TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ

Transkript

1 Raif PARLAKKAYA - Abdullah TEKİN TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ Yrd.Doç.Dr.Raif PARLAKKAYA Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler MYO rkaya@selcuk.edu.tr Yrd.Doç.Dr.Abdullah TEKİN Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler MYO atekin@selcuk.edu.tr Özet Günümüzde globalleşme sonucunda artan rekabet bilginin önemini de artırmıştır. İşletmeler bu rekabet ortamında ayakta kalabilmek için olabildiğince detaylı bilgi ve raporlama sistemlerine ihtiyaç duymaktadırlar. Bilgi sistemi; planlama, kontrol, koordinasyon, analiz ve karar verme için bilgi toplama, saklama ve yayma amacıyla birlikte çalışan ve birbiriyle ilişkili unsurlar topluluğudur. Tümleşik bilgi sistemi olan yönetim bilgi sistemleri ise, bir işletmenin muhasebeden insan kaynaklarına kadar tüm fonksiyonlarını birbirleriyle ilişkilendiren ve fonksiyonlar arasında bilgi alış-verişini sağlayan sistemlerdir. Temel işlevi yöneticilerin karar almalarına yardımcı olacak bilgileri sağlamak olan muhasebe, yönetim bilgi sistemlerinin odağı konumundadır. Gelişen bilgi teknolojileri ve yönetim bilgi sistemleri muhasebe sistemlerinde de değişiklikler meydana getirmektedir. Önceleri bilgisayar yazılımları sadece muhasebede defter tutma ile devlet birimlerine verilecek beyanname ve bildirgeleri düzenleme amacıyla kullanılırken, daha sonra stok kontrolü, müşteri takibi, çek-senet, bordro, banka hesaplarının takibi işlevlerine de sahip entegre yazılımlar kullanılmaya başlanmıştır. Son olarak, işletmelerin bütün departman ve fonksiyonlarını bir bilgisayar sisteminde tümleşik hale getiren Kurumsal Kaynak Planlaması-KKP(Enterprise Resource Planning-ERP) yazılımları geliştirilmiştir. KKP sistemleri ile farklı departmanlar tek bir veri tabanında depolanan bilgiyi daha kolay paylaşır ve birbirleriyle daha kolay iletişim kurarlar. KKP sistemleri, işletmenin bütün fonksiyonlarını entegre etmek ve eş zamanlı hale getirmek suretiyle farklı bölümlerin özel ihtiyaçlarını karşılamaya çalışır. KKP sistemleri ile işletmeler daha çok ve daha iyi bilgiyi daha düşük maliyetle elde edebilmektedirler. Faaliyet Tabanlı Maliyetleme, Faaliyet Tabanlı Bütçeleme, Balanced Scorecard ve Değer Zinciri Analizi gibi modern maliyet ve yönetim muhasebesi teknikleri KKP sistemleri ile başarılı bir şekilde uygulanabilmektedir.ayrıca, giderek yaygınlaşan e-ticaret uygulamaları da KKP sistemi ile mümkün olabilmektedir. Tipik bir KKP sistemi, muhasebe, finans, üretim yönetimi, satın alma, satış/pazarlama, stok denetimi, sabit kıymetler, bütçe/planlama, cari hesaplar ve insan kaynakları yönetimi gibi modüllerden oluşur. KKP sistemi kullanımının giderek artmasıyla birlikte SAP, Oracle gibi yabancı yazılım üreticileri yanında, son yıllarda Link Bilgisayar, Likom Yazılım, LBS ve Netsis gibi Türk yazılım şirketleri de KKP yazılımları üretmeye başlanmıştır. Bu çalışmada muhasebe bilgi sisteminden tümleşik bilgi sistemine geçiş ve bir tümleşik bilgi sistemi aracı olan KKP yazılımları üzerinde durularak, bu yazılımların işleyişi ele alınacaktır. 675

2 TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ 1.GİRİŞ Günümüzde rekabet artışı ve globalleşmeye paralel olarak bilginin önemi daha da artmış, bunun sonucunda yöneticiler kararlarındaki etkinliği artırabilmek için daha kısa sürede daha fazla bilgiye ihtiyaç duyar hale gelmişlerdir. Günümüzün global rekabet ortamında işletmeler planlı, kontrollü, verimli ve fonksiyonel iş yönetim sistemleri kurmalarıyla başarıya ulaşabilirler. Bu durum, bilgi sistemlerini etkin bir şekilde kullanan ve iş süreçlerini iyileştirmeyi hedefleyen yeni yaklaşımları uygulayan firmaları rakipleri karşısında öne geçiren kritik bir başarı faktörüne dönüşmektedir. Bilgi teknolojilerinin işletmenin çeşitli departmanlarında ve bu arada muhasebede kullanılmasıyla birlikte, geliştirilen yazılımlar bugünün bilgi ihtiyacını karşılamada yetersiz kalmış, bu nedenle işletmeler gelişen donanım ve