Öngörülen Eylem veya Eylemler. İç kontrol konusunda hazırlanacak eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilecek.

Transkript

1 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlama Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS İç kontrol konusunda hazırlanacak eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilecek. Üst yönetici, Mali Hizmetler, Yazı İşleri İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, Eylem Planı Hazırlama Grubu KOS 1.1 Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Kamu iç kontrol standartları tebliği ile ilgili mevzuat kaynaklarıyla iç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında personele bilgilendirme sunumu yapılıp ve doküman dağıtılacaktır. KOS Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan Kamu İç Kontrol Rehberinin dijital ortamda müdürlüklere dağıtılacaktır. Üst yönetici,mali Hizmetler, Yazı İşleri Kamu İç Kontrol Rehberi KOS İç kontrol sisteminin işleyişi hakkında bilgilendirme faaliyetleri yapılacaktır. Üst yönetici,mali Hizmetler ve Yazı İşleri Bilgilendirme Toplantıları

2 KOS 1.2 Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Yöneticilerin Personele Örnek Olup Olmadığının Tespit Edilmesi İçin Personellere Değerlendirme Anketi Çalışmaları Yapılacaktır. KOS Yöneticiler İç Kontrol Sisteminin Uygulanmasında Sorumlulukları Çercevesinde Mesleki Değerlere Dürüst Yönetim Anlayısına Sahip Bir Sekilde Mevzuata Aykırı Faaliyetleri Engelleyerek Kapsamlı Yönetim Anlayışına Uygun Bir Çalışma Ortamı ve Saydamlığı Sağlamalı ve Bu Konuda Personele Örnek Olmalıdır. Üst Yönetici, Mali Hizmetler, Değerlendirme Anketi KOS Etik Komisyon Oluşturulmalıdır. Etik Komisyonu KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Belediyemizde Etik Kuralları ve Etik Komisyonu Belirlenmemiştir. KOS Etik Kurallar Yazılı Hale Getirilmeli Etik Sözleşmesi Hazırlanmalıdır. Etik Kuralları KOS Etik Sözleşmesi Personele Tebliğ Edilmeli ve İmzalatılmalıdır. Etik Sözleşmesi

3 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Kurumumuzun Gerek Web Sayfasında Gerekse Yazılı ve Görsel Basında Faaliyet Bilgileri ve Faaliyet Raporları Düzenli Olarak Yayınlanıp Kamuoyuna Duyurulmaktadır. KOS Kurumun Web Düzenlemeleri Etkin ve Güncel Halde Tutulmalıdır. Kültür ve Sosyal İşler Web Düzenlemeleri KOS 1.6 Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Belediye Faaliyet Raporunda Üst Yöneticinin Verdiği İç Kontrol Güvence Beyanı ve Birim Yöneticisinin Mali Kaynaklar Yönetimi Konusundaki Beyanı İle Bilgi ve Belgelerin Doğru, Tam ve Güvenilir Olduğu Teyit Edilmektedir. Harcama Yetkililerince Bilgi ve Belgenin Doğruluğu Onaylanmakta, İç Kontrol Güvence Beyanı İmzalanmakta ve Birim Faaliyet Raporları İçinde Yer Almaktadır. Belediye Bütçe Kesin Hasabın Onaylanması ile Kurumumuzun Geçmiş Yıl Faaliyetleri Doğrulanmaktadır. KOS KOS İdari ve Mali İş ve İşlemlerde Kullanılan Bilgi ve Veriler Belirlenmiş Bilgi ve Veri Girişi Yapan Personel Belirlenmiştir. Gerekli Görüldüğü Hallerde Personele Konuyla İlgili Hizmet İçi Eğitim Verilecektir. Belediyenin Faaliyetlerine İlişkin Bilgi ve Belgelerin Doğru Tam ve Güvenilir Olduğuna Dair Yöneticilerden Güvence Beyanları Alınmalıdır. Üst Yönetim Üst Yönetim Hizmet İçi Eğitim Güvence Beyanları Her Yıl Ocak Ayında Her Yıl Mart Ayında

