Standart 2 Yayın Tarihi: Revizyon Tarihi: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Revizyon No: 00 Görevler Sayfa Sayısı: 21

Transkript

1 TURİZM VE OTELCİLİK MESLEK YÜKSEKOKULU Standart 2 Yayın Tarihi: Revizyon Tarihi: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Revizyon No: 00 Görevler Sayfa Sayısı: 21 Misyon; Turizm sektörüne kaliteli ve profesyonel hizmet üretecek, kendisine ve hizmet ettiği insana mutluluk verecek ve ülkesinin refahına katkıda bulunabilecek elemanlar yetiştirmektir. Vizyon; Mezunları evrensel niteliklere sahip, bölgesinde önder ve ülkenin sayılı eğitim kurumları arasında yer almak. HEDEFLERİMİZ; Yüksek Nitelikli Öğretim Elemanı Kadrosu: Mevcut öğretim elemanı kadromuzun niteliklerini artırıcı tedbirler almak ve yeni alınacak elemanların niteliklerini nesnel ölçütlerle belirleyerek nitelikli güçlü bir öğretim kadrosu oluşturmak. Teknolojik Altyapı: Bütün programlarımızda sınıf ve laboratuarları günümüz teknolojisine uygun altyapıya kavuşturmak. Sınıf Mevcutları: Halen 80 olan sınıf mevcutlarını öğretim üyesi sayısının artırılması ve fiziksel imkânların geliştirilmesi ile 50'lere çekmek. Böylece öğrencilerin daha çok uygulama imkânına kavuşmasını sağlamak. Kütüphane: Yeni bir kütüphane kurup, kütüphanemizi hem kitap, dergi sayısı hem de teknolojik alt yapı olarak öğrencilerimizin ihtiyaçlarına cevap verebilecek düzeye kavuşturmak. İletişimin Geliştirilmesi: Öğretim elemanları, öğrenciler ve yönetim arasında daha etkili iletişimin sağlanması için önlemler almak ve verimliliği, güveni ve saygıyı artırmak. Bunun dışında internet ve telefon alt yapısını iyileştirerek iç ve diş iletişimi kuvvetlendirmek. Araştırma Projeleri: Yüksekokulumuzun öğretim elemanlarının DPT, TÜBITAK ve Üniversitemizin Araştırma Fonu (BAP) kaynaklarından daha fazla pay alabilmesini temin için projeler hazırlayıp sunmalarını teşvik etmek. Sosyal Kültürel Etkinlikler: Öğrencilerin ve personelimizin sosyalleşmesine ve katılımcı olmalarına destek veren sosyal kültürel etkinliklerin sayısını artırmak ve bu tür etkinliklerden bazılarını topluma açık yaparak toplumsal çevre ile kaynaşmayı artırmak. DEĞERLERİMİZ; Türkiye Cumhuriyetinin temel değerlerine bağlılık, Atatürk İnkılâpları ve İlkeleri doğrultusunda Atatürk Milliyetçiliğine bağlılık, Hoşgörü, sabır, öz saygı ve çevreye (toplumsal ve doğal çevreye) saygı, Başarıyı takdir ve çalışmaya teşvik, kaynaklarımıza güven, Şikâyeti çözüm önerisi ile değerlendirme Toplumun değer yargılarına saygı Hizmet sunulan kişi ve kuruluşların memnuniyetine önem verme, Kültür ve sanata duyarlılık, Yasa, yönetmelik ve kurumsal düzenlemelere uygun çalışmalar yürütme, Bilimsellikten ödün vermeme, 1

2 Sadece niceliğe değil niteliğe daha fazlasıyla önem verme, Görev bilinci ve sorumluluğu, Bireylerin sorumluluk alanlarında öncelik kullanması, Kaliteyi bir yaşam tarzı olarak özümseme ve benimseme, Alçak gönüllülük, katılımcılık ve paylaşımcılık, Öğrenen bir organizasyon olma ve kendini sürekli yenileme, Demokratik tutum ve davranışları özümseyen öğrenci merkezli öğretim anlayışı, Üretkenlik tutkusu, Paylaşım, dayanışma ve sorun çözmede dayanışma ve işbirliği, Kurumunu benimseme, temsil etme ve yüceltme duygusu, Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Teşkilat Şeması Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Yüksekokul Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Disiplin Kurulu Bölüm Başkanlıkları Müdür Yardımcısı (Eğitim-Öğretim) Müdür Yardımcısı (İdari) Yüksekokul Sekreteri Otel, lokanta ve İkram hizmetleri Bölümü Seyahat-Turizm ve Eğlence Hizmetleri Bölümü Yazı İşleri Personel İşleri Turizm ve Otel İşletmeciliği Programı Turizm ve Otel İşletmeciliği Programı (İ.Ö.) Turizm ve Seyahat Hizmetleri Programı Turizm ve Seyahat Hizmetleri Programı(İ.Ö.) Gelen- Giden Evrak Tahakkuk Müdür Sekreterliği Satın alma Ambar Memurluğu Ayniyat Öğrenci İşleri Arşiv Kütüphane 2

3 İŞİN KISA TANIMI : İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Meslek Yüksekokulu Müdürü Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Meslek Yüksekokulu nun eğitim-öğretim faaliyetlerin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesinde sorumu yöneticidir. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : Meslek Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, ilgili kurulların kararlarını uygulamak ve birimler arasında düzenli çalışmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Meslek Yüksekokulunun genel durumu ve isleyişi hakkında rektöre rapor vermek, Meslek Yüksekokulunun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, Meslek Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Meslek Yüksekokul Yönetim Kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak, Meslek Yüksekokulunun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek, Kanun ve Yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. YETKİLERİ : Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, İş verme, yönlendirme Kontrol etme, düzeltme Cezalandırma Ödüllendirme İş/Görev değiştirme Eğitim verme Sicil verme İzin verme Harcama Satın alma İmza Paraflama Temsil EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Rektör ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Müdür Yardımcılıkları Bölüm Başkanlıkları, Yüksekokul Sekreterliği, BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Öğretim Elemanı niteliklerine sahip olmak, 3

4 2547 sayılı yasanın ilgili maddesindeki nitelikleri taşımak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak, Büro ortamı, Prof. Dr. Asım ÖREM Prof. Dr. Asım ÖREM MÜDÜR V. MÜDÜR V. 4

5 İŞİN KISA TANIMI : İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Müdür Yardımcısı (İdari) Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu nun idari faaliyetlerinin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesinde Müdüre yardımcı olan yöneticidir. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : Meslek Yüksekokul binasının sürekli hizmet verir durumda olmasının takip edilmesi, (Tüm sınıf, laboratuar ve bürolarını temizliği, kalorifer, telefon, internet, güvenlik kameraları, elektrik, su, atık su tesislerinin çalışması, asansörün işletilmesi vs.) Binanın yirmidört saat güvenliğini sağlayacak düzenlemelerin yapılması, İdari personelin mesaiye uyumunun denetlenmesi, İdari personelin hastalık, izin vs. isteklerinde görevlerin aksamaması için gerekli düzenlemelerin yapılması, Akademik personelin yerleşim planını oluşturulması, Yüksekokul kurulu ve yüksekokul yönetim kurullarına iştirak edilmesi, Yüksekokul Müdürünün yokluğunda gerektiğinde yerine vekâlet edilmesi, Müdürün verdiği diğer görevlerin kanun ve yönetmelikler kapsamında yerine getirilmesi, YETKİLERİ : Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, İş verme, yönlendirme, Kontrol etme, düzeltme, Vekâlet etme, Cezalandırma, Ödüllendirme İş ve görev değiştirme İzin verme, Temsil, EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Müdür ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Yüksekokul Sekreterliği Gelen-giden evrak, Tahakkuk, Satınalma, Ambar, Öğrenci işleri, Yazı işleri, 5

