ANKARA GÖNÜLLÜ TAKIMI ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. Amaç Madde 1: Bu yönetmelik ile Ankara Gönüllü Takımı nın yönetimi ve işleyişi düzenlenmektedir.

Transkript

1 ANKARA GÖNÜLLÜ TAKIMI ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ Amaç Madde 1: Bu yönetmelik ile Ankara Gönüllü Takımı nın yönetimi ve işleyişi düzenlenmektedir. Tanımlar Madde 2: Yönetmelik içerisinde kullanılan tanımlar; Ankara Gönüllü Takımı AGT, ODTÜ Mezunları Derneği Dernek, üniversite öğrencileri Öğrenci, üniversite mezunları Mezun, Ankara Gönüllü Takımı üyeleri gönüllü, Ankara Gönüllü Takımı nın en üst yürütme birimi Beyin Takımı, Ankara Gönüllü Takımı nın en üst yönetim, karar ve denetleme birimi Çekirdek Ekip, projeden yararlanan kardeş, aile ve diğer tüm kurumlar Yararlanıcılar olarak belirlenmiştir. Kapsam Madde 3: Bu yönetmeliğin içeriğini AGT nin yönetim basamakları ve projelerin yürütme biçimleri oluşturmaktadır. Gönüllüler Madde 4: AGT yi oluşturacak gönüllüler, öğrenciler, mezunlar ve proje ile ilgili olan yararlanıcılardan ya da projelere destek olmak isteyen kişilerden oluşur. a.gönüllü: Projelerin sorumluluk aşamalarında sorumluluk alan kişilerdir. Gönüllü olabilecek üniversite öğrencileri olarak belirlenmiştir. a.1: Pasif Gönüllü: Devam sorumluluğunu yerine getiremediği için Üniversite-Ev proje bölgelerine ihtiyaç halinde yönlendirilen gönüllüdür. a.2: Joker Gönüllü: İhtiyaç duyulması halinde kendi proje günü dışındaki günlerde tüm bölge sorumluları tarafından ihtiyaç duyulan Üniversite-Ev projelerine yönlendirilebilen gönüllüdür. b. Gönüllü Aile: Proje uygulamalarından yararlanan ailelerdir. c.bölge sorumlusu: Agt Üni-Ev projesinin bütün etkinlikleri süresince bir bölgedeki gönüllü, kardeş ve ailelerin tümünden sorumlu olan kişidir. ç.önder aile: Bölge sorumlusuna projenin işleyişinde yardımcı olmak için bölge sorumlusunun insiyatifi ile belirlenen kişidir. d. Destekçiler: Projelerin yürütülmesine katkıda bulunan kişi ve kurumlardır. e. 5 ev sorumluları: İhtiyaç halinde bölge sorumluları tarafından, bölgedeki gönüllüler arasından seçilir. Sayılarını bölge sorumlusu belirler. Görevleri bölge sorumlusuna yardımcı olmaktır. Gönüllü Olma Madde 5: 5.a:Öncesinde eğitim alınmasına ihtiyaç bulunmayan projelerde görev alacak gönüllüler hariç, AGT de gönüllü olmak isteyenlerin gönüllü olmak istedikleri AGT proje eğitimlerine katılmaları zorunludur. Eğitim alınmasına ihtiyaç bulunmayan projelerde görev alacak kişiler, Çekirdek Ekip in onayıyla AGT ye katılır. 5.b: Gönüllü sayısının yetersizliği yüzünden gerekli görüldüğü takdirde dönem içi eğitim düzenlenebilir. Madde 6: Gönüllülerin projenin %70 inden daha az bir süre projeye mazeretsiz katılması durumunda gönüllüyü pasif yapma inisiyatifi bölge sorumlularındadır. Gönüllülükten Çıkma Madde 7: Gönüllülükten iki türlü çıkılabilir. 7.a: Gönüllü kendi isteğiyle projelerdeki görevlerini bırakmak istediğinde bırakabilir. 7.b: Gönüllü, projelerde ya da yönetim birimlerindeki görevi sürecinde siyasi ya da dini konuları açıkça taraf olarak dile getiren ya da etnik köken, cinsiyet vb. ayrımcılıklarda bulunan ve takımın ilke ve amaçlarının tersi yönde eylemlerde bulunan gönüllüler Çekirdek Ekip onayı ile takımdan çıkarılır.

