Küresel İhbar Politikası ve Prosedürü

Transkript

1 GRC 008 Rev 03 (Nisan 2014) Küresel İhbar Politikası ve Prosedürü Yalnızca şirket içerisinde dağıtılabilir Sayfa 1/6

2 İçerik 1. Amaç Kapsam İlkeler Kaygıları Bildirmek için Mevcut Yollar Koruma Önlemleri Prosedür Firmanın Müdahalesi İnceleme... 6

3 1. Amaç 1.1.Çalışanlar genelde kuruluşla ilgili ciddi yanlışların olabildiğini fark eden ilk kişilerdir ama genelde kaygılarını ifade etmezler. Bunun sebebi eğer konuşurlarsa iş arkadaşları veya kuruluşa karşı hainlik etmiş olabilecekleri duygusuna kapılmaları veya mağdur duruma düşebilme korkularıdır. Durumu bildirmek için kabahat işlendiğine dair sadece şüphe etmenin yeterli olmayacağı hissine kapılabilirler ya da olaya göz yummak daha kolay görünebilmektedir. 1.2.Bu Politika belgeleri, firma dahilindeki ciddi kaygıların tasvip edilmemiş kanallar yerine uygun görülen kanallar aracılığıyla dile getirilmesi için BSI çalışanlarını bilgilendirmektedir. 1.3.İhbar Politikası şunları sağlar: var olan prosedürlerin sağlamlaştırılması; çalışanların mevkilerinin açıklık kazanması ve güvence altına alınması. 2. Kapsam 2.1 Bu politika, BSI Grup Firmalarının tüm çalışanlarına, yani, BSI da çalışan veya BSI için çalışan kişilere uygulanır. 3. İlkeler 3.1 Bu Politika, Firmanın, çalışanlarının, acentalarının ve dış kaynaklarının işleriyle ilgili ve kişisel tutumlarını etiğe uygun yürütmesi ilkesine dayanır ve bu Politika, kısım 5 te tanımlanmış prosedürlerin kapsamının dışında kalan kaygıları kapsamayı amaçlamaktadır. Dolayısıyla, bir çalışanın, BSI nın bir tavrı ya da firma yöneticilerinin, çalışanlarının veya bünyesindeki ve hesabına faaliyet gösteren diğer kişilerin çalışmalarıyla ilgili yasadışı; Firma politikalarına uygun düşmeyen; ve/veya çalışma standartlarını oluşturan, faaliyetlere ilişkin her türlü dikkate değer kaygısı bu Politika adı altında bildirebilir ve bildirmelidir. 3.2 İhbar bir çalışanın bir kaygısını, çeşitli sebeplerden dolayı kuruluş içinde sorunun dile getirilebileceğini hissetmediği için kuruluş dışında ifade ettiği bir yöntemdir. Birleşik Krallık ta Kamu Yararına İfşa Yasası (1998), belirli ciddi sorunlar hakkında yapılmış ifşalar sonucunda kişileri, işverenleri tarafından işten çıkarılmalarına veya cezalandırılmalarına karşı yasal koruma altına alır. 3.3 Çalışanlara, maaş bordrosu sorunları, disiplin konuları, çalışma koşulları vb. gibi çeşitli konularla ilgili genel kaygıları dile getirmelerinde kolaylık sağlayacak prosedürler bulunmaktadır. Ek olarak, iyi muamele görmediklerini düşündükleri takdirde çalışanlara şikayet edebilmelerini sağlayan bir şikayet prosedürü bulunmaktadır (bkz. Şart 5). İhbar politikası daha geniş bir uygulamaya sahiptir ve müşterilerin, meslektaşların, halkın veya BSI ın kendi itibarını zedeleyebilecek her türlü diğer ciddi risk, dolandırıcılık, hırsızlık, yolsuzluk gibi tüm suistimal biçimlerini kapsamaktadır.