4 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. KOS 2.1 Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Belediyemizin Faaliyet Raporlarında Misyonu Belirlenmiş, Kurumun Web Sayfasında ve İlan Panolarında Yazılı Olarak Duyurulması Sağlanmıştır. KOS Belediye Misyonunun Çeşitli İletişim Araçları (Pano ve Web Sayfası) ve Faaliyet Raporları İle Duyurulmasına Devam Edilecektir. Misyon KOS 2.2 Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Belediyemiz Birimlerinin Görev Tanımı ve Dağılımlarının Yazılı Olarak Belirlenmesi Konusunda Eksikler Mevcuttur. KOS Birimlerin Görev Tanımı ve Dağılımları Yazılı Olarak Belirlenip Personele Tebliğ Edilmelidir. Üst Yönetici Birim Görev Tanımları KOS 2.3 Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Görev Tanımları Oluşturulurken Personellerin Yapmış Oldukları Göreve İlişkin Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi Konusunda Eksikler Mevcuttur. KOS Personellerin Yapmış Oldukları Göreve İlişkin Yetki ve Sorumluluklar Belirlenmeli ve Görev Dağılım Çizelgeleri Oluşturulmalıdır. Üst Yönetici Personel Görev Dağılım Çizelgeleri

5 KOS 2.4 Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Belediyemizin ve Birimlerin Teşkilat Şeması Mevcuttur. Ancak KOS Değişikliklerden Ötürü Revize Edilmelidir. Belediye ve Birimlerinin Mevcut Teşkilat Şeması Gözden Geçirilerek İşlevini Yitirmiş Alt Birimlerin Şemadan Çıkarılması ve Belirlenen Misyon Doğrultusunda Kurulması Gereken Alt Birimlerin Eklenmesi Sağlanmalıdır. Birim Teşkilat Şemaları, Belediye Teşkilat Şeması KOS 2.5 Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Belediyemizin Mevcut İş Akış Tabloları Yetki ve Sorumluluk Dağılımlarının Gösterilmesinde Eksiklikler Mevcuttur. KOS İş Akış Tabloları Hesap Verebilirlik ve Uygun Raporlama İlişkisini Gösterecek Şekilde Düzenlenmelidir. İş Akış Tabloları

6 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Birimlerin Görevlerini Yerine Getirebilmeleri İçin Gerekli Askeri İnsan Kaynağı İhtiyacı Belirlenerek Belediyemizin Amaç ve Hedeflerini Gerçekleşmesini Engelleyecek Eksiklikleri Giderilmesine Yönelik Önlemler Alınmaktadır. KOS KOS Birimlerin Görevlerini Yerine Getirebilmeleri İçin Asgari İnsan Kaynağı İhtiyacı Belirlenerek İmkanlar Ölçüsünde Gerekli Personel Temini ya da Görevlendirilmesi Sağlanmalıdır. Personel Meslek Eğitimleriyle Kalitelerini Arttırmaları Sağlanmalıdır. Kadro İptal-İhdas Eğitim Dökümanı İhtiyaç Halinde

7 KOS 3.2 Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yönetici ve Personellerin Memnuniyetlerini Ölçecek Personel Memnuniyet Anketleriyle Hizmet İçi Eğitim İhtiyacı Belirlenerek Eğitim Faaliyetleri Planlanmaktadır. KOS Belediyemiz Eğitimcileri Bu Eğitim İhtiyacını Karşılayamıyorsa Hizmet Satın Alınması Şeklinde Seminer Kurs ve Toplantılara Katılım Sağlanmaktadır. Birimlerin Eğitim Talepleri Belirlenerek, Belirlenen Konulara Göre Eğitim Programı Planlanmalıdır. birimler Eğitim Programı Her Yıl Şubat Ayı KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Kurumiçi Görev Değişiklikleri ve Yeni Personel Alımlarında Eğitim Durumu, Mesleki Beceri ve Yetenekler Referans Olarak Artı Değer Görülmekte İşe Uygun Personel Ataması KOS Ona Göre Yapılmaktadır. Bunun Yanında Yeni Bir İş Tanımında Personelin Kişisel Kapesitesini Geliştirmeye Yönelik Eğitim ve Toplantılara Katılımı Sağlanmaktadır. Belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar ve ilgili birim tarafından yürütülecektir Üst Yönetici Norm kadro çalışması İhtiyaç Halinde