2 Çekirdek Ekip Madde 8: AGT nin en üst karar ve denetleme organıdır. Karar alma sürecine dâhil olan gönüllülerden oluşur ve bu gönüllüler Çekirdek Ekip Yükümlülükleri ni yerine getirmekle sorumludur. Çekirdek Ekip e Katılma Madde 9: 9.a: Gerektikçe Çekirdek Ekip üyeleri yenilenir, projelerin yürütülmesi ile ilgili gönüllülerden farklı olarak projenin etkin uygulama zamanları dışında AGT içinde sorumluluk almak isteyen gönüllüler Çekirdek Ekip in fikir birliği ile Çekirdek Ekip e katılır. 9.b: Gönüllüler arasından Çekirdek Ekip e bir kişinin katılması için önerilen gönüllüler, öneren ekibin onayı ile Beyin Takımı na bildirilir ve katılımı beyin takımının Çekirdek ekip üyelerinden aldığı geri dönüşe göre olur. Çekirdek Ekipten Çıkma Madde 10: 10.a: Projelerin yürütülmesinde gerekli zamanı ayıramayan ve sorumluluk alamayacak üyeler kendi istekleriyle Çekirdek Ekip ten veya Beyin Takımı ndan çıkmalıdırlar. 10.b: Kendi isteğiyle ayrılmayan, ancak yükümlülüklerini yerine getiremeyen ve/veya Beyin Takımı, Çekirdek Ekip ve ekip içi toplantılara dönemde 3 kez mazeretsiz katılmayan üyeler doğal olarak Çekirdek Ekip ten çıkar. 10.c: Kendisine yapılan bildirimleri değerlendiren Denetleme&Danışma&Dayanışma Ekibi durumu Beyin Takımı na sunar ve konu Çekirdek Ekip içinde karara bağlanır. Ekipler Madde 11: a.gönüllü Kitap Ekibi 1. AGT ye gönüllü katılımı konusundaki etkinlikleri EEE Ekibi ile birlikte düzenler. 2. AGT nin duyuru çalışmaları sırasında masa kurulması, afiş çalışması, el duyuruları vb. konularında planlama ve uygulama yapar. 3. Gönüllü kitap ekibi, ailelere ve bırakan gönüllülere memnuniyet anketi düzenler. 4. Gönüllü sayısını izler, azalma/artma durumunu inceler. 5. Gönüllüler arası dayanışmayı arttıracak etkinlikleri EEE Ekibi ile birlikte düzenler. 6. Gönüllülerden AGT ile ilgili genel geri bildirimleri alır. 7. AGT Kütüphanesi oluşturulmasıyla ilgili görüşmeler yapar. 8. AGT Temel Eserler listesini oluşturur, belirlenen eserlerin proje yararlanıcılarına ulaştırılmasını sağlar. 9. Dış İlişkiler Ekibi ile birlikte kitapevleri, kütüphaneler, yayınevleri ile görüşmeler yapar. İhtiyaç halinde kitap bağışı yapılması için Eğitim-Etkinlik-Eğlence Ekibi ile birlikte etkinlikler düzenler. 10. Ekip en az üç kişiden oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. b.eğitim-etkinlik-eğlence Ekibi 1. AGT içinde düzenlenecek her eğitim çalışmasından sorumludur. 2. AGT içerisinde gönüllülere verilecek eğitimleri hazırlar ve uygular. 3. AGT de eğitimlerin geliştirilmesinden ve sürdürülebilirliğinden sorumludur. 4. Düzenlenecek eğitimleri verecek eğitmenlerin belirlenmesinden ve eğitilmesinden sorumludur.eğitmen olacak her kişi Eğitim-Etkinlik-Eğlence Ekibi nin önerisi ve Çekirdek Ekip in onayı ile eğitmen olabilir. 5. Ekip, eğitim içeriklerini Denetleme-Danışma-Dayanışma Ekibi nin onayına sunar. 6. AGT içindeki tüm etkinliklerden sorumludur, ekiplerin yapacağı uygulamalara destek olur. 7. Yıl Sonu Etkinliği, Yaz Kampı, Gönlümüzce Günü ve Çocuk Şenliği nden olduğu gibi tüm etkinliklerinin organizasyonundan sorumludur. 8. Gönüllüler arası dayanışmayı arttıracak etkinlikleri ilgili ekipler ile birlikte düzenler. 9. Yeni etkinlik önerilerini inceler, ekip içinde uygun görülen etkinlik önerileri, Beyin Takımı nda tartışılır, Beyin Takımı bu önerileri son karar için Çekirdek Ekip gündemine taşır. 10. Ekip en az 4 kişiden oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. c.bilgi-belge-basın Ekibi 1. AGT içindeki tüm belgelerden ve yazışmalardan sorumludur. 2. Basın kuruluşlarıyla görüşmeler yapar, görüşmeleri rapor halinde arşivler.

