Ordu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şemaları: Giden Evrak İşlemleri

Transkript

1 İş Akış Şemaları: Giden Evrak İşlemleri DOSYA NO : İŞLEV işlev YAZI SORUMLULAR İŞLERİ BİRİMİ Giden Evrak YAZI İŞLERİ BİRİMİ Gönderilecek yazılara dosya planına uygun olarak evrak numarası verilir. YAZI İŞLERİ BİRİMİ Enstitü Sekreteri onayına sunulur. ENSTİTÜ SEKRETERİ Enstitü Müdürü onayına sunulur. İmzalı nüshalardan birisi dosyaya kaldırılır. Diğeri ilgili birime zimmet karşılığı teslim edilir. YAZI İŞLERİ BİRİMİ

2 İş Akış Şemaları: Gelen Evrak İŞLEV işlev DOSYA NO : SORUMLULAR Gelen evrak kayıtları yapılır EVRAK KAYIT BİRİMİ Enstitü Sekreteri ne sevk edilir. EVRAK KAYIT BİRİMİ Evrak Enstitü Sekreteri tarafından birim amirine sevk edilir. ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİİ Evrak ilgili birimlere yetkili amir tarafından sevk edilir. ENSTİTÜ MÜDÜRÜ, ENSTİTÜ MÜDÜR YARDIMCILARI İlgili birim tarafından işlem yapıldıktan sonra evraklar dosyalama sistemine uygun olarak dosyalanır. SORUMLU OLAN BİRİM

3 DOSYA NO : Ordu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şemaları: Evrakların İşlem Gördükten Sonra Birimlere Teslim Edilmesi Yazılı Evrakın, Müdürlük Onayından Evrak Kayıt Bürosuna Gelmesi Evrakın Arka Sayfasında Havale Edilen Birim Adının, Kayıt Numarasının Zimmet Teslim Defterine işlenmesi Evrakların, Birim birim ayrıştırılarak zimmet teslim defterinin içine konulması Zimmetle teslim edilecek evrakın, evrak görevlisi tarafından sevk edildiği büro yetkilisine veya personeline tek tek teslim ederek zimmet defterinin imzalanması, Evrak Teslim Görevlisi, İlgili Büro Yetkilisi/personeli Teslim süresinin tamamlanması

4 İş Akış Şemaları: Büro Bakım-Onarımı İşlemleri DOSYA NO : Büroda tespit edilen onarım yapılacak kısımların, Enstitü Sekreterliğine İlgili Birim Çalışanı Onarım yapılması için Teknik Personele durumun Enstitü Sekreterliği Gerekli önlemler alınmak suretiyle, onarım ile ilgili durum tespitinin yapılması, İlgili kısmın onarılması mümkün değil ise,onarımın yapılması için, ilgili firma yetkilisine bildirilmek üzere Enstitü sekreterliğine bilgi hayır onarılabiliyor mu? evet Enstitü verilerek önlemler dahilinde İlgili kısmın onarılması Onarım tamamlandıktan sonra, kontrol edilmesi Onarım yapılan kısmın birim çalışanına, sağlam bir şekilde teslim edilmesi, İlgili Birim Çalışanı Onarımın yapıldığı hakkında Enstitü, Enstitü Sekreterliği

5 İş Akış Şemaları: Arıza Onarımı İşlemleri DOSYA NO : Taşınırlarda tespit edilen arızanın Enstitü Sekreterliğine İlgili Birim Çalışanı Arızanın, onarımı için Teknik Personele durumun Enstitü Sekreterliği Gerekli önlemler alınmak sıretiyle, arızanın durum tesbitinin yapılması, Arızanın giderilmesi için arızalı malzemenin arızasının onarılmak üzere, ilgili firma yetkilisine bildirilmek üzere enstitü sekreterliğine bilgi hayır Arıza onarılabiliyor mu? evet Enstitü verilerek önlemler dahilinde arızanın onarılması Arızanın onarımı tamamlandıktan sonra, çalışırlığının kontrol edilmesi Tamir edilen makinanın, ait olduğu birim çalışanına, makinanın sağlam bir şekilde teslim edilmesi, İlgili Birim Çalışanı Arızanın giderildiği hakkında Enstitü, Enstitü Sekreterliği

6 İş Akış Şemaları: Elektrik Arızasının Onarımı İşlemleri DOSYA NO : Meydana gelen veya olabilecek elektrik arızasının ivedi olarak, Teknik Personele ve Enstitü Sekreterliğine İlgili Birim Çalışanı Onarım yapılması için Teknik Personele durumun Enstitü Sekreterliği Öncelikle ilgili kısımda sigortanın kesilmesi ve gerekli önlemler alınmak suretiyle, arızanın giderilmesi içini durum tespitinin yapılması, İlgili kısmın onarılması mümkün değil ise,onarımın yapılması için, ilgili firma yetkilisine bildirilmek üzere Enstitü sekreterliğine bilgi hayır onarılabiliyor mu? evet Enstitü, varsa malzeme ihtiyacının belirlenmesi, Taşınır Kayıt Varsa talep edilen malzeme alındıktan sonra onarımın yapılması Tamir işlemi bittikten sonra, sigortanın açılması ve hatta elektrik, hattın kontrol edilmesi,, İlgili Birim Çalışanı Onarımın yapıldığı hakkında Enstitü, Enstitü Sekreterliği