iletişim teknolojilerinin desteği ile işletme genelinde tam entegrasyonu hedef almışlardır. Bu yaklaşım KKP sistemlerinin geliştirilmesine yol açmıştır. KKP bir organizasyonun bilgi işleme sistemleri ve onunla ilgili bütün verilerin tamamının entegrasyonunu sağlamak için geliştirilmiştir.muhasebe de bu gelişmeden etkilenmiş, önceleri muhasebe yazılımları bağımsız iken, KKP sisteminde tümleşik yapı içinde bir modül haline gelmiştir. Bu çalışmada muhasebe bilgi sisteminden tümleşik bilgi sistemine geçiş ve bir tümleşik bilgi sistemi aracı olan KKP sistemi yazılımları üzerinde durularak, bu yazılımların işleyişi ele alınacaktır. Bu amaçla muhasebe bilgi sistemi ve bilgi teknolojileri ile KKP sisteminin özellikleri ve işletmelere sağladığı avantajlar üzerinde durulacak, daha sonra örnek bir KKP sistemi yazılımı ile KKP sisteminin işleyişi ele alınacaktır. 2.BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ Bilgi sistemi, planlama, kontrol, koordinasyon, analiz ve karar verme için bilgi toplama, saklama ve yayma amacıyla birlikte çalışan ve birbiriyle ilişkili unsurlar topluluğu olarak tanımlanmaktadır 1. Bir bilgi sisteminin işlevi, planlama, kontrol ve karar desteği için veri ve bilgileri toplamak, işlemek, kaydetmek, dönüştürmek ve dağıtmaktır. Bilgi sisteminden beklenen, güvenilir bilgiyi gereken yer ve zamanda teslim edebilmesidir. Muhasebe bilgi sistemi(mbs), işletme süreçlerinin muhasebe yönünü yansıtır. Bir işletmenin veri işleme işleri, işletme faaliyetleri ile ilgili verileri toplayan, verileri bilgiye dönüştüren ve hem iç hem de dış kullanıcılara bilgi sağlayan muhasebe bilgi sistemi tarafından yapılır. Bu işlevi ile muhasebe, işletmenin yönetim bilgi sistemlerinin odağını oluşturur. Herhangi bir organizasyonda MBS üç önemli işlevi yerine getirir 2 : (i) (ii) Faaliyetler ve işlemler hakkındaki verileri toplar ve kaydeder. Planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için karar vermede kullanılmak üzere veriyi işleyerek bilgiye dönüştürür. 1 K.C. Laudon ve J.P. Laudon, Information Systems, 3rd ed., Dryden Press, Fort Worth, USA, 1195 den, Can Şımga-Mugan ve Nazlı Akman, Bilgi Sistemleri, Teknolojileri ve Muhasebe Uygulamalarına ve Eğitimine Etkileri, XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Mayıs 2000 Antalya, s Marshall Romney ve Paul John Steinbart, Accounting Information Systems, 8th ed., Prentice Hall, NewJersey, 2000,s

3 Raif PARLAKKAYA - Abdullah TEKİN (iii) Organizasyonun varlıklarını korumak için yeterli kontrolleri sağlar. Bu kontroller, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru ve güvenilir verilere sahip olunmasını sağlar MBS, insanlar, süreçler ve bilgi teknolojilerinden oluşur 3. Bilgi teknolojisi, yazılım ve donanım ürünleri, bilgi üretim sistemleri ve bu sistemlerin geliştirilmesi, yönetim süreçlerinin otomasyonu gibi kavramlar ve faaliyetleri kapsar 4. Bilgisayar teknolojisinin bilgiyi işleme ve kullanmadaki çok büyük yeteneğinden dolayı, işletmenin çeşitli departmanları ve bu arada muhasebe departmanı için bilgisayar teknolojisi odak olmuştur. Bir bilgi sistemi olarak muhasebe de, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiş, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama şeklindeki geleneksel işlevlerini korumakla birlikte, bu geleneksel işlevlerin ötesinde teknolojiyle bütünleşik bir karar destek sistemine dönüşmüştür 5. Muhasebede bilgi teknolojilerinin kullanımında ticari yazılım ürünleri önemli rol oynamıştır. Önceleri, muhasebe faaliyetlerinin bilgisayar ortamında izlenmesine öncülük eden genel muhasebe programları geliştirilmiştir. Bu programlarla defter tutma ve devlet birimlerine verilecek beyanname ve bildirgelerin hızlı, güvenilir ve daha düşük maliyetle hazırlanabilmesi mümkün olmuştur. Bu programlar planlama, kontrol ve karar desteği için gerekli bilgileri sağlamaktan uzaktır. Daha sonra genel muhasebe programları yerine muhasebede entegre programlar kullanılmaya başlanmış, böylelikle herhangi bir amaçla bilgisayara girilen bir bilginin muhasebe kaydının otomatik olarak yapılması sağlanmıştır 6. Genel muhasebe programları ile başlayan gelişme, son olarak işletmelerin tüm departman ve fonksiyonlarını bir bilgisayar sisteminde tümleşik hale getiren kurumsal kaynak planlaması-kkp (Enterprise Resource Planning-ERP) yazılımları ile devam etmiştir. KKP yazılımlarında muhasebe, tümleşik yapı içinde bir modül olarak yer almaktadır. 