3 3. Gönlümüzce dergisi yılda 1 kez yayınlanır. 4. AGT Gönüllü Veritabanı, internet sitesi, e-posta sistemi ve teknik işlerden sorumludur. 5. AGT Bülten, Gönlümüzce Dergisi, afiş, el duyurusu vb. tasarımlarından sorumludur. 6. Takım içinde gerekli duyulduğunda teknik eğitim düzenler. 7. Ekip en az 3 kişiden oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. 8. Arşivin güncel tutulmasından sorumludur. 9. Gönlümüzce Dergisi, BBB ekibi önderliğinde yılda bir defa Çekirdek Ekip tarafından yayınlanır. ç. Üniversite-Ev Ekibi 1. Üniversite-Ev Projesi nden sorumludur. 2. Projenin yaygınlaşması konusunda strateji belirler ve görüşmelerde bulunur. 3. Ekip, bölge sorumluları ve ekip sorumlularından oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. d.dış İlişkiler Ekibi 1. Dernek ile iletişiminden sorumludur. 2. Aylık bildirimleri Dernek Yönetim Kuruluna sunmakla sorumludur, sorumlu Dernek Yönetim Kurulu Üyesi ile yazışmalar yapar. 3. AGT nin diğer sivil toplum örgütleri ve öğrenci toplulukları ile görüşmelerini düzenler. 4. AGT nin tanıtımı konusunda kamu ve özel kuruluşlarla görüşmeler yapar, işbirliği sağlamak için teklifler sunar ve süreçlerin Çekirdek Ekip e aktarılmasını sağlar. 5. Ekip en az 3 kişiden oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. e.denetleme-danışma-dayanışma Ekibi 1. Ekipler arası iletişim ve dayanışmayı sağlayarak AGT nin sürekliliğini pekiştirir. 2. AGT Çalışma Yönetmeliği nin uygulanmasını denetler. 3. AGT den herhangi bir nedenle bir olay ya da kişi hakkında şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi ve bildirim oluşturulmasından sorumludur. Hazırlanan raporlar Beyin Takımı na sunulur Çekirdek Ekip içerisinde karara bağlanır. 4. Beyin Takımı nda daha önce görev almış olan kişiler aday olabilirler. Ekip üç kişiden oluşur. 5. Ekip üyeleri adaylar belirlendikten sonra Çekirdek Ekip tarafından kapalı oylama ile seçilir. 6. Ekip Sorumlusu, ekip üyeleri belirlendikten sonraki ilk ekip içi toplantıda belirlenir. 7. Ekip Beyin Takımı toplantılarında bir üyeyle temsil edilir. Ekibin, Beyin Takımı nda oy hakkı yoktur, söz hakkı vardır. 8. Oluşturulacak olan yeni ekibe üç kişinin aday olması durumunda her üye için Çekirdek Ekip ten güvenoyu alınır. 9. Ekibin oluşturulması için yeterli sayıda Beyin Takımı üyesinin aday olmaması durumunda en az 1 yıl Çekirdek Ekip üyeliği yapmış kişiler de aday olabilir. f. Fon Ekibi 1. Temel amacı, AGT projelerinin finansal ihtiyaçlarını karşılamak için çalışmalar yapmaktır. 2. AGT Fonu, projelerimizin ihtiyaçları için Çekirdek Ekip tarafından alınan kararlar ve öncelik sıralaması doğrultusunda kullanılır. 3. Fon Ekibi, ekiplerin taleplerini karşılanmasının yanında etkinliklere katılan herkesin memnuniyetlerini de amaçlar. 4. Yıl içerisinde yapılacak etkinlikler dönemlik olarak belirlenir. Bu etkinlikler Çekirdek Ekip ile paylaşılır. 5. Her ay en az bir kez Çekirdek Ekip gelir-gider konusunda bilgilendirilir. 6. AGT fonu hesabıyla ilgilenen tek ekiptir. 7. Ekip en az 3 en fazla 5 kişiden oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. g. Proje Ekibi 1. AGT nin hayata geçireceği projeler üniversite-toplum işbirliğini temel alır. Mezun-öğrenci dayanışması içinde yürütülecek projeler ile üniversitelerdeki bilgi birikimi ve kültürün topluma yayılması amaçlanır. 2. Proje Ekibi, Ankara Gönüllü Takımı içerisinde yürütülen mevcut projeleri kendi araştırmaları ile iyileştirmek; yeni fikirler ve projeler üretmekten/geliştirmekten sorumludur. 3. Ekip, kendisine ulaştırılan fikir ve projeleri değerlendirir ve uygun gördüğü takdirde fikir sahipleriyle beraber çalışmalara başlar. 4. Gerçekleştirilecek fikirler veya projeler için gerekirse ilgili ekiplerle işbirliği dâhilinde çalışır. 5. Bir proje için pilot uygulama gerekiyorsa uygulama Çekirdek Ekip in oy çoğunluğuyla kabul edilir. Hayata geçirilecek projelerin kararı Çekirdek Ekip in güvenoyuyla (2/3) alınır. 6. Kabul görerek hayata geçirilmiş projeleri gerektiği takdirde var olan ilgili ekibe veya yeni kurulacak ekibe devreder ve gerekli desteği sağlar.

