KÜTÜPHANE / İş Akışı

Transkript

1 KÜTÜPAN / İş Akışı 1- Üyelik İşlemleri 2- İlişik Kesme 3- Ödünç Verme 4- İade İşlemleri 5- ler Arası Ödünç Verme (ILL) 6- Kataloglama / Sınıflandırma 7- Danışma izmeti 8- ye Satın Alınacak Yayın Listesi Oluşturma 9- ye Gelen Bağış Kitaplar 10- ye Yayın Sağlandıktan Sonra Yapılan İşlemler 11- Süreli Yayınlar / Tezlerden Yararlandırma 12- Gelen vrak 13- Giden vrak 14- Yıllık Kitap Sayımı 15- Kayıp Kitaplar 16- Fotokopi izmetleri 17- Güvenlik izmetleri 18- Yazma serler izmeti 19- Nadir serler izmeti

2 Üyelik İşlemleri SORUMLULAR İŞ SÜRCİ Ödünç Verme Ofisi Personeli Üye olmak isteyen öğrenci/akademik veya idari personel üyelik talebinde bulunur. Kullanıcının kurumsal kimliği istenir, kontrol edilir ve kütüphane programına kaydı yapılır. Kurumsal olan ya da olmayan e-posta adresi var mı? Kullanıcı, geçerli bir e-posta alması için yönlendirilir. Kullanıcı bilgileri Otomasyon Sistemine girilip üyeliği aktif hale getirilir. Bitiş

3 İlişik Kesme İŞ SÜRCİ Ödünç Verme Ofisi Personeli Öğrenci/akademik, idari personel ilişik kesme formuyla Ödünç Verme Bankosuna başvurur. İlgili personel, ilişik kesmek isteyen kullanıcının kurumsal kimliğine bakarak otomasyon sisteminden üye numarasıyla sorgulama yapar. Aktif Kullanıcı mı? Üzerinde kütüphaneye ait kitap var mı? İlgili personel, kitabı iade alır. Kullanıcının kaydı, ilgili personel tarafından Otomasyon Sistemi üzerinden silinir.

4 Ödünç Verme Ödünç Verme Ofisi Personeli İŞ SÜRCİ Kullanıcı ödünç almak istediği materyal ve öğrenci/personel kimliği ile ödünç bankosuna gelir. Ödünç Verilebilir kaynak mı? Öğrenci / personel kimliği ve verilecek olan kitap / kitaplar görevli tarafından alınır. Öğrenci numarası/personel sicil numarası kütüphane otomasyon sisteminden sorgulanır. Kullanıcıya bilgi verilir. Kaynak rafa kaldırılır. SÜRÇ SONU Kullanıcının ödünç alma hakkı var mı? Kitap demirbaşı, kütüphane otomasyon sisteminde taranır. otomasyon sistemi üzerinde kitap/kitaplar kullanıcıya ödünç verilir. Kitabın manyetiği boşaltılır. Kimliği ve ödünç aldığı kitaplar kullanıcıya teslim edilir.

5 İade İşlemleri Ödünç Verme Ofisi Personeli İŞ SÜRCİ İlgili materyal kullanıcı tarafından iade bankosuna getirilir. Görevli, kitabın demirbaşını kütüphane otomasyon sisteminde taratır. Kitap gününde iade edildi mi? otomasyon sisteminden materyalin kaç gün geciktiği belirlenir. Kitabın iadesi alınır ve rafa kaldırılır. Kullanıcıya üzerinde gecikmiş materyal olduğu sürece ödünç kitap alamayacağı hatırlatılır.

6 ler Arası Ödünç Verme (ILL) İŞ SÜRCİ Ödünç Verme Ofisi Personeli otomasyon sisteminde kayıtlı akademik personel, ILL sistemi üzerinden ödünç kitap almak için kütüphaneye (tel, e-posta) başvurur. ILL sistemi üzerinden kütüphanede bulunan herhangi bir kitap / kitaplar talep edilir. Kullanıcı materyalin hangi üniversite kütüphanesinde olduğunu belirler ve mail yoluyla kütüphanemizden materyali talep eder. Talep edilen kitap/kitaplar ödünç verilebilir mi? ILL den sorumlu kütüphane personeli, talebi, Dokümantasyon Daire Bşk. ILL cisine bildirir. İlgili kütüphaneye talep edilen materyal, karşı ödemeli olarak kargo ile gönderilir. İlgili kütüphaneye materyalin neden gönderilemediği hakkında bilgi verilir. ILL cisi, talep edilen materyali ILL sistemi üzerinden, ilgili kütüphaneden istek yapar. İade süresi kütüphane otomasyon sistemi üzerinden takip edilir. İŞLM SONU İlgili kütüphane, materyali karşı ödemeli olarak kargo ile ilgili kütüphaneye gönderir. Kitap iade edildi mi? Gönderilen materyal, ILL den sorumlu kütüphane personeli tarafından teslim alınarak kayıt altına alınır ve kullanıcıya teslim eder. atırlatma maili yazılır. Kitabın iadesi talep edilir. Kullanıcı materyali iade tarihinden üç gün önce kütüphane personeline teslim eder. otomasyon sistemi üzerinden iadesi alınır ve rafa kaldırılır. İade edilen materyal süre geçirmeden kargo ile ilgili kütüphaneye gönderilir.