3.KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI Kurumsal Kaynak Planlaması(KKP) ya da popüler adıyla ERP(Enterprise Resource Planning), bir tümleşik bilgi sistemi yazılımıdır. KKP, bugünün çalkantılı iş ortamında rekabet gücü kazanmak için işletme süreçlerindeki ayrı fonksiyonları entegre etmek ve eş zamanlı hale getirmek için işletmeyi gerekli yetenekler ile donatan bir stratejik araçtır 7. KKP, işletmeye ait bütün departmanları ve fonksiyonları bir bilgisayar sistemine entegre ederek, bütün bu departmanlar ve fonksiyonlara ait özel ihtiyaçlara tek bir kaynaktan hizmet verilmesini sağlayan bir yazılımdır 8. KKP sistemleri çok sayıdaki işletme 3 Romney ve Steinbart, a.g.e., s.2. 4 Mete Önal ve Recep Pekdemir, Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelerin Muhasebe Mesleğine Etkileri, IV. Türkiye Muhasebe Denetimi Sempozyumu, Kemer-Antalya, 5-9 Mayıs 1999, s Nurten Erdoğan ve Melih Erdoğan, Teknolojik Gelişmeler Karşısında Muhasebenin Geleceği, 6. Ulusal İşletmecilik Kongresi, Akdeniz Üniversitesi İİBF, Antalya, Kasım 1998,ss Dursun Arıkboğa ve İdil Kaya, Ülkemizde Kurumsal Kaynak Planlaması ERP Kullanımı ve Muhasebe Eğitiminden Beklentiler. XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Antalya, Mayıs 2000, s Akhilesh Tuteja, Enterprise Resource Planning: What s There In It!, 8 Christopher Koch, Derek Slater and E.Baatz, The ABCs of ERP, Enterprise Resurce Planning Research Center, 677

4 TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ süreçlerinin entegrasyonunu ve otomasyonunu sağlar ve eş zamanlı olarak bilgi paylaşımını kolaylaştırır 9. KKP sisteminde muhasebeden insan kaynaklarına kadar bütün işletme departmanları modüler sistemle tek bir veri tabanında toplanır. Çeşitli yazılım firmaları tarafından geliştirilen KKP yazılımlarında, farklı adlar ve kapsamlar söz konusu olmakla birlikte, yer alan başlıca modüller şunlardır: Muhasebe ve Finans Üretim Yönetimi Satın Alma Satış/Pazarlama Stok Denetimi Sabit Kıymetler Bütçe/Planlama Cari Hesaplar İnsan Kaynakları Yönetimi. Bu modüllerin bir kısmı temel modüller iken, bir kısmı da istekler doğrultusunda oluşturulan özel modüllerdir. KKP sistemine geçmeye karar veren işletmeler, işletmenin yapısı, faaliyet alanı ve ihtiyaçlarına göre bu modüllerden sadece birkaç tanesini kullanmayı tercih ederler. Bu modüllerin tümünü kullanmayı planlayan işletmeler de çoğunlukla bu modülleri adım adım uygularlar. KKP sisteminin işletmeye sağlayacağı birçok yarar vardır. İstenildiği anda güvenilir bilgiye ulaşılması, yatırımların ve sermayenin kontrolü, zaman ve kaynak tasarrufu, finansal kaynakların belirlenmesi ve değerlendirilmesi, kar planlaması, maliyetlerin yönetimi, nakit yönetimi, bütçe kontrolü, kalite kontrolü, stok maliyetlerinde azalma, üretim aşamalarının takip ve kontrolü, kapasite planlama, malzeme yönetiminde etkinlik, müşteri hizmetlerinde etkinlik, elektronik veri değişimi ve elektronik fon transferi, e-ticaret yapılabilmesi, daha güçlü firma imajı ve daha hızlı ve doğru teklif verebilme KKP nin işletmeye sağlayacağı yararların başlıcalarıdır. Değişen maliyet yapıları ve artan rekabetin işletmeleri yeni maliyetleme ve performans değerleme yöntemleri geliştirmek zorunda bırakması sonucunda, faaliyet tabanlı maliyetleme, faaliyet tabanlı bütçeleme, hedef maliyetleme, değer zinciri analizi ve balanced scorecard gibi yeni yöntem ve teknikler geliştirilmiştir. Bu yöntem ve tekniklerin uygulanabilmesi için işletme süreçleri ile ilgili ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bu yöntem ve teknikler KKP sistemi ile başarılı bir şekilde uygulanabilmektedir. Ayrıca, giderek gelişen elektronik ticaret, elektronik fon transferi ve elektronik veri transferi işlemleri de KKP yazılımları ile yapılabilmektedir. Bir işletmede KKP sisteminden beklenen yararların sağlanabilmesi ve sistemin başarıyla uygulanabilmesi için en uygun KKP yazılımının seçilmesi gerekir. Herhangi bir yazılımın 9 Kip R. Krumwiede and Win G. Jordan, Reaping the Promise of Enterprise Resource Systems, Strategic Finance, October 2000, 678

