini sağlamak, Fuarın yapıldığı kentin veya ülkenin imajına katkıda bulunmak, Kentsel doku içerisinde hoş bir rekreasyon alanı yaratmak. 6

7 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ a) Fuar organizasyonunun belli bir yerde yapılması. Fuarların, gelişmiş ve coğrafi olduğu kadar sektörel bazda da belli bir imajı olan bir kentleşme yapısı olması ön koşuldur. Fuarların, kentleşme yapısı içinde olması; Ulaşım ağı içinde olması, mal ve hizmetlerin taşınmasında, nakliyesinde ve fuarlara kişilerin turist kimliğinde gelmelerinde büyük kolaylık sağlar. Ziyaretçi ve katılımcıların fuar sürecine konaklamalarını daha elverişli kapasite ve şartlarda mümkün kılar. Fuarların yapıldığı yerin sahip olduğu fuarcılık imajı, daha çok ziyaretçinin fuarlara gelmesine neden olabilir. 7

8 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ Fuarların kentleşme yapısı içinde olması; yörenin veya kentin ismiyle anılmasını da zorunlu kılmıştır. Bu da bölgenin veya kentin imajını, fuar vasıtasıyla arttırmasına neden olur. Bunun için, çoğu kez, fuarlar kentsel imajın simgelerinden birini oluşturmaktadırlar. 8

9 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ b) Fuar organizasyonlarının belli zaman ve sürelerde yapılması. Hemen her ürünün veya malın, üretim veya tüketim açısından maksimize olduğu zamanı vardır. Bu koşullara bağlı olarak, pazarlama da uygun kesişme olayının bir enstrümanı olarak kabul edilir. Dolayısıyla fuarların oluşum zamanını ürünün, üretimin ve talep yoğunluğunun olabilceği evreler belirleyecektir. Fuarların zamanını tayin eden başlıca iki faktör vardır. Bunlardan biri, üretime veya arza bağlı olan katılımcılar, diğeri ise tüketiciye bağlı olan ziyaretçilerdir. Fuar için saptanan zamanın her yıl aynı zaman dilimi civarında tekrarlanmasına özen gösterilir. Her zaman aynı takvim gününde olması zorunlu değildir. En fazla bir haftalık opsiyon içinde olması gereklidir. 9

10 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ Fuarlardaki bu tekrarlama süresi her yıl olmayabilir. Örneğin; IFEX (International Flower Exhibition) Londra da her iki yılda bir yapılmaktadır. Fuarlarda başlama tarihi kadar fuarın süresi de önemlidir. Günümüzdeki fuar organizasyonları incelendiğinde üç günden az, beş aydan daha uzun süreli fuarlar görülmemektedir. Fakat fuarlar çoğunlukla 7 ila 30 gün arasında yapılmaktadır. Fuar organizasyon şirketleri, fuar tarihini saptayarak, en az 6 ay önceden ilgili sosyal yapılara ilan ederler. Bu süre uluslar arası fuarlar için 1 yıl olarak uygulanmaktadır. 10

11 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ c) Fuar organizasyonlarının amaçlarından biri de mal ve ürünlerle, hizmetlerin pazarlanmasıdır. Bu husus özellikten çok fuar organizasyonlarının en başta gelen amaçlarından biridir. Çünkü, fuarların bütün aktiviteleri ve girişimleri ürün ve hizmetlerin pazarlanmasına yöneliktir. Daha önceden de ifade edildiği gibi fuarlar, bir pazarlama aracıdır. Fuarlar, pazarlama zincirini oluşturan etkenleri ve katmanları motive eden ve onları düzenli bir şekilde bir araya getiren bir pazarlama enstrümanıdır. 11

12 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ Fuarlarda herhangi bir ürünün pazarlanması için sergilenmesi, genellikle o ürünün hammaddesinde, mamulüne, yan ürününden, üretime esas olan araç ve gereçlere değin kapsamlı bir bütünlük içinde olmaktadır. 12

