PAYDAÞLARIN BEKLENTÝLERÝ HAKKINDA; ÝÇ DENETÝM YÖNETÝCÝLERÝNÝN BÝLMESÝ GEREKEN HUSUSLAR

Transkript

1 Sayý:83 Aðustos 2017 Üst yönetim, yönetim kurullarý ve denetim komitelerine yönetiþim ile ilgili konularda özet bilgiler PAYDAÞLARIN BEKLENTÝLERÝ HAKKINDA; ÝÇ DENETÝM YÖNETÝCÝLERÝNÝN BÝLMESÝ GEREKEN HUSUSLAR Yöneticiler, yönetim kurullarý ve denetim komiteleri; iç denetçilerden neler beklenebileceði, onlarýn ihtiyaçlarý ve kendileriyle nasýl etkili çalýþýlacaðý konularýnda sýk sýk tavsiyeler almaktalar. Yine de, diðer yönde rehberlik yani örgütün lider takýmýnýn Ýç Denetim Yöneticisine(ÝDY) tavsiyede bulunmasý- ayný miktarda yaygýn olmayabilir. En azýndan, þimdiye kadar deðildi, yani Paydaþlarýn ÝDY ne tavsiyelerini içeren ve Ýç Denetim Vakfý nýn yayýnladýðý Ortak Bilgi Havuzu (Common Body of Knowledge / CBOK) kapsamýnda Paydaþlarýn Ýç Denetim YöneticilerineTavsiyeleri raporu yayýnlanana kadar deðildi. CBOK çalýþmasýnda iç denetçilerle yakýn çalýþan çok sayýda küresel yöneticiye ve yönetim kurulu üyesine þu konularda sorular soruldu: Ýç Denetim Yöneticileri iþteki baþarýlarýný nasýl geliþtirebilirler, iyi çalýþan iç denetim takýmlarýna nasýl liderlik yapabilirler ve çalýþtýklarý kurumlara nasýl daha olumlu katký yapabilirler. Verilen tavsiyeler, güvenilir iþ danýþmaný olmak isteyen her titiz Ýç Denetim Yöneticisinin yapýlacak iþler listesinde muhtemelen olan faaliyetleri pekiþtirmektedir: Yapýlan iþi bilin Bir lider olun Öncelikler ile talepleri anlayýn ve yönetin Etik davranýþa ilham verin Bu tavsiyeyle olsa iyi olur öneriler dizisi kastedilmiyor. Tam tersine, ankete cevap veren birçok kiþinin net görüþüne göre, bir ÝDY nin çalýþmalarý bir kurumu ileri de götürebilir, batýrabilir de. Örgütsel baþarý sözkonusu olduðunda, herýdybu önerileri çok ciddiye almalýdýr. Yapýlan Ýþi Bilin Bu beceride uzmanlaþmak ÝDY nin ve iç denetim biriminin kendilerini örgütün iþlerinin ayrýlmaz bir unsuru olarak görüp görmediklerine baðlýdýr. ÝDY ve iç denetim birimi;örgütün iþ stratejisi, sektörü, anahtar riskleri, faaliyetleri ve kültürü hakkýnda keskin bir anlayýþ geliþtirmelidir. Bu ise pek çok iþle ilgili bilgide olduðu gibi genellikle üst yönetimi ve yönetim kurulunu hangi unsurlarýn yönlendirdiðinin anlaþýlmasýyla baþlar. Ýhtiyaçlarý nelerdir? Düþüncelerini hangi baskýlar ve amaçlar þekillendirmektedir? Akýllý ÝDY ve birimi bu konularý en yüksek öncelikleri arasýna yerleþtirir ve ihtiyaçlarýn karþýlanmasýna nasýl yardýmcý olacaklarýna, baskýlarý nasýl hafifletebileceklerine ve amaçlarý nasýl baþarabileceklerine karar verirler.