6 BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Öğretim Elemanı niteliklerine sahip olmak, 2547 sayılı yasanın ilgili maddesindeki nitelikleri taşımak, Kurumunun etik değerleri konusunda bilgi sahibi olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak, Büro ortamı, Yrd. Doç. Dr. Melike KURTARAN ÇELİK Prof. Dr. Asım ÖREM Müdür Yrd MÜDÜR V. 6

7 İŞİN KISA TANIMI : İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Müdür Yardımcısı (Eğitim-Öğretim) Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Meslek Yüksekokulu nun eğitim-öğretim faaliyetlerin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesinde Müdüre yardımcı olur. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : Eğitim ve öğretimle ilgili işlerde Bölüm Başkanları ile koordinasyon kurarak çalışmaların izlenmesi, Ders planları, ders ve sınav programları ve gözetmen listelerini izlenmesi, takip edilmesi, bu konularda öğrencilerden gelen sorunların değerlendirilmesi ve çözüm üretilmesi, Yüksekokul Staj Koordinatörlüğü görevinin yürütülmesi, Yarıyılsonu akademik genel kurulunun organize edilmesi, İç kontrol standartlarına uyum çalışmalarının yürütülmesi, Akademik personelden gelen günlük izin isteklerinin değerlendirilmesi, Yüksekokul Kurulu ile Yüksekokul Yönetim Kurulu toplantılarına iştirak edilmesi, Yüksekokul Müdürünün yokluğunda gerektiğinde yerine vekâlet edilmesi, Müdürün verdiği diğer görevlerin kanun ve yönetmelikler kapsamında yerine getirilmesi, YETKİLERİ : Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, İş verme, yönlendirme, Kontrol etme, düzeltme, Vekâlet etme, Eğitim verme, İzin verme, İmza, Paraflama, Temsil, EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Müdür ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Bölüm Başkanlıkları, Öğretim elemanları Yüksekokul staj koordinatörlüğü, BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Öğretim Elemanı niteliklerine sahip olmak, 2547 sayılı yasanın ilgili maddesindeki nitelikleri taşımak, Kurumunun etik değerleri konusunda bilgi sahibi olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : 7

8 Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak, Büro ortamı, Öğr. Gör. Fegan MUTLU Prof. Dr. Asım ÖREM Müdür Yrd. MÜDÜR V. 8

9 İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Yüksekokul Sekreteri Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu İŞİN KISA TANIMI Meslek Yüksekokulunun Üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütmek GÖREV VE SORUMLULUKLARI 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 51/b,51/c maddelerinin gereğini yapar. Yüksekokuldaki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalışmasını sağlar. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütür. Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini Müdürün talimatları doğrultusunda hazırlar ve ilgililere duyurur. Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu kararlarını yazdırır. Yüksekokul Disiplin Kurulu kararlarını ilgililere duyurur ve uygulanmasını sağlar. Yüksekokul bina ve tesislerinin eğitim-öğretime hazır, kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar. Yüksekokul binası derslik, laboratuar vs gibi kısımlarının gerekli bakim ve onarım işlerini sağlar. Yüksekokul ısı santralının eksiklerini zamanında tamamlayarak ısınma sorununu halleder. Yüksekokulun ve okul çevresinin temizlik hizmetlerinin yürütülmesini sağlar. Bina ve çevresinin aydınlatma işlerini halleder. Eğitim-öğretim ve yönetim faaliyetlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araç gereçlerinin periyodik bakim ve onarım işlerini yaptırır. Yüksekokula gelen duyuru ve ilanlardan ilgilileri haberdar ettirir. Yüksekokulla ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlar. Yüksekokul tarafından düzenlenen tören, toplantı vs gibi faaliyetlerin en iyi şekilde yapılması için katkı sağlar. Taşıma ve ulaşımla ilgili işlemleri üniversite nezdinde görüşerek halleder. Akademik ve idari personelin özlük sorunları ile ilgili işlemleri yaptırır. Okul binası ile ilgili her türlü bakim onarım ve gerekli tadilat işlerini takip eder ve yaptırır. Gerektiği zaman veya lüzumu halinde bazı satın alma için ihale işlemlerini yürütür. Öğrencilerle ilgili belgeleri kontrol etmek ve onaylamak, Yüksekokul kullanılan bütün malzeme ve materyallerin temini ve kullanılması işlemlerini yönetir. Yüksekokul Faaliyet raporu ve Yüksekokul Stratejik planların hazırlanmasına idari olarak yardım eder. Yüksekokul yatırım ve carı bütçelerini hazırlar. Harcama ve gereksinimlere göre bütçe ödenek durumlarını kontrol etmek. Yüksekokula alınmak için ilanı verilen akademik personelin sınav işlerinin takibi ve belgelerin Rektörlük katına iletilmesini sağlamak. Yüksekokul idari personellerinin sicil işlemlerini yürütür. Yüksekokul Müdürlüğüne gelen her türlü evrakı kontrol eder ve gereğini yaptırtır. Tüm akademik ve idari personelin izin, sağlık raporlarını takip ve kontrol ederek gerekli yasal prosedürleri uygular. Yüksekokula gelen her türlü dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirir. Günlük olarak yapılması gereken işleri planlamak, Müdür ve Müdür Yardımcıları ile günlük olayları değerlendirmek ve talimatlara göre yapılması gerekenleri yapmak. İhtiyaçları belirleyerek ödenek durumuna göre gerekli satın alma işlemlerini yaptırmak. 9

10 Personel, öğrenci ve Yükseköğretimle ilgili yeni çıkan kanun, kararname ve yönetmelikleri günü gününe takip etmek, Akademik personel, idari personel ve öğrencilerin dilek ve şikâyetlerini dinlemek, Yüksekokulda tasarruf tedbirlerine uyulmasını kontrol etmek, Yüksekokulda kullanılan tüm demirbaşların ve sarf malzemelerinin amacına uygun kullanılmasını kontrol etmek, Müdür ve Müdür Yardımcılarının vereceği diğer yasal görevleri yapmak ve yaptırmak, YETKİLERİ : Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, İş verme, yönlendirme, Kontrol etme, düzeltme, Cezalandırma, Ödüllendirme İş ve görev değiştirme Eğitim verme, Sicil verme, İzin verme, Satınalma, İmza, Paraflama, EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Müdür ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Gelen-giden evrak, Tahakkuk, Satınalma, Ambar, Öğrenci işleri, Yazı işleri, BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Üniversitelerin tercihen idari bilimler lisans programından mezun olmak, Kurumunun etik değerleri konusunda bilgi sahibi olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak, Büro ortamı, Keleş BAYRAKTAR Prof. Dr. Asım ÖREM Yüksekokul Sekreteri MÜDÜR V. 10

11 İŞİN KISA TANIMI : İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Bölüm Başkanı Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Sorumlu olduğu Bölüm Başkanlığına bağlı programların, eğitim-öğretim ve akademik faaliyetlerinin planlanmasını, organizasyonunu ve koordinasyonunu sağlayan kişidir. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : 2547 Sayılı Kanunun Bölüm Başkanına verdiği tüm yetki ve sorumlulukların yerine getirilmesi, Eğitim-Öğretim faaliyetlerinin planlanan programlara uygun olarak yürütülüp yürütülmediğinin denetlenmesi, Bölüme gelen evrakların incelenmesi-cevap yazılması, Öğrenci ve öğretim elemanlarının sorunlarının giderilmesi, Laboratuvarların denetlenmesi, Ders görevlendirmelerinin yapılması, Ders ve sınav programlarının yapılması, Sınav gözetmenliklerinin hazırlanması, Özür sınav başvurularının değerlendirilmesi, Yatay geçiş başvurularının değerlendirilmesi, Mezuniyet belgelerinin onaylanması, Gelen evraklarla ilgili olarak öğretim elemanları ve öğrencilerin bilgilendirilmesi, Programa ilişkin ders planlarının ve ders içeriklerinin güncelliğinin sağlanması Program staj koordinatörlerinin atanmasının, teklif edilmesi, Yarıyıla ilişkin bölüm akademik kurullarının yapılması, Görev süresi dolan akademik personelin işlemlerinin yapılması, Yarıyıl öğrenci izin işlemlerini yürütülmesi, Yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirilmesi, YETKİLERİ : Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, İş verme, yönlendirme, Kontrol etme, düzeltme, Vekâlet etme, İş/Görev değiştirme, Eğitim verme, İzin verme, İmza, Paraflama, EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Müdür 11

12 ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Bölüm Başkan Yardımcıları, Laboratuar sorumluları, Program Staj Koordinatörleri, BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Öğretim Elemanı niteliklerine sahip olmak, 2547 sayılı yasanın ilgili maddesindeki nitelikleri taşımak, Kurumunun etik değerleri konusunda bilgi sahibi olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak, Büro ortamı, Bölüm Başkanları Yrd.Doç.Dr. Selcen SARI AYTEKİN Turizm ve Otel İşletmeciliği Bölümü Bölüm Başkanı Prof. Dr. Asım ÖREM MÜDÜR V. Ögr.Gör. Nihat YILMAZ Turizm ve Seyahat Hizmetleri Bölümü Bölüm Başkanı 12

13 İŞİN KISA TANIMI : İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Öğretim Görevlisi Turizm ve Otelcilik Meslek Yüksekokulu Ders vermekle ve uygulama yaptırmakla yükümlü öğretim elemanıdır. Üniversitelerde ve bağlı birimlerinde, ilgili kanun uyarınca atanmış öğretim üyesi bulunmayan dersler veya herhangi bir dersin özel bilgi ve uzmanlık isteyen eğitim-öğretim ve uygulamaları için, kendi uzmanlık alanlarındaki çalışma ve eserleriyle tanınmış kişiler, süreli veya ders saati ücreti ile görevlendirilebilirler. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : 2547 sayılı kanundaki amaç ve ilkelere uygun biçimde önlisans, lisans düzeylerde eğitim-öğretim ve uygulamalı çalışmaların yapılması ve yaptırılması, proje hazırlıkları ve seminerlerin yönetilmesi, Sorumluluğunda bulunan derslerin yürütülmesi, Bölüm Başkanlığı tarafından verilen işlerin yürütülmesi, Müdürlük tarafından verilen işlerin yürütülmesi, Yayın çalışmalarını yapılması, Öğrenci danışmanlık işlerinin yürütülmesi, Sınavların usulüne uygun yapılması, Görevlendirildiğinde öğrenci disiplin soruşturmalarının yürütülmesi, Periyodik raporların hazırlanması, Amirinin verdiği diğer görevlerin yerine getirilmesi, YETKİLERİ : Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, Kontrol etme, düzeltme, Vekâlet etme, Eğitim verme, EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Müdür, Bölüm Başkanı, ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Yok BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Öğretim Elemanı niteliklerine sahip olmak, 2547 sayılı yasanın ilgili maddesindeki nitelikleri taşımak, Kurumunun etik değerleri konusunda bilgi sahibi olmak, 13

14 ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak, Büro, sınıf ve laboratuar ortamı, Öğretim Elemanları Prof. Dr. Asım ÖREM MÜDÜR V. 14

15 İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Müdür Sekreteri Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü İŞİN KISA TANIMI : Yüksekokul Müdürünün görevlerinin düzgün bir şekilde yapılmasın yardımcı olan kişidir. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : Müdür odasının açılması, hazırlanması ve temizliğinin sağlanması, Müdüre bırakılan notların iletilmesi, Gelen telefonların konusu öğrenilerek ilgililere yönlendirilmesi, Müdüre gelen telefon görüşmelerinin müsait olması durumunda müdüre yönlendirilmesi, diğer durumlarda görüşme talebine uygun şekilde cevap verilmesi, Müdürün odasında bulunmadığı durumlarda gelen telefon çağrılarının daha sonra müdüre iletilmek üzere not edilmesi, Gelen misafirler için ikramların yapılması, Müdürlük makamına yapılan ziyaretlerden müdürün bilgilendirilerek odaya alınması, Randevusuz gelen misafirlerin durumunun değerlendirilerek yönlendirilmesi, gerekli durumlarda müdüre bilgi verilmesi, Gelen postaların tasnif edilmesi, Gelen kargolarla ilgili olarak kişilerin bilgilendirilmesi, Müdürün görüşmek istediği personelin müdürlük katına davet edilmesi, Amirin verdiği diğer görevlerin yerine getirilmesi YETKİLERİ : İş verme, yönlendirme Kontrol etme, düzeltme, Posta ve kargoların teslim alındığına dair imza atılması EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Yüksekokul sekreteri ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Yok BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Türkçe yi çok iyi konuşup, yazabilmek, Büro otomasyonlarını tanımak ve kullanabilmek, Sağlıklı insan ilişkileri kurabilmek, Hızlı not alabilmek yeteneğine sahip olmak, Protokol kurallarını bilmek, Güvenilir ve ketum olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde esnek çalışma saatlerinde görev yapmak, Büro Esra Yılmaz ÇALIK Prof. Dr. Asım ÖREM Müdür Sekreteri MÜDÜR V. 15

16 İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Tahakkuk sorumlusu Tahakkuk Yüksekokulu nun tahakkuk işlemlerini usulüne uygun yürüten kişidir. İŞİN KISA TANIMI : Meslek GÖREV VE SORUMLULUKLARI : Yüksekokul a ait elektrik, su ve telefon giderlerinin kontrolünün yapılması, ödeme ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve fatura ve ilgili diğer evrakların arşivlenmesi, Her aybaşında düzenli olarak personelin maaşı ile ilgili bordro düzenleme, ödeme ve bu işlemlerle ilgili evrakların düzenlenme ve arşivlenme işlemlerinin usulüne uygun olarak yürütülmesi, Ek ders ücretlerine ilişkin dosyaların ve evrakların hazırlanması, kontrol edilmesi, ödeme ile ilgili işlemlerin yapılması ve ilgili evrakların arşivlenmesi, Fazla mesai ile ilgili evrakların hazırlanması, kontrol edilmesi, ödeme ile ilgili işlemlerin yapılması ve ilgili evrakların arşivlenmesi, Yurtiçi geçici görev yolluk işlemlerine ilişkin belgelerin hazırlanması, ödeme ile ilgili evrakların düzenlenmesi ve arşivlenmesi, Emekli kesintilerine dair işlemlerin usulüne uygun olarak yerine getirilmesi, Ücretsiz çalışanların sağlık primlerine ilişkin işlemlerin usulüne uygun olarak yerine getirilmesi, Gelişme güçlüğü ve diğer idari görevlere ilişkin yapılması gereken işlemlerin usulüne uygun olarak yerine getirilmesi, Amirinin verdiği diğer görevlerin yerine getirilmesi. YETKİLERİ : İş verme, yönlendirme Kontrol etme, düzeltme, İzin verme, Harcama, İmza, Paraflama, Temsil. EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Yüksekokul Sekreteri ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Yok BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : En az lise mezunu olmak, Alanında en az 2 yıl deneyimi olmak, İlgili mevzuata hakim olmak, Kurumunun etik değerleri konusunda bilgi sahibi olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI : 16

17 Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde günlük çalışma saatleri dışında da görev yapmak. Erkan KARSLI Prof. Dr. Asım ÖREM Bilgisayar İşletmeni MÜDÜR V. 17

18 İŞ UNVANI BÖLÜMÜ İŞ TANIMI VE GEREKLERİ FORMU Ambar Memuru Satın alma-ayniyat İŞİN KISA TANIMI : Yüksekokulun ambar ve depo ile ilgili işleri düzenleyen ve mevzuata uygun şekilde yürüten kişidir. GÖREV VE SORUMLULUKLARI : Satın alma işlerinin yapılması Ambar işlerinin yapılması Tahakkuk işlerinin yapılması Aylık muhasebe hesaplarının yapılması Yıllık olarak Strateji Daire Başkanlığına muhasebe hesaplarının sunulması Sayıştay hesaplarının yapılması Amirin verdiği diğer görevlerin yerine getirilmesi Demirbaş kayıt ve kontrollerinin yapılması, Taşınır kayıtları giriş ve çıkışlarının yapılması, YETKİLERİ : Kontrol etme, düzeltme Satın alma İmza Paraflama Temsil EN YAKIN YÖNETİCİSİ : Yüksekokul Sekreteri ALTINDAKİ BAĞLI İŞ ÜNVANLARI : Yok BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER : Muhasebe ve pazarlama alanında en az meslek yüksekokulu düzeyinde eğitim görmüş olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI : Günlük çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde esnek çalışma saatlerinde görev yapmak, Büro, Depo, Piyasa Osman AR Prof. Dr. Asım ÖREM Ambar Memuru MÜDÜR V. 18

19 YÜKSEKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ BAŞVURU SÜRECİ -Öğrenci işleri personeli -Öğrenci -Öğrenci Yüksekokul öğrenci işleri bürosundan Zorunlu Staj Formunu alınız. Bu form iki nüsha hazırlanacaktır. Zorunlu Staj Formunun kendinize ait kısımlarını özenle doldurunuz. Fotoğraf yapıştırınız Formdaki staj yapacağınız işyerine ait bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak doldurulmasını sağlayınız. -İsteyen öğrenciye form vermek -Formu usulüne uygun doldurma ve gerekli onayları yaptırma - Önlisans Ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri Staj Yönergesi -Program staj koordinatörü -Öğrenci -Öğrenci işleri personeli -Öğrenci Program Staj Koordinatörü ile beraber Zorunlu Staj Formunda ki Staj Başlama Tarihi ve Bitiş Tarihlerini belirleyiniz. Program staj koordinatörünün onayından sonra; staj dosyasını almak için Yüksekokul Öğrenci işlerine bir adet fotoğrafla daha başvurunuz. -Staj yeri uygun ise tarihler belirlenir. -Sicil fişindeki fotoğraf mühürlenir. -Dosya eksiksiz teslim edilir sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 5. Madde b fıkrası ve 87. Madde e fıkrası gereğince yükseköğrenimleri sırasında zorunlu Yüksekokul öğrenci işlerinden staj dosyanızı hazırlatınız ve içeriğini kontrol ederek eksiksiz olarak alınız. -Öğrenci Staj çalışması yapacağınız yere gidiniz. -Zamanında staj yerine gider -Program staj koordinatörü -Öğrenci Gerektiğinde; Program staj koordinatörünüze danışınız. Staj planınızı önceden yapınız ve stajınızı mutlaka planladığınız tarihlerde yapmaya özen gösteriniz. Staj işlemlerinizi bizzat takip ediniz. -Her aşamada bilgilendirme -Öğrenci sorumlu davranır RİSKLER : 19

20 1-Formun usulüne uygun doldurulmaması, 2-Staj yerinin istenen nitelikleri taşımaması, 3-Staj başlama ve bitiş tarihlerinin özenle belirlenmemesi, 4-Zorunlu sigorta işleminin zamanında yapılmaması 20

21 YÜKSEKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ DEĞERLENDİRME SÜRECİ -Öğrenci -Program Staj Koordinatörü - Program Staj Koordinatörü -Bölüm Başkanı Stajını bitiren öğrenci dosyasını program staj koordinatörüne teslim eder. Program staj koordinatörü dosyayı inceler Dosya da eksik var mı? Program staj koordinatörü sicil fişini onaylar. Sicil fişi üzerinde onaylanan süre bölüm kayıtlarına işlenir. Sicil fişi bölümde arşivlenir. H E Öğrenci eksikleri tamamlar -Öğrenci dosyayı zamanında teslim eder -Öğrenci İçeriği istenenlere göre hazırlar -Koordinatör zamanında değerlendirmeyi yapar. -Sicil fişi onaylanır. -Bölüm kayıtlarına işlenir - Bölüm arşivine konur. - Önlisans Ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri staj yönergesi - İlgili bölümün belirlediği staj uygulama esasları -Bölüm Başkanı -Bölüm sekreteri Öğrenci staj süresi tamam mı? Bölüm Başkanlığı Ö.İ.D.B bildirilmesi için Yüksekokul Müdürlüğüne öğrencinin staj durumunu yazı ile bildirir. E H Öğrenci eksik süreler için uygun zamanda stajını tamamlar. -Staj süresi tamam olanlar müdürlüğe yazılır -Bölümden gelen yazıları geciktirmeden yazar Müdürlüğü -Yazı işleri birimi Yüksekokul Müdürlüğü stajını bitiren öğrencilerin listesini kayıtlara işlensin diye Ö.İ.D.B na gönderir. -Bölümlerden kelen yazıları Ö.İ.D.B doğru ve zamanında bildirir. Bitti RİSKLER 1-Dosyanın zamanında teslim edilmemesi 2-İçeriğin istene nitelikte olmaması 5-Staj süresi tamam olanların müdürlüğe bildirilmemesi 6-Yazışmalarda öğrenci bilgileri hatalı yazılması 21

22 3-Değerlendirmenin süresi içinde yapılmaması 4-Arşivlemede hata yapılması 7-Müdürlüğün yazışmaları süresi içinde yapmaması 22

23 YÜKSEKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ MUAFİYET BAŞVURU SÜRECİ -Öğrenci -Program Staj Koordinatörü -Öğrenci -Öğrenci -Program Staj Koordinatörü Staj Koordinatörü Program staj koordinatöründen muafiyet şartları hakkında bilgi alınır. Şartlar uygun ise duruma uygun form yüksekokul yazı işlerinden alınır. Form usulüne uygun doldurulur. Duruma uygun ekler eklenir ve formda istenen onaylar yaptırılır. Program staj koordinatörüne formdaki muafiyet onayı yaptırılır. Muafiyet formu öğrenci tarafından Yüksekokul Staj Koordinatörüne teslim edilir. -İlgili mevzuat öğrenciye anlatılır. -Uygun form temin edilir. -Onaylar yaptırılır. İstenen ekler temin edilir -Formdaki onaylar yapılır -Form Yüksekokul Staj Koordinatörüne teslim edilir. Staj Yönergesi 18.Madde - Önlisans Ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri Staj Koordinatörü Yönetim Kurulu -Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Staj Koordinatörü formu değerlendirir. Onaydan sonra karar için yönetim kurulu sunar Sonuç ilgili Bölüm Başkanlığından öğrenilir. -Form Yönetim kuruluna gönderilir. -Yönetim kurulu karar verir. -Karar Bölüm Başkanlığına bildirilir. RİSKLER : 1- Şartları sağlamadığı halde başvuru gelebilir. 2- Formdaki onaylar doğru olmayabilir. 23

24 MÜDÜRLÜĞÜ STAJINI TAMAMLAYAN ÖĞRENCİLERİN ÖİDB BİLDİRİLME SÜRECİ -Bölüm Başkanı Başla -Stajını tamamlayan öğrencileri belirler. -Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlıklarından staj süresini tamamlayan öğrencilerin listesi Yüksekokul Müdürlüğüne yazılı olarak bildirilir. -Öğrenci bilgilerini doğru yazmalı -Yazı işleri Bölümlerden gelen yazı Yüksekokul gelen evrak defterine kayıt edilir. -Kritik sürelere dikkat edilir. sekreteri Müdürlük tarafından gerekli sevk işlemleri yapılır. Bölümlerden ayrı ayrı gelen benzer listeler yazı işlerinde birleştirilir. Müdürlüğü Liste ön yazı ile kayıtlara işlensin diye Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. - Gerekli sevk ve onaylar yapılır. Bitir 24

25 MÜDÜRLÜĞÜ ÖĞRENCİ BELGESİ VERME SÜRECİ Başla Belge alacak öğrenci; kimlik kartıyla yazı işleri bürosuna başvurur. -Öğrencinin kimlik kontrolü yapılır. -Yazı işleri yetkili personeli Bürodaki yetkili kişi üniversite internet sitesinin ilgili arayüzüne girer. -Belge için gerekli bilgiler internet sitesine girilir. -Öğrenci Öğrencinin belge için gerekli bilgileri ilgili arayüze girilir. Girilen bilgilerden sonra ortaya çıkan öğrenciye ilişkin belgenin çıktısı alınır. sekreteri Çıktısı alınan belgenin gerekli onay ve imzaları tamamlanır. -Gerekli imza ve onay yapılır. -Öğrenci Belge gerekli kayıt işlemlerinden sonra öğrenciye teslim edilir. -Kayıt işlemlerinden sonra belge öğrenciye teslim edilir. Bitir 25

26 MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ PERSONEL NÖBET ÇİZELGELERİNİ HAZIRLAMA SÜRECİ Başla sekreteri Eğitim-Öğretim dönemi başladığında idari personelden nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. -Görüşmeler yapılarak nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. -Yazı işleri birimi Nöbet günleri kişilerin istekleri de dikkate alınarak belirlenir. Haftalık nöbet çizelgesi oluşturulur. sekreteri Yüksekokul Sekreterinin onayına sunulur. Nöbet çizelgesi ilgililere duyurulur. -Nöbetçi personel Çizelgeye göre belirlenen yer ve zamanda nöbet tutulur. Bitir 26

27 MÜDÜRLÜĞÜ AÖF GÖREV BELGE TESLİM SÜRECİ Başla -Yazı işleri personeli -Gelen listeler teslim alınır. Görevlendirme formları üst yazı ile yüksekokula gelir. -Evrak dağıtan personel -Görevli öğretim elemanları Formlar imza karşılığı görevlilere dağıtılır. -Zamanında ilgililere teslimat yapılır. sekreteri Dağıtım sırasında imzalatılan liste yetkili amirce imzalanır. sekreteri onay yapar. -Yazı ileri personeli İmza listesi ve varsa iadeler AÖF il temsilciliğine iade edilir. -İadeler zamanında yapılır. Bitir 27

28 TAHAKKUK BİRİMİ II. ÖĞRETİM MESAİ TAHAKKUK SÜRECİ müdürü Yüksekokul Yönetim Kurulu II. Öğretimde mesaiye kalacak personel için karar alır. -Yönetim Kurulu üyeleri belirlenen yer ve saatte toplanır. sekreteri - Yazı işleri Yüksekokul personelinin mesai yapacağı gün ve saat belirlenir. Yüksekokul müdürlüğüne olur yazısı yazılır. Mesaiye kalacak personelin aylık nöbet tuttuğu saatleri gösteren çizelge hazırlanır, kontrol edilir, -Mesaiye kalacak personelin sayısı -Olur, yazısı ve mesai tablosunun doğruluğu -657 sayılı kanunun 178. maddesi, -Birim personeli e-bütçe sisteminden II. Öğretime ilişkin ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? H SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir. -Ödeme yapılacak tertip kontrol edilir sayılı kanunun 45. maddesi e bendi, E sekreteri Maaş Bilgi Sistemine nöbet saatleri girilir, gerekli hesaplar yaptırılır, çizelge alınır. e- bütçeden üç adet ÖEB düzenlenir. -ÖEB kayıt kontrolü müdürü ÖEB gerekli onay ve kontroller yapılır. -Onaylayacak kişilerin imzası -Birim personeli ÖEB iki suret, puantaj tablosu vb. evraklar eklenir. SGDB gönderilir. -Zimmet evrakı ile teslimi ÖEB bir suret, puantaj tablosu vb. evrakların fotokopileri birimde kalmak üzere dosyalanır. -Evrakların dosyalanarak arşivlenmesi 28

29 TAHAKKUK BİRİMİ ELEKTRİK FATURASI TAHAKKUK SÜRECİ -Birim personeli Gelen elektrik faturası tahakkuk birimine verilir. -Gelen faturanın doğruluğu kontrol edilir. Gelen faturanın fotokopisi alınır. -Birim personeli E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır -Ödeneğin doğru tertipten yapılması Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -Birim personeli sekreteri müdürü E-bütçeden üç adet ÖEB düzenlenir. ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır -ÖEB kontrolü yapılır -Onaylayacak kişilerin imzası ve kontrolü -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birim personeli ÖEB iki suret elektrik faturasını aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir. -Suretlerin dosyalanarak arşivi ÖEB bir suret elektrik faturası fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. 29

30 TAHAKKUK BİRİMİ SU FATURASI TAHAKKUK SÜRECİ -Birim personeli Birime kesilen ihbarname faturalandırılmak üzere Akçaabat belediyesinden alınır. -Kesilen faturanın doğruluğu -Birim personeli E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır -Ödeneğin doğru tertipten yapılması Ödenek var mı? E H SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -ÖEB kayıtlarının kontrolü Üç adet ÖEB düzenlenir Sekreteri Müdürü ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır. İki suret ÖEB, su faturasının aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir -Onaylayacak kişilerin imza kontrollerinin yapılması -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi - Birim personeli Bir suret, ÖEB, telefon faturası fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Birimde kalan suretler dosyalanarak arşivlenir. 30

31 TAHAKKUK BİRİMİ TELEFON FATURASI ÖDEME SÜRECİ -Sekreter Gelen faturaların yüksekokula ait olup olmadığı kontrol edilir -Gelen faturanın doğrulu, -Sekreter -Birim personeli Müdürü Fatura birime ait mi? Fatura ya Görüşmeler Resmidir kaşesi vurulur ve Yüksekokul Müdürüne imzalatılır. E H Fatura iade edilir. -İade -Süresi için işlem yapılır. -Evrak imzalatılır. -Birim personeli E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır -Ödeneğin doğru tertipten yapılması sekreteri müdürü Ödenek var mı? E H Üç adet ÖEB düzenlenir SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -ÖEB kayıtlarının kontrolü -Onaylayacak kişilerin imza kontrollerinin yapılması ÖEB imzalatılır -Birim personeli ÖEB iki suret telefon faturalarının aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir ÖEB bir suret, telefon faturası fotokopisi birim arşivine koymak için ayrılır. -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birimde kalan suretler dosyalanarak arşivlenir. 31

32 TAHAKKUK BİRİMİ EK DERS ÜCRETİ TAHAKUK SÜRECİ Yönetim Kurulu Yönetim kurulundan ek ders ücretlerin ödenebilmesi için karar alınır. -Yönetim Kurulu Müdürlüğe ödeme yetkisi verir sayılı YÖK kanunu 45. maddesi e bendi, Müdürü Yönetim Kurulu kararı ve ders görevlendirmeleri Rektörlük onayına sunulur. -Evraklar usulüne uygun düzenlenir. Ek ders ödemeleri için dosya hazırlanır. İçeriğinde; akademik takvim, yönetim kurulu kararı, rektörlük onayı, f1 formları, bulunur. Dosya KTÜ SGDB gönderilir. -Süresi içinde işlem yapılır. -Evrak imzalatılır sayılı kanunun 31. maddesi, Ek ders ücretlerinin yapılabilmesi için ek derslerin yapıldığı ay, gün ve saati gösteren çizelge hazırlanır. -F1 formu ve ders programına göre çizelge hazırlanır. -Birim personeli E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır. -Ödenek kontrolü yapılır sayılı YÖ personel kanunun 11. maddesi Ödenek var mı? H SGDB dan harcama yetkisi beklenir. E Üç adet ÖEB düzenlenir -ÖEB kayıtlarının kontrolü yapılır sayılı kanun ve buna ilişkin mevzuat sekreteri müdürü Birim personeli ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır İki adet ÖEB ve ek ders evrakları asıl olarak düzenlenir ve evrak SGDB gönderilir. Bir adet ÖEB, ek ders evraklarının fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Gerekli onaylar alınır -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Bir suret birim için arşivlenir. 32

33 TAHAKKUK BİRİMİ YOLLUK TAHAKUK SÜRECİ -Personel işleri birimi Göreve gidecek personel Bölüm Başkanlığına dilekçe ile müracaat eder. -Görevlendirme ile ilgili belgeler eklenir -Bölüm başkanlığı Bölüm Başkanlığı ilgili personelin görevlendirme isteğini değerlendirir. Onay verildi mi? E H Personel görevlendirilmez. Süreç biter. -Süresi içinde kara verilir Sayılı Harcırah Kanunu Görevlendirme isteği Yüksekokul Müdürlüğüne yazılır. Yönetim Kurulu Görevlendirme formu hazırlanır ve Yüksekokul Yönetim kuruluna onay için sunulur. -Kurul isteği değerlendirir. Müdürü Yönetim Kurulundan çıkan onayla birlikte Rektörlük onayı istenir - Onay çıktı mı? Rektörlükten onay verilmez ise süreç biter Personel görevlendirildiği yere gider. Görevin gereğini yerine getirir. -Personelin kendisi Görevlendirme dönüşü; yolluk bildirimi, kullandığı ulaşım aracının faturası, v.b. evraklar tamamlanır ve imzalatılır. -Yolluk için gerekli evrakları temin eder 33

34 E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? H SGDB dan harcama yetkisi beklenir. E Üç adet ÖEB düzenlenir -ÖEB kayıtlarının kontrolü yapılır ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır İki adet ÖEB ve ek ders evrakları asıl olarak düzenlenir ve evrak SGDB gönderilir. Bir adet ÖEB, ek ders evraklarının fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Gerekli onaylar alınır -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Bir suret birim için arşivlenir. 34

35 TAHAKKUK BİRİMİ MAAŞ TAHAKUK SÜRECİ -Tahakkuk Memuru -Tahakkuk Memuru Personel Daire Başkanlığından personelin derece-kademe-kıdem-rapor atama vb. bilgilere ilişkin evraklar gelir. Maaş tahakkuk hazırlık işlemleri yapılır. Personel Maaş Bilgi Formu PDB gelen bilgilere göre doldurulur. Personelin bilgileri KTÜ bilgi işlem sisteminden ve KTÜ say2000i sisteminden bilgiler güncellenir, hesaplama işlemi yapılır Bordro bilgileri kontrol edilir Bilgiler doğru mu? Ödeme emri belgesi hazırlanır E H -PDB gelen bilgilere göre Maaş tahakkuk işlemleri yapılır. Bunun için; Taban aylığı, Gösterge,, Ek gösterge, Kıdem aylığı,yan ödeme, Özel hizmet tazminatı, Ek ödeme, Aile yardımı, (eş ve çocuk yardımı), Makam tazminatı, Görev/temsil tazminatı,,yabancı dil tazminatı, Üniversite ödeneği, İdari görev ödeneği, Eğitim öğretim tazminatı, Geliştirme ödeneği, Emekli Sandığı/SGK pirimleri, Vergi matrağıdilimi, Asgari geçim indirimi, Sakatlık indirimi, Özel sigorta indirimi, -Su/Lojman kirası/ icra /nafaka/ rapor/ vb kesintiler, Damga vergisi kesintisi, Gelir vergisi kesintisi, Sendika kesintisi, Kalemleri kontrol edilir Devlet Memurları Kanunu 375 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 631 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname -Devlet Memurlarına Ödenecek Zam Ve tazminatlara İlişkin karar Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Yükseköğretim Personel kanunu 2547 Yükseköğretim Kanunu Sayılı Emekli Sandığı Kanunu -190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname -Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği -Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliği -Tahakkuk Memuru Sekreteri H Ödeme Emri Belgesi, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine imzaya gönderilir. İmzalandı mı? -Ödeme Emri Belgesi hazırlanır ve imzaya gönderilir. -Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği(Sıra No: 7) -Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Tahakkuk Memuru Ödeme Emri Belgesi ve ekleri SGDB ye teslim edilir. E -Maaş dosyası SGDB ye teslim edilir. --Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası -Çalışan Sigortalıların Prime Esas Kazancının Tespitine İlişkin Tebliğ -Muhasebe yetkilisi Ödeme Belgeleri Muhasebe Yetkilisi kontrolünden geçti mi? E H -İlgili Yönetmelik ve tebliğlere göre kontrol edilir -Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ -Tahakkuk Memuru SGK dan Kesenek Bilgi Girişi yapılır. Bitir -Maaş ödendikten sonra on gün içinde giriş yapılır. 35

36 PERSONEL YILLIK İZİN TAKİP VE FORM DÜZENLEME SÜRECİ Sek. İzin isteğinde bulunan personelin izin durumu kontrol edilir. -Personelin hak edilmiş izni olup olmadığı kontrol edilir. Sek. İzin hakkı var mı? H İlgili personele bilgi verilir -657 sayılı yasa -İlgili personeli E İzin formu doldurulur ve çıktısı alınır. -İzin formu usulüne uygun olarak düzenlenir sayılı yasa İzin formu ilgili personele imzalatılır. -Bölüm Başkanı sekreteri müdürü İzin isteyen personel; 1-Akademik personel ise form Bölüm Başkanı ve Yüksekokul Müdürü tarafından; 2-İdari personel ise form Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdür tarafından imzalanır. -Personelin konumuna göre ilgili yöneticiler izin formunu imzalar -Yazı işleri birimi İzin formu giden evrak defterine kayıt edilir. -İzin formu kayıt altına alınır. İzin formu Personel Daire Başkanı ve ilgili Rektör yardımcısı tarafından onaylanmak üzere Personel Daire Başkanlığına gönderir -İzin formu gecikmeden ilgili birime gönderilir. 36

37 KISMİ ZAMANLI ÇALIŞTIRILAN ÖĞRENCİ PUANTAJ TAKİP SÜRECİ -Öğrenci Kısmi zamanlı çalışacak öğrenci Nüfus cüzdan fotokopisi, öğrenci belgesi ve banka hesap numarası ile Yüksekokul Müdürlüğüne Müracaat eder. -Öğrenci gerekli evrakları tamamlar. - -Yazı işleri birimi Öğrenciye ait belgeler bir ön yazı ile Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. -Tahakkuk Mem. Öğrenciye (haftada en çok 15, aylık toplam 60 saati geçmeyecek şekilde) bir aylık puantaj cetveli düzenlenir. Puantaj cetveli düzenleyen kişi tarafından imzalanır. -Puantaj cetveli usulüne uygun olarak zamanında düzenlenir ve ilgililere imzalatılır. Sekreteri Puantaj cetveli Yüksekokul Sekreteri tarafından imzalanır. İmzalanan puantaj cetveli Daire Başkanının onayı için Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. -Puantaj cetveli bekletilmeden ilgili birimlere iletilir. Bu işlem her ay 3. işlem basamağından itibaren her ay düzenli olarak tekrar edilir. Bitti 37

38 ÖĞRENCİ İZİN SÜRECİ -Öğrenci Öğrenci izin isteğini nedeni ile birlikte yazacağı dilekçe ile Ö.İ.D.B na başvurur. -Öğrenci izin isteğini belgeleri ile dilekçesine ekler. -ÖİDB personeli -Bölüm Başkanı Ö.İ.D.Başkanlığı öğrenciye ilişkin izin formunu düzenler ve Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir. Yüksekokul Müdürlüğüne gelen form Bölüm Başkanına imzalatılır. -İzin formunu düzenler -Kendilerine ait alanları onaylar. - Karadeniz Teknik Üniversitesi Önlisans Ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci İşler Yönetmeliği 36. madde Müdürü İzin formu Yüksekokul Müdürü tarafından onaylanır. -Yazı işleri birimi Gerekli onayları alınan form Ö.İ.D.B gönderilir. -Form bekletilmeden Ö.İ.D.B. gönderilir Ö.İ.D.B ve ilgili Rektör Yardımcısının onayından geçen form tekrar Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. Öğrenciye izin isteğinin kabul edildiğine dair resmi yazı yazılır. -Sonuç öğrenciye bildirilir. -Yazı işleri birimi Öğrencinin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanı konu ile ilgili bilgilendirilir. -İlgili Bölüm Başkanlığı bilgilendirilir. Bitti 38

39 MEZUN ÖĞRENCİ TRANSKRİPT ONAY SÜRECİ Ders ve staj yükümlülüğünü tamamlayan öğrencilerin transkriptleri Ö.İ.D.B dan Meslek Yüksekokuluna gelir -Yazı İleri Birimi Yönetim Kurulu Transkript gelen evraka kayıt edilir Transkriptler ilgili Yönetim Kurulu Kararır alınır -Gelen evraka zamanında kayıt edilir. - -Karadeniz Teknik Üniversitesi Önlisans Ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci İşler Yönetmeliği 36. madde Öğrenci Mezuniyetleri kesinleşir -Bölüm Başkanı Transkriptler ilgili Bölüm Başkanı tarafından imzalanır -Transkriptler bekletilmeden imzalanır. -Yazı işleri Birimi İmzalanan Transkriptler üzerine Yönetim; Kurulunun Tarih ve sayısı yazılır -Hatasız gerekli kayıtlar aktarılır Müdürü Transkriptler Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır Müdürlüğü Transkript üzerine Kurum Mührü basılır -Yazı işleri birimi Öğrencinin Mezuniyet işlemlerinin yürütülmesi için üst yazı ile transkript ve ilgili Yönetim Kurulu Kararı ÖİDB na gönderilir. ÖİDB na mezuniyet kararı gönderilir. Bitti 39

40 ÖĞRETİM ELEMANI GÖREV SÜRESİ UZATMA SÜRECİ -Persoenel işlerinden sorumlu memur Yüksekokul personel birimi görev süresi bitime yaklaşan akademik personeli müdürlüğe bildirir. -Görev sürelerini takip eder Müdürlüğü İlgili Akademik Personelin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanlığına yazı yazılarak konu ile ilgili görüşü istenir. -Süresi dolanlar için süre uzatma süreci başlatılır sayılı yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı ilgili akademik personelden yaptığı çalışmaların raporunu ister -Personelden çalışma raporunun istenmesi sayılı yüksek öğretim personel kanunu -İlgili Akademik Personel -Bölüm Başkanı Akademik personel raporunu hazırlayarak Bölüm Başkanına iletir. Bölüm Başkanı raporla birlikte kendi görüşünü de yazarak Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir -Raporun eksiksiz ve zamanında hazırlanması -Raporun incelenmesi Rapor Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşülür. -Yönetim Kurulu Karar olumlu mu? H Süre uzatma işlemi yapılmaz. E -Yazı işleri Birimi Görev süresini uzatmak için karar; Personel Dairesi Başkanlığına Yönetim Kurulu Kararı eklenerek bir yazı ile bildirilir. Gerekli yazının bekletilmeden yazılması Bitti 40

41 ÖĞRETİM ÜYESİ GÖREV SÜRESİ UZATMA SÜRECİ -Persoenel işlerinden sorumlu memur Yüksekokul Personel Birimi görev süresi bitime yaklaşan Öğretim Üyesini Müdürlüğe bildirir. -Görev sürelerini takip eder Müdürlüğü İlgili Öğretim Üyesinin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanlığına yazı yazılarak personelin kişisel çalışma raporu istenir. -Süresi dolanlar için süre uzatma süreci başlatılır sayılı yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı -İlgili Akademik Personel -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı ilgili Öğretim Üyesinden yaptığı çalışmaların raporunu ister Öğretim Üyesi raporunu hazırlayarak Bölüm Başkanına iletir. Bölüm Başkanı raporu Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir -Personelden çalışma raporunun istenmesi -Raporun eksiksiz ve zamanında hazırlanması -Raporun incelenmesi sayılı yüksek öğretim personel kanunu Müdürlüğü Yönetim Kurulu Yüksekokul Müdürlüğü Yönetim Kurulu ile birlikte üç kişiden oluşan bir jüri belirler Her bir jüri üyesine Öğretim Üyesinin hazırladığı rapor gönderilerek görüş göreve atanması hususunda bildirmesi istenir. -Jüri üyeleri raporu inceleyerek görüşlerini bildirir. Jüri üyelerinin görüşleri Yönetim kurulunda görüşülür -Yazı işleri Birimi Karar olumlu mu? E H Süre uzatma işlemi yapılmaz. -Karar geciktirilmeden ilgili birime yazılır. Görev süresini uzatmak için karar; Personel Dairesi Başkanlığına Yönetim Kurulu Kararı eklenerek bir yazı ile bildirilir. 41

42 ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMA SÜRECİ -Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı öğrenci soruşturmasına konu olan olayla ilgili belge ve bilgileri Yüksekokul Müdürlüğüne yazılı olarak bildirir -Geciktirmeden olayı bildirmek Müdürü Yüksekokul Müdürü olayı soruşturmak için soruşturmacı tayin eder. -Soruşturmacı tayin edilir -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği -Yazı işleri Tüm belge ve bilgiler zimmet karşılığı soruşturmacıya teslim edilir. - -Soruşturmacı Soruşturmacı olayı soruşturur ve soruşturma raporunu Yüksekokul Müdürlüğüne teslim eder. -Süresi içinde soruşturmayı tamamlar Müdürü Yüksekokul Müdürü soruşturma dosyası için raportör tayin eder. -Disiplin kurulundan birisi raportör olarak görevlendirilir -Yazı İşleri Dosya raportöre zimmet karşılığı teslim edilir. Raportör dosyayı inceler -Raportör Eksik var mı? H E Soruşturmacı eksikleri tamamlar. Eksikleri tamamlamak için soruşturmacıya geri verilir -Soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını inceler Disiplin Kurulu Raportörün raporu ve soruşturmacı raporu Yüksekokul Disiplin Kurulunda görüşülerek karara bağlanır. -Kurul kararı verir 42

43 AKADEMİK PERSONELİN YOLLUKSUZ VE GÜNDELİKSİZ GÖREVLENDİRME FORMLARININ HAZIRLANMA SÜRECİ -Akademik personel Görevlendirme isteyen personel görevlendirme ile ilgili belgeleri Bölüm Başkanlığına dilekçe ile verir. -Akademik personel dilekçe verir -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı görevlendirme isteğini değerlendirir sayılı yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı Karar olumlu mu? H Görevlendirme yapılmaz sayılı yüksek öğretim personel kanunu -Bölüm Başkanı E Müdürü Onaylanan belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. Müdürü -Akademik personel -Bölüm Başkanı Müdürü -Yazı işleri Müdürlük personel için yolluksuz gündeliksiz görev formu düzenlenir Form, personel, Bölüm Başkanı ve Müdür tarafından imzalanır Form, giden evrak defterine kayıt edilir. -Görev formu hazırlar -İlgili imzalar atılır. -Yazı işleri -Akademik personel Görev formunun bir sureti ilgili akademik personele verilir Bitti -Görev formu kayıt edilir 43

44 AKADEMİK PERSONELİN YOLLUKLU GÖREV FORMLARININ HAZIRLANMA SÜRECİ -Akademik personel Görevlendirme isteyen personel görevlendirme ile ilgili belgeleri Bölüm Başkanlığına dilekçe ile verir. -Akademik personel dilekçe verir -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı görevlendirme isteğini değerlendirir sayılı yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı Müdürü Karar olumlu mu? E Onaylanan belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. H Görevlendirme yapılmaz -İstek olumsuz ise personele bildirilir -Olumlu ise müdürlüğe bildirilir sayılı yüksek öğretim personel kanunu Müdürü Yönetim Kurulu Müdürlük başvuruyu Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşür Karar olumlu mu? H Görevlendirme yapılmaz -Yönetim kurulu isteği değerlendirir. E -Yazı işleri Müdürlük personel için yolluklu gündelikli görev formu hazırlanır -Görev formu hazırlar -Akademik personel -Bölüm Başkanı Müdürü Form, Personel, Bölüm Başkanı ve Müdür tarafından imzalanır -İlgili imzalar atılır. -Yazı işleri Görevlendirme formu, giden evrak defterine kayıt edilir. -Görev formu kayıt edilir. -Rektör yardımcısı Görev formu ilgili Rektör Yardımcısı nın imzalanması için Rektörlüğe gönderilir. -İlgili onaylar yapılır -Yazı işleri birimi Tüm onay ve imzalar tamamlandıktan sonra bir sureti ilgili akademik personele verilir -Görev formu kayıt edilir 44

45 YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU-YÜKSEKOKUL DİSİPLİN KURULU AKADEMİK GENEL KURUL TOPLANTI SÜRECİ Müdürü sekreteri -Yazı işleri Kurulların belirlenen gün ve gündem ile toplanabilmesi için kurul üyelerine tebligat yapılır. Üyelere ait imza sirküsü hazırlanır. -Gündem belirlenir -Üyeler toplantıya çağırılır sayılı yükseköğretim kanunu -Yönetim Kurulu üyeleri sekreteri Kurul belirlenen gündem maddelerini görüşür ve kararlar alır. Raportör alınan kararları not alır ve kurul kararı haline dönüştürür. -Gündem görüşülür kararlar alınır. -Kararları not alır sayılı yüksek öğretim personel kanunu -Yazı işleri Kurula ilişkin karar yazılır ve çıktısı alınır. -Bilgisayar ile karar yazılır. Karar defterine yazılarak üyelere imzalatılır. -Karar defterine yapıştırılır Sekreteri İlgili yazışmalar için her gündem maddesinin ayrı ayrı çıktısı alınır. -İlgili maddeler belirlenir -Yazı işleri Alınan kararlar ilgili birimlere üst yazı ve ilgili karar maddeleri eklenerek gönderilir. - Bitti 45

46 EVRAKLARIN ARŞİVLENME SÜRECİ -Yazı işleri -Yüksekol sekreterliği -İlgili birim personeli Her yıl Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşive kaldırılacak evraklar aşağıdaki gibi sınıflandırılır. İşlemi tamamlananlar, İşlemi devam edenler, İşlemi tamamlanmış olsa bile elde bulundurulması gerekenler, -Arşivlenecek evraklar ayrıştırılır - -Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik İşlemi tamamlananlar dosyalarıyla beraber arşive gönderilir. İşlemi devam edenler ile elde bulundurulması gerekenler büroda muhafaza edilir. Yeni yıla ait evraklar için klasörler oluşturulur. Bitti 46

47 EVRAK KAYIT SÜRECİ -Yazı işleri personeli Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne çeşitli kaynaklardan resmi yazı ve dilekçeler gelir -Genel yazıları yazı işleri personeli alır. Sekreterliği Gelen evraka gelen evrak kaşesi basılır -Zarfla gelenleri Yüksekokul sekreteri açar - Gelen evrak kayıt defterine kayıt edilir. -Yazı işleri Sekreteri Kayıtlı evrak imza klasörüne konulur Gerekli sevk işlemleri için Yüksekokul Müdürünün görüşüne sunulur -Evrakları Yüksekokul Müdürüne çıkarır -Evrakları gereğine göre sevk eder. Müdürü İmzadan çıkan yazılar gereğine göre; Bölüm başkanlıklarına ise yazıdan bir fotokopi alınarak gereği için bölüm sekreterliklerine verilir. -Gerekli yazışma veya sevk işlemi yapılır. sekreteri İmzadan çıkan yazılar gereğine göre Kurum ve kuruluşlara, Öğretim elemanlarına, Bölüm Başkanlıklarına cevap verilecekse gereği için yazı işlerine verilir. -Yazı işleri Yazılar iki suret olarak hazırlanır. -Yazılan yazıları imzalar Müdürü Yüksekokul Müdürünün imzasına sunulur. -Giden evrak kaydı yapılır Sekreteri -Yazı İşleri İmzadan çıkan yazılar giden evrak kayıt defterine kayıt edilir. 47

48 İDARİ PERSONEL GÜNLÜK DEVAM TAKİP SÜRECİ Sek. Personel isimlerinin bulunduğu haftalık devam çizelgesi hazırlanır. -İmza çizelgesini hazırlar - Yüksekokul Sek. Her mesai günü saat da giriş imzası için çıkartılır - - Devlet Memurları Kanunu - Yüksekokul Sek. Saat te imzadan kaldırılır -İmza kaldırılır - Yüksekokul Sek. Vaktinde gelmeyenler tespit edilir. - Yüksekokul Sek. Çıkış imzası için saat te tekrar imzaya çıkartılır. - Yüksekokul Sek. Bu işlem her mesai günü için tekrar edilir. - Yüksekokul Sek. Cuma günleri gelecek haftanın devam çizelgesi hazırlanır Bitti 48

49 MEZUN ÖĞRENCİLERE MEZUNİYET TARİHİ VERME SÜRECİ -Öğrenci işleri -Öğrenci Mezuniyet hakkı elde eden ve mezuniyet için işlemleri tamamlanan öğrenci ilişik kesme formunu doldurur. -İlişik kesme belgesi verilir -Öğrenci belgeyi doldurur. - -Öğrenci Öğrenci ilişik kesme belgesinde bulunan mezuniyet tarihi ve sayısı bilgisi için yazı işleri bürosuna başvurur. -Öğrenci kendi ilgilerini doldurur. -Yazı işleri İlgili memur Üniversitenin Öğrenci Bilgi Sisteminden ilgili öğrencinin mezuniyet tarihi bilgisine bakar. -Bilgi sisteminden mezuniyet tarihine bakılır. Eğer Öğrenci Bilgi Sisteminde ilgili öğrenci için mezuniyet bilgisi yoksa Yönetim Kurulu defterinden veya bilgisayardaki Yönetim Kurulu kararlarından mezuniyet tarihi ve sayısına bakılır. Mezuniyeti kesinleşen öğrencinin yönetim kurulu kararının tarih ve sayısı ilişik kesme formuna yazılarak verilir. Öğrenci diğer onay ve işlemleri yaptırmak için bürodan ayrılır. Bitti 49

50 ÖĞRENCİ TEMSİLCİ SEÇİM SÜRECİ -Yazı işleri ÖİDB dan seçim takvimi Yüksekokul Müdürlüğüne yazı ile bildirilir. -Gelen evrak kayıt edilir Müdürlüğü Yüksekokul Müdürlüğü Yüksekokul Seçim Kurulunu ve Bölüm seçim kurullarını oluşturur ilgililere tebligat yapılır. Öğrencilere seçimle ilgili duyuru ve ilanlar yapılır. -Bölüm sandık kurulları oluşturulur -Seçim takvimi panolara ilan edilir. -Karadeniz Teknik Üniversitesi Öğrenci Konseyi Yönergesi Seçim Kurulu Seçmen listeleri ilan edilir. Aday başvuruları süresi içinde alınır. -Bölüm seçmen listeleri ilan edilir. Başvuran adayların şartlarının uygunluğu yüksekokul seçim kurulu tarafından incelenir ve aday listeleri ilan edilir. -Yazı işleri Bölümlerin sandık kurulları oluşturulur, ilgililere tebligat yapılır. Öğrencilerin oy kullanacağı sandık yerleri ilan edilir. -Bölüm panolarına ilan edilir. Oy pusulaları ve oy kullanılacak sandıklar hazırlanır. Sandık Kurulunda yer alan kişilerle bilgilendirme toplantısı yapılır. Sandıklar, seçim tutanakları, oy pusulaları görevlilere teslim edilir -Uygulama birliğini sağlamak ve varsa değişiklikler konuşulur. 50