KULÜP YÖNETİM KOMİTESİ EL KİTABI ULUSLAR ARASI ROTARY 2430.BÖLGE KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 1

Transkript

1 KULÜP YÖNETİM KOMİTESİ EL KİTABI ULUSLAR ARASI ROTARY 2430.BÖLGE KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 1

2 İÇİNDEKİLER Giriş 1 Komite Görev ve Sorumlulukları 5 Kulüp Programları 5 Rotaryenlerle İletişim 8 Dostluk 9 Devam 10 2 Kulüp Yönetimi Komite Başkanı 11 Komiteniz 12 Hedef Belirleme 12 Bütçe 14 İletişim 14 3 Kaynaklar 16 Bölge Asamblesi Tartışma Soruları 19 Bölge Asamblesi Çalışma Tabloları 20 Bu, Kulüp Yönetimi El Kitabı nın 2012 baskısıdır , ve dönemlerinde kulüp komiteleri tarafından kullanılması için hazırlanmıştır. Bu yayındaki bilgiler, standart Rotary Kulübü Ana Tüzüğü, önerilen Rotary Kulübü İç Tüzüğü, Uluslararası Rotary İç Tüzüğü, Rotary Yöntem ve Kuralları ve Rotary Vakfı Yöntem ve Kurallarına dayanmaktadır. Kesin yönergeler için, lütfen bu kaynaklara başvurun. Yasama Konseyi, UR Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından bu dokümanda yapılan değişiklikler bu yayında belirtilmiş olan yöntem ve kuralları geçersiz kılmaktadır. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 2

3 Giriş Kulüp Yönetimi Komitesi El Kitabı, Rotary kulübü yönetim komitelerine hedef belirlemelerinde yardımcı olabilmek ve kulüplerinin etkinliklerini arttırmakta sahip oldukları sorumlulukları anlamalarını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Komite sorumlulukları yasalara, kültürel uygulamalara ve belirlenen kulüp prosedürlerine göre değişiklik gösterdiği için bu yayında yer alan önerileri kulübünüzün ihtiyaçlarına göre uyarlamalısınız. Bu yayın üç bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde komitenizin temel sorumlulukları tanımlanmıştır. İkinci bölümde komite başkanı olarak özel sorumluluklarınız açıklanmıştır. Üçüncü bölümde ise size ve komite üyelerine yararlı olabilecek kaynaklar yer almaktadır. Bu üç bölümün sonunda bölge asamblesinden önce doldurulacak tartışma soruları ve orada kullanılacak çalışma tabloları bulunmaktadır, bu nedenle bu el kitabını yanınızda getirmeyi unutmayın. Her komite, komite ve sorumlulukları hakkında genel bilgiler ve hem sizi hem komite üyelerini destekleyecek olan kaynaklar sunan bir el kitabına sahiptir (Kulüp yönetimi, üyelik, halkla ilişkiler, hizmet projeleri ve Rotary vakfı). Bu el kitabının ek kopyaları adresinden ücretsiz olarak indirilebilir. Bu el kitabı Kulüp Görevlileri Seti (225-EN) nin bir parçasıdır. Ancak, UR Kataloğundaki her bir el kitabı ayrı olarak satın alınabilir. Kulübünüze liderlik etmek için hazırlanırken Rotary kulübünüzün Uluslararası Rotary nin bir üyesi olduğunu unutmayın. Bu üyelik ile kulübünüz dünya genelindeki 34,000 in üzerinde Rotary kulübüne bağlanır ve dokuz dildeki yayınlar, adresinde yer alan bilgiler, Rotary Vakfı nın bağışları ve genel merkezlere yedi uluslararası ofisteki personel desteği de dâhil olmak üzere organizasyonun hizmet ve kaynaklarına erişme hakkına sahip olur. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 3

4 Yorumlar Bu el kitabı veya UR nin eğitim kaynaklarından herhangi biri ile ilgili soru veya görüşlerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA E-posta: Telefon: Faks: KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 4

