ERASMUS+ Yetişkin Eğitimi Stratejik Ortaklıklar Başlangıç Toplantısı. Ankara, 2015

Transkript

1 ERASMUS+ Yetişkin Eğitimi Stratejik Ortaklıklar Başlangıç Toplantısı Ankara, 2015

2 TOPLANTI İÇERİK Proje İdari Yönetimi ve Uygulaması Sözleşme Uygulama Yönetim Raporlar Proje Bütçe/Finans Yönetimi ve Uygulaması Hibe Destekleri Bütçe Kullanımı Ödemeler Yaptırımlar

3

4 Proje İdari Döngüsü Değerlendirme Sözleşme İlk Hibe Ödemesi İlerleme Raporu (tüm projeler) Denetleme Ara Rapor (3yıllık) Nihai Rapor Nihai Ödeme/İade

5 Projenin Uygulanması Proje; 2 yıllık: 01 Eylül Ağustos 2017 Başlangıç tarihi: 01 Eylül-31 Aralık yıllık: 01 Eylül Ağustos 2018 Başlangıç tarihi: 01 Eylül 2015

6 SÖZLEŞME SÜRECİ

7 Belgelerin Hazırlanması Sözleşme Bilgi Formunun TURNA sistemi üzerinden doldurulması TURNA da projenin üzerinde sağ tıklanarak açılacak form online olarak doldurulduktan sonra kontrol edilerek Gönder komutuyla gönderilmesi ve form kapatıldıktan sonra üzerinde tekrar sağ tıklanarak Bitir komutuyla işlemin tamamlanması Onaylanan bütçeye göre projenin uygulanması Varsa, onaylanan bütçedeki değişiklikler ortaklara bildirilmesi Ortaklık Yetki Belgeleri (Mandate), başvuru sırasında tamamlanmamışsa ya da değişiklik varsa taranmış hallerinin UA uzmanına e-postayla gönderilmesi

8 Belgelerin Hazırlanması Kamu ve özel tüm proje sahibi kurumlar için gerekli belgeler: Tüzel kişilik formu ve finansal tanımlama formu (Bu belgeler başvuru aşamasında Katılımcı Portalı na yüklenmemişse veya yüklendiği halde bilgilerde değişiklik varsa güncel haliyle yüklenmesi gerekmektedir. Finansal tanımla formundaki Avro hesabına ait bilgilerle sözleşme bilgi formundaki hesap bilgileri aynı olmasına dikkat edilmelidir.) Ortaklık yetki belgeleri (Mandate) (başvuru formuna eklenmemiş ise bu belgelerin taranmış nüshalarının Ulusal Ajans ta projenizden sorumlu uzmana e-posta yoluyla gönderilmesi gerekmektedir.)

9 Belgelerin Hazırlanması Yetki devri varsa buna dair beyan Bunlara ek olarak ; Yararlanıcı kuruluş bir şirket ise; Ticaret sicili gazetesinde yayımlanan tasdikli şirket ana sözleşmesi Vergi dairesinden alınacak vergi borcu olmadığını gösterir belge SGK borcu olmadığını gösterir belge İlgili oda faaliyet devam belgesi İmza sirküleri (Noter tasdikli) Şirket adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı

10 Belgelerin Hazırlanması Sivil toplum kuruluşları için gereken ek belgeler: (Aşağıdaki belgeler posta/kargo yoluyla veya elden Ulusal Ajans a ulaştırılmalıdır.) Kuruluş ile ilgili kanun, tüzük, sözleşme vb. belgelerin tasdikli birer örneği, Yetkili resmi kurumdan alınacak halen faaliyette olduğunu gösterir belge, Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli), Kuruluş adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı, Projenin uygulanmasına ilişkin yönetim kurulu kararı, Şube ise, bağlı bulunulan merkezden alınacak, merkezin mali sorumluluğu üstlendiğine ilişkin yazının aslı, Hibe miktarı Avro ve üzerinde olan projeler için: Bilanço esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait bilanço (mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylı) İşletme esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait işletme hesabı tablosu (yasal temsilci ve muhasip üye tarafından imzalı)

11 Sözleşme Süreci Projelerin uygulanabilmesi için; Koordinatör Kuruluş - Ulusal Ajans arasında hibe sözleşmesi imzalanır. Kuruluşların yasal temsilcileri tarafından imzalanır. Sözleşmeler, Merkez tarafından imzalandıktan sonra yürürlüğe girer. Sözleşmelerin birer nüshaları yararlanıcı kuruluş adreslerine posta ile gönderilir.

12 Sözleşme Hibe alıcısı, hibe sözleşmesinde Koordinatör olarak tanımlanan kurum/kuruluştur. Sözleşme; Özel Şartlar (I. Bölüm) : Konu, bütçe, banka hesap bilgileri, denetim, iletişim kep bilgileri, süre Genel Şartlar (II. Bölüm): hukuki, idari ve mali şartlar Sözleşmenin iptaline neden olacak hususlar, yaptırımlar ve eklerden oluşmaktadır.

13 Sözleşme

14 Banka Hesabı Her proje için ayrı bir Avro banka hesabı açılır Bu hesaptan, proje kapsamında gerçekleştirilen harcamaların hareketleri izlenir Sözleşme yapıldıktan sonra proje sahibinin banka hesabı değişirse Ek Sözleşme yapılır

15 Sözleşme ekleri Ek I Projenin tanımı Ek II Tahmini bütçe Ek III Mali ve akdi şartlar Ek IV - Ek V Diğer yararlanıcılar tarafından koordinatöre verilen yetki belgeleri EK VI Diğer yararlanıcılar listesi KDV Muafiyeti sözleşme ile birlikte gönderilmelidir.

16 Sözleşme ekleri

17

18 Sözleşmenin İmzalanması Sözleşme öncesi belgelerin tamamlanması Ulusal Ajans tarafından yararlanıcılara e-posta ile gönderilmesi Yararlanıcı tarafından, kontrol yapıldıktan sonra iki nüsha halindeki hibe sözleşmesinin yasal temsilci tarafından imzalanması ve mühürlenmesi Sözleşmenin sonunda yer alan KDV Bilgi Formunun iki nüsha halinde tarih/yer belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi Sözleşme ve KDV Bilgi Formu Ulusal Ajans Başkanlığınca imzalanır Her iki belgenin birer nüshası yararlanıcı/koordinatör kuruma gönderilir Projenin uygulanmaya başlaması için yasal süreç tamamlanmıştır

19 Sözleşmenin İmzalanması Sözleşmenin eksiksiz olarak tüm bölümlerinin doldurulması gerekmektedir

20 İlk Hibe Sözleşmenin yürürlüğe girmesini izleyen 30 gün içerisinde ilk hibe ödemesini yapar. Ödemeler, koordinatör kuruluşa yapılır.

21 Sözleşmede Değişiklik Sözleşme üzerindeki tüm değişiklik talepleri yazılı olarak yapılmalıdır. Herhangi bir değişiklik ihtiyacında, en kısa sürede ve değişikliği uygulamadan önce Ulusal Ajansa bildirilmelidir. Ulusal Ajanstan yazılı bir onay alana kadar (sözlü onayların hiçbir taraf üzerinde bağlayıcılığı yoktur) herhangi bir değişiklik yapılmamalıdır. Önemli değişiklikler (örneğin ortak kurum/kuruluş çekilmeleri) güçlü bir şekilde gerekçelendirilmelidir. Yararlanıcılar adına yapılacak değişiklik de Koordinatör tarafından sunulmalıdır.

22 Sözleşmede Değişiklik Sözleşme imzaladıktan sonra değişiklik yapılabilir Projenin orijinal amaç ve hedeflerinden sapma olmaksızın: Yeni ortak ekleme, değiştirme, çıkarma Bütçe değişikliği Proje süresini uzatma Banka hesabı değişikliği

23 Sözleşmede Değişiklik ek sözleşme Program kurallarına göre, proje faaliyetinin sonlanmasına 30 günden az kalmış ise Ulusal Ajans herhangi bir sözleşme değişikliği talebini uygulayamaz.

24 Tali değişiklikler için orijinal sözleşmenin değişmesine gerek yoktur. Proje uzmanına bildirim yapılmalıdır. İrtibat Kişisi Yasal temsilci Yararlanıcı adresi (Koordinatör & Ortaklar)

25 Faaliyetler Stratejik Ortaklık projeleri; bilgi ve deneyimlerin değişimine odaklanan küçük çaplı işbirliklerini içeren projeler olabileceği gibi yenilikçi çıktıların üretim ve değişimine odaklanan büyük çaplı projeler de olabilir. Stratejik Ortaklık projelerinde yer alabilecek bütçe kategorisi kapsamındaki faaliyet çeşitleri: Ulusötesi Proje Toplantıları Proje ortakları arasında projenin koordinasyonu ve uygulanmasını tartışmak üzere yapılan toplantılardır. Bu toplantılar fon tahsis edilmiş ortak kurum/kuruluşlardan birinin yerleşik olarak bulunduğu yerde gerçekleştirilir.

26 Faaliyetler Proje Yönetimi ve Uygulaması proje genel yönetimine yönelik personel giderlerini (örn. planlama, koordinasyon, finans, iletişim), yerel proje faaliyetlerini ve bilgilendirme, promosyon ve yaygınlaştırma faaliyetlerini (örn. broşür, kitapçık ve web siteleri) kapsamaktadır. Proje kapsamında yönetici ve idari personel olarak görev yapan kişilerin faaliyetlerine ilişkin harcamaların, Fikri Çıktılar (olması durumunda) yerine bu bütçe kategorisi altında planlanmış olması beklenmektedir. Bu bütçe kategorisi kapsamındaki faaliyetlerin onaylanan başvurunuza uygun olarak gerçekleşmiş olduğunu veya çıktıların başvurunuza uygun olarak üretilmiş olduğunu göstermeniz gerekmektedir. Bunu göstermek için tüm proje faaliyet ve çıktılarınızı nihai raporda açıklamış ve tüm somut çıktıları Erasmus+ Proje Sonuçları Platformu na yüklemiş olmanız gerekmektedir. Ayrıca, tüm faaliyet ve çıktılarınızın kanıtlarını uygun bir yerde muhafaza etmelisiniz.

27 Faaliyetler Fikri Çıktılar Fikri Çıktıların, açık eğitim kaynakları, müfredat, BİT araçları, kullanım kılavuzları, raporlar, eğitim/öğretim modülleri ve diğer pedagojik malzemeler gibi nitelik ve nicelik açısından kayda değer, somut, yüksek kalitede çıktılar olması beklenmektedir. Her Stratejik Ortaklık projesinin Fikri Çıktı içermesi gerekmez. Çoğaltıcı Etkinlikler Proje kapsamında gerçekleştirilen Fikri Çıktıların paylaşılması ve yaygınlaştırılmasını amaçlayan ulusal ve ulusötesi konferans, seminer, toplantı ve benzeri etkinliklerdir. Sadece Fikri Çıktı ortaya koyan projeler Çoğaltıcı Etkinlikler içerebilir. Dolayısıyla Çoğaltıcı Etkinlikler tüm Stratejik Ortaklık projeleri için uygulanabilir değildir. Ulusötesi Eğitim, Öğretme ve Öğrenme Faaliyetleri Bazı Stratejik Ortaklık projeleri, projeye katma değer sağlayacak ve genel proje hedeflerine ulaşmayı destekleyecek Eğitim, Öğretme ve Öğrenme faaliyetleri de içerebilir: Karma, Kısa ve Uzun Dönem

28 Faaliyetler İstisnai Maliyetler İstisnai maliyetler proje ortaklık yapısı içerisindeki kurumlar tarafından temin edilemeyecek olan bir hizmete yönelik olmalıdır. İstisnai maliyetler için, gerçekleşen masrafları Mobility Tool+ ta raporlamanız gerekmektedir.

29 Faaliyetler Özel İhtiyaç Desteği Engelli katılımcıların onaylanmış Öğrenme, Öğretme ve Eğitim faaliyetlerine katılabilmeleri için önem arzeden maliyetlere katkı mahiyetindedir. Özel İhtiyaç Desteği için ek maliyetlerin türlerini ve engelli katılımcıların desteklenmesi için gerçekleşen masrafları Mobility Tool+ ta raporlamalısınız. Masrafları kanıtlamak için faturaları muhafaza etmeniz gerekmektedir.

30 Projenin Yürütülmesi Başlangıç Toplantısı (tüm ortaklarınızla) ve yerel paydaşlar Proje sorumlusu ile düzenli aralıklarla irtibat Ortaklar-arası Sözleşme - projeye katılan bütün ortakların sorumlulukları - hibe sözleşmesi ve ekleri referans hibe oranları miktar olmalıdır. Personel çalışma çizelgesi Süreç içerisinde gerekli hallerde yerel ortaklarınızla toplantılar Kapanış Toplantısı (tüm ortaklarınızla) ve yerel paydaşlar

31 Başlangıç Toplantısı İlk toplantının proje sahibi ülkede yapılabilir (başvuru formu ile uyum). Planlı ve belirli gündem (ortakların fikri alınmalı) olmalı. Ortaklar toplantıya aktif katılım ve katkı sağlamalı. Toplantıdan sonra yapılacak çalışmalar ve bir sonraki toplantının tarihi belirlenmeli. Projede, ortakların rol ve sorumlulukları gözden geçirilmeli. Proje çalışma programı ve iş süreleri gözden geçirilmeli. Harcama işlemlerinin nasıl yapılacağı, harcama belgelerinin saklanması ve yararlanıcı ile nasıl paylaşılacağı belirlenmeli

32 Etkili İletişim Kültürel farklılıkların var olacağını unutmayın! Hukuki ve mali sistemdeki farklılıklar Dini farklılıklar Resmi Tatiller Çalışma kültürlerindeki farklılıklar Estetik anlayış farklılıkları gibi Kurumsal yapı farklılıkları olabilir Organizasyon türü vb.

33 Görev ve Sorumluluk Tüm Yararlanıcıların ortak sorumlulukları: Hibe sözleşmesinin şartlarına ve koşullarına uygun olarak projeyi yürütmek; Sözleşmede bahsedilen her bir yasal yükümlülüğe uymak; Projenin düzgün uygulanmasını sağlamak için uygun iç düzenlemeleri yapmak;

34 Görev ve Sorumluluk Koordinatörün sorumlulukları : Projenin, sözleşmeye göre uygun şekilde yürütülmesini sağlamak; Ulusal Ajans ve yararlanıcılar arasındaki iletişim için aracı rolünde olmak; Yararlanıcılardan herhangi birinin adının, adresinin veya yasal temsilcisinin değişmesi veya hukuki, mali, teknik, kurumsal veya mülkiyet durumunda değişiklik olması halinde Ulusal Ajansı bilgilendirmek; Projenin uygulanmasını etkileyebilecek veya geciktirebilecek herhangi bir olay olması halinde Ulusal Ajansı bilgilendirmek; Hibe sözleşmesi kapsamında gerekli olabilecek tüm bilgi ve belgelerin Ulusal Ajansa sunulmasının sorumluluğunu üstlenmek;

35 Görev ve Sorumluluk Koordinatörün sorumlulukları : Diğer yararlanıcılara gerekli ödemelerin gecikme olmaksızın yapılmasını sağlamak. Tüm ödemeler banka havalesiyle yapılmalıdır ve her yararlanıcıya gönderilen miktarlarla ilgili gerekli belgeler herhangi bir kontrol için saklanmalıdır; Çevrimiçi (Online) raporlama sistemi olan Mobility Tool+ u güncellemek; Çevrimiçi (Online) yaygınlaştırma platformu olan Erasmus+ Proje Sonuçları Platformu nu güncellemek. Koordinatörler proje bütçesinin yönetiminden sorumludurlar. Denetim faaliyetleri sırasında gerekli hazırlıkların yapılması ve uygun ortamın sağlanması

36 Görev ve Sorumluluk Diğer Yararlanıcıların (Ortakların) sorumlulukları: İsimlerinde, adreslerinde, yasal temsilcilerinde veya hukuki, mali, teknik, kurumsal, mülkiyet durumlarında herhangi bir değişiklik olduğunda Koordinatörü bilgilendirmek; Projenin uygulanmasını etkileyebilecek veya geciktirebilecek herhangi bir olay olması halinde Koordinatörü bilgilendirmek; Ulusal Ajans raporlamasında, denetiminde, kontrolünde, izlemesinde ya da değerlendirmesinde gerekli olan her türlü veriyi, bilgi veya belgeyi doğru zamanda Koordinatöre sunmak; Projede kendine verilen görevleri yerine getirmek.

37 Raporlar Ara rapor Proje başlangıç tarihinden itibaren 12 ay sonra sözleşmede belirtilen tarihe kadar, koordinatör, Mobility Tool+ da, sözleşmede belirtilen tarih aralığı için (raporlama dönemi) kapsayan bir ara rapor hazırlar. 3 yıllık projeler, ikinci ara rapor için belirtilen tarih kapsamında, ikinci ara rapor sunarlar ve bu rapor ikinci ödeme talebi olarak kabul edilir. Nihai rapor Projenin bitiş tarihinden itibaren 60 takvim günü içerisinde, koordinatör, Projenin uygulanmasıyla ilgili olarak Mobility Tool+ da bir nihai rapor hazırlar ve bütün proje sonuçlarını Erasmus+ Proje Sonuçları Platformuna yükler. Nihai rapor, koordinatörün hibenin bakiye kısmına ilişkin ödeme talebi olarak kabul edilir.

38 Yerinde Kontrol & İzleme Ziyaretleri Hibe sözleşmesinin şartlarına uygunluğunun sağlanması için, her yıl rastgele seçim yöntemiyle belirlenen bazı kurumlara yönelik kontrol ve izleme ziyaretleri gerçekleştirilir. Ziyaretler: İzleme Ziyaretleri Yerinde Kontrol Ziyaretleri Nihai Rapor Kontrolü: Standart Kontrol Ayrıntılı Kontrol: Yararlanıcı bilgilendirilecektir. Tüm projelerin nihai raporları Ulusal Ajans tarafından değerlendirilecektir.

39 Yerinde Kontrol & İzleme Ziyaretleri Projenin ilerlemesini gözden geçirmek üzere gerçekleştirilir. Ziyaretten önce Ulusal Ajans taslak gündem ve pratik düzenlemeleri kesinleştirmek için sizinle irtibata geçecektir. Görüşülmesi muhtemel olan ana konular; Proje yönetimi, ilerlemesi ve uygulaması Proje ortaklığı, proje çıktıları, değerlendirme ve yapılacak faaliyetler Projenin etkisi, yaygınlaştırma ve finansal uygulama Ziyaret, projenin, proje başvurusu ve hibe sözleşmesine uygun olarak ilerleyip ilerlemediğini değerlendirme ve destek sağlama fırsatı sunar. Ziyareti takiben 3 hafta içinde taslak ziyaret raporu kurumunuza gönderilecek ve rapor sonuçlanmadan bu taslak üzerinde görüş bildirme imkanınız olacaktır.

40 Nihai Rapor Kontrolü Proje bitiminden itibaren 60 gün içerisinde nihai rapor Mobility Tool+ da sunulmalıdır. Projenin onaylanan son hibe miktarının oluşturabilmesi için tüm nihai raporların zamanında sisteme yüklenmiş olması gerekmektedir. Ayrıntılı Kontrol Bazı projeler nihai rapor aşamasında rastgele seçim yöntemiyle seçilerek ayrıntılı kontrole tabi tutulacaklardır. Eğer projeniz ayrıntılı kontrol için seçilirse, Ulusal Ajans, onaylanan nihai hibe miktarını oluşturmak amacıyla, nihai raporda belirtilen faaliyetler ve maliyetlerin uygunluğunu kanıtlamaya yönelik olarak orijinal destekleyici belgeleri talep edecektir. Talep edilen orijinal belgeler masa başı kontrol bittikten sonra iade edilecektir.

41 Ortaklarınızla Çalışırken Ortaklarınızla; Proje hedefleri Sonuçlar İş programı Yaygınlaştırma Denetim ve izleme faaliyetleri gibi önemli hususlarda fikir birliği sağlayınız Ayrıca; Ortaklarınızın projede üslendikleri sorumlulukları yerine getirdiklerinden ve projeye gerekli katkıyı sağladıklarından Sözleşmede belirtilen taahhütlere bağlı kaldıklarından emin olunuz.

42 Ortaklarınızla Çalışırken İş ve evrak akış çizelgesi oluşturun ve ortaklarınızla paylaşın Ortaklarınızın proje ile ilgili harcama ve idari belgeleri nasıl saklayacakları konusunda bir bilgi notu oluşturun ve ortaklarınızla paylaşın Personel çalışma çizelgesi ve benzeri şablon belgeleri zamanında gönderin Para aktarımlarınızı gerekli belgeler sağlandıktan sonra geciktirmeden gerçekleştirin

43 Genel Hatırlatmalar Ulusal Ajans uzmanı ile işbirliği halinde çalışılması Proje ekibinin olması Başvuru formunda planlanmamış bir faaliyet gerçekleştirmeden önce proje uzmanına danışılması Proje yürütme klasörü tutulması ve proje ile ilgili sözleşme ve diğer yürütme belgelerinin, ilgili yazışmaların bu klasörde saklanması Harcama belgelerinin düzenli alınması ve saklanması Başvuru formunda öngörülen sürelere mümkün olduğunca uyulması Sözleşme ve eklerinin iyi anlaşılması Harcama yapılırken İdari ve Mali hükümlere uyulması Başvuru formunda planlanmayan, proje ile doğrudan ilgili olmayan ve Hibe Sözleşmesi ile onaylanmayan harcamaların yapılmaması/ uygun harcama

44 Olası Sorunlar Ortakların sorumluluklarını yerine getirmemesi Proje ortağı kuruluşun mali sıkıntı içine girmesi Ortak kuruluştaki temas kişisinin ayrılması Kurumsal öncelliklerin değişmesi Haber alamama Harcamaların uygunluğu veya sorunlu belge sunulması Mevzuat uyumsuzluğu

45 Kolaylaştırıcı Tedbirler Proje ortakları arasında bir İntranet ağı kurularak bilgilerin paylaşılması Proje ile ilgili bilgilerin web sitesine konulması Ortakların kurumsal olarak hukuki varlığından emin olmak için gerekli belgeleri istenmesi Konuşmaların ve varılan mutabakatın yazılı olarak saklanması

46 Kaynak Hibe Sözleşmesi Uygulama Rehberi : Basın Odası Yayınlar Kitaplar

47 İletişim

48 Başarılı bir Proje Dönemi Geçirmeniz Dileğiyle

49