Yazıişlerimüdürlüğüyazıişlerimüdürli üğüyazıişlerimüdürlüğüyazıişlerimüd ürlüğüyazıişlerimüdürlüğüyazıişlerişi müdürlüğüwertyuiopgüasdfghjklsizxi

Transkript

1 Yazıişlerimüdürlüğüyazıişlerimüdürli üğüyazıişlerimüdürlüğüyazıişlerimüd ürlüğüyazıişlerimüdürlüğüyazıişlerişi müdürlüğüwertyuiopgüasdfghjklsizxi T.C. cvbnmöçqılwertyuiopgüasdfghjklsizx BAYRAMPAġA BELEDĠYE icvbnmöçqywertyuiopgüasyyyyyyyyy BAġKANLIĞI yazıişlerimüdürlüğüyazıişlyyyyyyyyy yayazıişlfghjklsizxcvbnmöçqwertyuio YAZI ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ pgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiop GÖREV, YETKĠ VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ güasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopg üasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgü asdfghjiklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüi 2015 asdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüa sdfghjklsyazıişlerimüdürlüğüyazıişler imüdürliüğüyazıişlerimüdürlüğüyazıi şlerimüdürlüğüyazıişlerimüdürlüğüyi azıişleriişmüdürlüğüyazıişlerimüdürl

2 ĠÇĠNDEKĠLER BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel Ġlkeler MADDE 1: AMAÇ VE KAPSAM... 4 MADDE 2: DAYANAK... 4 MADDE 3: TANIMLAR MADDE 4: TEMEL ĠLKELER... 5 ĠKĠNCĠ BÖLÜM TeĢkilat Yapısı ve Bağlılık MADDE 5: TEġKĠLAT YAPISI MADDE 6: BAĞLILIK... 5 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğün KuruluĢ, Genel Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 7: KURULUġ... 5 MADDE 8: MÜDÜRLÜĞÜN GENEL GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI MÜDÜRLÜĞÜN GENEL GÖREVLERĠ Müdürlüğün Belediye Meclisi ile ilgili görevleri Müdürlüğün Belediye Encümeni ile Ġlgili Görevleri Müdürlüğün Genel Evrak ĠĢlemleri ile Ġlgili Görevleri Müdürlüğün Evlendirme ĠĢlemleri ile Ġlgili Görevleri Müdürlüğün Kent Konseyi ĠĢlemleri ile Ġlgili Görevleri Müdürlüğün Yazı ĠĢleri Kalemi ile Ġlgili Görevleri Müdürlüğün Kurumsal ArĢiv ile Ġlgili Görevleri DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğü OluĢturan Birimler ve Müdürlük Personeli Görev, Yetki ve sorumlulukları MADDE 9: MÜDÜRLÜĞÜ OLUġTURAN BĠRĠMLER MADDE 10: MÜDÜRLÜK PERSONELĠNĠN GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI YAZI ĠġLERĠ ġefġ Yazı ĠĢleri ġefinin Görev Amacı Yazı ĠĢleri ġefinin Görev ve Sorumlulukları Yazı ĠĢleri ġefinin Yetkileri YAZI ĠġLERĠ KALEMĠ PERSONELĠ Yazı ĠĢleri Kalemi Personelinin Görev Amacı Yazı ĠĢleri Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları Yazı ĠĢleri Kalemi Personelinin Yetkileri MECLĠS KALEMĠ PERSONELĠ Meclis Kalemi Personelinin Görev Amacı Meclis Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları Meclis Kalemi Personelinin Yetkileri ENCÜMEN KALEMĠ PERSONELĠ Encümen Kalemi Personelinin Görev Amacı Encümen Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları Encümen Kalemi Personelinin Yetkileri GENEL EVRAK MEMURLUĞU PERSONELĠ Genel Evrak Memurluğu Personelinin Görev Amacı Genel Evrak Memurluğu Personelinin Görev ve Sorumlulukları Genel Evrak Memurluğu Personelinin Yetkileri

3 10.6. EVLENDĠRME MEMURLUĞU PERSONELĠ Evlendirme Memurluğu Personelinin Görev Amacı Evlendirme Memurluğu Personelinin Görev ve Sorumlulukları Evlendirme Memurluğu Personelinin Yetkileri KURUMSAL ARġĠV ġeflġğġ PERSONELĠ Kurumsal ArĢiv ġefliği Personelinin Görev Amacı Kurumsal ArĢiv ġefliği Personelinin Görev ve Sorumlulukları Kurumsal ArĢiv ġefliği Personelinin Yetkileri KENT KONSEYĠ KALEMĠ PERSONELĠ Kent Konseyi Kalemi Personelinin Görev Amacı Kent Konseyi Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları Kent Konseyi Kalemi Personelinin Yetkileri TAġINIR KAYIT KONTROL YETKĠLĠSĠ PERSONELĠ TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Personelinin Görev Amacı TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları GERÇEKLEġTĠRME GÖREVLĠSĠ PERSONELĠ GerçekleĢtirme Görevlisi Personelinin Görev Amacı GerçekleĢtirme Görevlisi Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları DĠĞER PERSONELLER Diğer Personellerin Görev Amacı Diğer Personellerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları BEġĠNCĠ BÖLÜM Müdürün Atanma ġartları, Görev Amacı, Yetki ve Sorumlulukları ve Müdürlüğe Vekalet MADDE 11: YAZI ĠġLERĠ MÜDÜRÜ Yazı ĠĢleri Müdürünün Atanma ġartları Yazı ĠĢleri Müdürünün Görev Amacı Yazı ĠĢleri Müdürünün Görev Devri Yazı ĠĢleri Müdürünün Görev ve Sorumlulukları Yazı ĠĢleri Müdürünün Yetkileri Yazı ĠĢleri Müdürlüğüne Vekalet.. 38 ALTINCI BÖLÜM Müdürlük ÇalıĢmalarıyla Ġlgili Bilinmesi Gereken Kanun, Yönetmelik, Genelge ve Tebliğler ile ÇalıĢma ġekli ve Esasları MADDE 12: MÜDÜRLÜK ÇALIġMALARIYLA ĠLGĠLĠ BĠLĠNMESĠ GEREKLĠ KANUN, YÖNETMELĠK, GENELGE VE TEBLĠĞLER Kanunlar Yönetmelikler Genelgeler ve Tebliğler 39 MADDE 13: MÜDÜRLÜK ĠÇĠ ÇALIġMA ġeklġ VE ESASLARI YEDĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler MADDE 14: YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNETMELĠK MADDE 15: YÖNETMELĠKTE BULUNMAYAN HÜKÜM VE HALLER MADDE 16: YÜRÜRLÜLÜK VE YÜRÜTME