2 IIA Hakkýnda Institute of Internal Auditors (Uluslararasý Ýç Denetçiler Enstitüsü) 170 ülkede üyesi bulunan küresel bir mesleki birliktir. IIA, iç denetim mesleðinin savunucusu, uluslar arasý standartlarýn düzenleyicisi, baþ araþtýrmacý ve eðiticisidir The IIA 1035 Greenwood Blvd. Suite 401 Lake Mary, FL USA Ücretsiz Abonelik Ücretsiz abonelik için; sitesini ziyaret ediniz. Bu zihin yapýsýnýn iþlerle bütünleþmesi çok önemlidir, öyle ki, CBOK paydaþ cevaplarýna göre kurumun yaptýðý iþlere hakimiyet;ýdy nin en çok ihtiyaç duyduðu yetkinlik olarak tespit edilmiþtir. Avustralya dan bir katýlýmcý, iþ zekasýný; bir ÝDY nin teoriden ziyade uygulamaya yönelik perspektif sunabilmesinde etkili bir özellik olarak ifade etmiþtir. Ýþ zekasý pek çok beceriyi içerebilen geniþ bir terimdir ancak genellikle örgütün baþarýsýný ve bununla ilgili anahtar riskleri nelerin yönlendirdiðine iliþkin anlayýþ anlamýna gelir. Anahtar risklerle uðraþmak sýkça iç denetimin rahat olduðu bir alan olarak düþünülmektedir, bu görüþü araþtýrmaya katýlanlarýn üçte ikisi dile getirmektedir. Bununla birlikte, ayný paydaþlar iç denetimin daha fazlasýný yapabileceðini - stratejik riskleri tespit edebilmede ve deðerlendirebilmede daha aktif bir rol oynayabileceðini düþünmekte ve bunu önermektedirler. Ýþ zekasý, zaruri olduðu kadar; kazanýlmasý da zor bir meziyettir, zirabir iki ders alarak kazanýlamamaktadýr. Ýç Denetim Yöneticisi, üst yönetimin, yönetim kurulunun ve diðer kurullarýn desteðiyle, mümkün olduðu kadar tecrübe edinmelidir (özellikle iþ yönetim tecrübesi deðer taþýr) ve kurumu yöneten ve/veya yönlendiren herkesi gözlemlemelidir. Ýþ zekasýnýn geliþtirilmesinde en kritik faktörlerden biri; hatalardan ders alýnmasýdýr. Okuyucu Görüþleri tone@theiia.org adresine görüþ ve yorumlarýnýzý gönderiniz. Ýçerik Danýþma Kurulu Üst yönetim ve yönetim kurullarýndaki deneyimleriyle birlikte, aþaðýda belirtiler saygýdeðer uzmanlar, bu yayýnýn içeriðine doðrudan katký saðlamaktadýrlar. Martin M. Coyne II Michele J. Hooper Kenton J. Sicchitano Bir Lider Olun Ýþ zekasý gibi, liderlik de pek çok kiþisel nitelikleri içeren geniþ bir terimdir ve CBOK araþtýrmasýna göre katýlýmcýlar Ýç Denetim Yöneticilerinin bu niteliklerin geniþ ve önemli bir kýsmýný göstermesini beklemektedirler. Ýç Denetim Yöneticileri iç denetim birimi için sürekli ileriye dönük, zorluklara ve sorunlara stratejik bakacak ve bunlarla atak ve cesurca yüzleþecek kararlý bir vizyona sahip olmalýdýrlar. Ýç Denetim Yöneticileri eleþtirel düþünceye, hýzlý analize ve intibak kabiliyetine dayanan saðlam bir yargýlama yapabilmelidirler. Mevcut zorluklarla gelecekteki fýrsatlar arasýnda, genel bilgi ile uzmanlýða dayalý bilgi arasýnda ve teknolojik yetkinlikle insan dokunuþu arasýnda denge saðlamalýdýrlar.

3 Gerek inovasyon, gerekse bir geliþim elçisi olmak; Ýç Denetim Yöneticileri için önemle tavsiye edilen birer özelliktir. Ýç Denetim Yöneticileri yaratýcý olmanýn yollarýný aramalý ve bilgi ve sorunlara sýradýþý birbakýþ açýsýyla yaklaþabilmelidirler. Paydaþlarýn ÝDY nin çalýþmalarýndan çok yüksek beklentileri olmasý nedeniyle, Ýç Denetim Yöneticileri zaten her zaman nasýl yapýyorsak þimdi de öyle yaparýz yaklaþýmýna güvenmemelidirler.güncel sorunlar, güncel çözümler gerektirir. Ve elbette, tanýmý itibariyle liderlerin takipçilere ihtiyaç duymalarý sebebiyle Ýç Denetim Yöneticileri sadece kendi çalýþanlarýyla deðil, diðer çalýþanlarla, üst düzey yöneticilerle, denetim komitesiyle, müþterilerle ve diðer paydaþlarla iliþkiler inþa etmede