5 Raif PARLAKKAYA - Abdullah TEKİN firma için doğru ERP yazılımı olarak nitelendirilebilmesi için, onun birkaç temel özelliğe sahip olması gerekir. Bu özellikler şunlardır 10 : (i) Esneklik: Bir ERP sistemi bir işletmenin değişen ihtiyaçlarına cevap verebilmesi için esnek olmalıdır. (ii) Modüler ve Açık Sistem: Bir ERP sistemi bir açık sistem özelliğine sahip olmalıdır. Bu diğer modülleri etkilemeksizin istenildiği zaman herhangi bir modülün eklenebilmesi veya çıkarılabilmesi anlamına gelir. (iii) Kapsamlılık: Çeşitli organizasyonel fonksiyonları destekleyebilmeli ve işletme organizasyonlarının geniş bir alanı için uygun olmalıdır. (iv) Şirket Sınırlarını Aşma: ERP sistemi organizasyonun diğer birimleri ile online bağlantı kurabilmek için organizasyonel sınırlar ile sınırlandırılmamalıdır (v) En İyi İşletme Uygulamaları: Bir ERP sistemi dünya çapında uygulanabilen tüm en iyi işletme süreçlerini toplamış olmalıdır. (vi) Gerçeğin Simülasyonu: ERP sistemi işletme süreçlerinin simülasyonunu mümkün kılmalıdır. Dünyada KKP satıcılarının başlıcaları, SAP America, Oracle Corporation, Peoplesoft Inc, JD Edwards&Company ve Baan International dır. Ülkemizde de son yıllarda Türk yazılım şirketleri tarafından KKP yazılımları üretilmeye başlanmıştır. Bunların başlıcaları; Link Bilgisayar ın Güneş Sistemi, Likom Yazılım ın Gusto, Netsis in Millenium Open ve LBS nin Unity yazılımlarıdır. Bu yazılımlarda aynı veya farklı adlar altında, bir kısmı benzer bir kısmı ise farklı özellikler taşıyan modüller yer almaktadır. Çalışmamızda KKP yazılımlarının işleyişi ile ilgili LBS nin Unity yazılımı örnek olarak ele alınacaktır. 4.KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI YAZILIMLARININ İŞLEYİŞİ (LBS UNITY ÖRNEĞİ) 11 Bir KKP yazılımı olan Unity, kalite kontrol, üretim takip, satın alma, malzeme yönetimi, satış ve dağıtım, finans ve genel muhasebe modüllerinden oluşmaktadır. Şekil 1 Unity modüllerini göstermektedir. Şekil 1: Unity Modülleri Kalite Kontrol Modülü 10 Tuteja, ibid. 11 Logo Business Solutions, 679

6 TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ Bu modül ile uygun kriterde olmayan malzemelerin satılması veya satın alınması kontrol altına alınır. Firmanın kullandığı veya alıp sattığı her malzeme için istenen sayıda kalite kontrol uygunluk kriteri oluşturulabilir. Bu kriterler nicel olduğu gibi nitel değerler de alabilirler. Malzemeler üzerinde uygulanacak kontrol sıklığı, kontrol sayısı ve kontrol edilmesi gereken numune miktarı gibi bilgiler tanımlanır. Malzemeye ait uygunluk değeri girildikten sonra, (-/+) tolerans değerleri de tanımlanarak değerlendirme sırasında baz alınacak azami ve asgari değerler otomatik olarak hesaplanabilir. Aynı malzeme için birden fazla kalite kontrol kriteri girilmişse bunlara önem derecesi verilerek daha kolay analiz edilmeleri sağlanabilir. Programın kalite kontrol raporları oldukça kapsamlıdır ve her türlü bilgi ihtiyacını karşılayacak şekilde ayrıntı içermektedir. Kalite kontrol, diğer program modülleri ile sıkı bir entegrasyon içinde çalışmaktadır. Bu sayede sistemdeki analiz sonuçlarına malzeme yönetimi, satınalma, satış ve dağıtım gibi diğer program modüllerinden de rahatlıkla ulaşılmaktadır. Örneğin, satınalma yapan bir kişi, belli bir tedarikçinin geçmiş sevkiyatlarındaki kalite performansına ilişkin raporlara kolayca ulaşabilir ve satınalma kararını bu verilere göre gözden geçirebilir. Aynı şekilde, üretim sırasında kullanılan malzemelerin kalite problemleri zamanında ve yerinde teşhis edilebilir. Ayrıca, programdaki uyarı mekanizmaları