5 1 Komite Görev ve Sorumlulukları Kulüp yönetimi komitesinin görevi, kulübün etkili çalışmasına ilişkin etkinlikler düzenlemektir. Bir Rotary Kulübü, etkin işleyiş ile toplumuna hizmet edebilir, üyelerini muhafaza edebilir ve kulüp, bölge ve Uluslararası Rotary için liderler yetiştirebilir. Kulüp yönetimi komitesinin aşağıda özetlenen sorumlulukları bu bölümün ilerleyen sayfalarında ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Kulüp yönetimi komitesinin işi kulüp ve mesleki hizmet Avenülerinin faaliyetlerini de içerir. Kulübün yıllık hedeflerine ulaşabilmek için komite hedeflerini geliştirin. Haftalık ve özel programlar düzenleyin. Kulüp bültenlerini çıkarın ve kulüp web sitesinin devamlılığını sağlayın. Kulüp sekreterinin kulüp devamını izlemesine yardımcı olun. Kulüp üyeleri arasında dostluğu teşvik edin. Bu kulübün etkin işleyişi ile ilgili diğer faaliyetleri yürütün. Aşağıdaki sorumlulukları okurken yönetim yılınızda, komitenizin hedeflerini, hangi eylem planının uygulanacağını ve hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu düşünün. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 5

6 Komitenin çeşitli sorumluluklarını özellikle kalabalık bir kulüpseniz, yerine getirmek için alt komiteler kurulabilir. Bu el kitabı Rotary e-kulüplere de uygulanabilir. Eğer bir e-kulüp üyesi iseniz Standart Rotary Kulüp Tüzüğündeki her farklı kulüp için ayrılan bölümlere bakın. Ayrıntılı bilgi için Rotary E-Kulüpler için Bilmek Zorunda Olduklarınız a bakın veya Kulüp ve Bölge Destek temsilcinize danışın. Kulüp Programları Kulüp yönetimi komitesi kulüp toplantılarının programını geliştirmekten sorumludur. Bu programlar kulüp üyelerine kulübe, topluma ve dünyaya hizmet sağlayan faaliyetlere katılımları için gerekli olan motivasyonu artırmasına ve bilgiyi sağlamasına yardımcı olur. Etkin programlar planlamak için: Programlarınızı Rotary takvimiyle örtüşecek şekilde planlayın. Programları önceden taslak haline getirin. Programları üyelerin ilgi alanlarına, mevcut kulüp projelerine, faaliyetlere ve toplumun ihtiyacına göre hazırlayın. Komite üyeleri arasında, program düzenleme sorumluluklarını dönüşümlü yapın. Özel günleri, haftaları ve ayları takip edin ve göz önünde bulundurun. Planlanan programlar iptal edildiği takdirde, üyelerin Rotary deneyimlerini konuşması ya da Rotary Video Dergi koleksiyonundan bir bölüm göstermek gibi alternatif planlar hazırlayın. Kulübünüze bağlı olarak, toplantılar bir saat veya biraz fazla olabilir. Aşağıdaki örnek gündemlerden birini kulübünüzün ihtiyacına göre uygulayın. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 6

7 90 Dakikalık Toplantı Etkinlik Toplantıya Davet Yemek ve Dostluk Zamanı Başkan ın konuşması Misafir Rotaryenlerin ve konukların tanıtımı Duyurular Komite raporları Kulüp işleri Program Konuşmacının tanıtımı Konuşmacının sunumu Başkanın kapanış konuşması Süre 5 dk. 30 dk. 20 dk. 30 dk. 5 dk. 60 Dakikalık Toplantı Etkinlik Toplantıya Davet Yemek ve Dostluk Zamanı Başkan ın konuşması Konukların ve Rotaryenlerin tanıtımı Duyurular Komite raporları Kulüp işleri Program Konuşmacının takdimi Başkanın kapanış konuşması ve dağılma Süre 5 dk. 30 dk. 20 dk. 5 dk. ve dağılma Kulüp asambleleri. Haftalık programlara ek olarak kulüp yönetimi komitesi, başkan ve sekreterin talimatları doğrultusunda kulüp asamblelerinin planlanmasından sorumludur. Bir kulüp asamblesi, tüm kulüp üyelerinin kulübünün programlarını ve faaliyetlerini tartışması ve üyeleri eğitmek açısından bir fırsat demektir. Çoğu kulüp yılda dört veya altı defa kulüp asamblesi yapar. Yeni üyelerin katılımı teşvik edilmelidir. Kulüp asamblelerinde üyeler: Proje ve faaliyetlerle ilgili beyin fırtınası yaparlar. Kulübün kuvvetli ve zayıf noktalarıyla elindeki fırsatları gözden geçirirler. Hedefleri koyarlar ve eylem planları oluştururlar. Komite faaliyetlerini koordine ederler. Rotary hakkında daha fazla bilgi edinirler. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 7

