LOTUS ÇAYYOLU SİTESİ FAALİYET RAPORU (24 /NİSAN/ /NİSAN/2015)

Transkript

1 LOTUS ÇAYYOLU SİTESİ FAALİYET RAPORU (24 /NİSAN/ /NİSAN/2015) I- GİRİŞ Lotus Çayyolu Sitesi Kat Malikleri Kurulunun 21 Nisan 2014 tarihinde gerçekleştirdiği Genel Kurul toplantısıyla kat malikleri seçtiği yeni yönetimini seçmiştir. Yönetim Kurulumuz ile Denetici aşağıdaki kat maliklerinden oluşmuştur. Ad- Soyad Daire No Selçuk UĞURLU B4/5 Üstün Günol DAĞISTANLI B3/7 İbrahim Üstün SARAÇOĞLU A1/11 İbrahim Halil YUMUŞAK B4/4 Yönetimimizin görev yaptığı 01/04/ /03/2015 tarihleri arasındaki faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemleri ile hazırlanan mali tablolar aşağıda ayrıntılarıyla açıklanmıştır. II- SİTEMİZDE GÖRDÜRÜLEN TEMEL HİZMETLER A- Genel Yönetim Hizmetleri Sitemizde yönetsel işlemelerle ilgili kararlar esas olarak Yönetim Kurulu tarafından alınmakta, bu kararları yerine göre yönetim kurulu şahsen, yerine göre ise, istihdam edilen Sorumlu Müdür aracılığıyla yürütmektedir. Sorumlu müdür halen TL maaşla hizmet görmektedir. Sitenin gelir ve giderlerinin izlenmesi ve muhasebesi dışarıdan temin edilen bir elemanla gerçekleştirilmekte, söz konusu personele aylık TL ücret ödenmektedir. Keza oluşabilecek hukuki ihtilaflarda ihtisasından yararlanabilmek amacıyla yönetim bir avukatla anlaşmış, bu anlaşmamız 2014 yıl sonuna kadar devam etmiştir. B- Güvenlik Hizmetleri Sitenin güvenlik hizmetleri halen Siteplus Özel Güvenlik Hizmetleri A.Ş tarafından sağlanmaktadır. Söz konusu hizmetler için şirket 6 personel tahsis etmiştir ve şirkete aylık ,59 TL ödeme yapılmaktadır. 1

2 C- Servis-Temizlik- Bahçe Bakım- Teknik Hizmetler Sitemizin servis, temizlik, bahçe bakım ve teknik hizmetleri, tamamı sitemizin bordrolu elemanı olan 9 personel aracığıyla sağlanmaktadır. Bu personelin ikisi apartman, ikisi bahçıvan, üçü temizlik, ikisi de teknik hizmetlerden sorumlu olarak istihdam edilmekte; gerektiğinde ise günlük işçi çalıştırılmaktadır. Bu personelin toplam aylık çıplak ücretleri ,39 TL olup, ayrıca dini bayramlarda 250 TL ikramiye ödenmektedir. D- Asansör Bakımı Siteye ait asansörlerin mutat bakım ve onarım işlemeleri karşılığı olarak ilgili firmaya aylık TL ödeme yapılmaktadır. III- DÖNEM İÇERİSİNDE GERÇEKLEŞTİRİLEN FAALİYETLER A- İdari Faaliyetler Yönetim Kurulumuzun faaliyet dönemi içerisinde gerçekleştirdiği idari faaliyetler aşağıda sıralanmıştır 1) Site Müdürlüğü görevine Sayın İbrahim ÇAKIR getirilmiştir. 2) Talebimiz ve ricalarımız üzerine, bizleri kırmayarak Sitemiz Hukuk Müşavirliği görevini üstlenmeyi kabul eden, Sayın Av. Fatih KABASAKAL ve Sayın Av. Oğuzhan KABASAKAL görevi önceki avukatımızdan devir almışlardır. 3) Personel iş planlaması ve görev dağılımı yeniden yapılandırılmıştır. 4) Kalorimetre takibi ve kontör yüklemesi için yeni bir bilgisayar ve yazıcı alınmıştır. 5) Kronikleşmiş aidat alacakları ısrarlı takiplerimiz ve site avukatımızın girişimleri sonucunda büyük ölçüde tahsil edilmiştir. 6) Sitemizin orijinal dış görünüşüne ortak alanlarına ve orijinal mimarı projeye aykırılık gösteren imalat klima montajları v.s gibi yanlış uygulamalar için; a) Kat Mülkiyeti Yasası b)sitemiz Ana yönetim Planı c) tarihli Olağan Genel Kurulda oy çokluğu ile alınan karara göre Konuya muhatap komşularımıza; 2

3 i) Genel Kurul Karar Tutanağı gönderilmiştir. (genel dağıtım ile) ii) Site Yönetimi tarafından uygun bir süre tanınarak tüm komşularımız dahil olmak üzere ortak bir bilgilendirme yazısı gönderilmiştir. ii) İki ay sonra site avukatımız tarafından İADELİ-TAAHHÜTLÜ bir ihtarname çekilerek belirli bir süre daha tanınmıştır. Bu süre içinde düzeltme yapan komşularımız olmuştur. İhtarnameden sonra tanınan süreyi çok aşarak (yaklaşık 4 ay) hala bir düzeltme yapmayan komşularımıza, sitemiz avukatı tarafından mahkemeden istenen bilirkişi vasıtasıyla konu ile ilgili tespit yaptırılmıştır. Bilirkişi raporları 5. Asliye Hukuk Mahkemesi tarafından muhataplara tebliğ edilmiştir. d) Toplamda geçen sure 11 ay olmasına ve tüm iyi niyetimizle komşuluk görevlerimiz gereği bunca süre beklemiş olmamıza rağmen gereğini yerine getirmeyen kat maliklerine üzülerek yasal prosedür avukatımız tarafından başlatılmıştır. Yapılan her şey sitemizin değerinin arttırılmasına yönelik, yasa gereği ve yönetim kuruluna genel kurul tarafından verilen bir sorumluluktur. 7) Yangın merdiven boşluklarına komşularımız tarafından konulan ve geçişi engelleyen tehlikeli sonuçlar doğurabilecek fazla eşyalar dolaplar v.s. yazılı uyarılarımız ve ikazlarımız sonucunda bir kısmı komşularımız tarafından kaldırılmış, kaldırılmayanlar ise personelimizce kaldırılıp sakinlerimizin bilgisi dahilinde atılmıştır. 8) Personel kıyafetleri yaz ve kış dönemi olarak 2014 yılı içersinde iki kez alımları yapılarak personelimize dağıtılmıştır. 9) TABİM NET Şeffaf yönetim programının süresi dolduğu için yenilenmiştir. 10) Genel kurul kararı ve kanun gereği ısınma uygulamasında ön ödemeli kalorimetre sistemine geçilmiştir. 11) 2015 yılından sonra zorunlu hale gelen doğalgaz sayaç korrektörü için Başkent Doğalgaz Şirketi ile anlaşma sağlanmıştır. 12) Sitemiz ana elektrik trafosunun yeri daha güvenli olacağı için müteahhit firma tarafından BEDAŞ-ENERJİSA yetkilileri ile yapılan görüşmeler sonunda proje tashihi yapılarak yönetimimizden onay alınarak yeri değiştirilmiştir. 13) Aylık mecburi giderlerimiz zamanında ve eksiksiz olarak ödenmiştir tarihi itibariyle geriye dönük hiçbir borcumuz bulunmamaktadır. Nisan ayı içinde, genel kurul toplantısına kadar geçecek sürede, vadesi gelen ödemeler 3