13 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ d) Bilgi ve kültür alışverişini sağlamak. Genellikle iyi organize edilmiş her büyük fuarda, katılımcılar ve ziyaretçiler aynı salonda toplanırlar. Bu toplantının biçimi konferans, panel vb. şekilde olabilmektedir. Buradaki amaç, katılımcılarla ziyaretçiler arasında teknik bilgi alış verişini sağlamak, belli ticari sorunları diyaloglara çözümlemektedir. 13

14 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ Katılımcılarla ziyaretçilerin ilişkilerinin odak noktaları, teknik ve ticari öğelerdir. Bu sorunlar, böylesi genel karakterdeki toplantılarla sağlanabildiği gibi katılımcılar, potansiyel müşteri durumundaki ziyaretçileri, bilgilendirme yolu ile kazanmak için özel aydınlatıcı toplantılar, prezantasyon gösterileri yaparlar ve gerektiğinde diğer iletişim tekniklerini de kullanırlar. 14

15 1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ e) Fuar organizasyonları ile insanlar eğlenceli vakit geçirirler. Fuarlarda, ürün prezantasyonları bir yarışma ortamı içinde yapılırlar. Çünkü fuardaki firmalar arasında ürün rekabeti mevcuttur. Dolayısıyla, fuardaki reklam yoluyla yapılan yarışma biçim, estetik vitrinleme ve dizaynın yanı sıra ziyaretçilerin sergilenen ürünlerle ilgisini çekecek sunumların yapılması bütün reklam unsurlarının kullanılmasıyla olacaktır. Yapılan bu düzenlemeler fuarlara canlılık ve hoş bir görünüm sağlayacaktır. Fuar alanlarını sadece ticari ve teknik malzemelerin ve hizmetlerin tanıtıldığı yer olmak görmek yanlış olur. Fuar alanlarında yeme-içme hizmetleri, eğlence hizmetleri veren bölümler de mevcuttur. 15

16 1.3. Fuar ve Sergi Katılım Kararı Firmalar, fuara katılım kararı vermişler ise, karar önce katılmak istenilen fuarın türü, biçimi, yeri ve onun, katılımcı ve ziyaretçi açısından firmaya ne ölçüde cevap vereceğini araştırması gerekmektedir. Her şeyden önce, fuar ve serginin tür ve konusunun işletmenin iş alanına girdiği tespit edildikten sonra onun hitap ettiği pazara bakılır. Firmanın fuara katılımının hedefi olan, yeni pazarlar bulma, pazar payını genişletme ve imaj oluşturma, pazarı ve imajı koruma vb. konulardaki beklentilerine cevap verip vermeyeceği analiz edilir. 16

17 1.3. Fuar ve Sergi Katılım Kararı İhtisas fuarlarına katılım kararı, firma içerisinde pazarlamaya ilişkin tüm soruların yanıtlanmasından sonra alınabilir. İhtisas fuarlarına artık yalnızca satışın bir aracı olarak bakılmamaktadır. İhtisas fuarlarında pazarlama, bilgilendirmek anlamındadır. Fuar dışında hemen hemen hiçbir pazarlama aracı firmaya, firma ve ürünlerinin tanıtımı yanında, müşteri ile bizzat ilgilenebilmesi olanağını da sunma imkanına sahip değildir. 17

18 1.3 Fuar ve Sergi Katılım Kararı Teknolojik gelişme ile birlikte deneyimlerin ve sözlü iletişimlerin yeri iş dünyasında giderek önem kazanırken, ulusal ve uluslar arası rekabette de başarı stratejisi olarak yakın müşteri ilişkileri en önemli araç haline gelmiştir. Birçok pazarlama yöntemi potansiyel müşterilerine yerlerinde ulaşma ilkesine dayanmaktadır. İhtisas fuarlarında ise potansiyel müşterilerin kendi istekleri ile ürüne yaklaşmaları soru ve ihtiyaçlarını bizzat yetkililere sorma şansı ortaya koyması, fuarları bir pazarlama aracı olarak gören firmalar için başka hiçbir pazarlama ve tanıtma aracının sağlayamadığı bir imkandır. 18