4 3.4 İhbar, Firma Şikayet Prosedürünün yerini tutmaz ve çalışanların çalışma ve kişisel durumların koşullarıyla ilgili şikayetlerini dile getirmek için kullanacakları bir kanal değildir. Bu düzenlemeler açık ve gayet anlaşılırdır. Politika çalışanlara, kaygılarını dile getirmeleri (4.1 de belirtildiği gibi), işlem sonucunda cevap almaları ve olası misilleme ve mağduriyetlerden korunacakları güvence için yollar sağlamayı amaçlar. Politika aynı zamanda kaygıların dile getirilmesi üzerine firmanın yanıtı ile çalışanların memnun olmaması halinde konuyu daha da ileriye götürmelerine izin vermektedir (bkz. Kısım 8). 4. Kaygıları Bildirmek için Mevcut Yollar 4.1 Çalışanlar yerel HR prosedürü doğrultusunda, hizmet şartlarıyla ilgili ya da olmuş ya da olacağı düşünülen her türlü kanun dışı ve uygunsuz faaliyetle ilgili her türlü kaygılarını dile getirebilirler. Bu prosedürlerle ilgili bilgiyi yerel HR ekibinizden temin edebilirsiniz. İstihdam koşullarını ve çalışma koşullarını ve şartlarını etkileyen yakınma ve anlaşmazlıklar Bir çalışanın yetersizliğini veya uygunsuz davranış iddiasını kapsayan şikayetler. Fırsat eşitliği ilkelerinin ihlali ile ilgili şikayetler - Grup Fırsat Eşitlikleri Politikası. Taciz veya zorbalık iddiasını kapsayan şikayetler. 5. Koruma Önlemleri 5.1 Firma, kaygıya konu olan kabahatten suçlu durumda olabilen kişi veya bir bütün olarak kuruluştan gelecek misilleme korkusu yüzünden özellikle, bir kişi için İhbar kararının zor verilebileceği bilincindedir. 5.2 Firma, kaygısını dile getiren ve isminin açıklanmasını istemeyen herhangi bir çalışanın kimliğini mümkün olduğunca koruyacaktır. Ancak bu her zaman mümkün olmayabilir, mesela herhangi bir inceleme süreci bilginin kaynağını kendi içinde açığa çıkarabilir ve bilgiyi uçuran kişi tarafından yapılacak bir beyan kanıtın gerekli bir parçası olabilir. 5.3 Firma, kişileri ve kuruluşu sahte, kötü niyetli ve can sıkıcı kaygıların ifadelerinden koruyacaktır. Sahte ve kasıtlı olarak yapılmış iddiaları ortaya attığı keşfedilen her çalışana karşı cezalandırıcı önlem alınacaktır. Ek olarak, samimiyetle yapılmış olduğu hissedilen ve ifade edilen bir şikayetin de, incelemeler sırasında asılsız olduğu ortaya çıkabilir. Firma, her suçlu kişiye yönelik her türlü düzmece ve kasıtlı iddianın olumsuz etkisini en aza indirmek için elinden geleni yapacaktır ancak tüm ilgili potansiyel geri bildirimleri engellemenin mümkün olmadığı kabul edilir. 5.4 İsimsiz olarak ifade edilen kaygılar Firmanın takdirine göre değerlendirilecektir. Bu takdir yetkisi kullanılırken göz önünde bulundurulacak etkenler aşağıdakileri içerecektir: Firmanın işi olup olmadığı; kaygının güvenilirliği; dile getirilen konuların ciddiyeti, ve gerekli bilgilerin elde edilme olasılığı

5 6. Prosedür 6.1 Kaygılar normal olarak, öncelikle uygun konumdaki bir bölüm amiriyle (ilk amir ya da üstleri) paylaşılmalıdır. Ancak bir kaygıyı bildirmek üzere irtibata geçilecek en uygun kişi, ilgili konuların hassasiyeti ve ciddiyetine ve kabahati işlediğinden şüphe edilen kişiye bağlı olacaktır. Bu yüzden çalışanlar aşağıdakilerle irtibata geçebilirler: Bir bölüm Amiri Herhangi bir Firma Yöneticisi Grup Risk ve Uyum Müdürü Yerel HR Amiri Hukuki İşler Yöneticisi ve Firma Sekreterliği Genel Başkan Ancak, bunlar uygun değilse, akabinde ihbar prosedürü alternatif bir yol olabilir. 6.2 Firma tarafından, iddiaların ve şikayetlerin alımı için yapılan düzenlemelerin bir parçası olarak, Firma, çalışanların iş arkadaşlarına durumu bildirmeleri halinde çekecekleri zorluğun bilincindedir. Sonuç olarak, harici bir uzman kuruluş olan Expolink le birlikte çalışılarak, çalışanların kaygılarını katı gizlilik içerisinde bağımsız bir üçüncü kişiye yapmalarını izin veren bir düzenleme yapılmıştır. Bildirimler, ücretsiz telefon hattı [ ] aracılığıyla veya bu politika arkasındaki Ek 1 de listelenen ilgili ülke numarasını arayarak günün 24 saati ve haftanın 7 günü yapılabilmektedir. 6.3 Bir çalışanın, kıdemli amirin kaygıya ilişkin meselenin olduğu konularda yer aldığına inanması durumunda Expolink aracılığıyla irtibata geçebilir. 6.4 Çalışanlardan, bulundukları iddianın gerçekliğini ispatlamaları beklenmezken, sözleşmeli kişiye, şikayet için elverişli ortamların olduğunu göstermek gerekecektir. 7. Firmanın Müdahalesi 7.1 Firma tarafından yapılacak eylem kaygının doğasına bağlıdır. Dile getirilen sorunlar, idare ya da iç denetleme tarafından veya disiplin süreci ile incelenebilir. 7.2 Özel oluşmuş prosedürlerin kapsamına giren kaygılar ve iddiaların dile getirilmesi, bu prosedürlerin altında değerlendirmeye yönelik ifade edilecektir. 7.3 Bir kaygının intikali kabul edilecektir ve Firmanın bu soruna ne şekilde çözüm getirdiğine dair 14 gün içerisinde bir bildiri verecektir. Nihai bir yanıtı sağlayan muhtemel zaman cetvelinin bir bildirimi de sağlanacaktır. Ön soruşturmaların 14 gün içinde tamamlanmasının mümkün olmaması durumunda kabul etme mektubu ya da Expolink üzerinden telefonla geri bildirim ile durum izah edilecektir. Araştırmama kararının verilmesi durumunda, karara yönelik sebeplere ilişkin bir açıklama sağlanacaktır. Bazı konular, araştırmaya gerek duyulmadan mutabık eylem ile çözülebilmektedir. 7.4 Konuyu ele alan yöneticiler ve kaygıyı dile getiren çalışan arasındaki irtibat düzeyi, yine dile getirilmiş sorunların doğasına, olası zorluklara ve sağlanan bilginin anlaşılırlığına bağlıdır. Kaygıyı dile getirilen kişiden daha fazla bilgi aranılması gerekebilir. 7.5 Firma, İhbar Politikasını kullanmanın bir sonucu olarak çalışanın karşılaşabileceği her türlü zorlukları en aza indirmek için uygun adımları atacaktır.