8 KOS 3.4 Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. İşe Alımlarda İşin Tanımı ve Uygun Personel Tanımı Yapılmakta ve Sonrasında Başvurular Değerlendirilmektedir. Görevde İlerleme ve Yükselmesinde Memur KOS Personel İçin Mevzuata Uygun Görevde Yükselme Şartları İşçi Personeldede Sözleşmeye Uygun Şartlar Yerine Getirilmektedir. İşe Alımlarda Uygun Personel ve Liyakat Göz Önünde Bulundurulacaktır. Nitelikli İnsan Kaynağı İhtiyaç Halinde KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personelin Görev Değişiklikleri Üst Göreve Atanmaları Özlük Hakları Ödül ve Cezalar ve Diğer Yazılı Olan Görevleri; Personele Resmi Duyurular Olarak Bildirilmektedir. Bunlara İlişkin Mevzuat Yazılı Olarak Personele Duyurulmaktadır. KOS KOS Personelin Görev Değişiklikleri Üst Göreve Atanmaları Özlük Hakları Ödül ve Cezalar ve Diğer Yazılı Olan Görevleri Personele Resmi Duyurular Olarak Bildirilmeye Devam Edilecektir. İnsan Kaynakları Yönetimine İlişkin Personel İstihdamı Yer Değiştirme Üst Göreve Atanma Eğitim Performans Değerlendirmesi Özlük Hakları Gibi Önemli Hususlar Yazılı Olarak Personele Tebliğ Edilmeye Devam Edilecektir. İşleri Bildirim Yazılı Tebliğ

9 KOS4 Yetki Devri: Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Belediyemizin İş Süreçleriyle İlgili İş Akış Şemaları Oluşturulmamış KOS ve İmza Onay Mercileri Tanımlanmamıştır. Kurumun İş Akış Şemaları Oluşturulmalı İmza Onay Merciileri Tanımlanmalı ve Personele Duyurulmalıdır. İş Akış Şemaları KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki Devirleri Yazılı Olarak Yapılmakta ve İlgililere Tebliğ Edilmektedir. KOS Yetki Devirlerinde Yasal Mevzuatın Yanı Sıra Üst Yönetici Tarıfından Belirlenecek Esaslara Göre Yetki Devri Prosedürleri Belirlenecek ve Personele Bildirilecektir. Yetki Devri Prosedürü KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki Devirleri Genelge ve Olurlarıyla Yazılı Olarak Yapılmakta, Yetki Unsurları Açıkça Yer Almaktadır. KOS Yetki Devredilen Personel Yetki Kademe ve Zinciri İçinde Kademeli Olarak Yapılacaktır. Yetki Devri Olur ve Genelgeleri

10 KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki Devirlerinde Yetkinin Devredileceği Kişilere Ait Donanım Gözetilmemektedir. KOS Yetki Devirlerinde Yetkinin Devredileceği Kişilere Ait Donanım Gözetilecektir. Yetki Devri Prosedürü KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki Devirlerinde Devir Alım İle Devir Eden Arasında Bilgi Akışı Sağlanmaktadır. Yetki Devri Onayında Yetki Devrini Süresi belirli olmakla birlikte, Sınırlarına ve Hangi Periyotlarla Yetki Devralanın, Raporlama Yapacağı Hususlarına Yer Verilmemektedir. KOS Yetki Devirlerinde Yetkinin Kullanımı Yetkiyi Devralan Tarafından Devredene Raporlanmalıdır. Yetki Devri Raporları 2- RĠSK DEĞERLENDĠRME Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 Planlama ve Programlama:Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