8 Asambleleri planlamadan önce, toplantıların ilgi uyandırması ve ilginç olması için üyelerden fikir edinin. Aşağıdaki gibi sorular sorun: Kulübümüzün beğendiniz tarafları nelerdir? Kulübümüzü daha dinamik yapmak için ne gibi fikirleriniz var? Üyeleri, kulüp faaliyetlerine sokmak için yöntemler nelerdir? Zaman Çizelgesi Amaç Bölge asamblesinden hemen sonra Bölge Asamblesinde geliştirilen planları anlatmak, (1 Temmuzdan önce) gözden geçirmek ve tartışmak gelecek dönem başkanı yönetir) 1 Temmuzdan sonra Dönem için bir stratejik planı tartışmak ve kabul etmek Guvernör resmi kulüp Ziyarete hazırlık yapmak ziyaretinden iki hafta önce Resmi ziyaret sırasında Rotary dönemi yarıyılda (ocak/şubat) Nisan veya Mayıs Bölge guvernörüyle kulüp hakkında konuşmak Kulübün hedefleriyle ilgili yaptıklarını gözden geçirmek ve dönemin geri kalan kısmı için plan yapmak Açık tartışma fırsatı yaratmak Rotaryenlerle İletişim Kulüp yönetimi komitesinin bir diğer önemli sorumluluğu kulüp bültenleri, sosyal medya ve web sitesi aracılığıyla üyelerle iletişim kurmaktır. Bu, üyeleri haftalık kulüp toplantılarında değinilmeyecek Rotary haberleri hakkında bilgilendirmeye devam etmede esastır. Kulüp bülteni ve web sitesi şu amaçlarla kullanılmalıdır; Kulüp bülteninde Rotary işaretlerini kullanmak için bilgi almak UR Visual Identity Cards da mevcuttur. Haftalık kulüp toplantılarını duyurmak Gelecekteki kulüp faaliyetlerinin bir zaman çizelgesini sunmak Kulüp hedef, plan ve projelerini tartışmak Kulüp ve bölge toplantılarının öne çıkan olaylarını rapor etmek Üyelerin yaşamlarındaki önemli olaylara yer vererek dostluğu arttırmak Kulübün ve uluslararası Rotary nin karşı karşıya bulunduğu kritik sorunları ele almak KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 8

9 Kulüp hizmet projelerini ve üye katılımını desteklemek Kulüp web sayfasını, bloglarını ve bültenlerini güçlendirmek için uluslararası Rotary adresinde aşağıdaki araçları size sağlamaktadır: RSS besleme: Düzenli olarak kayıtlı kullanıcılara gönderilen Güncel Rotary Haberleri. Rotary Görüntüleri: Rotary projelerini, programları ve tüm dünyadaki Rotaryenleri gösteren bir fotoğraf albümü. Web duyuruları: Rotary faaliyetlerini ve kaynaklarını tanıtan online duyurular değişik boyutlarda çıktı alınabilme imkanı vardır. Internet PSA ları: Parasız olarak dergilerde veya gazetelerde yer alması için Animasyon İnsanlık Eylem de ilanları Bir sosyal paylaşım sitesi yoluyla kulüp üyeleriyle irtibatlaşmak proje ve faaliyetlere katılımı artırabilir. Uluslararası Rotary nin resmi paylaşım sayfalarını ziyaret edin (Facebook, LinkedIn, Flickr ve YouTube). Buradan Rotary ile ilgili görüntüleri, videoları ve öyküleri paylaşabilirsiniz. Kişisel bilgi için şifreli alanları kullanarak üye kimliklerini koruma altına alın. Eğer kulüp web sayfasındaki domain isminde Rotary varsa, kulübünüzü tanımlayan dilin de olmasını sağlayın örneğin, ( ). Rotary ile ilgili tüm işaretlerin lütfen RI Visual Identitiy Guide a bakın. Dostluk Bir Rotary kulübünü UR nin parasız mobil uygulamasından arayın. Apple uygulama dükkânı ve Android marketteki adı Rotary Club Locator dır Dostluk Rotary kulüplerinin teşvik ettiği samimiyete dayanır. Üyeleri kulüp faaliyetlerinde ve projelerinde aktif tutan genellikle budur. Kulüp yönetimi, dostluğun her kulüp toplantısının, projesinin ve faaliyetinin bir parçası olmasını sağlamalıdır. Dostluk aşağıdaki yöntemlerle geliştirilebilir: Sosyal paylaşım ağı etkinlikleri tasarlayın. Yeni üyeleri, ziyaretçileri ve konuşmacıları karşılamak ve tanıtmak için her hafta farklı bir üye seçin. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 9

