DOSYALAMA ve ARŞİVLEME ÜZERİNE BİLGİLENDİRME TOPLANTISI
|
|
- Derya Erem
- 8 yıl önce
- İzleme sayısı:
Transkript
1 T.C. NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ GENEL SEKRETERLİK KURUM ARŞİVİ BİRİMİ DOSYALAMA ve ARŞİVLEME ÜZERİNE BİLGİLENDİRME TOPLANTISI 2014 Hazırlayan: Öğr. Gör. Seval TOKAY 1
2 Evrak (belge) nedir? Belge ve Doküman arasındaki fark nedir? Evrak: Kişi ve kurumlar tarafından bir işin yapılması sırasında oluşturulan, teslim alınan, işlenen veya saklanan, biçimi veya üzerinde bulunduğu ortam ne olursa olsun, kayıtlı bilgi (belge). Arşivlik Malzeme: Arşiv malzemesinin henüz yarı güncel aşamada olanlarına arşivlik malzeme adı verilir. Arşiv Malzemesi: Evrakların değerlendirmeden sonra süresiz olarak saklanması gerektiğine karar verilenlerine arşiv malzemesi denir. Sistem içi kullanım anlamlarıyla doküman, henüz ıslak imzalı olmayan değiştirilebilen ve yasal dayanak olmayan belgedir. Belge ise değiştirilemeyen, yasal dayanak olabilen imza sahibi, oluşturma tarihi vb. bilgilerine haiz orijinalliği tartışılmayan evraktır. 2
3 Dosyalama Dosyalama, kurum ve kuruluşlarda üretilen belgelerin düzenli bir biçimde saklanması ve gerek duyulduğunda erişilmesi amacıyla; bir dizi işlemi veya bu işlemlerden oluşan süreci ifade etmek için kullanılan bir kavramdır. Belgelerin korunması ve devamlılığının sağlanabilmesi için uygun dosyalama sisteminin oluşturulması son derece önemlidir. Aynı amaçla üretilen belgelerden birinin ya da bir kaçının ait olduğu dosyada yer almaması, dosyanın yapılan işi tüm yönleriyle ortaya koyma fonksiyonunun yok olmasına neden olmaktadır. Bu sebeple aynı konuda üretilen bütün belgelerin aynı dosyalarda bulunmasına özen gösterilmelidir. 3
4 Dosyalama Sistemi Bir kurumda ne tür belgeler üretileceğini ya da ne tür faaliyetlerin sonucunda üretileceğini, Üretilen ya da üretime neden olan belgelerin hangilerinin dosyalanıp hangilerinin dosyalanmayacağını, Üretilen belgelerin bir dosya grubunda kendi içinde nasıl derleneceğini, Belgelerin üretimlerinde belirli bir düzen kurulduktan sonra bu düzenin günlük işlemler sırasında nasıl sürdürüleceğini gösterir. 4
5 Neden Standartlaşma? Belge üretim çalışmalarının dosyalama sistemleriyle birlikte ele alınması gerekir. Dosyalama sistemi oluşturulmadan üretilecek belgeler bir anlam ifade etmeyecek, üretilen belgeler ise bir süre sonra içinden çıkılmaz bir duruma gelecektir. Belgelerin üretimleri aşamasında, kurumun dosyalama sistemine sahip olması gereklidir. uygun bir Belgelerin nelerle ilişkili olduğunun ve nereye konulacağının bilinmesi gereklidir. Sistemsiz dosyalamada verilen isimler genellikle o an için anlamlıdır. Kurum içindeki dosyalama sistemi genellikle bilinmez ve dosyalara verilen adların gelecekte hangi nedenle verildiği hatırlanmaz. Kurum içinde başka adlar altında aynı konu için başka dosyalar açılabilir. 5
6 yolluk vekalet fazla mesai staj mezuniyet transkript geçici mezuniyet yıllık izin kurum içi görevlendirme kurum dışı görevlendirme Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi : Tanıtım ve Yayın İşleri, Tercüme İşleri 849: Banka İşlemleri 856: Mali İşler, Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlileri Kurumumuza ait olmayan kodlar Aynı evrağın farklı kodlar ile tanımlanması, standartsızlık 6
7 Sadece Dosyalama için kullanılması gereken ancak yazışmada da kullanılan HATALI kod örneği 7
8 Sadece Dosyalama için kullanılması gereken ancak yazışmada da kullanılan HATALI kod örneği 8
9 Evrak bilgisi tamamen boş kayıt örneği 9
10 1 den fazla Dosya Plan Kodu verilmiş evraklar 10
11 Dosya Plan Kodu verilmemiş evraklar 11
12 Standart Dosya Planı nedir? Standart Dosya Planı, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş, tüm kamu kurumlarının standart olarak aynı tip dosyalamayı yapmasını amaçlayan bir sistemdir. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığındadır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar ise sayısal aralığında numaralandırılmıştır. 12
13 13
14 14
15 Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmelidir. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. 15
16 Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu 9 ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış Diğer adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda 99 Diğer adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. 16
17 Yazışma kodlarının standart kullanımı ve dosyalamanın standartlaştırılması Yazışmalarda ve dosyalamada standartlaşmayı hedefleyen SDP kullanımı sırasında; SDP nin sadece sayı kısmında kullanılması dosyalamada dikkate alınmaması, evrakların gelen giden evrak olarak dosyalanması Birbiri ile karıştırılabilecek kodlar içerisinde hangisinin kullanılması gerektiği konusunda kurum standardının olmaması Hatalı kod kullanımı Başka kurumlara ait ana hizmet kodlarının kullanılması Sadece dosyalamada kullanılabilecek olan kodların (örn. 020 olurlar, 030 anlaşma sözleşme ve protokoller) yazışmalarda da kullanılması Diğer kodunun çok fazla kullanılması Genel (000) adı altında yazışma ve dosyalama yapılması gibi yaygın olarak yapılan hatalar vardır. SDP nin yazışmalarda ve dosyalamada kullanımında birim içi ve kurum içi standartlaşma gerekmektedir. 17
18 SDP kod kullanımı ve Dosyalamada yapılan genel hatalar Üniversitemiz tarafından YÖK için hazırlanan ana hizmet kodlarının bulunduğu Standart Dosya Planı kullanılmaktadır gibi bazı kodlar sadece dosyalama kodları olup yazışmalarda kullanılmaması gerekmektedir. Ancak birimlerimizde bu kodlar altında da yazışmalar yapılmaktadır. 804 Gelen Giden Evrak kodu bazı birimlerde dosyalama için kullanılmaktadır ancak bu kod sadece Genel Evrak birimi evrak tutuyorsa kullanılması gereken bir koddur ve birimlerde kullanılması yanlıştır. Toplam 496 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. Kurumumuzda farklı birimlerde hem yazışmalarda hem de dosyalamalarda yanlış bir uygulama örneği olarak kullanılmıştır. 18
19 Sadece Genel Evrak biriminin dosyalama için kullanabileceği 804 kodunun yazışmada da kullanılması 19
20 000 genel kodu dosyalama sırasında arası kod aralığına ait çok az evrak bulunması durumunda evrakların dosyalanması için kullanılabilecek bir koddur ve yazışmalarda kullanılmaması gerekmektedir. Toplam 267 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. 20
21 020 olurlar, onaylar kodu görevlendirme gibi alınan herhangi bir olurda tüm olurların bir arada dosyalanmasının istenmesi durumunda kullanılması gereken bir koddur ve bu kodla yazışma yapılmaması gerekmektedir. Toplam 208 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. 21
22 030 anlaşma, sözleşme ve protokoller kodu herhangi bir faaliyete konu anlaşmaların bir arada dosyalanmasının istenmesi durumunda kullanılması gereken bir koddur ve bu kodla yazışma yapılmaması gerekmektedir. Toplam 195 adet evrak için bu kod altında yazışma yapılmıştır. 22
23 SDP kodları Devlet Arşivleri tarafından yayınlanmıştır ve belirli zamanlarda güncellemeler yapılmıştır. YÖK için hazırlanmış olan SDP 2009 yılında yayınlanmıştır. Devlet Arşivleri 2011 yılında genel hizmet kodlarında revizyona giderek sitesinde yayınlamış ancak YÖK bu revizyonu kendi planlarına yansıtmamıştır. Sonuç olarak şuan YÖK sitesinde yer alan SDP eksik bilgi içermekte olduğundan 2014 yılı itibariyle kurumumuz bu listeyi kullanmamaktadır. SGB.net üzerinde de gerekli güncellemeler yapılacaktır. 23
24 SGB.net evrak takip sistemimizde hatalı kod kullanımı 2013 yılında Standart Dosya Planının evraklarda kullanımı sırasında geçilen SGB.net sistemi Maliye Bakanlığı kaynaklıdır. Bu durum nedeniyle SGB.net sisteminde her kuruma özel olan kod alanı Ana hizmet kodları Maliye Bakanlığı na özel olan kodlar kalmıştır. Belirli bir süre sonra YÖK e ait mevcut ana hizmet kodları konmuş ancak YÖK e ait olmayan kodlar kaldırılamamıştır. Bu durum sistemin kullanılmaya başlandığı günden itibaren yanlış kod kullanımımıza sebep olmuştur. SGB.net üzerinde de gerekli güncellemeler yapılacaktır. 24
25 Hatalı kullanılan kod adedi 2013 yılında 1287, 2014 yılında 91 adettir tarihinde tüm daire başkanları, fakülte sekreterleri ve birim arşivi sorumlularına hatalı kodlarla ilgili bilgi verilmiştir. 330 kodu altında yapılan Ulusal Erişilebilirlik İzleme Sistemi konulu yazışmalar Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı na ait ana hizmet kodları içerisindedir. Burada bulunan 330 kodu Maliye Bakanlığı na aittir ve her iki durumda da kullanılması yanlıştır. YÖK SDP YE AİT OLMAYAN KULLANILMAMASI GEREKEN KODLAR VE SGB.NET İÇERİSİNDE KULLANIM ADETLERİ KOD 2013 ADET 2014 ADET KONU ADI AÇIKLAMA Personel Mevzuatı işleri YÖK'e ait olmayan kod İdari Davalar ve Savunmaya Esas Görüşler YÖK'e ait olmayan kod Maaş ve Yük Hesapları YÖK'e ait olmayan kod Harcırah Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod Sosyal Sigorta Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod Sosyal Yardım Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod İş Hukuku Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod Sağlık Ekonomisi ve Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod Taşıt Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod İhale Mevzuatı İşleri YÖK'e ait olmayan kod Kamu Sosyal Tesisleri ve Yurtdışı Kira Katkısı YÖK'e ait olmayan kod İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma YÖK'e ait olmayan kod Mali Yönetim ve Kontrol / Merkezi Uyumlaştırma YÖK'e ait olmayan kod Muhasebe İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod Muhasebe Dışı İşlemler YÖK'e ait olmayan kod Döner Sermaye İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod Pay ve Fon İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod Değerli Kağıt İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod Kıymetli ve Basılı Kâğıtlar YÖK'e ait olmayan kod Vize Bandrol Pulu ve Vize Etiketi YÖK'e ait olmayan kod Gelir Gider Belgeleri Gönderme İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod Taşınır Mal YÖK'e ait olmayan kod 330 * 31 0 Uluslararası Emlak YÖK'e ait olmayan kod Taktir ve Tevzii Komisyonu İşlemleri YÖK'e ait olmayan kod Milli Emlak İle İlgili Diğer İşler YÖK'e ait olmayan kod Mali Suçların Araştırılması YÖK'e ait olmayan kod Bildirimler YÖK'e ait olmayan kod Yükümlüler ve Uyum Görevlileri YÖK'e ait olmayan kod TOPLAM kodu altında yapılan Ulusal Erişilebilirlik İzleme Sistemi konulu yazışmalar Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı na ait ana hizmet kodları içerisindedir. Burada bulunan 330 kodu Maliye Bakanlığı na aittir ve her iki durumda da kullanılması yanlıştır. 25
26 Belgenin yaşam döngüsü, saklama nedenleri, Arşivin önemi Belgeler dört evre içerisinde değerlendirilir; Üretim, idari kullanım yarı güncel veya güncel olmayan depolama değerlendirme-ayıklama-imha son düzenleme. İlk evrede kurumsal işlemler için gerekli olan belgelerin üretimi gerçekleştirilir. İkinci evrede, belgelerin kullanımı ve erişimi ile ilgili çeşitli konular ele alınmaktadır (birim, birim arşivi). Daha sonra belgeler, depolama ve erişimin daha güçlü bir şekilde yapıldığı belge merkezi (kurum arşivi) adıyla bilinen ara depolara nakledilir. Güncel, idari, mali ve yasal kullanım değerlerini kaybetmiş belgeler, yaşam döngüsünün son evresinde harcanmış bilgi kaynağı olarak görülürler. Söz konusu belgeler imha edilir, tarihsel ya da herhangi bir araştırma değerine sahip olan belgeler ise korunurlar. 26
27 Yazışmaların arşivsel çalışmaları etkileyecek en önemli aşaması, onların üretimleri aşamasıdır. Çünkü arşivlerde düzenleme, kullanım ve tasfiye işlemlerinin kolay ya da zor olmasını, güncel ve yarı güncel dönemde belgeler üzerinde yapılan işlemler belirlemektedir. Yazışmaların arşivlerde nitelikli bir yapıda saklanması için uygun bir dosyalama mantığı içinde dosyalanması önemlidir. Uzun süreli saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin ayıklanması, gerekli görülenlerinin korunması ile hem birimlerde ve birim arşivlerinde, hem de son düzenlemenin yapılacağı kurum arşivlerinde zaman, para ve işgücünden tasarruf elde edilecektir. Yazışma üretiminin kontrol altına alınması ve bunların yaşam döngüsü içinde gereğince yönetilmesi, yalnızca birimleri değil, yazışmaların sürekli korunacağı yer olan birim ve kurum arşivini de olumlu yönde etkilemektedir. 27
28 Kurumumuz; arşiv yönetimini bağlayan mevzuatlar doğrultusunda ( /19816 devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik ve /3473 muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi hakkında kanun hükmünde kararnamenin değiştirilerek kabulü hakkında kanun); Dosyalama, Birim arşivleri oluşturma, Kurum arşivleri oluşturma, Birim ve arşivler arasında evrak devri, Tasnif, Ayıklama İmha, Devlet arşivlerine evrak devri yapmakla mükelleftir. 28
29 Birim Arşivi ve Kurum Arşivi oluşturma Birim Arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir. (taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivlerdir. 29
30 Üniversitemizde evrakların bürolara sığmaması neticesiyle kendiliğinden teşekkül etmiş bazı birim arşivleri bulunmaktadır. Ancak birim arşivlerinin standartlaştırılması ve kurum arşivinin kurulması çalışmaları 2013 yılı itibariyle başlamıştır. Yine 2013 yılında tüm birimlerden birim arşiv sorumlusu bir kişinin tespit edilmesi talep edilmiştir. Bu talep doğrultusunda belirlenen kişiler ile kurum arşivi birimi daima iletişim içinde olacak ve 2014 yılı itibariyle birim arşivlerinin standartlaştırılması için birim arşivi sorumluları ile birlikte çalışılacaktır. 30
31 2014 yılı başı itibariyle dosyalamada standartlaşmayı sağlamak adına tüm birimlerle eğitim dokümanları paylaşılmıştır. Bu dokümanların sonucunda mevcut dosyalarda olması gereken Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarının oluşturulması sağlanacak ve mevcut dosyalama şeklimizle ilgili ön bilgiler toplanacaktır. 31
32 Evrak Envanterlerinin Çıkarılması Belgelerin yaşam döngüsünü içeren evrelerde kurumda belge ve dosya işlemlerinin daha nitelikli yürütülebilmesi için analiz çalışmaları yapılması gerekir. Yapılan bu analiz çalışmaları, dosyalama işlemlerinin her aşamasının planlanması ve yürütülmesinde yol gösterici olacaktır. Bu çalışmalarla, kurumda birimlere göre üretilen belge miktarı, hangi tür belgelerin üretildiği, saklanmakta olan belge serileri, hangi tarihleri kapsadığı, hangi formatta saklandığı, gizlilik ölçütleri ve kopya bilgileri gibi belge ve dosya işlemleri ile ilgili her türlü bilgi toplanacaktır. Bu bağlamda belge envanter çalışması, belgelerin kurumun amaçları doğrultusunda daha nitelikli bir biçimde üretilmesini ve işleme konulmasını sağlayacaktır. Belgelerin hangi birimde ne kadar üretildiği ve ne kadar süre ile birimlerde, birim ve kurum arşivlerinde tutulacağı gibi bilgiler, belge envanter çalışması ile belirlenecektir. 32
33 Kurumumuzda Evrak Envanterlerinin çıkarılabilmesi için bir form ve bu formun nasıl doldurulacağı, her maddenin açıklamalarını içeren doküman hazırlanmıştır. Verilecek eğitimlerden sonra bu formun anket olarak tüm birimler tarafından doldurulması sonrasında ziyaretler yapılarak formlar teyit edilecektir. Bu formlarla toplanan bilgiler sonucunda her birimin ürettiği dosyalar, fiziki arşiv ihtiyaçları belirlenecek ve saklama planları oluşturulacaktır. 33
34 34
35 Saklama Planları Üretilen ve birimin ihtiyacı bitene kadar kullanılan evraklar belirli bir zaman dilimi sonunda nihai işleme tabi tutulurlar. Değerlendirme adını alan bu nihai işlem sonucunda aşağıdaki işlemlerden gerekli olan uygulanır. Bu işlemler devlet arşivleri tarafından aşağıdaki gibi kodlanmıştır. Saklama Kodları A - Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. A1 - Örnek Yıllar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. A2 - Örnek Seçilenler Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. A3 - Özellikli Olanlar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilir. B - Kurumda saklanır. C - Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir. D - Devlet Arşivine gönderilmez 35
36 Saklama planları tüm kurumların ürettikleri evrakların nihai işleme ne zaman tabi tutulacağını ve bu işlem sonucunda ne olacağını yasal, idari, tarihi, araştırma değerleri açısından değerlendirip uygulanmasını sağlamaktadır. Devlet arşivleri tarafından yapılan bir çalışma ile Tespit ve Değerlendirme formları hazırlanarak bazı belgelerin dosya bazında saklama süresi ve nihai işlemi ile ilgili bilgi hazırlanmıştır. Bu bilgi tavsiye niteliğindedir. Buna paralel olarak Saklama Süreli Standart Dosya Planı çalışması da yapılmış ve YÖK kurumlarının ana hizmet birimleri için belge bazında saklama süreleri tespit edilmiştir. Evrak envanter formlarının doldurulmasından sonra üretilen tüm belgeler için dosya bazında saklama süresi tespitine gidilecektir. Devlet arşivlerinden onay alınarak bu sistemin hem fiziki hem de elektronik arşiv yönetiminde kullanılması hedeflenmektedir. 36
37 37
38 38
39 Ayıklama imha, Arşive belge devri Bilindiği gibi, çoğu kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle dolu olduğu halde, bu belgelere erişim imkânı mevcut değildir. Bunun başlıca sebebi ise, düzenli bir ayıklama ve imha işleminin yapılamayışıdır. Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin imhası, arşivlerde yığınların oluşmasına mani olacak ve arşivlerin kullanımını rahatlatacak, düzenli bir çalışma imkanı sağlayacaktır. Ayıklama imha çalışmasının yararları; Muhafazasına lüzum kalmayan malzeme ile arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemeyi birbirinden ayırmak Arşivlerde gereksiz evrak ve malzemenin saklanmasını önlemek Depolardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek İş kaybına mani olmak, istenen evrak ve malzemeye kolay ulaşmayı sağlamak Arşiv araç, gereç ve mekânları için yapılacak masrafları azaltmak Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin daha iyi şartlarda muhafazasını temin etmek Kurumda saklanacak arşivlik malzemeyi tespit etmek Devlet arşivine devredilecek arşiv malzemesini tespit etmek 39
40 Kurumumuz, fiziksel dosyalama sistemleri ve arşivlerle ilgili çalışmaları tamamladığında Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) geçmeye hazır hale gelecektir. Üniversitemiz genç bir kurum olması nedeniyle atik ve gelişmeleri yakından takip edebilir konumdadır ve çağımızın en önemli katma değeri Bilgi Yönetim Sistemi üniversitemiz tarafından bir kültür olarak benimsendiğinde hem öğrenciler hem personel tarafında gözle görülür memnuniyet yaşanacaktır. Bilgi Yönetimi bir takım çalışmasıdır ve Kurum Arşiv Birimi yürütülecek çalışmalarda tüm birimlerin katkı ve destekleriyle faaliyetlerini sürdürecektir. 40
STANDART DOSYA PLANI
HAZIRLAYAN Durmuş Ali ÇITAK Toros Üniversitesi Genel Sekreter Yardımcısı MERSİN 05 ŞUBAT 2019 1 Standart Dosya Planı 2002 Yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya
DetaylıKurumlarda Belge Devri, Ayıklama ve İmha Süreci
Kurumlarda Belge Devri, Ayıklama ve İmha Süreci Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü AYIKLAMA: 2 Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip
DetaylıDosya:Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.
Sayfa No 1 / 10 GENEL AÇIKLAMALAR Dosya:Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik
DetaylıT.C ÜSKÜDAR ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, Üsküdar Üniversitesine bağlı
T.C ÜSKÜDAR ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, Üsküdar Üniversitesine bağlı Rektörlük, fakülte, yüksekokul, enstitüleri, araştırma
DetaylıKURUM BELGE MERKEZİ ve ARŞİV İŞLEMLERİ TALİMATI
Rev. No Revizyon Tarihi 01 15/06/2016 İlk talimat Revizyon İzleme Tablosu Açıklama Sayfa/Topl. Sayfa No 1/5 Hazırlayan Onaylayan 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu talimatın amacı, Ankara Üniversitesi ve tüm alt birimlerindeki
DetaylıDOSYALAMA İŞLEMLERİ VE SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI
DOSYALAMA İŞLEMLERİ VE SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MEVZUAT 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında
DetaylıAYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ
AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ AYIKLAMA: Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına
DetaylıBELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ. MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük)
BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük) MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ (KURULUŞ, GÖREV ve ÇALIŞMA USULLERİ)
DetaylıYÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI
Standart Dosya Planının Tam Hali YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI STRATEJİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI TEMMUZ 2013 DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE
DetaylıSekreterlik ve Büro Hizmetleri. Ders-5 Bürolarda Belge Yönetimi ve Dosyalama
Sekreterlik ve Büro Hizmetleri Ders-5 Bürolarda Belge Yönetimi ve Dosyalama Belge Nedir? Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal faaliyetin yerine getirilmesi için alınmış veya faaliyetin sonucunda
DetaylıHEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ
HEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ HEPDAK - Arşivleme Yönergesi (Sürüm: 1.0-13.09.2013) Sayfa 1 MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam HEPDAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ Bu yönerge, "Hemşirelik Eğitim Programları Değerlendirme
Detaylı1.15 Hazırlanan İşlem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler Hazırlanan Formlar Dosya/Klasör Etiketi ve İçerik Listesi Oluşturma ve U
Sunuş.. Önsöz... İçindekiler.... Kısaltmalar Yönergeler-Kılavuzlar-Standart Formlar Listesi. v vii xi xviii xix GİRİŞ. 1 Çalışmanın Amacı... 4 El Kitabının Kapsamı.. 5 El Kitabının Yapısı. 5 El Kitabının
DetaylıSAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI EĞİTİMİ
SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI EĞİTİMİ ANKARA, 2015 Serkan MENTEŞ smentes@basbakanlik.gov.tr Selman SOLHAN selman.solhan@basbakanlik.gov.tr www.devletarsivleri.gov.tr GÜNDEM T.C. Devlet Teşkilatı
DetaylıT.C. BAŞBAKANLIK Basın- Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM
T.C. BAŞBAKANLIK Basın- Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE l- Bu Yönergenin amacı,
DetaylıİÇİNDEKİLER 2. MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam 3. MADDE 2. Tanımlar ve Kısaltmalar 3. MADDE 3. Sorumluluk 3
1 İÇİNDEKİLER 2 MADDE 1. Dayanak, Amaç ve Kapsam 3 MADDE 2. Tanımlar ve Kısaltmalar 3 MADDE 3. Sorumluluk 3 MADDE 4. Akreditasyon Süreci ve Sonuçlarına İlişkin Belgeler ve Raporlar 3 MADDE 5. Personel
DetaylıArşiv Oluşturma ve Yönetimi Yönergesi
2015 Arşiv Oluşturma ve Yönetimi Yönergesi SÜRÜM 1.0 28.04.2015 EPDAD EĞİTİM FAKÜLTELERİ PROGRAMLARINI DEĞERLENDİRME VE AKREDİTASYON DERNEĞİ Eğitim Fakülteleri Programlarını Değerlendirme ve Akreditasyon
DetaylıİÜ ONKOLOJİ ENSTİTÜSÜ ARŞİV İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Sayfa No : 1 / 5 1. Amaç Bu prosedürün amacı hastaların tıbbi kayıtlarının güvenli koşullarda saklanması, bütünlüğünün korunması ve erişilebilirliğinin sağlanması amacıyla yöntem tanımlamaktır. 2. Kapsam
Detaylı2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ
İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ III Bölüm 1 GENEL OLARAK BELGE 11 1.1. Bilgi ve Belgenin Anlamı ve Önemi 12 1.1.1. Bilgi 13 1.1.2. Belge 14 1.2. Belge Türleri 15 1.2.1. Kağıt Belgeler 15 1.2.2. Hareketli ve Sesli Belgeler
DetaylıT.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI SÜREÇ ANALİZİ
911.SGB.GYS/P01 01.01.2015 1 / 5 REVİZYON DURUM Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama Sistem Geliştirme Süreç 911.SGB.GYS/P01 01.01.2015 2 / 5 1. Amaç: Bu süreç, Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Strateji
DetaylıEK-14 TAPU VE KADASTRO İŞLERİ
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu EK-14 TAPU VE KADASTRO İŞLERİ 100 Tapu ve Kadastro İşleri (Genel) 105 Taşınmaz (Tapu Sicili) İşlemleri B A3 Tapu Müdürlüklerinde
DetaylıArşiv Yönergesi (Sürüm 1. Temmuz 2017)
Arşiv Yönergesi (Sürüm 1. Temmuz 2017) 07.07.2017 tarihli Yönetim Kurulu nda kabul edilmiştir MADDE 1- Dayanak, Amaç ve Kapsam Bu yönerge, Tıp Eğitimi Programlarını Değerlendirme ve Akreditasyon Derneği
DetaylıARŞİV HİZMETLERİ FAALİYET RAPORU ( )
ARŞİV HİZMETLERİ FAALİYET RAPORU (01.01.2014 31.12.2014) A- GENEL BİLGİLER 1- Kurumun kuruluş tarihi: Kondüktör Mekteb-i Alisi Dönemi (1911-1922) Nafia Fen Mektebi Dönemi (1922-1937) İstanbul Teknik Okulu
DetaylıT.C. ADALET BAKANLIĞI Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı Sayı : B.03.0.ĐMĐ.0.00.08-010.06.02-7 06/03/2007 Konu : Arşiv Hizmetleri
T.C. ADALET BAKANLIĞI Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı Sayı : B.03.0.ĐMĐ.0.00.08-010.06.02-7 06/03/2007 Konu : Arşiv Hizmetleri GENELGE NO: 128/1 Bakanlık merkez, adlî ve idarî yargı birimleri ile
DetaylıKAYSİS İŞLEMLERİ TALİMATI
Rev. No Revizyon Tarihi 01 15/06/2016 İlk talimat Revizyon İzleme Tablosu Açıklama 02 30/03/2018 DETSİS İşlemleri nin adı KAYSİS İşlemleri olarak değiştirildi. DETSİS İşlemleri alt başlık oldu. Ayrıca
DetaylıT.C. AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE
T.C. AHİ EVRAN ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde(1)- (1)Bu yönergenin amacı,
DetaylıT.C. ĠZMĠR KONAK BELEDĠYESĠ KÜTÜPHANE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIġMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
T.C. ĠZMĠR KONAK BELEDĠYESĠ KÜTÜPHANE MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIġMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar MADDE 1- (1)Bu yönetmeliğin amacı; Belediye Başkanlığı,
DetaylıELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNDE KURUMSALLAŞTIRMA SÜRECİ: ANKARA ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM VE ARŞİVLEME SİSTEMİ ÇALIŞMALARI *
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNDE KURUMSALLAŞTIRMA SÜRECİ: ANKARA ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM VE ARŞİVLEME SİSTEMİ ÇALIŞMALARI * Doç.Dr. Özlem BAYRAM Doç.Dr. Fahrettin ÖZDEMİRCİ Uzm. Zeynep
DetaylıARŞİV BİRİMİNİN İŞLEYİŞİNE YÖNELİK PROSEDÜR
Doküman Kodu: ARŞ.PR.01 Yayın Tarihi:Mayıs 2013 Revizyon Tarihi:- Revizyon No:0 Sayfa No:1/5 1. Amaç: Tarsus Devlet Hastanesi Ana Hizmet Binası ve Ek Hizmet Binası hizmetleri ve faaliyetleri sonucunda
DetaylıÖN MALİ KONTROL FAALİYET RAPORU
ÖN MALİ KONTROL FAALİYET RAPORU İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliğinin 17 nci maddesine göre; idarelerin, ihale kanunlarına tâbi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek
DetaylıBİRİM GÖREV TANIMLARI
T.C. ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ BİRİM GÖREV TANIMLARI BİRİM: BAĞLI OLDUĞU BİRİM: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI GENEL SEKRETERLİK GÖREVİN KISA TANIMI: Üniversitemiz birimlerinin hizmetlerini en iyi şekilde
DetaylıT.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ
Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu T.C. ESOGÜ MÜHENDİSLİK MİMARLIK FAKÜLTESİ STANDART 15: KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan
DetaylıİŞ AKIŞ ŞEMASI. Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının ilgili birime ulaşması. Alım şekline karar verilmesi
ŞEMA NO: 78080085/1 ŞEMA ADI: SATINALMA YÖNTEMİ BELİRLEME İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının ilgili birime ulaşması Alım şekline karar verilmesi İhaleye tabi
DetaylıYAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ SORULARI
1. Aşağıdakilerden hangisi resmi yazının tanımıdır? a) Resmi yazı, kamu kurum ve kuruluşları ile özel kişiler arasında iletişimi sağlamak amacıyla yazılan yazıları ifade eder. b) Resmi yazı, kamu kurum
DetaylıDOSYALAMA VE ARŞİV. Standart Dosya Planına Göre Tasnif. Birim Arşivini Düzenlemek. İmha Edilecek Evrak Tutanaklarını Hazırlamak
DOSYALAMA VE ARŞİV Standart Dosya Planına Göre Tasnif Birim Arşivini Düzenlemek İmha Edilecek Evrak Tutanaklarını Hazırlamak Kurum Arşivine Gönderilecek Evrak İşlemlerini Yapmak ANLAŞMA, SÖZLEŞME VE PROTOKOLLERİN
DetaylıİKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ Prosedür Numarası İİBF.PRS.02 Yayın Tarihi Sayfa Numarası 1/3 Revizyon Numarası 01
1. AMAÇ İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ Prosedür Numarası İİBF.PRS.02 Sayfa Numarası 1/3 Prosedürün amacı, Fakülte demirbaşına kayıtlı, ekonomik ömrünü tamamlamış, teknik ve fiziki nedenlerle kullanılması
DetaylıT.C. AİLE VE SOSYAL POLİTİKALAR BAKANLIĞI Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı
Sayı : 85043746-010.06.01-71112 14/06/2016 Konu : Arşiv Hizmetleri Genelgesi GENELGE 2016/02 Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki arşiv hizmetlerinin 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan
DetaylıEVRAK YAZIŞMA DOSYALAMA ARŞĐV
EVRAK YAZIŞMA DOSYALAMA ARŞĐV FAALĐYETLERĐNĐN ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ UYGULAMALARI Kütüphane Müdürlüğü Ocak-2011 25.01.2011 1 ĐÇERĐK Yazışma Kuralları Standart Dosya Planı nın kullanımı Evrakları Dosyalama
DetaylıElektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası. Tekirdağ 25 Haziran 2012
Elektronik Belge Yönetimine Geçiş Sürecinde Kurumsal Sorumluluklar ve Yol Haritası Tekirdağ 25 Haziran 2012 Prof. Dr. Hamza KANDUR Marmara Üniversitesi Rektör Yardımcısı / Bilgi ve Belge Yönetimi Bölüm
DetaylıANKARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ KAMU HİZMET ENVANTERİ TABLOSU
1 841.02.00.00 65.01.00-D Bütçe nin Gerçekleştiril mesi ve Kaydedilmesi Ödenek Talebi, Aktarma, Serbest Bırakma, Talebinin oluşturulması Kontrol Kanunu (Madde 20,21,39,40,60) 2-Yılı Bütçe Kanunu 3-2547
DetaylıT.C BEYKENT ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNERGESİ
T.C BEYKENT ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu Yönergenin amacı, Beykent Üniversitesi ne bağlı fakülte, yüksekokul, enstitüler ile araştırma merkezlerinin
Detaylı16/06/2016 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı (Namık Kemal Üniversitesi Senatosunun 16/06/ tarih ve 27 sayılı kararı) YÖNERGE
16/06/2016 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı (Namık Kemal Üniversitesi Senatosunun 16/06/2016-06 tarih ve 27 sayılı kararı) YÖNERGE T.C. NAMIK KEMALÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Detaylı.9000. T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Van Tapu ve Kadastro XV. Bölge Müdürlüğü K^/05/2012
K - Q CTSE-ISO-E.9000. T.C. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sayı Konu : B091TKG1150001-010.06.01 / /3S>6 : Evrak, Dosya ve Tasnif İşlemleri K^/05/2012...TAPU MÜDÜRLÜĞÜNE KADASTRO MÜDÜRLÜĞÜNE îlgi :Tapu
DetaylıStratejik planı hazırlamak ve uygulanabilirliğini kontrol etmek,
( ) Enstitü kurullarına başkanlık etmek, enstitü kurullarının kararlarını uygulamak ve enstitü birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde enstitü genel durumu
DetaylıTÜBİTAK BİLİM VE TOPLUM DAİRE BAŞKANLIĞI MALİ DENETLEME VE SÖZLEŞMELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
TÜBİTAK BİLİM VE TOPLUM DAİRE BAŞKANLIĞI MALİ DENETLEME VE SÖZLEŞMELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1- (1) Bu esasların amacı,
DetaylıKAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
KAYITLARIN 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Ahi Evran Üniversitesi bünyesindeki tüm birimlerin, Kalite Yönetim Sistemine göre oluşturulan tüm doküman ve verilerin hazırlanması, kabulü, onayı, yayınlanması,
DetaylıÜniversitelerin İç ve Dış Yazışmaları Takibi ve Arşivlenmesi
Sayfa 1 / 9 Üniversitelerin İç ve Dış Yazışmaları Takibi ve Arşivlenmesi 2013 Sayfa 2 / 9 Yazan(lar) : Tarih : Nuray Altunay Yazı İşleri Sorumlusu Nihal Kalaycı Strateji Geliştirme Daire Başkan V. Tarih
DetaylıFEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ 2015 YILI İŞ TAKVİMİ Revizyon No:
Doküman No: 1 215 YILI İŞ TAKVİMİ 2.1.215 AYLAR FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ KURULLAR SEKRETERYASI ÖĞRENCİ İŞLERİ BÖLÜM SEKRETERLERİ GELEN EVRAK KAYIT SORUMLUSU TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ PERSONEL SATINALMA
DetaylıHazırlayan Yürürlük Onayı Kalite Sistem Onayı
Sayfa No 1/5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Aksaray Üniversitesi bünyesindeki tüm birimlerin, Kalite Yönetim Sistemine göre oluşturulan tüm doküman ve verilerin hazırlanması, kabulü, onayı, yayınlanması,
Detaylıİnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005 1 STANDART DOSYA PLANI Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde
DetaylıİZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ
İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Kuruluş ve Dayanak Amaç: Madde 1: Bu Yönergenin amacı İzmir Büyükşehir Belediyesi Arşiv Şube Müdürlüğünün görev ve çalışma
DetaylıBütçe Hazırlık Çalışması
DOSYA NO : 90866454-11.1 Bütçe Hazırlık Çalışması İşlev İşlev Sorumlular Rektörlükçe haziran ayı içerisinde bütçe hazırlık çalışmasına ilişkin yazının Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Alt
DetaylıDENİZLİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI NIN TEŞKİLAT YAPISI VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK
DENİZLİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI NIN TEŞKİLAT YAPISI VE ÇALIŞMA ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar Amaç MADDE 1- (1)
DetaylıPERSONEL GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ
T.C. ABDULLAH GÜL ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI PERSONEL GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ AD SOYAD KADRO UNVANI GÖREVLERİ * GÖREV DEVRİ ** Belgin AKYÜZ Daire Başkanı V. Strateji Geliştirme Daire
DetaylıT.C. SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ ARŞİV İLKELERİ MİMARLIK FAKÜLTESİ
T.C. SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ ARŞİV İLKELERİ MİMARLIK FAKÜLTESİ SÜLEYMAN DEMIREL ÜNIVERSITESI MIMARLIK FAKÜLTESI BATI YERLEŞKESI 32200 ÇÜNÜR / ISPARTA 01.03.2019 İçindekiler 2 ARŞİV İLKELERİ... 3
DetaylıTÜRKLERDE BİLGİ-BELGE VE ARŞİV TARİHİ
TÜRKLERDE BİLGİ-BELGE VE ARŞİV TARİHİ Türk arşivciliğinin tarihi çok eskilere dayanır. Uygur Türklerinin şehirlerinde zengin kütüphaneler ve arşivlerin olduğu tespit edilmiştir. Selçuklularda da resmi
DetaylıBİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
T.C. MERAM BELEDİYESİ İŞLETME ve İŞTİRAKLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam MADDE
DetaylıMali İşler ve Taşınır Kayıt Sorumlusu Görev Tanımı
Mali İşler ve Taşınır Kayıt Sorumlusu Görev Tanımı Birim: Görev Adı: Amiri: Sorumluluk Alanı: Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Mali İşler ve Taşınır Kayıt Sorumlusu (Bilgisayar İşletmeni) Yüksekokul Sekreteri
DetaylıKÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI TEKNİK HİZMETLER TALİMATI
1. AMAÇ ve KAPSAM Bu talimatı amacı, Üniversitemiz kütüphanelerinin bütün materyalinin (kitap, süreli yayın, tez, broşür, görsel-işitsel gereçleri, elektronik veri tabanları vb.) eğitim-öğretimi desteklemek,
DetaylıM.ALİ İŞLEMLER SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI
M.ALİ İŞLEMLER SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI I-İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI Devlet Konservatuvarı birimlerinde ihtiyaç duyulan mal veya hizmet alımına ilişkin talep, birim çalışanlarınca harcama yetkilisine bildirilir.yılı
DetaylıONDOKUZMAYIS ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
ONDOKUZMAYIS ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, akademik ve idari birimlerin arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi
DetaylıORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ Meclis Karar Numarası : 2014/057 Meclis Karar Tarihi : 10/07/2014 Yürürlüğe Girdiği Tarih : 15/07/2014
DetaylıDOKUMAN KONTROL TALİMATI Doküman
DOKUMAN KONTROL TALİMATI Yayın Yayın Revi. Sayfa Doküman Revizyon Tarihi No Tarihi No TL-02 10.08.2017 01 00 --- 1 / 6 1. AMAÇ: Kalite sistemine ait dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayınlanması,
DetaylıT.C. GAZİ ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU
903050607 Görevden Ayrılma:15 İzin İşleri: 570 Görevlendirme: 5 Kısmen. 903020103 Kısmen. 102010200 900010300 Kısmen sunulmaktadır. SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI
DetaylıHAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN. Müdür Yardımcısı Kalite Yönetim Direktörü Başhekim. Sayfa 1 / 5
1- GENEL BİLGİLER 1.1- AMAÇ Bu planın amacı, Ağız ve Diş Sağlığı Merkezimizde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten
DetaylıHassas Görevler Hassas Görevi Olan Personel Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu Alınacak Önlemler. hizmetin aksaması, zaman kaybı.
KARABÜK ÜNİVERSİTESİ HASSAS Hassas Görev Tanımı: Kurum / organizasyonların hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kurum imajını sarsacak, itibar kaybına sebep olacak iş ve işlemlere, bunun yanında
DetaylıResmi Yazışma Kuralları
Resmi Yazışma Kuralları KAMU HİZMET STANDARTLARI STANDART DOSYA PLANI KAMU HİZMET ENVANTERİ KURUM KODLARI STANDART DOSYA PLANI NEDİR? (SDP) 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve Başbakanlık Devlet Arşivleri
DetaylıOrdu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İş Akış Şemaları: Bütçe Hazırlıkları
İş Akış Şemaları: Bütçe Hazırlıkları DOSYA NO : 27668066-11.1 işlev Rektörlük Makamından Gelen Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla ilgili yazının birime ulaşması. EVRAK KAYIT BİRİMİ Bir önceki yılda
DetaylıMal Teslim Alma İş Akış Şeması
Mal Teslim Alma İş Akış Şeması Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelir Malın
DetaylıT.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ SÜREÇ ANALİZİ
911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 1 / 6 REVİZYON DURUM Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama 911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 2 / 6 1. Amaç: Bu süreç, Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
DetaylıMali Faaliyetlere İlişkin Başlıca Mevzuat
Mali Faaliyetlere İlişkin Başlıca Mevzuat Personel Ödemeleri İşlemleri Satın Alma, İhale İşlemleri 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2489 Sayılı Kefalet Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı
DetaylıT.C. GAZİ ÜNİVERSİTESİ Turizm Fakültesi
Doğrudan Temin İşlemleri Birimlere ait satın alma yazıları gelir. İstek yazıları uygun mu? İlgili birime geri gönderilir. Talep edilen istek ambarda var mı? İlgili birime geri gönderilir. Bütçe kontrolleri
DetaylıT.C. TUŞBA BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
T.C. TUŞBA BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç- MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş,
DetaylıOrdu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şemaları: Bütçe Hazırlıkları
İş Akış Şemaları: Bütçe Hazırlıkları DOSYA NO : 49800447-11.1 işlev Rektörlük Makamından Gelen Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla ilgili yazının birime ulaşması. EVRAK KAYIT BİRİMİ Bir önceki yılda
DetaylıAY SIRA SORUMLU BİRİM FAALİYET TARİH SORUMLU DURUM AÇIKLAMA
O C A K 1 Akademik Takvim 2009-2010 Öğretim Yılı Güz Yarıyılı Final sınav programlarının ilanı 11 Aralık 2009 Cuma 2009-2010 Öğretim Yılı Güz Yarıyılı Final sınav programlarına gözetmen 2 00.EÖ.PS.06 11
DetaylıT.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI BALIKESİR / BANDIRMA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ. Büro Yönetimi ve Resmi Yazışma Kuralları Kursu
T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI BALIKESİR / BANDIRMA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Büro Yönetimi ve Resmi Yazışma Kuralları Kursu Büro Yönetimi Öğretmeni Fatma GEZ RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR
DetaylıBATMAN ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLEME GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ
BATMAN ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLEME GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 (1) Bu yönergenin amacı, Batman Üniversitesi iç kontrol
DetaylıİÜ Dil Merkezi DİL MERKEZİ İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ. Bu prosedürün amacı, Dil Merkezi nde süreç ve faaliyetlerin işleyişine yönelik bir sistem oluşturmaktır.
Sayfa No : 1 / 7 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, nde süreç ve faaliyetlerin işleyişine yönelik bir sistem oluşturmaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür Kurs Takviminin Oluşturulması Süreci, Öğrencilerin Ön Kayıtlarının
DetaylıARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ
ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ YATAKLI TEDAVİ KURUMLARI TIBBÎ KAYIT VE ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ : ( Sağlık Bakanı'nın 06.11.2001 tarih ve 10588 sayılı olurları ile yürürlüğe girmiştir. ) Madde 1 - Bu Yönergenin
Detaylı--- GÖREV TANIMI YAZISI
İŞ ÜNVANI : Yazı İşleri Sorumlusu EN YAKIN YÖNETİCİLERİ : Fakülte Sekreteri ALTINDAKİ İŞ UNVANLARI : --- ÜNVANI: Memur ÇALIŞTIĞI BÖLÜM: Eğitim Bilimleri Fakültesi Dekanlığı BAĞLI OLDUĞU KİŞİ / KURUL :
DetaylıT.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK KÜLTÜR VE DAİRE BAŞKANLIĞI PERSONEL GÖREV TANIMI. Orhan KEMERKAYA Şube Müdürü
907.SKSDB.BGT 13.02.2018 13.02.2018 1 1 / 8 Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama 13.02.2018 1 Başlanğıç Sistem Geliştirme 907.SKSDB.BGT 13.02.2018 13.02.2018 1 2 / 8 Birim : Sağlık Kültür ve Spor Daire
DetaylıYÜKSEK ÖĞRENİM (FAKÜLTE) SÜRECİ. Doküman Akış Sorumlu. Sürecin Amacı. Süreç Performans Göstergeleri 4. İlgili Kanun/Standart Maddeleri
06.10.2017 Rev 01 1/8 Sürecin Tanımı Mal/izmet Alımı Süreç No Süreç Sahibi 3 arcama Yetkilisi 08-01-02-01.01 Sürecin Amacı Fakülte idari büro ve bölümlerinden gelen satın alma taleplerinin değerlendirildiği
Detaylıİhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim adeta imkansız hale gelmiş,
GİRİŞ Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama işlemlerini kendi belirledikleri kurallar doğrultusunda
DetaylıT.C. HİTİT ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ DEKANLIĞI GÖREV TANIMI A. SORUMLULUKLAR
Birim : Astları : Dekan Rektör Fakültenin tüm akademik ve idari personeli A. SORUMLULUKLAR 1. Fakülte kurullarına başkanlık etmek, fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında
DetaylıT.C. GAZİ ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU
903050607 Görevden Ayrılma:15 İzin İşleri: 570 Görevlendirme: 10 Kısmen. 903020103 Kısmen. 102010200 900010300 Kısmen sunulmaktadır. SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI
Detaylıİçerik Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis Kurma Ortaklarla İlişkiler Hibe Yönetimi Öğrenci Hareketliliği Personel Hareketliliği
KA1 Süreçleri Ortaklarla İlişkiler ve Hareketlilik GÜLECE ŞENEL Ankara Sosyal Bilimler Üniversitesi, Danışman 22-23 MAYIS 2017, KAYSERİ YENİ BAŞLAYANLAR TOPLANTISI İçerik Uluslararası Ofis Süreçleri Ofis
DetaylıMALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI
MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI MALİ İŞLER ŞEFLİĞİ İŞ ANALİZİ ŞEMALARI AVANS VE MAHSUP İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI DESTEK HİZMETLERİ ŞEFLİĞİ DEKANLIK HARCAMA YETKİLİSİ DEKAN YARDIMCILIĞI GERÇEKLEŞTİRME
DetaylıGörev Tanımı. Birim: Görev Adı: Amiri: Sorumluluk Alanı: Görev Devri:
Görev Tanımı Birim: Görev Adı: Amiri: Sorumluluk Alanı: Görev Devri: Görevin Amacı: Temel İş ve Sorumluluklar: Adalet Meslek Yüksekokulu Satın alma (Bilgisayar İşletmeni Ahmet Kutlay DURMUŞOĞLU) Yüksekokul
DetaylıHassas Görevler Hassas Görevi Olan Personel Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu Alınacak Önlemler. hizmetin aksaması, zaman kaybı.
KARABÜK ÜNİVERSİTESİ HASSAS Hassas Görev Tanımı: Kurum / organizasyonların hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kurum imajını sarsacak, itibar kaybına sebep olacak iş ve işlemlere, bunun yanında
DetaylıYAZIŞMA YÖNETİMİ VE DOSYALAMA İŞLEMLERİ
YAZIŞMA YÖNETİMİ VE DOSYALAMA İŞLEMLERİ YRD. DOÇ. DR. FAHRETTİN ÖZDEMİRCİ HÜSEYİN ODABAŞ ANKARA - 2005 ISBN: 975-9007-22-3 ii Her hakkı mahfuzdur. Bu kitabın yayınını gerçekleştiren, Alter Yayıncılık,
DetaylıANKARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ MALİ İŞLERİ ŞEFLİĞİ SÜREÇ ŞEMALARI
MALİ İŞLERİ SÜREÇ ŞEMALARI MALİ İŞLERİ SÜREÇ ŞEMALARI 1. Avans ve Mahsup İşlemleri Süreç Şeması... 2 2. 4734 Sayılı 19. Madde Açık İhale Tüzel Kişiler Satınalma İşlemleri Süreç Şeması... 3 3. 4734 Sayılı
DetaylıT.C. BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
T.C. BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı nın 2015/8
DetaylıT.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI. Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi
T.C. KUZEY ANADOLU KALKINMA AJANSI Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Yönergesi Şubat 2015 İÇİNDEKİLER BİRİNCİ BÖLÜM... 1 Amaç, Kapsam, Tanımlar ve Hukuki Dayanak... 1 Amaç... 1 Kapsam... 1 Tanımlar...
DetaylıYÜKSEK ÖĞRENİM (ENSTİTÜ) SÜRECİ. Doküman Akış Sorumlu. Sürecin Amacı. Süreç Performans Göstergeleri 4. İlgili Kanun/Standart Maddeleri
06.10.2017 Rev 01 1/9 Sürecin Tanımı Satın Alma Süreci Süreç No Süreç Sahibi 3 arcama Yetkilisi 08-01-03-01.01 Sürecin Amacı nstitü idari büro ve bölümlerinden gelen satın alma taleplerinin değerlendirildiği
DetaylıKADIKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ İKİNCİ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar
KADIKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE (1)- Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğü nün görev ve
Detaylıİşlev İşlev Sorumlular
İş Akış Şemaları: Hurdaya Ayırma İş Akış Süreci DOSYA NO : 27668066-12.5 İşlev İşlev Sorumlular Ekonomik ömrünü tamamlamış malzemelerin rapor altına alınması Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisince hurdaya
DetaylıYıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış süreci
Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış süreci Akış No:1 Her Yılın son ayında sayım komisyonunda yer alacak personelin Dekan tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisi belirlenen personeli onaylaması ile
DetaylıBARTIN ÜNİVERSİTESİ GENEL SEKRETERLİK Senato, Yönetim ve Disiplin Kurulu Sekretaryası İş Akış Şeması
Senato, Yönetim ve Disiplin Kurulu Sekretaryası Gündem tekliflerinin alınması Birimlerden gelen teklifler tarafından değerlendirilir ve Rektöre arz edilir. Gelen evrak Gündemin yazılması in incelemesinden
DetaylıYÜKSEK ÖĞRENİM (Müdürlük) SÜRECİ. Doküman Akış Sorumlu. Sürecin Amacı. Süreç Performans Göstergeleri 4. İlgili Kanun/Standart Maddeleri
(lük) SÜRCİ 06.10.2017 Rev 01 1/9 Sürecin Tanımı Satın Alma Süreci Süreç No Süreç Sahibi 3 arcama Yetkilisi 08-01-02-01.01 Sürecin Amacı lük idari büro ve bölümlerinden gelen satın alma taleplerinin değerlendirildiği
Detaylı