11 RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Belediyemizde Stratejik Plan Bulunmadığından Birimler Hedeflerini Faaliyet Raporları ve Yıllık Bütçe Çerçevesinde belirlenmektedir. RDS Birim Yöneticileri Görev Alanlarıyla İlgili Kısa ve Orta Vadeli Kurum Hedeflerine Uygun Şekilde Hedefler Belirleyecek Bu Hedefleri Personelle Paylaşacaklardır RDS 5.6 Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Faaliyet Raporları ve Bütçe Çerçevesinde Belirlenen Amaç ve Hedefler Spesifik, Ölçülebilir, İlgili ve Sürelidir. RDS İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir ve süreli olmasına dikkat edilecek şekilde hazırlanmaya başlanmıştır. Üst Yönetici, RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Belediyemizin Amaç ve Hedeflerine Yönelik Riskler Yazılı Olarak Belirlenmemiştir. RDS Kurumumuzda Hedef ve Amaçları Belirlemek Adına Risk Ekibi Oluşturulacaktır. Bu Ekip İç Kontrol Hazırlama Ekibinin Üyelerinden Oluşacaktır. Risk Belirleme Ekibi RDS 6.2 Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Bütüncül, Etkin, Etkili Risk Analizi Yönetimi Uygulamaya Yönelik Kurumsal Kapasitenin Geliştirilmesine İhtiyaç Vardır. RDS Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporlan çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden birer kisinin katılmıyla, üst Yöneticiden alınan Olur doğrultusunda oluşan risk değerlendirme komisyonunca yılda en az 1. kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalısması yurütülecektir. Risk Değerlendirme Raporu 2015 Yılı İtibari İle Her Eylül Ayında

12 RDS 6.3 Risklere karģı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluģturulmalıdır. RDS Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici islemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacaktır Yılı İtibari İle Her Aralık Ayında 3- KONTROL FAALĠYETLERĠ Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma Grubu Üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, Risk kontrol ve karģılaģtırma, onaylama, raporlama, stratejileri yazılı olarak koordinasyon, doğrulama, analiz etme, belirlenmemektedir. yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS Her birim faaliyet alanları ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmaları oluşturarak bunların uygulanmasını sağlanacaktır. Mali Hizmetler Risk ve Kontrol Stratejileri Çalışmaları KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Belediyemizde ön mali kontrol (işlem öncesi kontrol) mevcut olup, nüfus ve norm kadro yönetmeliğinde iç denetçi kadromuz bulunmadığından süreç ve işlem sonrası kontrol bulunmamaktadır. KFS İhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolü de kapsayacak şekilde yapılacaktır. Mali Himetler Etkin Bir Kontrol Sistemi

13 KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belediyemizde müdürlük binalarının birbirlerinden uzak olmaları ve ortak bir ambarımızın olmaması nedeniyle bu konuda sıkıntıalr yaşanmaktadır. Belediyemizde iç kontrol sistemi yeni kurulacağından bu konu ile ilgili bir çalışma başlatılamamıştır. KFS Belirlenen periyotlar içerisinde kayıtlar ve belgeler dikkate alınarak(muhasebe kayıtları,taşınır,taşınmaz mal kayıtları) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayım ları yapılacaktır. Sayım KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aģmamalıdır. Belediyemizde iç kontrol sistemi yeni kurulduğundan konu ile ilgili bir çalışma başlatılamamıştır. KFS Maliyet gerektiren kontrol mekanizmalarının gerekmesi halinde fayda maliyet analizi yapılacaktır. Fayda Maliyet Fnalizi KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunmalıdır. KFS 8.1 Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Birimler tarafından yapılan tüm mali ve mali olmayan faaliyetlerle ilgili yazılı prosedürler henüz oluşturulmamıştır. KFS Faaliyetler, mali karar ve işlemlere ilişkin mevcut olmayan yazılı prosedürler oluşturulacak, mevcut prosedürlerde geliştirilecektir. İş Akış Şemaları,Görev Dağılım Çizelgeleri, Birim Yönetmelik ve Yönergeleri KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olmalıdır. Belediyemizde iç kontrol sistemi yeni kurulduğundan konu ile ilgili bir çalışma başlatılamamıştır.. KFS Prosedürler,birimlerin kolayca ulaşabileceği,anlayabileceği,k apsam ve yenilenen mevzuata uyumlu bir şekilde hazırlanacaktır İş Akış Şemaları,Etik Kuralları ve bunun gibi dökümanların Belediyemiz WEB sitesinde yayınlanması, ilgili birimlere tebliği ve bilgilendirme toplantıları