4 7. Ekip, yürütülen çalışmalar hakkında Çekirdek Ekip e süreçle ilgili bilgi vermekten sorumludur. Ekibin en az bir üyesinin minimum bir dönem Çekirdek Ekip üyeliği yapmış olması gerekmektedir. Proje ekibi en az dört kişiden oluşur. Ekip üyeleri Çekirdek Ekip ten seçilir. Ekip Değişiklikleri Madde 12: Ekip değişimleri iki farklı şekilde olabilir. 12.a: Herhangi bir ekip üyesi kendi isteği ve ilgili ekiplerin onayıyla ekip değiştirebilir. 12.b: Beyin Takımı herhangi bir Çekirdek Ekip üyesine ekip değişikliği önerebilir. Ekip değişikliği için ilgili ekibin ve Çekirdek Ekip üyesinin onayı gerekir. Beyin Takımı nın Oluşumu Madde 13: 13.a: En üst yürütme birimini oluşturacak üyeler Çekirdek Ekip içerisinde seçilir. Bir hafta öncesinden açıklanacak olan Beyin Takımı aday listesi ile Çekirdek Ekip üyeleri kapalı oylama yaparak ekip sorumlularını belirler. Beyin Takımı üyelerinin tamamının belirlenememesi durumunda 2 günlük ek süre verilir. 2 günlük süre sonunda hala ekip sorumlusu adayı belirlenemediyse ilgili ekip/ekipler uzlaşma yoluyla bir aday çıkarır. Ekip sorumluluğu için Beyin Takımı na önerilen aday tek ise Çekirdek Ekip ten güvenoyu almak zorundadır. 13.b: Ekip Sorumluluğuna aynı anda 2 aday çıktığı seçim iki aşamadan oluşur. Birinci aşamada her iki aday güvenoyu oylamasına katılır. İki kişi de güvenoyunu alırsa 2. Aşama olarak iki kişi arasında bir oylama yapılır. Oylama sonucunda daha fazla oy alan aday ekip sorumlusu seçilir. Madde 14: Ekip sorumlularının seçimi normal şartlarda 2.dönem sonunda yapılır, olağanüstü durumlarda yapılacak değişikliklerde madde 13 te belirtilen yöntem uygulanır. Beyin Takımı nın Görevleri ve Genel Sorumlu Madde 15:AGT nin en üst yürütme organıdır. Beyin Takımı nda Çekirdek Ekip te yer alan ekip sorumluları yer alır. Her dönemin ilk toplantısında Beyin Takımı nda yer alan kişiler proje uygulama dönemi Genel Sorumluluk görevini paylaşır. Madde 16: Genel sorumlunun görevi; AGT nin resmi görüşmelerde, basın açıklamalarında ve temsiliyet durumunda tüm gönüllüleri temsil etmektir. Genel sorumlunun tek başına karar alma yetkisi yoktur. Genel sorumlunun bulunmadığı durumlarda bir önceki dönemin genel sorumlusu vekâleten görevi üstlenir. Madde 17:Genel Sorumluluk dönemleri, dönemin son BT Toplantısında tartışılır ve kararlaştırılmış şekilde paylaştırılır. Madde 18: Ekipler ve Ekip Sorumluları AGT nin gereksinimleri doğrultusunda oluşturulur. Yeni ekip kurulması Çekirdek Ekip kararıyla uygulanır. 8 Eylül 2015 itibariyle ekipler ve sorumluluk alanları madde 11 deki gibi belirlenmiştir. Değişiklik önerileri Çekirdek Ekip te ve Beyin Takımı nda görüşülür, son karar Çekirdek Ekip tarafından verilir. Ekibin sorumlusu da Beyin Takımı belirlenme esaslarına göre belirlenir. Ekip sorumluları: Gönüllü ile eşdeğerdir. Beyin Takımı toplantılarında konuşulanları ekibine bildirmekle yükümlüdür. Ekip üyelerinin eşit sorumluluk almasını sağlamalıdır. Toplantılar Madde 19: 19.a: Çekirdek Ekip ayda en az bir kez toplanır. 