10 Bölgedeki, çevredeki ve dünyadaki diğer Rotary kulüpleri ile ilişkilerinizi güçlendirin. Kulüp dostluk ve yardım faaliyetlerine eşlerin ve aile üyelerinin katılımını sağlayın. Toplantılarda tanışıklığı kolaylaştıran, isimlerin yazılı olduğu yaka kokartlarını takın Üyelerin birbirleriyle tanışabilmeleri için oturma düzenlerini dönüşümlü olarak değiştirin. Rotary ailesi. Rotary ailesi: Rotaract, Interact, Inner Wheel, Rotary Vakfı programı mezunları, Gençlik Değişimi öğrencileri ve Rotaryenlerin aile üyelerinden oluşur. Rotaryenlere ve Rotary üyelerinin ailelerine ihtimam göstermek için: Doğum günleri ve yıl dönümlerini hatırlayın. Hasta ve yalnız olduklarında ya da zorluk çektiklerinde destek olun. Ailelerinde vefat olması durumunda acılarını paylaşın. Doğumlarda, evliliklerde ve mezuniyetlerde onları kutlayın. Mazeret bildiriminde telafi yapma imkanları için Standart Rotary Club Constitution madde 9 a bakın. Devam Kulüp yönetimi komitesi devamsızlık takibini yapma, katılım sağlanmayan toplantıların nasıl telafi edileceği ve devamı teşvik konularında sekretere yardım etmekle sorumludur. Düzenli devam aşağıdakilere dikkat edilerek sağlanır: Haftalık toplantıların uygun ve ilgi çekici olmasını sağlayarak Üyeleri bir komiteye atayarak ya da onlara yerine getirmeleri için özel görevler vererek Üyeleri kaçırdıkları toplantıları telafi etmeye teşvik ederek Üyeleri arayarak kulüp toplantılarına niçin katılmadıklarını öğrenerek Devam oranları mükemmel olan üyeleri takdir ederek KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 10

11 Üyeliğin sonlandırılması. Bir Rotaryen üyeliği, kulüp yönetim kurulunun istisna tanımaması durumunda, aşağıdaki nedenlerden bir ya da daha fazlasına bağlı olarak sonlandırılabilir: Üyelik aidatının 30 gün içinde ödememek Rotary yılının her iki yarısında olağan kulüp toplantılarının en azından yüzde 30 una katılmamak Yönetim kurulunun onayı olmadan arka arkaya dört olağan kulüp toplantısına katılmamak Devam raporları. Her ayın son toplantısından sonra 15 gün içinde aylık devam raporunu guvernöre göndermek için kulüp sekreterinizle çalışın (Bölgesi olmayan kulüpler, devam raporlarını uluslararası Rotary ye göndermelidir). 65 yaşını doldurup ya da üstünde olan Rotaryenlerin, Rotary yaşı ile gerçek yaşı toplam 85 veya üstü olursa ya da üye UR de yönetici görevi yapıyorsa, bunlar kulübün devam oranı raporunda gösterilmemelidir. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 11

12 2 Kulüp Yönetimi Komite Başkanı Komite başkanı olarak döneminize hazırlanmak için kulübün yönetim kurulu ve üyeleri bölgeniz ve uluslararası Rotary tarafından sizden ve komitenizden neler bekleneceğini öğrenir. Görevinize başlamadan önce yapmanız gereken birkaç şey var. Bölge asamblesindeki eğitim toplantılarına ek olarak Bu el kitabının arkasında bulunan tartışma sorularını bölge asamblesine hazırlanmak için cevaplandırın. Görevi devredecek komite başkanıyla toplantı yapmalısınız. Kulübünüzün usul ve kurallarından haberdar olmak için kulüp içtüzüğünü gözden geçirmelisiniz. Kulübünüzün stratejik planını gözden geçirip, onu desteklemek için yıllık hedefler geliştirmelisiniz. Gelecek dönem başkanıyla birlikte komite üyelerinizi seçip onları döneme hazırlamalısınız. Gerekirse alt komiteler seçmeli (programlama, kulüp bülteni ve web sayfası, dostluk, devam) Dönem için bir iletişim planı hazırlamalısınız Komiteniz için kulübünüzün hangi ek görev ve sorumluluklar olduğunu saptamalısınız. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 12

13 İyi bir hazırlık sizi verimli ve başarılı bir yıla götürecektir. Görevi devraldığınızda, aşağıdaki temel sorumluluklarınız olacaktır: Kulüp sekreteri ve sayman, kulüp yönetimi komitesinin üyeleri olmalıdır. Kulüp başkanı tüm komitelerin doğal üyesi olarak görev yapar. Komitenizin bütçesini yönetmek Çok kulüplü etkinliklerde veya girişimlerde kulübünüzdeki diğer komitelerle veya bölge komitenizle birlikte çalışmak Düzenli komite toplantılarını ve etkinliklerini planlamak ve yürütmek Komite hedeflerinizle ilgili durumu izlemek ve komite etkinliklerini ve ilerlemeyi kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve tüm kulübe bildirmek. Komiteniz Yıl başlamadan önce boşlukları doldurmak üzere komite üyelerini seçmek ve planlama toplantıları düzenlemek için gelecek dönem başkanıyla birlikte çalışın. Mümkünse, devamlılığı sağlamak için komite üyeleri üç yıl boyunca aynı komitede görevlendirilmelidirler. Yeni üyeleri seçerken aşağıdaki özelliklere dikkat edin: Organizasyon becerileri Rotary yönetim ve kuralları bilgisi İletişim ve yazma becerilerine sahip olma Tasarım veya yayıncılık deneyimine sahip olma Bilgisayar ve internet becerileri Komiteniz oluşturulduğunda, bu komiteyi gelecek Rotary dönemine hazırlamak sizin sorumluluğunuzdur. Üyelerin ilgi alanlarıyla becerilerini saptayın ve ona göre görevlendirmelerinizi yapın. Komite üyelerini aşağıdaki yollarla hazırlayabilirsiniz. Yeni üyeleri kulübün stratejik planıyla ilgili komitenin devam eden etkinlikleri ve planları konusunda bilgilendirerek Daha deneyimli üyeleri yeni komite üyeleriyle birlikte çalıştırarak Bölge rehberini kullanarak diğer kulüplerdeki benzer görevliler ile iletişimi teşvik ederek Komiteniz için gerekli olan kaynakları paylaşarak Üyelere bölge faaliyetlerinin ve toplantılarının listesini vererek KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 13

14 Hedef Belirleme Kulüpler için Etkin Bir Kulüp Olmak: Kulüp Liderlik planınız ve Stratejik Planlama Rehberi gibi çeşitli planlama araçları vardır. Komite başkanı olarak, kulüp stratejik planını desteklemek için yıllık hedefler belirlemek ve bunlara ulaşılmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Bölge asamblesinde gelecek dönem başkanınız ve diğer gelecek dönem görevlileriyle hedef belirleme konusunda birlikte çalışma fırsatınız olacaktır. Uluslararası Rotary kulüplerin hedeflerini Member Access i kullanarak iletebilmesi için bir online araç geliştiriyor. Etkili hedefler. Yıllık hedeflerin, komitenin becerilerini ve kulübün ilgi alanlarını yansıttığından emin olun. Hedefler paylaşılabilir, ölçülebilir, zorlu, ulaşılabilir ve zamana bağlı olmalıdır. Eylem planı. Her bir hedefe ulaşmak için gerekli aşamaları özetleyen bir eylem planı geliştirmek için kulüp liderleri ve komite üyeleriyle birlikte çalışın. Aşağıdaki aşamalar bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olabilir: Her bir aşama için zaman dilimi belirleyin. Her aşamayı uygulamaktan sorumlu olan kişileri belirleyin. Her aşamada kaydedilen ilerlemeyi ve başarıyı ölçmenin kriterlerini belirleyin Hedefi desteklemek için kulübünüzden, bölgenizden ve UR den edineceğiniz kaynakları ve araçları dikkate alın. Gerekiyorsa, önceki hedeflerin ve mevcut planınızın başarısını değerlendirerek değişiklikler yapın. Hedeflerinize ulaşma yönünde sürekli bir ilerleme olmasını sağlamak için hedeflerini düzenli olarak değerlendirin ve gerekiyorsa yeniden düzenleyin. Motivasyon. Komite başkanı olarak sorumluluğunuzun bir parçası komite üyelerinizin motivasyonunu korumaktır. Genel motive edici faktörler şunlardır: Bu hedefin yararlı olacağına güvenmek Dostluk ve ağ paylaşımı fırsatları Hedefin ulaşılabilir olduğu ve projenin veya etkinliğin başarılı olacağı inancı Üyelerin deneyimlerini kullanmalarını fırsat sağlayan görevler KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 14

15 Komite hedeflerine yönelik çalışırken gösterilen çabaların ve harcanan zamanın takdir edilmesi Bu motive edici faktörleri kullanmak, üyelerin Rotary ye olan bağlılıklarının sürdürülmesine ve kulüp etkinliklerine sürekli katılımı teşvik etmeye yardımcı olabilir. Bütçe 1 Temmuz dan önce, komitenizin hedeflerine ulaşması için hangi fonlara ihtiyacı olacağını belirlemek için komitenizle ve kulüp saymanıyla birlikte çalışın. Ayrıca planlanmış fon oluşturma etkinliklerine de yer verin. Komite fonlarının, işlemlerinin ve raporlarının gözetimini sağlayın ve komite bütçenizin finansal durumundan sürekli haberdar olun. Kulübünüzün saymanıyla düzenli olarak toplanarak, bir sorun ortaya çıkması durumunda önlemler alabilirsiniz. İletişim Yıl başlamadan önce kimle, ne zaman ve nasıl iletişim kuracağınızı özetleyen, aşağıdakilerle kurulan iletişimleri de içeren bir iletişim planı geliştirin. Komite üyeleri. Komiteler mevcut kaynakları gözden geçirmek ve belirlemek, süregelen projeleri ve yeni girişimleri tartışmak, komite ve kulüp hedeflerine ulaşmaya yönelik stratejiler geliştirmek için düzenli olarak toplanmalıdırlar. Kulübünüz. Eylem planlarının ve hedeflere yönelik ilerlemenin de yer aldığı komite etkinliklerini kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve bütün kulüp üyelerine bildirin. Diğer komiteler. Genellikle bir komitenin çalışması diğerlerinin çalışmalarını etkiler. Kulüp yönetimi komitesi, aşağıdaki kulüp komiteleriyle çalışmalıdır. - Üyelik komitesi (yeni üyeleri karşılamak, bunların kulübün politikalarını ve prosedürlerini öğrenmesini sağlamak ve iştirak etmelerine yardımcı olmak) KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 15

16 - Hizmet projeleri ve Rotary Vakfı komiteleri (haftalık programları ve kulüp bülten güncellemelerini yaklaşan hizmet etkinlikleriyle ilişkilendirmek) - Halkla ilişkiler komitesi (üyelerin, kulübün toplum içinde ne kadar tanındığını ve nasıl yardımcı olabileceklerini bilmesini sağlamak) Bölgeniz. Eğer komiteniz yardıma veya bilgi almaya ihtiyaç duyarsa bölgenizdeki benzer görevliyle ya da guvernör yardımcınızla irtibat kurun. Kulüp ve Bölge Destek (CDS) temsilcileri. Yönetimle ilgili sorularınızı cevaplandırmak için her zaman hazırdır. Bölgenizden sorumlu CDS leri öğrenmek için adresine bakın. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 16

17 3 Kaynaklar Komitenizin görevini gerçekleştirmede birçok kaynak mevcuttur. Ya adresinden çıktı alın ya da shop.rotary.org dan sipariş vermek için adresine e-posta atın ya da uluslararası ofisinizden isteyin. Kulüp yönetimi, üyelik, halkla ilişkiler, hizmet projeleri ve Rotary Vakfı bilgilerine ve kulüp düzeyinde kaynak arama sayfalarına bağlantı sağlayarak kulüp görevlilerinin etkin kulüp faaliyetleri konusunda bilgi toplayabilecekleri için amaçlanan UR web sayfası. Club Secretary s Manual (229)/ Kulüp Sekreteri El Kitabı Kulüp sekreterinin sorumluluklarını açıklayan Kulüp Yöneticileri Seti nin (225) bir unsuru. Club Treasurer s Manual (220)/Kulüp Saymanı El Kitabı Kulüp saymanının sorumluluklarını açıklayan Kulüp Yöneticileri Seti nin (225) bir unsuru. Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan (245)/Etkin Kulüp Olun: Kulübünüzün Liderlik Planı Mevcut uygulamaları değerlendirmek ve yeni fikirler denemek için kulüpleri teşvik eden yayın. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 17

18 Manual of Procedure (035)/ Yöntem El Kitabı Yasama konseyi, UR Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından belirlenen Uluslararası Rotary ve Vakfı nın usul ve yöntemleri yasama konseyinin toplantısından sonra her üç yılda bir yayınlanır ve içinde UR tüzük belgeleri vardır. Official Directory (007) UR ve Vakıf yetkilileri, komiteler, kaynak grupları ve sekretarya çalışanları, bölgelerin ve guvernörlerin tüm dünyadaki listeleri, bölgelere göre kulüplerin alfabetik dizini ile ilgili her türlü irtibat bilgisini sağlar (Member Access ten de ulaşılır). Önerilen Rotary Kulüp İçtüzükleri ve Standart Rotary Kulüp Tüzüğü Yöntem el kitabında ve adresinde mevcut olan güncel versiyon. Rotary Leader Rotary kulüp ve bölge görevlileri için iki ayda bir yayınlanan online haber dergisi. The Rotarian(Veya Rotary bölgesel dergisi) Kulüp ve bölge projeleri, UR yönetim kurulu kararları ve UR toplantıları hakkında bilgi veren UR nin aylık resmi dergisi buna ek olarak, tüm dünyada Rotaryenlere bilgi veren 25 dilde yayınlanan 30 bölgesel dergi. RI Visual Identity Guide (547) Rotary sembollerinin doğru ve uygun kullanımı ve her düzeyde Rotary yayının tasarımı için uyulması gereken kurallar. Strategic Planning Guide - Uzun vadeli ve kısa vadeli hedefleri destekleyen, kulüplere bir vizyon veren online araç Rotary Code of Policies and Rotary Foundation Code of Policies UR yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından UR Tüzük ve içtüzüklerinin desteğiyle belirlenen usuller ve yöntemler ve her mütevelli heyeti toplantısını takiben yeniden gözden geçirilir. İnsan Kaynakları Ya bölge guvernörünüzden ya da adresinden Official Directory ye bakarak irtibat bilgisi edinin. District Governor (Bölge Guvernörü) Kulübünüzü daha etkili kılmak için stratejiler önermekle yükümlü UR görevlisi KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 18

19 Assistant Governor (Guvernör Yardımcısı) Görevlendirildikleri kulüplerin yönetiminde guvernöre yardımcı olarak atanan Rotaryen. Guvernör yardımcınız üç ayda bir kulüp ziyareti yapacaktır. Tüm sorularınıza cevap vermeye ya da öneriler bulunmaya hazırdır. Other Club Committee Chairs in your district ( Bölgenizde bulunan diğer kulüplerin Komite başkanları) Kulübünüzün projelerinde ve faaliyetlerinde destek yardımından bulunmak üzere kaynak görevi görebilecek olan görevliler. Geçmiş dönemlerdeki kulüp komite başkanları ve görevlileri Döneminizi planlarken size tavsiyelerde bulunabilen ve komite faaliyetlerini yürütmekle görevlendirilebilen bilgili Rotaryenler. Rotary koordinatörleri Belli bir bölgede bir kaynak olarak hizmet vermek için UR başkanı tarafından atanan Rotaryen. UR Kulüp ve Bölge Destek Temsilcileri UR Dünya Merkezindeki görevliler veya uluslararası ofislerde çalışanlar, yönetimsel soruları cevaplandırmak ve diğer problemleri yetkili UR ve vakıf görevlisine izlemekten sorumlulardır. adresinden kendi temsilcinizi bulun. İrtibat Merkezi Soruları cevaplandırmak üzere hazır bulunan bir ekip. contact.center@rotary.org adresinden ulaşılabilir ya da ücretsiz (ABD ve Kanada içinde) Rotary ( ) dan telefonla aranabilir. Kuzey Amerika dışındaki Rotaryenler kendi uluslararası ofisleriyle irtibatlarını devam ettirmelidir. KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 19

20 Bölge Asamblesi İçin Bölge Asamblesi Tartışma Soruları Aşağıdaki soruları düşünürken, fikirleri mukayese etmek için görevi devredecek ve devralacak kulüp görevlileriyle konuşun. Kulüp yönetimi komitesinin sorumlulukları nelerdir ve başkan olarak sizin sorumluluklarınız nelerdir? Komiteniz kulübün stratejik planını nasıl destekleyecek? Kulüp üyeleri arasında dostluğu teşvik etmek için ne tür faaliyetler planlayacaksınız? Kulüp programlarını nasıl ilginç yapabilir ve uygun hale sokabilirsiniz? Kulüp üyeleriyle iletişim için neler planlıyorsunuz? Hangi tür medya kulübünüz için daha iyi olur? Komite üyelerinin görevlerini yapmalarına nasıl yardımcı olabilirsiniz? KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 20

21 Bölge Asamblesi İçin Çalışma Tablosu 1: Notlar KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 21

22 Bölge Asamblesi İçin Çalışma Tablosu 2: Hedefler Bu çalışma sayfasını uzun vadeli bir hedef taslağını ve uzun vadeli hedefinize ulaşmak için üç yıl içindeki yıllık hedeflerinizin taslağını çıkarmak için kullanın. Hedefleriniz; Paylaşılır (Bir hedef koymaya ve bu hedefi gerçekleştirmek için stratejiler geliştirmeye ortak olanlar bunu uygulamakla mükelleftir.) Ölçülebilir (Hedef takip edilebilir somut bir amaç sunmalıdır) Zorlayıcı (Hedef, kulübünüzün geçmişte başardıklarının ötesine geçebilecek kadar iddialı olmalıdır) Ulaşılabilir (Rotaryanlar mevcut kaynaklarla hedefi gerçekleştirebilmelidirler) Zamanlı ( Hedefin bir zaman sınırı ve zaman çizelgesi olmalıdır) Uzun vadeli hedef ( kulübünüzün gelecek üç yıl için olan hedefi) 1. Yılki yıllık hedef: 2. Yılki yıllık hedef: 3. Yılki yıllık hedef: KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 22

23 Bölge Asamblesi İçin Çalışma Tablosu 3: Eylem Planı Aşağıdaki boşluğa hedeflerinizi yazdığınız çalışma sayfasından bir tane yıllık hedef yazın. Sonra, hedeflerinizi gerçekleştirmek için gereken eylem adımlarını belirleyin. Yıllık Hedef Eylem Adımı Kim Sorumlu Bu adım ne kadar Süreç nasıl Hangi Kaynaklara Olacak? sürecek? ölçülecek? sahipsiniz? Gerekli Kaynaklar: KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 23

24 Bölge Asamblesi İçin Çalışma Tablosu 4: Kulüp Yönetimi Komitesi Vaka Çalışması Aşağıdaki vaka çalışmalarını okuyun ve soruları cevaplandırın. Sayfa 21 deki vaka çalışması eylem planını kullanarak bir plan oluşturun. Vaka Çalışması 1 Willabee Rotary kulübünün 45 faal üyesi var. Son zamanlarda haftalık toplantılara devam önemli ölçüde düştü. Bazı üyelerin, haftalık toplantıların sıkıcı olduğu konusunda şikâyetlerini istiyorsunuz. Kulüp yönetimi komitesi başkanı olarak, bu konuyla ilgileniyorsunuz. Haftalık kulüp toplantılarını daha ilginç hale getirmek kulüp üyelerinin katılımını sağlamak için neler yaparsınız? Vaka Çalışması 2 Kulübünüz kısa bir süre önce bir anket yapıyor ve üyelerin haftalık toplantılardaki beklentilerinin neler olması gerektiğini bilmediklerini öğreniyorsunuz. Hatta üyelerin mevcut projelerden de kafaları karışmış. Kulüp üyeleriyle daha etkin iletişim sağlamak için neler yapabilirsiniz? KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 24

25 Vaka Çalışması 3 Komite üyeleriniz, kulübünüzün haftalık toplantısı programıyla ilgili üyelerin fikirlerini alıyor. Başkan olarak, komite üyelerini bir çözüm bulmak için nasıl bir araya getirip bir liderlik yapabilirsiniz? Vaka Çalışması 4 Kulübünüzde kliklerin meydana geldiğini fark ediyorsunuz. Kulübünüze yeni üyeler ve konuklar davet etmek istiyorsunuz. Üyeler arasında dostluğu teşvik etmek için hangi yolları uygularsınız? KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 25

26 Bölge Asamblesi İçin Vaka Çalışması Eylem Planı Eylem Adımı Kim Sorumlu Bu adım ne kadar Süreç nasıl Hangi Kaynaklara Olacak? sürecek? ölçülecek? sahipsiniz? Kulübünüzde uygulayabileceğiniz neler öğrendiniz? Gerekli kaynaklar KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 26

27 Bölge Asamblesi İçin Çalışma Tablosu 5: Problem Çözme Rehberi Problem çözme rehberinizi geliştirmek adına Etkili Rotary Kulüpleri için Planlama Rehberi ni ve Bölüm 2 deki hedeflerinizi yazdığınız çalışma sayfalarını kullanın. Kulübünüzün hedeflerini analiz edin ve hedeflerinizi gerçekleştirirken karşılaşabileceğiniz potansiyel zorluklar üzerinde düşünün. Daha sonra bu zorlukların üstesinden gelebileceğiniz çözümler üretin. Yönetim Hedef Potansiyel Zorluk Hangi Kaynaklar Mevcut? Üyelik Halkla İlişkiler Hizmet Projeleri Rotary Vakfı Diğer KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 27