6 7.6 Kaygıyı dile getiren Kişi, araştırma sonuçları, Firmanın gizlilik vazifesinin sınırlamalarına ilişkin husus veya herhangi diğer yasal sınırlamalar hakkında mümkün olduğunca çok bilgi verilecektir. Bu tür müdahalelerin amacı, meşru bir kaygıyı ifade eden kişiye sorunun yerine ulaştığına dair güvence verebilmek amacıyla sağlamak olacaktır. 7.7 İhbar hizmet danışma hattı, eski çalışanlara da işi bırakmalarından sonra 6 aya kadar açıktır. 8. İnceleme 8.1 Firma, politikanın ve yeni oluşan diğer modellerin etkinliğini değerlendirebilmek adına İhbar Politikası aralığıyla dile getirilmiş olan tüm konuların kaydını tutacaktır. 8.2 Firma bu politikayı, faaliyette bulunduğu her ülkedeki her ilgili yasanın ışığında inceleyecektir. Düzeltme Geçmişi Düzeltme No. Tarih Yazar Onaylayan Değişiklikler 01 Ocak 2010 Steve Crookes David Brown Yeni Konu 02 Nisan 2012 Vanessa van Balkom Steve Crookes Grup Kurallarından Aktarmalar Nisan 2014 Steve Crookes Tony Wales Telefon numaraları güncellemesi

7 Ek 1 Yerel Ülke Numaraları Ülke Ücretsiz telefon aktif mi? Ücretsiz Telefon Numarası Arjantin Evet Avustralya Evet Avusturya Evet Bahreyn Evet Bangladeş Evet Bagladeş te tuşlanır, akabinde arayıcı operatöre bağlanır veya i aramaya yönlendiren kayıtlı bir mesaj duyar. Belçika Evet Brezilya Evet Bulgaristan Evet Kanada Evet Şili Evet Çin Netcom (Kuzey) Evet Çin Telekom (Güney) Hırvatistan Evet Kolumbiya Evet Kosta Rika Evet Küba Evet Küba da 2935 tuşlanır, akabinde arayıcı operatöre bağlanır veya i aramaya yönlendiren kayıtlı bir mesaj duyar. Kıbrıs Evet Çek Cumhuriyeti Evet Danimarka Evet Mısır Evet

8 İrlanda Cumhuriyeti Evet Estonya Evet Finlandiya Evet Fransa Evet Almanya Evet Yunanistan Evet Hawai Evet Hong Kong Evet Macaristan Evet İzlanda Evet Hindistan Evet Endonezya Evet İsrail Evet İtalya Evet Japonya Evet Kore (Güney) Evet Letonya Evet Litvanya Evet Lüksemburg Evet Malezya Evet Malta Evet Meksika Evet Hollanda Evet Yeni Zelanda Evet Norveç Evet Pakistan Evet

9 Peru Evet Politika Belgesi Filipinler Evet Polonya Evet Portekiz Evet Porto Riko Evet Romanya Evet Rusya Evet Suudi Arabistan Evet Singapur Evet Slovakya Evet Slovenya Evet Güney Afrika Evet İspanya Evet Sri Lanka Evet (Kolombo dan arama için 011 çıkarılır) İsveç Evet İsviçre Evet Tayvan Evet Tayland Evet Türkiye Evet Birleşik Krallık Evet UAE (Birleşik Arap Emirlikleri) Evet ABD Evet Venezuela Evet Vietnam Evet