ERP PROJELERİ İÇİN VERİMLİLİK BİLDİRGESİ

Transkript

1 ERP PROJELERİ İÇİN VERİMLİLİK BİLDİRGESİ ERP KOMİTESİ YÖNETİM DANIŞMANLARI VE AKADEMİSYENLER KURULU VERİMLİLİK BİLDİRGESİ ÇALIŞMA GRUBU 2013 ARALIK

2 Ö NSÖZ ERP Komitesinin vizyonu Şirketlerin verimlilik artışı gereksinimleri ve geleceğe dair yatırımları doğrultusunda, kurumsal yönetim sistemlerini oluşturmaları ve geliştirmeleri için gerekli bilgilere ulaşmalarını sağlamak, destekleyici ve geliştirici hizmetler üretmek ve bunları güncel tutmalarına yardımcı olmak olarak ifade edilebilir. Bu vizyon çerçevesinde periyodunu kapsayan Stratejik Faaliyet Planı kapsamında, stratejik amaçlar saptanmıştır. ERP projeleri sırasında Üst yönetim, direkt olarak bilançoya yansımadığı için çoğu zaman ERP projelerine kuşkuyla bakmaktadır. Bunun için ERP projelerinin giderleri ile şirket hedefleri arasındaki bağlantıları ortaya koyacak şekilde sistemler geliştirilmelidir. Bu stratejik amaç doğrultusunda ERP Komitesi akademik ve yönetim danışmanı üyelerinin katkılarıyla hazırlanan bu çalışmayla Türkiye deki ERP Projeleri için Verimlik Anahtarları ortaya konmaya çalışılmıştır. Bu anlamda, bu çalışmaya katkıda bulunan, emeği geçen, sahip oldukları birikimi bu çalışmada kurumların yararı için paylaşan ERP Komitesi akademisyen, yönetim danışmanı üyelerine kurumların kalkınma, strateji geliştirme sürecine önemli katkılar verdikleri inancıyla teşekkür eder, bu çalışmanın ülkemize hayırlı olmasını temenni ederim. Bu çalışma, ERP Komitesi dağıtılan ve tüm şirketlerin istifadesine sunulan bir kaynak, referans doküman niteliği taşımaktadır ve çeşitli planlama, strateji geliştirme ihtiyaçlarına da cevap vermektedir. Bununla beraber, ERP Komitesinin yaygınlaşması neticesinde artış gösterecek olan işbirlikleri ve iletişim platformu olma özelliği sayesinde kurumlar farklı politikalara sahip olsa da yönetim sistemleri oluşturma, verimlilik artışı ve operasyonel mükemmellik için anlayış ve kuralların birlikte oluşturulmasına zemin teşkil ediyor olacaktır. M. Göker SARP Koordinatör ERP Committee Turkey 1 ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi

3 ERP İLE BİRLİKTE ELDE EDİLECEK KAZANIMLAR: Fikrimce, ERP sistemlerinin bir kuruluşa, doğrudan, dolaylı ve ileriye dönük olmak üzere üç ana faydası olduğunu düşünüyorum. ERP sisteminin doğrudan (buzdağının üzerinde görünen) faydası, diğer bir ifadeyle böyle bir projeye başlarken herkesin beklediği katma değer; işlerin hatasız, şirket kurallarına ve yasal gerekliliklere uygun, eksiksiz, hızlı ve kolay bir şekilde yürütülmesi, fonksiyonlar arası etkileşimlerin çözümlenmesi, işletme ile ilgili tüm verilerin, karar almak amacıyla işlenip rapor haline getirilmek üzere saklanmasıdır. Eğer bu çıktıları sağlamıyor ise, ERP projesinin başarısından da söz etmek de anlamlı olmayacaktır. ERP sisteminin dolaylı (buzdağının altındaki görünmeyen) faydası, diğer bir ifadeyle böyle bir projeye başlarken gözlerden kaçan nokta; ise, şirketin bütün iş süreçlerinin ve bu süreçlerin birbiriyle olan etkileşimlerinin çözümlenmesi, hedeflere bağlı olarak süreçlerin yeniden tasarlanması ve optimizasyonudur ki, Proje başlangıcında bu çalışmaya önem verilir, yeterli zaman ve kaynak ayrılır ise, şirketin başlangıçta belki de hiç öngörmediği bir kazanım söz konusu olacaktır. ERP sisteminin İleriye dönük faydası ise büyümeyi/gelişmeyi hedefleyen ve uluslar arası pazarlarda, global rekabet şartlarında iş yapmaya niyet eden firmaların bu hedeflerine ulaşmalarına destek olacağı, onların geleceğe hazırlanmaları için sağlam bir altyapı oluşturacağı gerçeğidir. 2 ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi

4 YAŞANAN TEMEL SORUNLAR: ERP sistemlerinin bir amaç değil, kurumsal yönetim sistemlerini oluşturmak ve yürütmek için bir araç olduğu unutulmamalı. Araç, onu kullanan, ondan faydalananların ustalığı ve maharetiyle değer kazanır. Ancak bizler ERP yi her probleme çözüm olabilecek sihirli bir değnek olarak görmek eğiliminde olduğumuzda ONU BÜTÜN PROBLEMLERE ÇÖZÜM OLACAK BİR ARAÇ olarak görmeye başlıyor ve bu noktada da hayal kırıklığı yaşıyoruz. ERP projelerinin sabırsızca, sindirilmeden ve en önemlisi kuruluş içindeki değişimi planlamadan yürütülmesinin özellikle ERP ye hazır olmayan firmalar için sorun olacağını düşünüyorum. HEDEFLENMESİ GEREKEN VERİMLİLİK: ERP sistemlerin yarattığı katma değerin, öncelikle bir kuruluşun cirosunun ve karlılığının artması ile ölçülebileceğini düşünüyorum. Bu artış 3-5 yıl istikrarlı bir grafik çiziyor ise, projeden beklenen faydanın sağlanmış olması gerekir. Bir diğer ölçüt ise kurumun iç müşterileri olmalıdır diye düşünüyorum. Tepe yönetimden en alttaki kullanıcılara kadar tüm kademelerdeki çalışanların görüş ve değerlendirmeleri (memnuniyetleri) bizler için performansa yönelik önemli bir gösterge olacaktır. ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi 3

5 ERP Karşılatırma Ölçütleri Aşağıdaki ölçütler, bir işletmenin farklı zamanlardaki durumunu kıyaslayabilmek için saptanmıştır. Bu zamanlar, ERP öncesi ve belli bir süre ERP kullandıktan sonraki dönemler olabilir. Temelde hedeflenen ERP sistemini devreye aldıktan sonra, önceden yapılamayan şeylerin yapılabildiğini veya daha iyi yapılabildiğini saptayabilmek ve vurgulamaktır. Bu ölçümler AS-IS analiz safhasında yapılmalıdır ki, ilerleyen zamanlarda, geçmiş eski durum ile kıyaslama yapılabilsin. A.Ölçütler: 1. Şirkette kullanılan kurumsal paket program sayısı 2. Paket program dışında yapılabilen iş fonksiyonu sayısı 3. Şirkette periyodik hazırlanan rapor sayısı ve rapor hazırlama süreleri. 4. Kullanıcı sayısı 5. Bilgilere erişimi süresi (bilgi istendikten ne kadara süre sonra, cevap verilebiliyor?) a. Stok miktarı b. Satınalma bilgilerine (son satınalma veya ortalama) erişim süresi c. Satış bilgileri d. Satış Sipariş durumu e. Satınalma sipariş durumu f. Müşteri/tedarikçi borç/alacak durumu g. Kapasite doluluğu 6. Sevkiyat gecikmeleri oranı (bilgi erişim sorunu kaynaklı) 7. Veri tutarlılığı güvenilirliği (fiziki ve sistemsel, ör: stok miktarı) 8. Satış Siparişten-fatura kesimine çevrim süresi 9. Satınalma siparişinden fatura muhasebeleşmesine çevrim süresi 10. Sipariş giriş süresi 11. Müşteri şikâyetleri oranı 12. Departman-fonksiyon sayısı 13. Mevcut yazılımda özelleştirme sıklığı 4 ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi

6 14. Evraksız, kayıtsız üretim miktarı 15. Karar alma süreleri (detaylandırılmalı) 16. Satış siparişi gelişi ile iş emri açma arası süre 17. İş emri açma ile üretime başlama arası süre. B.Dolaylı ölçütler (ERP ile iyi iş yapıldığı takdirde ulaşılabilecek): 1. Üretim verimliliği, OEE 2. Stok devir hızı 3. Satış ve karlılığın artış yüzdesi 4. Fazla mesai oranı 5. Kapasite kullanım oranı 6. Sevkiyat performansı C.Diğer genel: 1. Personel sayısı (beyaz-mavi) 2. Lokasyon sayısı 3. Ciro 4. İhracat % si 5. Pazar payı 6. Aktif PC sayısı 7. Veri tabanı boyutu 8. Sevk edilen farklı ürün sayısı 9. Satınalınan farklı hammadde sayısı 10. Aktif müşteri sayısı, Aktif tedarikçi sayısı 11. Operasyon sayısı 12 Aktif iş merkezi (maline) sayısı ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi 5