7 Kataloglama / Sınıflandırma Kataloglama/Sınıflandırma Ofisi / ciler Sağlama işlemi biten basılı yayınlar kataloglama ofisine teslim edilir. er bir yayın için kütüphane otomasyon sisteminde yeni kayıt sayfası açılır ve bibliyografik bilgileri AACR2 kataloglama kurallarına göre ilgili alanlara girişi yapılır. er bir materyal için Dewey sınıflandırma sistemi üzerinden sınıflama numarası ve konu başlığı belirlenir. Kayıt işlemleri biten yayınların fiziki işlemleri (güvenlik bandı, sırt etiketi, damgalama) yapılır. Fiziksel işlemleri tamamlanan kitaplar, Yeni Gelen Kitaplar rafında sergilenir. 30 gün sonra kütüphane rafına yerleştirilir.

8 Danışma izmeti Danışma Bankosunda görevli personel / ci Bu hizmetten faydalanmak isteyen kullanıcılar, kütüphanenin danışma bankosuna gelerek / telefonla /e-posta yoluyla başvurusunu yapar. Gelen sorulara yüz yüze, telefonla veya e-posta yoluyla cevap verilir. ğitim-öğretim yılı başlarında veya istendiğinde isteyen gruplara Oryantasyon ğitimi verilir.

9 ye satın alınacak yayın listesi oluşturma İŞ SÜRCİ Uzman ci, Yardımcı Personel Dokümantasyon Daire Başkanlığından kitap alımlarıyla ilgili yazı gelir. İlgili yazı, yayın isteklerinin belirlenebilmesi için akademik birimlere iletilir. Akademik birimlerden gelen istek yayınlar tek tek kütüphane kataloğundan taranır. İstek yayın kütüphanede var mı? Kaynak temin edilmez. Yayınların eksik bibliyografik bilgileri yayınevlerinin web sitelerinden bulunarak tamamlanır ve Satın Alınacak Kitaplar Listesi xcel formatında oluşturulur. İŞLM SONU azırlanan liste Komisyonunda değerlendirilir. Komisyonda değerlendirilen liste Dokümantasyon Daire Başkanlığı na yazı ile gönderilir.

10 gelen bağış kitaplar İŞ SÜRCİ ci, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ye bağış yapılan kitaplar ile ilgili yazı gelir. Gelen kitaplar ilgili personel tarafından teslim alınır ve kütüphane otomasyon sisteminden tek tek taranarak kontrol edilir. Bağış gelen yayın kütüphane koleksiyonuna uygun mu? Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisine teslim edilir. Bağış yapan kişi bilgilendirilir, izni doğrultusunda kitap / kitaplar başka bir kurum kütüphanesine bağış olarak gönderilir.

11 ye yayın sağlandıktan sonra yapılan işlemler İŞ SÜRCİ ci, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Materyal yayın sağlama ofisine gelir. Materyal satın alma mı? Satın Alma Bağış Yayınların KBS programından devir işlemleri yapılır, sicil etiketleri alınır, kitap içlerine yapıştırılır. Bağış gelen kitaplar, KBS programına göre istenilen şekilde xcel de listelenir. Listelenen ve fiyatları belirlenen bağış kitaplar Değer Tespit Komisyonunun onayına sunulur. Onaylanan liste Dekanlık oluru alır, KBS ye yüklenir. KBS ye girilen kitapların tif ve sicil etiketleri alınır. Tif ler Satrateji Daire Başkanlığına gönderilir. Sicil etiketleri kitap içlerine yapıştırılır. İşlemi tamamlanan kitaplar, Kataloglama/Sınıflandırma Ofisine teslim edilir.

12 Süreli Yayınlar / Tezler İŞ SÜRCİ Uzman ci, Yardımcı Personel Kullanıma sunulacak süreli yayınların teslim alınması. Kullanıma sunulacak tezlerin teslim alınması. Yeni bir süreli yayın mı? Künye bilgisinde değişiklik var mı? Düzelt Otomasyon programına veri giriş işlemi yapılır. Fiziksel işlemleri (sırt etiketi, damgalama, güvenlik bandı vs.) yapılır. Rafa yerleştirilip hizmete sunulur.

13 Gelen vrak İŞ SÜRCİ Sekreteri vrak kurum içi mi? Gelen evrak BYAS üzerinden teslim alınır. vrak taranarak BYAS sistemine aktarılır. vraka cevap yazılacak mı? İlgili personel tarafından cevap yazısı BYAS üzerinden yazılır ve gönderilir. BYAS sisteminde evrak işlemi sonlandırılır. vrak BYAS sisteminde saklanır.

