KÜTÜPHANE ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI

Transkript

1 KÜTÜPHANE ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI

2 1. İDARİ HİZMETLER 1.1. Yazışmalar Gelen evrak Dekanlık Kütüphane Şefi Kütüphane Personeli İlgili yazı e-beyas üzerinden Dekanlık tarafından Kütüphaneye havale edilir. Evrak teslim alınır. Evrak incelenir. Evrak bilgi, duyuru niteliği taşıyorsa kütüphane personeline tebellüğ edilir, dosyasına kaldırılır. Evrak işlem yapılması gerekiyorsa işlemi yapılmak üzere ilgili personele havale edilir. İlgili personel gelen evrak üzerinden kendisine havale edilen evrağı teslim alır. Evrakı inceler, evrak üzerinde istenen işlemleri tamamlar. Evrak dosyasına kaldırılır, işlem tamamlanır.

3 Giden evrak Kütüphane Personeli Kütüphane Şefi Dekanlık Evrak, e-beyas üzerinden ilgili personel tarafından hazırlanır. Evrak, e-beyas üzerinden Kütüphane şefinin onayına sunulur. Evrak, e-beyas üzerinden onaylanırsa. Evrak, e-beyas üzerinden Dekanlık makamının onayına sunulur. Evrak, e-beyas üzerinden onaylanırsa. Evrak, ilgili yere gönderilir. İşlem tamamlanır.

4 1. İDARİ HİZMETLER 1.2. Personelin İş Planlaması Kütüphane Şefi Kütüphane personeli Dekanlık/pe rsonel şefliği Rafların düzeninin sağlanması. İş planlaması yapılır. Öğle ve Akşam nöbetlerinin takibi. Nöbet çizelgesi hazırlanır. Kütüphanede düzenli takip edilmesi gereken işler belirlenir. Kütüphane personeline bildirilir. Fakültede Mevcut Okuma salonlarının takibi. İş planlaması yapılır. Personelin yıllık izin durumları bildirilir. Personelin izin ve rapor durumları takip edilir. Planlama yapılır. Personel izin planlaması bildirilir.

5 1. İDARİ HİZMETLER 1.3.Kısmi Zamanlı Çalışan Öğrencilerin İş Planlaması : Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Şefliği Kütüphane Şefliği Kısmi zamanlı çalışacak öğrenciler Kütüphane şefliğine bildirilir. Kısmi zamanlı öğrencilerin bilgileri listelenir. Kısmi zamanlı çalışacak öğrenciler Kütüphane şefliğine bildirilir. Kısmi Zamanlı öğrencilerin İmza çizelgeleri hazırlanır. Kısmi zamanlı öğrencilerin iş planlaması evrak üzerinde yapılır. Öğrencilerle toplantı yapılarak çalışma kuralları ve iş planlaması anlatılır. 1 aylık çalışma sonunda çalışma saatleri hesaplanır öğrenci işleri şefliğine bildirilir. Aylık çalışma düzeni ve saatleri takip edilir.

6 1. İDARİ HİZMETLER 1.4. Yıllık istatistik takibi TUİK Dekanlık Kütüphane TUİK tarafından yıllık istatistik bilgileri talebi Dekanlığımıza bildirilir. Dekanlığımız, talebi kütüphaneye iletir. Kütüphane, TUİK in istemiş olduğu verileri toplar. Elektronik ortamda TUİK tarafından belirlenmiş şifreyle, TUİK in ilgili linkine bilgiler aktarılır. İşlem tamamlanır.

7 1. İDARİ HİZMETLER 1.5. Cilt ve onarım işleri Dekanlık Kütüphane Şefliği Ciltçi Yıpranmış ve hasar görmüş kitaplar tespit edilir. Onarım ve cilt işlemlerinin başlatılması için Dekanlık makamından onay alınır. Onarım ve cilde gidecek kitaplar listelenir. Kitaplar, kütüphane otomasyon sistemi üzerinde onarımda olarak işaretlenir. Kitap onarıma gönderilir. Onarımdan gelen kitaplar listelerle karşılaştırılır. Onarımdan gelmiş kitapların kütüphane otomasyon sistemi üzerindeki onarımda ibaresi kaldırılır. Kitapların barkod ve sırt etiketleri yenilenir. Kitapların arka iç kapağına yapıştırılmak üzere cepler ve ödünç verme kartları hazırlanarak yapıştırılır. Kitaplar rafa gönderilir.

8 1. İDARİ HİZMETLER 1.6. Fakültenin yayınladığı kitaplara Fakülte yayın numarası verilmesi, yayınlandıktan sonra yayın listesine eklenerek WEB sayfasında duyurulması. Kitap Yayınlamak İsteyen Kişi/Bölüm Kütüphane Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi WEB Sayfası Sorumlusu Fakültemiz adına kitap yayınlamak isteyen kişi/bölüm kütüphaneye başvurur. Fakülte yayın numarası verilen liste kontrol edilir. Yayınlamak istediği kitabın bibliyografik bilgileri alınır ve kaydedilir. Yayın numarası isteyen kişiye yayın no bilgisi verilir. Kitap basım sürecini tamamlayıp Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimine gelir, Taşınır kayıt ve kontrol birimindeki işlem sürecini tamamlar. Basılmış olan kitabın bir nüshası kütüphane şefliğine iletilir. Kitap iç kapak bilgileri ve kitap yayın numarası verilen liste karşılaştırılır ve güncellenir. Güncellenen liste Fakültemiz WEB sayfası Sorumlusuna gönderilir.

9 2. TEKNİK HİZMETLER 2.1.Sağlama Rektörlük Kütüphane Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi Rektörlüğün yayın sağlama için öngördüğü süreyi tarafımıza bildirmesi ile çalışma başlar. Bölüm başkanlıklarına ve öğrencilere yayın sağlama sürecinin başladığı duyurulur. Yayın talepleri toplanır. Taleplerin kütüphane ve elektronik kütüphane koleksiyonunda olup olmadığı kontrol edilir. Onaylandı. Onaylanmadı Koleksiyonda var olan yayınların kullanım sıklığına ve versiyonlarına bakılarak listeye eklenir. Koleksiyonda var olan yayınların kullanım sıklığına ve versiyonlarına bakılarak listeden çıkarılır. Kontrol işlemi biten listelerin satın alma sürecinin başlatılması için Rektörlüğümüze bildirilir. Satın alınan kitapların kütüphanemize ulaştırılmasından sonra listelerle kontrolü yapılır. Taşınır kayıt işlemlerinin yapılması için Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine iletilir.

10 2. TEKNİK HİZMETLER 2.2. Kataloglama Taşınır Kayıt ve Kütüphane Kontrol Birimi Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi işlemi biten kitapları kütüphaneye iletir. Teknik okuma yapılarak yayının konusu belirlenir. Konusu belirlenen yayının Dewey Onlu Sınıflama sisteminden uygun tasnif numarası verilir. Kitaplara kütüphane kayıt numarası verilir. Kitabın demirbaş bilgileri (nereden satın alındığı, fiyatı, ödünç verilip verilemeyeceği) kütüphane otomasyon sistemine aktarılır. Kitabın bibliyografik bilgileri MARC formatına uygun olarak kütüphane otomasyon sistemine aktarılır. Yer numarası ve Kütüphane kayıt numarası kitabın iç kapağına kaydedilir. Kitabın barkod ve sırt etiketleri basılır ve yapıştırılır. Kitap kütüphanemize ait olduğunu belirten kaşeyle kaşelenir. Kitapların arka iç kapağına yapıştırılmak üzere cepler ve ödünç verme kartları hazırlanır. Kitap kullanıcıların kullanımına hazır olarak rafa gönderilir. İşlemi tamamlanan kitapların işlem kontrolleri yapılır. Kitaba RFID etiketleri yapıştırılıp otomasyon sistemine aktarılan bilgilerle eşleştirilir.

11 3. KULLANICI HİZMETLERİ Kütüphane Üyelik Hizmeti Kullanıcı Kütüphane Şefliği Kullanıcı üye olma talebini iletir. Fakültemiz mensubu akademik, idari, personel ve öğrenci kimlik kartlarının kontrolü yapılır. Üye olamaz. Kullanıcı kütüphane üye formunu doldurur ve imzalar. Üyelik formu bilgileri kütüphane otomasyon sistemine aktarılır. Kullanıcı fotoğrafı webcam aracılığıyla alınarak sisteme aktarılır. Üyelik formları dosyalanır. Kütüphaneye üye olunur ve kullanıcıya sistem şifresi verilir.

12 3. KULLANICI HİZMETLERİ Kütüphane Ödünç-İade Hizmeti Ödünç Verme Kullanıcı Kütüphane Şefliği Kullanıcı kitap ödünç alma talebini iletir. Fakültemiz mensubu akademik, idari, personel ve öğrenci kimlik kartlarının kontrolü yapılır. Ödünç alamaz Kullanıcı üye kaydı kütüphane otomasyon sistemi üzerinden kontrol edilir. Ödünç alamaz Kitabın ödünç verme kartı bilgileriyle kitap üzerindeki bilgilerin kontrolü yapılır. Kullanıcı ödünç verme kartını doldurur. Kitabın kütüphane otomasyon sistemi üzerinden kullanıcıya ödünç verilir.

13 İade Hizmeti Kullanıcı Kütüphane Şefliği Kullanıcı kitabı iade talebinde bulunur. Otomasyon sistemi üzerinden kullanıcı kaydının kontrolü ve kitabın iade işlemi yapılır. Kitaba ait ödünç verme kartı bulunur ve kitaba yerleştirilir. Kitap rafa gönderilir.

14 3. KULLANICI HİZMETLERİ 3.3.Danışma Hizmeti Kullanıcı Kütüphane Kullanıcının talebi alınır. Talep değerlendirilir. Değerlendirme sonucu kullanıcı bilgilendirilir veya yönlendirilir.

15 3. KULLANICI HİZMETLERİ 3.4. Kullanıcı Eğitimi Hizmeti Dekanlık Kütüphane Akademik yıl başlangıcında Dekanlıkça hazırlanan akademik program tarafımıza bildirilir. Kütüphane broşürü hazırlanır. Kütüphane ile ilgili görsel ve yazınsal bilgiler elektronik ortama aktarılır. Kullanıcı Eğitiminin yapılacağı mekan hazırlanır. Kullanıcı gruplarına tanıtım yapılır.

16 3. KULLANICI HİZMETLERİ 3.5. Kütüphanelerarası Ödünç Kitap Hizmeti Ödünç Alma Kullanıcı Kütüphane Rektörlük - Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kullanıcının talebi alınır. İstenilen kitabın bibliyografik künyesi ve mevcut olduğu kütüphane belirlenir. Talebin ödünç işlemlerinin başlatılması için Rektörlüğümüz Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı ndaki ilgili birime bilgiler iletilir. İstek kullanıcıya ulaştırılır. Kitap kütüphaneye gelir.

17 Ödünç Verme Rektörlük - Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kütüphane Talep, Rektörlüğümüz Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığının ilgili birimi tarafından tarafımıza iletilir. Kitap, raftan ve kayıtlardan kontrol edilir. Kitabın ödünç verilip verilemeyeceği Rektörlük Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığındaki ilgili birime bildirilir. Onaylandı. Onaylanmadı. Ödünç verilecek kitabın otomasyon sistemi üzerinde işlemi yapılır. Kitap gönderilmez. Kitap kargoya verilecek şekilde hazırlanır ve kargoyla gönderilir.

18 3. KULLANICI HİZMETLERİ 3.6. İlişik Kesme Hizmeti Öğrenci ilişik kesme hizmeti Öğrenci Kütüphane Öğrenci kimlik belgesi ile ilişik kesme talebini iletir Öğrencinin Ankara Üniversitesi kimliği görülür. Otomasyon sistemi üzerinden öğrenci kütüphane üye kaydı kontrol edilir ÜYE DEĞİLSE ÜYE İSE Öğrenci üzerinde kayıtlı kitap var mı? Kitap varsa ilişiği kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir. Öğrenci kaydolurken doldurduğu kütüphane üyelik formu üyelik formu dosyasından çıkarılır. Öğrencinin sistem üzerindeki kaydı silinir. İlişik kesme belgesi doldurulur ve onaylanır. Öğrenci ilişik kesme sonlandırılır.

19 Akademik Personel ilişik kesme hizmeti Akademik Personel Kütüphane Akademik Personel kimlik belgesi ile ilişik kesme talebini iletir Akademik Personelin Ankara Üniversitesi kimliği görülür. Akademik Personelin otomasyon sistemi üzerinden üye kaydı kontrol edilir. Akademik Personel üzerinde kayıtlı kitap var mı Üzerinde kayıtlı kitap varsa ilişiği kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir. Akademik personelin Rektörlüğümüzün Protokol yaptığı Üniversite Kütüphanelerinde kaydı kontrol edilir Üzerinde kayıtlı kitap var mı? İlgili kütüphanelerden kaydı silinir ve ilişik kesme işlemlerine devam edilir Akademik Personel kaydolurken doldurduğu kütüphane üyelik formu üyelik formu dosyasından çıkarılır Akademik Personelinin sistem üzerindeki kaydı silinir İlişik kesme belgesi doldurulur ve onaylanır Akademik Personel ilişik kesme sonlandırılır

20 İdari Personel ilişik kesme hizmeti İdari Personel Kütüphane İdari Personel kimlik belgesi ile ilişik kesme talebini iletir İdari Personelin Ankara Üniversitesi kimliği görülür. Otomasyon sistemi üzerinden İdari Personel kütüphane üye kaydı kontrol edilir. Üzerinde kayıtlı kitap var mı? Kitap varsa ilişiği kesilmez kitabı iade etmesi talep edilir. İdari Personel kaydolurken doldurduğu kütüphane üyelik formu üyelik formu dosyasından çıkarılır. İdari Personelinin sistem üzerindeki kaydı silinir. İlişik kesme belgesi doldurulur ve onaylanır. İdari Personel ilişik kesme sonlandırılır.