KÜTÜPHANE ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ANALİZİ

Transkript

1 KÜTÜPHANE ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ANALİZİ 1. İDARİ HİZMETLER : 1.1 Yazışmalar : Rektörlük, Dekanlık, Bölüm Başkanlıkları ve diğer kurumlarla yazışma ve iletişimle ilgili işlerin yapılması sürecidir Gelen Evrak : İlgili yazı e- BEYAS üzerinden Dekanlık tarafından Kütüphaneye havale edilir Evrak teslim alınır Evrak incelenir Evrak bilgi, duyuru niteliği taşıyorsa kütüphane personeline tebellüğ edilir ve dosyasına kaldırılır Evrak işlem yapılması gerekiyorsa işlemi yapılmak üzere ilgili personele havale edilir İlgili personel gelen evrak üzerinden kendisine havale edilen evrağı teslim alır Evrak incelenir Evrak üzerinde istenen bilgi ve işlemler tamamlanır, dosyasına kaldırılır Giden Evrak : Evrak, e-beyas üzerinden ilgili personel tarafından hazırlanır Evrak e-beyas üzerinden kütüphane şefinin onayına sunulur Evrak e-beyas üzerinden Dekanlığın onayına sunulur Evrak ilgili yere postalanır Personelin iş planlaması Kütüphane raflarının düzenli kontrolü için iş bölümü yapılır Akademik dönem başlangıcında öğle ve akşam nöbetleri için nöbet çizelgesi takip hazırlanır Personelin izin ve rapor durumları takip edilir Fakültede mevcut bulunan okuma salonlarının takibi yapılır Kısmi Zamanlı çalışan öğrencilerin iş planlaması : Fakültemiz, Öğrenci İşleri Şefliği ve Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı kütüphanede çalışacak kısmi zamanlı öğrenci bilgilerini kütüphane şefliğine bildirir Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin bilgileri listelenir Kısmi zamanlı çalışacak öğrencilerin giriş çıkış saatlerini belirten imza çizelgeleri hazırlanır Kısmi zamanlı çalışacak öğrencilerin iş planlaması evrak üzerinde yapılır Kısmi zamanlı öğrencilerle toplantı yapılarak uymaları gereken çalışma kuralları ve iş planlaması anlatılır Aylık çalışma sonunda öğrencilerin toplam çalışma saatleri öğrenci işleri şefliğine bildirilir Yıllık istatistik takibi : TUİK tarafından yıllık istatistik bilgileri talebi dekanlığımıza bildirilir Dekanlığımız talebi kütüphaneye iletir Kütüphane TUİK in istemiş olduğu verileri toplar Elektronik ortamda TUİK tarafından belirlenmiş şifreyle, TUIK in ilgili linkine bilgiler aktarılır.

2 1.5. Cilt ve Onarım İşleri : Yıprandığı ve hasar gördüğü tespit edilen kitapların cilt ve onarım işleri takip edilir Yıpranmış ve hasar görmüş kitaplar tespit edilir Onarım ve cilt işlemlerinin başlatılması için dekanlıktan onay alınır Onarım ve cilde gidecek kitaplar listelenir Onarım ve cilde gidecek kitaplar kütüphane otomasyon sistemi üzerinde onarımda olarak işaretlenir Kitaplar onarıma gönderilir Onarımdan gelen kitaplar listelerle karşılaştırılır Onarımdan gelmiş kitapların kütüphane otomasyon sistemi üzerindeki onarımda ibaresi kaldırılır Kitabın barkod ve sırt etiketleri yenilenir Kitapların arka iç kapağına yapıştırılmak üzere cepler ve ödünç verme kartları hazırlanırak yapıştırılır Kitaplar rafa gönderilir Fakültenin yayınladığı kitaplara Fakülte yayın numarası verilmesi, yayınlandıktan sonra yayın listesine eklenerek WEB sayfasında duyurulması Fakültemiz adına kitap yayınlamak isteyen kişi/bölüm kütüphaneye başvurur Fakülte yayın numarası verilen liste kontrol edilir Yayınlamak istediği kitabın bibliyografik bilgileri alınır ve kaydedilir Yayın numarası isteyen kişiye yayın no bilgisi verilir Kitap basım sürecini tamamlayıp Taşınır Kayıt ve Kontrol birimine gelir, Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimindeki işlem sürecini tamamlar Basılmış olan kitabın 1 nüshası kütüphane şefliğine iletilir Kitap iç kapak bilgileri ve kitap yayın numarası verilen liste kontrol edilir ve güncellenir Güncellenen liste Fakültemiz WEB sayfası sorumlusuna gönderilir. 2. TEKNİK HİZMETLER : 2.1. Sağlama : Kütüphane koleksiyonunu geliştirmek amacıyla akademik, idari personel ve öğrencilerin materyal talebini karşılama hizmetidir Rektörlük Kütüphane ve Dokümantasyon Daire başkanlığı yayın sağlama için öngördüğü süreyi tarafımıza bildirir Bölüm Başkanlıklarına ve öğrencilere yayın sağlama sürecinin başladığı duyurulur Bölüm Başkanlıklarından ve öğrencilerden yayın talepleri toplanır Talep edilen yayınların kütüphanede olup olmadığı kontrol edilir Talep edilen yayınların elektronik kütüphanede olup olmadığı kontrol edilir Kütüphanede var olduğu tespit edilen yayınlar kullanıcılar tarafından kullanım sıklığı göz önünde bulundurularak listeye eklenir ya da çıkarılır Elektronik kütüphanede var olduğu tespit edilen yayınlar versiyonları göz önünde bulundurularak eklenir ya da çıkarılır Kontrol işlemleri bitmiş listeler satın alma sürecinin başlatılması için Rektörlüğümüze bildirilir Satın alınan kitaplar kütüphanemize ulaştırılmasından sonra listelerle kontrolünün yapılması ve Taşınır kayıt işlemlerinin yapılması için Taşınır Kayıt kontrol yetkilisine iletilir.