19 1.4. Fuar Organizasyonlarında Bütçeleme Fuarlara katılımdan beklenen faydaların gerçekleşebilmesi ancak, sağlıklı bir bütçelemenin yapılmasına ve fuara katılım kararı veren firmanın yeterli bir finansal güce sahip olması ile mümkündür. Gerek ulusal, gerekse uluslar arası fuarlara katılacak tüm firmaların modern işletmecilik anlayışının da bir gereği olarak bütçe hazırlamaları gereklidir. Böylece eldeki sınırlı finansal imkanların hem daha verimli ve amaca uygun kullanımı sağlanmış olacak, hem de yapılacak işler için bütçeden paylar ayrıldığından, işlerin ayrıntısı da planlanmış olacaktır. 19

20 1.4. Fuar Organizasyonlarında Bütçeleme Bütçelemede maliyet faktörü şu başlıklar altında toplanmaktadır: a) Organizatöre ödenecek ücretler, b) Sergi için yapılacak harcamalar, c) Stand donanımlarının maliyeti, d) Reklam, halkla ilişkiler ve satış promosyon maliyeti, e) Personel giderleri. 20

21 A. Organizatör Ücretleri Organizatör ücretleri dendiğinde akla fuardaki stand ücretleri gelmektedir. Fuarlarda stand ücretleri genellikle metrekare baz alınarak hesaplanır. Bu bakımdan fuarlarda minimum stand alanı ve buna bağlı olarak da minimum ücret vardır. O nedenle katılımcılara minimum alan ve ücretten başlayarak yaklaşık 6-8 adet farklı seçenek sunulur. Genelde organizatörler bu stand yapısını ve fuar alanının planını, karolajlı bir zeminde gösterirler. Bundan amaç, katılımcı standını seçerken, kendine yeterli alana sahip bir standı seçmesine yardımcı olmaktır. Katılımcı, bu karolajla, sergileyeceği objelerin ölçüleriyle değerlendirme yapma imkanı bulacaktır. 21

22 B. Sergi Harcamaları Bu harcama grubu içerisinde en önemli gider kalemi, taşıma ve seyahat giderleridir. Sergilenecek malzemelerin sergi alanına taşınması, özellikle yurt dışı fuarlar için büyük bir problem oluşturmaktadır. Bazı durumlarda katılımcıların getirdikleri malların stoklanması gereği duyulabilir. Bu gibi durumlarda stoklama giderleri de gözden uzak tutulmamalıdır. Özellikler yurtdışı fuarlarda en önemli unsur gümrükleme gideridir. Bu konuda da resmi makamlarca ilgili mevzuatlar uyarınca uluslar arası fuarlara katılımlar belgelendiğinde gerekli muafiyet ve istisnalardan faydalanılmaktadır. 22

23 B. Sergi Harcamaları Fuar ile ilgili ortaya çıkabilecek bir başka gider de, sergilenecek objeler için veya standın çekiciliğini arttırmak için maketler ya da dekorasyon için ödenmesi muhtemel ücretlerdir. Ortaya çıkabilecek bir başka gider kalemi de sigorta giderleridir. Fuarda sergilenecek maddi değerleri fazla olan mal ya da malzemelerin sigortalanması gerekmektedir. 23

24 C. Stand Oluşumunda Kullanılacak Malzemelerin Maliyeti Stand donanımları, sergilenecek objelerin yapısına ve standlara sahip olma durumlarına göre değişkenlik arz eder. Katılımcı firmalar fuar alanlarında sadece belirlenen alanı kiralarlar ve bu alanın sınırları içinde kendine göre düzenleme yapabilirler. Katılımcı firmalara sınırları organizatörler tarafından belirlenmiş veya özel yapılmış malzemelerle belirlenmiş mekanlar kiralanır. Bu mekanlar için gerekli olacak aydınlatma, büro, haberleşme, su, gaz gibi donanımlar da organizatörler tarafından kiraya verilmek üzere hazır bulundurulurlar. 24

25 C. Stand Oluşumunda Kullanılacak Malzemelerin Maliyeti Standların oluşturulması, maliyet dağıtım şeması içinde en yüksek payı alan gider unsurudur. Bu ayrıntı katılımcı tarafından öncelikle dikkate alınması gereken bir unsurdur. Çünkü, fuar olayı için her şeyden önce çekici bir görünüm olgusu oluşturma oldukça önemlidir. 25