sayesinde kalite kontrolu yapılmamış, veya belirlenen kriterlere uygun olmadığı saptanan malzemelerin sisteme girişi, kullanımı veya sevkiyatı önlenebilir. Sonuç olarak etkin bir kalite yönetimi ile daha isabetli kararlar verilerek, her türlü iş süreci kontrol altına alınır ve firmanın tüm operasyonlarının optimize edilmesi sağlanır. Üretim Takip Modülü Üretim takip modülü kaynak yönetimi, üretim tanımları ve üretim kontrol olmak üzere üç ana bölümden oluşur. Kaynak yönetimi bölümü, iş istasyonları ile çalışanlardan oluşur. Bu bölümde üretim sürecinde kullanılan tüm kaynakların tanımları, ilgili işlem ve raporların yer aldığı esnek bir yapı sunar. Kaynaklar üretime yönelik fonksiyonları olan işgücü, makine, ekipman ve çeşitli araçlar olabilir. Bir üretim tesisinin işgücü kaynağı olan çalışanlar tanımlanırken sisteme girilen günlük çalışma saati, saatlik maliyet gibi bilgiler standart maliyetlerin hesaplanmasında kullanılır. İş istasyonları ise üretim sürecindeki bir operasyonun gerçekleştiği yere ait kayıtlardır. İş istasyonu ve çalışanlar bir masraf merkezi, fabrika veya fabrika bölümüyle ilişkilendirilebilir. Bu da özellikle maliyetlerin takibi ve dağılımı konusunda planlamacıların işini kolaylaştırır. Üretim tanımları bölümünde üretim süreçlerini oluşturan operasyon, rota ve ürün reçeteleri tanımları ve bunlarla ilgili işlemler yer alır. Operasyonlar, mamul veya yarımamullerin üretilmesi sırasında gerçekleştirilen işlemlerdir (kaynak, montaj, kesim gibi). Kapasite ve malzeme ihtiyaç planlamanın (MRP) temel planlama fonksiyonlarından biri olan üretim sürelerinin hesaplanması için gerekli bilgi (sabit hazırlık, işlem, taşıma, kontrol, kuyruk, operasyon önce ve sonrası bekleme süreleri) operasyonlar üzerinde tutulur. Operasyonlar birbiriyle örtüşme oranları verilerek ilişkilendirilebilir. Bu sayede, operasyonların birbirleriyle paralel veya ardışık yürüme süreleri dikkate alınarak üretim sürecini tamamlamak için gereken toplam üretim süresi doğru ve gerçekçi olarak hesaplanabilir. Rotalar, bir üretimin gerçekleşmesi için gerekli olan işlemlerin sırasını gösteren kayıtlardır. Bu sıralama operasyonların akışını belirlediği ve üretim süre hesaplarını etkilediği için 680

7 Raif PARLAKKAYA - Abdullah TEKİN önemlidir. Ürün bazında birden fazla rota tanımlanabilir ve daha önce oluşturulmuş rotalar kopyalanabilir. Belli bir ürüne bağlı olmayan standart rota tanımları yapılabilir, bu da üretim emri içinde ani değişiklikleri çabuk ve hatasız bir şekilde yürütmeyi sağlayarak planlamacıların işini kolaylaştırır. Üretim tanımlarının kuşkusuz en önemli bölümü mamul veya yarımamul üretimi için kullanılması gereken malzemeleri, miktarlarını ve kullanım oranlarını gösteren ürün reçeteleridir. Ürün reçeteleri çok seviyeli bir ağaç yapısında takip edilebilir. En üste seviyede ana ürün ile ilgili reçete bilgilerini izleyip, daha alt seviyelerde ise ana ürünü üretmek için kullanılan yarımamul veya hammaddelerin kullanım miktarlarını listelenebilir ve bunlara bağlı alt ürün reçetelerini görülebilir. Ürün reçetelerinde tüm girdileri, ek ürün, yan ürün, sanal yarımamul ve üretim firelerini takip edebileceğiniz esnek bir sistem vardır. Üretim sırasında ortaya çıkan ve üretim sürecinde tüketilip stok takibi yapılmayan yarımamuller sanal yarımamul olarak takip edilerek yarımamul kayıt sayısı azaltılıp, yönetim ve kontrolü kolaylaştırılabilir. Üretim Kontrol bölümünde, üretimi gerçekleştirmek için gerekli en önemli kontrol aracı olan üretim emirleri oluşturulur. Üretim emirleri miktar ve üretim süreleri yanında tüm planlanan ve gerçekleşen bilgisini içerirler. Ürün reçetelerinden üretim emirlerine taşınan malzeme ve miktar bilgileri doğrultusunda, planlanan üretim miktarı için gerekli olan tüm hammadde ve yarımamul gereksinimleri otomatik olarak listelenir. Üretim emirlerini, mevcut satış siparişleri ile ilişkilendirmek, üretim emrine ait hammadde gereksinimlerini görüntüleyerek satınalma siparişlerine bağlantı kurmak mümkündür. Serbest bırakma işlemiyle