3 2.2. Kataloglama : Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi işlemi biten kitapları kütüphaneye iletir Teknik okuma yapılarak kitabın konusu belirlenir Konusu belirlenen kitaba Dewey Onlu Sınıflama sisteminden uygun tasnif numarası verilir Kitaba kütüphane kayıt numarası verilir Yer numarası ve Kütüphane Kayıt numarası kitabın iç kapağına kaydedilir Kitabın bibliyografik bilgileri MARC formatına uygun olarak kütüphane otomasyon sistemine aktarılır Kitabın demirbaş bilgileri (nereden nasıl sağlandığı, fiyatı, ödünç verilip verilemeyeceği) kütüphane otomasyon sistemine aktarılır Kitabın barkod ve sırt etiketleri basılır ve yapıştırılır Kitap kütüphanemize ait olduğunu belirten kaşeyle kaşelenir Kitapların arka iç kapağına yapıştırılmak üzere cepler ve ödünç verme kartları hazırlanır Kitaba RFID etiketleri yapıştırılıp otomasyon sistemine aktarılan bilgilerle eşleştirilir İşlemi tamamlanan kitapların işlem kontrolleri yapılır Kitap kullanıcıların kullanımına hazır olarak rafa gönderilir. 3. KULLANICI HİZMETLERİ : 3.1. Kütüphaneye Üyelik Hizmeti : Kullanıcı üye olma talebini iletir Fakültemiz mensubu akademik, idari, personel ve öğrencilerin kimlik teyidi yapılması için üniversite kimlik kartlarının kontrolü yapılır Kullanıcı kütüphane üyelik formu doldurur ve imzalar Üyelik formu bilgileri kütüphane otomasyon sistemine aktarılır Kullanıcı fotoğrafı webcam aracılığıyla alınarak sisteme aktarılır Üyelik formları dosyalanır Kütüphaneye üye olunur ve kullanıcıya sistem şifresi verilir Kitap Ödünç-İade Hizmeti : Ödünç Verme : Kullanıcı kitap ödünç alma talebini iletir Kullanıcının Ankara Üniversitesi mensubu olduğuna dair kimliğini beyan eder Kullanıcı kaydının kütüphane otomasyon sistemi üzerinden kontrolü yapılır Kitabın ödünç verme kartı bilgileriyle kitap üzerindeki bilgilerinin kontrolü yapılır Kullanıcı ödünç verme kartını doldurur Kitap kütüphane otomasyon sistemi üzerinde kullanıcıya ödünç verilir İade Hizmeti : Kullanıcı kitabı iade etme talebinde bulunur Otomasyon sistemi üzerinden kullanıcı kaydının kontrolü ve kitabın iade işlemi yapılır Kitaba ait ödünç verme kartı bulunur ve kitaba yerleştirilir Kitap rafa gönderilir.