4 T.C. BAYRAMPAġA BELEDĠYE BAġKANLIĞI YAZI ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIġMA YÖNETMELĠĞĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel Ġlkeler MADDE 1: AMAÇ VE KAPSAM Bu Yönetmeliğin amacı; BayrampaĢa Belediye BaĢkanlığı Yazı ĠĢleri Müdürlüğü nün kuruluģ, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalıģma usul ve esaslarını düzenlemektir. MADDE 2: DAYANAK Bu Yönetmelik, tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu, tarihli 5216 sayılı BüyükĢehir Belediyesi Kanununu ve diğer meri Mevzuata dayanılarak hazırlanmıģtır. MADDE 3: TANIMLAR Bu Yönetmelikte geçen; Belediye: BayrampaĢa Belediyesini, BaĢkan: BayrampaĢa Belediye BaĢkanını, BaĢkan Yardımcısı: Belediye baģkanı tarafından görev bölümü yapılan BaĢkan Yardımcısını, Müdürlük: Yazı ĠĢleri Müdürlüğünü, Müdür: Birim Müdürünü, ġef: Yazı ĠĢleri Müdürlüğünde kadrolu Ģefi, Personel: Müdür ve ġef tanımının dıģındaki birim çalıģanlarını, Evlendirme Memuru: Ġlgili yönetmelik gereği nikah akdi yapmaya Belediye BaĢkanı tarafından yetki verilen memuru, Birim ArĢivi: Her birimin kendi bünyelerinde saklaması gerekli evrakların saklandığı bölümü, Kurum ArĢivi: Kurumun teģkilatı içinde yer alan ve birimlerde saklama süresini tamamlayan evrakın muhafaza edilip saklandığı yeri, ArĢiv Memuru: Yazı ĠĢleri Müdürlüğü bünyesinde faaliyette bulunan kuruma ait birimlerde saklanma sürelerini tamamlayan evrakı, arģiv yönetmeliği kapsamında düzenleyen denetleyen sistematiği oluģturan üst yönetici onayı ile atanmıģ memur veya sözleģmeli personeli, Kent Konseyi Kalemi: Ġlçemizde kurulan Kent Konseyi ile Belediye BaĢkanlığımız arasında koordinasyonu sağlamak, Kent Konseyi iģ ve iģlemlerine yardımcı olmak üzere görevlendirilen personeli, ifade eder. 4

5 MADDE 4: TEMEL ĠLKELER BayrampaĢa Belediye BaĢkanlığı Yazı ĠĢleri Müdürlüğü tüm çalıģmalarında; 4.1. Karar alma, uygulama ve eylemlerde Ģeffaflık, 4.2. Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, 4.3. Hesap verebilirlik, 4.4. Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, 4.5. Uygulamalarda adalet ve hizmette eģitlik, 4.6. Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, 4.7. Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır. ĠKĠNCĠ BÖLÜM TeĢkilat Yapısı ve Bağlılık MADDE 5: TEġKĠLAT YAPISI 5.1. Müdürlük; Müdür, ġef, Meclis Kalemi, Encümen Kalemi, Evrak Kayıt Memurluğu, Evlendirme Memurluğu, Kurumsal ArĢiv ġefliği ve Kent Konseyi Kaleminden oluģur Müdürlük; Müdür, ġef ve yeteri kadar memur ve ihtiyaca göre diğer personelden oluģur Müdürlük içinde teģekkül ettirilen birimlerin iç organizasyon yapıları müdürlükte görev yapmakta olan Ģef/ Ģefler dahil olmak üzere tüm çalıģanların görev, yetki ve sorumlulukları Yazı ĠĢleri Müdürünün yapacağı iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır. MADDE 6: BAĞLILIK Yazı ĠĢleri Müdürlüğü, Belediye BaĢkanına veya görevlendireceği BaĢkan Yardımcısına bağlıdır, BaĢkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kiģi eliyle yürütür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğün KuruluĢ, Genel Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 7: KURULUġ BayrampaĢa Belediye BaĢkanlığı Yazı ĠĢleri Müdürlüğü, 22/04/2006 tarihli sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun Belediye ve Bağlı KuruluĢları ile Mahalli Ġdare Birlikleri Norm Kadro Ġlke ve Standartlarına ĠliĢkin Esaslar hakkında 2006/9809 sayılı Kararı gereğince, BayrampaĢa Belediye Meclisinin 09/03/2007 tarih ve 23 numaralı kararıyla kurulmuģtur. 5

6 MADDE 8: MÜDÜRLÜĞÜN GENEL GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI 8.1. MÜDÜRLÜĞÜN GENEL GÖREVLERĠ; BayrampaĢa Belediye BaĢkanlığı nın amaçlan, hedef, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye BaĢkanın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, BaĢkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluk alanları aģağıdaki gibidir. BayrampaĢa Belediye Meclisi'nin düzenli çalıģabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve meclis iģlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Meclis Üyelerinin özlük iģlerinin yürütülmesinden sorumludur. Yine sorumluluk alanında gelen ve giden evrakların kontrollü bir Ģekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrakın gerekli iģlemlerini yapmak ve birimlerle koordineli çalıģmaktan sorumludur. Belediye Encümeni'nin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve Encümene sunulacak dosyaların gerektiği gibi oluģturulmasının kontrolünden, Encümen kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde doğru alınmasını takip etmekten ve kararların yazılarak imzalatılmasından ve ilgili birimlere iletilmesi de müdürlüğün sorumluluklarındandır. Ayrıca; Belediye'ye müracaat eden çiftlerin evlilik akitlerinin gerçekleģtirilmesinin sağlanmasından, tüm müdürlüklerin Birim ArĢivlerinin yönetmeliklere uygun kurulmasının sağlanması, Kurum ArĢivinin kurulması ve yönetmelik hükümlerine göre gerekli iģlemlerin yapılması ve Kent Konseyi iģ ve iģlemlerinin sağlıklı yürütülmesinden de sorumludur. Belediye BaĢkanının veya görevlendireceği baģkan yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili meri mevzuatta belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında aģağıda, müdürlüğe bağlı birimlerin görevleri sırasıyla belirtilmiģtir Müdürlüğün Belediye Meclisi ile ilgili görevleri: Müdürlüklerce Belediye Meclisinde görüģülüp, karara bağlanmak üzere Belediye BaĢkanlık Makamından meclise havaleli olarak gönderilen dosyalarla ilgili Meclis gündemini hazırlayarak Belediye BaĢkanına imzalatmak, OluĢturulan Meclis toplantı gündemini Meclis üyelerine kanunlarda belirtilen yöntemlerden biri tercih edilerek ulaģtırmak, Belediye Meclis kararlarını ve Ġhtisas Komisyonları raporlarının yazımını yapmak ve imzaya açmadan önce son kontrollerini yapmak, Belediye Meclisinde alınan kararların ve tutanak özetlerinin Meclis BaĢkanlık divanı üyelerine imzalatılmasını ve bu kararları arģivleyerek muhafazasını sağlamak, Belediye Meclisince alınan kararlardan Belediye baģkanı tarafından yasal süresi içerisinde yeniden görüģülmek üzere Meclise iade edilmemiģ olan kararların; mülki amire ve konusuna göre de 5216 sayılı BüyükĢehir Belediye Kanunu gereğince BüyükĢehir Belediyesine onaylanması için gönderilmesini sağlamak, 6

7 Alınan kararların, onay iģlemleri bittikten sonra ilgili Müdürlüğüne gönderilmesini ve bir suretinin de müdürlük arģivinde saklanmasını sağlamak, Meclis toplantı tarihi, toplantı gündemi, karar özetleri, tutanak özetleri, Meclis üyeleri ve ihtisas komisyonları görev dağılımı listesinin internet ortamından yayınlanmasını sağlamak ve kontrol etmek, Belediye meclis üyelerine, gerek Meclis toplantıları, gerekse Ġhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajanı hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak, Belediye Meclis üyelerinin özlük iģlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak ve göreve baģlayıģ ve ayrılıģlarında yasal süresine dikkat ederek mal bildirimlerini almak, alınan mal bildirimlerinde değiģiklikler oluģtuğu zaman mal bildirimlerini yenilemek, Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Müdürlüğün Belediye Encümeni ile Ġlgili Görevleri: Belediye birimlerinin bağlı oldukları BaĢkan Yardımcısının uygun görüģü ile Belediye BaĢkanınca Encümene havale olunan dosyaları kayıt ederek Encümen gündemini oluģturmak, Belediye Encümeni'ne girecek tüm evrakın önceden incelenmesini, yasal dayanakları ile birlikte bir rapor haline getirilmesi ve Encümen'e sunulması sağlamak, Encümen toplantısında alınan kararların metin halinde yazılmasını, metin haline yazılan kararların Encümen BaĢkanı ve Üyelerine imzalatılmasını ve kararların Encümen Karar Defterine yazılmasını sağlamak, Encümence alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaģtırılmasını ve birer nüshalarının da arģivlenmesi iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Encümen toplantısına katılan Encümen BaĢkanı ve Üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, Belediye Encümeni'nin aktif ve verimli çalıģabilmesi için gerekli tüm iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Encümence yapılan Ġhale iģ ve iģlemlerinin yürütülmesini sağlamak, evrak akıģını düzenlemek ve takip etmek, ihale sürecindeki ve sonrasındaki iģlemler ile ilgili yazıģmaları yapmak, karar ve tutanaklarını yazmak, ihale mevzuatı çerçevesinde ihale komisyonunca yapılması gereken yazıģma, onay, bildirim iģ ve iģlemlerin takip ve sonuçlandırılmasını sağlamak, Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Müdürlüğün Genel Evrak Memurluğu ile Ġlgili Görevleri: Kurum içi ve kurum dıģı yazıģmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluģturulması iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Belediye'ye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak, 7

8 Gelen evrakın taranarak kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaģtırılması iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Belediye'nin tüm birimlerinden kurum dıģına gönderilecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içerisinde kayıt yapılarak gönderilmesini sağlamak, Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen kurum ve kuruluģların dilekçelerine havale alınarak, dilekçenin konusuna göre ilgili müdürlüğe gönderilmesini sağlamak, Belediyeye gelen ve belediyeden giden tüm evrakın giriģ ve çıkıģlarını kayıt altına almak, Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin birime geldiği andan itibaren takibini yaparak, yayınlanan belgelerin ilgili birimlere dağıtımını yapmak, VatandaĢın istek, öneri ve Ģikâyetlerine iliģkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak, Müdürlüklerden Belediye dıģına giden tüm yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek, Kuruma Acil ve Ġvedi mühürlü gelen evrakları geciktirmeden ilgili birim veya birimlere havale etmek, Gizli ibareli gelen evrakları açmadan Yazı ĠĢleri Müdürüne gereği için teslim etmek, Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Müdürlüğün Evlendirme ĠĢlemleri ile Ġlgili Görevleri: Resmi nikâh baģvurularını almak, nikâh iģlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak, Yerli ve yabancı tüm nikah baģvurusunda bulunanların gerekli evraklarını incelemek, gerektiğinde yasaların öngördüğü diğer incelemeleri yapmak ve evrakların doğruluğunu araģtırmak, Ġnceleme sonucunda evraklarında eksiklik yada hata olan kiģilerin ve evlenmelerinde diğer yasal engel bulunan kiģilerin evlilik iģlemlerini yapmamak, evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan baģvuru sahiplerine nikah günü vermek, Belediye BaĢkanının yetki verdiği memurlarca nikah akdinin yapılmasını sağlamak, Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek ve MERNĠS bilgilerini sisteme girmek, BayrampaĢa Belediyesi Evlendirme Memurluğunda yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arģivlemek ve muhafaza etmek, Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Müdürlüğün Kent Konseyi ile Ġlgili Görevleri: Belediye ile Kent Konseyi arasında koordinasyon görevinin kurulmasını sağlamak, Genel Kurulun çalıģmaları hakkında Ġlçe Mülki Amirine ve Belediye BaĢkanına bilgi vermek, Kent Konseyinin Yürütme Kurulu toplantılarının kendisine bildirilen gündemlerini oluģturmak ve alınan kararları Ġlçe Mülki Amirine ve Belediye BaĢkanına bildirmek, 8

9 Genel Kurul yazıģmalarını yapmak, çıkan kararları Ġlçe Mülki Amirine ve Belediye BaĢkanına bildirmek, Kent Konseyi Yürütme Kurulu tarafından alına kararları karar defterine kaydetmek, Kent Konseyinin almıģ olduğu kararların yazımını, çoğaltılmasını ve ilgili yerlere dağıtımını yapmak, Kent Konseyini gerektiğinde Hukuki konularda bilgilendirmek ve uyarmak, Kent Konseyinin, yönetmelik gereği Ocak ve Eylül aylarında yapılması gereken Genel Kurul Toplantısı hazırlıklarını yürütmek ve üyelere SMS ile bildirmek, Kent Konseyi Yönetmeliğinin 8. maddesinde sayılan üyelere Genel Kurul toplantısının günü, saati ve yeri hakkında bilgi vermek, Kent Konseyi organlarının çalıģmaları hakkında genel sekretere karģı sorumluluklarını yerine getirmek Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Müdürlüğün Yazı ĠĢleri Kalemi ile Ġlgili Görevleri: Yazı ĠĢleri Müdürlüğüne havale edilen evrakların kayıtlarını yapmak, elektronik ortamda kabul etmek, Bu evraklara müdürlüğün talimatı doğrultusunda yazı yazmak, paraf ve imza aģamalarını takip etmek, Standart Dosya Planına göre dosya numarası vermek ve dosyalamak, Kurum adına cevap verilecek yazılarda müdürlüğün, Koordinasyon Müdürlük olarak belirlenmesinde takipli evrakları izlemek, diğer birimlerin cevaplarını birleģtirerek ilgili kurum, birim veya Ģahıslara cevap yazmak, ĠĢlemi biten evrakları Standart Dosya Planına göre dosyalamak, BaĢkanlık Makamının uygun gördüğü tamimleri (Ġç Genelgeleri) yayınlamak, Yazı ĠĢleri Müdürlüğü personelinin izin, rapor gibi özlük iģleri ile ilgili yazıģmaları yapmak, Yazı ĠĢleri Müdürlüğü çalıģma alanına giren konularda ilan panosuna asılması gereken ilanlarla ilgili gerekli yazıģmaları yapmak Yazı ĠĢleri Müdürlüğü faks iģ ve iģlemlerini yapmak, Müdürlüğe elektronik ortamda havale edilen evrakların veya giden evrakların kayıt iģ ve iģlemlerini yapmak, Üst yönetimin uygun gördüğü yazıları yazmak, Evrakların dosyalanması ve yazıģmaların muhafazasını yapmak, Yazı ĠĢleri Müdürlüğü bünyesinde bulunan Bilgi Edinme ile ilgili elektronik postalarının takibini yapmak, Bilgi edinme taleplerinde gizlilik ilkesini göz önünde bulundurmak, BaĢvuruların 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olup olmadığını kontrol etmek, 9

10 Bilgi Edinme baģvuru ve taleplerini, ilgili birime havalesi için Yazı ĠĢleri Müdürünün onayına sunmak, BaĢvuruların takibini yapmak, aksaklığa meydan vermemek için ilgili müdürlüklerle irtibata geçmek, BaĢvuruların kanuni süresi içinde cevaplanmasını sağlamak, Müdürlüklerden gelen bilgi edinme ile ilgili, bilgi - belge talep cevaplarını baģvuru yapan kiģiye posta ya da yoluyla ulaģtırmak, Yazılı ya da elektronik olarak yapılan bilgi edinme taleplerinin cevap verme iģlemi yapıldıktan sonra dosyalamak ve muhafazasını sağlamak, Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Müdürlüğün Kurumsal ArĢiv ile Ġlgili Görevleri: Kurum arģivi oluģturmak, oluģturulacak kurum arģivine birimlerden kurum arģivinde saklanmak üzere gönderilen arģivlik malzemeyi kabul etmek, Birimlerden kurum arģivine gönderilen arģiv evraklarını yıllara göre ayırıp, sistematik bir Ģekilde düzenlemek, ArĢivlik malzemeleri birimlerin, Ģahısların, kamu kurum ve kuruluģlarının, belediye arģiv dosyalarını yazılı taleplerini zimmet karģılığı olarak incelemelerine imkan sağlamak, ArĢiv mevzuatını ve değiģiklikleri takip edip, kurumun adaptasyonu sağlamak, BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü ArĢiv Mevzuatı uyarınca, Belediyemiz bünyesinde bulunan bütün Müdürlük ve Birimlerin arģiv iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Müdürlüklerin birim arģivlerinin düzenlenmesi çalıģmalarını koordine etmek ve bu konuda danıģmanlık hizmeti vermek, sonuçlarını değerlendirmek, Kurum arģivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluģturmak ve imha iģlemlerini yürütmek, Ayıklama ve imha iģlemleri neticesinde, kurum arģivinde saklamak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak, Kurum arģivi bünyesindeki arģiv malzemelerini arģiv mevzuatında belirtildiği Ģekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korunması çalıģmalarını yapmak, BayrampaĢa Belediyesi arģivlerini düzenleme çalıģmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilesi iģlemlerini koordine etmek, çıkan sonuçları değerlendirmek, BayrampaĢa Belediyesi bünyesinde üretilen evrakların ve uygulanan tekniklerin standardizasyonu için proje üretmek, Devlet ArĢivleri Genel müdürlüğüne devredilmesi gereken dosyaların devir iģlemlerini gerçekleģtirmek, Yazı ĠĢleri Müdürlüğünce verilecek diğer benzer görevleri ifa etmek. 10

11 ArĢiv ile ilgili hizmet içi eğitim çalıģmaları hazırlamak, Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak Genel arģiv ve müdürlük arģivi ile ilgili bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ArĢiv Yönetmeliğindeki hükümleri uygulamak. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğü OluĢturan Birimler ve Müdürlük Personeli Görev, Yetki ve sorumlulukları MADDE 9: MÜDÜRLÜĞÜ OLUġTURAN BĠRĠMLER 9.1. Yazı ĠĢleri Müdürü, 9.2. Yazı ĠĢleri ġefi, 9.3. Yazı ĠĢleri Kalemi, 9.4. Meclis Kalemi, 9.5. Encümen Kalemi, 9.6. Genel Evrak Memurluğu, 9.7. Evlendirme Memurluğu, 9.8. Kurumsal ArĢiv ġefliği, 9.9. Kent Konseyi Kalemi, olup dokuz adet birim (bölüm) den oluģur. MADDE 10: MÜDÜRLÜK PERSONELĠNĠN GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI Bu yönetmeliğin 8 nci maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumluluklar için, meri mevzuat ve Belediye BaĢkanı nın veya görevlendirdiği BaĢkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda görevlendirilen personeller belirtilen görevleri ifa ederler, ihtiyaç olması halinde BaĢkanlıkça yeni birimler oluģturulacak veya mevcut birimlerde azaltılabilecektir YAZI ĠġLERĠ ġefġ; Yazı ĠĢleri ġefinin Görev Amacı; Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyet alanına giren hizmetlerini etkin ve verimli bir Ģekilde yürütmek ve yürütülmesini takip etmek, sonuçlandırmak aynı zamanda yapılan hizmetin kalitesini arttırmak Yazı ĠĢleri ġefinin Görev ve Sorumlulukları; Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, BaĢkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliģtirilmesinde tüm çalıģmalarda, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermek, 11

12 BaĢkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıģtığı müdürlüğün uğraģ alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir buna uygun tutum ve davranıģ sergilemek, Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iģ ve iģlemleri yapmak, Müdürlüğün kendisine tevdi edilen iģlerini en kısa zamanda ve en ekonomik Ģekilde icra ederek sonuçlandırmak, Müdürlüğün haberleģme ve evrak akıģını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamak, Müdürlüğün yıllık faaliyet planını baģkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iģ ve iģlemleri yapmak, yürütmek, Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliģtirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak, BaĢkanlığın mevcut organizasyon Ģeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak, Organizasyon yapısında ve/veya iģ tariflerinde zamanla doğacak değiģiklikler için kendini geliģtirmek, ĠĢbölümü esasları dâhilinde, eģ düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalıģmak, Gerektiği durumlarda ekip baģı olarak ekibine iģ tariflerini izah eder, iģ tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaģılmalarını sağlamak, ĠĢleri en az maliyetle icra etmek, Kendisinin verimli ve etkin çalıģmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak, Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iģ metotları ve diğer ilgili meri mevzuata riayet etmek, Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve iģlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli Ģekilde yürütülmesi için çalıģma metotlarını geliģtirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek, Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir Ģekilde ve süratle ulaģtırılmasını ve uygulamasını sağlamak, Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak, EĢ düzeydeki pozisyonlarla amirinin bilgisi dâhiline koordinasyonu kurmak, ÇalıĢmalarında örnek tutum davranıģ sergilemek, Verilen direktife uygun iģ ve iģlemleri gerçekleģtirmek, Verilen iģi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak ifa etmek, Yaptığı iģle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol etmek, Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan iģlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek, 12

13 Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak, Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdıģı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleģmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalıģmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaģılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlamak, amirine vermek, BaĢkanlığa iliģkin bilgilerin dıģarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek, Müdürlüğünde bulunan tüm personelin iģlerinin gerektiğinde yapılmasından sorumludur, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek Yazı ĠĢleri ġefinin Yetkileri; Müdürlük örgütlenme Ģemasında yer alan servislerde yapılan tüm iģ ve iģlemlerin müdür adına mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını veya yaptırılmasını sağlamak, Personelin mesai saatlerine riayetini kontrol etmek, Müdürün verdiği diğer görevleri yerine getirmek, Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi için personele verilen iģ bölümünün ve iģ dağılımının takibini yapmak, Personelin mesai ve çalıģmasını denetler, çalıģmaların verimli olması hususunda gerekli tedbirler almak, Personelin moralini ve iģ verimini arttırmaya dönük tedbirler alarak, etkin ve verimli iģ akıģını sağlamak, Müdürlüğün verimli çalıģması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik geliģmeyi takip etmek ve uygulamak, Gerektiğinde müdürlüğün çalıģma sistemini kurulmasına yardımcı olacak önerileri amirine iletmek, iģ akıģını sağlamak, personelin çalıģmalarını organize etmek, Personelinin tavır ve davranıģlarını devamlı kontrol altında bulundurarak örnek model oluģturmak, Personelin görev tariflerindeki belirtilen iģleri yerine getirip getirmediğini üç ayı geçmeyen zamanlarla kontrol etmek, Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından geliģmesini sağlamak üzere amirine eğitim planlamasını talebi yapmak, Müdürlüğün iģlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen Ģekilde sonuçlandırmak üzere amirine planlar tavsiye etmek, Amirlerinin dikkatinden kaçan konu veya konular bulunursa kanunlar çerçevesinde ve kurumun prensiplerine uygun yapılmasını sağlamak, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü yetkilerini ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre kullanmak. 13

14 10.2. YAZI ĠġLERĠ KALEMĠ PERSONELĠ; Yazı ĠĢleri Kalemi Personelinin Görev Amacı; Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyet alanına giren hizmetlerini etkin ve verimli bir Ģekilde yürütmek ve yürütülmesini takip etmek, sonuçlandırmak, aynı zamanda yapılan hizmetin kalitesini arttırmak Yazı ĠĢleri Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları; Birimlerde çalıģan bütün görevliler kendilerine verilen iģleri doğru, hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmakta hiyerarģik olarak üstlerine karģı sorumludur, Yazı ĠĢleri Müdürlüğüne havale edilen evrakların kayıtlarını yapmak, elektronik ortamda kabul etmek, Bu evraklara müdürün talimatı doğrultusunda cevabi yazı yazmak, paraf ve imza aģamalarını takip etmek, Standart Dosya Planına göre dosya numarası vermek ve dosyalamak, Kurum adına cevap verilecek yazılarda müdürlüğün, Koordinasyon Müdürlük olarak belirlenmesinde takipli evrakları izlemek, diğer birimlerin cevaplarını birleģtirerek ilgili kurum, birim veya Ģahıslara cevap yazmak, iģlemi biten evrakları Standart Dosya Planına göre dosyalamak, BaĢkanlık Makamının uygun gördüğü tamimleri (Ġç Genelgeleri) yayınlamak, Yazı ĠĢleri Müdürlüğü personelinin izin, rapor gibi özlük iģleri ile ilgili yazıģmaları yapmak, Yazı ĠĢleri Müdürlüğü çalıģma alanına giren konularda ilan panosuna asılması gereken ilanlarla ilgili gerekli yazıģmaları yapmak Yazı ĠĢleri Müdürlüğü faks iģ ve iģlemlerini yapmak, Müdürlüğe elektronik ortamda havale edilen evrakların veya giden evrakların kayıt iģ ve iģlemlerini yapmak, Üst yönetimin uygun gördüğü yazıları yazmak, Evrakların dosyalanması ve yazıģmaların muhafazasından görevli ve sorumludur, Yazı ĠĢleri Müdürlüğü bünyesinde bulunan Bilgi Edinme elektronik postalarının takibini yapmak, Bilgi edinme taleplerinde gizlilik ilkesini göz önünde bulundurmak, BaĢvuruların 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olup olmadığını kontrol etmek, Bilgi Edinme baģvuru ve taleplerini, ilgili birime havalesi için Yazı ĠĢleri Müdürünün onayına sunmak, BaĢvuruların takibi yapmak, aksaklığa meydan vermemek için ilgili müdürlüklerle irtibata geçmek, BaĢvuruları kanuni süresi içinde cevaplanmasını sağlamak, 14

15 Müdürlüklerden gelen bilgi - belge talep cevaplarını baģvuru yapan kiģiye posta veya e- mail yoluyla ulaģtırmak, Yazılı ya da elektronik olarak yapılan bilgi edinme taleplerini cevap verme iģlemi yapıldıktan sonra dosyalamak ve muhafazasını sağlamak, Yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirmek, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek Yazı ĠĢleri Kalemi Personelinin Yetkileri; Zimmetle gelen evrakları kabul etmek, Gelen Evrakları elektronik ortamda kabul etmek, Giden Evraklara elektronik ortamda numara vermek, Tamimleri (Ġç Genelgeleri) elektronik ortamda birimlere sevk etmek, YazıĢmalara (paraf) atmak, Elektronik ortamda yapılan Bilgi Edinme taleplerinde kiģi bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, Cevap verme aģamasında bilgiedinme@bayrampasa.bel.tr kullanıcılığını yapabilmek, Yazı ĠĢleri Müdürlüğüne ait yaziisleri@bayrampasa.bel.tr mail adresini kontrol etmek, cevabi yazılar göndermek, Müdürlüğe yanlıģlıkla gelen evrakları kabul etmemek, Diğer birimlerden gelen evraklardaki eksikliğin giderilmesini ilgilisinden istemek, Koordinasyon müdürlük belirtilen yazılara cevapların verilmesini diğer birimlerden istemek, Müdürlüğünde yapılan iģlemlerle ilgili gördüğü bir yanlıģlık ve olumsuzluk var ise olumsuzluğun giderilmesi için sorumluluk almak, Amirlerine karģı kurumun ve müdürlüğün yararına olabilecek öneri ve isteklerini bildirmek, Görevi ile ilgili bilgisini artırmak ve görevini düzgün yapabilmek adına diğer birimlerdeki personelden bilgi almak, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü yetkilerini ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre kullanmak MECLĠS KALEMĠ PERSONELĠ; Meclis Kalemi Personelinin Görev Amacı; Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyet alanına giren hizmetlerini etkin ve verimli bir Ģekilde yürütmek ve yürütülmesini takip etmek, sonuçlandırmak, aynı zamanda 15

16 yapılan hizmetin kalitesini arttırarak, Belediye Meclisinin zamanında etkin ve verimli çalıģmasını sağlamak Meclis Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları; Birimlerde çalıģan bütün görevliler; kendilerine verilen iģleri doğru, hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmakta hiyerarģik olarak üstlerine karģı sorumludur Meclis gündeminin oluģturulması için tüm müdürlüklere gündem teklifi olup olmadığının sorulmasını sağlamak, Belediye meclis toplantısının tarih ve saatinin, belediye ilan panosunda ve belediye web sitesinde yayınlanmasını sağlamak, Mecliste görüģülecek konuların Belediye BaĢkanına imzalatılmasını sağlamak, Gündem teklifleri ile ilgili havale edilmiģ yazılarda hata, evraklarda eksiklik olup olmadığını kontrol etmek, hata ya da eksiklik var ise giderilmesini sağlamak, Meclis gündemlerini meclis toplantısından en az üç tam gün önce meclis üyelerine ortamında iletmek ve cep telefonlarına mesaj ile bildirmek, Meclis toplantısı günü, gündeme ilave ek gündem maddesi veya maddeleri var ise gündeme ilave ederek Belediye BaĢkanına imzalatmak, Meclis toplantısı günü, meclis gündeminin çoğaltılarak meclis üyelerine dağıtılmasını sağlamak, Meclis toplantısına katılan meclis üyelerinin imzalarının alınmasını sağlamak, Meclis toplantısını yönetecek BaĢkan veya BaĢkanvekilinin meclis konuģma metnini yazmak ve divana ulaģtırmak, Meclis toplantı salonunun toplantıya uygunluğunu kontrol etmek ve salonun toplantıya uygun hale getirilmesini sağlamak, Meclis kararlarının tutanaklara uygun olarak yazılmasını sağlamak, Meclis kararlarının, o günkü meclisi yöneten Meclis BaĢkanı veya BaĢkanvekili ile Divan Katip Üyelerine imzalatılmasını sağlamak, KesinleĢen meclis kararlarını, yürürlüğe girmek üzere Mülki Ġdare Amirine gönderilmesini ve uygulanmak üzere ilgili birimlere dağıtımının yapılmasını sağlamak, KesinleĢen meclis kararlarından imar ve bütçe ile ilgili olan meclis kararlarını süresinde BüyükĢehir Belediyesine göndermek, Mecliste yapılan görüģmelerin yazılı metinlerle tutanak haline getirilmesini sağlamak, KesinleĢen meclis kararlarının ve karar özetlerinin usulüne uygun olarak belediye WEB sitesinde ilan edilmesini sağlamak, Belediye meclisince alınan kararların, bu kararlara iliģkin komisyon raporlarının ve toplantı tutanaklarının ıslak imzalı asıl nüshalarının ekleri ile birlikte arģivlenmesini sağlamak, 16

17 Meclisten komisyonlara havale edilen gündem ile ilgili konuların, komisyonlardaki seyrinin takip edilmesini, komisyonlarda görüģmeleri tamamlanan konuların raporlarının yazılmasını, imzalattırılmasını ve meclise sunulmasını sağlamak, Meclis toplantılarında, konuģmaların ses kayıtlarını tutmak ve konuģmaların zabıtlarını çıkarmak ve bir sonraki toplantıda meclis üyelerine sunmak, Müdürlük kayıt defteri haricinde, ayrıca meclisin iģ ve iģlemleri ile ilgili meclis kayıt ve karar defterlerinin tutulmasını sağlamak, Meclis üyelerinin özlük dosyalarını tutmak, Kuruma posta ve diğer yollarla gelen, meclis üyelerine ait posta ve evrakları meclis üyelerine ulaģtırmak, Meclis üyelerinin toplantı huzur haklarının hesaplanmasını sağlamak ve harcama talimatlarını hazırlayarak mali hizmetler müdürlüğüne ödemenin yapılması için iletilmesini sağlamak, Yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirmek, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek Meclis Kalemi Personelinin Yetkileri; Zimmet defteri ile diğer birimlerden gelen evrakları kabul etmek, Meclis kalemine gelen evrakları kabul etmek, Meclis kalemi giden evraklara elektronik ortamda numara vermek, YazıĢmalarda üretilen evraklara paraf atmak, Harcama gerçekleģtirme görevlisi olarak gerekli imzaları atmak, sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine etmek, Belediye Meclisine baģkanlık makamından havaleli gelen teklifleri bilgisayar ortamında kayda almak, GörüĢülen ve komisyona havale edilen teklifleri kararını yazarak komisyona vermek, Komisyon tarafından hazırlanan raporları toplantıda belediye meclisine sunulması iģlemlerini yapmak, Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp, imzalanmasına müteakiben Belediye BaĢkanınca tekrar görüģülmek üzere Belediye Meclisine iade etmemiģ olduğu kararlardan imarla ilgili olanları, ilgili müdürlüğü vasıtasıyla BüyükĢehir Belediye BaĢkanlığına göndermek, Belediye BaĢkanınca tekrar görüģülmek üzere Meclise iade edilen kararları, yeniden görüģülmek üzere Belediye Meclis gündemine almak, Bütün kararları yasal süresi içerisinde onaylanması için Mülki Ġdare Amire göndermek, KesinleĢen meclis kararlarını belediye WEB sitesinde yayımlamak, 17

18 Mülki Ġdare Amirince onaylanan kararların bir suretini ilgili birimine sevkini yapmak, bir suretini de birim arģivinde saklamak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak, Amiri tarafından daha sonra ihtiyaçlara göre oluģabilecek görevlerde kullanılmak üzere kendisine verilen yetkileri kullanmak ENCÜMEN KALEMĠ PERSONELĠ; Encümen Kalemi Personelinin Görev Amacı; Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyet alanına giren hizmetlerini etkin ve verimli bir Ģekilde yürütmek ve yürütülmesini takip etmek, sonuçlandırmak, aynı zamanda yapılan hizmetin kalitesini arttırarak Belediye Encümeninin zamanında etkin ve verimli çalıģmasını sağlamak Encümen Kalemi Personelinin Görev ve Sorumlulukları; Birimlerde çalıģan bütün görevliler; kendilerine verilen iģleri doğru, hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmakta hiyerarģik olarak üstlerine karģı sorumludur, Encümen üyelerinin seçiminde yasal sürelere dikkat ederek üstlerine karģı gerekli bilgilendirmeleri yapmak, BaĢkanlık Makamı tarafından Encümen gündemine girmek üzere havale edilen evrakları, düzenli bir Ģekilde kayıt defterine iģlemek, Encümende görüģülmek üzere, diğer birimlerden BaĢkanlık Makamı havalesi ile gönderilmiģ olan evrakların ön kontrollerini yapmak, eksiklikleri varsa ilgili birimine bildirmek ve gerektiğinde Encümene rapor etmek, Encümen toplantı gündeminin oluģturulmasını sağlamak ve gündemin toplantıdan önce Encümen üyeleri ile ilgili birimlere iletilmesini sağlamak, Encümen toplantı salonunu toplantıya hazır olmasını sağlamak, Encümen gündemleri ile ilgili tekliflerin gerekli inceleme yapıldıktan sonra çoğaltılarak encümen üyelerinin bilgilenmesini sağlamak, Encümen Kararlarının kanuni dayanakları ve gerekçeleri ile anlaģılır bir Ģekilde yazılarak, Encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak, Encümende alınan kararların özetlerini, numara sırasına göre karar defterine iģlemek ve Encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak, Encümen Kararlarının ihtiyaca göre çoğaltılıp, Aslı Gibidir kaģesi basılıp onaylanmıģ Ģekilde, gereği için ilgili birimlerine gönderilmesini sağlamak, Encümen Karar özetlerinin, Belediyenin WEB sitesinde yayımlanmak sureti ile vatandaģlara duyurulması için gereken iģ ve iģlemleri yapmak, Encümen toplantılarında yapılacak ihalelerde ihaleye girecek gerçek ve tüzel kiģilerin toplantıda hazır olmasını sağlamak ve tekliflerini almak, 18

19 Encümen ve ihale kararlarını dosyalamak ve muhafazasını sağlamak, talep edilmesi durumunda ilgililere arģiv evrakı olarak sunmak, Ġhale sürecindeki ve sonrasındaki iģlemler ile ilgili yazıģmaları yapmak, karar ve tutanakların yazmak, ihale mevzuatı çerçevesinde ihale komisyonunca yapılması gereken yazıģma, onay, bildirim iģ ve iģlemlerin takip ve sonuçlandırılmasını sağlamak, Encümen üyelerine verilecek huzur hakkı ödeneğini hesaplamak ve ödenmesi için mali hizmetler müdürlüğüne bildirimde bulunmak, Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistiki bilgileri tanzim etmek, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak, Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir Ģekilde ve süratle ulaģtırılmasını ve uygulamasını sağlamak, Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak, EĢ düzeydeki pozisyonlarla amirinin bilgisi dahiline koordinasyonu kurmak, ÇalıĢmalarında örnek tutum davranıģ sergilemek, Kendisinin verimli ve etkin çalıģmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmak, ĠĢleri en az maliyetle icra etmek, Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iģ metotları ve diğer ilgili meri mevzuata riayet etmek, Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve iģlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli Ģekilde yürütülmesi için çalıģma metotlarını geliģtirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek, Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, BaĢkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliģtirilmesinde tüm operasyonsal, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermek, BaĢkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıģtığı müdürlüğün uğraģ alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranıģ sergilemek, Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iģ ve iģlemleri yapmak, Müdürlüğün kendisine tevdi edilen iģlerini en kısa zamanda ve en ekonomik Ģekilde icra ederek sonuçlandırmak, Müdürlüğün haberleģme ve evrak akıģını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamak, Müdürlüğün yıllık faaliyet planını BaĢkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iģ ve iģlemleri yapmak, yürütmek, Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliģtirmek, bu amaçla etkinliklere istekli olarak katılmak, BaĢkanlığın mevcut organizasyon Ģeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak, 19

20 Organizasyon yapısında veya iģ tariflerinde zamanla doğacak değiģiklikler için kendini geliģtirmek, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek Encümen Kalemi Personelinin Yetkileri; Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine etmek ve bunlarla ilgili yazıģmaların takibini yapmak, Encümen üyeleri arasında koordinasyonu sağlamak, Encümen kalemine gelen evrakları kabul etmek, Encümen kaleminden giden evraklara elektronik ortamda numara vermek, YazıĢmalarda üretilen evraklara paraf atmak, Harcama gerçekleģtirme görevlisi olarak gerekli imzaları atmak, KesinleĢen encümen kararlarını Belediye WEB sitesinde yayımlamak, KesinleĢen encümen kararlarını ilgili müdürlüğüne uygulanmak üzere göndermek, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak, Encümen kalemine yanlıģlıkla gönderilen evrakları kabul etmemek, Encümen gündemleri ile ilgili tekliflerde tespit ettiği yanlıģlıkların düzeltilmesini ilgilisinden talep etmek, Encümen kararlarının ilanı aģamasında gerek bilgi iģlem ve gerekse ilanı engelleyen diğer hususların giderilmesini ilgili birimlerden talep etmek, Görev alanıyla ilgili raporlama ve istatiki analiz yapabilmek, Amiri tarafından daha sonra ihtiyaçlara göre oluģabilecek görevlerde kullanılmak üzere kendisine verilen yetkileri kullanmak GENEL EVRAK MEMURLUĞU PERSONELĠ; Genel Evrak Memurluğu Personelinin Görev Amacı; Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyet alanına giren hizmetlerini etkin ve verimli bir Ģekilde yürütmek ve yürütülmesini takip etmek, sonuçlandırmak, aynı zamanda yapılan hizmetin kalitesini arttırmak. Yazı ĠĢleri Müdürlüğü bünyesinde, kuruma gelen ve giden yazıģmaların kayıt ve çıkıģını yapmak Genel Evrak Memurluğu Personelinin Görev ve Sorumlulukları; Birimlerde çalıģan bütün görevliler; kendilerine verilen iģleri doğru, hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmakta hiyerarģik olarak üstlerine karģı sorumludur, Evrak kayıtlarını eksiksiz ve doğru yapmak, Kayıt edilen evrakın korunması ve kaybolmasını engellemek için evrakların taramasını yapmak, 20

21 Kayıt iģlemi yaptığı evrakın geldiği yeri, özet konusunu, eklerini, günlü ise süresini, inceleme veya soruģturma evrakı ise açılımını, havalesini, havale onayından sonra ilgili birimine gönderilmesini doğru ve eksiksiz yapmak, dağıtım sürecine kadar evrakı izlemek, Gizli ibareli gelen evrakları açmadan ve okumadan gereği yapılmak üzere Yazı ĠĢleri Müdürüne teslim etmek, Evrak kayıt memurları dilekçe evrak kayıtlarında 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 4 üncü maddesi gereği; adı soyadı, ikametgâh veya iģ adresi ve imza bulunması kanuni bir gereklilik olduğundan dilekçe evrakını kontrol ederek teslim almak ve kayıt iģlemini yapmak, Kurumdan giden evraklara çıkıģ numarası verilirken, kayıtların elektronik ortamda SAMPAġ programına hatasız, kontrollü Ģekilde kaydedilmesini sağlamak, Gönderi türünün evrak üzerinde ve SAMPAġ programında belirtildiği Ģekilde iģlenmesinden, gönderi evrakının ve eklerinin kontrollü teslim alınarak kayıtlara iģlemesinden, herhangi bir konuda eksiklik var ise, evrakta eksiklik olduğunu amirine bildirmekle sorumlu ve yükümlüdür, Kurum içi ve kurum dıģı yazıģmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluģturulması iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Belediye'ye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak, Gelen evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaģtırılması iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, Kurum dıģına gönderilecek olan evraklarda, Resmi YazıĢma Kurallarına göre hatalı olan evrakları düzeltilmesi amacıyla ilgili birimine geri göndermek, Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaģların dilekçelerini havale etmek, alınan dilekçeyi veya vatandaģ bizzat dilekçe ile gitmek isterse, vatandaģı ilgili müdürlüğe yönlendirmek, Belediyeye gelen ve belediyeden giden tüm evrakın giriģ ve çıkıģlarını kayıt altına almak, Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerle ilgili gelen evrakların takibini yaparak konu itibari ile ilgili müdürlüklere ve gerekirse tüm birimlere göndermek, VatandaĢın istek, öneri ve Ģikâyetlerine iliģkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak, Müdürlüklerden Belediye dıģına giden tüm yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak çıkıģ sayısı ve tarihini vererek kuryelere zimmet ile teslim etmek, Kurum dıģına gönderilen Posta evraklarını önemine göre APS veya ĠADELĠ TAAHHÜTLÜ olarak göndermek, Kendisine gelen ihale ile ilgili dosyaları açmadan kayıt altına alarak ilgili birime havale etmek, Bilgi edinme kapsamında kendisine gelen evrakları konusuna göre ilgili birime havale etmek, 21

22 Havale edilen birim sayısı birden fazla olan evraklarda bir birimin Koordinasyon birim olarak seçilmesini sağlamak, Koordinasyon görevi belirtilen evraklarda, cevapların Koordinasyon Müdürlük tarafından verilmesini sağlamak, bu tür evraklarda her müdürlüğün ayrı ayrı cevap vermesinin önüne geçilmesi için cevabi yazıların Kurum dıģına çıkmadan önce Koordinasyon görevi verilen müdürlüğe gönderilmesini sağlamak, BaĢkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili meri mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek Genel Evrak Memurluğu Personelinin Yetkileri; Kuruma kuryelerle gelen evrakları teslim almak, Posta yoluyla gelen evrakları kabul etmek, Zimmet defteri ile memurluğa gelen evrakları kabul etmek, Elektronik ortamda gelen evrakları kabul etmek, Giden evraklara elektronik ortamda sayı vermek, Giden evrakları Kuryelere teslim etmek, Giden evrakları Postaneye teslim etmek, Giden evrakları Gerçek ve Tüzel kiģilere teslim etmek, Resmi Kurumlardan evrak teslim almak ve evrak teslim etmek, Posta pulu satın almak, iade ve değiģimlerini yapmak, Adli Kurumlara evrak teslim etmek ve almak, Kurum dıģına gidecek evraklarda hatalı evrakları birimine geri vermek, Kuruma gelen her türlü evrakı ilgisine göre ilgili birime havale etmek, Teslim alınan evraklar için teslim alındığına dair imza atmak, Kuruma yanlıģlıkla gelen evrakları teslim almamak veya iade etmek, Amiri tarafından daha sonra ihtiyaçlara göre oluģabilecek görevlerde kullanılmak üzere kendisine verilen yetkileri kullanmak EVLENDĠRME MEMURLUĞU PERSONELĠ; Nikah Memurluğu Personelinin Görev Amacı; Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün amaç ve hedefleri doğrultusunda Evlendirme ĠĢleri ġefliği faaliyet alanına giren hizmetlerini etkin ve verimli bir Ģekilde takip etmek sonuçlandırmak aynı zamanda yapılan hizmetin kalitesini arttırmak. Evlendirme iģ ve iģlemlerini hatasız bir Ģekilde kanun ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye BaĢkanı adına gerçekleģtirmek. 22