ustalaþmalýdýrlar. Bu durum, tartýþmayý teþvik etme becerisini ve farklý bakýþ açýlarýný dinleme yatkýnlýðýný gerektirir. Ayrýca, iliþki inþasýnýn iki yönlü olduðu da akýlda tutulmalýdýr. Öncelikleri ve talepleri anlayýn ve yönetin Her kurumun bir dizi öncelikleri ve talepleri olur ve bunlar nadiren tam uyum içindedirler. Ýç denetim, doðasý gereði, bu farklýlýklarýn sýk olduðu yerde bulunur. Ýç denetimin lideri olarak ÝDY nin, bu öncelikleri aðýrlýklandýrmak ve alýnan kararlarý, herkesin anlayacaðý þekilde açýklamak þeklinde iki görevi vardýr. CBOK paydaþ anketine katýlanlar ÝDY nin çeliþkili öncelikleri büyük resmin çerçevesine uygun baðlamda deðerlendirmesi hususunda katý görüþ bildirmiþlerdir. Ýþ için en önemli þeyler nelerdir ve riskleri nelerdir? Bu net odaklanma büyük ölçüde, ÝDY nin þeffaf, tarafsýz ve þirketiçi politik gündemden uzak bir iç denetim birimi kurmasý yardýmýyla ortaya çýkar. Yine de, herkes alýnan kararlarla hemfikir olmayacaktýr. Ankete katýlan pekçok paydaþ, ÝDY nin içinde bulunduðu zor durumun farkýndadýr ve kendisine cesur bir duruþ, açýksözlülük, ve tüm paydaþlara profesyonel bir dil kullanma konusunda cesaret vermektedirler. Zor durumlarda diðer iletiþim becerileri de gündeme gelmektedir. Kurumdaki her seviyeden çalýþanla kurulacak açýk ve saygýlý iliþki geliþtirme çabalarý doðru kiþilerle doðru iletiþimi kolaylaþtýracaktýr. Böyle bir iletiþim baþladýðýnda Ýç Denetim Yöneticileri sýk ve samimi iletiþim kurmalý, önerilerini gerçek verilerle ve sebepleriyle desteklemeli, iþ dilini kullanmalý ve uzlaþmaya doðru gayret sarfetmelidirler. Bir Beceri Envanteri Çýkarmak Paydaþlarýn ÝDY nin sahipolduðu niteliklerin güncel ve geçerli (ihtiyaca uygun) olup olmadýðýný ve iç denetim biriminin makul (optimal) þekilde çalýþýp çalýþmadýðýný ölçüyor olmalarý gerekir. Ýç Denetim Yöneticisi, kurumun baþarýsý için vazgeçilmez olan etmenler hakkýnda (sektör, kurum stratejileri, ana iþ faaliyetleri ve iþ riskleri) hakkýnda yeterince farkýndalýða sahip mi? Ýç Denetim Yöneticisi, kurumun baþarýsýna katký saðlamak için gereken becerilere sahip midir? Ýç Denetim Yöneticisi paydaþlarýn beklentilerini biliyor mu ve paydaþlar bu beklentilerini uygun þekilde iletiyorlar mý? Ýç Denetim Yöneticisi, paydaþlarla; onlarýn dilinde konuþuyor mu? Ýç Denetim Yöneticisi ve paydaþlar iliþkilerini nasýl tasvir ediyorlar? Ýç Denetim Yöneticisi rolüne uygun mesleki ve teknolojik bilgiye sahip midir? Ýç denetim biriminin kültürü, tüm kurum için arzu edilen kültürü model almakta mýdýr? Paydaþlar iç denetim birimi hakkýndaki kendi algýlarýný tartýþmýþlar mýdýr? Ýç denetim birimi, kurallar konusunda baský uygulana bir birim olarak mý görülmektedir; yoksa kurumun ve kurum kültürünün geliþimine deðerli katkýlar saðlayan bir taraf olarak mý? Kaynak: Paydaþlarýn Ýç Denetim Yöneticisine Tavsiyesi nden adapte edilmiþtir, Ýç Denetim Vakfý Ýç Denetim Yöneticileri, bilgileri almaya istekli olmasý beklenen denetim komitesi ve yönetim kuruluyla eþit düzlemde samimi iletiþim kurmaya hazýr olmalýdýr. Bu durum, iç denetim biriminin devamlýlýðý ve baðýmsýzlýðý için vazgeçilmez olmasýnýn yaný sýra, CBOK çalýþmasý da paydaþlarýn, bu iletiþimleri ÝDY nin farklý talepleri karþýlama çabalarýnda kritik noktalar olarak gördüðünü ortaya koymaktadýr. Hatta araþtýrmaya katýlan yönetim kurulu üyeleri, ÝDY nin bazý yönetim kurulu toplantýlarýna düzenli katýlýmýnýn ve yönetim kurulu komitelerine rapor sunmasýnýn bu dengeyi baþarýlý biçimde yönetebilmeleri için þart olduðunu ifade etmektedirler.