4 3.3. Danışma Hizmeti : Kütüphane kaynaklarının kullanımına yönelik gelen soruların cevaplandırılarak kullanıcılara rehberlik edilmesi hizmetidir Kullanıcının talebi alınır Talep değerlendirilir Değerlendirme sonucu kullanıcı bilgilendirilir veya yönlendirilir Kullanıcı Eğitimi Hizmeti : Kütüphane ve kütüphane kaynaklarının kullanımına yönelik tanıtımlar yapılması hizmetidir Akademik yıl başlangıcında Dekanlıkça yapılan akademik program tarafımıza bildirilir Kütüphane broşürü hazırlanır Kütüphane ile ilgili görsel ve yazınsal bilgiler elektronik ortama aktarılır Tanıtımın yapılacağı mekan hazırlanır Kullanıcı gruplarına tanıtım yapılır Kütüphanelerarası ödünç kitap hizmeti : Rektörlüğümüzün yaptığı protokoller çerçevesinde Akademik personelimizin diğer üniversite kütüphanelerinden istediği veya kütüphanemizden diğer üniversite kütüphanelerinden gelen kitap ödünç alma talebini karşılama işlemidir Ödünç Alma : Kullanıcı kitap ödünç alma talebini iletir İstenilen kitabın bibliyografik künyesinin ve mevcut olduğu kütüphane belirlenir Talebin ödünç işlemlerinin başlatılması için Rektörlüğümüz Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığında ilgili birime bilgileri iletilir Kitap kütüphaneye geldikten sonra isteyen kullanıcıya iletilir Ödünç Verme : Talep Rektörlüğümüz Kütüphane Dokümantasyon Daire başkanlığının ilgili birimi tarafından tarafımıza iletilir Kitabın raftan ve kayıtlardan kontrolü yapılır Kitabın ödünç verilip verilemeyeceği bilgisi rektörlük Kütüphane Dokümantasyon daire başkanlığına bildirilir Ödünç verilecek kitabın otomasyon sistemi üzerinde işlemi yapılır Kitap kargoya verilecek şekilde hazırlanır ve kargoyla gönderilir İlişik Kesme Hizmeti : Fakülteden ilişiği kesilecek öğrenci, Akademik ve İdari Personelin kütüphaneden ilişiğinin kesilmesi sürecidir Öğrenci İlişiğinin kesilmesi : Öğrenci ilişik kesme talebini iletir Öğrenci Ankara Üniversitesi kimliğini beyan eder Otomasyon sistemi üzerinden öğrenci kütüphane kaydı kontrol edilir Öğrenci üzerinde kayıtlı kitap varsa ilişiği kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir Öğrenci üzerinde kayıtlı kitap yoksa ilişik kesme işlemlerine devam edilir Öğrencinin kaydolurken doldurduğu kütüphane üyelik formu Üyelik formları dosyasından çıkarılır Öğrencinin sistem üzerindeki kaydı silinir İlişik kesme belgesi doldurulur ve onaylanır.

5 Akademik Personelin ilişiğinin kesilmesi: Akademik personel ilişiğinin kesilmesini talep eder Akademik Personel Ankara Üniversitesi kimliğini beyan eder Akademik Personelin Otomasyon sistemi üzerindeki kaydı kontrol edilir Üzerinde kayıtlı kitap varsa ilişik kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir Üzerinde kayıtlı kitap yoksa ilişik kesme işlemlerine devam edilir Akademik Personelin Rektörlüğümüzün Protokol yaptığı Üniversite Kütüphanelerinde kaydı kontrol edilir Üzerinde kayıtlı kitap varsa ilişik kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir Üzerinde kayıtlı kitap yoksa ilgili kütüphanelerden kaydı sildirilir ve ilişik kesme işlemlerine devam edilir Akademik Personelin kaydolurken doldurduğu kütüphane üyelik formu Üyelik formları dosyasından çıkarılır Akademik Personelin sistem üzerindeki kaydı silinir İlişik kesme belgesi doldurulur ve onaylanır İdari Personelin ilişiğinin kesilmesi: İdari personel ilişiğinin kesilmesini talep eder İdari Personel Ankara Üniversitesi kimliğini beyan eder Akademik Personelin Otomasyon sistemi üzerindeki kaydı kontrol edilir Üzerinde kayıtlı kitap varsa ilişik kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir Üzerinde kayıtlı kitap yoksa ilgili kütüphanelerden kaydı sildirilir ve ilişik kesme işlemlerine devam edilir İdari Personelin kaydolurken doldurduğu kütüphane üyelik formu Üyelik formları dosyasından çıkarılır Akademik Personelin sistem üzerindeki kaydı silinir İlişik kesme belgesi doldurulur ve onaylanır.