4 yapılacaktır B- Yapılan Teknik İşler - Elektrik Odaları ve Kazan Dairesi Yukarıda sayılan idari nitelikli işlerin dışında, yönetimimizce çok sayıda teknik nitelikli iyileştirme, geliştirme ve yenilik yapılmış bulunmaktadır. Bu işlemler aşağıda sıralanmıştır. 1) Sitemizde sadece sıcak su kireç arındırma ve yumuşatma işlemi yapılmaktayken, yaptığımız tadilat ve revizyonla soğuk sularımızda yumuşatılmaya başlanmıştır. 2) Kış aylarında sorun yaşanmaması için acil durumlarda kullanılmak üzere 20 adet yedek kalorimetre alınmıştır. 3) Sezon boyunca arızalanan kalorimetreler takip edilerek onarıldı. Tamiri mümkün olmayanlar ise yenisi ile değiştirildi. 4) Kazan duman bacası (yatay) gürültülü ve verimsiz çalışması sebebiyle yenilendi. 5) Doğalgaz basıncındaki düşmeler sebebiyle (zaman zaman 50 barlara kadar) Başkent Doğalgaz ile görüşülerek basınç artırımı sağlanmış (min bar) seviyelerine yükseltilmiş, kendi imkan ve personelimizle filtre ve regülatör bakımı ve temizlikleri yapılarak çok büyük oranda tasarruf sağlanmıştır. 6) Banyolardan gelen koku her blok altına çekvalf takılarak minimize edilmiştir. 7) Yüksek katlara sıcak su çıkışında yaşanan sorunları çözmek için kazan dairesinde gerekli teknik düzenlemeler yapılarak sorun çözülmüştür. 8) Arızalı 42 adet kalorimetreden 22 tanesi onarıldı. 20 tanesi ise yüklenici firmaya yeniletilmiştir. 9) Kazan dairesinde arızalı olan emniyet ventili değiştirilmiştir. 10) Kazan, su yumuşatma cihazı ve jeneratör bakım sözleşmeleri yenilenmiştir. 11) Jeneratörlerimizde ömrünü tamamlayan aküler yenileri ile değiştirilmiştir. 12) Elektrik kesildiğinde devreye giren her daire için iki tane olan transfer kontaktörlerinde sıkça yaşanan arızalar sebebiyle yüklenici firmaya değiştirilmiştir. 13) Elektrik kesintilerinde devreye giren termik şalter yenisi ile değiştirilerek 4

5 sorun giderilmiştir. 14) Elektrik kesildiğinde devreye giren A5 ve B2 bloktaki otomasyon kontaktörleri yüklenici firmaya yeniletilmiştir. 15) Görülen güvenlik ve ihtiyaç sebebi ile asansör halatları değiştirilmiştir. C- Blok İçleri ve Katlar 1) Toplam 10 bloğun ön ve arka dış yüzey camları uzman bir şirkete vinç ve asansör kullanılarak temizletilmiştir. 2) 2014 son baharında haşere ve kemirgen ilaçlaması kendi imkanımız ile personelimize yaptırılmıştır. 3) 2015 ilkbaharında uzman bir ilaçlama firması tarafından tüm bloklarda çatı arasından başlayarak aşağı doğru her kat, yangın merdivenleri, çöp şutları pervazlar süpürgelikler, asansör boşlukları, depolar, sosyal tesisler, kazan daireleri, elektrik odaları, garaj katı, spor salonu ve yüzme havuzu, soyunma odaları, buhar odaları ve saunalar her türlü haşere, böcek ve kemirgene karşı ilaçlatılmıştır. Yapılan anlaşmaya göre kontrol ve ikinci ilaçlama bir ay sonra yapılacaktır. (Nisan 2015 ayı içersinde) 4) Müteahhit firma ile önceden varılan mutabakat üzerine; her bloğun ön ve arka cephe havalandırma pencereleri ücretsiz olarak yaptırılmıştır. 5) Bazı katlarda bulunan kırık aynalar yenilenmiştir. 6) Rutin temizlik devam etmektedir. D- Bahçe ve süs Havuzu 1) Süs havuzunun 2014 ilkbaharında detaylı temizliği ve boyası kendi imkan ve personelimizce yapılmıştır. 2) Süs havuzunun 2015 temizlik ve boyası yapılmaya başlanacak olup bu yönetim döneminde tamamlanacaktır. 3) Süs havuzu zemin ve yan duvar temizliği için 2014 yazında uzman bir firma ile anlaşılarak haftalık vakumlu temizliği yapılmıştır 4) Süs havuzunda 2014 kış aylarında göz taşı atılarak yosun mücadelesi yapılmış ve yosunlanma engellenmiştir. 5) 2014 yaz aylarında süs havuzu bakteri, yosun oluşması ve bulanıklığı engellemek için düzenli olarak ilaçlanmıştır. (OXIPOOL firmasının danışmanlığında) 5

6 6) Yaz aylarında, süs havuzunun temizliğinin ve yosunlaşmasının engellenmesi için suyun havalandırılmasının çok önemli olması sebebiyle kendi imkan ve personelimizle 6 adet çoklu fıskiye imal edilerek kullanıma başlanmıştır. 7) Bahçe düzenlememiz uzman bir peyzaj mimarı danışmanlığında bitki, kalıcı çiçek, ağaç, yer örtücü, hazır çim ve dekoratif kayalar alımı yapılarak uygulaması yapılmıştır. 8) Bahçe aydınlatma LED spotlarının arızalı olanları yenilenmiş ve eklemeler yapılmıştır. 9) 2014 baharında organik gübreleme yapılmıştır. 10) 2015 baharında kimyasal gübre uygulaması yapılmıştır. 11) 2014 baharında salyangoz, danaburnu, tırtıl ve ağaç biti ilaçlamaları yapılmıştır. 12) 2015 baharı için gereken ilaçlar stoklarımızda mevcuttur. 13) İkaz ve güvenlik tabelaları yaptırılarak gereken yerlere takılmıştır. 14) Su kuyumuzun pompası arızalandığı için değiştirilmiştir. 15) Bahçe sulama hidroforunun çok gürültülü çalışması sebebiyle çekvalf takılması gerektiği için yüklenici firmaya değiştirilmiştir. 16) Karlı kış günlerinde tuzlama çalışması yapılmıştır. E- Sosyal Tesisler Spor Alanları ve Otopark 1) Tenis kortuna 2 adet spot eklendi 2) Yüzme havuzuna 3 adet şemsiye 10 adet sehpa alınmıştır. 3 )Yüzme havuzu ilaçlaması her hafta düzenli olarak yapılmaktadır. 4)Yüzme havuzunda her iki günde bir bakteri ölçümü yapılmıştır ve devam etmektedir. 5) Yüzme havuzunda oluşan aşırı buharlanma asma tavan ve duvarlarda küflenmeye neden olmuştur. Klima santral ayarları yeniden düzenlenerek sorun minimize edilmiştir. 6) Bayan saunasında sürekli oluşan arızalanma sebebi ile sauna kontrol panelleri ve su tesisatı yenilenmiştir. 7) Otopark tavanından gelen su akıntıları için defalarca yüklenici firma yetkilileri ile görüşülmüş ve su izolasyonu sorunları oluştukça tek, tek yaptırılmıştır. Ancak problem tamamen ortadan kaldırılamamıştır. 8) Sosyal tesis duvarlarındaki su kaçağı sebebiyle oluşan kabarmalar büyük oranda kurutulmuş ve üzerleri bir sıra fayans döşetilerek yüklenici firmaya yaptırılmıştır. F- Site Girişi ve Nizamiye 1) Çankaya Belediyesi yetkilileri ile ısrarlı görüşmeler ve meşakkatli bir süreç sonunda site girişimizi ana yola bağlayan yolun asfalt dökümü işlemi Çankaya 6

7 Belediyesince yapılmıştır.. 2) Asfalt döküm süreci öncesinde bordür taşları su oluğu imalatları yapılmış, asfalta hazır hale getirilmiştir. 3) Yaya güvenliği için asfaltın her iki tarafına kilit taşı ile kaldırım düzenlemesi yapılmıştır. 4) Trafik emniyeti ve can güvenliği için yolumuzun her iki tarafına toplam 7 adet elektrik direği bağlanmıştır. 5) Site giriş güvenlik kamera yerleri yeniden düzenlenerek bozuk olan ve net görüntü vermeyen kameralar yerine iki adet yeni kamera alınmıştır. 6) Tüm güvenlik kameralarının bakımları ve tamiratları yapılarak tamamı çalışır hale getirilmiştir. Periyodik bakım anlaşmaları yapılmıştır. 7) Site girişi asfaltı üzerine asfalt boyası ile yol çizgileri çizilmiştir. 8) Siteye giriş ve çıkış yönlerindeki karmaşayı ortadan kaldırmak için iki yönü ayırmayı sağlayacak 3 adet emprenyeli ahşap saksı alınmıştır. 9) Kaldırım kenarlarına bitki uygulaması yapılarak yeşillendirilmiş ve site girişimiz estetik ve şık bir hale getirilmiştir. 10) Site Plus Güvenlik Şirketi ile görüşülerek güvenlik nokta sayıları (TOM noktalar)ı artırılmıştır. Saat başı devriyeleri düzenli olarak devam etmektedir. IV- SİTENİN FİNANSAL DURUMU A- Tahakkuk Eden Gelir Tutarı Genel Kurulun aldığı karar uyarınca aidatlarda önceki yıla nazaran bir artış yapılmamıştır. Dönem içerisinde 2 Daireden 460 TL 17 Daireden 495 TL 92 Daireden 459 TL 17 Daireden 477 TL 22 Daireden 474 TL 17 Daireden 462 TL Aidat alınmıştır. Bu suretle bir ayda toplanılabilecek aidat tutarı ,50 TL ye ulaşmaktadır. Genel kurulun aldığı karar uyarınca Yönetim Kurulu üyeleri aidat vermemekte, denetici ise ödemesi gereken aidatın yarısını ödemektedir. 7

8 Öte yandan, ön ödemeli ısınma sisteminde adaletin sağlanması amacına yönelik olarak Kasım ila Nisan aylarında her komşudan aylık 110 TL ilave ısınma ücreti alınmıştır. B- Devralınan Alacak ve Para İle Devredilecek Alacak ve Paralar Yönetim Kurulu 1 Nisan 2014 tarihi itibariyle önceki yönetimden ,23 TL si Kasada ,94 TL si İş Bankasında, ,11 TL si Akbank hesaplarında olmak üzere toplam ,28 TL tutarında parasal varlık devralmıştır. Buna karşın kat maliklerinin borçlarından kaynaklanan ,24 TL alacak mevcuttur. Faaliyet dönemi sonunda 1 Nisan 2015 tarihi itibariyle Sitenin; Kasasında İş Bankasında Akbankta 4.155,04 TL ,37 TL ,73 TL olmak üzere TOPLAM ,14 TL parasal varlığı bulunmaktadır. Bunun yanında kat maliklerinin aidat, sıcak su ve ısınma bedellerinden kaynaklanan sitem izin..tl alacağı vardır. C- Site Giderleri Sitemizde 1 Nisan Mart 2105 döneminde yapılan harcamaların toplam tutarı ,05 TL dir. Söz konusu harcamaların dökümü ana kalemler itibariyle aşağıda gösterilmiştir. Doğalgaz Gideri Ortak Alan Elektrik Gideri Ortak Alan Su Gideri Demirbaş Alımı Genel Yönetim Gideri Hizmet Gideri Bakım Onarım Gideri Genel İşletme Gideri İade edilen Aidat ,09 TL ,61 TL ,15 TL TL ,32 TL ,76 TL ,10 TL ,88 TL 471 TL 8

9 D- Site Gelirleri Sitemizde 1 Nisan Mart 2105 döneminde toplanan gelirler tutarı ,37 TL dir. Bu gelirlerin ,78 TL si aidat, ,46 TL si ısınma ,04 TL si sıcak su 458,19 TL si ise gecikme zammıdır. Ayrıca dönem içerisinde TL kaynağı saptanamayan aidat ve 4.113,40 TL de sticker gelirimiz oluşmuştur. V- SONUÇ ve ÖNERİLER Yönetim Kurulumuz dönem içi faaliyetlerini ve Sitemizin mali durumunu yansıtır Rapor kat malikleri kurulunun bilgisine sunulmak üzere hazırlanmıştır. Halen sitemizin kronik ve çözülemeyecek nitelikte hiçbir sorunu bulunmamakta, mali durumu ise yeni yönetime elverişli olanaklar sunmaktadır. Yönetim Kurulumuzun yaptığı değerlendirmelerde gelecek yönetim dönemlerinde, A- Isınma sisteminde daha adil ve sürdürülebilir olması açısından faturalı sisteme geçilmesi, B- Bahçemize iki tane kamelya yapılması, C- Öncelikli olarak garaj girişinde olmak üzere sitedeki yer göçmelerinin onarılması önerilmektedir. Saygılarımızla Genel Kurulun bilgisine sunarız. Ankara, YÖNETİM KURULU A.Selçuk UĞURLU Günol Rıdvan DAĞISTANLI İbrahim Üstün SARAÇOĞLU Başkan Başkan Yardımcısı Muhasip Üye 9