7 Anahtar Performans Göstergeleri MEVCUT DURUM APG LERİ 1- Malzeme (ham, yarı, sarf, işletme, ambalaj, yardımcı) tutarı / yıllık satış cirosu. A-HAMMADDE VE YARDIMCI MADDE : TL. (2011) B-ELEKTRİK VE BAKIM VE DİĞER GİDERLERİ KAPSAYAN GENEL ÜRETİM GİDERLERİ : TL. C-SATIŞ CİROSU : TL. ( KDV HARİÇ) 2- Bitmiş (sevke hazır) fakat müşterinin almadığı (ölü) parça tutarı / yıllık satış cirosu. YOK 3- Sevkiyat bekleyen parça tutarı / yıllık satış cirosu. YOK 4- Sipariş çevrim süresi (gün olarak) - modeli hazır olan ve daha önce seri üretimi yapılmış parçalar için 3 GÜN (DÖKÜM+DİĞER İŞLEMLER+SEVKİYAT) 5- Sipariş çevrim süresi (gün olarak) - yeni parçalar için ORTALAMA 60 GÜN ( MODEL YAPIMI+NUMUNE ÇALIŞMASI+ONAY+SERİYE GEÇİŞ) 6- Tedarik çevrim süresi (gün olarak) - yerli - (teslim alma tarihi - satınalma sipariş tarihi) DERHAL 7- Tedarik çevrim süresi (gün olarak) - ithal - (teslim alma tarihi - satınalma sipariş tarihi) YOK 8- Termin tutturma yüzdesi - zamanında sevk edilen siparişler / tüm siparişler %100 6 ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi

8 9- Günlük üretim programına uyum yüzdesi 1 - gerçekleşen tonaj / plan tonajı % Günlük üretim programına uyum yüzdesi 2 - üretilen siparişler / planlanan siparişler % Hatalı sevkiyat yüzdesi - yıllık hatalı sevk tonajı / yıllık toplam sevk tonajı YOK 12- Müşteri iade yüzdesi - yıllık müşteri iade tonajı / yıllık toplam sevk tonajı %0, Malzeme (ham, yarı, sarf, işletme, ambalaj, yardımcı) stok doğruluk oranı - fiili stok tutarı /kaydi stok tutarı % Termine uygun olarak ilk sevkiyattaki teslimat başarı yüzdesi - sevkiyat miktarı /sipariş miktarı % Satınalma ağırlıklı ortalama vadesi - gün olarak / satış faturası tahsilat ağırlıklı ortalama vadesi - gün olarak 110 GÜN / 60 GÜN ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi 7

9 Batuhan KOCAOĞLU, Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünde 2001 de lisans; 2003 te yüksek lisans ve 2009 da doktora eğitimini tamamlamıştır. Yüksek lisans tezinde üçüncü parti lojistik yönetimi ve araç rotalama; doktora tezinde ise tedarik zinciri yönetiminde SCOR modeli ile AHP entegre performans değerlendirme üzerine çalışmıştır. Uluslararası deniz konteyner taşımacığı yapan Atamar Konteyner Taş.Ltd. Şti. de de kurucu ortak ve operasyon uzmanı olarak 3 yıl görev yapmıştır. Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünde 2 yıl araştırma görevlisi olarak çalışmış, lojistik ve tedarik zinciri yönetimi uygulamaları üzerine pek çok araştırma yapmıştır. Siemens MED firmasında, stratejik satınalma süreçlerinin tedarik zincirinde modellenmesi konusunda proje danışmanlığı yapmıştır. Metal bağlantı elemanları üretimi yapan 200 kişilik İnka Yapı AŞ. fabrikasında, üretim planlama yöneticisi olarak çalışmıştır. Ardından ERP proje uyarlamasında, müşteri proje yöneticisi olarak görev almış, ERP yöneticisi ve analisti olarak 8 yıldır görevine devam etmektedir. Okan Üniversitesi nde Endüstri ve Bilgisayar Mühendisliği bölümlerinde ERP dersleri vermiştir. Halen Okan Üniversitesi nde Lojistik bölümlerinde yüksek lisans, lisans ve MYO seviyesinde ders vermeye devam etmektedir. Verdiği dersler: Lojistik Bilişim Sistemleri, Üretim ve Stok Yönetimi, ERP, MIS (Yönetim Bilişim Sistemleri) dir. Akademik ve iş hayatı uygulamaları ile ilgili, farklı yayınları mevcuttur. Dr. Batuhan Kocaoğlu, ERP komitesi akademisyen üyeleri arasındadır. Aynı zamanda ERP kullanıcısıdır. Komiteye makaleleri ve eğitim & analiz çalışmaları ile destek vermektedir. 8 ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi

10 İlhan ÖLÇER, İnşaat Yüksek Mühendisi 1963 Gökçeada Çanakkale doğumludur yılında Ankara Tevfik Fikret Lisesini bitirdikten sonra, Orta Doğu Teknik Ünversitesi İnşaat Mühendisliği Bölümünden 1986 yılında mezun oldu. Ardından aynı üniversitede 1989 yılında yüksek lisansını tamamladı. Mezuniyeti takiben sırasıyla ERKA-AS Proje Danışmanlık ve Araştırma Ltd. Şirketinde Tasarım Mühendisi olarak, ODTÜ Yapı Statiği Laboratuarında yüksek lisans tezi üzerine deneysel ve teorik araştırmalar yürüttü yılında Askerlik hizmetini Milli Savunma Bakanlığı NATO Enf. Daire başkanlığında mütercim tercüman olarak yaptıktan sonra, yılları arasında STFA, Marmara Ereğlisi Doğal Gaz Terminali Projesinde Planlama ve Teknik Ofis Mühendisi olarak, daha sonra ise aynı şirketin İstanbuldaki genel merkezinde Uzman Proje Kontrol Mühendisi olarak çalıştı yılında STFA dan ayrılıp Çalık Grubuna geçti. Gruba bağlı GAP İnşaat Yatırım ve Dış Tic. A.Ş. nin İstanbul Merkezdeki Uzman Planlama ve Kontrol Mühendisi olarak firmanın Malatyadaki tekstil yatırımlarının proje ve yapım aşamalarında görev aldı. Bu yatırımların tamamlanmasını takiben aynı grubun Türkmenistanda yürütülecek yatırım faaliyetleri kapsamında, Asghabat Merkez Ofiste Planlama ve Maliyet Kontrol Müdürü olarak çalışmasını 2001 yılına kadar sürdürdü. Türkiye ye döndükten sonra Yapı Merkezi İnşaat ve Sanayi A.Ş. firmasında sırasıyla Yönetim Sistemleri ve Destek Grup Direktörü, Yönetim ve Bilgi Sistemleri Direktörü ve Yönetim Sistemleri Koordinatörü olarak 12 yıl görev yaptı Şubat ayından bu yana kariyeri boyunca edindiği bilgi birikimi ve deneyimlerini paylaşmak amacıyla Yönetim Sistemleri konusunda Serbest Danışmanlık Hizmeti vermektedir. ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi 9

11 Yağmur Katipoğlu, 1992 yılında İ.T.Ü. Makina Fakültesi Makina Mühendisliği lisans, 1995 yılında da İ.T.Ü. İşletme Fakültesi İşletme Mühendisliği yüksek lisansını tamamlayan Y. Yağmur Katipoğlu, iş hayatına Aile şirketleri ELPASAN da başlamıştır. SETA Mühendislik teki satış mühendisliği görevinde sonra, SELCO Danışmanlık ın kurucu ortaklığını üstlenmiştir yılının başından beri KATİPOĞLU Danışmanlık şirketinde çalışmaktadır yılından itibaren, birçok üretim ve dağıtım yapan firmanın, özellikle lojistik tabanlı iş süreçlerinin geliştirilmesi üzerine farklı görevler üstlenmiştir. 10 ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi

12 Açıklamalar Oluşturulan bu bildirge içeriğindeki bilgiler, Akademisyen ve konusunda Uzman niteliği kazanmış Yönetim Danışmanı ERP Komitesi üyeleri tarafından sağlanmaktadır ve komite üyelerine bilgi vermek amacını taşımaktadır. Sorumluluğu yazarına aittir. ERP Komitesi, içeriğindeki bilgilerin hata içermediğine dair bir güvence vermemektedir. İçeriğindeki bilgileri kullanımınız sonucunda ortaya çıkabilecek her turlu risk tarafınıza aittir ve bu kullanımdan kaynaklanan her türlü zarara dair risk ve sorumluluğu tamamen tarafınızca üstlenilmektedir. ERP Komitesi, söz konusu kullanımdan dolayı, (ihmalkarlık kaynaklı olanlar da dahil olmak üzere) sözleşmeyle ilgili bir dava, kanunlar veya haksız fiilden doğan her türlü özel, dolaylı veya arızi zararlardan ve cezai tazminattan dolayı sorumlu tutulamaz. Yayın ve referans olarak kullanılması ERP Komitesinin iznini gerektirmez. İnternet adresi ( belirtilerek yayın ve referans (kaynak olarak gösterilebilir) olarak kullanılabilir. pdf dosyası olarak üretilmiştir. 2014, ERP Komitesi ERP Projeleri için Verimlilik Bildirgesi 11

13