14 KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kiģilere verilmelidir Sayılı Kanunun 60. Maddesinde Belirtilen Harcama Yetkilisi İle Muhasebe Yetkilisi Görevi Aynı Kişide Birleşemez. Mali Hizmetler Birimi Ön Mali Kontrol Görevini Yürütenler, Mali İşlem Sürecinde Görev Alamazlar Hükmü Belediyemizde Tam Olarak Uygulanmaktadır. KFS KFS KFS İş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı kişiler tarafından yapılması sağlanmaya devam edecektir. Mali hizmetler biriminde ön mali kontrol faaliyetini yürütenler harcama sürecinin hiçbir yerinde görev almaması sağlanacaktır. Aynı ödeme emriyle ilgili harcama yetkililiği görevi ile gerçekleştirme görevinin aynı kişide birleşmesini engelleyen önlemler alınacaktır. Mali Hizmetler Mali Hizmetler Görevler Ayrılığı Görev Ayrılığı Görev Ayrılığı KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlar bulunmamaktadır. KFS Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yonelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. (ornek: ihalelerde teknik eleman bulunamaması halinde diğer bir harcama biriminden temin edilmesi gibi), Yazı İşleri Gerekli Tedbirler

15 KFS10 HiyerarĢik kontroller:yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Belediyemizde söz konusu uygulamanın daha etkin yapılması için çalışmalara başlanmıştır. KFS Birim amirleri personelin iş ve işlemlerini periyodik olarak kontrol edecek ve gerekli tedbirleri alacak. Mali Hizmetler Gerekli Kontroller KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamaktadır. KFS İş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı yöneticiler tarafından kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacak ve üst yöneticiye raporlanacaktır. Üst Yöneticiye Rapor KFS11 KFS 11.1 Faaliyetlerin sürekliliği:ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmaktadır. Ancak bu yönde çalışmaların geliştirilmesi gerekmektedir. KFS Birimler, personel yetersizliği, yeni bilgi sistemlerine geçilmesi, prosedürlerde değişiklik vb. durumlarında dahi faaliyetlerin kesintiye uğramadan sürmesi temin etmek amacıyla, doğru işe doğru insan ilkesini uygulayarak yetki devri, vekâlet sistemi, eleman yetiştirme, iş bölümü, iş zenginleştirme, iş başı eğitimler vb. yöntemlerle tedbirler alacaklar, gerekli iyileştirme çalışmalarını gerçekleştirecekler ve uygulamalar konusunda çalışanları bilgilendireceklerdir. Görev Dağılım Çizelgeleri, Eğitim Faaliyetleri

16 KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Belediyemizde vekil personel görevlendirme uygulaması mevcut olup, Eylem Planı ile revize edilecektir. KFS Kurumumuzda yürütülen görevlere asaleten atama koşulu bulunmayan durumlarda, personel mevzuatında belirtilen konullara haiz olanlar arasında usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmeye devam edilecektir. Personel Mevzuat İhtiyaç Halinde KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iģ veya iģlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Göreve başlayış, ayrılış ve ilişik kesme belgeleri düzenlenmektedir. Ancak çeşitli eksiklikler bulunmaktadır. KFS KFS Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Kurumdan ilişiği kesilecek her personel için bütün birimlerle olan ilişiği sorgulanacak, borç kaydı olup olmadığı, taşınır kayıtlarla olan ilişiği, zimmetinde herhangi bir kayıt bulunup bulunmadığı sorgulanacak ve bununla ilgili matbuu bir form düzenlenecektir. Personel İlişik Kesme Formu İhtiyaç Halinde KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. İç kontrol eylem planı hazırlanması sonucu bilgi sistemlerinin güvenilirliği ve sürekliliği sağlanacaktır. KFS İç kontrol eylem planı süreci tamamlanması, Yazı İşleri