4 Etik davranýþa ilham verin Bir kurumda etik davranýþ genellikle üst kademede oluþan ton doðrultusunda belirlenir. Ýç denetim yöneticileri bu üst kademe arasýndadýr ve etik davranýþlara model olmalarý beklenir. Bunu yapabilmelerinin bir yolu baðýmsýzlýklarýný ve tarafsýzlýklarýný korumakla olur. Ýç Denetim Yöneticileri, kurumsal raporlama yapýsýnýn baðýmsýz ve tarafsýz kalma becerilerini desteklediðinden -en azýndan olumsuz olarak etkilemediðinden- emin olmalýdýrlar. Ýç denetimin güvence ve danýþmanlýk hizmetleri, ancak bu koþullarýn saðlandýðý durumlarda tam ve beklenen deðeri üretebilir. Örgüt kültürünü deðerlendirmek iç denetim için önem kazanan bir odak noktasýdýr. CBOK araþtýrmasýna göre paydaþlar bu faaliyetleri takdir etmiþlerdir, ancak iç denetimin yaklaþýmýnýn, bazen bu deðerlendirmeler ile oluþturulmaya çalýþýlan kültürün sürdürülmesine zarar verdiðini belirtmiþlerdir. Spesifik olarak, paydaþlar seni enseledim zihniyetini ve buna baðlý suçlamayý, iç denetimin örgüt kültürünü olumsuz yönde etkilediði faktörler olarak belirtmektedirler. Öte yandan, iç denetçiler kurumda bir eðitmen olarak hareket benzersiz biçimde katma deðer saðlayabilirler. Ankete cevap verenlerin yaklaþýk % 90 ý iç denetimin yönetime ve kuruma eðitim vererek genel kurum kültürünü geliþtirebileceðini tavsiye etmektedir. Ýç Denetim Yöneticileri geniþ bir dizi beceriyi kazanmaya, geliþtirmeye, sürdürmeye ve güçlendirmeye hazýr olmalýlar. Geliþim sadece kiþinin kendisi tarafýndan saðlanamaz, bununla birlikte, paydaþlar ÝDY nin aþaðýdaki gibi anahtar sorularý sorma fýrsatlarýný atlamamasýný beklemektedirler ki bu sorular CBOK paydaþ anketinde bulunmaktadýr: Ýç denetimden ne bekliyorsunuz? Ve bunu nasýl yapmamý istersiniz? Bu sorularýn cevaplarýný bulmak ve uygulamak; güvenilir bir iliþki tesis edilmesini saðlayabilir. Hýzlý Anket Sorusu Ýç denetim biriminizmakul (optimal) seviyede çalýþmak için ne kadar donanýmlýdýr? - Tamamiyle donanýmlýdýr Ýyi donanýmlýdýr - Orta seviyede donanýmlýdýr - Asgari seviyede donanýmlýdýr - Hiç donanýmlý deðildir Cevaplamak için aþaðýdaki sayfayý ziyaret ediniz ve diðerlerinin cevaplarýný görünüz. Hýzlý Anket Sonuçlarý: Kurumunuzun kültürü siber dayanýklýlýkta kurumunuzu ne kadar olumlu yönde etkiliyor? Hiç etkilenmiyor Asgari düzeyde Orta düzeyde Orta düzeyde Bilmiyorum Tone at the Top Haziran 2017 anketi. Yuvarlama nedeniyle sonuçlar 100 e eþit deðildir. 4

5 Uluslararasý Ýç Denetçiler Enstitüsünün (Institute of Internal Auditors Inc., IIA ) Telif Hakký 2013 kesinlikle saklýdýr. IIA isminin veya logosunun çoðaltýlmasýnda ABD federal ticari marka tescil sembolü olan kullanýlacaktýr. Bu materyalin hiçbir kýsmý IIA tarafýndan öncesinde yazýlý izin verilmeksizin çoðaltýlamaz. Deðiþtirildiði onaylanmadýkça tüm maddi yönlerden orijinali ile ayný olan bu çevirinin yayýnlanmasý için telif hakký sahibi olan Uluslararasý Ýç Denetçiler Enstitüsü ( Institute of Internal Auditors Inc., IIA ) 1035 Greenwood Blvd. Suite 401 Lake Mary, FL 32746, ABD isimli kurumdan izin alýnmýþtýr. Bu belgenin hiçbir kýsmý IIA tarafýndan öncesinde yazýlý izin verilmeksizin çoðaltýlamaz, bir geri alma sisteminde depolanamaz, veya hiçbir formda veya elektronik, mekanik, fotokopi, kaydetme veya baþka bir þekilde hiçbir suretle aktarýlamaz. Ýþbu belge Türkiye Ýç Denetim Enstitüsü tarafýndan çevrilmiþtir. Tone at the Top Aðustos 2017 broþürü Sayýn Alp Buluç tarafýndan Türkçeye tercüme edilmiþ, Sayýn Umut Hisarlýoðlu tarafýndan gözden geçirilmiþtir Hýzlý Anket Sonuçlarý: