BYS. T.C. Ulatırma Bakanlıı Biliim Belge Yönetim Sistemi Çözümü

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "BYS. T.C. Ulatırma Bakanlıı Biliim Belge Yönetim Sistemi Çözümü"

Ahmet Zeybek
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 BYS T.C. Ulatırma Bakanlıı Biliim Belge Yönetim Sistemi Çözümü

2 Sunu Planı E-Ulatırma Projesinin Amacı, Konusu biliimbys nin Projedeki Yeri biliimbys nin Kapsamı biliimbys Nasıl Çalııyor? Saladıı Yararlar Sonuç

3 E-Ulatırma Projesinin Amacı Bütünleik bir sistem içinde kaynakları verimli kullanarak, i süreçlerinin etkin yönetimini salamak, Devlet, özel sektör ve vatanda arasında bilgi paylaımını kolaylatırmak, e-devlet dönüümünü gerçekletirmek, Donanım, yazılım ve iletiim altyapısını iyiletirmek.

özel sektör ve vatanda arasında bilgi paylaımını kolaylatırmak,

4 Projenin Konusu 15 Kasım 2006 da balayan ve 24 Aralık 2007 tarihinde teslim edilen e-ulatırma Projesi, merkez ve tara birimlerini ilgilendiren tüm ilerin elektronik ortamda gerçekletirilmesine yönelik olarak Elektronik Belge ve Ariv Yönetimi, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), Kurumsal Portal sistemlerinden olumaktadır.

elektronik ortamda gerçekletirilmesine yönelik olarak Elektronik Belge ve Ariv

5 biliimbys nin E-Ulatırma Projesindeki Yeri biliimbys, e-ulatırma projesinde yer alan biliimerp, Proje Yönetimi ve Kurumsal Portal sistemleriyle bütünleik olarak çalımaktadır. Bu uygulamaların belge paylaımı ve i süreçlerinin yürütülmesi biliimbys aracılııyla salanmaktadır.

sistemleriyle bütünleik olarak çalımaktadır.

6 biliimbys nin E-Ulatırma Projesindeki Yeri '& # # $#%!"& # #!""# '&( 0& #!""#!+!""# -.)% ) )&!+,%!+ /!""# * BYS ERP

7 biliimbys nin Özellikleri 1/2 Devlet kurulularındaki yasa, yönetmelik ve standartlarla uyumlu resmi yazı ilemleri Tam metin üzerinde Türkçe arama destei Belge üzerine not alabilme Kamu ve özel sektöre uygun elektronik imza destei Web tabanlı görüntü tarama ve damga tanıma (OCR) ilevleri Esnek ve parametrik bir kodlama altyapısı Sıradüzensel örgüt yapısı ilevleri

alabilme Kamu ve özel sektöre uygun elektronik imza destei Web tabanlı görüntü tarama ve

8 biliimbys nin Özellikleri 2/2 Esnek ve etkin Akı Yönetimi Akı Yönetiminde grafik modelleme destei Görüntü, ses ve metin içeren her türlü belgeyi kurumsal bütünlük içinde izleme olanaı Eriim denetim listesi XML standardı ve web servisleri teknolojilerinin kullanımı ile ERP gibi kurumsal uygulamalarla bütünleme olanakları Bütünleik faks ve e-posta ilevleri

izleme olanaı Eriim denetim listesi XML standardı ve web servisleri teknolojilerinin

9 letime Geçmeden Önceki Durum Kurumdaki e-posta, düz metin, çizelge, PDF, HTML, ses ve görüntü kütükleri gibi yapısal olmayan verilerin yönetilmesindeki güçlükler Kurumsal bilgi bütünlüünün (kurumsal bellein) istenen düzeyde kullanılamaması Belge ve içeriine ulamada yaanan sorunlar nedeniyle hızlı yanıt üretilememesi Yanlı dosyalama ilemleri ve belgelerin kaybolması Ariv için sürekli daha çok yere gereksinim duyulması Fiziksel güvenliin salanmasındaki güçlükler Bir belgeyi birden çok kii kullanmak istediinde, ortaya çıkan paylaım sorunları ve önceliklerin saptanmasındaki zorluklar Gizli belgelerin yetkisiz kiilerin eline geçme riski Belgelerin daıtımındaki gecikmeler ve güçlükler

ve belgelerin kaybolması Ariv için sürekli daha çok yere gereksinim duyulması Fiziksel güvenliin salanmasındaki güçlükler Bir belgeyi birden çok kii kullanmak istediinde,

10 Belgenin Yaam Döngüsü 1!+ 23!+ '&! %! &' " # #$

11 Belge Girii Kurum dıından gelen belge, tanım bilgileri (meta data ) girilerek sisteme eklenir.

12 Tarama Belge içerii, tarayıcıdan geçirilerek sisteme eklenir.

13 Daıtım Belgenin gidecei birimler seçilerek daıtılır.

14 Belge Ekleme Belgenin içerii kullanıcının bilgisayarından seçilerek belge havuzuna eklenir.

15 Listesi Akıı üzerinden daıtılan belgeler kiisel i listelerinde izlenir.

16 Metin Düzenleyici Belge içerii özgün metin düzenleyici (editör) kullanılarak oluturulabilir.

17 Elektronik mza Belge elektronik olarak imzalanır.

18 Posta lemleri Posta bilgileri girilerek belge gönderme ilemi tamamlanır.

19 Posta Raporları Çeitli posta raporları alınabilir.

20 Belge ve Ariv Yönetimi Tüm kurumsal ve elektronik belgelerin saklandıı, izlendii ve arivlendii modüldür.

21 Sıradüzensel Örgüt Yapısı Birimler arası sıradüzen (hiyerari) tanımlanabilir.

22 Süreçleri Tanımlama Sistemde, i süreçlerini modelleyen çizim aracı ile süreç içinde yer alan adımlar ve adımlar arasındaki geçiler görsel biçimde tanımlanır.

23 Belge Üzerine Not Alma Belge üzerine, belgenin üzerine içeriini bozmadan kiisel notlar eklenebilir.

24 Belge Havuzu Sistemdeki belgelere, belgelik havuzundan eriilebilir.

25 Belge Arama Sistemde, ayrıntılı biçimde arama yapılabilir.

26 Kurumsal Portal ile Bütünleme Belge havuzuna tanımlanan dizinler kurum web sayfasında haber/duyuru biçiminde yayınlanabilir.

27 Kurumsal Portal ile Bütünleme Belge havuzundaki içerik kurumun web sayfasında haber metni biçiminde yayınlanabilir.

28 Salad ladıı Yararlar gücü ve zaman kazancı saladı. Kurumsal belgeler için gereken altyapı kuruldu. Belgeler tek bir çatı altında toplanarak kurumsal bütünlük salandı. Kurumda belgeler, kiisel biliimbys Belgeler veritabanında iletime geçmeden önce bilgisayarlarda tutulmak yerine, yetki sabah denetimiyle 09:00 ifreli da olarak eriilen, gelen bir günlük belge ancak olarak yedeklenen sunucularda saklanmaya balandı. saklanmaktadır. Bilgi güvenlii salandı. Belgeler, sürümleriyle birlikte izlenmeye balandı. saat 11:00 de sahibine ulatırılabiliyordu. Üstelik bunu salayabilmek için de günde 3-4 kez daıtıcıların daıtıma çıkması gerekiyordu. biliimbys sayesinde girii 520,000 belgenin tanım bilgileri yapılan (meta data) belge sisteme anında aktarıldı. sahibine 1,500,000 ulatırılabilmektedir. belgenin içerii Kurumsal içeriin yeniden kullanılabilmesi taranarak ve arandıında sayısal ortama bulunabilmesi için gerekli kategori tanımları kararlatırıldı. geçirildi. Her sene yaklaık 75,000 yeni belgenin de sisteme eklenmesi öngörülmektedir. Projenin gelinen bu aamasında, Bakanlık genelindeki 1600 kullanıcı, sadece kendi belgeleri içinde deil, kurumdaki tüm belgeler içinde arama yapabilme olanaına kavutular.

29 Projenin Baar arı Etmenleri lk birim hizmete alındıktan Üst Yönetim destei, sonra dier birimler iletime geçi konusunda Baarılı proje yönetimi ve Bilgi lem daha istekli Çalıanlarının oldular. ilgisi, destei, Kullanıcıların ilgisi ve destei, Kullanıcılardan gelen istekler mümkün olan en Aamalı iletime geçi, kısa sürede gerçekletirilmeye çalııldı. Kullanıcı eitimine önem verilmesi, bir çarısteklerinin merkezi ile dikkate birlikte yerinde destek hizmetlerinin sürdürülmesi, alındıını gören kullanıcılar, sistemin sürekli gelitiine biliimbys nin esnek altyapısı, ve daha iyi olacaına ikna oldular. Etkin yazılım uyarlama hizmetleri.

30 Teekkür Ederiz. ANKARA Ankara Cyberpark, Beytepe Köyü Yolu 5/A Kat: Bilkent / ANKARA Tel: (pbx) Faks: bilisim@bilisim.com.tr STANBUL Büyükdere c. 159/ Zincirlikuyu / STANBUL Tel: (pbx) Faks: bogazici@bilisim.com.tr

Benzer belgeler

Kurumsal bilgiye hızlı ve kolay erişim Bütünleşik Belge Yönetimi ve İş Akış Sistemi içinde belgeler, Türkçe ve İngilizce metin arama desteği ile içeri

Kurumsal bilgiye hızlı ve kolay erişim Bütünleşik Belge Yönetimi ve İş Akış Sistemi içinde belgeler, Türkçe ve İngilizce metin arama desteği ile içeri İş süreçleri ve belgelerin bilgisayar ortamında izlenmesi Bütünleşik Belge Yönetimi ve İş Akış Sistemi Kurumların belge ve içerik yönetim işlemleriyle iş süreçlerinin tanımlanması ve denetlenmesi ve bu