14 Giden vrak İŞ SÜRCİ Sekreteri İlgili evrak görevli tarafından BYAS da düzenlenir. Dosya numarası, yer, konu ve içerik yazılır. vrak içeriğine göre hiyerarşik bir biçimde amirin BYAS da imzasına sunulur. Amir, evrakı e-imza ile imzalar ve postalanır.

15 Yıllık Kitap Sayımı İŞ SÜRCİ Personeli er yıl eğitim-öğretim yılı tatil döneminde basılı yayınların sayımı yapılır. Sayımı yapılacak kitapların listesi Otomasyon Sisteminden alınır. Tüm kütüphane personeli raflardaki kitapları konu numaralarına ve demirbaş numaralarına göre sayımını yapar. ksik kitaplar xcel listesi oluşturulur. ksik kitaplar listesi raflardan tekrar kontrol edilir. Sayım sonucu bulunamayan yayınlar yılsonuna kadar bekletilir ve tekrar kontrol edilir, bulunamazsa kayıttan düşülür.

16 Kayıp kitaplar İŞ SÜRCİ Uzman ci Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Kullanıcının, ödünç aldığı kitabı/kitapları kaybettiğini bildirerek ye başvurması. Kitap piyasada var mı? Kaybeden kullanıcı ile birlikte internet üzerinden araştırma yapılır. Kayıp kitabın satın alınabileceği adresler okuyucuya gösterilir. Kitabın satın alınması sağlanır. (Kullanıcı sipariş verebilir ya da kendisi gidip satın almak isteyebilir.) Fiyat Değer Tespit Komisyonunca kitabın güncel bedelinin belirlenerek kullanıcıdan bu bedel karşılığında eşdeğer başka bir kitabın temin edilmesi sağlanır. Sipariş edilen ya da kullanıcı tarafından satın alınan kitap/kitaplar gelince kütüphane otomasyon sisteminde gerekli düzeltmeler yapılır. Kayıp kitap, KBS sistemi üzerinden kayıttan düşülür. otomasyon sisteminden kontrol edilen söz konusu kitapların KBS sisteminden yeniden taşınır sicil etiketleri alınır ve yapıştırılır. Daha sonra fiziksel işlemleri gerçekleştirilir (damgalama, sırt etiketi ve güvenlik bandının yapıştırılması).

17 Fotokopi hizmetleri İŞ SÜRCİ Ödünç Verme Ofisi Personeli Kullanıcı kütüphane materyalini raftan alıp fotokopi çekilmesi için görevliye getirir. Fotokopi çekimine uygun materyal mi? Materyal kimlik karşılığı manyetik güvenlik bandı boşaltılarak okuyucuya teslim edilir. Fotokopisi çektirilen materyal kimlik iadesiyle geri alınır. Manyetik güvenlik bandı doldurulur. İade edilen materyal rafa kaldırılır.

18 Güvenlik hizmetleri İŞ SÜRCİ Ödünç Verme Ofisi Personeli Kullanıcı Fakülteye gelir. Okuyucu Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi mensubu mu? Güvenlik Kontrol noktasından geçerek kütüphaneye gelir. Okuyucu istenilen belgelerle kütüphaneye gelir. Okuyucu kütüphanede araştırmasını yapar. den çıkmak istediğinde kütüphane Kapı Güvenlik Sisteminden geçer. Kapı güvenlik sistemi uyarı verdi mi? görevlisi, kullanıcının çantasına bakar ye ait materyal varsa alır tekrar Kapı Güvenlik Sisteminden geçirir. Kullanıcı üzerinde başka materyal olmadığından emin olunur. Kullanıcı uyarılır. Kullanıcı kütüphaneden çıkar.

19 Yazma serler izmeti ci, Yardımcı personel İŞ SÜRCİ Okuyucunun yazma eserlerden yararlanma talep dilekçesi gelir. Yazma ser kütüphanede var mı? ser, fiziksel olarak fotoğraf çekimine uygun mu? Talep edilen eserin istenilen sayfalarının fotoğrafı çekilir. Okuyucuya bilgi verilir. Çekilen fotoğraflar iki adet CD ye kopyalanır. Kopyalardan biri kullanıcıya teslim edilir /gönderilir. Diğer kopya kütüphanede arşivlenerek saklanır.

20 Nadir serler izmeti ci, Yardımcı personel İŞ SÜRCİ Okuyucu kütüphaneye gelir. Nadir ser kütüphanede var mı? ser, fiziksel olarak fotokopi çekimine uygun mu? ser, kimlik karşılığı, güvenlik manyetik bandı boşaltılarak kullanıcıya teslim edilir. ser, kimlik karşılığı kütüphane içerisinde faydalanmak üzere kullanıcıya teslim edilir. Kullanıcıya bilgi verilir. ser, kimliği kullanıcıya teslim edilerek geri alınır. İŞLM SONU ser, güvenlik manyetik bandı doldurularak /dolu olduğundan emin olunarak rafa kaldırılır.