17 KFS 12.2 KFS 12.3 Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile Belediyemizde bilgi ve bunlara eriģim konusunda yetkilendirmeler veri girişinde yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin yetkilendirmeler önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini mevcuttur. sağlayacak mekanizmalar oluģturulmalıdır. Ġdareler biliģim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliģtirmelidir. İdaremizde bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmalar bulunmamaktadır. KFS KFS İç kontrol eylem planı hazırlanması sonucu hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi,tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulacaktır. İç kontrol eylem planı hazırlanması sonucu bilişim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliştirilecektir., Yazı İşleri, Yazı İşleri 4- BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BĠS13 Bilgi ve iletiģim: Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi olmalıdır. Kurumumuzda yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi vardır. Hizmet Masası ile vatandaşlarımızla iletişim içinde bulunmaktayız. BĠS Mevcut olan iletişim sistemi yeniden revize edilecektir., Kültür ve Sosyal İşler Hizmet Masası BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olmalıdır. Bilgi yayınlanmadan önce ilgili birimlerin kontrol sürecinden seçmekte ve onay makamı tarafından onaylanmaktadır. BĠS Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyeceklerdir Üst Yönetici, Anlamlı Bilgi Üretimi

18 BİS 13.4 BİS 13.5 BİS 13.6 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Yöneticiler ve ilgili personel belediyemiz yazılım programında bütçenin kaynaklarına istenilen anda ulaşılabilmektedir. Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları Belediyemizde görevlendirmeler yazılı olarak yapılmakta ve personele tebliğ edilmektedir. Beklentilere ilişkin yazılı bildirim yapılmamaktadır. BĠS BĠS BĠS müdürlüklere bütçe kaynaklarının takip edilebilmesi için belediyemiz yazılım programının erişebilirliği sağlanacaktır. Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları Yöneticiler belediyemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde her personel için somut beklenti, görev ve sorumlulukları personele bildireceklerdir ve gerekli gördükleri zaman önlemler alacaktır. Web Tabanlı Bütçe Takip Sistemi Bilgisayar Yazılım Programı Revizesi Bilgilendirme Toplantıları BİS 13.7 Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Belediyemizde personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenmesine yönelik öneri ve şikayet kutusu, anket ve benzeri çalışmalar yapılmamakla birlikte yüzyüze görüşmelerle personelin öneri ve sikayetleri alınmaktadır. BĠS Kurumumuzda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için anket çalışması yapılacaktır. Yazı İşleri Anket Çalışması BĠS14 Raporlama:Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda ve kurumumuz web sitesinde gösterilmekte ve duyurulmaktadır. BĠS Birimler faaliyet sonuçlarını ve değerlendirmeleri belediye faaliyet raporlarında göstermeye ve kurumumuz web sitesinde yayınlayarak duyurulmasına devam edecektir., Yazı İşleri Faaliyet Raporu Her Yıl Mayıs Ayı

19 BİS 14.4 BĠS15 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Kayıt ve dosyalama sistemi:ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Görev ve fsaaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında birimlere yazılı bilgilendirme yapılmakta, birim faaliyet raporları şekil, kapsam ve raporlama ilkeleri bilinmektedir. BĠS BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleģmeyi kapsamalıdır. Gelen ve giden evrakların ilgili birimlere düzenli olarak dağıtımı yapılmakla beraber, birim içindeki ilgili personele bilgilendirilmesi sağlanmaktadır. BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaģılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve günceldir. Yönetici ve personel tarafından ulaşılmakta ve izlenebilmektedir. BĠS Belediyemizin kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olup yönetici ve personel tarafından büyük oranda ulaşılabilir ve izlenebilir olmakla birlikte gerektiğinde yeniden güncellemeye gidilecektir. Güncelleme BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kiģisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Mevcut kayıt ve dosyalama sisteminde kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgeleri yeterince güvence altına alınmamaktadır. Dosyalar arşiv ve birimlerde muhafaza edilmektedir. BĠS Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli güvenlik önlemleri ve şifreleme çalışmaları başlatılacaktır. Müdürşüğü Yazı İşleri Şifreleme Çalışmaları