26 D. Reklam, Halkla İlişkiler ve Satış Promosyonu Yukarıda ifade edilen çalışmalar fuarda katılımcı firmaların hedef kitleleri kendine çekmek ve şirket imajını korumak için kullanılan enstrümanlardır. Bu çalışmalardan bazıları yalnızca bir fuar süresince yapılmaktadır. Bazıları da sürekli olarak yapılmaya devam etmektedir. Bazı hallerde de bu çalışmalar, gelecekte tanıtım veya promosyon için kullanılabilecektir. 26

27 E. Personel Maliyeti Fuar süresince geçici olarak istihdam edilen personelin ücretleriyle birlikte, işletmede fuarlar için yapılan görevlendirmeler de bazen ekstra ücretler olarak kabul edilir. Ayrıca fuar alanında görevlendirilen personel için katlanılan çeşitli harcamalar da personel maliyeti başlığı içerisinde ifade edilmektedir. 27

28 2. ÖĞRENME ÇIKTILARI Bu dersin sonunda öğrenci; Fuar Organizasyonunun Amaçlarını, Fuar Organizasyonunun Özelliklerini, Fuar ve Sergi Katılım Kararını, Fuar Organizasyonlarında Bütçelemeyi Öğrenir. 28

29 1. BİR SONRAKİ DERS İÇİN ÖNERİLER Fuar organizasyonlarına katılım prosedürü ile ilgili kaynakların incelenmesi ve katılım formlarının ve stand tiplerinin araştırılması. 29

30 3. KONU DEĞERLENDİRME SORU VE CEVAPLARI DERSİN ADI KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONLARI HAFTA NO 4 KONU BAŞLIĞI Fuar Organizasyonlarının Amaçları, Özellikleri ve Bütçeleme YAYIM TARİHİ S1 C1 c Fuarlardaki stand ücreti aşağıdaki bütçeleme maliyet faktörlerinden hangisinin kapsamına girmektedir? a) Sergi harcamaları b) Stand donanım harcamaları c) Organizatör harcamaları d) Reklam, halkla ilişkiler ve satış promosyon maliyeti e) Personel giderleri S2 Fuar bütçesinde maliyet dağıtım şemasında aşağıdaki kalemlerden hangisi en yüksek payı alan gider unsurudur? C2 e a) Reklam ve halkla ilişkiler b) Sergi harcamaları c) Organizatör ücreti d) Personel gideri e) Stand oluşturulması S3 Aşağıdakilerden hangisi fuar organizasyonunun amaçlarından biri değildir? C3 d a) Katılımcıların, ürün ve hizmetlerini sağlıklı bir ortamda tanıtmalarını sağlamak b) Fuarın yapıldığı kentin veya ülkenin imajına katkıda bulunmak c) Kentsel doku içerisinde hoş bir rekreasyon alanı yaratmak d) Fuara kişilerin turist kimliğinde gelmelerinde büyük kolaylık sağlamak e) Ziyaretçi ve ziyaretçilerin ürün ve hizmetler hakkında bilgi edinmelerini sağlamak 30

31 S4 Günümüzde fuar organizasyonları incelendiğinde ---- günden az, aydan daha uzun süreli fuarlar görülmemektedir. Boş yerlere aşağıdakilerden hangisi gelmelidir? 7-2 a) C4 e b) c) d) 7-5 e) 3-5 S5 Fuar organizasyonları uluslar arası fuarların tarihini saptayarak, en az ne kadar süre önceden ilgili sosyal yapılara ilan ederler? a) 3 ay C5 d b) 6 ay c) 9 ay d) 12 ay e) 24 ay 31

32 Ders ile ilgili tüm soru ve görüşleriniz için forum saatinde öğretim elemanıyla iletişime geçiniz. 32

33 4. ÖNERİLEN KAYNAKLAR 1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay Yayıncılık, ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi,

34 5. KAYNAKÇA 1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay Yayıncılık, ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi,