2015 YILI KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI

Transkript

1 T.C. İZMİR KÂTİP ÇELEBİ ÜNİVERSİTESİ 2015 YILI KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI Daire

2 SUNUŞ 5018 Sayılı Yasanın 55. Maddesine göre İç Kontrol; İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. Bu kapsamda Maliye Bakanlığı tarafından Treadway Komisyonu Sponsor Örgütler Komitesi (COSO) modeli, Uluslararası Sayıştaylar Birliği (INTOSAI) Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde Kamu İç Kontrol Standartları belirlenmiştir tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde, kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek üzere Eylem Planı oluşturmaları gerektiği belirtilmiştir. Üniversitemiz kuruluş aşamasından itibaren TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standartları ile İç Kontrol Standartlarını oluşturma çalışmalarını birlikte yürütmüştür. Bu çalışmaların devamı olarak Üniversitemiz Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, ilgili mevzuat ve düzenlemeler doğrultusunda tüm birimlerimizin katılımı ile yürütülen çalışmalar sonucunda hazırlanmıştır. İç Kontrol Eylem Planı üniversitemizin amaçlarına, belirlenmiş politikalarına uygun, faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesine, varlık ve kaynaklarının korunmasına yönelik olarak hazırlanmıştır. Hazırlanan planı, ancak uygulama sırasında gösterilecek kararlılıkla ve birimlerimizin bu konudaki gösterecekleri özenle başarılı olacaktır. Planın hazırlanmasında emeği geçenlere tüm arkadaşlara ve çalışma ekibine en içten teşekkürlerimi sunar, hayırlı olmasını dilerim. Prof.Dr.Galip AKHAN Rektör 1

3 İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU SIRA NO ADI-SOYADI/ UNVANI ÇALIŞTIĞI BİRİMİ/ GÖREVİ KURULDAKİ GÖREVİ 1 Prof.Dr.Galip AKHAN Rektör Başkan Rektör Yrd. - Gemi İnşaatı ve Üye 2 Prof.Dr. İbrahim Denizcilik Fakültesi Dekan V.- KOCABAŞ Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Dekan V. 3 Prof.Dr. Turan GÖKÇE Rektör Yrd.- Sosyal ve Beşeri Bilimler Üye Fakültesi Dekanı 4 Prof.Dr. Saffet KÖSE Rektör Yrd. -İslami İlimler Fakültesi Üye Dekanı 5 Prof.Dr. Mehmet Ali Üye Tıp Fakültesi Dekanı MALAS 6 Prof. Dr. Mehmet İrfan Üye Diş Hekimliği Fakültesi Dekanı KARADEDE 7 Prof.Dr. Bumin Nuri Üye Sağlık Bilimleri Fakültesi Dekan V. DÜNDAR 8 Prof.Dr. Tijen KAYA Üye Eczacılık Fakültesi Dekan V. TEMİZ 9 Prof.Dr. Abdullah DİLER Su Ürünleri Fakültesi Dekanı Üye 10 Prof.Dr. Nihat Sami ÇETİN Orman Fakültesi Dekanı Üye 11 Prof.Dr. Cengiz DEMİR Turizm Fakültesi Dekan V. Üye 12 Prof.Dr. Recep SÜTÇÜ Sağlık Bilimleri Enstitüsü Müdür V. Üye 13 Doç.Dr. Özer KÜPELİ Sosyal Bilimler Enstitüsü Müdür V. Üye 14 Prof.Dr. Nilgül ÇETİN Fen Bilimleri Enstitüsü Müdür V. Üye 15 Yrd.Doç.Dr.Mustafa Sağlık Hizmetleri Meslek Üye SOYÖZ Yüksekokulu Müdürü 16 Doç.Dr.Murat KAYALAR Çelebi Meslek Yüksekokulu Müdür V. Üye 17 Yrd.Doç. Dr.Aşkın Haluk Üye Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürü YILDIRIM 18 Gülten GÜLTEKİN Genel Sekreter Üye 19 Abdullah KÖRÜKÇÜ Genel Sekreter Yrd. Üye 20 Hayri KARACA Başkanı Üye 21 Serhat DİKMEN Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Üye Başkanı 22 Özkan ÖZBEK İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Üye 23 Süleyman AŞICI Bilgi İşlem Daire Başkanı Üye 24 Yasin YILDIZ Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanı Üye 25 Akif SAVAŞ Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı Üye 26 Mustafa KAYA Öğrenci İşleri Daire Başkanı Üye 27 Erkan KÜÇÜKKILINÇ Daire Başkanı Üye 28 Fatma GÜLMEZOĞLU Hukuk Müşaviri Üye 29 Özlem TURAN Döner Sermaye İşletme Müdürü Üye 2

4 İÇ KONTROL STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUPLARI 1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU SIRA NO ADI SOYADI UNVANI BİRİMİ 1 Erkan KÜÇÜKKILINÇ Daire Başkanı Daire ÇALIŞMA YAPILACAK STANDARTLAR 2 Yasemin DURMAZ Şube Müdürü Daire 3 Bilal ULAŞ Şube Müdürü 4 Mustafa ÇAVUŞ 5 Av. Fatma GÜLMEZOĞLU Bilgisayar İşletmeni Hukuk Müşaviri Hukuk Müşavirliği 6 Hayri KARACA Daire Başkanı 7 Tahsin YILDIRIM Fakülte Sekreteri İslami İlimler Fakültesi 1. Etik Değerler ve Dürüstlük 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 3. Personelin Yeterliliği ve Performansı 4. Yetki Devri 8 Prof. Dr. Atilla AKBABA Öğretim Üyesi Turizm Fakültesi 9 Şehriban AYGÜN Öğretim Görevlisi Çelebi Meslek Yüksekokulu 10 Zarife ERDOĞAN Şube Müdürü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü 3

5 2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU SIRA NO 1 ADI SOYADI UNVANI BİRİMİ Yrd. Doç. Dr. M. Cemal KAHYA Dekan Yardımcısı Tıp Fakültesi 2 Erkan KÜÇÜKKILINÇ Daire Başkanı Daire ÇALIŞMA YAPILACAK STANDARTLAR 3 Yasemin DURMAZ Şube Müdürü Daire 4 Yrd. Doç. Dr. Hakkı DERELİ Dekan Yardımcısı Su Ürünleri Fakültesi 5 Ramazan KAVRUK Fakülte Sekreteri Su Ürünleri Fakültesi 6 Yrd. Doç. Dr. Mustafa Erhan BİLMAN Öğretim Üyesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 7 Mustafa YAVUZ Enstitü Sekreteri Sağlık Bilimleri Enstitüsü 1. Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi 2. Planlama ve Programlama 8 Doç. Dr. Derya ÖZER KAYA Öğretim Üyesi Sağlık Bilimleri Fakültesi 9 Sadike ÖZÇELİK Fakülte Sekreteri Sağlık Bilimleri Fakültesi 10 Hüseyin KARA Meslek Yüksekokul Sekreter V. Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 4

6 3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU SIRA NO 1 Abdullah KÖRÜKÇÜ ADI SOYADI UNVANI BİRİMİ Genel Sekreter Yardımcısı Genel Sekreterlik 2 Erkan KÜÇÜKKILINÇ Daire Başkanı Daire 3 Yasemin DURMAZ Şube Müdürü Daire 4 Zübeyde ÖZBEK Şube Müdürü Öğrenci İşleri Daire 5 Mehmet AYDOĞAN Şef Öğrenci İşleri Daire 6 Nail ÇAKIR Tekniker 7 Gürsel OCAK Memur Sağlık, Kültür ve Spor Daire Sağlık, Kültür ve Spor Daire 8 Atika KARADENİZ Şube Müdürü BAP Koordinatörlüğü 9 Hasan Aytekin YAŞAR Mühendis 10 Yrd. Doç. Dr. Elif KORAP ÖZEL Dekan Yardımcısı Yapı İşleri ve Teknik Daire Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi ÇALIŞMA YAPILACAK STANDARTLAR 1. Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri 2. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 3. Görevler Ayrılığı 4. Hiyerarşik Kontroller 5. Faaliyetlerin Sürekliliği 7. Bilgi Sistemleri Kontrolleri 5

7 4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU SIRA NO ADI SOYADI UNVANI BİRİMİ 1 Yrd. Doç.Dr. Haydar YALÇIN 2 Abdullah KÖRÜKÇÜ Rektör Danışmanı- Öğretim Üyesi Genel Sekreter Yardımcısı Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi Genel Sekreterlik 3 Erkan KÜÇÜKKILINÇ Daire Başkanı Daire 4 Yasemin DURMAZ Şube Müdürü Daire 5 Serhat DİKMEN Daire Başkanı 6 Filiz AÇAR BİŞKİN Kütüphaneci 7 Deniz TURAN Fakülte Sekreteri Tıp Fakültesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Kütüphane ve Dokümantasyon Daire 8 Cem KATIRCI Fakülte Sekreteri Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi 9 Beytullah MUSMUL Fakülte Sekreteri İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 10 Abdülhadi ÖZDEN Fakülte Sekreteri Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi 11 Fatma PALABIYIK Fakülte Sekreteri Orman Fakültesi 12 Yrd. Doç. Dr. Zeynep ÖDEMİŞ ÖZGER Öğretim Üyesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi 13 Murat BİŞKİN Şube Müdürü Bilgi İşlem Daire 14 Melek ÇOĞUN Uzman Bilgi İşlem Daire 15 Yrd. Doç. Dr. Burcu ÖKSÜZ Öğretim Üyesi Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi 16 Av. Fatma GÜLMEZOĞLU Hukuk Müşaviri Hukuk Müşavirliği ÇALIŞMA YAPILACAK STANDARTLAR 1. Bilgi ve İletişim 2. Raporlama 3. Kayıt ve Dosyalama Sistemi 4. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 6

8 5. İZLEME STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU SIRA NO ADI SOYADI UNVANI BİRİMİ 1 Gülten GÜLTEKİN Genel Sekreter Genel Sekreterlik ÇALIŞMA YAPILACAK STANDARTLAR 2 Erkan KÜÇÜKKILINÇ Daire Başkanı Daire 3 Yasemin DURMAZ Şube Müdürü Daire 4 Seçil SEVER Fakülte Sekreteri Turizm Fakültesi 5 Doç. Dr. Hatice YILDIRIM SARI Koordinatör Engelsiz Üniversite Koordinatörlüğü 6 Seray ERGİN Şube Müdürü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü 1. İç Kontrolün Değerlendirilmesi 2. İç Denetim 7 Hülya UÇAK ÖZ Müdür Yardımcısı Yabancı Diller Yüksekokulu 8 Mikail KESKİN Enstitü Sekreter Vekili Çelebi Meslek Yüksekokulu-Fen Bilimleri Enstitüsü 9 Evren BİÇER Öğretim Görevlisi Sürekli Eğitim Merkezi 7

9 İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI 1 Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Planlama ve Programlama Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Görevler Ayrılığı Hiyerarşik Kontroller Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi ve İletişim Raporlama 4-15 Kayıt ve Dosyalama Sistemi 6-16 Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Denetim 2 2 TOPLAM

10 2015 Yılında Planlanan İç Kontrol Faaliyetlerinin Bileşenlere Dağılım Grafiği (%) 6% 8% 19% 10% 57% KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM 9

11 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Akademik ve idari kuruluş süreci devam ettiği için Üniversitemizde iç kontrol sistemi çalışmaları yeni başlamıştır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, inin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği gereği tarih ve 198 sayılı Rektörlük Oluru ile üniversitemizde iç kontrol çalışmaları başlatılmıştır. KOS Daire tarafından İç Kontrolle ilgili bilgilerin yer aldığı bir link oluşturularak tüm personelin iç kontrol hakkında bilgi sahibi olması sağlanacaktır. İç kontrol sistemi ve yapılacak faaliyetler, İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı, personele üniversite web sayfasından duyurulacaktır. Daire Web Sayfası Düzenlemesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi kitapçık olarak bastırılmış ve tüm birimlerimize bilgilendirme amacıyla gönderilmiştir. KOS İç Kontrol sisteminin uygulanması konusunda üst yöneticilere bilgilendirme toplantısı yapılacaktır. Daire Toplantı, Bilgilendirme KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol sisteminin yönetici tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmesi için Rektör başkanlığında tüm harcama birimlerimizin harcama yetkililerinin oluşturduğu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin oluşturulmasına yönelik çalışmalar kalite yönetim sistemi çalışmaları ile koordineli olarak tüm personelimizin katılımı sağlanarak yürütülmektedir. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi şartlarının yerine getirilmesi sonucunda Haziran 2014 yılında TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi alınmıştır. KOS KOS Çalışma Grupları tarafından hazırlanan "İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı" nihai hali Üst Yöneticinin Onayına sunulacaktır. İç kontrol sistemine ilişkin el broşürü hazırlanarak tüm akademik ve idari birimlerimize dağıtılacaktır. Tüm Çalışma Grupları-Strateji Geliştirme Daire Daire Eylem Planı Broşür İç kontrol sisteminin personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmesi için tüm birimlerimizin katılımı ile İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu üyeleri belirlenmiştir. İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu Üyelerinin katılımı ile tarihinde İç Kontrol Standartları Bilgilendirme Toplantısı yapılmıştır tarih ve sayılı Rektörlük Olur u ile her bir iç kontrol bileşeni için İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu Üyelerinden, Risk Yönetimi, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve İletişim, İzleme çalışma grupları oluşturulmuştur. Tüm çalışma gruplarıyla iki kez toplantı yapılmıştır. KOS Kalite Yönetim Sistemi ile İç kontrol sistemi ve işleyişi ile ilgili tüm personelimize yönelik eğitim düzenlenecektir. Tüm Eğitim 10

12 KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu (md.10) İç Kontrol Sisteminin kurulması çalışmaları üniversitemizde yeni başlatılmıştır. Bu kapsamda üst yöneticilerin uygulamada personele örnek olmaları konusunda mevcut uygulama bulunmamaktadır. KOS KOS Uygulamada meri mevzuat ve iç kaynaklı mevzuata uygun iş ve işlemlerin yürütülmesi ve denetlenmesi yöneticiler tarafından takip edilecektir. Birim Yöneticileri personeli ile iç kontrol sistemi uygulamalarını düzenli olarak paylaşma toplantısı yapacak ve sonuçlarını düzenli olarak üst yönetime raporlayacaktır. Tüm Tüm İş Takip Sistemi Modülü- Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi Toplantı, Rapor KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2531 sayılı Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları İşler Hakkında Kanun, 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Bilimsel Araştırma ve Yayın Etik Kurulu Yönergesi Sosyal Araştırmalar Etik Kurulu Yönergesi Girişimsel Olmayan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu Çalışma Esasları Yönergesi 2014 yılında Yükseköğretim Kurulu tarafından üniversiteler için "Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri" belirlenmiştir. Bu nedenle ayrıca yeni etik kuralların belirlenmesine gerek bulunmamaktadır. Ancak "Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri" akademik ve idari personeli tarafından bilinmemektedir. KOS KOS Başbakanlık Etik Rehberi web sayfasında yayımlanacaktır. Yükseköğretim Kurulu tarafından 2014 yılında hazırlanan "Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkeleri"nin EBYS üzerinden tüm personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Hizmet içi Eğitim Programlarında ve oryantasyon eğitiminde Yükseköğretim Kurumları Etik Davranış İlkelerine yer verilecektir. (Ör. Adaylık eğitimi) Daire Tüm - Bilgi İşlem Daire Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Bilgilendirme Oryantasyon Eğitimi, Hizmet İçi Eğitim Etik Kurullar Koordinatörlüğü kurulmuştur. KOS Etik Kurul Koordinatörlüğü üniversitemizde etik kurallarının bilinmesi ve benimsenmesine yönelik çalışmalar yürütecek ve çalışma esasları Etik Kurullar Koordinatörlüğü Yönergesi çıkarılarak tanımlanacaktır. Etik Kurullar Koordinatörlüğü Etik Kurullar Koordinatörlü ğü Yönergesi KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5176 Sayılı Kanun, 4982 Sayılı Kanun, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, İç Kontrol Güvence Beyanı KOS Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu Kararları ile tüm akademik birimlerin kurul ve yönetim kurulu kararları güncel olarak üniversite web sayfasında yayınlanacaktır. Genel Sekreterlik - Tüm Akademik Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması 11

13 Mevzuat gereği Üniversitemiz stratejik planı, performans programı, bütçesi, idare faaliyet raporu ve diğer mali konularla ilgili iş ve işlemlerimiz (mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu) mevzuata uygun şekilde hazırlanmakta ve yürütülmekte, ayrıca üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak kamuoyu ile paylaşılmaktadır. KOS Üniversitemiz ve stratejik planı, performans programı, bütçesi, faaliyet raporu ve diğer tüm faaliyetler üniversitemiz web sayfasından iç ve dış paydaşlarımıza duyurulmaya devam edecektir. Tüm Web Sayfası Düzenlemesi ve Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Tüm birimlerimiz hizmet envanteri ve standartlarını belirleyerek web sayfalarında yayımlamışlardır. KOS Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların şikâyet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli yapılacak çalışmalar Kalite Yönetim Sisteminde dokümante edilecektir. Tüm Dilek ve Öneri Sonuç Raporu Kurumsal Değerlendirme Modülü yapılarak şifresiz erişimle herkese açık olarak sunulmuştur. Bilgi Edinme Birimi kurulmuştur sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına İlişkin Kanunu ile düzenlemeye alınan konular mevzuata uygun olarak Üniversitemiz Sağlık Kültür ve Spor Daire tarafından yerine getirilmektedir. Bilgi edinme kapsamında yapılacak başvurular web sitemizden online yapılabilmektedir. Üniversitemiz ihale sonuçları ve bilgileri Kamu İhale Kurumunun geliştirmiş olduğu EKAP sistemi üzerinden ve ilgili birimlerin web sayfasında ilan panolarında yayımlanmaktadır. Personel alım ve sonuç ilanları web sayfamızda yayımlanmaktadır. Dilek Öneri İstek ve Şikâyet Bildirim Sistemi aylık sonuçları Kalite panolarına asılmakta, aylık olarak da üst yönetime raporlanmaktadır. Dilek Öneri İstek ve Şikâyet Bildirim Sistemi yıllık sonuçları web sayfamızda yayımlanmıştır. KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 1416 Sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin Kanun, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk KHK, Tababet Uzmanlık Tüzüğü, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği KOS Öğrencilere ve personele yönelik yılda en az bir kez memnuniyet anketleri yapılarak sonuçları değerlendirilmeye tabi tutulacak ve izlenecektir. Öğrenci İşleri Daire Memnuniyet Anketleri, Anket Sonuç Raporu 12

14 Yurt İçi ve Yurtdışı Görevlendirmelerde Uyulması Gereken Prensip Kararlar belirlenmiş ve bu kararlara göre akademik personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmesi yapılmaktadır. Akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı çalışmaları bütçe imkânlarına göre desteklenmektedir. (BAP, TUBİTAK vb. projeler) Kamu Hizmetlerinin sunumunda uyulacak usul ve esaslar hakkında hizmet standartları ve hizmet envanterini tüm birimlerimizden istenmiş ve web sayfalarına konulmuştur. Belirtilen hususlar Üniversitemiz birim web sayfalarında yayımlanarak hizmet alanlarla paylaşılmıştır. KOS İdari personelin kamu kurumlarının düzenlediği eğitimlere bütçe imkânları doğrultusunda katılımı sağlanacaktır. -Tüm Eğitim Akademik personel, idari personel memnuniyet anketi ve öğrenci memnuniyet anketi yapılmış sonuçları analiz edilmiştir. Anket çalışmaları, öneri-istek uygulaması ile personelin görüş ve düşünceleri alınmaktadır. Üniversite yerleşkesi içindeki uygun yerlere dilek/şikâyet ve öneri kutusu konulup, üniversite web sayfasına dilek ve öneri bölümü eklenmiştir. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Personel Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, İdare Faaliyet Raporu İç Kontrol Güvence Beyanı, KYS kapsamında iç tetkikçiler tarafından yapılan tetkiklerle, faaliyetlere ilişkin eksiklikler tespit edilerek giderilmesi Yürürlükte bulunan 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı gibi mevzuat ile birlikte kurumumuz tarafından EBYS, KBS, Say2000i, E-bütçe, HİTAP vb. otomasyon sistemler ile üniversitemizin kendi oluşturduğu bilgi yönetim sistemleri kullanılmaktadır. KOS KOS KOS Üniversitemiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin hataların önlenmesinde Ön Mali Kontrol, Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Birimi ile İç ve Dış Denetim sonucu düzenlenen raporlar değerlendirilerek gerekli önlemleri alacaklardır. Birim faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri almakla birim yöneticileri sorumludur. Birim yöneticileri hiyerarşik kontrolleri sağlayarak, faaliyetlerin otomasyondan yürütülmesine yönelik çalışmaları sağlayacaklardır. Tüm Üniversite Bilgi Yönetim Sistemine girdikleri verilerin güncelliğinden sorumlu olup, sürekli olarak bilgileri güncelleyecektir. Üniversite Bilgi Yönetim Sisteminde yer alan tüm modüllerin entegrasyonu yapılarak, anlık ve otomatik olarak bilgi alınabilecek şekilde dizayn yapılacaktır. Tüm Tüm Tüm İç ve Dış Denetim Raporları, Hata veya Noksanı Bulunan Tahakkuk Evrakı Listesi İmzalı İç Kontrol Güvence Beyanı, Otomasyon Verileri Otomasyon Verileri 13

15 Birim ve İdare Faaliyet Raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı Üst Yönetici/Harcama Yetkilisi/Mali Hizmetler Birim Yöneticisi tarafından imzalanarak bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olduğunu beyan etmektedir. Üniversitemizde kullanılan bilgi ve belgelerin doğruluğu ve güvenliği birim içindeki hiyerarşik kontrollerle yürütülmektedir. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Üniversitemiz İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole Tabi Mali Karar ve İşlemlere İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde mali işlemler, ön mali kontrole tabi tutularak doğruluğu ve güvenilirliği İdarenin faaliyetleri kanun, tüzük, yönetmelik, tebliğ ve genelgeler doğrultusunda yapılmaktadır. KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hk Yönetmelik, Stratejik Plan, KP/65/01 Kalite Dokümanı Üniversitemiz Kalite El Kitabının Kapsam bölümünde yer alan Genel alt başlığı ve 5.Yönetimin sorumluğu bölümünde yer alan 5-1 Yönetimin Taahhüdü, 5.3 Kalite Politikası, alt başlıkları bu genel şartın sağlanması için makul güvenceyi sağlamaktadır. Üniversitemiz misyon ve vizyonu üniversitemiz web ana sayfasında yayımlanmıştır. KOS KOS Hizmet içi eğitimlerde üniversitemizin misyon ve vizyonu eğitim kapsamına alınacaktır. Üniversitemizin misyon ve vizyonu yılda iki kez mail yolu ile hatırlatma amacıyla tüm personellere gönderilecektir. Bilgi İşlem Daire Hizmet İçi Eğitim Programına Yeni İçerik Eklenmesi Mail İle Duyuru KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi şartlarının yerine getirilmesi sonucunda görev tanımları unvan bazında birimler tarafından hazırlanmıştır. Görev tanımlamalarımıza Üniversitemiz Kalite Yönetimi Modülünden ulaşılmakta ve personele imza karşılığında tebliğ edilmiştir. KOS KOS İdari birimlerin ve alt birimlerinin mevzuatta belirtilen görevleri web sayfasında yer alacaktır. Kalite Yönetim Sistemi gereği görev tanımları güncellenecektir. Görev tanımları tüm birimlerin web sayfasında yer alarak duyurulması sağlanacaktır. Tüm Tüm Web Sayfası Düzenlemesi ve Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Görev Tanımları, Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Yeni gelen personeller olacağı için güncelleme ihtiyacından dolayı

16 KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği Görev tanımlamalarına uygun olarak Üniversitemizin birimlerinde görevli personelin üstlendiği görevler yazılı olarak belirlenmiş olup personele yazılı olarak tebliğ edilmektedir. KOS KOS in web sayfalarında birim teşkilat şemaları ve alt birim fonksiyonel görev dağılımları yer alacaktır. Tüm birimlerin personel bazında görev tanımları, yetki ve sorumluluklarını içeren görev dağılım çizelgeleri hazırlanacaktır Görev dağılım çizelgeleri birim üst yöneticileri tarafından personele tebliğ edilecektir. Tüm Tüm İdare ve Birim Teşkilat Şemaları Fonksiyonel Görev Dağılımı Çizelgeleri KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir sayılı Yükseköğretim Kanunu,124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Y. Öğr. Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Birim ve İdare Faaliyet Raporu, İdare Teşkilat Şeması 2547 sayılı kanun ve Stratejik Plan gereği Üniversitemiz Teşkilat Şemaları (Akademik ve İdari) oluşturulmuştur. KOS KOS Üniversitemiz teşkilat şeması ile birimlerin teşkilat şemaları gözden geçirilecektir. Üniversitemiz ve birimlerin teşkilat şemaları birimlerin web sayfalarında teşkilat şemaları ve alt birim fonksiyonel görev dağılımları yer alacaktır. Üniversitemiz teşkilat şeması (akademik ve idari olarak) web sayfasında güncel olarak yayımlanacaktır. Tüm Bilgi İşlem Daire İdare ve Birim Teşkilat Şemaları, Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Web Sayfası Düzenlemesi ve Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır Sayılı Yükseköğretim Kanunu,124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Y. Öğr. Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Birim ve İdare Faaliyet Raporu, İdare/Birim Teşkilat Şeması 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümleri gereğince organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumlulukların dağılımı, hesap verilebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterir şekilde oluşturulmuştur. Bu nedenle 15

17 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ile yükseköğretimle ilgili amaç ilkeler belirlenmiş ve bütün Yükseköğretim Kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim-öğretim, araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile ilgili esasları bir bütünlük içinde düzenlemiştir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuatlarıyla Kamu Mali Yönetimi ve kontrol sürecindeki sorumlular ve sorumlulukları ve raporlama süreçleri belirlenmiştir. Mevcut evrak, kayıt ve raporlama sisteminde organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisine uygun olarak EBYS'ye geçilmiştir. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır sayılı Yükseköğretim Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Y. Öğr. Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu Yöneticiler verilen görevlerin kontrolünü, evrak takibi ve hiyerarşik kontroller ile sağlamaktadır. Hassas görevlere ilişkin prosedürler henüz tanımlanmamıştır. KOS KOS Hassas Görevler Tespit Formu ilgili birim tarafından doldurularak hassas görevler birim yöneticileri tarafından yazılı olarak belirlenecektir. Bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir. Belirlenen hassas görevlere ilişkin prosedürler görevi yapan personele duyurulacaktır. Tüm Tüm Hassas Görev Tespit Formu, Hassas Görev Broşürü, Hassas Görevler Listesi Hassas Görev Broşürü, Hassas Görev Analiz Prosedürü Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, EBYS, Say2000i, e-bütçe, KBS, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi KOS Yöneticilerin verdikleri görevi izlemeye yönelik Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden İş Takip Sistemi oluşturulacaktır. Bilgi İşlem Daire İş Takip Sistemi Modülü KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Üst Yöneticiler rutin toplantılar (Daire Başkanları toplantısı, Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato toplantısı vb.), Faaliyet Raporu, Performans Programı ve diğer raporlarla da izleme çalışmalarını sürdürmektedirler. Her düzeydeki yöneticiler EBYS ile kurum içi ve kurum dışı yazışmaları izleyebilmektedir. KOS Birim içi iş takibi için ortak ağ üzerinden yöneticilerin görebilmesi için paylaşım dosyası oluşturulacaktır. Bilgi İşlem Daire Ortak Paylaşım Dosyası 16

18 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Personel Kanunu, 1416 sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin Karar, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS in personel ihtiyaçları yıllık olarak tespit edilecektir. İnsan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır. Nicelik ve nitelik açısından insan kaynakları planlaması çalışması (Norm kadro) yapılacaktır. Personel İhtiyaç Analiz Formu Her yıl ile koordineli olarak birimlerin personel ihtiyacı tespit edilmektedir. KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 1416 Sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin Karar, 78 Sayılı Y Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme Ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Üniversitemizde yönetici ve personel görevlerini yerine getirmede kullandıkları bilgi ve deneyimleri bireysel çalışmalar ile kazanmakta, kurum içinde yeterli rutin bir hizmet içi eğitim yapılmamaktadır. KOS KOS Akademik ve idari personelin güncel mevzuatlar, kişisel gelişim, alanı ile ilgili eğitim konusunda kurum içi ve kurum dışı eğitimlere katılması sağlanacaktır. Akademik ve idari personelimizin bilgi ve deneyimlerini arttırmak amacıyla bütçe imkânları dahilinde eğitimlere katımları için görevlendirmeler yapılmaya devam edilecektir. -Tüm -Tüm Görevlendirme Yazısı Eğitim/ Seminer İdari personelimizin bilgi ve deneyimlerini arttırmak amacıyla bütçe imkanları dahilinde eğitimlere katılımı Üniversitemiz yöneticilerinin, kontenjan dahilinde Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü Sürekli Eğitim Merkezinin düzenlediği Kamuda Yönetici Yetkinliklerinin Artırılması Programına katılımı Akademik personelimizin kendi görev alanlarında bilgi ve deneyimlerini arttırmak amacıyla çalıştay, kongre, seminer vb. ulusal ve uluslararası toplantılara katılımı KOS Yönetici ve personele görev tanımlarına uygun hizmet içi eğitim programları ile eğitim/seminer düzenlenecektir. Hizmet İçi Eğitim Programları 17

19 KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 78 Sayılı Y.Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hhk. KHK,, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği, Özelleştirme Kanunları, Üniversitemizde yürütülen her bir iş için gerekli eğitim şartlarını taşıyan yetkin personelin çalıştırılması genel şarttır. Ancak, mevcut personel sayısı yeterli olmadığından zaman değişik eğitim şartlarını taşıyan ve değişik kadrolarda bulunan personel, mesleki alanı olmayan birimlerde görevlendirildiğinden mevcut durum,bu bölüm için öngörülen genel şartı karşılamaya yeterli değildir. Akademik ve idari personel alımları ilgili mevzuatın belirlediği kriterler çerçevesinde yapılmaktadır. Ancak KPSS, Şehit ve Gazi Yakını ile gelen idari personelin yeni olması nedeniyle görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütecek yeterli bilgi ve deneyime sahip değildir. Nakil ile alınacak personeller alımlarında ve diğer görevlendirmelerde mesleki yeterlilik dikkate alınmaktadır. KOS KOS Üniversitemizde personel sayısı yeterli sayıya ulaştığı zaman, standarda uygun çalışmalar yapılarak her görev için en uygun personel en uygun yerde görevlendirilecektir. Mesleki yeterliliğe sahip olmayan personeller için hizmet içi eğitimler düzenlenerek personelin mesleki yeterliliği arttırılmaya çalışılacaktır. Görevlendirme Yazısı Hizmet İçi Eğitim KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Personel Kanunu, 1416 sayılı Ecnebi Memleketlere Gönderileceklere İlişkin karar, 78 sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, Tababet Uzmanlık Tüzüğü, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği İdari personelin işe alınması merkezi sistemle yapılmakta, görevinde ilerleme ve yükselmesinde ilgili mevzuat hükümleri uygulanmaktadır. Bu nedenle Akademik personel atamaları ve ilerlemeleri ise YÖK mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilmektedir. Öğretim Üyeliği Kadrolarına Başvuru, Atama İlkeleri ve Uygulama Esasları belirlenerek üniversitemiz web sayfasında yayımlanmıştır. Bu kriterlere göre atamaların yapılmasına dikkat edilmektedir. 18

20 KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Üniversitemiz yeni ve gelişen bir üniversite olduğu için personel sayısının yetersizliği nedeniyle planlı olarak eğitim faaliyetleri yapılamamıştır. Ancak özellik arz eden konularda (maaş, ek ders, bütçe, personel vb.) Daire Başkanlıklarımız diğer personellerimize eğitim düzenlemektedir. KOS KOS KOS Tüm birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birimlere bildireceklerdir. Ayrıca personelin eğitim durumuna göre hizmet içi eğitimler düzenlenerek performansı artırılmaya çalışılacaktır. Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planı hazırlanacaktır. -Tüm -Tüm Eğitim Talep Formu Hizmet İçi Eğitim Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planı Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği KOS Akademik ve idari personelin yeterliliği ve performansı, bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilerek değerlendirme sonuçları birim yöneticisi tarafından ilgili personelle görüşülecektir. -Tüm Personel Performansını Değerlendirme Raporu KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Bilimsel Yayın Onur Ödülü, Hizmet Onur Ödülü, Fahri Doktor Unvanı Verilmesinde Uygulanacak Senato Esasları belirlenmiştir. KOS İdari Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü 2015 yılında tamamlanacaktır. İdari Performans Kriterleri oluşturularak modül aracılığı ile idari personelin performansı ölçülecek ve değerlendirilecektir. İdari Performans Kriterleri oluşturularak idari personelin performansı ölçülecek ve değerlendirilecektir. -Tüm İdari Performans Kriterleri/ Performans Değerlendirme Yönergesi Personel sicil yönetmeliği uygulamadan kaldırılmış olup performans kriterleri henüz belirlenmemiştir. Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü tamamlanmıştır. KOS Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü verilerinden yararlanılarak 14 Kasım 2014 tarihi ve sayılı Yükseköğretim Personel Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun'un 2. maddesinde belirlenen ve YÖK tarafından Akademik Teşvik Ödeneği Taslağı'na göre akademik performansı değerlendirilecektir. -Tüm Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü Verileri 19

21 KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde işlem yapılmakta ancak personel performans değerlendirmesi ve ödüllendirme mekanizması bulunmamaktadır. Akademik personellerden yayın sayısı yüksek olanlara " Bilimsel Yayın Onur Ödülü, Hizmet Onur Ödülü, Fahri Doktor Unvanı" Verilmesinde Uygulanacak Senato Esaslarına göre Bilimsel Yayın Onur Ödülü verilmektedir. KOS KOS Akademik personel için, 14 Kasım 2014 tarihi ve sayılı Yükseköğretim Personel Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun'un 2. maddesinde belirlenen ve YÖK tarafından "Akademik Teşvik Ödeneği Taslağına göre akademik performansı yüksek olan personele ek ödeme yapılacaktır. İdari Personel için Performans değerlendirmelerinde yetersiz bulunan personelin performansını arttırmak için çözümler (eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri vb.) üretilecektir. -Tüm -Tüm Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi Modülü Verileri Görevlendirme, Hizmet İçi Eğitim KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Personel Kanunu, 78 Sayılı Y. Öğr. Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hk. KHK, Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği Doçentlik Sınav Yönetmeliği, 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında KHK, Kariyer Meslek Gruplarına İlişkin Yönetmelikler, Unvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde işlem yapılmaktadır. Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele web sayfasında duyurulmaktadır. KOS KOS Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla (duyurular, web sayfası vb.) duyurulmaya devam edecektir. tarafından Üniversite İnsan Kaynakları Yönetimine ilişkin politika ve prosedürler; yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer dokümanlar geliştirilerek internet ve yazılı olarak çalışanların bilgisine sunulacaktır. -Tüm Mail, Mevcut Web Sayfasına İçerik Konulması Prosedür 20

22 KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 124 Sayılı Y. Öğretim Üst Kuruluşları ile Y. Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK, EBYS, İmza Yetkileri ve Yazışma Kuralları Yönergesi Eki İmza Yetkileri Listesi, İş Akışları KOS İş akışlarında imza ve onay mercileri belirlenerek standart kalite dokümanı formatında güncellenecektir. Tüm İş Akışları, Kalite Doküman Modülüne İçerik Eklenmesi KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri ilgili mevcut yasal mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır. Yetki devredilen personelin bilgi, deneyim ve yeteneği mutlak suretle dikkate alınmaktadır. KYS gereği iş akışları tüm birimler tarafından hazırlanmıştır. Üniversitemiz İmza Yetkileri ve Yazışma Kuralları Yönergesi yayımlanmıştır. Ve bu yönerge uyarınca tüm birimler tarafından İmza Yetkileri liste olarak belirlenmiştir. EBYS kullanılmakta ve bu kapsamda imza ve onay mercileri belirlenmiştir. KOS Mevcut İmza Yetkileri ve Yazışma Kuralları Yönergesi eki olan İmza Yetkileri Listesinin, İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri gözden geçirilerek birimlerden tekrar güncellemesi istenilecektir. Tüm Güncellenen İmza Yetkileri Listesi KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 124 Sayılı Y. Öğretim Üst Kuruluşları ile Y Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesine göre yetkiler imza yetkileri devredilmiştir Mali konularla ilgili yetki devri yasal mevzuata uygun şekilde yazılı olarak yapılmaktadır. Bu nedenle KOS 4.3 KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. 124 Sayılı Y. Öğretim üst kuruluşları ile Y. Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi 018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 124 sayılı Y.öğretim Üst kuruluşları ile Y.öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Eki İmza Yetkileri Listesi Yetki Devri yapılırken mümkün olduğunca bu şartın yerine getirilmesine çalışılmaktadır. 124 Sayılı Y. Öğretim Üst Kuruluşları ile Y. Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hk KHK, Harcama Yetkilileri Hakkında Tebliğ (1 ve 2 seri no'lu), İmza Yetkileri ve Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi Eki İmza Yetkileri Listesi Bu nedenle Bu nedenle Bu nedenle 21

23 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 RDS 5.1 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu, Dönemi Stratejik Planımız Dönemi Stratejik Planı katılımcı yöntemler kullanılarak hazırlanmış ve Kalkınma Bakanlığı'nın geçiş takvimi programına uygun olarak 2014 yılında uygulamaya geçilmiştir. Bu nedenle RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik, Performans Programı Hazırlama Rehberi, Performans Programı, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu İlgili mali yıla ilişkin program, faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlanarak internet sitemizde duyurulmuştur. Bu nedenle RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Yılı Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi, Dönemi Stratejik Planımız..Yılı Performans Programı, Yılı İdare Bütçesi (Performans Esaslı Bütçe), e-bütçe 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve yılı bütçe mevzuatı hükümleri gereğince bütçelerimiz stratejik planımıza ve performans programlarımıza uygun olarak hazırlanmaktadır. Bu nedenle RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Birim ve İdare Faaliyet Raporları Yöneticiler faaliyetlerini, ilgili mevzuata, Stratejik Plan ve Performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu değerlendirmeye yönelik periyodik dönemler halinde değerlendirme yapacaklardır. Risk Değerlendirme SGDB-Tüm Toplantı 22

24 Stratejik Plan, Performans Programı, Birim ve idare faaliyet raporları hazırlanmaktadır Harcama i gerçekleştirecekleri faaliyetlerini Stratejik Plandaki amaç ve hedefler doğrultusunda ilişkilendirecektir. Risk Değerlendirme SGDB-Tüm Harcama i Performans Programı- Bütçe- Harcama İlişkilendirme Formu RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Birim ve İdare Kalite Hedefleri TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde her birimin kendine ait yıllık hedefleri mevcuttur. kendine ait yıllık hedeflerini web sayfasında yayımlayarak duyurulmasını sağlayacaktır. Risk Değerlendirme SGDB-Tüm Web Sayfasına İçerik Eklenmesi Performans Programı,2014 Yılı Faaliyet Raporu, Birim ve İdare Kalite Hedefleri RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Stratejik Planımız ve Yılı Performans Programlarımızda belirlenen hedeflerimiz spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak performans göstergeleri olarak belirlenmiştir. Stratejik planda belirlenen performans göstergeleri ile idare ve birim kalite hedefleri ölçülmekte ve takip edilmektedir. Bu nedenle RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (md.63,64), İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, yılı Stratejik Planı, risk değerlendirmesine yönelik SWOT Analizi, çalışmaları yapılarak hazırlanmıştır Risk yönetim süreci eğitimi verilecektir Riskler belirlenecektir. Risk değerlendirmesi yapılırken İç ve dış denetim sonuçları dikkate alınacaktır. Risk Değerlendirme Risk Değerlendirme SGDB Eğitim SGDB- Tüm Risk Tablosu RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde yılda en az bir kez "Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları" düzenlenerek risk değerlendirmesi yapılmaktadır Stratejik Plan hedeflerinin yıllık gerçekleşme sonuçları ile Stratejik Plan süreçlerinin gözden geçirme sonuçlarının değerlendirilmesi yapılacaktır. Riskli alanlar belirlenecektir. Üniversitemizin risk iştahını ortaya koyan risk haritası çıkarılacaktır Risk Değerlendirme Risk Değerlendirme SGDB- Tüm SGDB- Tüm Risk Haritası Risk Haritası Bu nedenle RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek planları oluşturulmalıdır Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (md.63,64), İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, Stratejik Planda gerçekleşme oranı düşük çıkan hedefler ile TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminde belirlenen eksiklikler ve aksaklıklardan riskli görülenler için iyileştirmeye yönelik aksiyon planları oluşturulacak ve bunların gerçekleşmeleri izlenecektir. Risk Değerlendirme SGDB- Tüm Risk Eylem Planı 23

25 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb..) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Yılda bir kez üniversitenin faaliyet ve risklerine ilişkin tüm birimlerin üst amirleri ile üst yöneticinin katılımı ile Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı yapılmaktadır. Bu konuda YGG prosedürü hazırlanmıştır. KYS kapsamında tüm birimlerimize yönelik iç tetkikler yapılmakta ve faaliyetlere ilişkin kontroller takip edilmekte ve sonuçları kayıt altına alınmaktadır. İç Tetkikle ilgili kontrol unsurları prosedürle belirlenmiştir. Üniversitemizin faaliyetlerinde Kalite Yönetim Sistemi standartlarına uygunluk konusunda TSE dış denetimi uygulanmış ve dış denetim sonucunda üniversitemiz Kalite Belgesi almıştır. Üniversitemizin Stratejik Planındaki hedefler Kalite Hedefleri olarak belirlenmiş altı ayda bir üst yönetime raporlama yapılmaktadır. Ayrıca tüm birimlerimiz yıllık kalite hedefleri belirleyerek bu hedeflere ilişkin gerçekleştirdikleri faaliyetleri KYS gereği altı aylık, hedeflerin gerçekleşme sonuçlarını yıllık olarak raporlamaktadır Her birim tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun kontrol mekanizmaları belirlenecektir. Risk Değerlendirme Grubu-Kontrol Faaliyetleri Grubu SGDB-Tüm Risk Değerlendirme Raporu KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bunlara dayanılarak çıkarılan mevzuat gereğince işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller yapılmaktadır. 02/01/2014 tarih ve 01 sayılı Rektörlük Oluru ile yürürlüğe giren Ödeme Öncesi Ön Mali Kontrol İşlemleri ile bu kontrollerin etkinliği daha da arttırılmıştır Ödemeye esas belgelerde süreç kontrolünü sağlamak için "Ödeme Emri Belgesi Kontrol Listeleri" hazırlanacaktır. Kontrol Faaliyetleri SGDB Ödeme Emri Belgesi Kontrol Listeleri