20 BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiģ standartlara uygun olmalıdır. Standartlara uygunluk yeterli değildir. BĠS Kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılacaktır. Kayıt ve Dosyalama Sistemi 2015 Eylül Ayı BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir Ģekilde sınıflandırılmalı ve arģiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmektedir. Ancak standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılma ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmemektedir. BĠS Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmekle birlikte, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılma ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesine çalışılacak ve gerek duyulduğunda güncelleme yapılacak, eğitim verilecektir. Sınıflandırma ve Arşivleme Eğitimi 2015 Ekim Ayı BİS 15.6 Ġdarenin iģ ve iģlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve eriģimini de kapsayan, belirlenmiģ standartlara uygun arģiv ve dokümantasyon sistemi oluģturulmalıdır. Belediyemizde birimlerin arşiv ve dökümasyon sistemi mevcuttur. Ancak standartlara uygun değildir. BĠS Arşiv ve dökümasyon konusunda mevzuat çalışmaları başlatılarak arşiv sistemi buna göre tasarlanacaktır. Arşivlerin Mevzuata Uygun Hale Getirilmesi 2015 Ekim Ayı BĠS16 BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:ġdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluģturmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri yazılı olarak belirlenip, duyurulmamıştır. BĠS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır. Üst Yönetici, İlgili, Meclis Denetim Komisyonu Yazılı Bildirim İhtiyaç Duyulduğu Hallerde BİS 16.2 BİS 16.3 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Mevcut mevzuat hükümleri içerisinde işlemler yapılmaktadır. Mevcut mevzuat hükümleri içerisinde işlemler yapılmaktadır. BĠS BĠS

21 5- ĠZLEME Standart Kod No Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya ÇalıĢma grubu üyeleri ĠĢbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama ĠS17 Ġç kontrolün değerlendirilmesi:ġdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İS 17.2 İS 17.3 Ġç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Ġç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Ġç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Belediyemizde iç kontrol sistemi mevcut olmadığından raporlama,analiz,izleme süreçleri takip edilmemektedir Belediyemizde iç kontrol sistemi mevcut olmadığından, iç kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, önlemler alınması konusunda süreç ve yöntem bulunmamaktadır. Belediyemizde iç kontrol muvcut olmadığından iç kontrol değerlendirmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmamaktadır. ĠS ĠS ĠS ĠS ĠS İç kontrol sisteminin işleyişi 6 aylık periyotlarla değerlendirilecek ve üst yöneticiye sunulacaktır. Birimlerce, kurumumuz tarafından hazırlanacak olan birim izleme formlarında görülen eksiklikler belirlenerek, her yıl sonunda rapor haline getirilecektir. Her bir harcama birimi kendi bünyesinde iç kontrol sistemine ilişkin eksiklikleri tespit edecek ve gerekli önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara yönelik kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. İç kontrolün değerlendirilmesinde birimlerin karar verme ve yönetici konumunda olan personelin katılımı sağlanacaktır. Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. Mali Hizmetler Mali Hizmetler İç Kontrol Sorgu Formu İzleme Raporları İç Kontrol Birim Sorgu Formu Değerlendirme Toplantıları Toplantı Raporları 2015 Haziran ve Aralık Ayı 2015 Aralık Ayı 2015 Aralık Ayı 2015 Aralık Ayı 2015 Aralık Ayı Belediyemizde iç kontrol sistemi mevcut

22 İS 17.4 Ġç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüģleri, kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Belediyemizde iç kontrol sistemi mevcut olmadığından iç kontrolün değerlendirilmesinde yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarenin talep ve şikayetleri raporlar halinde dikkate alınamamıştır. ĠS ĠS Görsel ve yazılı basında, kurumun web sayfasında, birimlere ait olan web maillerde, öneri ve şikayet kutusuna iletilen talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi, iç kontrol değerlendirmesinde dikkate alınacaktır. Denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. Bu değerlendirme sonucu rapor düzenlenecek ve üst yöneticiye gönderilecektir., Yazı İşleri Talep ve Şikayetlerin Değerlendirme Raporları Toplatı Raporlarının Bildirimi 2015 Aralık Ayı İS 17.5 Ġç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Belediyemizce iç kontrol sistemi yeni kurulacaktır. ĠS İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için izleyen eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır. İç kontrol eylem planı 2015 Aralık Ayı ĠS18 İS 18.1 Ġç denetim:ġdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Ġç denetim faaliyeti Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ģekilde yürütülmelidir. Belediyemizde norm kadro usül ve yönetmeliğine göre iç denetçi kadrosu bulunmadığından, iç denetim kordinasyon kuruluda bulunmamaktadır.

23 İS 18.2 Ġç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. Belediyemizde norm kadro usül ve yönetmeliğine göre iç denetçi kadrosu bulunmadığından, iç denetim eylem planı uygulanmamaktadır.