birlikte daha önce sisteme girilen fire oranları dikkate alınarak hammadde ve yarımamul ihtiyaçları hesaplanır, bunlara ait farklı ambarlardaki stok değerleri görüntülenir ve eksik malzeme miktarları tespit edilir. Bu sayede planlamacılar malzeme darboğazlarını önceden görüp önlem alabilirler. Programdaki kontrol sistemi sayesinde sadece üretim için gerekli hammadde veya yarı mamulleri bulunan üretim emirleri serbest bırakılabilir. Eksik miktarlar için ilgili satın alma siparişlerini oluşturmayı sağlayan bağlantılar kurulabilir. Üretim emrine bağlı olarak iş emirleri, operasyon ve iş istasyonu bazında otomatik olarak oluşturulur. İş emirleri, kaynak ve iş istasyonu kullanımını listelerken, üretim süreleri, iş emrine ait açıklamalar ve maliyetlere ilişkin bilgiler de içerirler. Böylece tek işlemle, üretim sürecinin en üst seviyesinden en alt seviyesine kadar tüm hammadde, yarı mamul, iş istasyonu ve çalışan gereksinimleri, operasyon süreleri ve standart maliyetler kolayca görüntülenebilir. Satınalma Modülü Satınalma, verilen siparişlerin kaydından malın teslim alınmasına ve fatura girişine dek tüm aşamaları kapsayan tümleşik bir bilgi sistemidir. Bir sipariş kaydı sisteme girildiğinde, bu bilgi daha sonraki mal giriş ve fatura kaydı işlemlerinde kullanılarak veri giriş tekrarı önlenir ve sipariş- irsaliye- fatura eşleştirmesi otomatik olarak gerçekleştirilir. Süreç odaklı bu tasarım, satınalma işlerini yürütmekten sorumlu elemanların işlerini yetkinlikle yürütmelerini sağlar. Kullanıcılar malzeme stok durumu, alım siparişleri, satış siparişleri, mal girişleri ve satıcıya yapılması gereken ödeme gibi güncel bilgilere erişerek hızlı ve doğru kararlar verebilirler. Ayrıca çalıştıkları taşıyıcı firmalara ait e-posta, web adresi, internet takip adresi gibi bilgileri tanımlayabilirler. Her bir tedarikçinin cari hesabından bu bilgilere ulaşılabilir. Bu özellik sayesinde internet üzerinden taşıyıcı firmanın sayfasına otomatikman bağlanabilir, satınalma siparişlerinin ne aşamada olduğunu takip edebilirler. Bu da satınalma sürecinin daha etkin ve verimli bir bir şekilde yürütülmesini sağlar. Farklı 681

8 TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ tedarikçilerin verdiği fiyat, indirim teklifi ve ödeme koşullarının izlenmesinin mümkün olması işletmelerin satınalma kararlarına destek olur. Ayrıca, sistem bu tekliflerin geçerlilik sürelerini ve ilgili maliyetleri izlemeyi sağlar. Satınalma bölümü bu şekilde işletmelerin tedarikçilerle ilişkilerini yönetmelerine ve satınalma maliyetlerini kontrol etmelerine yardımcı olur. Malzeme Yönetimi Modülü Malzeme özellikleri ile istenilen sayıda alt malzeme sınıfı veya malzeme tanımı yapılabilir. Dağıtım şablonları ile bir ürün grubu altında yer alan malzemelerin miktar olarak dağılımları kaydedilerek izlenebilir. Malzemelerin değerlerinin belirlenmesinde FIFO, LIFO ve ortalama maliyet gibi maliyetlendirme yöntemleri kullanılabilir. Ambar bazında stok seviye kontrolü yapılabilir. Barkod desteği ile malzeme giriş/çıkış hareketlerinin çabuk ve hatasız yürütülmesi sağlanır. Ayrıca son kullanma tarihi desteği vardır. Malzeme yönetimi kararlarını destekleyecek malzeme durum raporları, malzeme hareket raporları, izleme raporları ve maliyet analiz raporları alınabilir. Sabit Kıymetler sistemi sayesinde kullanıcılar, satın almadan elden çıkarmaya dek tüm sabit kıymet yönetim işlevlerini gerçekleştirebilir. Sabit kıymetlerin bulunduğu yerler izlenebilir. Dövizli özelliklere sahip olan bu bölümde çok uluslu işletmelerin ihtiyaç duyduğu birden fazla amortisman tablosu desteği de yer alır. Satış ve Dağıtım Yönetimi Modülü Satış ve Dağıtım Yönetimi Modülü, sipariş ve teslimat için gerekli evrakların oluşturulmasından, zamanında teslimat yapılmasını kapsayan işlevlere kadar tüm satış sürecinin yönetimini sağlar. Bir sipariş sisteme girildiğinde bu bilgi, malın teslim edilmesi ve faturalanması aşamalarında kullanılmak üzere hazır hale gelir. Süreç odaklı bu tasarım, satış ve dağıtım işlemlerini yürütmekle