19.b: Beyin Takımı proje döneminde haftada en az bir, proje dönemleri dışında en az iki haftada bir toplanır. Tüm Çekirdek Ekip üyeleri BT toplantılarına katılabilir. Toplantıda görüş beyan etmek isteyen Çekirdek Ekip üyesi eklemek/konuşmak istediği gündem maddesini Genel Sorumlu ya iletir. 19.c: Tüm ekipler kendi içinde ayda en az iki kez toplanır. 19.ç: Tüm gönüllüler yılda en az iki kez değerlendirme toplantıları için bir araya gelir. 19.d: Yapılan tüm etkinlikler için yoklama geçerlidir. 19.f: Her ayın başında aylık takvim dâhilinde o ay içinde yapılacak Çekirdek Ekip toplantısının tarihi belirlenir. 19.g: Her toplantıda görevlendirilen bir üye tarafından rapor tutulur ve 3 gün içinde Çekirdek Ekip e geri bildirim gönderilir. 19.h: Dönem Genel Sorumlusu tarafından aybaşında açıklanan toplantılar için toplantı yeter sayısı güncel Çekirdek Ekip in 2/3 ü kadardır. Karar yeter sayısı;

5 a. Konu önceden belirlenmiş ise güncel Çekirdek Ekip in 1/2 si; b. Konu toplantı sırasında şekillenmiş ise toplantıya katılan Çekirdek Ekip in 1/2 si kadardır. 19.ı: Proje yararlanıcılarına yapılan haftalık uygulamaların geribildirimleri 5 ev sorumluları ve okul ekibinden ilgili kişiler tarafından yazılır. Yazılan bu geribildirimler toplu bir şekilde Çekirdek ekip ile mail yoluyla paylaşılır. 19.i: Proje dönemleri dışında Çekirdek Ekip ve ekip toplantıları zorunlu değildir. Yalnızca proje dönemleri dışında geçerli olmak üzere toplantı raporları ayda bir, ay sonunda çekirdek ekip ile paylaşılır. Ekler Çekirdek Ekip Yükümlülükleri 1. Çekirdek Ekip Üyesi Çalışma Yönetmeliği ni bilmek ve uygulamak zorundadır. 2. Çekirdek Ekip Üyesi her açıdan gönüllüyle eş değerdir. 3. Çekirdek Ekip Üyesi Yaz Çalışma Kamplarına katılmakla yükümlüdür. 4. Çekirdek Ekip Üyesi katılmadığı/katılamadığı toplantının mazeretini en geç 24 saat öncesinden Denetleme- Danışma-Dayanışma Ekibi ne bildirmek zorundadır. Katılamayacağı bilgisini de ilgili ekibe iletmelidir. 5. Çekirdek Ekip Üyesinin her gün e-postalarını kontrol etmesi, ekibini ve kendisini ilgilendiren tüm maillere cevap atması gerekir. 6. Çekirdek Ekip Üyesi tanıtım ve eğitim standlarına Gönüllü-Kitap Ekibi tarafından duyulan ihtiyaç doğrultusunda belirlenen ölçüde katılmalıdır. 7. Çekirdek Ekip Üyesinin bütün ekipler hakkında bilgisi bulunmalıdır. 8. Çekirdek Ekip Üyesi AGT yi temsil ettiği ortamlarda dini, siyasi, etnik ayrımcılık içeren söylemlerde bulunmamalıdır. 9. Çekirdek Ekip Üyesi toplu etkinliklerde ortam düzenini korumakla yükümlüdür. 10. Çekirdek Ekip Üyesi nin, her dönem başında GK ekibi tarafından talep edilen kitaplardan biri ile gelmesi zorunludur. 11. Çekirdek Ekip Üyesi ekip verimliliğini korumak adına zaman ayıramadığında Çekirdek Ekip Üyeliğini veya Ekip Sorumluluğu görevini bırakmakla yükümlüdür. 12. Çekirdek Ekipte konuşulan Çekirdek Ekipte kalır. 13. Çekirdek Ekip Üyesi Gönlümüzce Dergisi sürecinde görev alır. 14. Bir Çekirdek Ekip Üyesi herhangi bir bölgede haftalık gönüllü açığı olduğunda geçerli mazereti olmadığı sürece o bölgeye haftalık ve ya sürekli olarak gitmekle yükümlüdür.