görevli her kullanıcıya kullanım kolaylığı ve işlem hızı kazandırır. Stok, sipariş, irsaliye ve müşteri borç bilgilerinin güncel olarak takibinin sağlanmasıyla işletmeler operasyonlarını daha verimli ve etkin bir şekilde yönetebilir. Müşterilerinin hesaplarından taşıyıcı firma bilgilerine ulaşarak, bu verileri sipariş, irsaliye veya faturalarda kullanabilir, sevkiyatlarını daha etkin bir şekilde planlayabilirler. Satış ve Dağıtım Yönetimi, kullanıcıların optimal fiyatları belirlemesine, indirim kurallarını tanımlamasına ve bu tanımlamaların geçerlilik sürelerini belirlemelerine olanak verir. Sistem bu kuralları gözönüne alarak doğru fiyat, indirim ve masrafları otomatik belirler ve uygular. Bu otomasyon, hataları ortadan kaldırarak hızlı ve doğru evrak girişini sağlar. Bu özelliklerin sunduğu zamanında ve kapsamlı sipariş bilgi yönetimi sayesinde işletmeler müşterilerine verdikleri hizmetleri iyileştirebilir. Satış ve Dağıtım Yönetimi işletmelerin operasyonlarını zamanında ve doğru yürütmelerini sağlayarak müşterilerinin memnuniyetini artırmalarına ve böylece rekabet avantajı kazanmalarına yardımcı olur. Satıcı bazında satış hedeflerini belirleme ve satış performans ölçümü gibi özellikleri dağıtım sektöründeki işletmelerin satış operasyonlarının yönetimine yardımcı araçlardır. Satış hedefleri miktar veya tutar üzerinden dönemsel olarak verilir. Satış elemanlarının bu hedeflere ulaşma performansı ölçülebilirken, rota tanımları kullanılarak etkin bir dağıtım planı oluşturulabilir. Yönetim, satış elemanı performans ölçümü ve satış rota karlılığı gibi çeşitli analizler yaparak satış ve dağıtım faaliyetlerini etkin bir şekilde yönetebilir ve karlılığını artırabilir. 682

9 Raif PARLAKKAYA - Abdullah TEKİN Finans Modülü İşletmenin finansal kaynaklarını enflasyona karşı korumak ve nakit akışını yönetmek için kullanılan finans bölümü, alıcı ve satıcı cari hesapların takibi, bankalar, çek ve senet takibi ve kasa işlemlerini kapsar. Ödeme ve tahsilat planları tanımları her türlü ihtiyaca cevap verecek şekilde esnektir. İşlem girişinde ödeme planı belirtildiğinde, sistem ödeme tarih ve tutarlarını otomatik olarak belirler. Borç takip sistemi, satıcı ve müşterilerle gerçekleştirilen finansal işlemler ile faturaların eşleştirilmesini sağlayarak alım ve satış çevriminin kapanmasını sağlar. Bu entegrasyon, işletmelerin operasyonlarını optimize etmelerine ve yöneticilerin etkin karar almalarına yardımcı olur. Borç yaşlandırma raporları geciken tahsilatlardan kaynaklanan finansal kayıpları göstererek önlem alınmasını sağlarken, ayrıntılı ödeme ve tahsilat raporları işletmelerin nakit akışlarını planlamalarına yardımcı olur. Finans bölümünün en güçlü özelliği çek ve senet sistemidir. İşletmelerin Türkiye'ye özgü ödeme araçlarını etkin yönetmelerine, bir çek veya senedin geçtiği tüm aşamaları ayrıntılı olarak izleyip gerekli önlemleri geliştirmelerine yardımcı olur. Genel Muhasebe Modülü Genel Muhasebe sistemi güçlü ve esnek bir finansal kayıt ve kontrol sistemidir. Hesap planı esnek bir şekilde tanımlanabilir. Dönem içinde gerçekleşen işlemler sonucu oluşan bakiyeler, sene sonu devir işlemleriyle kolay ve sorunsuz bir şekilde sonraki dönemlere aktarılabilir veya kapatılabilir. Yansıtma işlemleri ile yıl sonu veya dönem sonu itibariyle belirli hesapların son borç ve alacak tutarlarının, izlenecekleri yeni hesaplara aktarılması sağlanabilir. Yansıtma işlemleri kullanıcı hatalarının oluşmasına engel olacak şekilde tasarlanmıştır. Muhasebeleştirme işlemleri, operasyonel işlemler sırasında, örneğin satın alma bölümünde alım faturaları üzerinde gerçekleştirilebileceği gibi, genel muhasebe modülünde çeşitli kriterler belirlenerek topluca da yapılabilir. Drill-down özelliği sayesinde mahsup fişi üzerinden, o fişle bağlantılı ticari işlemlere ulaşılabilir ve bu işlemler üzerinde inceleme ve değişiklik yapılabilir. Sistemde tanımlı bulunan bilanço, kar/zarar, nakit akış ve kar dağıtım tablosu gibi mali tablolar ve finansal raporlar firmanın ihtiyaçlarına göre tümüyle uyarlanabilir. Özet veya detaylı muhasebe raporları, tek firma veya firmaya ait tüm işyerleri bazında alınabilir. Yerel ve raporlama dövizi cinsinden oluşturulan finansal tablo ve raporlar çok uluslu şirketlerin yerel ve uluslar arası ihtiyaçlarını karşılar.döviz kurları günlük veya periyodik olarak sisteme girilir ve kur farkından doğan kar/zararlar otomatik olarak hesaplanarak muhasebe raporlarına yansıtılabilir. Döviz çevriminde ortalama, ağırlıklı ortalama, tarihsel, güncel ve kullanıcı tanımlı kur kullanabilme seçenekleri vardır. Firmaya ait ana ve alt hesaplar bazında raporlama yapılabilir. Özellikle maliyet muhasebesi uygulamalarında giderler, gider yerleri bazında da takip edilebilir. 5.SONUÇ İhtiyaç duydukları bilgileri en kısa zamanda ve hatasız olarak elde eden işletmeler, verimlilik ve karlılıklarını artırabilecek ve rekabet avantajı kazanacaktır. İhtiyaç duyulan bilgilerin en kısa zamanda ve hatasız olarak elde edilmesi bilgi teknolojilerinin kullanımı ile mümkündür. Bir bilgi teknolojisi ürünü olan KKP yazılımlarında işletmenin tüm fonksiyon ve departmanları için modüller geliştirilmiştir. KKP yazılımları işletmelere, muhasebeden insan kaynaklarına, satın almadan üretim kontrolüne, satış ve dağıtımdan 683

10 TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ finansa, malzeme yönetiminden kalite kontrole kadar tüm iş süreçlerini kontrol altına alan, planlama ve stratejik karar alma sürecini tutarlı ve düzenli bilgi akışıyla besleyen tümleşik bir yapı sunar. KKP yazılımlarının en önemli özelliği bütün modüllerin eş zamanlı olarak entegre çalışmalarıdır. Bunun sonucunda bir modülü girilen ve diğer işletme fonksiyonlarını etkileyen veriler, diğer modüllerden elde edilecek bilgileri de hemen etkilemektedir. Önceleri sadece bağımsız olarak çalışan yazılımlar varken, giderek muhasebe yazılımları da tümleşik bir yapı içinde yer almakta ve KKP yazılımlarının içinde temel modüllerden birini oluşturmaktadır. KKP yazılımlarında muhasebe modülleri güçlü ve esnek bir yapıya sahip kayıt ve kontrol sistemi olarak karşımıza çıkmaktadır. KKP yazılımları diğer alanlarda olduğu gibi, muhasebede de bilgi üretimi ve raporlanması konularında karşımıza çıkan sorunların aşılmasında önemli bir araçtır. Özellikle faaliyet tabanlı maliyetleme, faaliyet tabanlı bütçeleme, hedef maliyetleme, değer zinciri analizi, katma ekonomik değer ve balanced scorecard gibi modern yönetim ve maliyet muhasebesi yöntem ve tekniklerinin uygulanabilmesi için ihtiyaç duyulan bilgiler KKP yazılımları ile sağlanabilmektedir. Ayrıca, giderek gelişen elektronik ticaret, elektronik fon transferi, elektronik veri transferi, elektronik tedarik gibi işlemler de KKP yazılımları ile başarılı bir şekilde yapılabilmektedir.gelecekte bu yazılımların ucuzlaması ve kullanımının kolaylaşması ile KKP yazılımlarının kullanımı daha da artacaktır. KAYNAKÇA Arıkboğa, D. ve İ. Kaya, Ülkemizde Kurumsal Kaynak Planlaması ERP Kullanımı ve Muhasebe Eğitiminden Beklentiler. XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Antalya, Mayıs Erdoğan N.ve M. Erdoğan, Teknolojik Gelişmeler Karşısında Muhasebenin Geleceği, 6. Ulusal İşletmecilik Kongresi, Akdeniz Üniversitesi İİBF, Antalya Kasım Koch, C, D. Slater, ve E.Baatz,, The ABCs of ERP, Enterprise Resource Planning Research Center, Krumwiede, K. R. ve W. G. Jordan, Reaping the Promise of Enterprise Resource Systems, Strategic Finance, October 2000, Logo Business Solutions, Mugan, C.Ş. ve N. Akman, Bilgi Sistemleri, Teknolojileri ve Muhasebe Uygulamalarına ve Eğitimine Etkileri, XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Antalya, Mayıs Önal, M. ve R. Pekdemir, Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelerin Muhasebe Mesleğine Etkileri, IV. Türkiye Muhasebe Denetimi Sempozyumu, Magic Lif Der Club World Kiriş, Kemer-Antalya, 5-9 Mayıs Romney, M. Ve P.J. Steinbart, Accounting Information Systems, 8th ed., Prentice Hall, NewJersey, Tuteja, A., Enterprise Resource Planning: What s There In It!, 684